Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам физических и юридических лиц"

Приложение
к постановлению
администрации муниципального образования
города Нижневартовска
от 31 мая 2012 г. N 614

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам физических и юридических лиц"

С изменениями и дополнениями от:

3 сентября 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам физических и юридических лиц" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам физических и юридических лиц" (далее - муниципальная услуга), определения сроков и последовательности действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица (далее - заявители).

1.3. Порядок информирования о муниципальной услуге.

1.3.1. Сведения о местонахождении, графике работы архивного отдела администрации города (далее - Отдел).

Адреса:

- ул. Омская, 1, г. Нижневартовск, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, 628606;

- проспект Победы, 1, г. Нижневартовск, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, 628606.

Электронный адрес Отдела: ao@n-vartovsk.ru.

График приема заявителей:

- по тематическим запросам (ул. Омская, 1):

вторник: с 14.00 до 17.00 час.;

среда: с 09.00 до 13.00 час.;

пятница: с 14.00 до 16.00 час.;

суббота: с 09.00 до 13.00 час.; с 14.00 до 16.00 час;

- по вопросам подтверждения трудового стажа и заработной платы (проспект Победы, 1):

вторник: с 14.00 до 17.00 час.;

среда: с 09.00 до 13.00 час.;

пятница: с 14.00 до 16.00 час.;

суббота: с 09.00 до 13.00 час.; с 14.00 до 16.00 час.

1.3.2. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги размещается в сети Интернет: на официальном сайте органов местного самоуправления города Нижневартовска, Портале государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Едином портале государственных и муниципальных услуг.

Адрес официального сайта органов местного самоуправления города Нижневартовска: http://www.n-vartovsk.ru.

1.3.3. Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица вправе обращаться:

- по телефону;

- посредством личного обращения;

- с письменным обращением;

- с обращением в форме электронного документа.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок по запросам физических и юридических лиц".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Муниципальную услугу в пределах своей компетенции предоставляет Отдел.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача (направление) заявителю либо его представителю:

- архивной справки, архивной копии, архивной выписки;

- мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 календарных дней со дня регистрации запроса.

2.4.2. В исключительных случаях при поступлении запроса, требующего проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, срок исполнения может быть продлен не более чем на 30 календарных дней с уведомлением об этом заявителя.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 07.06.2005 N 42-оз "Об архивном деле в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре";

- Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.10.2010 N 149-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры";

- распоряжением администрации города от 28.03.2011 N 364-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города".

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос, представленный лично либо направленный по почте, либо запрос, направленный с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг и (или) Портала государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

2.6.2. Запрос физического лица заполняется разборчиво от руки или с помощью печатного устройства, на русском языке.

Запрос физического лица должен содержать следующие сведения:

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя и все их изменения;

- дату рождения;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- телефон;

- изложение существа вопроса;

- дату;

- личную подпись заявителя.

В случае если заявитель действует в интересах третьего лица, необходимо наличие доверенности, удостоверенной в установленном законодательством порядке.

В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения.

2.6.3. При обращении о подтверждении стажа работы или начислении заработной платы для более оперативного исполнения запроса заявитель представляет копию трудовой книжки.

2.6.4. Юридические лица представляют запрос, оформленный на официальном бланке организации.

Запрос юридического лица должен содержать следующие сведения:

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение существа вопроса;

- дату;

- подпись руководителя.

В случае если заявитель действует в интересах третьего лица, необходимо наличие доверенности, удостоверенной в установленном законодательством порядке.

2.6.5. Заявитель вправе прилагать к запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Основаниями для отказа заявителю в предоставлении муниципальной услуги являются:

- невозможность прочтения текста запроса;

- отсутствие в запросах фамилии, имени, отчества (последнего - при наличии) (наименования организации), почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, изложения существа вопроса, а также непредставление в срок, установленный в подпункте 3.3.2 пункта 3.3 административного регламента, необходимых сведений для проведения поисков запрашиваемой информации;

- отсутствие у заявителя права на получение истребуемой информации;

- отсутствие необходимой информации в документах Отдела для подготовки запрашиваемых документов.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.

Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок осуществляется на бесплатной основе.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 3 сентября 2013 г. N 1840 в пункт 2.10 раздела II настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу после официального опубликования названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.

Запрос заявителя о предоставлении муниципальной услуги регистрируется в течение 3 рабочих дней со дня поступления.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами заполнения запросов и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.12.1. Муниципальная услуга предоставляется в помещении Отдела.

2.12.2. Помещение Отдела оборудуется информационной табличкой (вывеской), предназначенной для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации: наименование, место нахождения и юридический адрес, график работы Отдела.

Информационная табличка размещается с учетом доступности и удобства для прочтения.

2.12.3. Прием заявителей осуществляется в служебном кабинете, который снабжается соответствующей табличкой.

2.12.4. Рабочее место специалиста Отдела, ответственного за предоставление муниципальной услуги, оборудуется компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать исполнение муниципальной услуги.

2.12.5. Помещение для приема заявителей оборудуется стульями, столами для возможности оформления запросов.

2.12.6. На информационных стендах в местах приема запросов и выдачи архивных справок, архивных копий, архивных выписок размещается следующая информация:

- график работы, номера телефонов Отдела;

- наименование муниципальной услуги;

- блок-схема, отражающая прохождение административных процедур, согласно приложению к административному регламенту;

- перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

- образец заполнения запроса получателей муниципальной услуги;

- порядок обжалования решения, действий (бездействия) лиц, ответственных за предоставление муниципальной услуги;

- адреса архивов города, округа, области.

2.12.7. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Показатели доступности и качества муниципальной услуги определяются для осуществления оценки и контроля деятельности Отдела.

2.13.1. В группу показателей доступности, позволяющих объективно оценивать деятельность Отдела, входят:

- удобный график работы Отдела;

- доступное месторасположение Отдела;

- наличие различных каналов получения информации о получении муниципальной услуги;

- оптимальное время ожидания при сдаче документов;

- бесплатность предоставления муниципальной услуги.

2.13.2. Показателями качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков ее предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Описание состава и последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация запроса заявителя в журнале регистрации запросов заявителей;

- анализ поступившего запроса и передача его на исполнение либо направление мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- исполнение запроса;

- выдача (направление) ответа заявителю.

3.2. Прием и регистрация запроса заявителя в журнале регистрации запросов заявителей.

3.2.1. Прием запроса осуществляется специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги.

При поступлении запроса заявителя в электронной форме запрос распечатывается. Заявителю направляется уведомление о принятии запроса к рассмотрению. Дальнейшая работа с запросом ведется в установленном порядке.

3.2.2. Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, проставляет на запросе регистрационный штамп (входящий) и вносит в журнал регистрации запросов заявителей. Порядковый номер записи соответствует регистрационному номеру запроса на штампе (входящий). В журнале также указываются дата приема запроса, данные о заявителе, краткое содержание запроса.

Запрос регистрируется в течение 3 рабочих дней со дня поступления.

3.2.3. Результатом выполнения указанной административной процедуры является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.3. Анализ поступившего запроса и передача его на исполнение либо направление мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.3.1. Специалист Отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течение 3 рабочих дней со дня поступления запроса осуществляет анализ запроса для определения:

- степени полноты информации, содержащейся в запросе, и необходимости представления дополнительных сведений;

- местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- наличия либо отсутствия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.3.2. В случае неполноты информации, содержащейся в запросе (требуются дополнительные сведения и уточнения), в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителю направляется уведомление (в том числе в электронной форме) о необходимости представления дополнительных сведений в письменном виде.

Течение срока предоставления муниципальной услуги приостанавливается до дня получения дополнительных сведений от заявителя.

В случае непоступления дополнительных сведений в течение 30 календарных дней со дня регистрации уведомления о необходимости представления дополнительных сведений заявителю направляется мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги в течение 7 рабочих дней.

3.3.3. В случае наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 2.8 административного регламента, заявителю в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса направляется мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги (в том числе в электронной форме).

3.3.4. В случае отсутствия в Отделе архивных документов и при наличии информации о местонахождении запрашиваемых сведений, по которым поступил запрос, в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса в адрес заявителя направляется мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги (в том числе в электронной форме) с уведомлением о месте нахождения запрашиваемых сведений.

3.3.5. При наличии в Отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса, запрос передается специалисту Отдела, ответственному за предоставление муниципальной услуги, который приступает к непосредственному его исполнению (далее - Исполнитель).

3.3.6. Результатом выполнения указанной административной процедуры является принятие специалистом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, на основании анализа запроса решения о возможности его исполнения, передача запроса Исполнителю; направление (выдача) заявителю уведомления о необходимости представления дополнительных сведений; направление (выдача) заявителю мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.4. Исполнение запроса.

3.4.1. Исполнитель на основании принятого решения о возможности исполнения запроса в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня его регистрации, осуществляет его непосредственное исполнение по научно-справочному аппарату (по описям дел, именным указателям, каталогам) и архивным документам, хранящимся в Отделе.

3.4.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.

В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте архивной справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

Архивные справки оформляются на бланке Отдела. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается начальником Отдела или заместителем начальника Отдела и заверяется печатью Отдела. Фамилия Исполнителя проставляется в нижнем левом углу архивной справки.

На архивной справке проставляется номер и дата составления.

3.4.3. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью начальника Отдела, заместителя начальника Отдела или уполномоченного должностного лица и печатью Отдела.

3.4.4. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Архивная копия заверяется подписью Исполнителя и печатью Отдела.

3.4.5. Результатом выполнения указанной административной процедуры является подготовка архивной справки, архивной копии или архивной выписки.

3.5. Выдача (направление) ответа заявителю.

3.5.1. Выдачу (направление) ответа заявителю осуществляет Исполнитель.

3.5.2. Архивная справка, архивная копия или архивная выписка направляется по почте заявителю в течение 3 рабочих дней со дня подготовки архивной справки, архивной копии или архивной выписки или выдается лично в день обращения при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

3.5.3. Заявитель или уполномоченное им лицо, получающее архивную справку, архивную копию или архивную выписку, расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату получения.

3.5.4. Результатом выполнения указанной административной процедуры является выдача (направление) заявителю архивной справки, архивной копии или архивной выписки.

3.6. Первый экземпляр архивной справки вручается (направляется) заявителю, второй экземпляр помещается в дело.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за исполнением административного регламента, совершением административных процедур, принятием решений и совершением действий специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги осуществляется в виде плановых и внеплановых проверок.

4.2. Плановые проверки проводятся начальником Отдела и осуществляются постоянно.

4.3. Начальник Отдела проводит внеплановую проверку в случае поступления жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые специалистами Отдела при предоставлении муниципальной услуги.

4.4. Управляющий делами администрации города проводит внеплановую проверку в случае поступления жалобы на действия (бездействие) и решения, осуществляемые и принимаемые начальником Отдела при предоставлении муниципальной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования
решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение его прав и законных интересов противоправными решениями, действиями (бездействием) специалистов Отдела, ответственных за предоставление муниципальной услуги, начальника Отдела, принятыми, совершенными при предоставлении муниципальной услуги, нарушение положений административного регламента, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

- отказ Отдела, начальника Отдела в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.

5.2.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в Отдел. Жалобы на решения, принятые начальником Отдела, подаются управляющему делами администрации города.

5.2.2. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием сети Интернет, официального сайта органов местного самоуправления города Нижневартовска, Портала государственных и муниципальных услуг Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.2.3. Жалоба должна содержать:

- наименование Отдела либо фамилию, имя, отчество, должность муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Отдела либо муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Отдела либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.2.4. Жалоба, поступившая в Отдел, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.2.5. По результатам рассмотрения жалобы Отдел принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.2.6. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.2.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.