Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижневартовска

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 20 октября 2016 г. N 1530 в настоящее приложение внесены изменения, вступающие в силу со дня вступления в должность вновь избранного главы города

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению
администрации муниципального образования
города Нижневартовск
от 11 января 2016 г. N 1

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Нижневартовска

С изменениями и дополнениями от:

20 октября 2016 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижневартовска (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Государственной архивной службы России от 23.12.2009 N 76, Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Уставом города Нижневартовска, Регламентом работы администрации города Нижневартовска и иными правовыми актами в сфере делопроизводства и архивного дела.

1.2. Инструкция устанавливает общие нормы организации и ведения делопроизводства и обязательные для исполнения всеми работниками администрации города основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Делопроизводство в администрации города организуется с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства, обеспечивающей сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним.

1.5. Администрация города вправе разрабатывать методические рекомендации, инструкции и иные документы и материалы по отдельным вопросам организации делопроизводства, не противоречащие Инструкции, а также использовать в работе официальные методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

1.6. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается Инструкцией, оформляются в соответствии с правилами (инструкциями, порядком и т.д.), утвержденными правовыми актами Российской Федерации, автономного округа для данного типа документов, с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003.

1.9. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное исполнение документов, сохранность дел в структурных подразделениях администрации города (далее - структурные подразделения) возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.10. Руководитель структурного подразделения определяет работника, ответственного за ведение делопроизводства в своем структурном подразделении. Обязанности и права такого работника определяются должностной инструкцией.

1.11. При уходе в отпуск, в случае увольнения или перемещения по службе работники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны передать находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

II. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты, события или действия;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;

внутренний документ - документ, созданный для обмена информацией внутри администрации города;

внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;

входящий документ - документ, поступивший в администрацию города, структурные подразделения;

выписка из документа - документ, воспроизводящий часть информации подлинного документа и все его внешние признаки;

дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации города;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

исходящий документ - документ, отправляемый из администрации города, структурных подразделений;

конфиденциальная информация - информация с ограниченным доступом, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;

конфиденциальный документ - зафиксированная на материальном носителе конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;

оформление дела - подготовка дела к хранению;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа - первый или единичный экземпляр документа;

поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, оперативных вопросов;

простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;

протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, других формах работы коллегиальных органов;

регистрационно-контрольная карточка - запись базы данных системы электронного документооборота и делопроизводства, отображаемая в ее визуальных формах, содержащая все реквизиты документа, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения, включающая информацию в электронном виде, электронный документ, электронный образ документа или электронный документ, подписанный электронной подписью;

регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

система электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

служба делопроизводства - работники управления по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города, управления по обеспечению работы руководства администрации города, на которых возложены функции по ведению делопроизводства, а также специалисты, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

служебная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями;

служебное письмо - официальный документ, используемый в текущей деятельности администрации города в процессе осуществления своих функций;

усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись) - электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Создается с использованием средств электронной подписи, а также соответствует следующим признакам: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным федеральным законодательством;

участники СЭДД - структурные подразделения, работники администрации города, подключенные к СЭДД и участвующие в электронном документообороте;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации и автономного округа.

III. Требования к оформлению документов

3.1. Документы, создаваемые в администрации города, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для всех следующих страниц используются стандартные листы бумаги одинакового с бланком формата, цвета и качества.

Порядок изготовления, использования, учета, хранения, выдачи и уничтожения бланков в администрации города утверждается правовым актом главы города.

3.2. Документы оформляются с применением текстового редактора Word for Windows версии 6.0 и выше (в том числе табличный материал) с использованием шрифта Times New Roman размером шрифта N 14 через 1 межстрочный интервал. В строке между словами не допускается наличие лишних пробелов.

Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

- цифры одного числа;

- инициалы и фамилию;

- число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 руб.);

- знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

- однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова.

В конце строк не рекомендуется оставлять предлоги и союзы из одной - трех букв, если они начинают предложение.

Не допускается оставлять отрицание "не" в конце строки.

Числа, в написании которых используется более четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь размеры полей (в мм):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами размером шрифта N 12 посередине верхнего поля страницы. Первая страница документа не нумеруется.

Первая строка абзаца оформляется с отступом от левой границы текстового поля в 1,25 см. Текст выравнивается по ширине страницы.

Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты "Заголовок к тексту", "Текст документа" (без абзацев), "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительная надпись "ВЕРНО", а также слова "ПРИКА3ЫВАЮ:", "ПОСТАНОВЛЯЕТ:", "постановляю:", "ПОСТАНОВИЛИ:", "СЛУШАЛИ:", "ВЫСТУПИЛИ:", "РЕШИЛИ:", "ПРЕДЛАГАЮ:", "СОГЛАСОВАНО".

3.3. Оформление табличных материалов.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на:

- цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

- текстовые (содержат только текст);

- смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа).

Структура таблицы:

ГОЛОВКА (ШАПКА) ТАБЛИЦЫ
Заголовок строк	Заголовок граф		Заголовок граф
	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк	Строка	Строка	Строка	Строка
БОКОВИК	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
	ПРОГРАФКА (ГРАФЫ)

Тексты, расположенные в таблицах, печатаются без абзацного отступа размером шрифта N 14 - N 8. При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки.

Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования признаков. Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.

Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы). В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. В боковике после слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и графы, и строки. В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

Графы таблицы должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы и номера граф не проставляются.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках граф и строк таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг и т.д.).

Числа, одно-, двух- или многострочные текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика.

Справа над таблицей размещается слово "Таблица" и указывается номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

Для таблиц возможно частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

3.4. При подготовке документов оформляются реквизиты c учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003.

В зависимости от вида и назначения документа могут использоваться следующие реквизиты:

3.4.1. Герб города Нижневартовска.

Герб города Нижневартовска размещается на бланках документов в соответствии с положением о порядке официального использования герба города Нижневартовска, утвержденным решением Думы города.

3.4.2. Наименование организации.

Реквизит "Наименование организации" - "Администрация города Нижневартовска" располагается ниже реквизита "Герб города Нижневартовска".

3.4.3. Наименование структурного подразделения.

Реквизит "Наименование структурного подразделения" располагается ниже реквизита "Наименование организации".

Например:

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕВАРТОВСКА

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

На бланках должностного лица ниже реквизита "Наименование организации" размещается реквизит "Наименование должности".

Например:

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕВАРТОВСКА

УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ

3.4.4. Справочные данные о структурном подразделении.

Справочные данные о структурном подразделении включают в себя почтовый адрес (улица, номер дома, город, округ, индекс предприятия связи); номер телефона, номер факса; адрес электронной почты.

3.4.5. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, составленного или изданного структурным подразделением, регламентируется положением о структурном подразделении и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование вида документа должно присутствовать на любом документе, кроме служебного письма; определяется составителем документа исходя из его назначения и содержания (постановление, распоряжение, приказ, акт и т.д.)

3.4.6. Дата документа.

Датой документа является дата подписания или утверждения.

Дата может оформляться:

- словесно-цифровым способом, например: 5 апреля 2015 года;

- цифровым способом (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год; день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами), например, дату 5 апреля 2015 года следует оформлять: 05.04.2015.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более структурными подразделениями, является дата проставления последней подписи.

Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация и т.д.), в обязательном порядке датируются.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не указано, то дата проставляется ниже подписи.

На документе может указываться не только дата, но и время его издания.

3.4.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав входят порядковый номер и индекс дела по номенклатуре дел.

Составные части регистрационного номера пишутся через косую черту без пробелов, например:

543/03-10 или 243/12-01,

где:

543, 243 - порядковый номер документа;

03-10, 12-01 - индекс дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, изданного совместно администрацией города и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

3.4.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Данный реквизит оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражение "На ваше письмо от _____________ N_____ сообщаем...".

3.4.9. Адресат.

Реквизит "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Реквизит "Адресат" печатается полужирным шрифтом. Наименование организации, наименование должности, инициалы и фамилия печатаются через 1 межстрочный интервал.

В качестве адресата могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации без указания должностного лица наименование организации указывается в именительном падеже, например:

Министерство образования и науки Российской Федерации

При адресовании документа должностному лицу его инициалы указываются перед фамилией; должность и фамилия указываются в дательном падеже. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными), например:

Генеральному директору открытого акционерного общества "Агропром" В.Д. Иванову

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Акционерное общество "Электроцентромонтаж" главному бухгалтеру В.М. Михайлову

При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно, например:

Директорам муниципальных образовательных учреждений

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в следующей последовательности:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (город, поселок и т.д.);

- название района;

- название республики, края, области, округа;

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

При адресовании документа в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела ул. Профсоюзная, д. 82, г. Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия в дательном падеже и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову С.В. ул. Мира, д. 8, кв. 16, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Адрес не проставляется на документах, направляемых должностным лицам органов государственной власти Российской Федерации и должностным лицам исполнительных органов, а также при переписке между структурными подразделениями.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается полужирным шрифтом центрированным способом. Например:

Уважаемая _________________!

3.4.10. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом (лицами), в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в документе, или коллегиальным органом (решением, протоколом).

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", которое печатается прописными буквами (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ Глава администрации города Нижневартовска
	___________	__________________
	(подпись)	(инициалы, фамилия)
	"_____" ___________________

Личная подпись должностного лица заверяется оттиском печати (при наличии).

При утверждении документа коллегиальным органом (решением, протоколом) гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", которое печатается прописными буквами (без кавычек и двоеточия), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

3.4.11. Резолюция (указания по исполнению документа).

Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу. Указание по исполнению документа может быть распечатано с соответствующего шаблона в СЭДД.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручение в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

3.4.12. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание документа, его смысловую нагрузку. Он состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с использованием шрифта размером N 14 или N 12. Заголовок к тексту начинается с прописной и печатается строчными буквами, в конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки, базы данных.

3.4.13. Отметка о контроле.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.4.14. Текст документа.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения в скобках или в примечании. Следует избегать неоправданного употребления иноязычных слов.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст документа может содержать только заключительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту (при необходимости).

3.4.15. Отметка о наличии приложений.

Отметка о наличии приложений оформляется после текста от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от текста одним межстрочным интервалом.

Если приложение указано в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются в отметке о наличии приложений с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N), например:

Приложение:

1. Протокол собрания учредителей открытого акционерного общества "Самотлорнефтегаз" на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет (количество листов не указывается), например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: договор от 31.03.2011 N 17 и приложения к нему, всего на 25 л.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о наличии приложений имеет следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

В случае приложения к письму документов в электронном виде на съемном носителе отметка о наличии приложений оформляется с указанием наименования файла, например:

Приложение: файл "Проект распоряжения.doc" на съемном носителе информации (указывается вид носителя).

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, то об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на съемном носителе информации (указывается вид носителя).

В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты получателя об этом делается отметка:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес: otchet@admhmao.ru.

При наличии в документе приложения на первом листе прилагаемого текста указывается:

Приложение к ________ _____________________ от __________ N_______

Заголовок к тексту приложения печатается с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не находились на разных строках. Ключевое слово заголовка печатается, как правило, отдельной строкой прописными буквами. Например:

ПЛАН
мероприятий по организации ...

3.4.16. Подпись.

В состав реквизита "Подпись" входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Например:

Директор

департамента образования

администрации города                            Подпись                     Расшифровка подписи

или на бланке:

Директор департамента                           Подпись                      Расшифровка подписи

Не допускается подписание документа, на котором указаны должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности).

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Например:

Управляющий делами

администрации города                            Подпись                      Расшифровка подписи

Начальник управления бухгалтерского

учета и отчетности - главный бухгалтер

администрации города                             Подпись                     Расшифровка подписи

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель главы администрации города по социальной и молодежной политике Подпись                          Расшифровка подписи

Заместитель главы администрации города по строительству Подпись                    Расшифровка подписи

В документе, составленном коллегиальным органом, указываются обязанности лиц в составе коллегиального органа в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии	Подпись	Расшифровка подписи
Секретарь комиссии	Подпись	Расшифровка подписи
Члены комиссии:	Подпись	Расшифровка подписей

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.

3.4.17. Гриф согласования документа.

Согласование проекта документа оформляется грифом согласования документа - реквизитом, указывающим на согласие должностного лица с содержанием документа.

Гриф согласования документа на бумажном носителе включает в себя следующие элементы:

- слово "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия);

- полное наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации);

- подпись;

- расшифровка подписи (инициалы и фамилия лица, с которым документ согласовывается);

- дата согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы

администрации города

по социальной и молодежной политике

Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом, протоколом или другим документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме: после слова "СОГЛАСОВАНО" указывается вид документа, его дата и номер. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания комиссии

администрации города

от _____________ N________

Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись" в левом углу документа.

Возможно оформление грифа согласования документа на отдельном листе.

При согласовании документа в СЭДД делается отметка в соответствующей графе раздела "Согласование".

3.4.18. Оттиск печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.

Порядок изготовления, использования, учета, хранения, выдачи и уничтожения печатей в администрации города утверждается правовым актом главы города.

3.4.19. Отметка о заверении копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" на свободном месте под текстом проставляется заверительная надпись "Копия верна" ("Верно"), наименование должности лица, заверившего копию, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), дата заверения.

Например:

Копия верна

Начальник управления делами

администрации города

Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Отметка о заверении копии документа удостоверяется печатью, а в электронных документах - электронной цифровой подписью.

При заверении многостраничных копий: листы документа нумеруются, прошиваются на два - четыре прокола, на оборотной стороне последнего листа на концы прошивочной нити, разнесенные в разные стороны, наклеивается лист бумаги размером не более чем 74x105 мм с заверительной надписью, которая скрепляется печатью.

Например:

	Прошито и пронумеровано 6 (шесть) листов ВЕРНО Начальник управления делами администрации города Подпись               Расшифровка подписи
	"_______" __________________ 20____ г.
	М.П.

Допускается заверять отметкой "Копия верна" ("Верно") каждый лист многостраничной копии документа.

3.4.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя слово "Исполнитель:", должность, фамилию, имя, отчество (полностью) исполнителя и номер его служебного телефона (размер шрифта N 8). Например:

Исполнитель:

начальник управления

по природопользованию и экологии

администрации города

фамилия, имя, отчество (полностью)

тел.: (3466) 24-13-21

Допускается указывать дату, адрес электронной почты.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, указывается ответственный исполнитель.

Отметка об исполнителе проставляется на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, на 2-4 интервала ниже реквизита "Подпись".

3.4.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Этот реквизит наносится на документ после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

На нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую запись: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующая об исполнении документа, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Сообщено по телефону 24 00 00

С.И. Ивановой 14.05.2015

В дело N 03-13

Подпись       Расшифровка подписи

Дата

или

Ответ направлен

14.05.2015 N 184/01-13

В дело N 06-18

Подпись        Расшифровка подписи

Дата

3.4.22. Отметка о поступлении документа в администрацию города и структурные подразделения.

Отметка о поступлении документа в администрацию города или структурное подразделение содержит наименование организации или структурного подразделения, номер документа (очередной порядковый номер и индекс по номенклатуре дел), дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Отметка о поступлении документа проставляется в правом углу нижнего поля входящих документов.

3.5. Реквизиты документа отделяются друг от друга 3-4 межстрочными интервалами. Допускается уменьшение числа межстрочных интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения документа на одной странице.

IV. Организация документооборота

4.1. Документооборот в администрации города состоит из внутренних документов, входящих документов, исходящих документов, обращений граждан и юридических лиц, организационно-распорядительных документов.

4.2. Доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой, телефонной связи, курьером, электронной почтой, посредством СЭДД.

4.3. Электронный документооборот внутри администрации города осуществляется посредством обмена регистрационно-контрольными карточками (далее - РКК), созданными в СЭДД.

4.4. В администрации города создаются и используются:

- электронные документы, подписанные электронной подписью;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов;

- документы на бумажных носителях.

4.5. При регистрации входящих документов от корреспондентов, не являющихся участниками СЭДД, а также при направлении адресатам, не являющимся участниками СЭДД, создаются и используются электронные образы документов, полученные в результате сканирования подлинников документов, подписанных на бумажном носителе.

4.6. Электронный документ, подписанный электронной подписью, оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

4.7. Электронный документ, подписанный простой и квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при электронном документообороте между участниками СЭДД.

4.8. Документы, входящие в администрацию города, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию в СЭДД, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям и после исполнения помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

4.9. Первичная обработка входящих документов включает в себя проверку правильности доставки документов, наличия документов и приложений к ним, возможности их прочтения, расшифровки и подлинности электронной подписи (при наличии), а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

4.10. Ошибочно адресованные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

4.11. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа.

4.12. Конверты с корреспонденцией, имеющей пометку "Лично", не вскрываются и передаются адресату без регистрации.

4.13. Регистрация входящих документов осуществляется в СЭДД путем создания РКК в соответствии с регламентом работ в СЭДД.

4.14. Каждый файл внутреннего, исходящего и организационно-распорядительного электронного документа, прикрепленный к РКК, подписывается простой или квалифицированной электронной подписью с помощью СЭДД. При невозможности создания квалифицированной электронной подписи с помощью СЭДД используется иное программное средство. При использовании для подписания документов квалифицированной электронной подписи электронная подпись создается отдельно от подписываемого файла, подписываемый файл при этом изменению не подлежит.

4.15. В момент подписания участником СЭДД электронных документов квалифицированной электронной подписью сертификат ключа проверки электронной подписи должен быть действительным.

4.16. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов во внутреннем документообороте участником СЭДД может использоваться простая электронная подпись (на основе учетной записи, зарегистрированной в СЭДД, и личного пароля доступа к этой учетной записи).

4.17. Зарегистрированные документы направляются службой делопроизводства на рассмотрение должностному лицу, на имя которого поступил документ.

4.18. Срок рассмотрения поступивших на рассмотрение должностного лица документов и наложения резолюции не должен превышать 1 рабочего дня.

4.19. Поручения (резолюции) по исполнению документов вводятся в РКК документа:

- должностным лицом, давшим поручение;

- службой делопроизводства;

- иными должностными лицами структурных подразделений.

4.20. Документы с указаниями по исполнению направляются должностному лицу, указанному в резолюции.

4.21. Документы, поступившие в адрес администрации города, а также без указания конкретного должностного лица структурного подразделения после регистрации направляются службой делопроизводства заместителям главы города, управляющему делами администрации города или руководителям структурных подразделений исходя из анализа их содержания в соответствии с установленным распределением обязанностей и полномочиями структурных подразделений.

4.22. Доведение поручений (резолюций) до исполнителей осуществляется посредством СЭДД в режиме реального времени.

4.23. В случае направления документов на бумажном носителе доставка до исполнителей осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно.

4.24. Исполнение поручений (резолюций) осуществляется в порядке и сроки, установленные правовым актом главы города.

4.25. Проект документа, разработанный в результате выполнения поручения, регистрируется исполнителем в СЭДД путем создания РКК проекта документа и направляется заместителю главы города, управляющему делами администрации города или руководителю структурного подразделения на рассмотрение и согласование.

4.26. Согласование проектов документов осуществляется в СЭДД должностным лицом - участником СЭДД с применением электронной подписи в порядке, установленном в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

4.27. Регистрация исходящих документов осуществляется в СЭДД в день подписания либо на следующий рабочий день путем создания РКК с прикреплением электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, либо электронного образа документа.

4.28. При регистрации документа на бумажном носителе в службу делопроизводства передается подлинный экземпляр документа с оригиналом подписи, проект документа с визами согласования и копия документа с приложениями.

4.29. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа на бумажном носителе списку рассылки. Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются.

4.30. Документы подлежат отправке адресату в день регистрации или на следующий рабочий день.

4.31. Отправка документов, подписанных главой города, заместителями главы города, управляющим делами администрации города, руководителями структурных подразделений, осуществляется службой делопроизводства или курьером.

4.32. При направлении документа на бумажном носителе нескольким адресатам в службу делопроизводства передается необходимое количество копий. Изготовление необходимого тиража документов обеспечивает исполнитель документа.

4.33. Направление адресатам посредством СЭДД электронных образов документов и электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, осуществляется службой делопроизводства, зарегистрировавшей документ, которая несет ответственность за своевременность рассылки документов, а также за соответствие содержания электронного образа документа содержанию подлинника документа.

4.34. При отсутствии возможности передачи адресатам посредством СЭДД электронных документов, подписанных квалифицированной электронной подписью, используются иные телекоммуникационные технологии.

4.35. В случае необходимости направления электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, на бумажном носителе направляется копия электронного документа на бумажном носителе, заверенная в установленном порядке.

На копии электронного документа на бумажном носителе проставляется оттиск штампа с текстом (или собственноручная запись с текстом):

"Копия электронного документа, подписанного электронной подписью";

должность лица, осуществившего заверение;

подпись, расшифровка подписи;

дата заверения.

Допускается изготовление копии электронного документа на бумажном носителе, которая подписывается должностным лицом, ранее подписавшим электронный документ квалифицированной электронной подписью, или уполномоченным участником СЭДД.

4.36. Отправка копий документов по факсимильной связи, электронной почте осуществляется исполнителем. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает исполнитель.

4.37. Ответственность за правильность оформления документа (наличие точного и полного адреса, приложений, отметки об исполнителе, других обязательных реквизитов) несет исполнитель.

V. Подготовка и согласование проектов правовых актов главы города, распоряжений и приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города

5.1. Подготовка и согласование проектов правовых актов главы города, распоряжений и приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города осуществляется в порядке, установленном Регламентом работы администрации города Нижневартовска.

5.2. Согласование проекта правового акта главы города (далее - правовой акт) на бумажном носителе осуществляется на листе согласования по форме согласно приложению 1 к Инструкции.

Согласование проекта правого акта, созданного в форме электронного документа, осуществляется в СЭДД с использованием электронной подписи.

5.3. Согласование проекта распоряжения или приказа руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города (далее - распоряжение или приказ) на бумажном носителе осуществляется на листе согласования по форме согласно приложению 2 к Инструкции.

Согласование проекта распоряжения или приказа, созданного в форме электронного документа, осуществляется в СЭДД с использованием электронной подписи.

VI. Оформление и рассылка правовых актов, распоряжений и приказов

Оформление и рассылка правовых актов

6.1. Проекты правовых актов оформляются в соответствии с требованиями, установленными разделом III Инструкции, а также в соответствии с Правилами юридико-технического оформления проектов правовых актов, установленными разделом XI Инструкции.

6.2. Проекты правовых актов редактируются управлением делами администрации города (далее - управление делами) в соответствии с правилами современного русского языка, требованиями официально-деловой стилистики и переносятся на бланк в соответствии с видом документа.

6.3. Регистрация правового акта осуществляется в СЭДД на следующий день после его подписания. Правовым актам, в том числе с отметкой "Для служебного пользования", присваивается порядковый номер соответствующего вида документа в пределах календарного года.

К порядковому номеру распоряжения администрации города через черточку добавляется индекс "р".

К порядковому номеру распоряжения администрации города по кадровым вопросам и вопросам муниципальной службы и личному составу через черточку добавляется индекс "к" или "лс".

6.4. Принятые правовые акты скрепляются оттиском печати администрации города. Копии правовых актов заверяются оттиском печати управления делами.

Принятые правовые акты по кадровым вопросам и вопросам муниципальной службы и личному составу скрепляются оттиском печати администрации города. Копии правовых актов по кадровым вопросам и вопросам муниципальной службы и личному составу заверяются оттиском печати управления по вопросам муниципальной службы и кадров администрации города.

6.5. Копии правового акта посредством СЭДД рассылаются согласно рассылке, указанной исполнителем в листе согласования, в течение 3 рабочих дней после подписания правового акта.

Доставка копий правового акта на бумажном носителе осуществляется в трехдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно.

Оформление и рассылка распоряжений и приказов

6.6. Проекты распоряжений оформляются в соответствии с требованиями, установленными разделом III Инструкции, и Правилами юридико-технического оформления проектов правовых актов, установленными разделом XI Инструкции.

6.7. Проекты приказов оформляются в соответствии с требованиями, установленными разделом III Инструкции, по форме согласно приложению 3 к Инструкции.

6.8. Проекты распоряжений и приказов редактируются структурными подразделениями администрации города, в которых они издаются.

6.9. Регистрация распоряжений и приказов осуществляется в СЭДД в день их подписания.

Распоряжениям и приказам присваивается порядковый номер соответствующего вида документа в пределах календарного года.

К порядковому номеру распоряжений и приказов, носящих нормативный характер, через черточку добавляется индекс "н".

6.10. Принятые распоряжения и приказы скрепляются оттиском печати соответствующего структурного подразделения. Копии распоряжений и приказов заверяются штампом соответствующего структурного подразделения.

6.11. Копии распоряжений и приказов посредством СЭДД рассылаются согласно рассылке, указанной исполнителем в листе согласования, в течение 3 рабочих дней после подписания распоряжений и приказов.

Доставка копий распоряжений и приказов на бумажном носителе осуществляется в трехдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно.

VII. Особенности оформления отдельных видов документов

7.1. Доверенность от имени администрации города.

Проект доверенности от имени администрации города оформляется структурными подразделениями на стандартных листах бумаги формата А4 в соответствии с требованиями, установленными разделом III Инструкции, по форме согласно приложению 4 к Инструкции и имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

- место и дата выдачи доверенности;

- текст доверенности;

- подпись;

- оттиск гербовой печати.

В тексте доверенности указываются:

- должность, фамилия, имя, отчество (полностью) уполномочивающего лица;

- фамилия, имя, отчество (полностью), должность и паспортные данные (при необходимости) уполномочиваемого лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности.

К проекту доверенности могут прилагаться:

- пояснительная записка, которая содержит обоснование необходимости подписания доверенности;

- копии документов, являющихся основанием выдачи доверенности.

Доверенность от имени администрации города подписывается главой города, а в его отсутствие - лицом, его замещающим, и скрепляется оттиском печати администрации города с воспроизведением герба города Нижневартовска.

Регистрация доверенности осуществляется в журнале регистрации доверенностей. Датой регистрации доверенности является дата ее подписания.

Доверенность выдается на срок до 1 года (с даты подписания до окончания текущего календарного года), если иное не оговорено в тексте доверенности.

7.2. Протокол.

Протокол оформляется на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги формата А4 в соответствии с требованиями, установленными разделом III Инструкции, по формам согласно приложениям 5, 6 к Инструкции и имеет следующие реквизиты:

- полное наименование структурного подразделения или коллегиального органа;

- наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

- вид заседания, совещания;

- дата протокола;

- номер протокола;

- место проведения заседания (совещания);

- текст протокола;

- подписи.

На протоколах заседаний, в случае необходимости, ставится отметка "Для служебного пользования", на секретных - соответствующий гриф секретности.

Протоколы оформляются в полной или краткой формах.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части приводятся:

- фамилия, инициалы, должность председательствующего и секретаря;

- список присутствовавших (если состав присутствующих более 15 человек, состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка в вводной части протокола);

- повестка дня.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в этом случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. В отдельных случаях протоколы подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения.

Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и включает подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Датой протокола является дата проведения совещания (заседания).

После подписания протоколы регистрируются, тиражируются и рассылаются организациям или должностным лицам согласно списку рассылки.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Срок оформления протокола - до 3 дней с даты проведения совещания (заседания).

Подлинник протокола вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки необходимых материалов исполнителям, остается в структурном подразделении, подготовившем его, и подлежит хранению согласно номенклатуре дел. Учет протоколов осуществляется поэкземплярно.

Протокольные решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке "Выписка из протокола", либо с помощью рассылочного листа.

В выписке должны быть воспроизведены наименование органа, дата, номер протокола, место проведения заседания (совещания), а также сведения о председателе и секретаре. Сведения о присутствовавших на заседании, приглашенных и повестке дня в выписке могут не воспроизводиться. Из основной части протокола в выписку переносятся подразделы "СЛУШАЛИ" и "РЕШИЛИ".

Выписки из протоколов заверяются подписью лица, составившего протокол, и учитываются поэкземплярно.

Форма выписки из протокола приведена в приложении 7 к Инструкции.

7.3. Акт.

Акты оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в соответствии с требованиями, установленными разделом III Инструкции, по форме согласно приложению 8 к Инструкции и имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа (АКТ);

- дата;

- номер;

- место составления;

- заголовок;

- текст;

- отметка о наличии приложений (при наличии);

- подписи.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы (в именительном падеже).

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, определяющих полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "С замечаниями" (замечания прилагаются к акту на отдельном листе).

7.4. Служебное письмо.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями, установленными разделом III Инструкции.

Служебное письмо имеет следующие реквизиты:

- дата;

- регистрационный номер;

- ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

- адресат;

- наименование вида документа (заголовок к тексту) (при необходимости);

- текст;

- отметка о наличии приложений;

- гриф согласования документа;

- подпись должностного лица;

- отметка об исполнителе.

Датой письма является дата его регистрации.

Объем текста служебного письма не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объема оформляется приложение к письму в соответствии с подпунктом 3.4.15 пункта 3.4 раздела III Инструкции.

Наиболее часто используются следующие виды служебных писем: письмо-запрос, письмо-ответ, сопроводительное письмо, инициативное письмо.

Текст письма-ответа должен точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

В служебных письмах в начале письма над текстом используется фраза этикетного характера "Уважаемый...!"; в заключительной части письма над подписью допускается использование фразы этикетного характера "С уважением, ...". Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Служебные письма излагаются от первого лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от третьего лица единственного числа ("Администрация города не считает возможным...", "Управление делами администрации города предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от первого лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

Служебные письма подписываются главой города, заместителями главы города, управляющим делами администрации города, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их должностными обязанностями.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью администрации города или структурного подразделения.

На письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования".

7.5. Записка (служебная, пояснительная, докладная, объяснительная).

Служебные и пояснительные записки оформляются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями, установленными разделом III Инструкции, и имеют следующие реквизиты:

- дата;

- регистрационный номер;

- наименование вида документа (Служебная записка);

- текст;

- подпись.

Цель служебной записки - побудить руководителя принять определенное решение, пояснительной записки - пояснить содержание отдельных положений основного документа или причины какого-либо события, факта, поступка.

Докладные и объяснительные записки - документы по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников администрации города, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 в соответствии с требованиями, установленными разделом III Инструкции, и подписываются составителем.

Текст записок, как правило, делится на две части.

Первая часть - изложение фактов, послуживших причиной ее составления. Во второй части излагаются выводы, мнения, просьбы и предложения.

7.6. Телефонограмма.

Телефонограмма оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в соответствии с требованиями, установленными разделом III Инструкции, по форме согласно приложению 9 к Инструкции и имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

- дата;

- номер;

- место составления;

- адресат;

- текст;

- подпись;

- отметка о времени передачи и приема;

- должности, фамилии и инициалы лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограмма излагается от первого лица единственного числа.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем и регистрируется в структурном подразделении, ответственном за ее передачу.

При направлении телефонограммы более чем в четыре адреса составляется список рассылки адресатов, который прилагается к телефонограмме.

Текст телефонограммы должен быть кратким, без употребления труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Датой телефонограммы является дата ее регистрации.

Телефонограммы регистрируются в соответствующем журнале, который включает следующие сведения:

- исходящий номер (входящий номер);

- дата;

- краткое содержание;

- должность, инициалы, фамилия руководителя, от имени которого передается телефонограмма;

- должность, инициалы, фамилия, номер телефона работника, передавшего телефонограмму (принявшего телефонограмму).

Телефонограмма (входящая) после рассмотрения руководством и резолюции передается исполнителю.

VIII. Оформление выписки из документа

8.1. Выписка из документа готовится в случаях, когда изготовление копии документа невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем).

8.2. Выписка из правового акта (распоряжения или приказа) должна содержать все реквизиты правового акта (распоряжения или приказа) до постановляющей (распорядительной) части и часть требуемого текста постановляющей (распорядительной) части. Под текстом воспроизводится наименование должности лица, подписавшего правовой акт (распоряжение или приказ), его инициалы и фамилия.

В правом верхнем углу печатается слово "ВЫПИСКА".

8.3. Выписки из правовых актов заверяются оттиском печати управления делами. Выписки из правовых актов по кадровым вопросам и вопросам муниципальной службы и личному составу заверяются оттиском печати управления по вопросам муниципальной службы и кадров администрации города. Выписки из распоряжений и приказов заверяются оттиском печати соответствующего структурного подразделения.

IX. Организация документов в делопроизводстве

9.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архивный отдел администрации города (далее - архивный отдел) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также Инструкцией.

Организация документов в делопроизводстве в администрации города осуществляется службой делопроизводства.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

9.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.2.1. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Нижневартовска, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, документами, образующимися в деятельности администрации города, их видами, составом и содержанием.

9.2.2. В администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации города.

9.2.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, по форме согласно приложению 10 к Инструкции, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при наличии), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в управление делами (не позднее 15 октября текущего года).

Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут руководители структурных подразделений.

Вновь созданное структурное подразделение (или отдел в составе структурного подразделения) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в управление делами.

9.2.4. Сводная номенклатура дел администрации города составляется управлением делами по форме согласно приложению 11 к Инструкции на основе номенклатур дел структурных подразделений.

9.2.5. Сводная номенклатура дел администрации города согласовывается постоянно действующей экспертной комиссией администрации города, подписывается управляющим делами администрации города, утверждается (не позднее последнего рабочего дня текущего года) главой города, вводится в действие с 1 января следующего года.

9.2.6. После утверждения сводной номенклатуры дел администрации города управление делами передает в структурные подразделения подписанные управляющим делами администрации города и заверенные печатью с наименованием администрации города выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.2.7. Сводная номенклатура дел администрации города согласовывается экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры один раз в 5 лет.

Направляемая на согласование с ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры сводная номенклатура дел администрации города составляется при методической помощи архивного отдела.

9.2.8. В случае изменения функций или структуры администрации города сводная номенклатура дел администрации города подлежит переработке, согласованию и утверждению.

9.2.9. Утвержденная сводная номенклатура дел администрации города является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел управления делами.

9.2.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации города являются наименования структурных подразделений.

9.2.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения структурного подразделения, индекса отдела внутри структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах отдела структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 12-01-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 01 - индекс отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела (внутри отдела) по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью дефиса.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). В ней же указывают наименования разделов номенклатуры дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, далее - плановую, отчетную, затем другую документацию по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("материалы", "разные материалы", "общая переписка", "разное", "разная переписка", "общие вопросы", "производство" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы" (а не "материалы"), в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках личных (персональных), других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 номенклатуры дел указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 номенклатуры дел указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2014 года), о выделении дел к уничтожению и др.

9.2.12. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9.3. Формирование и оформление дел.

9.3.1. Формирование документов в дела осуществляется службой делопроизводства.

9.3.2. Исполненные и законченные делопроизводством документы после окончания работы с ними должны помещаться в дело. Номер дела, в которое подшивается документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

9.3.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- в дело помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, копии документов, черновики;

- дело должно содержать не более 250 листов;

- документы объемом свыше 250 листов формируются в несколько томов, в этом случае индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе.

9.3.4. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке.

Распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы) группируются в дела по видам и хронологии.

Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу. Отдельно группируются распоряжения (приказы) о командировках.

Протоколы группируются в хронологическом порядке. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Лицевые счета работников группируются в отдельные дела и располагаются в алфавитном порядке.

Обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, и документы по их рассмотрению и исполнению группируются в дела по фамилиям граждан в алфавитном порядке.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.3.5. Оформление дела.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи архивного отдела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по форме согласно приложению 12 к Инструкции;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению 13 к Инструкции;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела по форме согласно приложению 14 к Инструкции;

- подшивку или переплет дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9.3.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

- наименование администрации города (полностью, в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения, его отдела. В случаях когда в течение года, за который готовятся дела, администрация города, структурное подразделение, отдел структурного подразделения были переименованы, под старым наименованием пишется новое наименование;

- номер (индекс) дела (цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний");

- заголовок дела (переносится из номенклатуры дел; в тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части));

- дата дела (тома, части) (указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве; датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела; число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом; если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)");

- количество листов в деле (проставляется на основании листа-заверителя дела);

- срок хранения дела (переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в соответствующем перечне документов; при введении в действие новых перечней документов старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные; на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно");

- архивный шифр дела (на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения должно быть предусмотрено место в верхнем правом и нижнем левом углах размером 60х60 мм для архивного шифра дела; проставляется архивным отделом при передаче дела на муниципальное хранение).

Структурные подразделения на обложках дел постоянного хранения карандашом в верхнем правом углу проставляют номера описи и дел по описи после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры; на обложках дел временного (свыше 10 лет) хранения проставляются номера описи и дел по описи после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, согласованных ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

9.3.7. Внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Внутренняя опись подшивается в начале дела. Если дело переплетено или подшито, внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

9.3.8. Обеспечение сохранности.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, выписки, фотографии и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующей последовательности: конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.

9.3.9. Составление листа-заверителя дела.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Лист-заверитель составляется и подписывается составителем.

9.3.10. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки.

В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания руководства по исполнению документа, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления; металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

9.4. Организация оперативного хранения документов.

Дела с момента заведения и до передачи в архивный отдел или их уничтожения в связи с истечением срока хранения хранятся по месту их формирования (в структурных подразделениях).

В каждом структурном подразделении назначаются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного хранения хранятся по месту их формирования в течение 5 лет, а затем сдаются по описям, утвержденным ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, на хранение в архивный отдел.

9.4.1. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДД.

При составлении номенклатуры дел в заголовок дела или в графе "Примечание" включается указание "Электронные документы".

Например: Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

9.4.2. Выдача дел во временное пользование.

Структурным подразделениям дела выдаются на основании их письменных запросов в адрес руководителя структурного подразделения под расписку на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Выдача дел во временное пользование сторонним организациям осуществляется на основании их письменных запросов в адрес главы города (на срок, не превышающий шести месяцев, - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам; на срок, не превышающий одного месяца, - для использования работниками иных организаций) по акту о выдаче дел во временное пользование по форме согласно приложению 15 к Инструкции.

9.4.3. Дела, находящиеся на текущем хранении в структурных подразделениях, подлежат учету. В целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится в обязательном порядке при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения, перед передачей на хранение в архивный отдел.

Результаты проверки оформляются актом проверки наличия и состояния дел.

9.4.4. Дела с истекшими сроками хранения, не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, отбираются на уничтожение.

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после утверждения описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий календарный год.

Согласованные постоянно действующей экспертной комиссией администрации города (структурного подразделения) акты утверждаются главой города (руководителем структурного подразделения).

Дела, подлежащие уничтожению, передаются работником структурного подразделения, ответственным за сохранность документов и формирование их в дела, в административно-хозяйственный отдел муниципального казенного учреждения "Управление материально-технического обеспечения деятельности органов местного самоуправления города Нижневартовска".

Дела уничтожаются путем механической переработки или сжигания в присутствии работника, ответственного за сохранность документов и формирование их в дела, структурного подразделения, чьи дела подлежат уничтожению.

Х. Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел

10.1. Документы администрации города (структурных подразделений) являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел.

10.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города и в структурных подразделениях - самостоятельных фондообразователях - создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК).

Формирование и организация деятельности ЭК администрации города, структурных подразделений осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным правовым актом главы города.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения для передачи в архивный отдел; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел администрации города путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации города (структурного подразделения).

По результатам экспертизы ценности документов в администрации города и структурных подразделениях составляются:

- описи дел постоянного хранения по форме согласно приложению 16 к Инструкции;

- описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению 17 к Инструкции;

- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 18 к Инструкции.

Опись дел администрации города, структурного подразделения составляется по установленной форме, подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается ЭК, утверждается главой города (руководителем структурного подразделения) и представляется в архивный отдел для рассмотрения и направления на согласование ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, описи дел по личному составу - в трех экземплярах.

После утверждения и согласования описей ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в администрации города и структурных подразделениях остаются по одному их экземпляру, остальные передаются в архивный отдел.

10.2.1. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.2.2. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.2.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации города (структурного подразделения) одновременно.

10.2.4. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2011 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015 года, с 5-летним сроком хранения - не ранее 1 января 2017 года.

10.2.5. Архивный отдел проверяет правильность отбора документов постоянного хранения и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

10.3. Подготовка и передача документов в архивный отдел.

10.3.1. Документы на бумажном носителе постоянного срока хранения после истечения 5-летнего срока ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в архивный отдел.

10.3.2. Дела временного хранения в архивный отдел не передаются.

10.3.3. Передача дел постоянного хранения администрации города (структурного подразделения) в архивный отдел производится только по описям дел и оформляется актом приема-передачи дел на муниципальное хранение по форме согласно приложению 19 к Инструкции.

10.3.4. При подготовке дел администрацией города (структурным подразделением) к передаче в архивный отдел работником архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники администрации города (структурного подразделения) обязаны устранить.

10.3.5. Прием каждого дела производится работником архивного отдела в присутствии работника администрации города (структурного подразделения), передающего дела. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата и номер акта приема-передачи дел.

10.3.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения все дела постоянного хранения передаются в архивный отдел, дела по личному составу - правопреемнику, а при его отсутствии - в архивный отдел.

Передача дел осуществляется по описям и согласно номенклатуре дел.

XI. Правила юридико-технического оформления проектов правовых актов

Структура проекта

11.1. Структура проекта правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования.

11.2. Проект правового акта должен быть разделен на структурные элементы, которые упрощают пользование им, улучшают его внутреннее построение и систематизацию, осуществление ссылок, помогают быстро ориентироваться в нормативном материале.

Употребляются следующие структурные элементы:

- преамбула;

- пункты;

- подпункты;

- абзацы.

Таблицы, графики, схемы, чертежи, рисунки, карты, являющиеся неотъемлемой составной частью проекта, как правило, оформляются в виде приложений к нему.

11.3. Проект правового акта содержит следующие реквизиты:

- наименование вида правового акта (постановление, распоряжение);

- заголовок, обозначающий предмет регулирования;

- текст;

- подпись (должность, инициалы, фамилия лица, которым будет подписан правовой акт).

11.4. Заголовок проекта правового акта должен быть точным, четким и максимально информационно насыщенным, правильно отражать предмет правового регулирования. Заголовок должен отвечать на вопрос "О чем издан правовой акт?" и начинаться с предлогов "О" или "Об".

Заголовок в кавычки не заключается, не подчеркивается, шрифт не выделяется, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок располагается на первом листе в левой стороне бланка.

Размер шрифта заголовка - N 14 или N 12.

Максимальная длина строки заголовка - 8-9 см относительно левой границы текстового поля.

11.5. Текст проекта правового акта отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине.

Текст проекта правового акта должен быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования, не противоречащим действующему законодательству.

Текст правового акта состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (преамбула) и постановляющей (распорядительной).

Преамбула содержит обоснование принятие правового акта, ссылку на нормативные акты (наименование вида документа, дата, номер, заголовок), краткий анализ положения дел по существу рассматриваемого вопроса, оценку сложившегося положения, мотивы и цели принятия данного правового акта, предписываемых действий.

Преамбула начинается словами "В целях", "В связи с", "В соответствии с", "На основании", "Во исполнение".

Преамбула:

- не делится на пункты;

- не содержит легальные дефиниции (определение понятий, терминов);

- не содержит ссылки на другие правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с изданием правового акта;

- не нумеруется;

- располагается непосредственно после заголовка проекта правового акта.

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, то преамбула может отсутствовать.

Постановляющая (распорядительная) часть правового акта должна четко определять задачи, мероприятия или объемы работ, исполнителей, сроки исполнения и представления информации, отчетов об их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.

При подготовке проектов правовых актов необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений и противоречий с ними.

Постановляющая (распорядительная) часть правового акта излагается в повелительной форме и состоит из пунктов и подпунктов. Пункты правового акта нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, первый пункт постановляющей (распорядительной) части соответствует заголовку правового акта. Если постановляющая (распорядительная) часть содержит один пункт, то он не нумеруется и сливается с преамбулой. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям; подпункт определяет отдельные конкретные действия. Пункты размещаются по их значимости от наиболее существенных к второстепенным или в последовательности развития вопроса. Возможна группировка пунктов по исполнителям, срокам исполнения.

Пункты могут быть разделены на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, строчными буквами или арабскими цифрами с закрывающейся круглой скобкой или оформляются абзацами, не имеющими обозначений. Если подпункт имеет цифровое обозначение, то предложение начинается с прописной буквы, в конце предложения ставится точка. Если подпункты имеют цифровое или буквенное обозначение с круглой скобкой или не нумеруются, а выступают в качестве абзацев, то первое слово такого подпункта начинается со строчной буквы, заканчивается такой подпункт (кроме последнего) точкой с запятой. Использование различных символов не допускается.

Пункты постановляющей (распорядительной) части проекта правового акта могут начинаться:

- с указания исполнителя и предписываемого действия;

- с указания предписываемого действия, а затем исполнителя;

- с указания действия в случае, если оно не связано с определенным исполнителем.

В качестве исполнителей указываются:

- структурные подразделения или организации, при этом фамилии руководителей указываются в скобках в именительном падеже, инициалы ставятся перед фамилией;

- должностное лицо, если ему предписано выполнение конкретного действия, при этом фамилия должностного лица указывается в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией.

Например:

1. Утвердить состав комиссии...

или

2. Управлению культуры администрации города (И.О. Фамилия) разработать...

В каждом пункте постановляющей (распорядительной) части проекта правового акта, предписывающего какие-либо действия, указываются конкретные сроки их исполнения.

Пункты постановляющей (распорядительной) части, начинающиеся с одного и того же глагола или иных повторяющихся слов, объединяются в один пункт, а изменяющаяся информация оформляется подпунктами или абзацами.

Наименования организаций в тексте печатаются полностью, не допускается употребление сокращенных слов. Если одна и та же организация встречается в правовом акте несколько раз, фамилия руководителя употребляется только один раз.

Если правовым актом утверждается документ (инструкция, положение, правила, устав), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом:

1. Утвердить Положение о...

Проекты правовых актов, в необходимых случаях, должны содержать:

- дату введения в действие правового акта;

- указание об отмене или утрате силы правовых актов, ранее принятых по рассматриваемому вопросу, или их отдельных пунктов;

- поручение о контроле за выполнением правового акта.

Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившими (утратившим) силу". Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

Контроль за выполнением правового акта возлагается на должностное лицо, в компетенцию которого входит организация его выполнения. При возложении контроля следует указывать конкретное должностное лицо и пункт оформлять следующим образом:

5. Контроль за выполнением постановления (распоряжения) возложить на заместителя главы города ...

Если документ подписывается лицом, на которое возлагается контроль за выполнением правового акта, то данный пункт оформляется следующим образом:

5. Контроль за выполнением постановления (распоряжения) оставляю за собой.

11.6. В конце правового акта, после постановляющей (распорядительной) части, проставляется подпись. Подпись отделяется от текста правового акта 2-3 межстрочными интервалами, состоит из слов "Глава города" или "Исполняющий обязанности главы города", инициалов и фамилии.

11.7. Составной частью правового акта могут быть приложения.

Сведения о наличии приложений указываются в тексте правового акта ("... согласно приложению").

Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов.

Страницы текста проекта правового акта и приложений к нему имеют единую (сквозную) нумерацию арабскими цифрами, которые размещаются вверху страницы по центру, печатаются размером шрифта N 12. Первая страница правового акта не нумеруется.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием наименования вида документа в дательном падеже, ссылки на дату и регистрационный номер документа. Например:

Приложение к распоряжению администрации города от _____________ N_______

При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера (без знака N). Если приложение одно, то порядковый номер не указывается.

Заголовки приложений должны соответствовать названиям, которые указаны в тексте правового акта.

Заголовки приложений, разделов в приложениях, граф в таблицах располагают по центру, без переносов, допускается выделять их полужирным шрифтом.

11.8. В положении (правилах, инструкции и т.д.) основной текст делится на разделы, которые должны иметь названия. Разделы подразделяются на пункты, подпункты и абзацы при их наличии. Разделы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами, подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию, а также делиться на абзацы, не имеющие обозначений.

В положении (правилах, инструкции и т.д.) раздел "Общие положения" является первым. В разделе "Общие положения" указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения.

11.9. При наличии в тексте проекта правового акта информации, характеризующей несколько объектов по ряду признаков, указанная информация оформляется в форме таблицы.

11.10. При оформлении проектов правовых актов применяется следующий порядок употребления буквы "ё":

- имена собственные (фамилии, имена, отчества, географические названия, названия предприятий и организаций и т.д.) пишутся с употреблением буквы "ё", если ее написание подтверждено документально;

- в остальных случаях буква "ё" может употребляться в написании слов в соответствии с орфографическими правилами русского языка.

Внесение изменений в ранее принятые правовые акты

11.11. Внесение изменений в правовой акт осуществляется путем принятия другого правового акта того же вида, если иное не установлено федеральным законодательством и (или) законодательством автономного округа.

Проект, вносящий изменения в принятый акт, должен сохранять ту же структуру, что и основной акт.

Изменения вносятся только в основной правовой акт.

11.11.1. Внесением изменений считается:

- замена слов, цифр;

- исключение слов, цифр, предложений;

- признание утратившими силу структурных элементов;

- новая редакция структурного элемента правового акта;

- дополнение структурного элемента правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

- дополнение структурными элементами правового акта;

- приостановление действия правового акта или его структурных элементов;

- продление действия правового акта или его структурных элементов.

Исключению подлежат только отдельные слова, цифры или предложения, находящиеся в составе структурных элементов правового акта, тогда как структурные элементы правового акта, в том числе абзацы, подлежат признанию утратившими силу.

11.11.2. Проект правового акта о внесении изменений в правовой акт и (или) приложение к нему имеют особую структуру текста.

11.11.3. В случае внесения изменений в правовой акт наименование проекта правового акта должно содержать наименование вида документа, в который вносятся изменения, дату, номер и заголовок правового акта, в который вносятся изменения, например:

О внесении изменений в постановление

администрации города от _____________

N____ "О (Об) _____________________"

11.11.4. В случае если в правовой акт, в который вносится изменение, ранее были внесены изменения, то после заголовка правового акта в скобках указываются даты и номера соответствующих правовых актов о внесении изменений, например:

О внесении изменений в постановление

администрации города от _____________

N____ "О (Об) _____________________"

(с изменениями от __________ N____,

__________ N____)

11.11.5. При внесении изменений в несколько правовых актов заголовок проекта правового акта излагается в следующей редакции:

О внесении изменений в некоторые

постановления (распоряжения)

администрации города

11.11.6. При внесении изменений в приложение к правовому акту заголовок проекта правового акта излагается в следующей редакции:

О внесении изменений в приложение

к постановлению администрации города

от _________ N____ "О (Об) __________

__________________________________"

11.11.7. Независимо от конкретного содержания проекта правового акта, то есть независимо от того, имеются ли в тексте проекта правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, признание утратившими силу структурных элементов правового акта, новая редакция структурного элемента правового акта, дополнение структурного элемента правового акта новыми словами, цифрами или предложениями либо дополнение правового акта структурными элементами, заголовок проекта правового акта всегда содержит только слово "изменение" в соответствующем числе, например:

О внесении изменения (изменений)

в постановление администрации города

от _________ N____ "О (Об) _________

__________________________________"

11.11.8. Изменения оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию, или абзацы, не имеющие обозначений, например:

Внести изменения в постановление администрации города от ________ N_____ "О (Об) __________":

- в пункте ___ слова "_______" заменить словами "_______";

- пункт ____ дополнить абзацем следующего содержания:

"___________________________________________________.".

Если в правовой акт вносится только одно изменение, то его нумерация не производится, например:

Внести изменение в постановление администрации города от ________ N_____ "О (Об) __________", признав пункт ____ утратившим силу.

11.11.9. Недопустимо изменять нумерацию разделов, пунктов, буквенное или цифровое обозначение подпунктов правового акта при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных элементов правового акта.

Дополняемым структурным элементам, которые включаются в текст правового акта до последнего структурного элемента того же вида, присваиваются порядковые номера предшествующих им структурных элементов того же вида с добавлением над основными цифровыми или буквенными обозначениями дополнительной цифры, начиная с цифры "1", например:

Внести изменение в постановление администрации города от ________ N_____ "О (Об) __________", дополнив его пунктом 2.1 следующего содержания:

"2.1. _____________________________________________________.".

Дополняемым структурным элементам, которые включаются в текст правового акта после последнего структурного элемента того же вида, присваиваются номера, следующие за номером последнего.

11.11.10. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретного структурного элемента, в который вносятся изменения. При дополнении правового акта абзацем, подпунктом, пунктом, находящимися на стыке соответственно подпунктов, пунктов, указывается точное месторасположение дополняемых абзаца, подпункта, пункта со ссылкой на соответствующие подпункт, пункт правового акта.

Каждое изменение должно быть оформлено отдельно с указанием конкретного структурного элемента правового акта, который изменяется.

Исключение может составлять внесение изменений в обобщенной форме в правовой акт или его структурный элемент.

Если в правовой акт или его структурный элемент никакие другие изменения не вносятся, а заменяемые слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение должно быть оформлено следующим образом:

- в пункте 2 слова "_________" заменить словами "_________"

или

- пункты 2 и 5 после слов "_______" дополнить словами "________".

Если в правовом акте необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в правовой акт или его структурный элемент не вносятся, то применяется следующая формулировка:

В пункте 5 слова "_________ (слова указываются в именительном падеже единственного числа)" в соответствующих числе и падеже заменить словами "_________ (слова указываются в именительном падеже единственного числа)" в соответствующих числе и падеже.

или

В пункте 5 слова "_________ (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)" в соответствующем падеже заменить словами "_________ (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)" в соответствующем падеже.

11.11.11. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какой структурный элемент изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшего структурного элемента, например:

- абзац второй подпункта 1.3 пункта 1 дополнить предложением следующего содержания:

"_____________________________________________________________."

или

- в подпункте "в" пункта 2 слова "______" заменить словами "______".

11.11.12. При внесении дополнений в структурный элемент указываются слова, после которых это дополнение должно находиться, например:

- пункт 2.4 раздела II после слов "_____________" дополнить словами "_____________________".

В случае если дополняется словами структурный элемент правового акта и это дополнение должно находиться в конце данного структурного элемента, применяется следующая формулировка:

- пункт 1.1 раздела I дополнить словами "_________".

При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемого структурного элемента, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.

11.11.13. При дополнении раздела правового акта пунктами или подпунктами, которые необходимо расположить соответственно в конце раздела, пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых пунктов или подпунктов, например:

- раздел II дополнить пунктом 2.8 следующего содержания:

"2.8. _________________________________________________________."

или

- пункт 5.1 раздела V дополнить подпунктом 4 следующего содержания:

"4) __________________________________________________________;".

Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте проекта правового акта).

11.11.14. В целях сохранения структуры правового акта:

- дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующего структурного элемента;

- при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция того структурного элемента правового акта, к которому относится абзац;

- при признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данный структурный элемент.

11.11.15. Внесение изменений в несколько правовых актов оформляется проектом правового акта, в котором, в свою очередь, изменения, вносимые в каждый правовой акт, оформляются самостоятельными пунктами.

11.11.16. При внесении изменений в структурные элементы правового акта либо признании их утратившими силу изменение внутренней нумерации в правовом акте недопустимо. При внесении изменений в структурные элементы правового акта подсчет ведется с учетом признанных утратившими юридическую силу структурных элементов данного правового акта.

11.11.17. При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу структурных элементов данного правового акта вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно с указанием конкретного структурного элемента, в который вносятся изменения или который признается утратившим силу, например:

Внести изменения в постановление администрации города от ________ N_____ "О (Об) __________":

- в пункте 1 слова "_______" заменить словами "_________";

- дополнить постановление пунктом 31 следующего содержания:

"31. __________________________________________________________.";

- подпункт 6.1 пункта 6 дополнить словами "___________";

- в пункте 7:

слова "___________" исключить;

слово "__________" заменить словом "__________";

- пункт 8 признать утратившим силу;

- подпункт 9.2 пункта 9 изложить в следующей редакции:

"9.2. _________________________________________________________.".

11.11.18. Внесение изменений в правовой акт в виде его новой редакции в целом не допускается.

Новый правовой акт принимается с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта в случаях, если:

- необходимо внести в правовой акт изменения, требующие переработки правового акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных элементов;

- необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные элементы;

- сохраняют значение только отдельные структурные элементы правового акта, причем частично.

При наличии многочисленных изменений (свыше пяти) действующий правовой акт рекомендуется признать утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.

11.11.19. Структурный элемент правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

- необходимо внести существенные изменения в данный структурный элемент;

- неоднократно вносились изменения в текст структурного элемента правового акта.

Изложение структурного элемента правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данного структурного элемента.

11.11.20. При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения оформляется приложением к проекту правового акта, например:

Внести изменение в постановление администрации города от ________ N_____ "О (Об) __________", изложив приложение 2 в новой редакции согласно приложению к настоящему постановлению.

11.11.21. Внесение изменений в приложение к правовому акту оформляется по правилам внесения изменений в правовой акт.

11.11.22. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин "цифры", например:

- цифры "12", "14", "125" заменить соответственно цифрами "13", "15", "126".

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова", например:

- слова "в 50 раз" заменить словами "в 100 раз".

Признание правовых актов утратившими силу

11.12. Для приведения правовых актов в соответствие с федеральным законодательством, законодательством автономного округа, в целях систематизации нормативных правовых актов, в связи с изданием новых правовых актов и признанием утратившими силу отдельных правовых актов, отдельных положений готовится перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу.

11.12.1. В перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются:

- правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу полностью. При этом отдельными пунктами указывается как сам правовой акт, подлежащий признанию утратившим силу, так и все правовые акты, которыми в основной правовой акт ранее вносились изменения;

- правовые акты, подлежащие признанию утратившими силу частично, то есть, если утрачивает силу не весь правовой акт, а только его отдельные структурные элементы (все нумерованные структурные элементы, а также абзацы), например:

Пункт 1 постановления администрации города от ___________ N_____ "О (Об) __________" признать утратившим силу.

11.12.2. Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть отдельным пунктом в проекте правового акта, устанавливающем новое правовое регулирование, может быть самостоятельным структурным элементом в проекте правового акта о внесении изменений в правовой акт, а также может быть самостоятельным проектом правового акта.

11.12.3. Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, должен быть юридически обоснованным и исчерпывающе полным с тем, чтобы не был упущен ни один правовой акт, не соответствующий действующему федеральному законодательству и законодательству автономного округа, и не были включены для признания утратившими силу ни один правовой акт или его часть, сохраняющие свое действие.

11.12.4. При включении каждого правового акта в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, должны быть указаны вид правового акта, дата его подписания, номер, наименование правового акта.

11.12.5. Каждый правовой акт включается в перечень правовых актов одного вида, подлежащих признанию утратившими силу, в виде отдельного пункта.

11.12.6. При признании утратившим силу правового акта, наименование которого было изменено, в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, данный правовой акт включается с его первоначальным наименованием. Правовой акт, изменивший наименование основного правового акта, включается в перечень в виде отдельного пункта.

11.12.7. Правовые акты в перечне правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, в том числе при внесении изменений, располагаются в хронологическом порядке (по дате их подписания). В пределах одной и той же даты регистрации правовые акты располагаются в соответствии с их номерами в возрастающем порядке.

11.12.8. Если в правовом акте остался один структурный элемент после того, как остальные утратили силу, и он подлежит признанию утратившим силу, то необходимо признать утратившим силу весь правовой акт полностью, а не один только этот структурный элемент.

11.12.9. В перечни правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, следует включать не только правовые акты, которые действовали до принятия нового правового акта, но также правовые акты, которые ранее фактически утратили силу либо дублируют некоторые нормы последующих правовых актов, принятых по этому же вопросу, но не были признаны утратившими силу в установленном порядке.

11.12.10. В перечни правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, не включаются правовые акты (нормы) временного характера, срок действия которых истек. Правовые акты (нормы) временного характера в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются только в том случае, если срок их действия не истек.

11.12.11. Если подлежащий признанию утратившим силу пункт содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включается только этот пункт, а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже считается утратившим силу.

11.12.12. Если в пункте правового акта наряду с утверждением приложения содержатся указания, касающиеся других вопросов, сохраняющих свое значение, а приложение подлежит признанию утратившим силу полностью, то в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включается этот пункт только в части, относящейся к приложению.

11.12.13. Если приложение не может быть признано полностью утратившим силу, то в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются только структурные элементы приложения.

11.12.14. Если правовой акт еще не вступил в силу, а необходимость в нем отпала, применяется термин "отменить".

11.12.15. Схема проекта правового акта:

		Проект
	ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)
Заголовок (О чем?)

Преамбула (констатирующая часть) - изложение целей, мотивов, оснований для принятия правового акта, его законодательная основа. Составляет с постановляющей (распорядительной) частью единое предложение, в некоторых случаях может отсутствовать.

Постановляющая часть - что сделать, кому сделать, когда сделать (обеспечить, организовать, утвердить, поручить, установить, создать и т.д.). Состоит из пунктов:

1.

2.

и т.д.

Глава города                                                   инициалы, фамилия

Лист 2 (если необходимо)

		Приложение к распоряжению администрации города от _____________ N_______
Заголовок
	Текст.