Приложение 2. Положение об архиве администрации Прикубанского муниципального района

Приложение 2

к постановлению

администрации

Прикубанского муниципального района

от 19 февраля 2014 г. N 87

Положение
об архиве администрации Прикубанского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации Прикубанского муниципального района (далее - администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в архивном отделе, исполняющем функции муниципального архива, администрации Прикубанского муниципального района Карачаево-Черкесской Республики.

До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральной архивной службой Российской Федерации, хранятся в администрации района.

1.2. Администрация района обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Министерством культуры Российской Федерации, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет администрации района. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации района несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В администрации, для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение, создается архив.

Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив администрации является частью отдела документационного обеспечения.

1.5. В своей работе архив администрации района руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, Главы администрации района, правилами и другими нормативно-методическими документами Министерства культуры Российской Федерации и Управления Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве администрации района разрабатывается на основании примерного положения и утверждается Главой администрации района по согласованию с экспертно-проверочной комиссией при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов.

1.7. Архив администрации района работает по планам, утвержденным Главой администрации района, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.8. Контроль деятельности архива администрации района осуществляет Глава администрации района.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива, администрации района осуществляет архивный отдел администрации Прикубанского муниципального района.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

- законченные делопроизводством администрации района документы постоянного хранения, образовавшиеся в его деятельности, документы временного /свыше 10 лет/ срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

- документы постоянного хранения и по личному составу администрации района

- личные фонды ведущих работников администрации района, поступившие в архив;

- служебные и ведомственные издания;

- научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

- комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

- учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.31 подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством Российской Федерации;

- осуществление контроля формирования и оформления дел в делопроизводстве администрации;

<*> документы по личному составу могут поступать в соответствующий архив документов по личному составу.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

- принимает не позднее, чем через 3 года после завершения: делопроизводством, учитывает и хранит документы администрации района, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Российской Федерации;

- разрабатывает и согласовывает с архивным отделом администрации Прикубанского муниципального района графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение;

- составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей для постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии администрации района и экспертно-проверочной комиссии при Управлении Карачаево-Черкесской Республики по делам архивов;

- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

- создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом архивного отдела администрации Прикубанского муниципального района;

- организует использование документов:

- информирует руководство и работников администрации о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы и копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации;

- оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства администрации;

- ежегодно представляет в архивный отдел администрации сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива администрации);

- подготавливает и в установленном порядке, передает на хранение в архивный отдел администрации Прикубанского муниципального района документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами администрации;

4.2. Запрашивать от работников администрации района сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность лица, ответственного за архив

5.1. Ответственное лицо за архив несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.