Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление копий документов архивного фонда муниципального образования"

Приложение

к постановлению

администрации

Адыге-Хабльского муниципального района

Карачаево-Черкесской Республики

от 28 октября 2013 г. N 321

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление копий документов архивного фонда муниципального образования"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент (далее - административный регламент) предоставления муниципальной услуги "Предоставление копий документов архивного фонда муниципального образования" (далее - Услуга) разработан в целях повышения качества информационных услуг и доступности архивов, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при организации предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий специалистов архивного отдела администрации Адыге-Хабльского муниципального района (далее - архив).

1.2. Получателями муниципальной услуги являются физические и (или) юридические лица:

Российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

Организации и общественные объединения;

Органы государственной власти, местного самоуправления.

1.3. Порядок информирования о муниципальной услуге.

1.3.1. Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела администрации Адыге-Хабльского муниципального района:

З69330 а. Адыге-Хабль, ул. Советская, 16, 1 этаж

телефон: 8(87870) 5-25-89

электронная почта: ah.arhiv@mail.ru

- понедельник, вторник, среда, с 9-00 до 17-00;

- перерыв на обед: с 13-00 до 14-00;

- выходные дни: суббота, воскресенье.

Должностное лицо, ответственное за предоставление Услуги - Кубанова З.Х., начальник архивного отдела администрации Адыге-Хабльского муниципального района.

1.3.2. Информацию о ходе предоставления муниципальной услуги можно получить в архивном отделе при личном обращении, с использованием почты, телефонной связи, электронной почты.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги:

"Предоставление копий документов архивного фонда муниципального образования"

2.2. Наименование муниципального учреждения, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу:

Архивный отдел администрации Адыге-Хабльского муниципального района

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги:

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача Заявителю:

- архивной копии;

- уведомления о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса;

- отказа в рассмотрении запроса.

Процедура рассмотрения запроса завершается путем направления гражданину, организации результата рассмотрения запроса в письменной форме.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги:

2.4.1. При обращениях Заявителей посредством почтовой связи или электронной почты муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения.

2.4.2. При личном обращении либо обращении Заявителей по телефону муниципальная услуга предоставляется архивным отделом в течение срока, не превышающего 30 дней.

2.4.3. При получении муниципальной услуги в электронном виде посредством Интернет - немедленно (при условии создания и функционирования многофункционального центра, в том числе электронного взаимодействия).

2.4.4. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в архивный отдел.

Запросы заявителей, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях главный специалист архивного отдела и специалист отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

При поступлении в архивный отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 7 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

- Конституция Российской Федерации от 12.12.93;

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства РФ), 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (часть1), ст. 3451)

- Федеральный закон от 06 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства РФ", 10.01.1994, N 2 ст. 74);

- Постановление Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 "Об утверждении положения о Федеральном архивном агентстве", (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 25, ст. 2572);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством РФ 06.03.2007 N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007);

- Приказ Федерального архивного агентства от 20.07.2010 года N 54 "Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства;

- Устав Адыге-Хабльского муниципального района, утвержденным Решением Совета депутатов Адыге-Хабльского муниципального района;

- Должностные инструкции работников архивного отдела администрации Адыге-Хабльского муниципального района.

2.6. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте.

В запросе указываются Заявителем сведения, необходимые для его исполнения:

- сведения о заявителе, в том числе:

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса):

- в запросе о стаже работы, о зарплате дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, время работы, какую должность занимали;

- личная подпись и дата.

Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (номера и даты организационно - распорядительных документов, копии листов трудовой книжки).

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.

Интернет-обращения (запросы) граждан должны содержать следующие реквизиты:

- изложение существа запроса;

- фамилию, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица;

- почтовый адрес места жительства физического лица или адрес места нахождения юридического лица;

- дату отправления письма.

2.7. Основаниями для отказа в приеме документов являются:

- представления заявителем не в полном объеме документов, необходимых в соответствии с законодательством и настоящим административным регламентом для предоставления муниципальной услуги;

- при представлении заявителем заведомо недостоверных сведений и документов, по форме или содержанию не соответствующих требованиям действующего законодательства.

2.8. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

- непредставление заявителем документов, необходимых в соответствии с законодательством и настоящим административным регламентом для предоставления муниципальной услуги.

2.9. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги:

Максимальный время ожидания в очереди при личной подаче заявления не должно превышать 15 минут.

Время ожидания в очереди для получения результата предоставления муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.

Предварительная запись на прием при предоставлении муниципальной услуги не предусмотрена.

Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги составляет 15 минут.

Срок исполнения муниципальной услуги не должен превышать 30 дней, для инвалидов I группы не более 5 дней.

В электронном виде услуга оказывается всем получателям муниципальной услуги немедленно (при условии создания и функционирования многофункционального центра, в том числе электронного взаимодействия). Процесс оказания услуги начинается при обращении пользователя на сайт.

Максимальный срок формирования ответа на электронный запрос пользователя составляет 3 минуты.

Максимальный срок ожидания при полной загрузке сервера (более 500 запросов одновременно), составляет 30 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги:

Регистрация запроса производится в день поступления запроса.

2.12. Требования к удобству и комфорту мест для предоставления муниципальной услуги:

2.12.1. Места предоставления муниципальной услуги должны соответствовать установленным действующим законодательством санитарно-гигиеническим правилам и нормативам. Данные помещения оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения в соответствии с требованиями пожарной безопасности.

2.12.2. Места ожидания должны быть оборудованы мебелью: письменным столом для написания текста письменного заявления и стульями или секционными креслами.

2.12.3. Для получения услуги в электронном виде рабочие места получателей муниципальной услуги должны быть оборудованы компьютерами, средствами связи, включая Интернет, оргтехникой (при условии создания и функционирования многофункционального центра, в том числе электронного взаимодействия).

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

2.13.1. Показатели доступности муниципальной услуги в помещении архивного отдела:

- муниципальная услуга предоставляется бесплатно;

- режим работы архивного отдела, оказывающий муниципальную услугу, установлен с учетом потребностей населения;

- специалисты архивного отдела оказывают квалифицированную справочную и консультационную помощь в получении муниципальной услуги;

- материально-техническая база архивного отдела позволяет получателям муниципальной услуги комфортно и своевременно её получать;

- услуга доступна всем лицам, обратившимся за получением муниципальной услуги.

2.13.2. Показатели качества муниципальной услуги в помещении архивного отдела:

- услуга оказывается получателю в срок, установленный регламентом;

- отсутствие претензий со стороны пользователей.

2.13.3. Показатели доступности муниципальной услуги через Интернет:

Через сеть Интернет услуга доступна любому гражданину РФ или иностранному гражданину, без предоставления каких-либо документов, без ограничений по возрасту, вне зависимости от географического расположения, времени суток и типа транспортного канала, при скорости доступа в сеть Интернет не менее 128 кбит\с и знании русского языка (при условии создания и функционирования многофункционального центра, в том числе электронного взаимодействия) .

2.13.4. Показатели качества муниципальной услуги через Интернет:

- информация соответствуют фактическому предоставлению услуги;

- информация об изменении предоставления услуги размещается не менее чем в течение 24 часов;

- информация обновляются не реже 1 раза в месяц;

Интерфейс программного обеспечения удобен и интуитивно понятен для получателей муниципальной услуги.

Высокая пропускная способность каналов связи и производительность сервера обработки данных позволяют обрабатывать большое количество запросов одновременно, обеспечивая при этом высокую скорость обмена данными между получателем услуги и сервером.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме.

Для получения услуги в электронном виде рабочие места получателей муниципальной услуги должны быть оборудованы компьютерами, средствами связи, включая Интернет.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Состав, последовательность выполнения административных процедур.

3.1.1. Последовательность действий специалистов архивного отдела администрации Адыге-Хабльского муниципального района при предоставлении услуги:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление архивных копий;

- отправка архивных копий, ответов на запрос.

Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении 1 к настоящему административному регламенту.

3.1.1.1. Регистрация запросов

3.1.1.1.1. Поступившие в архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.1.1.1.2. При поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.

Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.1.1.1.3. Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

3.1.1.2. Анализ тематики поступивших запросов

3.1.1.2.1. Работники архивного отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд".

3.1.1.2.2. Результатом административного действия является определение:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- направление запроса в другой Архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в архивный отдел дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации;

- отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

3.1.1.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов

3.1.1.3.1. Работники архивного отдела при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов.

3.1.1.3.2. Результатом административного действия является нахождение необходимых документов в архивохранилищах.

3.1.1.4. Оформление архивных копий

3.1.1.4.1. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью главного специалиста архивного отдела (Положение об архивном отделе администрации Адыге-Хабльского муниципального района, п. 1.3).

3.1.1.4.2. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

3.1.1.4.3. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.1.1.4.4. Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная копия. Срок оформления архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

3.1.1.5. Отправка архивных копий, ответов на запрос

3.1.1.5.1. Архивная копия, предназначенная для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

3.1.1.5.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, по электронной почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.1.1.5.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.1.1.5.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.1.1.5.5 Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной копии с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

Результатом предоставления муниципальной услуги является получение Заявителями оформленных надлежащим образом справок отдела архива администрации Адыге-Хабльского муниципального района.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в следующих формах:

- предоставление Информации по запросам Заявителей, поступившим при личном обращении либо по телефону;

- предоставление Информации по запросам Заявителей, поступившим почтовой связью или по электронной почте;

- предоставление муниципальной услуги с использованием универсальной электронной карты.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты архивного отдела в вежливой (корректной) форме информируют Заявителей по интересующим их вопросам.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании архивного отдела, фамилии, имени и отчестве должностного лица, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 10 минут.

При личном устном обращении специалисты архивного отдела обязаны относиться к обратившимся гражданам вежливо, корректно и внимательно. Информация предоставляется в устной форме. Время при индивидуальном устном информировании не может превышать 30 минут.

3.2. Сроки предоставления муниципальной услуги.

3.2.1. При обращениях Заявителей посредством почтовой связи или электронной почты услуга предоставляется архивным отделом в течение 20-ти рабочих дней с момента регистрации обращения.

3.2.2. При личном обращении, либо обращении Заявителей по телефону муниципальная услуга предоставляется в течение срока, не превышающего 20-ти рабочих дней.

3.2.3. В предоставлении услуги может быть отказано в случае чрезвычайных и непредотвратимых обстоятельств (непреодолимая сила).

4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы (претензии)

Заявители имеют право обратиться с жалобой (претензией) лично и направить по почте, с использованием сети Интернет, официального сайта Министерства, Единого портала муниципальных услуг.

4.1. В случае, если Заявитель не получил Информацию в установленном настоящим Регламентом порядке, он обращается с жалобой (претензией) к руководителю архивного отдела, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, или Главе администрации Адыге-Хабльского муниципального района по адресам и контактным телефонам, указанным в пункте 1.3.1. настоящего Регламента.

4.2. Жалоба (претензия) может быть направлена письменно, по электронной почте или высказана устно на личном приеме у руководителя архивного отдела, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, или у Главы администрации Адыге-Хабльского муниципального района.

4.3. В случае подачи жалобы специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, при получении жалобы (претензии) делает отметку входящего номера на втором экземпляре документа, сообщает координаты должностного лица (фамилия, имя, отчество, номер служебного телефона), который сообщит заявителю дату принятия решения о рассмотрении жалобы (претензии).

4.4. Руководитель архивного отдела, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, или Глава администрации Адыге-Хабльского муниципального района, после рассмотрения жалобы (претензии) проводит проверку и принимает одно из следующих решений:

- признать действия (бездействие) специалистов архивного отдела, осуществляющего предоставление муниципальной услуги, необоснованными;

- отказать в удовлетворении жалобы с уведомлением Заявителя о причинах отказа при личном обращении или по почте. Отказ должен быть полным, мотивированным, со ссылками на нормы действующего законодательства.

4.5. Жалоба рассматривается руководителем архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу или Главой администрации Адыге-Хабльского муниципального района в течение 30 дней со дня её регистрации.

4.6. Заявитель может обратиться с жалобой (претензией) в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации заявления заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, для предоставления муниципальной услуги;

4) отказ о приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае установления по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

ГАРАНТ:

Приложение к настоящему регламенту приводится в соответствии с источником