Приложение. Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации города Сочи, архивным отделом администрации Адлерского района города Сочи, архивным отделом администрации Лазаревского района города Сочи муниципальном услуги "Оказание методической и консультативной помощи юридическим и физическим лицам"

Приложение
к постановлению администрации города Сочи
от 04.06.2010 N 658

Административный регламент
по предоставлению архивным отделом администрации города Сочи, архивным
отделом администрации Адлерского района города Сочи, архивным отделом
администрации Лазаревского района города Сочи муниципальном услуги
"Оказание методической и консультативной помощи
юридическим и физическим лицам"

I. Общие положения

1. Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению архивным отделом администрации города Сочи, архивным отделом администрации Адлерского района города Сочи, архивным отделом администрации Лазаревского района города Сочи (далее - архив) муниципальной услуги по оказанию методической помощи юридическим и физическим лицам определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

2. Предоставление муниципальной услуги по оказанию методической и консультативной помощи юридическим и физическим лицам осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ст. 23, 24, 25, 26);

- Приказом министра культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук" (п. 4.8, 4.9, 5.1, 5.12, 5.13);

- Приказом Росархива от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации" (раздел 1-5);

- Постановлением Главы города Сочи от 13.10.2004 N 33-ок "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города Сочи";

- Распоряжением Главы администрации Адлерского района города Сочи от 12.04.2005 N 54-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Адлерского района города Сочи и должностных инструкций специалистов отдела;

- Распоряжением Главы администрации Лазаревского района города Сочи от 12.08.2009 N 80 р-ок "Об отделах администрации Лазаревского района города Сочи".

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге.

2.1.1. Муниципальная услуга по оказанию методической помощи юридическим и физическим лицам предоставляется в виде:

- предоставления научно-справочного аппарата архива (каталоги, описи дел, обзоры) пользователям читального зала архива для научной или исследовательской работы;

- устных и письменных консультаций по вопросам экспертизы ценности, описания, архивно-технической обработки документов;

- консультаций о местонахождении документов по личному составу предприятий и организаций, не передавших документы на муниципальное хранение в архив;

- подготовки памяток, методических писем, рекомендаций по отбору документов к передаче их на муниципальное хранение;

- оказания помощи в составлении исторических справок, предисловий, описей;

- разработки проектов договоров с юридическими лицами по передаче документов по личному составу на муниципальное хранение, актов приема-передачи документов.

2.2. Почтовый адрес и местонахождение архива:

2.2.1. Архивный отдел администрации города Сочи: 354000, Краснодарский край, город Сочи, улица Юных Ленинцев, 4. Телефон: +7 (8622) 64-66-71.

- режим работы архивного отдела ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней: с понедельника по четверг с 9 до 18 часов; в пятницу с 9 до 17 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут;

- прием граждан по оказанию муниципальной услуги: с понедельника по среду с 10 до 13 часов; четверг с 15 до 17 часов.

2.2.2. Архивохранилище документов по личному составу архивного отдела: 354065, Краснодарский край, город Сочи, улица Красноармейская, 19. Телефон: +7 (8622) 54-50-23;

- режим работы архивохранилища документов по личному составу архива: ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней: с понедельника по четверг с 9 до 18 часов; в пятницу с 9 до 17 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут;

- прием граждан по оказанию муниципальной услуги ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней с 10 до 17 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут.

2.2.3. Архивный отдел администрации Адлерского района города Сочи: 354340, Краснодарский край, город Сочи, улица Кирова. 41А. Телефон: +7(8622) 40-47-86, 40-01-75;

- режим работы архивного отдела ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней: с понедельника по четверг с 9 до 18 часов; в пятницу с 9 до 17 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут;

- прием граждан по оказанию муниципальной услуги: вторник, четверг с 9 до 12 часов.

2.2.4. Архивный отдел администрации Лазаревского района города Сочи: 354217, Краснодарский край, город Сочи, Л-200, улица Павлова, 101 А. Телефон: +7(8622) 70-80-55;

- режим работы архивного отдела ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней: с понедельника по четверг с 9 до 18 часов; в пятницу с 9 до 17 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут;

- прием граждан по оказанию муниципальной услуги ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней с 10 до 17 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут.

2.3. Информация по процедуре оказания услуги может предоставляться:

- по письменным обращениям;

- по устным обращениям;

- по телефону.

2.4. Основанием для предоставления услуги является устное или письменное обращение юридического или физического лица.

Также услуга может предоставляться на постоянной основе в рамках установленных с источниками комплектования договорных отношений о сотрудничестве и передаче документов на муниципальное хранение. В договоре указываются виды и сроки оказания методической помощи. В обращении формулируется суть просьбы, а конкретные условия и сроки устанавливаются дополнительно по согласованию сторон. При работе с возможными источниками комплектования, услуга может предоставляться по инициативе архива, исполненной в виде устного обращения или информационного письма с предложениями к фондообразователю.

2.5. Услуга, предоставляемая по договору с источником комплектования, оказывается в течение всего срока действия договора. Должностные лица архива осуществляют методическую и консультативную помощь юридическим и физическим лицам в плановом и внеплановом порядке, в рамках отведенного на этот вид деятельности бюджета рабочего времени.

2.5.1. Письменные обращения юридических и физических лиц рассматриваются в течение 30 дней.

2.5.2. Устные обращения, консультации юридических и физических лиц рассматриваются в день обращения. Устные обращения рассматриваются 15 минут, консультации юридических и физических лиц - 30 минут.

2.5.3. Подготовка памяток, методических писем, рекомендаций по отбору документов к передаче их на муниципальное хранение, оказание помощи в составлении исторических справок, предисловий описей осуществляется в течение 10 дней со дня обращения.

2.5.4. Разработка проектов договоров с юридическими лицами по передаче документов по личному составу на муниципальное хранение, актов приема-передачи документов осуществляется в течение 7 дней в порядке установленном действующим законодательством Российской Федерации.

2.6. Порядок допуска пользователей в читальный зал архива.

2.6.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.6.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание (если есть), тема и хронологические рамки исследования.

2.6.3. Разрешение на работу в читальный зал дается руководителем архива на необходимый пользователям срок, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководителем архива.

2.6.4. Все пользователи заполняют анкету установленного образца.

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Услуга не предоставляется в случаях, если:

- юридическое или физическое лицо, запрашивающее услугу, включено в список источников комплектования другого архивного учреждения Краснодарского края;

- заявленные требования выходят за рамки предмета методической и консультативной помощи и (или) требуют больших материальных затрат (поездки в другую местность и т.д.);

- при несоблюдении "Основных правил работы пользователей в читальных залах архивов в РФ", утвержденных Приказом Росархива от 06.07.1998 N 51 или при отсутствии документов для научной (исследовательской) работы.

2.8. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению услуги.

Услуга по оказанию методической помощи юридическим и физическим лицам предоставляется архивом бесплатно.

III. Административные процедуры.

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении услуги.

3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и рассмотрение письменного или устного обращения юридического или физического лица с просьбой об оказании методической или консультативной помощи;

- согласование формы и сроков оказания помощи (устно или письменно в виде письма архиву или заключения договора о сотрудничестве).

3.1.2. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги, считается устный или письменный ответ должностного лица архива на обращение юридического или физического лица. В случае договорных отношений, юридическим фактом считается заключение договора о сотрудничестве и (или) передаче документов на муниципальное хранение.

Если архив предоставляет услугу в инициативном порядке, юридическим фактом - основанием для начала действий считается информационное письмо архива в адрес юридического лица, подписанное руководством архива.

Архив ведет изучение обеспечения сохранности и физического состояния архивных документов в организациях, предприятиях и учреждениях, анализирует необходимость методической помощи по тем или иным направлениям организации архивного дела. По вопросам повышения качества муниципальных услуг взаимодействует с другими архивными учреждениями края.

3.1.3. Срок исполнения услуги устанавливается по согласованию сторон и максимальным пределом не ограничен.

Должностное лицо, осуществляющее предоставление услуги, может принять решение о прекращении оказания методической и консультативной помощи юридическому или физическому лицу, если будет установлено, что неоднократно ранее данные рекомендации не исполняются без уважительных причин.

3.1.4. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений.

Контроль за совершением действий и принятием решений по предоставлению данной муниципальной услуги осуществляют:

- руководство архива в форме проверок, заслушивания вопросов на производственных совещаниях;

- Управление по делам архивов Краснодарского края в форме проверок, заслушивания вопросов на заседаниях коллегии и рассмотрения на заседаниях экспертно-проверочной комиссии.

3.1.5. Способ фиксации результата действия

Результаты предоставления услуги фиксируются в текущих и годовых отчетах архива.

3.1.6. Результат действия и порядок передачи результата определяются по соглашению сторон.

3.2. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента.

3.2.1. Пользователь может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива могут быть обжалованы:

- начальнику архива;

- Главе города Сочи;

- Главе администрации Адлерского района города Сочи;

- Главе администрации Лазаревского района города Сочи;

- в судебном порядке.

При обращении пользователя в письменной форме срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации.

Заявитель в своем письменном обращении указывает наименование органа или Ф.И.О. должностного лица, которому адресовано обращение, а также свою фамилию, имя, отчество, паспортные данные, почтовый адрес (для юридического лица - соответствующие реквизиты), суть жалобы и (или) предложений, ставит личную подпись и дату.

Если в письменном обращении не указаны фамилия, имя, отчество и адрес заявителя - для физических лиц и юридический адрес, название предприятия, учреждения или организации, фамилии, имени и отчества руководители, ответ на обращение не дается.

Обращение не рассматривается и ответ на него не дается, если текст обращения не поддается прочтению; если обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения и угрозы.

Если в письменном обращении содержится вопрос, по которому заявителю ранее многократно давались письменные ответы, и при этом в обращении не приводятся новые доводы, руководство архива вправе принять решение о прекращении переписки и уведомить об этом заявителя.

По результатам рассмотрения обращения руководством архива принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения, о чем заявитель информируется письменно.

Начальник архивного отдела администрации города Сочи

И.А. Тверитинов