Приложение. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение социально-правовых запросов граждан и юридических лиц" архивным отделом администрации города Сочи, архивным отделом администрации Адлерского района города Сочи, архивным отделом администрации Лазаревского района города Сочи

Приложение
к постановлению администрации города Сочи
от 04.06.2010 N 659

Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение социально-правовых
запросов граждан и юридических лиц" архивным отделом администрации
города Сочи, архивным отделом администрации Адлерского района
города Сочи, архивным отделом администрации
Лазаревского района города Сочи

I. Общие положения

1.1. Административный регламент (далее - Регламент) по предоставлению архивным отделом администрации города Сочи, архивным отделом администрации Адлерского района города Сочи, архивным отделом администрации Лазаревского района города Сочи (далее - архив) муниципальной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов граждан и юридических лиц, поступивших в архив, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок взаимодействия архивного отдела с органами государственной власти, государственными архивами, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (далее организации) при осуществлении предоставления муниципальных услуг.

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги по организации исполнения социально-правовых запросов граждан и юридических лиц, поступивших в архив осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Постановлением Главы города Сочи от 13.10.2004 N 33-ок "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации города Сочи";

- Распоряжением Главы администрации Адлерского района города Сочи от 12.04.2005 N 54-р "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Адлерского района города Сочи и должностных инструкций специалистов отдела;

- Распоряжением Главы администрации Лазаревского района города Сочи от 12.08.2009 N 80 р-ок "Об отделах администрации Лазаревского района города Сочи".

- Приказом министра культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук".

II. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

Информация о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется:

- непосредственно в архиве;

- с использованием средств телефонной, почтовой связи.

2.2. Муниципальная услуга по организации исполнения социально-правовых запросов граждан и юридических лиц, поступивших в архив, предоставляется в виде официального документа:

- архивной справки;

- архивной выписки;

- архивной копии.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку.

2.3. Почтовый адрес и местонахождение архива:

2.3.1. Архивный отдел администрации города Сочи: 354000, Краснодарский край, город Сочи, улица Юных Ленинцев, 4. Телефон: +7 (8622) 64-66-71;

- режим работы архивного отдела ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней: с понедельника по четверг с 9 до 18 часов; в пятницу с 9 до 17 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут.

- прием граждан по оказанию муниципальной услуги: с понедельника по четверг с 10 до 13 часов.

2.3.2. Архивохранилище документов по личному составу архивного отдела: 354065, Краснодарский край, город Сочи, улица Красноармейская, 19. Телефон: +7 (8622) 54-50-23;

- режим работы архивохранилища документов по личному составу архива: ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней: с понедельника по четверг с 9 до 18 часов; в пятницу с 9 до 17 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут.

- прием граждан по оказанию муниципальной услуги: понедельник, вторник с 10 до 18 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут.

2.3.3. Архивный отдел администрации Адлерского района города Сочи: 354340, Краснодарский край, город Сочи, улица Кирова, 41А. Телефон: +7 (8622) 40-47-86, 40-01-75;

- режим работы архивного отдела ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней: с понедельника по четверг с 9 до 18 часов; в пятницу с 9 до 17 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут;

- прием граждан по оказанию муниципальной услуги: вторник, четверг с 9 до 12 часов.

2.3.4. Архивный отдел администрации Лазаревского района города Сочи: 354217, Краснодарский край, город Сочи, Л-200, улица Павлова, 101 А. Телефон: +7 (8622) 70-80-55;

- режим работы архивного отдела ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней: с понедельника по четверг с 9 до 18 часов; в пятницу с 9 до 17 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут;

- прием граждан по оказанию муниципальной услуги: вторник, среда с 9 до 17 часов. Перерыв с 13 до 13 часов 50 минут.

Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес архива.

В запросе (заявлении) указываются: фамилия, имя, отчество заявителя, год его рождения, адрес, а также сведения, необходимые для исполнения запроса:

- о подтверждении стажа работы - название и адрес организации, время работы, в качестве кого работали, участок, цех;

- о восстановлении трудовой книжки - названия и адреса организаций, крайние даты работы, в качестве кого работали, участок, цех;

- о заработной плате - название и адрес организации, время работы, в качестве кого работали, участок, цех, за какой период времени необходимо дать сведения;

- о выделении земельных участков - название организации, выделившей земельный участок, название, дата, N документа, подтверждающей выделение земельного участка, Ф.И.О. гражданина, кому выделен земельный участок;

- об исполнении тематических запросов об установлении (подтверждении) отдельных фактов, событий, сведений с точным указанием даты;

- об исполнении биографических (генеалогических) запросов с 1870 по 1926 гг. с указанием места и даты события.

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя.

2.4. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

2.4.1. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя. В исключительных случаях руководитель архива вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

2.4.2. Время ожидания в очереди при подаче документов - 45 минут; время ожидания в очереди при получении документов - 30 минут; время продолжительности приема у специалиста - 15 минут.

2.4.3. По телефону должностные лица архива обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан и юридических лиц в течение 5 минут.

2.4.4. Прием и консультирование граждан по вопросам, связанным с предоставлением муниципальной услуги, осуществляется в соответствии со следующим графиком:

В архивном отделе администрации города Сочи:

по вопросам выдачи справок о трудовом стаже и заработной плате:

- по понедельникам и вторникам с 10 до 18 часов, перерыв с 13 до 13 часов 50 минут по адресу: 354065, город Сочи, улица Красноармейская, 19, 1 этаж. Архивохранилище документов по личному составу архива;

по вопросам выдачи копий постановлений органов местного самоуправления города Сочи о выделении земельных участков, о подтверждении отдельных фактов, событий, сведений, об исполнении биографических (генеалогических) запросов (с 1870 по 1926 гг.):

- ежедневно с 10 до 13 часов, кроме выходных и нерабочих праздничных дней, пятница - неприемный день по адресу: 354000, город Сочи, улица Юных Ленинцев, 4.

График утвержден приказом начальника архива от 30.04.2010 N 5.

В архивном отделе администрации Адлерского района города Сочи:

по вопросам выдачи справок о трудовом стаже, заработной плате, копий постановлений органов местного самоуправления города Сочи о выделении земельных участков, о подтверждении отдельных фактов, событий:

- по вторникам и четвергам с 9 до 12 часов по адресу: 354340, Краснодарский край, город Сочи, улица Кирова, 41 А;

В архивном отделе администрации Лазаревского района города Сочи:

По вопросам выдачи справок о трудовом стаже, заработной плате, копий постановлений органов местного самоуправления города Сочи о выделении земельных участков, о подтверждении отдельных фактов, событий:

- по вторникам и средам с 9 до 17 часов. Перерыве 13 до 13 часов 50 минут по адресу: 354217, Краснодарский край, город Сочи, Л-200, улица Павлова, 101 А.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в архиве документов (непрофильные запросы), при наличии сведений о местонахождении документов в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, с информированием заявителя о пересылке данного запроса.

2.5. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Запросы, поступившие в архив, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 дней с момента регистрации возвращаются адресатам с указанием предоставления дополнительных сведений.

Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя, название предприятий, организаций, крайних дат приема и увольнения. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.6. Иные положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги.

Услуга по исполнению социально-правовых запросов граждан и юридических лиц предоставляется архивом бесплатно.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием заявлений от граждан и юридических лиц на личном приеме и их рассмотрение;

- регистрация запросов от граждан и юридических лиц, запросов, поступивших по почте;

- исполнение запросов;

- выдача подготовленных архивных справок заявителям или отправление по почте.

Прием гражданина или представителя организации.

Прием граждан ведет специалист архива. Гражданин, пришедший на прием, предъявляет паспорт или другой документ, удостоверяющего его личность в приемной архива. На запрос по документам архива, гражданин заполняет специально разработанный бланк заявления по тематике запроса. Расписывается в заявлении, проставляет дату подачи заявления.

В случае отсутствия документов гражданин получает консультацию специалиста архива с указанием предполагаемого места нахождения документов или пишет заявление на получение подтверждения данного факта.

Регистрация запросов.

Регистрация запроса считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

После регистрации, запросы направляются для исполнения специалистам архива.

Анализ тематики поступивших запросов.

Специалист архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов, с учетом собственных профессиональных навыков и имеющегося в архиве научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;

- принадлежность запрашиваемых сведений к фондам архива (определение профильных и непрофильных запросов);

- при непрофильных запросах - адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.

Исполнение запросов.

Запрос, поступивший на исполнение, в порядке очередности исполняется специалистом архива.

Исполненный запрос подписывается начальником и заверяется круглой печатью архива. Дата исполнения запроса фиксируется в журнале.

Ответы на запросы оформляются только на основании архивных документов, находящихся на хранении в фондах архива.

В компетенцию архива не входит оценка свидетельских показаний, а также выдача каких-либо справок со слов заявителей или на основании имеющихся в личном распоряжении заявителей документов.

Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации.

При отсутствии в архиве запрашиваемых документов или сведений на бланке архива составляется письмо, которое подписывается начальником архива. При необходимости оно может быть заверено печатью. Подлинники приложенных к запросу документов (фотографии, справки, свидетельства и т.п.) при ответе на запрос возвращаются заявителю, с указанием об этом в письме. При пересылке запроса на исполнение в другую организацию в адрес заявителя направляется копия сопроводительного письма или отдельный ответ с обоснованием пересылки и указанием всех прилагаемых к запросу документов.

Направление ответов гражданам (организациям).

Об исполнении запроса заявителю сообщается по телефону, если ранее не была назначена дата выдачи. Архивная справка, архивная выписка или архивная копия выдается при предъявлении паспорта или документа его заменяющего; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Заявитель расписывается в своем заявлении о получении документа, указывая дату получения. По желанию заявителя исполненный запрос отсылается по почте простым письмом по указанному в заявлении адресу.

При получении непрофильного запроса, в течение семи дней со дня регистрации, архив направляет его со своим официальным письмом по принадлежности в место предполагаемого нахождения документов, с уведомлением заявителя о пересылке запроса.

В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, архив направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

Порядок и формы контроля за совершением действий
и принятием решений.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется начальником архива, ответственного за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего Регламента.

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) специалистов архива.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.2. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента

3.2.1. Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента устно или письменно.

Действия (бездействие) и решения должностных лиц архива могут быть обжалованы:

- начальнику архива;

- Главе города Сочи;

- Главе администрации Адлерского района города Сочи;

- Главе администрации Лазаревского района города Сочи;

- в судебном порядке.

3.2.2. Заявитель в своем письменном обращении указывает наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

- наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;

- суть обжалуемого действия (бездействия);

- обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

- иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

3.2.3. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Архив при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, а также сообщается по телефону или факсимильной связи. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель архива, иное уполномоченное на то должностное лицо, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в архив. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

3.2.4. По результатам рассмотрения обращения должностным лицом архива принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения. Обращения заинтересованных лиц считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

Начальник архивного отдела администрации города Сочи

И.А. Тверитинов