Постановление Администрации муниципального образования "Холмский городской округ" от 27 марта 2012 г. N 273 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов" (документ утратил силу)

Постановление Администрации муниципального
образования "Холмский городской округ"
от 27 марта 2012 г. N 273
"Об утверждении Административного регламента предоставления
муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных
выписок и архивных копий документов"

В соответствии со ст. 15 федерального Закона от 08.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", федеральным Законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 N 1993-р "Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде", постановлением Администрации муниципального образования "Холмский городской округ" от 18.04.2011 г. N 421 "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов муниципальных услуг (функций), предоставляемых органами местного самоуправления и подведомственными им учреждениями муниципального образования "Холмский городской округ", руководствуясь ст. 58 Устава муниципального образования "Холмский городской округ", Администрация муниципального образования "Холмский городской округ" постановляет:

1. Утвердить Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов".

2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Холмская панорама" и разместить на официальном сайте Администрации муниципального образования "Холмский городской округ".

3. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата Администрации муниципального образования "Холмский городской округ" (М.А. Петренко).

Глава Администрации муниципального образования "Холмский городской округ"

О.П. Назаренко

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных
справок, архивных выписок и архивных копий документов"
(утв. постановлением Администрации муниципального
образования "Холмский городской округ"
от 27 марта 2012 г. N 273)

ГАРАНТ:

См. Справку об административных регламентах по предоставлению муниципальных услуг и о стандартах качества муниципальных услуг

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальным архивом Администрации муниципального образования "Холмский городской округ" муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов" (далее - административный регламент) - это нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления муниципальной услуги и стандарт предоставления муниципальной услуги.

Разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги по предоставлению информации по документам архивных фондов муниципального архива на запросы граждан и юридических лиц, оформлению и предоставлению в установленном порядке архивных справок, архивных выписок и архивных копий, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством и тематических запросов, направленных на подтверждение прав на недвижимость, землю, наследство и других прав, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Основные принципы предоставления муниципальной услуги

Основными принципами предоставления муниципальной услуги являются:

- правомерность предоставления услуги;

- заявительный порядок обращения за предоставлением услуги;

- правомерность платы за муниципальную услугу;

- открытость деятельности органа, предоставляющего услугу;

- доступность обращения за предоставлением муниципальной услуги;

- возможность получения муниципальной услуги в электронной форме, а также в иных формах по выбору заявителя.

1.3. Права заявителей при получении муниципальной услуги

Заявители имеют право на:

- получение муниципальной услуги в соответствии со стандартом предоставлении муниципальной услуги;

- получение полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

- получение муниципальной услуги в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;

- досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб (претензий) в процессе получения муниципальной услуги.

1.4. Обязанности органа, предоставляющего муниципальную услугу

Муниципальный архив Администрации муниципального образования "Холмский городской округ", предоставляющий муниципальную услугу обязан:

- предоставлять муниципальную услугу в соответствии с административным регламентом;

- обеспечивать возможность получения заявителем муниципальной услуги в электронной форме, если это не запрещено законом, а также в иных формах, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по выбору заявителя;

- предоставлять в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации документы и информацию, необходимую для предоставления государственных и муниципальных услуг, а также получать от иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций такие документы и информацию;

- исполнять иные обязанности в соответствии с требованиями действующего законодательства, административных регламентов и иных нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг.

1.5. Категории заявителей, которым предоставляется муниципальная услуга.

Муниципальная услуга предоставляется:

- уполномоченным должностным лицам федеральных, государственных учреждений и организаций и органов местного самоуправления, государственным и муниципальным архивам, учреждениям, предприятиям, организациям по запросам и при личном обращении;

- гражданам при личном и письменном обращениях.

В случае невозможности личной явки для подачи заявления либо получения документов, интересы гражданина, который нуждается в муниципальной услуге, может представлять иное лицо при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность гражданина, согласно полномочиям нотариально заверенной доверенности.

Интересы недееспособных граждан могут представлять законные представители - опекуны (на основании постановления о назначении опеки), интересы несовершеннолетних - законные представители (родители, усыновители, опекуны, представители уполномоченных органов).

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

"Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов".

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу - Администрация муниципального образования "Холмский городской округ" (далее - Администрация). Полномочия по предоставлению муниципальной услуги осуществляет муниципальный архив Администрации муниципального образования "Холмский городской округ".

Сведения о месте нахождения, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах, графике работы Архива указаны в приложении N 7 к настоящему Регламенту.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Конечным результатом оказания муниципальной услуги являются архивные выписки из документов, архивные копии документов, архивные справки по документам, находящимся на хранении в муниципальном архиве, уведомление о переадресации непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов и отрицательный ответ, информационные письма.

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача Заявителю архивной копии (архивной выписки, архивной справки, отрицательного ответа) либо отказ в предоставлении муниципальной услуги.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

Запросы, касающиеся реализации прав граждан, связанных с социальной защитой, предусматривающих пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций, являются социально-правовыми запросами.

Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событии, факту являются тематическими запросами.

Социально-правовые и тематические запросы, поступившие в муниципальный архив, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок исполнения запроса может быть продлен на 30 дней. При этом заявителю направляется уведомление о продлении.

Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.

Социально-правовые и тематические запросы, поступившие от федеральных органов, органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления муниципального образования, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются муниципальным архивом в день поступления и исполняются в установленные действующим законодательством сроки.

При поступлении в архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, муниципальный архив в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, либо заявителю даются соответствующие рекомендации.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Исполнение муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов, осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации ("Собрание законодательства РФ", 26.01.2009, N 4, ст. 445);

- Федеральным Законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Собрание законодательства РФ", 08.05.2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом от 27.07.2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" ("Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31(ч. 1), ст. 3448);

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Собрание законодательства РФ", 06.10.2003, N 40, ст. 3822, с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 01.01.2011);

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (ч. 1), ст. 3451);

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов власти и органов местного самоуправления" ("Собрание законодательства РФ", 16.02.2009, N 7, ст. 776);

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4176);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 г. N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 14.05.2007, N 20);

- Уставом муниципального образования "Холмский городской округ" ;

- Постановлением Администрации муниципального образования "Холмский городской округ" от 18.04.2011 N 421 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов муниципальных услуг (функций), предоставляемых органами местного самоуправления и подведомственными им учреждениями муниципального образования "Холмский городской округ";

- Положением о муниципальном архиве Администрации муниципального образования "Холмский городской округ".

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основанием для оказания муниципальной услуги является письменный запрос, представленный в адрес муниципального архива Администрации муниципального образования "Холмский городской округ", в адрес общественной приемной Администрации муниципального образования "Холмский городской округ", или запрос заявителя по электронной почте, направленный по электронной почте на официальный сайт Администрации муниципального образования "Холмский городской округ".

При личном обращении заявителя в муниципальный архив оформляется "Анкета-заявление" (Приложения N 3, 4) в соответствии со следующими рекомендациями.

2.6.1. Предоставляются документы и информация, которые заявитель должен предоставить самостоятельно:

- анкета-заявление оформляется на бланке, установленном административным регламентом;

- анкета-заявление заполняется четко, разборчиво, читаемо.

В анкете-заявлении, в запросе должны быть указаны сведения, необходимые для исполнения:

- изложение существа запроса, обращения;

- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

- дата рождения заявителя (для физических лиц);

- дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения (для юридических лиц);

- адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовый адрес, для физических лиц - адрес регистрации по месту жительства), контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя, руководителя (для юридических лиц);

- дата отправления запроса, подпись заявителя;

- цель запрашиваемой информации;

- в зависимости от содержания запроса предоставляются сведения, необходимые для его исполнения:

- о стаже работы (службы) и заработной плате - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, в качестве кого работали;

Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации (свидетельство о рождении, браке для подтверждения родства; нотариальная доверенность и др.).

2.6.2. Предоставляются документы и информация, которые заявитель вправе предоставить по собственной инициативе:

- копии документа - название документа, его номер и дата, название органа или организации создавшей документ;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (в случае, если необходимость указания таких данных предусматривает существо запроса).

К запросу могут быть приложены ксерокопии либо электронные образцы документов, связанных с темой запроса.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.7. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является отсутствие у Заявителей или их уполномоченных представителей необходимых документов.

2.8. Основаниями для приостановления либо отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

- недостаточная информация от Заявителя; недостающие документы. В этом случае сотрудник, ответственный за исполнение запроса, направляет за подписью руководителя архива просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается руководителем архива в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса;

- отсутствие права у Заявителя на запрашиваемый документ;

- отсутствие в заявлении информации, указанной в пункте 2.6. настоящего Регламента, в т.ч. необходимых сведений для проведения поисковой работы по документам архива;

- запрос содержит ненормативную лексику и оскорбительные выражения;

- текст письменного запроса не поддается прочтению;

- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель архива вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с Заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется Заявитель, направивший запрос;

- от Заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих конфиденциальную информацию, Заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения. Письменное обращение, обращение гражданина при личном приеме (при предоставлении им документа, удостоверяющего личность) подлежит обязательному рассмотрению.

Оснований для отказа в приеме документов нет. Существуют основания для приостановления рассмотрения запроса.

Перечень оснований для приостановления рассмотрения запроса:

- недостаточная информация от заявителя;

- недостающие документы.

В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет заявителю за подписью заведующей муниципальным архивом письмо о необходимости предоставления недостающей или уточняющей информации.

Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается заведующей муниципальным архивом в течение 1 рабочего дня с момента его регистрации.

Возобновление предоставления муниципальной услуги осуществляется при поступлении недостающей информации, недостающих документов от заявителя.

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий по социально-правовым и тематическим запросам в соответствии со ст. 15 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" осуществляется муниципальным архивом Администрации муниципального образования "Холмский городской округ" бесплатно.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет 40 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Поступившие в муниципальный архив письменные запросы заявителей регистрируются в журналах регистрации в день поступления в установленном порядке.

Запросы, поступившие на официальный сайт Администрации муниципального образования "Холмский городской округ", в общественную приемную Администрации муниципального образования "Холмский городской округ", регистрируются в день поступления в муниципальный архив.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

Помещение должно обеспечивать:

- комфортное расположение гражданина и должностного лица;

- возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения;

- возможность копирования документов;

- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение муниципальной услуги;

- наличие канцелярских принадлежностей и бумаги.

Помещения снабжаются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием подразделения, фамилий, имен, отчеств, работников архива, ответственных за предоставление муниципальной услуги. Помещения для предоставления муниципальной услуги, должны быть оснащены необходимым оборудованием, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

Место ожидания граждан должно быть оборудовано стульями. Количество мест определяется исходя из фактической нагрузки, но должно составлять не менее 3 мест.

В помещении должны находиться информационные стенды, содержащие сведения о муниципальном архиве, часах приема граждан, о хранящихся в муниципальном архиве документах, о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, образцы "Анкет-заявлений".

Прием граждан и представителей организаций для оказания им муниципальной услуги, осуществляется согласно графику работы муниципального архива Администрации в порядке живой очереди в специально отведенном для этого кабинете.

Место для приема граждан и предоставления им консультаций оборудуются стульями, столами, шкафами, обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками документов, справочной информацией.

Каждое рабочее место специалистов, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуется персональным компьютером и оргтехникой, средствами связи, включая Интернет, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

Ответственным за предоставление муниципальной услуги, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

2.13. Основными показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

- своевременность предоставления муниципальной услуги;

- достоверность предоставляемой информации;

- надлежащее оформление копий запрашиваемых документов;

- оперативность предоставления муниципальной услуги

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме:

предоставление муниципальной услуги в электронной форме будет осуществляться в соответствии с этапами перехода на предоставление услуг в электронном виде, утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 N 1993-р.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги

Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется муниципальным архивом.

Местонахождение муниципального архива: 694620, г. Холмск, ул. Советская, 82;

Почтовый адрес муниципального архива: 694620, г. Холмск, пл. Ленина, 4.

Режим работы муниципального архива Администрации муниципального образования "Холмский городской округ":

Понедельник - пятница 9.00 - 17.15

Суббота - воскресенье - выходные дни,

Обед - 13.00 - 14.00

Телефон: 8-424-33-2-03-66

Информирование граждан и юридических лиц о порядке исполнения муниципальной услуги и о ходе ее исполнения осуществляется в виде индивидуального или публичного информирования.

Основными требованиями к информированию об исполнении муниципальной услуги являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информации;

- наглядность форм представляемой информации;

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность предоставления информации.

Информирование заявителей производится в ходе письменного или устного информирования.

Публичное информирование заявителей о порядке исполнения муниципальной услуги осуществляется посредством размещения публикаций в общественно-политической газете "Холмская панорама", на официальном Интернет - сайте, на информационном стенде в фойе муниципального архива.

Заявители могут получить информацию:

а) по телефону;

При ответах на телефонные звонки сотрудники архива подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.

Время разговора не должно превышать 15 минут.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы муниципального архива).

б) при личном обращении в часы приема;

При информировании посредством личного обращения сотрудник архива обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы. Время информирования не должно превышать 20 минут.

в) по письменному обращению по почте

При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

г) на официальном Интернет - сайте Администрации муниципального образования "Холмский городской округ" khlomsk @dm.sakhalin.ru;

д) на информационном стенде в фойе муниципального архива Администрации муниципального образования "Холмский городской округ".

3.2. Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги

3.2.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичная обработка обращения (запроса);

- регистрация обращения (запроса);

- анализ тематики поступившего запроса, принятие решения о возможности исполнения запроса;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий;

- отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос;

- уведомление гражданина о принятом решении.

Блок-схема исполнения муниципальной услуги приводится в приложении N 1 к настоящему административному регламенту.

3.2.2. Последовательность выполнения административных процедур

Прием и первичная обработка запросов.

Доставка в муниципальный архив запросов осуществляется следующими способами:

- через отделения почтовой связи;

- через общественную приемную Администрации муниципального образования "Холмский городской округ";

- курьером или курьерской службой;

- лично гражданами, представителями организаций;

- с использованием факсимильной связи;

- электронной почтой.

Прием корреспонденции в муниципальном архиве проводится работником архива, в компетенцию которого входит данная функция.

При приеме запросов от курьеров на копии документа заявителя ставится дата и подпись сотрудника, принявшего документ.

При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся дата и подпись сотрудника архива, принявшего документ.

Регистрация запроса является основанием для предоставления муниципальной услуги. При поступлении Интернет-обращения (запроса) Заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения (запроса) к рассмотрению в день поступления запроса. Интернет-обращение (запрос) Заявителя распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Прием заявлений от граждан проводится заведующей муниципальным архивом либо лицом его замещающим, в порядке живой очереди в дни и часы приема граждан. Продолжительность приема не должна превышать 20 минут.

Регистрация запросов.

Поступившие в муниципальный архив письменные запросы заявителей регистрируются в журналах регистрации в день поступления в установленном порядке.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации.

Анализ тематики поступивших запросов.

Заведующая муниципальным архивом осуществляет анализ тематики поступивших запросов заявителей, принимает решение о возможности исполнения запроса работниками архива, согласно их должностным инструкциям, и имеющимся в муниципальном архиве документам и научно-справочному аппарату к ним.

В результате анализа определяется:

- правомерность получения заявителем запрашиваемой информации;

- возможность оформления архивных справок, выписок, копий и информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- необходимость направления запроса в другие организации, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации;

- необходимость приостановления исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в муниципальный архив дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации;

- необходимость отказа в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации.

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.

Работники архива при помощи имеющегося научно-справочного аппарата по фондам архивов определяют наличие документов, содержащих истребуемые сведения, необходимые для исполнения запросов.

Сотрудники архива осуществляют поиск конкретных сведений, указанных в запросе для подготовки архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, информационных писем.

Сотрудники архива проводят необходимые работы для подготовки архивной информации (архивных справок, архивных выписок, архивных копий, информационных писем).

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью муниципального архива.

Архивные справки должны оформляться на бланке муниципального архива и адресуется непосредственно заявителю.

Архивная справка подписывается заведующей муниципальным архивом и специалистом, ее составившим, заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.

Форма архивной справки указана в приложении N 2 к регламенту.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью заведующей муниципальным архивом, специалиста, подготовившего выписку, и печатью.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью заведующей муниципальным архивом.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке муниципального архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса, за исключением случаев, при которых необходимо проведение дополнительных розыскных работ, запроса дополнительной информации.

Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям при предъявлении документов, удостоверяющих личность.

В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

Уведомление заявителя о принятом решении.

Подготовку ответов заявителям осуществляют сотрудники муниципального архива.

Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления пользователя о необходимости уточнения и предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса

- письменного уведомления пользователя об отказе в получении информации ограниченного доступа при отсутствии у него на это права и разъяснение о дальнейших действиях

- письменного уведомления об отсутствии запрашиваемой информации и рекомендации по ее дальнейшему поиску, о переадресации запроса в другие организации.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента предоставления муниципальной услуги

Порядок осуществления текущего и планового контроля:

Текущий контроль за своевременным предоставлением услуги осуществляет заведующая муниципальным архивом.

Руководитель аппарата Администрации муниципального образования "Холмский городской округ" осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги муниципальным архивом.

Контроль исполнения муниципальной услуги включает в себя установленную Архивным агентством Сахалинской области ежеквартальную и сводную годовую отчетность о ходе исполнения социально-правовых и тематических запросов, выявление и нарушение прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) сотрудников муниципального архива.

Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц муниципального архива.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Сотрудники муниципального архива, предоставляющие муниципальную услугу, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:

- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;

- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;

- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения;

- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;

- предоставление недостоверной информации;

- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);

- ненадлежащую сохранность находящихся на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном и судебном порядке.

В досудебном порядке граждане могут обжаловать действия или бездействие сотрудников муниципального архива, ответственных за предоставление муниципальной услуги, посредством подачи жалобы на имя главы Администрации муниципального образования "Холмский городской округ", заместителя главы Администрации муниципального образования "Холмский городской округ", курирующего деятельность архива или лично, в ходе приема заведующей муниципальным архивом Администрации муниципального образования "Холмский городской округ".

В письменном обращении (жалобе) указываются (Приложение N 5):

- полное наименование органа или организации, в который направлена жалоба, фамилия, имя, отчество должностного лица, которому направлено обращение;

- почтовый адрес;

- предмет жалобы.

В письменном обращении заявитель также указывает свои данные: фамилию, имя, отчество, должность, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, подпись и дату.

В случае необходимости заявитель прилагает документы и материалы, либо их копии.

Письменная жалоба является основанием для начала процедуры досудебного обжалования, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации. В случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя.

Заявителю направляется сообщение о принятом решении (Приложение N 6) и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

Жалоба заявителя не рассматривается в случаях:

- отсутствия фамилии и почтового адреса заявителя;

- отсутствия подписи заявителя;

- содержания в тексте жалобы нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- неразборчивого текста письменной жалобы;

- многократных письменных ответов по существу на ранее направленные жалобы, при отсутствии в последнем сообщении новых доводов и обстоятельств.

Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 5 дней с момента ее регистрации.

В случае выявления нарушений прав граждан, виновные сотрудники муниципального архива несут ответственность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1

к Административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

"Выдача архивных справок, архивных выписок

и архивных копий документов"

Блок-схема
последовательности действий при предоставлении
муниципальной услуги "Выдача архивных справок,
архивных выписок и архивных копий документов"

                     /-----------------------------------\

                     |  обращение (запрос) пользователя  |

                     \-----------------------------------/

           /--------------------------------------------------\

           |   Регистрация обращения (запроса) пользователя   |

           \--------------------------------------------------/

      нет  /--------------------------------------------------\  да

  /--------|    Анализ тематики запроса. Принятие решения     |------\

  |        |       о возможности исполнения запроса           |      |

  |        \--------------------------------------------------/      |

  |                                                                  

  |     /-----------------------------\ /------------------------------\

  |     |  Уведомление пользователя   | |     Поиск документов для     |

  |----|  о необходимости уточнения  | |      исполнения запроса      |

  |     |      и предоставления       | \------------------------------/

  |     |   дополнительных сведений   |                

  |     |   для исполнения запроса    | /-------------------------------\

  |     \-----------------------------/ |  Оформление архивных справок, |

  |     /-----------------------------\ |       архивных выписок,       |

  |     |  Уведомление пользователя   | |        архивных копий         |

  |     |   об отказе в получении     | \-------------------------------/

  |----|  информации ограниченного   |                

  |     |  доступа при отсутствии у   | /-------------------------------\

  |     |    него на это права и      | |      Отправка архивных        |

  |     |  разъяснение о дальнейших   | |      справок, архивных        |

  |     |         действиях           | |      выписок, архивных        |

  |     \-----------------------------/ |            копий              |

  |     /-----------------------------\ \-------------------------------/

  |     |  Уведомление об отсутствии  |                |

  |     |  запрашиваемой информации   |                |

  |     |    и рекомендации по ее     |                |

  \----|    дальнейшему поиску, о    |                |

        |   переадресации запроса в   |                |

        |    другие организации.      |                |

        \-----------------------------/                |

                                                      |

        /-----------------------------\                |

        | Отправка ответов заявителям |                |

        \-----------------------------/                |

                     |                                 |

                 /---------------------------------------\

                 |    Предоставление услуги завершено    |

                 \---------------------------------------/

Приложение N 2

к Административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

"Выдача архивных справок, архивных выписок

и архивных копий документов"

________________________________________

           (название архива)

________________________________________

  (почтовый индекс, адрес,                                Адресат

________________________________________

            телефон, факс)

Архивная справка

                  _______________ N ______________

                      (дата)

                  На N __________ от _____________

Основание:

Руководитель организации       Подпись        Расшифровка подписи

Печать

Исполнитель

телефон

               Форма архивной справки       Формат А4 (210 - 297)

Приложение N 3

к Административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

"Выдача архивных справок, архивных выписок

и архивных копий документов"

Кому:     заведующей    муниципальным   архивом     Администрации

муниципального образования "Холмский городской округ"

Анкета-заявление
для исполнения тематического запроса

1. Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего сведения 2. Полная дата рождения
3. Адрес (индекс, город (область), улица, дом, квартира)
4. Название организации, в которую предоставляются сведения
Адрес организации (юридическое лицо)
Ф.И.О. должностного лица, запрашивающего сведения
Контактный телефон
5. Для какой цели запрашивается информация
6. Название организации, в которой работал заявитель (цех, участок, отдел)
7. Название организации, документ которой запрашивается
О чем запрашивается информация:	N приказа, дата постановления, распоряжения	Примечание: (ориентировочный срок предоставления)
- о выделении земли
- о выделении квартиры
- о предоставлении ордера
- о предоставления наследственного дела
- о приватизации жилья

Дата заполнения "____" _________ 20____г.    _____________ подпись

Приложение N 4

к Административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

"Выдача архивных справок, архивных выписок

и архивных копий документов"

Кому:    заведующей    муниципальным     архивом    Администрации

муниципального образования "Холмский городской округ"

Анкета-заявление
для исполнения запроса социально-правового характера

1. Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего справку 2. Полная дата рождения
3. Адрес (индекс, город (область), улица, дом, квартира)
4. Название организации, запрашивающей справку
5. Для какой цели запрашивается справка
6. Название организации, в которой работал заявитель (цех, участок, отдел)	1.
	2.
	3.
	4.
	5.
7. О чем запрашивается справка: о трудовом стаже, о характере работ, заработке, реорганизации, ликвидации предприятия (нужное подчеркнуть)	N ___, дата приказа, распоряжения о приеме	N ___, дата приказа, распоряжения об увольнении
1. Период: с по
2. Период: с по
3. Период: с по
4. Период: с по
5. Период: с по
8. Прохождение практики:	период	наименование судов
9. Нахождение на курсах повышения квалификации, в учебном отпуске (оплата):	период	N ___, дата приказа
10. Нахождение в отпуске по уходу за ребенком (оплачиваемый, без оплаты):
11. Иное:

Дата заполнения "____" ________ 20____г.    ______________ подпись

Приложение N 5

к Административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

"Выдача архивных справок, архивных выписок

и архивных копий документов"

Жалоба на действие (бездействие)
муниципального архива или его сотрудника

Исх. от _____________                              N ____ Адресат

                             Жалоба

* Полное наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица

_________________________________________________________________

* Местонахождение юридического лица, физического лица ___________

_________________________________________________________________

                     (фактический адрес)

Телефон: ________________________________________________________

Адрес электронной почты: ________________________________________

Код учета: ИНН __________________________________________________

* Ф.И.О. руководителя юридического лица _________________________

* на действия (бездействие):

_________________________________________________________________

(наименование органа или должность, ФИО должностного лица органа)

* существо жалобы:

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

 (краткое изложение обжалуемых действий (бездействия), указать

  основания, по которым лицо, подающее жалобу, не согласно с

  действием (бездействием) со ссылками на пункты регламента)

_____________________________________________________________

(поля, отмеченные звездочкой (*), обязательны для заполнения)

Перечень прилагаемой документации:

___________________________________________________________

(подпись руководителя юридического лица, физического лица)

Приложение N 6

к Административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

"Выдача архивных справок, архивных выписок

и архивных копий документов"

Решение по жалобе на действие (бездействие)
муниципального архива или его должностного лица

Исх. от _______ N _________

                             Решение

      по жалобе на решение, действие (бездействие) органа

                 или его должностного лица

Наименование   органа   или   должность,   фамилия   и   инициалы

должностного лица органа, принявшего решение по жалобе: _________

_________________________________________________________________

Наименование юридического лица  или  Ф.И.О.   физического   лица,

обратившегося с жалобой _________________________________________

Номер жалобы, дата и место принятия решения:_____________________

Изложение жалобы по существу:____________________________________

_________________________________________________________________

Изложение возражений, объяснений заявителя:______________________

УСТАНОВЛЕНО:

Фактические и иные обстоятельства дела, установленные органом или

должностным лицом, рассматривающим жалобу: ______________________

_________________________________________________________________

Доказательства, на  которых   основаны   выводы   по  результатам

рассмотрения жалобы:_____________________________________________

Законы    и   иные    нормативные    правовые    акты,   которыми

руководствовался орган или должностное лицо при принятии решения,

и мотивы, по которым  орган   или  должностное   лицо не применил

законы и  иные   нормативные   правовые акты, на которые ссылался

заявитель -

_________________________________________________________________

На основании изложенного

                            РЕШЕНО:

1._______________________________________________________________

           (решение, принятое в отношении обжалованного

_________________________________________________________________

 действия (бездействия), признано правомерным или неправомерным

_________________________________________________________________

  полностью или частично или отменено полностью или частично)

2._______________________________________________________________

      (решение принято по существу жалобы, - удовлетворена

          или не удовлетворена полностью или частично)

3. ______________________________________________________________

      (решение либо меры, которые необходимо принять в целях

    устранения допущенных нарушений, если они не были приняты до

                 вынесения решения по жалобе)

Настоящее решение может быть обжаловано в суде, арбитражном суде.

Копия настоящего решения направлена по адресу __________________

________________________________  ___________  __________________

(должность лица уполномоченного,   (подпись)  (инициалы, фамилия)

 принявшего решение по жалобе)

Приложение N 7

к Административному регламенту

предоставления муниципальной услуги

"Выдача архивных справок, архивных выписок

и архивных копий документов"

Местонахождение муниципального архива: 694620, г. Холмск, ул. Советская, 82;

Почтовый адрес муниципального архива: 694620, г. Холмск, пл. Ленина, 4.

Режим работы муниципального архива администрации муниципального образования "Холмский городской округ":

Понедельник - пятница 9.00 - 17.15

Суббота - воскресенье - выходные дни,

Обед - 13.00 - 14.00

Телефон: 8-424-33-2-03-66