Постановление Администрации города Южно-Сахалинска от 3 мая 2012 г. N 811 "Об утверждении Административного регламента Архивного отдела администрации города Южно-Сахалинска предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов"

С изменениями и дополнениями от:

7 февраля, 12 апреля 2013 г.

В соответствии со ст. 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления Российской Федерации", ст. 37 Устава городского округа "Город Южно-Сахалинск", постановлением администрации города Южно-Сахалинска от 21.09.2010 N 1708 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов муниципальных услуг" администрация города Южно-Сахалинска постановляет:

1. Утвердить Административный регламент Архивного отдела администрации города Южно-Сахалинска предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов" (прилагается).

2. Постановление от 03.12.2010 N 2274 "Об утверждении Административного регламента Архивного отдела администрации города Южно-Сахалинска предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов" отменить.

3. Опубликовать настоящее постановление в газете "Южно-Сахалинск сегодня" и разместить на официальном сайте администрации города Южно-Сахалинска.

4. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на исполняющего обязанности вице-мэра, руководителя аппарата Лескина А.И.

Мэр города Южно-Сахалинска

А. И. Лобкин

Административный регламент
Архивного отдела администрации города Южно-Сахалинска предоставления
муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и
архивных копий документов"
(утв. постановлением Администрации г. Южно-Сахалинска
от 3 мая 2012 г. N 811)

С изменениями и дополнениями от:

7 февраля, 12 апреля 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования административного регламента

Административный регламент Архивного отдела администрации города Южно-Сахалинска предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов" разработан в целях повышения качества предоставления данной муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность исполнения действий (административных процедур) при ее предоставлении.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на основании запроса, выраженного в устной, письменной или электронной форме, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

1.2. Круг заявителей

Право на получение муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов" (далее - муниципальная услуга) имеют физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обращающиеся в Архивный отдел администрации города Южно-Сахалинска за получением муниципальной услуги.

1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги:

1.3.1. Заявители могут получить информацию при личном обращении в часы приема с 9.00 до 13.00 с понедельника по четверг по адресу: 693020, Сахалинская область, город Южно-Сахалинск, ул. Ленина, д. 69.

1.3.2. По телефонам специалистов Архивного отдела ответственных за предоставление муниципальной услуги: 8 (4242) 77-62-01, 77-62-00, 77-62-02.

1.3.3. На официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" Администрации города htt;//yuzhno-sahk.ru/

По электронной почте Архивного отдела.

1.3.4. Информация о местонахождении и графике работы Архивного отдела, а также о порядке предоставления муниципальной услуги размещается:

- на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" Администрации города htt;//yuzhno-sahk.ru.

- на официальном сайте федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (далее - Единый портал) httpHYPERLINK "http://www.gosuslugi.ru/"://HYPERLINK "http://www.gosuslugi.ru/"wwwHYPERLINK "http://www.gosuslugi.ru/".HYPERLINK "http://www.gosuslugi.ru/"gosuslugiHYPERLINK "http://www.gosuslugi.ru/".HYPERLINK "http://www.gosuslugi.ru/"ru и на официальном сайте региональной государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области" (далее - Региональный портал).

- на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги.

1.3.5. Официальный сайт должен содержать следующую информацию:

- график и месторасположение структурного подразделения предоставляющего муниципальную услугу, справочные телефоны и адрес электронной почты, а также перечень государственных и муниципальных органов и организаций, обращение в которые необходимо для предоставления муниципальной услуги;

- текст административного регламента (с соответствующими ссылками на блок-схемы, отображающие алгоритм прохождения административных процедур) с приложениями;

- информационные материалы (полная версия), содержащиеся на стендах в местах предоставления муниципальной услуги.

- должность лица, ответственного за размещение информации;

- периодичность обновления информации.

1.3.6. На Едином портале и региональном портале размещается следующая информация:

- полное наименование, почтовые адреса и график работы Архивного отдела;

- справочные телефоны, по которым можно получить консультацию по порядку предоставления муниципальной услуги;

- адрес электронной почты;

- порядок получения информации заинтересованными лицами по вопросам предоставления муниципальной услуги, сведений о результате предоставления муниципальной услуги.

1.3.7. На стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещаются следующие информационные материалы:

- исчерпывающая информация о порядке предоставления муниципальной услуги (в виде блок-схемы, наглядно отображающей алгоритм прохождения административных процедур);

- текст Административного регламента с приложениями (полная версия на официальном сайте и извлечения на информационных стендах);

- исчерпывающий перечень органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций, в которые необходимо обратиться гражданам и организациям, с описанием конечного результата обращения в каждый из указанных органов (организаций);

- последовательность посещения органов государственной власти и органов местного самоуправления, организаций (при наличии);

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адрес официальных сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и электронной почты органов, в которых заинтересованные лица могут получить документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги (при наличии);

- схема размещения должностных лиц и режим приема ими граждан; номера кабинетов, в которых предоставляется муниципальная услуга, фамилии, имена, отчества и должности соответствующих должностных лиц;

- выдержки из нормативных правовых актов по наиболее часто задаваемым вопросам;

- требования к письменному запросу о предоставлении консультации, образец запроса о предоставлении консультации;

- перечень документов, направляемых заявителем в уполномоченный орган, и требования, предъявляемые к этим документам;

- формы документов для заполнения документов;

- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- порядок обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу.

1.3.8. Указанная информация может быть получена в порядке консультирования. Для получения информации по процедуре предоставления муниципальной услуги заинтересованными лицами используются следующие формы консультирования:

- консультирование лично;

- консультирование по почте;

- консультирование по телефону;

1.3.9. Консультирование лично.

Время ожидания заинтересованного лица при устном консультировании не может превышать 30 минут.

Устное консультирование каждого заинтересованного лица не может превышать 10 минут.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное консультирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заинтересованных лиц время для устного консультирования.

1.3.10. Консультирование по почте (электронной почте).

При консультировании по почте ответ на обращение заинтересованного лица направляется почтой в адрес заинтересованного лица, в случае обращения в письменной форме, либо по электронной почте на электронный адрес заинтересованного лица, в случае обращения в форме электронного документа, в срок, установленный законодательством Российской Федерации.

.Датой получения обращения является дата регистрации входящего обращения.

1.3.11. Консультирование по телефону.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности должностного лица, осуществляющего консультирование по телефону.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

В том случае, если должностное лицо, осуществляющее консультирование по телефону, не может ответить на вопрос по содержанию, связанному с предоставлением муниципальной услуги, оно обязано проинформировать заинтересованное лицо об организациях либо структурных подразделениях, которые располагают необходимыми сведениями.

1.3.12. Требования к ответам должностных лиц на обращения граждан и организаций:

- при устном обращении заинтересованного лица (по телефону или лично) должностные лица, осуществляющие консультирование, дают ответ самостоятельно. Если должностное лицо, к которому обратилось должностное лицо, не может ответить на вопрос самостоятельно, то оно может предложить заинтересованному лицу обратиться письменно, либо назначить другое удобное время для консультации, либо переадресовать (перевести) на другое должностное лицо или сообщить телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию;

- должностные лица, осуществляющие консультирование (по телефону или лично), должны корректно и внимательно относиться к заинтересованным лицам. При ответе на телефонные звонки, должностное лицо, осуществляющее консультирование, должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование органа местного самоуправления, в который поступил звонок.

- ответы на письменные обращения даются в простой, четкой и понятной форме в письменном виде и должны содержать:

- ответы на поставленные вопросы;

- должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего ответ;

- фамилию и инициалы исполнителя;

- наименование структурного подразделения-исполнителя;

- номер телефона исполнителя.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

"Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий".

2.2. Наименование органа местного самоуправления, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу

2.2.1. Уполномоченным органом по предоставлению муниципальной услуги является администрация города Южно-Сахалинска.

2.2.2. Структурным подразделением администрации города Южно-Сахалинска, непосредственно предоставляющим муниципальную услугу, является Архивный отдел.

2.2.3. В соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 г. N 210 "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Архивный отдел не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальных услуг, утвержденный нормативно-правовым актом представительного органа местного самоуправления.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги

Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации запроса и приложенных документов (при наличии) и складывается в результате прохождения отдельных административных процедур, необходимых для предоставления данной услуги:

- прием регистрации запроса о выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов- в течение одного рабочего дня с даты поступления в Архивный отдел;

- запросы, не относящиеся к составу документов, хранящихся в архивном отделе, в течение 5 дней с момента их регистрации направляются в организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, либо заявителю даются соответствующие рекомендации.

- депутатские запросы, запросы федеральных и областных органов власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратур, правоохранительных органов рассматриваются начальником архивного отдела в день поступления и исполняются в предусмотренные законодательством сроки.

- запросы, поступившие на официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и по факсу, рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные для рассмотрения письменных запросов.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих предоставление муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (ред. от 28.11.1009 г.),

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации,

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации",

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления",

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук",

- Уставом городского округа "Город Южно-Сахалинск", принятым на сессии городского Собрания г. Южно-Сахалинска 22.02.2006, решение N 180/13-06-3,

- Положением об Архивном отделе администрации города Южно-Сахалинска, утвержденным постановлением мэра г. Южно-Сахалинска от 05.10.2007 N 1981.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное заявление, заявление-анкета (приложения N 1- N 3) или заявление заявителя по электронной почте на официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" Администрации города Южно-Сахалинска htt;//yuzhno-sahk.ru. При обращении в Архивный отдел заявитель выбирает заочную или очную форму предоставления муниципальной услуги, а также вариант предоставления документов на бумажном носителе или в электронном виде.

2.6.2. В заявлении указываются:

Для юридических лиц:

- суть запроса,

- наименование организации, в которую направляется запрос,

- наименование и адрес юридического лица, дата и подпись его руководителя.

Для физических лиц:

- суть запроса,

- наименование организации, в которую направляется запрос,

- фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, дата его рождения, адрес места жительства, личная подпись и дата подачи заявления.

2.6.2.1. В зависимости от содержания запроса предоставляются сведения, необходимые для его исполнения:

- о стаже работы (службы) и заработной плате - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации; в качестве кого работали,

- о копии документа - название документа, его номер и дата, название органа или организации, создавшей документ,

- сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

2.6.3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.6.4. К запросу могут быть приложены копии паспорта, трудовой книжки, справки об инвалидности и потери кормильца.

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении иных органов власти

2.7.1. Запрещается требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении органов предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам, или органам местного самоуправления, организаций, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.8. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги

Не имеется.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Отсутствуют.

2.10. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основанием для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

2.10.1. Нарушение требований пункта 2.6. за исключением подпункта 2.6.4. настоящего административного регламента.

2.10.2. В запросе содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем. В данном случае запрос подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2.10.3. В запросе содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В данном случае, орган местного самоуправления вправе оставить запрос без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему запрос о недопустимости злоупотребления правом.

2.10.4. Текст запроса не поддается прочтению. В данном случае ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

2.10.5. Установление факта, что данный гражданин уже многократно (более 3 раз) обращался по этому предмету и ему были даны исчерпывающие письменные ответы. О данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос.

2.10.6. Если ответ по существу поставленного в обращении запроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. О данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос.

2.11. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов в соответствии со ст. 15 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" осуществляется архивным отделом бесплатно.

- Порядок, размер и основания взимания платы, за предоставление услуг необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги

Услуги, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления данной муниципальной услуги, отсутствуют.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Южно-Сахалинска от 12 апреля 2013 г. N 620 пункт 2.13 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запросов о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата составляет не более 15 мин.

2.14. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги

Регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение одного дня с даты поступления в Архивный отдел;

Регистрация осуществляется в журналах регистрации и в системе электронного документооборота и делопроизводства.

2.15. Требования к помещениям , в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги

2.15.1. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать комфортным условиям для заявителей.

Места предоставления муниципальной услуги оборудуются системой пожарной и охранной сигнализациями, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.15.2. Места ожидания и заполнения заявлений о предоставлении муниципальной услуги должны быть оборудованы стульями, скамьями, а также столами (стойками), с канцелярскими принадлежностями для осуществления необходимых записей.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для размещения в здании, но не может составлять менее 3 мест.

2.15.3. Здание, в котором расположено структурное подразделение, должно быть оборудовано отдельным входом.

Центральный вход в здание Архивного отдела должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию: наименование, местонахождение, режим работы.

2.15.4. Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление услуги, времени приема граждан, времени перерыва на обед, времени технического перерыва.

2.15.5. Визуальная текстовая информация предназначенная для ознакомления заявителей с информационными материалами, размещается на информационных стендах, которые должны содержать информацию, предусмотренную пунктом 1.3.6 настоящего административного регламента.

2.16. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

Результат оказания муниципальной услуги измеряется показателями качества и доступности.

2.16.1. Показатели качества предоставления муниципальной услуги:

- доля заявителей, удовлетворенных качеством процесса предоставления муниципальной услуги;

- количество жалоб на качество предоставления муниципальной услуги от общего числа заявителей;

- возможность получения результата муниципальной услуги в электронном виде;

- возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных технологий.

2.12.2. Показатели доступности предоставления муниципальной услуги:

- доля заявителей, удовлетворенных качеством информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

- доля случаев сданных заявителем документов с первого запроса в Архивный отдел.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Южно-Сахалинска от 7 февраля 2013 г. N 143 пункт 2.17 раздела 2 настоящего Регламента изложен новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.17. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления услуг в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления муниципальной услуги в электронном формате.

2.17.1. Заявитель может получить услугу в электронном виде по адресу: http://yuzno-sakh.ru/dirs/1433 в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

2.17.2. Обеспечение доступа заявителей к сведениям о предоставляемой муниципальной услуге на официальном сайте информационно-телекоммуникационной сети Интернет и через региональную государственную информационную систему - Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области.

2.17.3. Обеспечение доступности для копирования заполнения запроса для получения муниципальной услуги.

2.17.4. Обеспечение возможности получения заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги.

2.17.5. Ответственным лицом за предоставление муниципальной услуги в электронном виде и за постоянную актуализацию размещаемой информации являются начальник отдела и главные специалисты.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур (действий), требования к порядку их выполнения., в том числе
особенности выполнения административных процедур (действий)
в электронной форме

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры (действия):

- прием и регистрация запроса об оформлении архивных справок, архивных выписок, архивных копий и прилагаемых к нему документов в течение одного рабочего дня с даты поступления в Архивный отдел;

- проверка полноты и соответствия установленным требованиям представленных документов и принятие решения о выдаче архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов в течение 3 дней с даты регистрации пакета документов, либо переадресация запроса в течение 5 дней со дня регистрации представленного пакета документов с уведомлением заявителя, либо принятие решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги о чем сообщается заявителю в течение 5 дней со дня регистрации представленного пакета документов.

Процедуры, необходимые для предоставления муниципальной услуги:

- организация и ведение приема заявителей,

- регистрация запросов в течение дня с момента поступления в Архивный отдел,

- анализ тематики поступивших запросов в течение 1-3 дней с момента регистрации запроса,

- направление запросов на исполнение сотрудникам Архивного отдела в течение 1-3 дней со дня регистрации запроса,

- направление при необходимости запросов на исполнение в другие органы и организации в течение 5 дней со дня регистрации запроса,

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса в течение 3 дней с момента поступления запроса специалисту на исполнение,

- подготовка ответов заявителям 1 день,

- оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий 1 день,

- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий 1 день.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в Приложении N 4 к настоящему Административному регламенту.

- прием заявителей ведется в порядке живой очереди в дни и часы приема

граждан и через официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" Администрации города.

- поступившие в Архивный отдел запросы регистрируются

в журналах регистрации социально-правовых и тематических запросов в день поступления;

- регистрация запроса является основанием для начала действий по

предоставлению муниципальной услуги;

- начальник Архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков у специалистов отдела и имеющихся в Архивном отделе документов и научно-справочного аппарата к ним.

В результате анализа определяется:

- правомерность получения заявителем запрашиваемой информации;

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- возможное местонахождение архивных документов, необходимых для его исполнения,

- специалист для исполнения запроса.

- по итогам анализа тематики поступивших запросов начальник Архивного отдела направляет запросы сотрудникам отдела.

- при отсутствии документов в Архивном отделе, сотрудники направляют запросы на исполнение по месту их хранения в органы и организации, либо дают заявителю соответствующие рекомендации.

- в случае, когда запрос требует исполнения несколькими органами и организациями, сотрудники Архивного отдела направляют копии запроса в соответствующие органы и организации.

- подготовку ответов заявителям осуществляют сотрудники Архивного отдела. Ответ может быть подготовлен в виде:

- письменного уведомления заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган или организацию,

- письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса,

- письма с иными сведениями,

- архивной выписки или архивной копии.

- при отсутствии необходимых для исполнения запроса архивных документов в составе фондов, хранящихся в Архивном отделе, заявителю направляется ответ, в котором излагается причина, по которой не представляется возможным выдать справку или копию требуемого документа.

Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов:

- сотрудники Архивного отдела готовят архивные справки, архивные выписки и архивные копии;

- текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов;

- несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ( "Так в документе", "Так в тексте оригинала");

- в тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки, помарки в архивных справках не допускаются;

- после текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера

листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использованные для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события;

- в архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны

быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью;

- архивная справка оформляется на бланке Архивного отдела и адресуется непосредственно заявителю;

- архивная справка подписывается начальником отдела и специалистом, ее составившим, заверяется печатью, проставляется номер и дата составления;

- в архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточие;

- в примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документ;

- аутентичность выданных архивных выписок удостоверяется подписью руководителя, специалиста, подготовившего выписку, и печатью;

- архивная копия, состоящая из одного листа, заверяется печатью и подписью лица, изготовившего копию. На копии проставляется шифр единицы хранения и номер листа;

- на обороте каждого листа архивной копии, состоящей из нескольких листов, проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются (прошиваются). Архивная копия заверяется печатью и подписью лица, ее изготовившего.

- архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Отправки заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок и архивных копий:

- архивные справки, архивные выписки и архивные копии, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются архивным отделом по почте простыми письмами в адреса заявителей;

- подготовленные Архивным отделом архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Архивное агентство Сахалинской области;

- архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в Архивный отдел могут быть выданы заявителю при предъявлении документов, удостоверяющих личность, для третьих лиц - по доверенности, оформленной в установленном порядке;

- рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты

необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.1. Прием и регистрация запроса о выдаче архивных справок, выписок и архивных копий и прилагаемых к нему документов

3.1.1. Основанием для начала административной процедуры по приему и

регистрации запроса о выдаче архивных справок, выписок и архивных копий и прилагаемых к нему документов, является их поступление в Архивный отдел.

3.1.2. Пакет документов заявитель может предоставить в Архивный отдел:

- через законного представителя или доверенное лицо;

- направить в виде почтового отправления.

Должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию запроса и

прилагаемых к нему документов, является специалист, в должностные обязанности которого входит осуществление данного административного действия.

3.1.3. Специалист Архивного отдела, ответственный за регистрацию входящих документов, регистрирует запрос и прилагаемые к нему документы в журналах регистрации социально-правовых и тематических запросов и электронной картотеке в день поступления;

3.1.4. Критерием принятия решения о приеме и регистрации запроса и прилагаемых к нему документов, является поступление в Архивный отдел запроса и прилагаемых документов.

3.1.5. Результатом административной процедуры является принятый к рассмотрению запрос с прилагаемыми документами.

3.1.6. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация запроса и документов в электронной системе документооборота и на бумажном носителе.

3.2. Проверка полноты и соответствия установленным требованиям представленных документов и принятие решения о исполнении, либо переадресации запроса с уведомлением заявителя, либо принятие решения об отказе в предоставлении услуги

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является зарегистрированное заявление с прилагаемыми документами.

3.2.2. Должностным лицом, ответственным за проверку полноты и соответствия установленным требованиям представленных документов, является начальник Архивного отдела, в должностные обязанности которого входит осуществление данного административного действия.

3.2.3. Должностное лицо Архивного отдела проверяет их комплектность, а также полноту отраженной в заявлении информации (согласно пункту 2.6 настоящего административного регламента) в день поступления запроса.

3.2.4. Критерием принятия решения по результатам проверки полноты и соответствия установленным требованиям представленных документов является наличие, либо отсутствие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги в соответствии с пунктом 2.10 настоящего административного регламента.

3.2.5. По результату рассмотрения запроса и прилагаемых документов, в случае наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных подразделом 2.10 настоящего административного регламента, специалист Архивного отдела, ответственный за предоставление услуги, готовит в течение трех дней проект решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги, с указанием причин отказа, а также передает проект решения об отказе на подпись руководителю.

Руководитель в течение 3 дней подписывает решение об отказе.

Специалист Архивного отдела направляет решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги в адрес заявителя в течение трех дней.

3.2.6. По результату рассмотрения запроса и прилагаемых документов, в случае направления запроса не по подведомственности, специалист Архивного отдела, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течение пяти рабочих дней со дня регистрации представленного пакета документов, направляет его в орган, в компетенцию которого входит решение вопросов, указанных в заявлении, а также передает проект уведомления заявителя о переадресации на подпись руководителя в течение 5 дней со дня регистрации запроса.

Руководитель в течение одного дня подписывает уведомление о переадресации.

Специалист Архивного отдела направляет уведомление о переадресации в адрес заявителя в течение пяти дней со дня регистрации запроса.

3.2.7. При наличии документов, предусмотренных пунктом 2.6 настоящего административного регламента и отсутствии основания для отказа перечисленных в пункте 2.10. специалист Архивного отдела принимает решение о регистрации запроса.

3.2.8. Результатом исполнения административной процедуры является принятое решение о направлении запроса на исполнение сотрудникам Архивного отдела, либо направление уведомления о переадресации запроса, либо направление отказа в предоставлении муниципальной услуги.

3.2.9. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры, является либо регистрация исходящего письма в электронной системе документооборота и на бумажном носителе, либо пометка о соответствии представленного пакета документов требованиям настоящего административного регламента.

3.3. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов

3.3.1. Основанием для административной процедуры является подготовка ответа заявителям;

3.3.2. Должностным лицом, ответственным за оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов является специалист Архивного отдела, в должностные обязанности которого входит осуществление данного административного действия.

3.3.3. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации запроса.

3.3.4. Критерием принятия решения является степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

3.3.5. Результатом административной процедуры являются архивные справки, архивные выписки и архивные копии документов;

3.3.6. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является рассмотрение и принятие мер по запросу и информированности заявителя о результатах рассмотрения.

3.4. Направление результата предоставления муниципальной услуги

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры является оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов.

3.4.2. Должностным лицом, ответственным за направление результата, является специалист Архивного отдела, в должностные обязанности которого входит осуществление данного административного действия.

3.4.3. Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов производится заявителю:

- лично

- по почте

- по электронной почте

3.4.4. Специалист Архивного отдела в течение 30 рабочих дней со дня регистрации запроса направляет ответ заявителю.

3.4.5. Результатом административной процедуры является направленное в

адрес заявителя решение о предоставлении (либо отказе в предоставлении)

архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов.

3.4.6. Способом фиксации результата выполнения административного действия является регистрация исходящего письма в электронной системе документооборота и на бумажной основе, в журнале учета запросов.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами

Архивного отдела, положений настоящего Регламента и иных нормативных актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием ими решений осуществляется специалистом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

4.2. Непосредственный контроль за соблюдением специалистами Архивного отдела, ответственными за предоставление муниципальной услуги, последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляется начальником Архивного отдела.

4.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок полноты качества предоставления муниципальной услуги, направленных в том числе на выявление и устранение причин и условий, вследствие которых были нарушены права и свободы заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащие жалобы на действия (бездействие) и решения должностных лиц, ответственных за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

4.4. Плановые проверки контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги проводятся ежегодно, внеплановые по мере поступления жалоб.

4.5. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные аспекты (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.6. В ходе проведения проверок, проверяется исполнение положение настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, соблюдение сроков рассмотрения запросов. А также полнота, объективность и всесторонность рассмотрения запросов.

4.7. В случае выявления нарушений по результатам проведенных проверок в отношении виновных лиц принимаются меры в соответствии с законодательством Российской Федерации и Сахалинской области.

4.8. Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны заявителя, их объединений и организаций осуществляется с использованием соответствующей информации, размещенной на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" администрации города, а также в порядке и формах, установленных законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также его должностных лиц

5.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

1. Нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2. Нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3. требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4. Отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги у заявителя;

5. Отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

6. Затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

7. Отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы:

5.2.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо, в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.

5.2.2. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, единого портала государственных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.2.3. Жалоба должна содержать:

1. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействия) которых обжалуются;

2. Фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер контактного телефона, адрес электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ заявителю;

3. Сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

4. Доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.2.4. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок, или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.

5.2.5. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

1. удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2. отказывает в удовлетворении жалобы.

5.2.6. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в подпункте 5.2.5. настоящего административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.2.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с подпунктом 5.2.1. настоящего административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Южно-Сахалинска от 12 апреля 2013 г. N 620 пункт 5.2 настоящего Регламента дополнен подпунктом 5.2.8

5.2.8. Должностные лица администрации Южно-Сахалинска, наделенные полномочиями по рассмотрению жалоб на нарушение порядка или сроков предоставления муниципальной услуги, порядка или сроков рассмотрения жалобы, либо незаконный отказ или уклонение указанного должностного лица от принятия ее к рассмотрению несут ответственность в соответствии с частями 3 и 5 статьи 5.63 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Начальник Архивного отдела Администрации г. Южно-Сахалинска

Г.М. Миронова

Приложение N 1

к Административному регламенту

В Архивный отдел

администрации г. Южно-Сахалинска

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА

Прошу выдать справку ____________________________________________

         (указать о чем справка: о стаже, заработной плате и др.)

за период работы _______________________ для ____________________

                                 (указать цель получения справки)

Для подготовки справки сообщаю:

Фамилия, имя, отчество (по паспорту), заявителя
Почтовый индекс, домашний адрес, контактный телефон
Фамилии, имя отчество (по паспорту), дата рождения лица, о котором запрашиваются сведения, под какой фамилией работала (для женщин)
Полное название организации в период работы
Занимаемая должность (должности) в период работы
Другие данные (год увольнения, участок, отдел, цех и т. д., прочие дополнительные сведения)
К заявлению прилагаю
Дата подачи заявления-анкеты
Подпись

Приложение N 2

к Административному регламенту

В Архивный отдел

администрации г. Южно-Сахалинска

ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА

Прошу выдать архивную выписку из документа ______________________

_________________________________________________________________

      (указать суть выписки, название, номер и дату документа)

_________________________________________________________________

для _____________________________________________________________

                    (указать цель получения выписки)

Для подготовки архивной выписки сообщаю:

Фамилия, имя, отчество (по паспорту) заявителя
Почтовый индекс, домашний адрес, контактный телефон
Фамилии, имя отчество (по паспорту), дата рождения лица, для которого запрашиваются сведения
К заявлению прилагаю
Дата подачи заявления-анкеты
Подпись

Приложение N 3

к Административному регламенту

В Архивный отдел

администрации г. Южно-Сахалинска

от ________________________________

_________________________________

(Ф. И. О. заявителя полностью)

__________________________________

__________________________________

(адрес по прописке, телефон)

__________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать архивную копию _____________________________________

_________________________________________________________________

       (указать точное название документа, его дату и номер,

_________________________________________________________________

            название организации, создавшей документ,

                   количество экземпляров копий)

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

К заявлению прилагаю ____________________________________________

_________________________________________________________________

Дата                             Подпись

Приложение N 4

к Административному регламенту

Блок-схема последовательности административных процедур при предоставлении муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов.

Анализ заявления в течение 3 дней с момента регистрации запроса