Постановление Администрации муниципального образования городской округ "Долинский" от 27 августа 2012 г. N 1155-па "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда муниципального учреждения "Архив Долинского района"

Во исполнение Федерального Закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановления мэра муниципального образования городской округ "Долинский" от 22.08.2011 N 919-п "О разработке и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг", руководствуясь статьей 40 Устава муниципального образования городской округ "Долинский", администрация муниципального образования городской округ "Долинский" постановляет:

1. Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги "Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда муниципального учреждения "Архив Долинского района"".

2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Долинская правда", на официальном интернет-сайте администрации муниципального образования городской округ "Долинский", а также на Портале Государственных услуг Сахалинской области.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на вице-мэра муниципального образования городской округ "Долинский" Общину Г.А.

Мэр муниципального образования городской округ "Долинский"

В.В. Данилов

Административный регламент
по исполнению муниципальной функции "Организация хранения,
комплектования, учета и использования документов архивного
фонда муниципального учреждения "Архив Долинского района"
(утв. постановлением Администрации муниципального
образования городской округ "Долинский"
от 27 августа 2012 г. N 1155-па)

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по исполнению муниципальным учреждением "Архив Долинского района" муниципальной функции "Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда муниципального учреждения "Архив Долинского района" разработан в целях повышения эффективности и качества работы по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) муниципального учреждения "Архив Долинского района" (далее - Архив) при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Получателями муниципальной услуги являются физические лица - граждане Российской Федерации, а также граждане иностранных государств, юридические лица, индивидуальные предприниматели без ограничений, представители органов законодательной, исполнительной и судебной власти, направляющие обращение по установленной форме в Архив с целью выдачи архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством, подтверждения права на объект недвижимого имущества и других прав.

1.3. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.

1.3.1. Информационные материалы, а также консультации по вопросу о порядке предоставления муниципальной услуги подлежат размещению и предоставлению:

- на информационных стендах в помещениях Архива по адресу: ул. Бумажная, 2, г. Долинск, Сахалинская область, 694051, контактный телефон 8 (42442) 2-47-59, 2-37-67;

- информированию ответственными сотрудниками Архива по телефонам;

- на официальном интернет-сайте администрации муниципального образования городской округ "Долинский" www.dolinsksite.ru;

- на Региональном Портале государственных и муниципальных услуг Сахалинской области: http://rgu/admsakhalin.ru;

- на Федеральном Портале государственных и муниципальных услуг Российской Федерации: http://www.gosuslugi.ru;

- по почте и электронной почте dolinsk@admsakhalin.ru, admdolinsksakh@bk.ru, arhivdolinsk@mail.ru;

- при личном обращении заявителя в Архив.

Заявитель вправе обратиться к разделу административной реформы официального интернет-сайта администрации муниципального образования городской округ "Долинский", к Порталу Государственных и муниципальных услуг Сахалинской области и Порталу Государственных услуг Российской Федерации в целях копирования (скачивания) и оформления (заполнения) шаблонов документов и заявлений, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

График (режим) работы Архива:

- понедельник - четверг с 09:00 до 17:15, пятница с 09:00 до 17:00;

Приемный день: четверг с 10:00 до 16:00;

- суббота, воскресенье - выходной.

1.3.2. Информация о предоставлении муниципальной услуги должна содержать исчерпывающие сведения:

- о времени работы и времени приема;

- о порядке предоставления муниципальной услуги;

- о перечне документов для предоставления муниципальной услуги;

- о действиях заявителя, являющихся основанием для предоставления муниципальной услуги;

- о результате оказания услуги и порядке выдачи заявителю соответствующих документов.

1.3.3. Основными требованиями к информированию являются:

- достоверность предоставляемой информации о процедуре,

- четкость в изложении информации о процедуре,

- полнота информирования о процедуре,

- наглядность форм предоставления информации о процедуре,

- удобство и доступность получения информации о процедуре,

- оперативность предоставления информации о процедуре.

1.3.3.1. Индивидуальное устное информирование каждого заинтересованного лица должностное лицо осуществляет не более 15 минут.

1.3.3.2. Информирование получателей муниципальной услуги и их законных представителей осуществляется должностными лицами учреждения при личном обращении, по телефону или письменно, включая отправление информации посредством электронной почты.

1.3.3.3. Продолжительность приема граждан не должна превышать 20 минут.

1.3.3.4. Письменный ответ на обращение представляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности лица, подписавшего ответ, а также фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя.

1.3.3.5. Письменный ответ направляется почтой, электронной почтой в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица.

1.3.3.6. Информирование о предоставлении муниципальной услуги осуществляется посредством публикации информационных материалов в сети Интернет на официальном интернет-сайте администрации муниципального образования городской округ "Долинский" www.dolinsksite.ru, на Региональном Портале государственных и муниципальных услуг Сахалинской

области: http://rgu/admsakhalin.ru, на Федеральном Портале государственных и муниципальных услуг Российской Федерации: http://www.gosuslugi.ru, путем оформления информационных стендов, расположенных в зданиях, где непосредственно осуществляется предоставление муниципальной услуги.

1.3.3.7. На официальном интернет-сайте администрации муниципального образования городской округ "Долинский" размещается общезначимая информация о процедуре предоставления муниципальной услуги. Размещаемая информация должна содержать дату публикации и внесения изменений и дополнений в размещенные сведения. Контроль размещения и обновления информации осуществляется ответственным должностным лицом администрации муниципального образования городской округ "Долинский".

1.3.3.8. Полная, достоверная и актуальная информация о порядке выполнения отдельных административных процедур предоставления муниципальной услуги, перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги с шаблонами заявления, рекомендации по заполнению заявления о предоставлении муниципальной услуги, а также исчерпывающие сведения о графике (режиме) работы Архива, сведения о месте нахождения Архива и контактных телефонах должна размещаться на информационном стенде в помещении Архива для общего доступа граждан, на официальном интернет-сайте администрации муниципального образования городской округ "Долинский", Портале Государственных услуг Сахалинской области, Едином Портале Государственных услуг Российской Федерации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Сахалинской области, а также утвержденными нормативно-правовыми актами муниципального образования городской округ "Долинский".

1.3.3.9. Тексты информационных материалов печатаются шрифтом установленного размера (13), без каких-либо исправлений, документы имеют надлежащие подписи должностных лиц, а также соответствующие оттиски печатей, тексты документов должны быть написаны полностью и разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их мест нахождения, в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных не оговоренных исправлений, документы не должны быть исполнены карандашом, документы не должны иметь серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание, в документах не должно быть разночтений наименований, показателей, адресов, наиболее важные места рекомендуется выделять жирным шрифтом.

1.3.3.10. В целях поддержания информации в актуальном состоянии, размещаемые материалы подлежат своевременному обновлению с учетом вносимых изменений и дополнений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Сахалинской области и нормативно-правовыми актами муниципального образования городской округ "Долинский".

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда муниципального учреждения "Архив Долинского района".

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляет муниципальное учреждение "Архив Долинского района" (далее - архив).

2.2.1. Архив, а также должностные лица архива не вправе требовать от заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальных услуг и связанных с обращением в иные государственные органы, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных и муниципальных услуг, утвержденный нормативным правовым актом Сахалинской области, правовым актом муниципального образования городской округ "Долинский".

2.3. Конечными результатами предоставления муниципальной функции являются:

- выдача акта приема-передачи дел на хранение по установленной форме, 1 шт. (приложение 1 к настоящему административному регламенту)

- получение заявителем устного ответа на вопросы, поставленные им в устном обращении.

2.4. Сроки исполнения муниципальной функции

2.4.1. Письменное обращение, поступившее в архив в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 15 календарных дней со дня регистрации письменного обращения.

2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации;

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Уставом муниципального образования городской округ "Долинский", принятом на сессии Собрания муниципального образования Долинский район 25.01.2006, решение N 52/6;

- Уставом муниципального учреждения "Архив Долинского района", утвержденным постановлением мэра муниципального образования городской округ "Долинский" от 14.01.2009 N 21-п;

- настоящим Административным регламентом.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

- заявление установленного образца - оформляется и направляется заявителем в муниципальный архив (приложение 1);

- паспорт гражданина Российской Федерации (предоставляется заявителем);

- обращение (на бланке организации), заверенное печатью и подписью руководителя (оформляется юридическим лицом-заявителем);

- документ, подтверждающий полномочия представителя юридического лица (оформляется и направляется юридическим лицом-заявителем);

- другие документы и сведения, которые могут потребоваться для проведения архивного поиска (в зависимости от содержания обращения и по согласованию с заявителем и архивом) могут быть запрошены в иных ведомствах, в распоряжении которых находятся необходимые документы и сведения, на основании заключенных соглашений о межведомственном взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти Сахалинской области по обмену данными сведениями, необходимыми для предоставления муниципальных услуг (в зависимости от содержания обращения).

2.7. Прием и первичная обработка обращений - 1 рабочий день с момента поступления обращения в муниципальный архив;

2.7.1. Регистрация и аннотирование обращений - в течение 3 рабочих дней с момента поступления в муниципальный архив;

2.7.2. Время ожидания в очереди для получения информации не должно превышать 20 минут.

2.8. Требования к помещению, в котором предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной и текстовой информации о порядке предоставления муниципальной услуги:

2.8.1. На территории, прилегающей к месторасположению отдела, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.

2.8.2. Центральный вход в помещение и здание должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей наименование, местонахождение.

2.8.3. На входе в помещение, где непосредственно предоставляется муниципальная услуга, должны размещаться информационные таблички с указанием: номера кабинета; фамилии, имени, отчества и должностей специалистов, осуществляющих предоставление муниципальной услуги; времени приема граждан; времени перерыва на обед, технического перерыва.

2.8.4. Место предоставления муниципальной услуги должно быть оборудовано охранно-пожарной сигнализацией.

2.8.5. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для посетителей и оптимальным условиям для работы должностных лиц. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для размещения в здании.

2.8.6. Места заполнения заявлений о предоставлении муниципальной услуги предполагают обеспечение:

- стульями и столами для возможности оформления заявки (заявления);

- бланками заявок.

2.8.7. Визуальная и текстовая информация о порядке предоставления муниципальной услуги размещается на информационном стенде отдела и содержит следующую обязательную информацию:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- текст настоящего Административного регламента с приложениями;

- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования к ним;

- номера кабинетов, в которых осуществляется прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан; фамилии, имена, отчества должностных лиц, осуществляющих прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан.

2.9. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

2.9.1. Показатели доступности муниципальной услуги:

- муниципальная услуга предоставляется бесплатно;

- режим работы отдела установлен с учетом потребностей заявителей;

- возможность получения формы заявления через сеть Интернет;

- должностные лица отдела оказывают квалифицированную справочную и консультационную помощь в получении муниципальной услуги;

- современная материально-техническая база отдела позволяет заявителю комфортно и своевременно получать муниципальную услугу;

- возможность направления заявления через сеть Интернет;

- возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги через сеть Интернет.

2.9.2. Показатели качества муниципальной услуги:

- доля заявителей, удовлетворенных качеством процесса предоставления муниципальной услуги;

- количество жалоб, поступивших в Архив, на качество предоставления услуги от общего числа заявителей.

2.10. Предоставление муниципальной услуги по приему документов на хранение, исполнению тематических запросов является платной для заявителя, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя выполнение следующих отдельных административных процедур:

- прием и первичная обработка обращений;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений;

- рассмотрение обращения и подготовка ответа;

- направление ответа заявителю;

3.1.1. Прием и первичная обработка обращений

3.1.1.1. Основанием для начала административного действия является поступление письменного обращения заявителя в муниципальный архив.

3.1.1.2. Должностным лицом, ответственным за прием и регистрацию обращений, является специалист муниципального архива, ответственный за прием входящих документов (далее - специалист).

3.1.1.3. В случае поступления письменного обращения почтовым отправлением специалист:

- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письменного обращения прилагает конверт;

- прикладывает к письму поступившие документы;

3.1.1.4. В случае поступления письменного обращения по электронной почте или на Интернет-сайт администрации электронное письмо распечатывается на бумаге специалистом с указанием вида поступления письменного обращения.

3.1.1.5. Обращения обрабатываются в течение одного рабочего дня в порядке общей очереди всей поступающей в муниципальный архив корреспонденции. Время нахождения обращения на этапе приема и первичной обработки - 1 рабочий день с момента поступления обращения в архив.

3.1.1.6. Результатом выполнения административного действия является прием и первичная обработка обращений.

3.2. Регистрация и аннотирование обращений

3.2.1. Основанием для начала административного действия является прием и первичная обработка обращения, подлежащего регистрации.

3.2.2. Должностным лицом, ответственным за регистрацию обращений, является специалист муниципального архива, ответственный за организацию работы с обращениями граждан в архиве.

3.2.3. Результатами административного действия являются регистрация обращения.

3.3. Первичное рассмотрение обращения

специалистами архива

3.3.1. Основаниями для начала административного действия являются регистрация обращения.

3.3.2. В случае если запрашиваемые сведения отсутствуют в архиве, то специалисты архива направляют обращение по местонахождению документов.

3.3.3. Срок первичного рассмотрения обращения не превышает двух дней с момента получения обращения специалистами архива.

3.3.4. Критерием принятия решения при первичном рассмотрении обращения является отнесение вопросов, поставленных в обращении, к компетенции архива

3.3.5. Результатом выполнения административного действия является наложение резолюции, содержащей поручения исполнителям.

3.4. Рассмотрение обращения и подготовка ответа

3.4.1. Основанием для начала административного действия является обращение о получении муниципальной услуги;

3.4.2. Ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа является исполнитель.

3.4.3. Обращения рассматриваются исполнителем непосредственно на своем рабочем месте.

3.4.4. Исполнитель:

- подготавливает письменный ответ в зависимости от запрашиваемых сведений:

3.4.5. Исполнитель не позднее, чем за два рабочих дня до окончания срока исполнения муниципальной функции направляет письменный ответ заявителю.

3.4.6. Критериями принятия решения при рассмотрении обращения и подготовки ответа являются соответствие поставленных в обращении вопросов компетенции архива и отсутствие оснований для отказа в исполнении муниципальной функции.

3.4.7. Результатами выполнения административного действия по рассмотрению обращения и подготовке ответа являются:

- справка о приеме документов на хранение;

- консультация по правилам и условиям приема документов на хранение в муниципальный архив

- акт приема-передачи дел на хранение.

3.4.8. Фиксацией административного действия по рассмотрению обращения заявителя и оформлению справки, либо акта является подписание соответствующего документа специалистом архива и регистрация в установленном порядке.

3.5. Направление ответа заявителю

3.5.1. Основанием для начала административного действия по направлению ответа заявителю является подписанная и зарегистрированная в установленном порядке (имеющая исходящий номер архива и дату регистрации) оформленная справка приема документов на хранение.

3.5.2. Должностным лицом, ответственным за направление данной справки, является специалист архива.

3.5.3. Критерием принятия решения при направлении ответа на обращение является наличие подписанного и зарегистрированного ответа на обращение.

3.5.4. Результатом выполнения административного действия является направление заявителю справки приема документов на хранение.

3.5.5. Фиксацией результата административного действия является отметка в журнале"обращения граждан" о факте и способе направления справки заявителю.

IV. Формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль

4.1.1. Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет директор архива.

4.1.2. Контроль предоставления муниципальной услуги включает в себя установленную Архивным агентством Сахалинской области ежеквартальную и сводную годовую отчетность о ходе исполнения социально-правовых и тематических запросов; выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) сотрудников муниципального архива

4.2. Плановый контроль

Плановый контроль исполнения административного регламента муниципальным архивом осуществляется в порядке, установленном соответствующими вышестоящими контролирующими органами.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих

5.1. Заявитель имеет право обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента, в письменной форме к директору архива, вице-мэру муниципального образования городской округ "Долинский" по распределению обязанностей, мэру муниципального образования городской округ "Долинский", руководителю Архивного агентства Сахалинской области.

5.2. В жалобе в обязательном порядке указывается:

- фамилия, имя, отчество,

- почтовый адрес, по которому может быть направлен ответ,

- содержание сути жалобы,

- личную подпись, дату.

В случае необходимости заявитель прилагает документы и материалы, либо их копии.

5.3. Письменная жалоба является основанием для начала процедуры досудебного обжалования, рассматривается в течение 15 календарных дней со дня регистрации.

5.4. По результатам рассмотрения принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя и направляется письменный ответ.

5.5. Жалоба заявителя не рассматривается в случаях:

- отсутствия фамилии и почтового адреса заявителя,

- отсутствия подписи заявителя,

- содержания в тексте жалобы нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи,

- неразборчивого текста письменной жалобы,

- многократных (более 3) письменных ответов по существу на ранее направленные жалобы, при отсутствии в последнем сообщении новых доводов и обстоятельств.

Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 15 календарных дней с момента ее регистрации.

5.6. В случае выявления нарушений прав граждан, виновные сотрудники архива несут персональную ответственность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

Приложение 1

к Административному регламенту МУ "Архив Долинского района"

по исполнению муниципальной функции "Хранение,

комплектование, учет и использование документов", утвержденному

постановлением Мэра МО ГО "Долинский"

от 27 августа 2012 г. N 1155-па

УТВЕРЖДАЮ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________

УТВЕРЖДАЮ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________ __________________________________

Акт
приема-передачи документов на хранение

                от __________________ N ________

_________________________________________________________________

                     (основание передачи)

_________________________________________________________________

                  название передаваемого фонда

_________________________________________________________________

___________________________________________________________ сдал,

               название организации сдатчика

__________________________________________________________ принял

              название организации - приемщика

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хранения	Примечания

Итого принято: ____________________________________ ед. хранения.

Фонду присвоен номер ________________________

    Передачу произвели:                 Прием произвели:

__________________________       ________________________________

      должность                             должность

__________________________       ________________________________

подпись расшифровка подписи         подпись расшифровка подписи

__________________________       ________________________________

          дата                                  дата

Изменения в учетные документы внесены:

_________________   ____________________  _______________________