Приказ Комитета по делам архивов Республики Алтай от 16 февраля 2009 г. N 9 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в комитете"

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и обеспечения контроля их исполнения приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в комитете (далее - Инструкция).

2. Отделам комитета вести делопроизводство на основе Инструкции.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ведущего специалиста отдела комплектования, обеспечения сохранности и учета комитета Шарабура Н.В.

Председатель комитета

А.Н.Гавриков

Инструкция
по делопроизводству в комитете по делам архивов
Республики Алтай
(утв. приказом Комитета по делам архивов Республики Алтай
от 16 февраля 2009 г. N 9)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - инструкция) в Комитете по делам архивов Республики Алтай (далее - комитет) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" М 2003, типовой инструкции# по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти.

1.3. Настоящая инструкция определяет порядок ведения несекретного делопроизводства в комитете.

1.4. Инструкция комитета утверждается его председателем после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением организации нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учёта и обеспечения сохранности документов как составной части Архивного фонда Республики Алтай.

1.5. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.6. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в комитете, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству Правительства Республики Алтай.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы ДОУ на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в комитете осуществляется сотрудником, на которого возложены функции по ДОУ и сохранности документов.

1.8. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в отделах комитета возлагаются# на начальников отделов.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию начальника отдела передаются другому сотруднику.

В случае увольнения или перемещения работника, ведущего делопроизводство в отделе, обязательно составляется акт сдачи и приёма дел. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим дела и представляется на утверждение председателю комитета.

1.9. Установленные инструкцией правила работы с документами подлежат обязательному выполнению всеми должностными лицами комитета.

2. Документация комитета

2.1. Деятельность комитета обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Её состав определяется компетенцией комитета, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объёмом и характером взаимосвязей между комитетом и вышестоящими, подчинёнными и сторонними организациями.

3. Правила оформления документов

3.1. Оформление стандартных реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов в комитете используются реквизиты организационно-распорядительных документов, состав которых представлен в ГОСТ Р 6.30-2003.

3.1.1. Герб Республики Алтай (реквизит 02)

Герб Республики Алтай помещают на бланках документов комитета в соответствии с правовыми актами Республики Алтай.

3.1.2. Наименование организации (реквизит 08).

Наименование комитета в организационно-распорядительных документах должно соответствовать наименованию, закреплённому в Положении о комитете. Наименование комитета печатают на двух языках: государственном (русском) и национальном (алтайском). Наименование комитета на национальном языке располагают справа от наименования на русском языке на одном уровне.

3.1.3. Справочные данные об организации (реквизит 09).

Справочные данные о комитете содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные о комитете в бланке письма включают: почтовый и юридический адрес; место нахождения; номера телефонов, номера телефаксов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению комитета. Для остальных документов обязательным является указание населённого пункта, в котором находится комитет. Адрес комитета пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи:

Э.Палкина ул., д. 1, Горно-Алтайск, 649000

3.1.4. Наименование вида документа (реквизит 10), составленного комитетом, определяется Положением о комитете и должно соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение и др. Распорядительным документом комитета является приказ.

В письме наименование вида документа не указывается.

3.1.5. Датой документа (реквизит 11) преимущественно является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, число проставляется непосредственно при подписании.

Дата протокола, акта печатается на документе при его подготовке, и устанавливается срок изготовления проекта протокола, акта для подписания.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 25 июня 2009 г. следует оформлять: 25.06.2009.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами. Например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами. Стандарт предусматривает и другие способы датирования, например: год, месяц, число (2009.05.07). Действующий ГОСТ допускает также датирование в соответствии с международными стандартами.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

3.1.6. Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который может дополняться по усмотрению комитета буквенным обозначением наименования документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в комитете документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в журналах регистрации поступающей или отправляемой корреспонденции, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив комитета.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

3.1.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.) Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

3.1.8. Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации", "Справочные данные об организации". Место составления (например, г. Горно-Алтайск) указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя общепринятые сокращения.

В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

3.1.9. В качестве Адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

Министерство образования

Науки и молодежной политики Республики Алтай

Централизованная бухгалтерия

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:

Председателю комитета

по делам ЗАГС

Республики Алтай

А.В.Ивановой

или

Комитет по делам ЗАГС

Республики Алтай

Главному бухгалтеру

М.И.Петровой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо, например:

Администрации муниципальных

образований Республики Алтай

(города и районов)

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

Главному редактору ГУ

"Редакция республиканской газеты

"Алтайдын Чолмоны"

Т.Н.Туденевой

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвёртым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в комитете целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.

В соответствии с действующими Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях:

- наименование адресата (наименование организации юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населённого пункта (города, посёлка и т.п.)

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

Комитет по делам архивов

Республики Алтай

Э.Палкина ул., д. 1,

Горно-Алтайск, 649000

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.И.

ул.Сиреневая, д. 4, кв. 10

г.Горно-Алтайск, 649000

3.1.10. Гриф утверждения документа (реквизит 16). Документ утверждается председателем комитета, иным должностным лицом, специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование# должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Утверждаю

Председатель Комитета

по делам архивов

Республики Алтай

11.01.2009

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

Утверждаю

Председатель Комитета

по делам архивов

Республики Алтай

11.01.2009

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утверждён" ("Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждён

решением коллегии

Комитета по делам архивов

Республики Алтай

от 20.05.2008 N 5

или

Утверждено

Приказом председателя

Комитета по делам архивов

Республики Алтай

от 20.05.2008 N 31

Перечень документов комитета, подлежащих утверждению, определяется в Инструкции по делопроизводству комитета. Основанием для составления перечня является# законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 1.

3.1.11. Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты, инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

И.И.Ивановой,

Т.Н.Петровой

Прошу подготовить проект договора к 01.06.2009

Личная подпись

Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки должностным лицом комитета на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

3.1.12. Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку.

Заголовок с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чём? (о ком?), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии

чего? (кого?), например:

Должностной регламент ведущего специалиста.

Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора".

Заголовок составляет исполнитель документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок документа записывается при его регистрации в журнал регистрации поступающей или отправляемой корреспонденции.

3.1.13. Отметка о контроле (реквизит 19) обозначает, что документ поставлен на контроль.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, приказом или резолюцией председателя комитета.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" на наиболее важных документах.

3.1.14. Отметка о наличии приложения (реквизит 21) к служебному письму оформляется следующим образом:

Приложение: на 6 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение о комитете по делам архивов Республики Алтай на 6 л. в 1 экз.

2. Устав ГУ "Государственный архив социально-правовой документации Республики Алтай" на 10 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Типовая инструкция по документационному обеспечению управления организации в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 28.04.2008 N 165 и приложение к нему, всего на 9 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложение: к приказу оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием даты и регистрационного номера приказа, например:

Приложение N 2

к приказу председателя Комитета

по делам архивов Республики Алтай

от 25.04.2008 N 29

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Например:

Приложение

к приказу председателя Комитета

по делам архивов Республики Алтай

от 25.04.2008 N 29

Допускается выражение "Приложение N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение

к приказу председателя Комитета

по делам архивов Республики Алтай

от 25.04.2008 N 29

Приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

3.1.15. В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия комитета, если документ оформлен не на бланке, и сокращённое - на документе, оформленном на бланке); личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

не на бланке:

Председатель комитета по делам архивов РА Личная подпись

А.Н.Гавриков

или на бланке организации:

Председатель Личная подпись

А.Н.Гавриков

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Председатель комитета по делам архивов РА личная подпись

А.Н.Гавриков

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель личная подпись

А.Н.Гавриков

Главный бухгалтер личная подпись

А.И.Иванова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Начальник отдела комплектования, обеспечения сохранности и учета	Начальник отдела информационного обеспечения
Личная подпись Н.В.Машегова	Личная подпись Г.Д.Мартынова

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись

И.И.Иванов

Члены комиссии Личная подпись

В.В.Петрова

Личная подпись

А.И.Сидоров

Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

Документы коллегионального# органа подписываются председателем этого органа и секретарём.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и.о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия. Например:

И.о. председателя

И.И.Иванова

Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. В статье 160 Гражданского кодекса Российской Федерации "Письменная форма сделки" установлено: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи_ допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон".

3.1.16. Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр культуры

Республики Алтай

Личная подпись В.Е.Кончев

23.05.2008

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

Культуры Республики Алтай

от 23.05.2008 N 34

или

Согласовано

Протокол заседания Правления

ОАО "Страховая группа "Капиталъ"

от 23.05.2008 N 5

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист согласования может оформляться следующим образом:

Лист согласования

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

Согласовано Генеральный директор ЗАО "Термика плюс" Личная подпись А.Г.Цицин Дата

Согласовано Президент корпорации "Электронный архив" Личная подпись С.В.Баландюк Дата

Согласовано Генеральный директор ЦНТИ "Прогресс" Личная подпись О.В.Пронин Дата

Согласовано Генеральный директор ООО "Архивные информационные технологии" Личная подпись Е.В.Суслова Дата

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы документационного обеспечения управления и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

3.1.17. Визы согласования документа (реквизит 24) - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица комитета с его содержанием (далее виза).

Согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Заместитель председателя Личная подпись

В.П.Майер

Дата

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Заместитель председателя Личная подпись

В.П.Майер

Дата

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, иных служб, отделов комитета, заместителем председателя комитета, курирующим данный вопрос, и ответственным за ведение делопроизводства в комитете (при необходимости).

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остаётся в комитете, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из комитета, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.

Допускается, по усмотрению комитета, полистное визирование приказов, уставов, положений, приложений к ним для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.1.18. Оттиск печати (реквизит 25)

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью комитета (приложение 2).

3.1.19. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно Ведущий специалист 23.05.2008

Личная подпись

Н.В.Шарабура

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (приказы), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверить печатью комитета.

3.1.20. Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.И.Иванов.

2-25-25.

3.1.21. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Отметка об исполнении документа включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; "В дело"; индекс дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником отдела, в котором исполнен документ. Например:

Отправлен факс от 04.05.2008 N 59

В дело 01-13

Личная подпись

Дата

3.1.22. Отметка о поступлении документа в комитет (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в комитет проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Комитет по делам архивов Республики Алтай

00.00.0000 N _____

- 00 ч. 00 мин.

4. Подготовка текстов документов

4.1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.

4.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

4.3. Текст документа составляют на русском или национальном языке Республики Алтай (далее по тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Алтай о государственных языках.

4.4. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

4.5. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделёнными точками с точкой на конце.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующией# части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:

В соответствии со ст. 15 Закона Республики Алтай "О государственной гражданской службе в Республике Алтай" от 07 июня 2005 года N 37-Р3...

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения.

4.6. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование базы данных "текстовых шаблонов".

4.7. Тексты документов, регулирующих деятельность комитета (положение, должностной регламент и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Структура текста положения о комитете или его отделов состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Обязанности.

5. Права.

6. Ответственность.

7. Взаимоотношения с другими подразделениями.

Структура должностного регламента государственного гражданского служащего комитета состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Вопросы, по которым гражданский служащий вправе или обязан принимать управленческие решения, участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов, сроки и процедуры их подготовки

7. Порядок служебного взаимодействия в связи с исполнением должностных обязанностей

8. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом комитета

9. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности.

4.8. В распорядительных документах комитета (приказах) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю).

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение председателя комитета. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в этих случаях начинается со слова "Приказываю".

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределённой форме. Например:

1. Создать рабочую группу в составе_ .

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны подведомственные организации или отделы комитета.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределённой форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Ведущему специалисту Шарабура Н.В. составить график отпусков работников комитета на 2009 год.

Указание срока исполнения даётся отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления - 14.12.2008.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

1. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя комитета Майер В.П.

4.9. В распорядительных документах коллегиальных органов комитета (постановления, решения) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (постановили, решили).

В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) коллегий комитета, экспертно-методической проверочной комиссии, экспертной комиссии комитета, комиссий и рабочих групп комитета по проведению совещаний, заседаний, переговоров, встреч используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть составляется по схеме:

Председатель - Иванов И.И.

Секретарь - Петров И.И.

Присутствовали:

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегии комитета, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляют в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Присутствовали 57 человек (список прилагается). Подсчёт участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу. После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами "Повестка дня" и располагается центрованно через два-три интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чём?"

Например:

1. Об итогах комплексной проверки работы архивного отдела администрации МО "Улаганский район".

Докладчик - В.П.Майер

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трёх частей:

Слушали: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).

Перед словом "Слушали" проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

Выступили: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).

Решили (Постановили): (Решение формируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов, что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова "Решили" ("Постановили"). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в документе протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц, либо отдел комитета. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Слова "Слушали", "Выступили", "Решили", ("Постановили") печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.

В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенографический протокол, который дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста двумя-тремя межстрочными интервалами, от границы левого поля. Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарём в дело и хранится в соответствии со строкой, определённым номенклатурой дел.

В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - председатель комитета

2-й экземпляр - бухгалтерия

3-й экземпляр - специалист по хозяйственным вопросам

4.11. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Договор (контракт) о выполнении определённой работы содержит следующие сведения, например:

- наименование сторон (полное и сокращённое названия);

- наименование работы (предмет контракта), её этапы и результаты выполнения;

- наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- срок действия договора;

- начало и окончание работ по договору;

- стоимость работы и порядок расчётов;

- порядок сдачи и приёмки работы;

- ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающие# стороны признают необходимым включить в договор;

- гарантии, страхование;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4.12. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются комитетом своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени комитета. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения:

- должность и паспортные данные доверенного лица;

- организация, в которой производятся действия по доверенности;

- вид действий;

- образец подписи лица, получившего доверенность;

- заверение подлинности подписи;

- срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, корреспонденции. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

4.13. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени комитета.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

- письмо оформляется на должностном бланке;

- письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия.

Простое письмо может состоять из двух частей: первая часть - обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка; и вторая часть (заключение) - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, её анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

- вступление,

- основное содержание,

- заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо - просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости.

Например: С уважением,_

4.14. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определённым признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете является наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

4.15. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.).

Слева над таблицей размещают слово "Таблица", выделенное разрядкой, после него приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы, горизонтальный - строки. Обобщённые наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:

Головка таблицы
Подзаголовок строк	Заголовок граф		Заголовок граф
	Подзаголовки граф	Подзаголовки граф	Подзаголовки граф	Подзаголовки граф
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк	Строка	Строка	Строка	Строка
Боковик (графа для заголовков)	Графы (колонки)

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы и номера граф продолжаются.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

4.16. При подготовке документов по однотипным повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.

4.17. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность и краткость текста.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящён документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определённые законодательством.

Допускается употреблять так называемые универсальные слова (слова со стертым, неопределённым значением) и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:

До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по ремонту здания_

или

Протокол не отражает намерения договаривающихся сторон.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

- Установлено, что в период с_ по_

- В соответствии с_

- В целях_

- Направляем (представляем, высылаем) Вам_

- Считаем целесообразным_ .

В официальных документах используются простые распространённые предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования_, а также в связи с недостаточной загруженностью _ просим Вас решить вопрос о_

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "Мы" и "Вы" вместо "Я" и "Он".

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения:

СНГ, зам., спецназ.

Графические - г-н, ж-д, кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

5. Разработка стандартных бланков

5.1. Документы изготавливают на бланках. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

Например, бланк приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчёта о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

5.2. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название комитета, его ведомственная принадлежность, юридический (фактический) адрес комитета.

В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

5.3. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: А4 (210х297) и А5 (148х210), размером полей не менее:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например, с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

5.4. Бланки документов должны разрабатываться с учётом состава реквизитов и порядка их расположений, установленных ГОСТ.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих комитет, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения о комитете. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) название комитета, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Наиболее удобным для обработки и экономичном с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения", резолюции, отметок о рассылке.

Например, угловым должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизиты "Адресат" или "Гриф утверждения документа".

5.5. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.

5.6. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или нет передаче на государственное хранение документы комитета. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно чёрную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

5.7. Бланки комитета, имеющие в качестве реквизита герб Республики Алтай, должны изготавливаться типографическим# способом. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

5.8. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов в комитете:

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) (приложение 3);

бланк письма (приложение 4);

бланк конкретного вида документа (кроме письма) (приложение 5).

Общий бланк комитета включает следующие реквизиты:

герб Республики Алтай - (02);

наименование организации - (08);

справочные данные об организации (реквизит 09).

Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов:

дата документа - (11);

регистрируемый номер документа - (12);

заголовок к тексту - (18).

При разработке бланков конкретных видов документов используется следующие реквизиты:

герб Республики Алтай - (02);

наименование организации - (08);

наименование вида документа - (10);

место составления или издания документа - (14);

а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:

дата документа - (11);

регистрационный номер документа - (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа - (13);

заголовок к тексту - (18);

отметка о контроле - (19).

В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит "Место составления или издания документа" (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населённых пунктов.

Бланк письма комитета включает следующие реквизиты:

герб Республики Алтай - (02);

наименование организации - (08);

справочные данные об организации - (09).

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

дата документа - (11);

регистрационный номер документа - (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа - (13);

адресат - (13);

заголовок к тексту - (18);

отметка о контроле - (19).

Реквизит "справочные данные об организации" включает сведения о почтовом и телефонном адресе комитета. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, данный реквизит дополняется номерами справочных телефонов, факсов, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

5.9. На бланках для их учёта можно при необходимости проставлять типографическим# способом специальным нумератором учётные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, что бы# на них впоследствии не накладывался текст документа и другие оформляющие реквизиты.

6. Использование оттиска печати при оформлении документов

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название "оттиск печати", которое более соответствует существу реквизита.

Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Комитет для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Кроме того, в комитете используются иные круглые печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.).

Для упорядочения использования печатей в комитет# разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция председателем комитета в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.#

Инструкция может иметь следующие разделы:

- перечень печатей, используемых в комитете;

- места хранения и должности лиц, имеющих право пользоваться печатями.

- порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью комитета), печатью без воспроизведения герба или иной# символ#, печатью узкого функционального назначения.

В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за её правильным применением.

Перечень печатей включает:

- название и количество экземпляров каждой разрешённой для использования печати;

- должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается комитетом в соответствии с действующими нормативными актами и с учётом специфики документирования своей деятельности.

Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:

Оттиск гербовой печати
Наименование документа	Должность работника, который проставляет оттиск
Оттиск печати "Для пакетов"
Наименование документа	Должность работника, который проставляет оттиск

Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:

- штатное расписание;

- образцы подписей на открытие счетов и др.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию председателя комитета.

Пользование печатями в комитете разрешается только работникам, специально назначенным приказом председателя. Право пользования гербовой печатью предоставляется только председателю комитета, его заместителю, должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства и кадровой службы, главному бухгалтеру комитета.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации комитета, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования комитета по акту с отметкой в регистрационно-учётных формах.

Регистрационно-учётные формы печатей, а также заверенные должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства в комитет# листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел комитета.

Оттиск печати ставится так, чтобы была чётко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

7. Составление номенклатуры дел

7.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименования дел, заводимых в делопроизводстве организаций, с указанием сроков их хранения, по установленной форме (приложение 6).

7.2. Ответственность за её составление возлагается на ответственного за ведение делопроизводства.

7.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учётным документом в делопроизводстве, а в архиве комитета используется для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.4. В номенклатуру дел комитета из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве комитета, конкретизированные с учётом его специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел комитета без изменений.

7.5. Номенклатура дел комитета составляется по установленной форме на основании номенклатур дел отделов комитета, разработанных по аналогичной форме, подписанных начальниками этих отделов.

Номенклатура дел комитета оформляется на общем бланке комитета.

Номенклатура дел комитета подписывается ответственным за ведение делопроизводства и после одобрения ЭК комитета направляется на согласование с ЭПМК комитета, после чего утверждается председателем комитета.

После утверждения номенклатуры дел комитета отделы комитета получают выписки соответствующих её разделов для использования в работе.

Номенклатура дел комитета на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с ЭПМК комитета номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается председателем комитета и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с ЭПМК комитета не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры комитета разрабатывается новая номенклатура дел.

7.6. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности комитета.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о комитете, положениями о его отделах, штатным расписанием, номенклатурой дел комитета за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

7.7. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности комитета.

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) комитета. Разделами, подразделами номенклатуры дел являются названия подразделений (например: бухгалтерия, отдел информационного обеспечения).

7.8. Графы номенклатуры дел комитета, его отделов заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в комитете цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.)

В графу 2 номенклатуры дел включается# заголовки дел.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяются# степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами председателя комитета. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы.

Заголовки дел, заведённых по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен чётко и в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Термин "документы" применяется так же в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Пример: "Документы о проведении аттестации (планы, списки, график)".

Заголовки дел по вопросам, не разрешённым в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел комитета следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел. Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПМК комитета по представлению ЭК комитета.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о завершении дел, о переходящих делах, о выделении документов к уничтожению.

7.9. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведённых дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел комитета, в обязательном порядке сообщаются в ЭПМК комитета, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровку# его подписи.

8. Порядок формирования дел в комитете

8.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

8.2. Дела формируются в комитете его отделами под методическим руководством ответственного за ведение делопроизводства.

8.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела.

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в комитете; документы постоянных комиссий;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

8.4. Внутри дела документа# должны быть расположены так, что бы# они по своему содержанию последовательно освещали определённые вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составление#, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объёмом свыше 250 листов группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

- уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности комитета;

- утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы комитета и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявления# граждан по личным вопросам;

- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9. Экспертиза ценности документов

9.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения

9.2. Экспертиза ценности документов в комитете проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отношения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

9.3. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда РФ и Архивного фонда РА в комитете создаётся экспертная комиссия.

9.4. Экспертная комиссия создаётся приказом председателя комитета из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трёх человек. Председателем комиссии назначается заместитель председателя комитета, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

10. Порядок проведения экспертизы ценности документов

10.1. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно ответственными за ведение делопроизводства в комитете совместно с ЭК.

10.2. При проведении экспертизы ценности документов в отделах комитета осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в отделах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел комитета, правильность определения сроков хранения дел.

10.3. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путём полистного просмотра дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из них состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения# подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

11. Оформление результатов экспертизы ценности документов

11.1. По результатам экспертизы ценности документов в комитете составляются описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

11.2. ЭПМК комитета утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

11.3. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК комитета одновременно. Одобренные ЭК акты и описи утверждаются председателем комитета только после утверждения и согласования ЭПМК комитета описей дел постоянного хранения и по личному составу; после этого комитет имеет право уничтожать дела, включенные в акт.

11.4. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истёк 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трёхлетним сроком хранения 2004 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего комитета. Если в акте указаны дела отделов комитета, то название каждого отдела указывается перед группой заголовков дел этого отдела. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесённых к данной группе.

11.5. ЭПМК комитета проверяет правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют# право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

12. Порядок передачи документов организации
на постоянное хранение

12.1. Документы Архивного фонда РФ и Архивного фонда РА, временно находящиеся на хранении в архиве комитета, передаются на постоянное хранение.

12.2. Архив комитета передаёт на постоянное хранение документы в комитет, для которого является источником комплектования.

12.3. Документы передаются на постоянное хранение в комитет в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

12.4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в комитете:

- архивные документы комитета - 15 лет;

- документы по личному составу - 75 лет;

- научная, техническая, потенциальная документация - 10 лет;

- фотодокументы - 3 года;

- документы на машинных носителях - 5 лет.

12.5. Перед передачей документов на постоянное хранение проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами комитета.

Приложения:

Приложение 1. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению.

Приложение 2. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати.

Приложение 3. Образец общего бланка.

Приложение 4. Образец бланка письма.

Приложение 5. Образец бланка конкретного вида документа.

Приложение 6. Форма номенклатуры дел.