Приложение. Административный регламент исполнения государственной функции по решению вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай Комитетом по делам архивов Республики Алтай

Приложение
к приказу Комитета
по делам архивов
Республики Алтай
от 22.09.2008 г. N 23

Административный регламент
исполнения государственной функции по решению вопросов о включении
архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай
Комитетом по делам архивов Республики Алтай

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения государственной функции по решению экспертно-проверочно-методической комиссией вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результатов получения государственной функции (государственная функция), создания условий для участников отношений, возникающих по решению экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении этих полномочий.

1.2. Экспертно-проверочно-методическая комиссия Комитета по делам архивов Республики Алтай решает вопросы о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, Республики Алтай и Положением о Комитете по делам архивов Республики Алтай (подп. 3.2.2. пункт 3.2. раздел 3 Положения о Комитете по делам архивов Республики Алтай, утвержденного Постановлением Правительства Республики Алтай от 18 апреля 2006 года N 57 ).

1.3. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Алтай от 24 декабря 2007 года N 103-РЗ "Об архивном деле в Республике Алтай", экспертно-проверочно-методическая комиссия Комитета по делам архивов Республики Алтай решает вопросы включения архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай. Это является юридическим актом признания подтверждения государством возникновения данного права.

1.4. Решение экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай является единственным доказательством существования зарегистрированного права в соответствии с пунктом 53 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 года N 19 и зарегистрированных в Минюсте России 6 марта 2007 года N 9059.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду пункт 5.3 названных Правил

1.5. Исполнение государственной функции по решению экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай осуществляется на безвозмездной основе.

1.6. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Законом Республики Алтай от 24 декабря 2007 года N 103-РЗ "Об архивном деле в Республике Алтай";

Положением о Комитете по делам архивов Республики Алтай утвержденным Постановлением Правительства Республики Алтай от 18 апреля 2006 года N 57.

1.7. Государственная функция исполняется государственными гражданскими служащими Комитета по делам архивов Республики Алтай, исполняющими государственную функцию (далее - специалисты), членами экспертно-проверочно-методической комиссии из числа ответственных работников государственных и муниципальных архивов Республики Алтай, представителей учреждений из списка источников комплектования, включенных в состав комиссии приказом председателя Комитета по делам архивов Республики Алтай.

1.8. При исполнении государственной функции в целях получения документов, необходимых для решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай осуществляется взаимодействие с:

1.8.1. государственными и муниципальными архивами республики;

1.8.2. организациями-источниками комплектования государственных и муниципальных архивов республики:

- Государственным собранием Эл-Курултай Республики Алтай, Избирательной комиссией Республики Алтай;

- Правительством Республики Алтай и его исполнительными органами;

- республиканскими государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, республиканскими государственными учреждениями;

- органами местного самоуправления и муниципальными организациями республики;

- территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, в том числе органами Прокуратуры РФ, судебными органами, расположенными на территории Республики Алтай (далее федеральные организации);

- негосударственными организациями;

- физическими лицами;

1.8.3. ликвидированными организациями.

1.9. Основанием для возникновения отношений, регулируемых настоящим административным регламентом, является представление в Комитет по делам архивов Республики Алтай от государственных и муниципальных архивов республики документов от организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов республики для решения экспертно- проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции.
Порядок информирования о ходе исполнения
государственной функции.

2.1. Информация о порядке предоставления государственной функции выдается:

- непосредственно в Комитете по делам архивов Республики Алтай, государственном и муниципальных архивах республики, с использованием средств телефонной связи, электронного информирования и электронной техники.

2.2. Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок), Интернет - адресе, адресе электронной почты Комитета по делам архивов Республики Алтай, исполняющего государственную функцию, архивных учреждений республики приводятся в приложении 1 к Административному регламенту и размещаются:

- на Интернет-сайте www archive.altai-republic.ru (раздел);

- на информационных стендах в помещениях Комитета по делам архивов Республики Алтай, государственном и муниципальных архивов# республики.

2.3. Информация о процедуре исполнения государственной функции сообщается по номерам телефонов для справок (консультаций), а также размещается в информационно - телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет).

2.4. На информационных стендах в помещениях Комитета по делам архивов Республики Алтай, государственном и муниципальных архивах республики и Интернет - сайте Правительства Республики Алтай размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

- текст Административного регламента с приложениями (полная версия на Интернет - сайте и извлечения на информационных стендах);

- блок-схемы (приложение 2 к Административному регламенту) и краткое описание порядка исполнения государственной функции;

- перечни документов, необходимые для рассмотрения экспертно-проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай, и требования, предъявляемые к этим документам;

- образцы оформления документов, необходимых для исполнения государственной функции, и требования к ним;

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет - сайта и электронной почты Комитета по делам архивов Республики Алтай, архивных учреждений республики, в которые заявители могут передать документы, необходимые для рассмотрения экспертно- проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай;

- схема размещения специалистов и режим приема документов;

- таблица сроков исполнения функции в целом и максимальных сроков выполнения отдельных административных процедур, в том числе, времени приема документов и т.д.;

- основания отказа в рассмотрении экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай;

- порядок информирования о ходе исполнения государственной функции;

- порядок получения консультаций;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, исполняющих государственную функцию.

2.5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Комитета по делам архивов Республики Алтай, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо, или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.6. Информирование о ходе исполнения государственной функции осуществляется специалистами Комитета по делам архивов Республики Алтай, а также через специалистов государственных и муниципальных архивов республики, при личном контакте с заявителями, с использованием средств Интернет, почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.

2.7. Заявители, представившие в Комитет по делам архивов Республики Алтай документы для решения экспертно-проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав архивного фонда Республики Алтай, в обязательном порядке информируются через государственные и муниципальные архивы республики, либо непосредственно:

- о сроке завершения оформления документов и возможности их получения;

- об отказе в рассмотрении экспертно- проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай.

2.8. Информация об отказе в рассмотрении документов направляется заявителю через государственные и муниципальные архивы республики в течение месяца со дня получения специалистами Комитета по делам архивов Республики Алтай документов.

2.9. В любое время с момента приема документов в Комитет по делам архивов Республики Алтай заявитель имеет право на получение сведений о прохождении документов при помощи телефона, средств Интернета, электронной почты, или посредством личного посещения Комитета по делам архивов Республики Алтай.

Для получения сведений о прохождении документов по решению экспертно- проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай заявителям указываются (называются) дата и входящий номер. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения какой административной процедуры) находится представленный им пакет документов.

3. Порядок получения консультаций (справок)
об исполнении государственной функции

3.1. Консультации (справки) по вопросам исполнения государственной функции оказываются специалистами Комитета по делам архивов Республики Алтай, исполняющими государственную функцию.

3 2. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- о перечне документов, необходимых для решения экспертно-проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай, комплектности (достаточности) предоставляемых документов;

- о источнике получения документов, необходимых для решения экспертно- проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай;

- о времени приема и выдачи документов;

- о сроках принятия решений экспертно- проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай;

- о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

3.3. Консультации оказываются при личном обращении, посредством Интернет - сайта, телефона или электронной почты.

4. Результат исполнения государственной функции

4.1. Конечными результатами исполнения государственной функции являются:

- решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай;

- отказ о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай.

4.2. Процедура исполнения государственной функции завершается путем получения заявителями:

- решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай о включении или исключении организации, физического лица из списка источников комплектования архива;

- утверждения отраслевых списков организаций, документы которых подлежат и не подлежат приему в государственные и муниципальные архивы республики;

- утверждения списков организаций (физических) лиц - источников комплектования государственных и муниципальных архивов республики;

- утверждения примерных номенклатур дел, примерных перечней документов, подлежащих приему в государственные и муниципальные архивы республики;

- утверждения перечней проектов (объектов), проблем (тем), научно-технической документации по которым происходит передача на государственное и муниципальное хранение;

- утверждения описей дел постоянного хранения на управленческую, научно- техническую документацию, кинофотофонодокументы, документы личного происхождения, специальную документацию;

- утверждения описей особо ценных документов;

- утверждения актов об утрате и гибели документов, находящихся на ведомственном хранении;

- утверждения актов о выделении к уничтожению документов и дел, образовавшихся после 1945 года и находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах республики;

- согласования описей дел по личному составу;

- согласования номенклатур дел организаций;

- решений экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай о приобретении на государственное хранение документов личного происхождения;

- согласования описей дел, прошедших переработку и усовершенствование в государственных и муниципальных архивах республики;

- согласования методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и муниципальных архивов республики и архивов организаций, организации документов в делопроизводстве организаций.

4.3. Вышеперечисленные документы выдаются заявителю "на руки" через государственные и муниципальные архивы республики, которые представляют документы на рассмотрение экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

4.4. Решения об отказе о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай направляются заявителю Комитетом по делам архивов Республики Алтай через государственные и муниципальные архивы республики либо непосредственно заявителю.

5. Описание заявителей

5.1. Заявителями являются:

5.1.1. Организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов республики:

- Государственное собрание Эл-Курултай Республики Алтай, Избирательная комиссия Республики Алтай, Контрольно-счетная палата Республики Алтай;

- Правительство Республики Алтай и его исполнительные органы;

- республиканские государственные унитарные предприятия, включая казенные предприятия, и республиканские государственные учреждения;

- органы местного самоуправления и муниципальные организации республики;

- федеральные организаций;

- не государственные организации;

- физические лица;

5.1.2. ликвидированные организации не зависимо от формы собственности;

5.1.3. государственные и муниципальные архивы республики.

6. Требования к составу документов, необходимых
для исполнения государственной функции

6.1. Для принятия экспертно-проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай решений по вопросам о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай заявителем представляются документы в соответствии с перечнем документов согласно пункту 7 Административного регламента.

7. Перечень документов, предоставляемых заявителями

7.1. Для решения экспертно-проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай заявителями представляются:

7.1.1. государственными и муниципальными архивами республики:

- проекты методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов республики и архивов организаций, организации документов в делопроизводстве организаций и документы к ним (справка с обоснованием необходимости разработки или переработки пособия и указанием круга его применения, отзывы и замечания рецензентов, проект решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай);

- списки организаций (физических) лиц - источников комплектования государственных архивов республики с указанием формы приема документов с заключением, подписанным директором госархива и членами экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- отраслевые списки организаций - источников комплектования государственных архивов республики с указанием формы приема документов и документы к нему (заключения куратора организации и членов экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай по вопросам оптимизации состава документов, подлежащих приему в архив, список организаций отрасли, документы которых не подлежат приему, решения центральной экспертной комиссии (или экспертной комиссии) организации об утверждении списков N 1 и N 2, справка головной организации о документационных связях в отрасли);

- список организации о внесении ее в источники комплектования государственного архива и документы к нему (историческая справка организации с указанием ее места и значения в отрасли, документы о создании организации или ее реорганизации, копии Устава или Положения с указанием формы собственности, справка куратора архивного учреждения области об изучении состава документов с указанием документационных связей в отрасли, номенклатура дел, проект решения экспертно - проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай о внесении организации в список источников комплектования с указанием формы приема документов, письмо от федеральной, негосударственной организации или физического лица о согласии заключения договора об отношении и сотрудничестве с архивным учреждением республики);

- список организации об исключении ее из источника комплектования архива и документы к нему (справка об исключении организации из списка организаций - источников комплектования, копии документов о ликвидации организации или письмо руководителя с отказом о сотрудничестве и изложением мотивов отказа, акты о приеме документов в архивные учреждения республики, развернутое заключение куратора с изложением оснований для исключения из списка источников комплектования и указанием крайних дат и мест хранения документов по личному составу организации, проект решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай);

- примерные номенклатуры дел, примерные перечни документов, подлежащие приему в государственные и муниципальные архивы республики и документы к ним (методические указания по применению номенклатуры, перечня, решения центральной экспертной комиссии головной организации).

- описи дел, прошедших переработку и усовершенствование в архивных учреждениях республики и документы к ним (представление архива, научно-справочный аппарат к описи: титульный лист, историческая справка к фонду, список сокращенных слов; акт переработки (усовершенствования) описи, старая опись, переводная таблица, акты о выделении к уничтожению документов и дел, образовавшихся после 1945 года и находящихся на хранении в архивных учреждениях республики);

- описи документов личного происхождения и документы к ним (научно- справочный аппарат к описи: титульный лист, историческая справка к фонду, список сокращенных слов; акт описания, сдаточная опись, акты о выделении документов к уничтожению с истекшими сроками хранения и не представляющими историческую ценность, заключение исполнителя и эксперта экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай);

- описи особо ценных документов (заключение члена экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай за подписью главного хранителя фондов).

7.1.2. Организациями - источниками комплектования государственных и муниципальных архивов республики:

- номенклатура дел организации, положение об экспертно-проверочной комиссии учреждения, об архиве учреждения, заключение членов экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- перечни проектов (объектов), проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежат передаче на государственное хранение и документы к ним (решение экспертной комиссии организации об одобрении перечня, заключение членов экспертно - проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай. При отсутствии проектов, имеющих историческое значение, представляется справка руководителя организации об их отсутствии);

- описи дел постоянного хранения на управленческую, научно-техническую документацию, кинофотофонодокументы, специальную документацию, по личному составу и документы к ним (научно- справочный аппарат к описи (титульный лист, историческая справка к фонду или дополнение к ранее представленной исторической справке (предисловие к описи), список сокращенных слов); заключения членов экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай);

- акты об утрате и гибели документов, находящихся на ведомственном хранении и документы к ним (акт проверки наличия дел в организации, справка руководителя организации на бланке по розыску документов, о причинах утраты или гибели документов, мерах, принятых к сохранности документов и к виновным).

8. Требования к документам, предоставляемым заявителями

8.1. Документы должны быть заполнены в соответствии с формами, указанными в "Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 года N 19 и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и других нормативных документов.

8.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Whdous с использованием шрифта в размером N 12, 13, 14. Документы должны быть распечатаны посредством электронных печатающих устройств, текст должен быть светостойким.

8.3. Документы должны быть подписаны руководителем организации, проставлены печати организации.

8.4. Нормативные документы о создании, реорганизации, ликвидации организации и уставные документы организации представляются в копиях.

8.5. Заключения экспертов и членов экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай должны быть подписаны.

9. Обязательства Комитета по делам архивов Республики Алтай
в отношении графика (режима) работы с заявителями

9.1. Комитет по делам архивов Республики Алтай осуществляет прием документов для решения экспертно-проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав архивного фонда Республики Алтай ежедневно, кроме субботы и воскресенья, с 9-00 час. до 18-00 час. Время предоставления перерыва для отдыха и питания специалистам Комитета по делам архивов Республики Алтай с 13-00 час до 14-00 час.

10. Общий срок исполнения государственной функции

10.1. Общий срок для принятия решения экспертно-проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай не должен превышать 1,5 месяца со дня подачи документов государственными и муниципальными архивами республики.

11. Условия и сроки приема и консультирования заявителей

11.1. График приема должностными лицами Комитета по делам архивов Республики Алтай граждан и организаций устанавливается приказом председателем Комитета по делам архивов Республики Алтай.

11.2. Консультации и справки в объеме, предусмотренном Административным регламентом, предоставляются специалистами в течение всего срока исполнения государственной услуги, в том числе и в не приемное время.

12. Требования к размещению помещения Комитета
по делам архивов Республики Алтай

12.1. Выбор здания (строения), в котором размещается Комитет по делам архивов Республики Алтай, должно осуществляться с учетом пешеходной доступности (не более 10 минут пешком) для заявителей от остановок общественного транспорта.

13. Требования к оформлению входа в здание

13.1. Вход в помещение Комитета по делам архивов Республики Алтай должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей следующую информацию: наименование Комитета по делам архивов Республики Алтай, местонахождение, режим работы, адрес официального Интернет - сайта, телефонные номера и электронный адрес справочной службы.

14. Требования к присутственным местам

14.1. Прием заявителей осуществляется в кабинетах специалистов, в которых имеются места для приема заявителей.

14.2. Помещение должно быть оборудовано:

- противопожарной системой и средствами пожаротушения;

- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

14.3. Вход и выход из помещений должно быть оборудовано соответствующими указателями с автономными источниками бесперебойного питания.

15. Требования к местам для информирования

15.1. Места информирования, предназначенные для заявителей с информационными материалами должны быть оборудованы:

- информационными стендами;

- стульями и столами для оформления документов.

16. Требования к местам для ожидания

16.1. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.

III. Административные процедуры

17. Последовательность административных действий (процедур)

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- прием документов от заявителей (по почте или от курьера);

- регистрацию документов в книге учета входящих документов;

- рассмотрение документов специалистами;

- подготовка специалистами Комитета по делам архивов Республики Алтай заключений о представлении документов на рассмотрение экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- подготовка специалистами заключения об отказе в представлении документов на рассмотрение экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- рассмотрение членами экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай документов;

- оформление документов после рассмотрения их на экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- возврат документов (по почте или через курьера) в государственные и муниципальные архивы для передачи заявителям.

18. Приемы регистрация документов от заявителей

18.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является направление государственными и муниципальными архивами республики документов на экспертно- проверочно-методическую комиссию Комитета по делам архивов Республики Алтай, подготовленных самими архивами республики или полученными архивами от организаций - источников комплектования, необходимых для решения экспертно- проверочно-методической комиссией Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай.

I. Общие положения

18.2. Специалист, ответственный за регистрацию документов:

- регистрирует в день поступления документы, представленные на рассмотрение экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай, пришедшие по почте или принесенные курьером, в соответствии с инструкцией по делопроизводству Комитета по делам архивов Республики Алтай в книге учета документов, указывая порядковый номер записи, дату приема, название документов.

- передает в день регистрации документы специалистам для проведения экспертизы.

18.3. Специалист, ответственный за проведение экспертизы документов (эксперт), представляемых на экспертно-проверочно-методическую комиссию Комитета по делам архивов Республики Алтай:

- проверяет в день поступления документов наличие всех необходимых документов, исходя из соответствующего перечня документов, установленных пунктами 7, 8 настоящего Административного регламента и требований по оформлению документов;

- проводит в течение месяца экспертизу документов;

- готовит в течение месяца заключение о представлении документов на рассмотрение экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- готовит в течение месяца заключения об отказе в представлении документов на рассмотрение экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- представляет документы секретарю экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай не позднее, чем за три дня до заседания экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- готовит в течение 14 дней после проведения экспертно- проверочной комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай документы к отправке в государственные и муниципальные архивы республики после их оформления секретарем экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай.

18.4. Секретарь экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай:

- организует рецензирование документов членами экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай не позднее, чем за 3 дня до заседания экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- оформляет протокол заседания экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай. Протокол должен быть подписан председателем и секретарем экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай и представлен для утверждения председателем комитета в течение 7 рабочих дней после заседания экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- оформляет документы, представленные на рассмотрение экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай согласно пункту 7 административного регламента (проставляет дату, номер протокола ЭПМК, печать Комитета по делам архивов Республики Алтай) в течение 7 рабочих дней;

- вносит сведения об утверждении и согласовании описей, номенклатур дел в журналы регистрации описей и номенклатур дел в течение 14 рабочих дней после заседания экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- доводит решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай до государственных и муниципальных архивов республики, организаций-источников комплектования архивов республики в течение двух рабочих недель.

18.5. При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов требованиям, указанным в пунктах 7, 8 Административного регламента, специалист, ответственный за проведение экспертизы документов, уведомляет письменно по почте или курьером заявителя о наличии препятствий для принятия решения экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав архивного фона Республики Алтай, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению.

18.6. Максимальный срок выполнения действий по рассмотрению и оформлению результатов решений экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай составляет 1,5 месяца в соответствии с утвержденным председателем Комитета по делам архивов Республики Алтай, положением об экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай.

II. Выдача документов

19.1. Основанием для начала выдачи документов является их оформление в установленном порядке после рассмотрения документов на экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай.

19.2. Специалист, ответственный за проведение экспертизы документов, готовит документы на отправку в государственные и муниципальные архивы республики и передает его в порядке делопроизводства для отправки.

19.3. Секретарь экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай готовит выписку из решения экспертно - проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай и передает ее в порядке делопроизводства для отправки в государственные и муниципальные архивы республики либо непосредственно заявителю.

19.4. Специалист, ответственный за регистрацию и отправку документов, делает запись в журнале регистрации и направляет документы почтой или курьером в государственные и муниципальные архивы республики для передачи организациям - источникам комплектования архивов.

19.5. Сроки отправки документов не должны превышать трехдневный срок после их оформления секретарем экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай.

20. Отказ в исполнении государственной функции

20.1. Основанием для начала процедуры отказа в принятии решений экспертно- проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай является принятие соответствующего решения специалистом, ответственным за проведение экспертизы документов.

20.2. Специалист, ответственный за проведение экспертизы документов, формирует на официальном бланке Комитета по делам архивов Республики Алтай письменное сообщение об отказе в рассмотрении и принятии решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай, заверяет его подписью председателя Комитета по делам архивов Республики Алтай.

20.3. В сообщении указываются:

- наименование Комитета по делам архивов Республики Алтай;

- дата направления сообщения и исходящий номер, состоящий из номера книги учета входящих документов, в которой были зарегистрированы документы;

- адрес, фамилия, имя, отчество (для физических лиц) или наименование (для юридических лиц) заявителя;

Примерный текст сообщения: "На основании представленных документов для решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай Вам отказано в рассмотрении документов (далее указываются конкретные документы, указанные в пункте 7 административного регламента), которые были представлены государственными и муниципальными архивами республики (указывается государственный или муниципальный архив, дата и входящий номер представленных документов), по следующим причинам:

- причины, послужившие основанием для принятия решения об отказе в решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав архивного фонда Республики Алтай;

далее следует текст: "Отказ в принятии решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав архивного фонда Республики Алтай в соответствии с пунктом административного регламента может быть обжалован заявителем на действие или бездействие должностных лиц Комитета по делам архивов Республики Алтай в досудебном и судебном порядке".

При описании причин, послуживших основанием для принятия решения об отказе на рассмотрение и принятии решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Республики Алтай специалистом, ответственным за проведение экспертизы документов, указываются нормы (пункты, статьи) правовых актов, нормативных документов, несоблюдение которых привело к принятию специалистом такого решения, содержание данных норм, а также излагается, в чем именно выразилось несоблюдение требований указанных выше правовых актов.

Максимальный срок выполнения действия в течение месяца после поступления документов из государственных и муниципальных архивов республики.

20.4. Специалист готовит сообщение об отказе к отправке почтой и передает его в порядке делопроизводства для отправки. Сообщение об отказе должно быть подписано и отправлено заявителю не позднее чем через 3 дня после подписания его председателем комитета.

20.5. Специалист помещает копию сообщения об отказе в рассмотрении и принятии решения экспертно-проверочно-методической комиссии Комитета по делам архивов Республики Алтай о включении архивных документов в состав архивного фонда Республики Алтай в дело с перепиской.

21. Порядок и формы контроля за исполнением
государственной функции

21.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений специалистами осуществляется председателем Комитета по делам архивов Республики Алтай, заместителем председателя.

21.2. Специалисты, ответственные за прием и экспертизу документов, несут персональную ответственность за соблюдение сроков их рассмотрения и оформления, установленные пунктами 18-20 административного регламента.

21.3. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

21.4. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом проверок соблюдения и исполнения специалистами положений административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Правительства Республики Алтай.

21.5. Периодичность осуществления текущего контроля составляет 2 раза в год.

21.6. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

21.7. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

21.8. Проверки полноты и качества исполнения государственной функции осуществляются на основании приказов председателя Комитета по делам архивов Республики Алтай.

21.9. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Комитета по делам архивов Республики Алтай) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с исполнением государственной функции (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

21.10. Для проведения проверки полноты и качества исполнения государственной функции формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Комитета по делам архивов Республики Алтай.

21.11. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Справка подписывается председателем комиссии.

22. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции

22.1. Заявители имеют право на обжалование действий или бездействия должностных лиц Комитета по делам архивов Республики Алтай в досудебном и судебном порядке.

процедура досудебного обжалования

22.2. Контроль за деятельностью Комитета по делам архивов Республики Алтай осуществляет Первый заместитель Председателя Правительства Республики Алтай, курирующий работу Комитета по делам архивов Республики Алтай. Заявители могут обжаловать действия или бездействия должностных лиц.

22.3. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение, жалобу (претензию).

22.4. Должностные лица Комитета по делам архивов Республики Алтай проводят личный прием заявителей.

Личный прием должностными лицами проводится по предварительной записи.

Запись заявителей проводится при личном обращении или с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов, которые размещаются на Интернет - сайте и информационных стендах.

Специалист, осуществляющий запись заявителей на личный прием, информирует заявителя о дате, времени, месте приема, должности, фамилии, имени и отчестве должностного лица, осуществляющего прием.

22.5. При обращении заявителей в письменной форме рассмотрения жалобы не должен превышать 30 дней с момента регистрации такого обращения.

В исключительных случаях (в том числе при принятии решения о проведении проверки), а также в случае направления запроса другим государственным органам, органам местного самоуправления и иным должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, председатель Комитета по делам архивов Республики Алтай вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителю.

22.6. Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) в обязательном порядке указывает либо наименование органа, в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, полное наименование для юридического лица, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

22.7. По результатам рассмотрения жалобы должностным лицом принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.

Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

22.8. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

22.9. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес не поддаются прочтению.

22.10. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не пригодятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

22.11. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

22.12. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить повторное обращение.

22.13. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействие должностных лиц Комитета по делам архивов Республики Алтай в судебном порядке.

22.14. Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии должностных лиц, нарушении положений административного регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики:

- по номерам телефонов, содержащихся в приложении 1 к Административному регламенту,

- на Интернет-сайте и по электронной почте органов, исполняющих государственную услугу.

22.15. Сообщение заявителя должно содержать следующую информацию:

- фамилию, имя, отчество гражданина (наименование юридического лица), которым подается сообщение, его место жительства или пребывания;

- наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;

- суть нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

- сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения.