Приложение 4. Должностная инструкция ведущего специалиста отдела комплектования, обеспечения сохранности и учета

Приложение 4

к приказу Комитета по делам архивов

Республики Алтай от 03.07.2006 г. N 8

Должностная инструкция
ведущего специалиста отдела комплектования, обеспечения сохранности и учета
(утв. приказом Комитета по делам архивов Республики Алтай от 03.07.2006 г. N 8)

1. Общие положения

1.1. Вышеуказанная должность необходима для обеспечения постоянного (вечное) хранения части культурного достояния народов Российской Федерации на особом режиме охраны и использования для обеспечения целостности исторически сложившихся документальных комплексов.

1.2. Ведущий специалист отдела комплектования, обеспечения сохранности и учета (далее - отдела) назначается и освобождается от должности приказом председателя Комитета по делам архивов РА (далее - Комитет), находится в непосредственном подчинении начальника отдела.

1.3. В своей практической деятельности ведущий специалист руководствуется методическими рекомендациями Росархива, нормативно-методическими документами, разработками ВНИИДАДа, должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

2.1. Осуществляет комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных режимов (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного) хранения архивных документов.

2.2. Принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, проводит работу по их рациональному размещению, топографированию.

2.3. Проводит проверку наличия и состояния дел, ведет учет необнаруженных документов, а также документов, имеющих дефекты текста, требующих оформления обложек, шифровки, нумерации листов и др. Проводит работу по розыску необнаруженных дел, оформляет результаты этой работы.

2.4. Осуществляет в установленном порядке выдачу документов из архивохранилищ и своевременный их возврат, контролирует сохранность выданных документов.

2.5. Проводит работу по рассекречиванию архивных документов.

2.6. Проводит имеющимися в архивохранилище в средствами# необходимых случаях ремонт и подшивку документов, шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, изготовление и оформление ярлыков, обложек и другие работы, связанные с обеспечением сохранности документов Архивного фонда РА.

2.7. Выявляет, описывает и учитывает в установленном порядке документы, имеющие в оформлении избирательные материалы, почтовые марки и другие представляющие ценность документы.

2.8. Составляет первичные учетные документы, паспорт архивохранилища, ведет дела фондов.

2.9. Работает в компьютерных программах, ведет ПК "Архивный фонд"

2.10. Участвует в подготовке архивных справочников.

2.11. Регистрирует и рассматривает описи на учреждения, фонды, присылаемые муниципальными архивными органами республики, госархива, пишет на них заключения.

2.12. Изучает отечественный и зарубежный опыт по направлению работы отдела, внедряет новые архивные технологии в свою практическую деятельность.

3. Права

3.1. Участвовать в работе конференций, семинарах по вопросам комплектования, обеспечения сохранности и учета архивных документов.

3.2. Требовать своевременного возврата документов и описей в архивохранилище, соблюдать правила и инструкции по обеспечению сохранности документов.

3.3. Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по профильному направлению работы.

4. Ответственность

4.1. Несет персональную ответственность за сохранность документов архивохранилища и выполнение задач, возложенных на архивохранилище.

4.2. Отвечает за своевременную и качественную реализацию плановых заданий и поручений руководства.

4.3. Отвечает за порядок и трудовую дисциплину в архивохранилище.

4.4. Несет персональную ответственность за разглашение секретной и служебной информации.

5. Квалификационные требования

5.1. Высшее гуманитарное образование и стаж работы в области архивного дела или документоведения не менее 3 лет.

5.2. Должен знать законодательные, правовые акты РФ и РА, Конституцию РФ и РА, определяющие направления деятельности архива, перспективы развития, основные правила работы государственных, ведомственных районных городских архивов, с кинофотофонодокументами, научно-технической документации, зарубежный и российский опыт в области архивоведения и документной информации, системы хранения и классификации архивных документов, состав и содержание комплекса документов, хранящегося в архиве, систему НСА и СИФ, систему государственных и негосударственных учреждений, методы проведения научных исследований, систему планово-отчетной документации учреждений, нормативы по труду, государственные и отраслевые стандарты на условия и режимы хранения документов, архивоведческую терминологию, правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите, историю Республики Алтай.

6. Профессионально-значимые# качества

Должен быть объективным, беспристрастным, исполнительным, дисциплинированным, внимательным, обеспечивающим защиту тайны частной жизни отдельного лица или деятельности организации, учитывающей интересы национальной безопасности.

По долгу службы необходимо соблюдать в полной мере международный этический кодекс архивистов.

Должностная инструкция составлена на основании Приказа Федеральной архивной службы России от 7 мая 1998 г "О структурных подразделениях федеральных архивов". М, 1998 г, Указов Главы-Председателя Правительства РА от 20.03.2000 NN 29-30 У "О квалификационных требованиях по государственным должностям государственной службы в РА" и "О присвоении и сохранении квалификационных разрядов государственным служащим",

"Анализа и организации# кадровой работы в органах государственной власти", Новосибирск, 2000 г.

Заместитель председателя комитета по делам архивов РА

В.П.Майер