Приложение 4. Должностная инструкция специалиста 1 категории отдела комплектования, обеспечения сохранности и учета

Приложение 4

к приказу Комитета по делам архивов

Республики Алтай от 03.07.2006 г. N 8

Должностная инструкция
специалиста 1 категории отдела комплектования, обеспечения сохранности и учета
(утв. приказом Комитета по делам архивов Республики Алтай от 3 июля 2006 г. N 8)

1. Общие положения

1.1. Вышеуказанная должность необходима для осуществления комплектования Архивного фонда Республики Алтай, оказания методической помощи учреждениям, организациям и предприятиям профиля архивной службы по вопросам совершенствования ведомственного хранения документов и организации документов в делопроизводстве.

1.2. Непосредственно подчиняется начальнику отдела комплектования, обеспечения сохранности и учета (далее - отдела).

1.3. Назначается и увольняется на основании приказа председателя Комитета по делам архивов РА (далее - Комитета).

2. Описание должности

2.1. Планирует и обеспечивает реализацию планов работы по комплектованию, совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования архивной службы, составляет отчеты о их выполнении.

2.1.2. Ведет списки учреждений являющихся источниками комплектования Архивного фонда РА, а также держателей фондов личного происхождения, наблюдательные дела.

2.1.3. Осуществляет оказание организационно - методической помощи и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений- источников комплектования архивной службы, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений.

2.1.4. Организует отбор и своевременную передачу документов учреждений-источников комплектования в архив. Составляет и реализует планы-графики приема-передачи документов на постоянное хранение. Разрабатывает и реализует планы-графики согласования положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях учреждений и организаций, инструкций по ведению делопроизводства, номенклатур дел.

2.1.5. Ведет государственный учет документов профиля архивной службы, временно хранящихся в учреждениях-источниках комплектования архивной службы, обобщает и анализирует учетные данные, организует работу по проведению паспортизации ведомственных архивов.

2.1.6. Оказывает практическую помощь ЦЭК и ЭК учреждений - источников комплектования архивной службы республики.

2.1.7. Изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям, внедряет его в практику работы архивной службы.

2.1.8. В плановом порядке и по согласованию с руководством Комитета готовит и проводит совещания, семинары по профильным отделу направлениям, организует выступления на совещаниях, семинарах. Принимает участие во всех мероприятиях архивной службы РА.

2.1.9. Выносит на рассмотрение руководства, ЭПМК Комитета вопросы развития архивной службы по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль над исполнением принятых решений.

2.1.10. Принимает участие в работе по рассекречиванию документов.

2.2. Права

специалисту 1 категории предоставляется право:

2.2.1. Получать в установленном порядке от учреждений-источников комплектования архивной службы, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, а также от структурных подразделений архивной службы материалы, необходимые для осуществления задач и функций отдела.

2.2.2. Посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные службы учреждений и организаций, являющихся источникам# комплектования.

2.2.3. Участвовать в установленном порядке в работе ликвидационных комиссий учреждений- источников комплектования архивной службы.

2.2.4. Участвовать в работе коллегиальных научных органов Комитета.

2.2.5. Осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

2.2.6. Вносить на рассмотрение руководителя отдела предложения по вопросам комплектования.

2.3. Ответственность:

2.3.1. Несет персональную ответственность за выполнение возложенных задач и функций, состояние и# производственной дисциплины.

2.3.2. Осуществляет свою деятельность на основе текущих планов, утверждаемых председателем Комитета.

2.3.3. Организует выполнение возложенных задач как непосредственно, так и во взаимодействии с другими работниками отдела Комитета, научными и другими учреждениями, общественными организациями.

2.3.4. Несет персональную ответственность за разглашение секретной информации.

3. Квалификационные требования

3.1. Высшее гуманитарное образование и стаж работы в области архивного дела или документоведения не менее 3 лет.

3.2. Должен знать законодательные, правовые акты РФ и РА, Конституцию РФ и РА, определяющие направления деятельности архива, перспективы развития, основные правила работы государственных, ведомственных районных городских архивов, с кинофотофонодокументами, научно-технической документации, зарубежный и российский опыт в области архивоведения и документной информации, системы хранения и классификации архивных документов, состав и содержание комплекса документов, хранящегося в архиве, систему НСА и СИФ, систему государственных и негосударственных учреждений, методы проведения научных исследований, систему планово-отчетной документации учреждений, нормативы по труду, государственные и отраслевые стандарты на условия и режимы хранения документов, архивоведческую терминологию, правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите, историю Республики Алтай.

4. Профессионально-значимые# качества

Должен быть объективным, беспристрастным, исполнительным, дисциплинированным, внимательным, обеспечивающим защиту тайны частной жизни отдельного лица или деятельности организации, учитывающей интересы национальной безопасности.

По долгу службы необходимо соблюдать в полной мере международный этический кодекс архивистов.

Должностная инструкция составлена на основании Приказа Федеральной архивной службы России от 7 мая 1998 г "О структурных подразделениях федеральных архивов". М, 1998 г, Указов Главы-Председателя Правительства РА от 20.03.2000 NN 29-30 У " О квалификационных требованиях по государственным должностям государственной службы в РА" и "О присвоении и сохранении квалификационных разрядов государственным служащим", "Анализа и организации кадровой работы в органах государственной власти", Новосибирск, 2000 г.

Заместитель председателя комитета по делам архивов РА

В.П.Майер