Приказ Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай от 13 ноября 2013 г. N 1489 "Об утверждении Положения об архиве Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай от 13 ноября 2013 г. N 1489
"Об утверждении Положения об архиве Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай"

С изменениями и дополнениями от:

26 июня 2014 г.

На основании пункта 8 подпункта 4 Положения о Министерстве образования, науки и молодежной политики Республики Алтай, утвержденного постановлением Правительства от 18.05.2006 года N 88 приказываю:

1. Утвердить Положение об архиве Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай.

2. Хранение документов в Министерстве образования, науки и молодежной политики Республики Алтай организовать в соответствии с Положением об архиве Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заведующую канцелярией Кулиш Г.В.

4. Приказ Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай от 14 декабря 2005 года N 797 "О положении об архиве Министерства" признать утратившим силу.

Министр

Н.В. Гусельникова

Положение
об архиве Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай (наименование организации)
(утв. приказом Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай от 13 ноября 2013 г. N 1489)

С изменениями и дополнениями от:

26 июня 2014 г.

1. Общие положения

1.1. Документы Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай (далее - Министерство), имеющие историческое, культурное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и Республики Алтай, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Комитете по делам архивов Республики Алтай.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Росархивом, хранятся в Министерстве.

1.2. Архив Министерства обеспечивает учет, отбор и использование документов Архивного фонда РФ и РА, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами, установленными Комитетом по делам архивов РА, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Министерства.

За утрату и порчу документов Архивного Фонда РФ и РА должностное лицо Министерства несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Министерстве для хранения документов Архивного фонда РФ и РА и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Министерство обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив Министерства создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай от 26 июня 2014 г. N 1093 в пункт 1.5 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. В своей работе архив Министерства руководствуется Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Республиканским законом "Об архивном деле в Республике Алтай", распорядительными документами Комитета по делам архивов РА, нормативно-методическими документами Росархива и Комитета по делам архивов РА, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения и положением об архиве Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай от 26 июня 2014 г. N 1093 в пункт 1.6 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.6. Положение об архиве Министерства разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается Министерством.

1.7. Архив Министерства работает по плану, утвержденному Министерством, и отчитывается перед ним о своей работе.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай от 26 июня 2014 г. N 1093 в пункт 1.8 настоящего Положения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.8. Контроль за деятельностью архива Министерства осуществляет руководитель Министерства либо лицо его заменяющее.

1.9. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 1.9

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Министерства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Министерству;

2.4. личные фонды руководителей и работников Министерства, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. создание научно-справочного аппарата, учет, обеспечение сохранности и использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ и РА на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Росархивом;

3.1.4. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы Министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Росархивом;

3.2.2. разрабатывает и согласовывает с Комитетом по делам архивов РА графики предоставления описей на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета по делам архивов РА и передачи документов Архивного фонда РФ и РА на государственное хранение;

3.2.3. составляет и предоставляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) Министерства и ЭПМК Комитета по делам архивов РА;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с НСА Комитета по делам архивов РА;

3.2.6. информирует руководство и работников Министерства о составе и содержании документов архива;

3.2.7. выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

3.2.8. исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

3.2.9. ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.10. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК Министерства;

3.2.11. оказывает методическую помощь ответственным за ведение делопроизводства в составлении номенклатуры дел в Министерстве, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Алтай;

3.2.12. ежегодно предоставляет в Комитет по делам архивов РА сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива);

3.2.13. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Комитет по делам архивов РА документы Архивного фонда РФ и РА.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства;

4.2. запрашивать от структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.