Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органах и подведомственных учреждениях

Приложение
к приказу Министерства труда
и социального развития
Республики Адыгея
от 19 августа 2011 г. N 218

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития
Республики Адыгея, его территориальных органах
и подведомственных учреждениях

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органах и подведомственных учреждениях (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства труда и социального развития Республики Адыгея, его территориальных органов и подведомственных учреждений (далее - организация) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 8, ст. 801; 1999, N 43, ст. 5124).

2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417).

3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127; 2007, N 46, ст. 5554).

4. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036).

5. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253).

6. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060).

7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2011, N 15, ст. 2038).

8. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; 2009, N 52 (ч. I), ст. 6439).

9. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776).

10. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).

11. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060).

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614).

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2010 г. N 72 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 9, ст. 964).

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084).

15. Государственный стандарт ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

16. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.

17. Закон Республики Адыгея от 31.03.1994 г. N 74-1 "О языках народов Республики Адыгея" ("Ведомости ЗС (Хасэ) - Парламента РА", N 5, 1994)

18. Указ Президента Республики Адыгея от 19 сентября 2002 г. N 212 "Об утверждении Положения о порядке осуществления контроля за исполнением законов Республики Адыгея, указов и распоряжений Президента Республики Адыгея, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея, поручений Президента Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителя Администрации Президента Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея" ("Собрание законодательства Республики Адыгея", 2002, N 9, 2004, N 3).

19. Указ Главы Республики Адыгея от 19 августа 2011 г. N 100 "Об обязательной правовой и лингвостилистической экспертизе проектов нормативных и иных правовых актов Республики Адыгея".

20. Указ Президента Республики Адыгея от 16 октября 2009 г. N 117 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов) президента Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея" ("Собрание законодательства Республики Адыгея", 2009, N 10).

21. Постановление Кабинета Министров Республики Адыгея от 19 января 2004 г. N 4 "О регламенте Кабинета Министров Республики Адыгея" ("Собрание законодательства Республики Адыгея", 2004, N 1, 2005, N 7).

22. Постановление Государственного Совета - Хасэ Республики Адыгея от 26 июля 2006 г. N 135-ГС "О регламенте Государственного Совета - Хасэ Республики Адыгея" ("Ведомости ГС-Хасэ Республики Адыгея", N 6, 26.07.2006 г.).

1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в организации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными Порядками обращения со служебной информацией ограниченного доступа в организации, утверждаемыми руководителями организаций.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя организации.

Работники организации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя организации, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Общие требования к бланкам документов

2.1.1. Подготовка и оформление проектов актов Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея производятся в соответствии с порядком, устанавливаемым Главой Республики Адыгея, Регламентом Кабинета Министров Республики Адыгея и Инструкцией по делопроизводству в Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея, утвержденной приказом Руководителя Администрации Главы РА и Кабинета Министров РА от 28.06.2000 г. N 72.

2.1.2. Документы организации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

30 мм - левое;

10-15 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.1.3. В организации применяются бланки установленного образца.

2.1.4. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

2.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Министра труда и социального развития Республики Адыгея. Соответствующие предложения вносятся совместно начальниками информационно-правового отдела и отдела информационных технологий вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.2. Оформление документов

2.2.1. При подготовке документов используется гарнитура Times New Roman. Для основного текста документа размер символов устанавливается 14 пт, в исключительных случаях допускается устанавливать 13 пт. Текст должен быть выровнен по ширине и отступ первой строки должен составлять 1-1,5 см. При наборе текста между словами ставится только один пробел.

2.2.2. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9-10 см. Выравнивание для реквизита устанавливается по левому краю. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления организациям, не входящим в структуру органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Республики Адыгея. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

2.2.3. Адресат указывается на отправляемых документах (письмах). Наименование организации (структурного подразделения) указывают в именительном падеже, должность лица и его фамилию указывают в дательном падеже. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например:

Премьер-министру

Республики Адыгея

(инициалы, фамилия)

2.2.4. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

Утверждаю

Министр труда и социального развития

Республики Адыгея

(подпись) (инициалы, фамилия)

дата

2.2.5. При необходимости документ может утверждаться приказом или протоколом организации.

При этом гриф утверждения должен состоять из слова Утвержден (Утверждена, УтвержденО, УтвержденЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

Утверждено

приказом Министерства труда и социального развития

Республики Адыгея

от 25 июля 2004 года N 345

Реквизиты "гриф утверждения", "гриф одобрения", слово Приложение со ссылкой на номер и дату документа располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются без кавычек.

2.2.6. Слово Утверждено (Утверждаю, Одобрено, Согласовано) печатается прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита одинарным межстрочным интервалом.

Остальные строки многострочного реквизита печатаются строчными буквами через один одинарный межстрочный интервал, за исключением личной подписи, инициалов и фамилии, которые рекомендуется располагать через два одинарных межстрочных интервала от предыдущей строки реквизита.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.

2.2.7. Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал с прописной буквы. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

2.2.9. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами.

Текст документа может оформляться в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих структур.

Текст документа должен обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

2.2.10. Для языка служебного документа характерны:

- лаконичность;

- точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

- применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;

- использование прямого порядка слов в предложении;

- замена местоимений существительными;

- употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: "поручить", "утвердить", "рекомендовать", "предложить" и т. д.;

- единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей, учреждений;

- строгий лексический отбор.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка.

2.2.11. При необходимости ссылки в тексте отрабатываемого документа на документы других организаций или ранее изданные их реквизиты указывают в следующей последовательности: вид документа, наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок.

2.2.12. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.2.13. Тексты документов могут оформляться в виде таблиц. Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и, начиная со второй страницы, печатаются только номера этих граф.

2.2.14. Для реквизита "подпись" отступы (левый, правый и отступ 1 строки) не устанавливаются.

2.2.15. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение:

1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 2

к приказу Министерства труда

и социального развития

Республики Адыгея

от 15 марта 2011 г. N 35

2.2.16. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

2.2.17. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

П.О. Николаев

(87771) 9-42-94

2.3. Оформление приказов и контроль за их исполнением

2.3.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит уполномоченный специалист по кадрам на основании соответствующих представлений или заявлений.

Приказы подписываются руководителем, а при его отсутствии лицом, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя организации.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

2.3.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также юристом (при наличии).

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов Министерства труда и социального развития Республики Адыгея, представляемые Министру на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

2.3.3. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы в соответствии с приложением N 1 настоящей Инструкции и направляется для подписи.

Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов, подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги с указанием наименования организации и других органов или организаций.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, личному составу и отпускам нумеруются отдельно.

Регистрация приказов и ознакомление с кадровыми приказами государственных гражданских служащих (работников) производится специалистом, ответственным за кадровую работу или специально уполномоченным лицом.

2.3.4. Размноженные экземпляры приказов направляет лицо, ответственное за делопроизводство, исполнителям, указанным в приказе и лицу, на которого возложен контроль, в соответствии со списком рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

2.3.5. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В первой (констатирующей) части указывается основание или причина составления приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Она делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

В случае, если управленческое действие связано с конкретным исполнителем, соответствующий пункт приказа начинается с указания исполнителя. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (в этом случае в скобках указываются инициалы и фамилия руководителя) или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами, обозначающими действие, например: "Признать утратившим силу...".

Визы включают должности визирующих, личные подписи и расшифровку подписей.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

При наличии приложений к приказу на первом листе приложения в верхнем правом углу указывается "Номер приложения, дата и номер приказа", например:

Приложение 2

к приказу Министерства труда

и социального развития

Республики Адыгея

от 22 марта 2011 г. N 93

2.3.6. Контроль за исполнением приказа руководитель организации может оставлять за собой, а также возлагать на заместителей в соответствии с распределением полномочий или на руководителей структурных подразделений. Должностное лицо, подготовившее приказ, анализирует ход исполнения приказа по каждому из поручений, и информирует о результатах должностное лицо, на которое возложен контроль, в установленные приказом сроки.

2.4. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

2.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

2.4.2. В организации протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

2.4.4. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

2.4.5. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Выступили:

Постановили: (или Решили:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.4.6. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместитель Министра образования и науки Республики Адыгея И.О. Фамилия

Заместители руководителя Министра финансов Республики Адыгея И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой, печатается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.4.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

2.4.8. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других комиссий. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в организации.

2.4.9. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Непосредственную рассылку протоколов осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.

III. Требования к ведению делопроизводства

3.1. Оформление документов и создание бланков документов осуществляется на основе ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (образцы бланков распорядительных и иных документов представлены в приложениях N 1-6).

3.2. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея возлагается на первого заместителя Министра, а в территориальных органах и подведомственных учреждениях - на их руководителей.

3.3. В территориальных органах и подведомственных учреждениях, не имеющих штатных должностей секретарей либо делопроизводителей, назначается работник, ответственный за делопроизводство. Работники, ответственные за ведение делопроизводства, назначаются приказом руководителя.

IV. Организация документооборота и исполнения документов

4.1. Организация документооборота

4.1. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, регламентом Министерства труда и социального развития Республики Адыгея, положениями об отделах Министерства, положениями территориальных органов, уставами подведомственных учреждений, должностными инструкциями и должностными регламентами.

4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

4.2.1. Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются специалистами, ответственными за делопроизводство (далее - уполномоченными работниками).

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование учреждения, дату и регистрационный номер. Регистрационный номер в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея состоит из символов "7/9" (в случае если отправитель расположен на территории Республики Адыгея) или "7/5" (если отправитель расположен за пределами Республики Адыгея) и порядкового номера поступившего документа, разделяемых дефисом. Формат регистрационного номера в территориальном органе, подведомственном учреждении устанавливается самостоятельно.

Документы, в том числе и обращения граждан, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно" и "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно.

Регистрационный номер обращения состоит из порядкового номера поступившего письменного обращения и буквы "з", проставляемых через дробь, например: N 121/з - номер первичного обращения.

4.2.2. Документы, адресованные руководителю организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются уполномоченными специалистами и подлежат обязательной регистрации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются уполномоченному специалисту, который в РКФ вносит содержание резолюции, а документ передает на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

4.2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

4.2.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.2.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

4.2.6. Документы в электронном виде, поступающие в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение уполномоченным специалистом, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес организации, осуществляется уполномоченным специалистом.

4.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов

4.3.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с Инструкцией, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Министерства, его территориальных органов и подведомственных учреждений (внутреннее согласование) возлагается на исполнителя документа.

Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

Проекты писем Министерства труда и социального развития Республики Адыгея визируются начальником отдела Министерства, в котором работает исполнитель, и заместителем Министра, курирующим соответствующее направление. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части.

4.3.2. Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой, электрической связью.

Документы Министерства труда и социального развития Республики Адыгея отправляются также через отдел специальной документальной связи Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея. Через отдел специальной документальной связи Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея может осуществляться отправка документов, адресованных в федеральные органы государственной власти, Администрацию Президента Российской Федерации, полномочные представительства Президента Российской Федерации в федеральных округах, во все субъекты Российской Федерации. В этом случае исполнитель документа представляет уполномоченному специалисту Министерства, оригинал и электронную копию документа на магнитном носителе, которые возвращаются исполнителю с отметкой о передаче.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется уполномоченным специалистом в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

С помощью средств электрической связи уполномоченный специалист осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Адресатам также отправляются бумажные оригиналы, если документы, передаваемые по каналам электрической связи, содержат финансовую информацию.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или уполномоченного специалиста.

4.3.2. Регистрационный номер отправляемого документа в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея состоит из символов "7/8" (в случае если адресат расположен на территории Республики Адыгея) или "7/4" (если адресат расположен за пределами Республики Адыгея) и порядкового номера отправляемого документа, разделяемых дефисом. Формат регистрационного номера в территориальном органе, подведомственном учреждении устанавливается самостоятельно.

В качестве регистрационного номера ответа на обращение гражданина ставится регистрационный номер этого обращения.

4.3.3. Письменный ответ на Интернет-обращение направляется по почтовому адресу, указанному в обращении, если при подаче обращения заявитель изъявил желание получить ответ в письменном виде, если заявитель изъявил желание получить ответ в электронном виде, то он в отсканированном виде направляется по электронному адресу, указанному в обращении.

4.4. Порядок прохождения внутренних документов

4.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.4.2. Проекты распорядительных документов Министерства труда и социального развития Республики Адыгея после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в информационно-правовой отдел Министерства, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Порядок согласования и прохождения распорядительных документов в территориальных органах, подведомственных учреждениях устанавливается самостоятельно.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются уполномоченным специалистом.

4.4.3. Уполномоченный специалист обязательном порядке размножает подписанные руководителем и зарегистрированные распорядительные документы и рассылает в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.4.4. Гражданско-правовые договоры подлежат обязательной регистрации после подписания их руководителем. Регистрацию гражданско-правовых договоров в Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея осуществляет информационно-правовой отдел в специальном журнале с указанием места хранения их подлинников. В территориальном органе, подведомственном учреждении регистрацию осуществляет уполномоченный специалист.

4.5. Работа исполнителей с документами

4.5.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителем организации, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает уполномоченному специалисту документ на тиражирование с листом рассылки.

4.5.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4.5.3. В случае если исполнение документа поручено нескольким лицам, то информацию о выполнении поручения каждый исполнитель представляет лицу, указанному в поручении первым (ответственному исполнителю), за 5 дней до окончания срока исполнения. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения.

4.5.4. В случае поступления обращения гражданина в Министерство труда и социального развития Республики Адыгея, когда руководитель территориального органа, подведомственного учреждения является единственным исполнителем, выполняются следующие действия:

- если Министром (его заместителями) дана резолюция "Прошу подготовить ответ заявителю" исполнитель территориального органа или подведомственного учреждения готовит проект ответа заявителю на бланке территориального органа, подведомственного учреждения, который после подписания руководителем направляется заявителю. В Министерство труда и социального развития Республики Адыгея направляется информация об исполнении поручения с приложением оригинала обращения и копии ответа заявителю. Оформление дела осуществляется уполномоченным специалистом.

- если Министром (его заместителями) дана резолюция "Рассмотреть и внести предложения" исполнитель территориального органа или подведомственного учреждения готовит проект ответа заявителю на бланке Министерства труда и социального развития Республики Адыгея в двух экземплярах. Визирование ответа осуществляется в соответствии с Инструкцией. Оригинал обращения и завизированный ответ хранятся в заведенном деле в Министерстве.

4.5.5. Работа исполнителей территориальных органов и подведомственных учреждений с иными документами осуществляется в порядке, установленном пунктом 4.5.4 Инструкции.

Взаимодействие территориальных органов и подведомственных учреждений в части рассмотрения обращений граждан и иных документов осуществляется в соответствии с пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

4.6. Учет и анализ объемов документооборота

4.6.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в организацию, а также создаваемых ими документов, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

4.6.2. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются уполномоченным специалистом и представляются в виде справки руководству.

4.6.3. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятых в организации системы учета документов.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение N 7 - примерное). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

V. Контроль исполнения документов

5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.2. Контролю подлежат:

- распорядительные документы;

- документы согласно Указу Президента Республики Адыгея от 19 сентября 2002 года N 212 "Об утверждении Положения о порядке осуществления контроля за исполнением законов Республики Адыгея, указов и распоряжений Президента Республики Адыгея, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Адыгея, поручений Президента Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителя Администрации Президента Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея";

- документы, поставленные на контроль руководителем.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль".

5.3. В Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея внутриведомственный контроль за своевременным и надлежащим исполнением законов Республики Адыгея, актов Главы Республики Адыгея, Кабинета Министров Республики Адыгея, поручений Главы Республики Адыгея, Премьер-министра Республики Адыгея, заместителя Премьер-министра Республики Адыгея, Руководителя Администрации Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея осуществляет первый заместитель Министра.

Старший инспектор-делопроизводитель представляет первому заместителю Министра (на время его отсутствия - Министру) ежемесячно 1 числа информацию об исполнении поручений за месяц, предшествующий дате предоставления информации.

В территориальных органах, подведомственных учреждения осуществление внутриведомственного контроля возлагается на уполномоченное лицо по решению руководителя.

5.4. В Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея уполномоченный специалист, выполняющий регистрацию документов, обращений, как правило, в первый день недели представляет Министру труда и социального развития Республики Адыгея, заместителям Министра и руководителям структурных подразделений (в соответствии с полномочиями) информацию о находящихся на контроле документах, срок исполнения которых истекает на текущей неделе.

5.5. В территориальных органах и подведомственных учреждениях уполномоченный специалист предоставляет информацию о находящихся на контроле документах руководителю в сроки, установленные пунктом 5.4.

5.6. Контроль за своевременностью и полнотой рассмотрения обращений граждан выполняется в Министерстве и его территориальных органах уполномоченным государственным гражданским служащим на основе анализа данных, предоставляемых ежемесячно 15-го и 30-го числа месяца или по мере необходимости уполномоченным специалистом по приему и регистрации обращений граждан (инспектором-делопроизводителем). Анализ исполнения обращений граждан предоставляется уполномоченным государственным гражданским служащим в виде справки первому заместителю министра ежемесячно до 5-го числа месяца.

В подведомственных учреждениях уполномоченный специалист по контролю за сроками исполнения обращений граждан определяется руководителем.

VI. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив организации (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федерального архивного агентства.

6.1. Составление номенклатур дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. Номенклатура дел Министерства составляется на основе Положения о Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея, штатного расписания, планов и отчетов о работе Министерства, перечня документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства труда и социального развития Республики Адыгея, их виды, состав и содержание.

Номенклатуры дел территориальных органов и подведомственных учреждений составляются на основе их Положений (Уставов), штатных расписаний и выполняемых ими функций.

6.1.3. В Министерстве труда и социального развития Республики Адыгея составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 8) и сводная номенклатура дел Министерства труда и социального развития Республики Адыгея (приложение N 9).

В территориальных органах и подведомственных учреждениях составляется собственная номенклатура дел (приложение N 9 примерное).

6.1.4. Сводная номенклатура дел организации подписывается лицом, уполномоченным на ведение архива (далее - архивариус), согласовывается с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Национального архива Республики Адыгея, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем организации. Согласовывается номенклатура дел с Национальным архивом Республики Адыгея не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре организации.

6.1.5. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Так, например, первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй используется в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве организации. Четвертый - в Национальном архиве Республики Адыгея, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.6. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.7. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации.

6.1.8. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.9. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Например, в Министерстве индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); название Министерства, учреждения или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Министерства труда и социального развития Республики Адыгея (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с подведомственными учреждениями об оснащении компьютерной техникой и сопровождении программного обеспечения

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с экспертно-проверочной комиссией Национального архива Республики Адыгея срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

6.1.10. Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в организации децентрализовано, т.е. по отделам.

6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется уполномоченным специалистом.

6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Главы Республики Адыгея или Кабинета Министров Республики Адыгея, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения граждан в организацию и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются в отдельные дела, которые группируются по годам и систематизируются в хронологической последовательности. Копирование документов для формирования дела и формирование самого дела осуществляет уполномоченный специалист.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.2.7. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится уполномоченными работниками соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 10); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 11); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 12); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Национального архива Республики Адыгея (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов архива и организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.3. Организация оперативного хранения документов

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и уполномоченные специалисты, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив организации.

6.3.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего организацию делопроизводства.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VII. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы организации являются собственностью Республики Адыгея и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Управлением по делам архивов Республики Адыгея, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Национальный архив Республики Адыгея как часть Архивного фонда Республики Адыгея.

Для хранения документов Архивного фонда Республики Адыгея, относящихся к собственности Республики Адыгея, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение организация образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив организации включает работу лиц, ответственных в структурных подразделениях Министерства труда и социального развития Республики Адыгея за ведение делопроизводства (уполномоченных лиц в организациях) по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Адыгея.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив организации.

7.1.3. Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) в структурных подразделениях.

7.1.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем организации (для ЦЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Национальным архивом Республики Адыгея.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК), под непосредственным методическим руководством архива.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК организации.

7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.1.11. В организации в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архив организации.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архивариус организации и по которой он сдает дела на хранение в соответствующий архивный фонд.

7.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 13) и представляются в архив организации не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем структурного подразделения. В случае отсутствия структурного подразделения опись дел подписывается составителем и согласовывается с руководителем организации.

7.1.17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 14) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Национального архива Республики Адыгея, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

7.2. Подготовка и передача документов в архив

7.2.1. В архив организации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.2.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации лицом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

7.2.5. Прием каждого дела производится архивариусом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивариуса и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив организации передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

7.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения организации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.