Приложение N 1. Положение об архиве Администрации МО "Кужорское сельское поселение"

Приложение N 1
к постановлению главы Администрации
МО "Кужорское сельское поселение"
от 14 мая 2015 г. N 53

Положение
об архиве Администрации МО "Кужорское сельское поселение"

1. Общие положения

1.1 Документы Администрации МО "Кужорское сельское поселение", имеющие историческое, культурное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в муниципальном архиве Майкопского района.

Документы постоянного срока хранения до момента передачи на постоянное хранение в муниципальный архив Майкопского района, документы временного срока хранения до момента их уничтожения, а также документы по личному составу хранятся в Администрации МО "Кужорское сельское поселение" в пределах, установленных законодательством сроков хранения.

1.2 Администрация МО "Кужорское сельское поселение" обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование архивных документов, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами, установленными Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

За утрату и порчу архивных документов должностные лица, ответственные за ведение архива Администрации МО "Кужорское сельское поселение" несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств Администрации МО "Кужорское сельское поселение".

1.3 В Администрации МО "Кужорское сельское поселение" для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создан архив.

1.4 Организация работы архива Администрации МО "Кужорское сельское поселение" возлагается на специалиста Администрации МО "Кужорское сельское поселение", ответственного за ведение архива. При смене специалиста, ответственного за архив, прием-передача документов и научно-справочного аппарата к ним производится по акту, который утверждается главой сельского поселения. Для приема-передачи дел распоряжением Администрации сельского поселения назначается комиссия в составе не менее трех человек.

1.5 Положение об архиве Администрации МО "Кужорское сельское поселение" утверждается главой МО "Кужорское сельское поселение" после согласования с муниципальным архивом Майкопского района.

1.6 Контроль за деятельностью архива Администрации МО "Кужорское сельское поселение" осуществляет глава сельского поселения.

1.7 Организационно-методическое руководство деятельностью архива Администрации МО "Кужорское сельское поселение" осуществляет муниципальный архив Администрации Майкопского района.

1.8 В своей работе архив Администрации МО "Кужорское сельское поселение" руководствуется Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", "Основными правилами работы архивов организаций", нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива). нормативно-правовыми актами Администрации Майкопского района и Администрации МО "Кужорское сельское поселение", Перечнем документов, определяющим сроки хранения документов, и настоящим Положением.

2. Состав документов архива

В состав документов архива входят:

2.1 Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности Администрации МО "Кужорское сельское поселение" и Совета народных депутатов МО "Кужорское сельское поселение"; документы временного хранения, необходимые в практической деятельности; документы по личному составу.

2.2 Документы постоянного хранения и по личному составу организаций- предшественников.

2.3 Служебные и ведомственные издания.

2.4 Научно-справочный аппарат (описи дел, исторические справки) к документам архива.

3. Задачи архива

Основными задачами архива являются:

3.1 Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2 Учет, обеспечение сохранности, создание документов архива, использование документов хранящихся в архиве.

3.3 Подготовка и своевременная передача документов постоянного хранения в муниципальный архив Администрации Майкопского района в соответствии с установленными сроками и требованиями.

3.4 Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации МО "Кужорское сельское поселение".

4. Функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.1 Организует работу по составлению номенклатуры дел Администрации МО "Кужорское сельское поселение" и Совета народных депутатов МО "Кужорское сельское поселение".

4.2 Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел специалистами Администрации МО "Кужорское сельское поселение".

4.3 Не позднее, чем через два года после завершения делопроизводства, составляет и направляет на согласование в муниципальный архив Администрации Майкопского района опись N 1-л (по личному составу), а также годовые разделы описей дел постоянного срока хранения (опись N 1) для последующего предоставления на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии администрации.

4.4 Создает, пополняет и совершенствует справочный аппарат к хранящимся в архиве документам.

4.5 Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов, находящихся на ведомственном хранении, и периодически организует проверку наличия и состояния дел.

4.6 Организует подготовку и своевременную передачу архивных документов постоянного срока хранения по описи N 1 в муниципальный архив Администрации Майкопского района в соответствии с утвержденным графиком передачи дел.

4.7 В установленном порядке проводит работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

4.8 Информирует главу и специалистов Администрации сельского поселения о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного или научного использования; исполняет запросы социально-правового характера физических и юридических лиц, в установленном порядке выдает архивные копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

4.9 Ежегодно представляет в муниципальный архив Администрации Майкопского района сведения о составе и объеме документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на ведомственном хранении (паспорт архива), в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

5. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1 Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Администрации МО "Кужорское сельское поселение".

5.2 Требовать от специалистов Администрации МО "Кужорское сельское поселение" своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

5.3 Запрашивать от работников структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива.

6. Ответственность за работу архива

Специалист Администрации МО "Кужорское сельское поселение", ответственный за ведение архива, совместно с главой МО "Кужорское сельское поселение" несет ответственность за:

6.1 Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов.

6.2 Утрату и несанкционированное уничтожение документов.

6.3 Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Глава муниципального образования "Кужорское сельское поселение"

Е.В. Вахитов