Постановление Администрации Ненецкого автономного округа от 27 мая 2008 г. N 80-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Ненецкого автономного округа, аппарате Администрации Ненецкого автономного округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Администрации Ненецкого автономного округа
от 27 мая 2008 г. N 80-п
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации
Ненецкого автономного округа, аппарате Администрации Ненецкого автономного
округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа"

С изменениями и дополнениями от:

27 января 2009 г., 9 апреля, 15 июля, 3 августа 2010 г.

ГАРАНТ:

Текст документа приводится не полностью

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ненецкого автономного округа, аппарате Администрации Ненецкого автономного округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция).

2. Управлению по связям с общественностью, международным и межрегиональным связям аппарата Администрации Ненецкого автономного округа направить настоящее постановление для официального опубликования.

Глава Администрации Ненецкого автономного округа

В.Н. Потапенко

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Ненецкого автономного округа,
аппарате Администрации Ненецкого автономного округа и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа
(утв. постановлением Администрации Ненецкого автономного округа
от 27 мая 2008 г. N 80-п)

С изменениями и дополнениями от:

27 января 2009 г., 9 апреля, 15 июля, 3 августа 2010 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами, определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением, исполнением, списания "в дело" в Администрации Ненецкого автономного округа (далее также - Администрация), аппарате Администрации Ненецкого автономного округа (далее также - аппарат Администрации) и иных органах исполнительной власти Ненецкого автономного округа (далее также - органы исполнительной власти) в процессе осуществления возложенных задач и функций.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ненецкого автономного округа, основными нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

1.3. Требования Инструкции распространяются как на традиционное (бумажное), так и на электронное делопроизводство, на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей. Автоматизированные технологии обработки информации, содержащейся в документах, также должны отвечать требованиям Инструкции.

1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены со структурой Администрации, аппарата Администрации, органов исполнительной власти и с настоящей Инструкцией.

Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению.

Работники Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2010 г. N 53 в пункт 1.5 настоящей инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в Администрации, аппарате Администрации, соблюдение установленных Инструкцией правил возлагается на заместителя главы Администрации Ненецкого автономного округа - руководителя аппарата Администрации (далее - руководитель аппарата), начальника отдела делопроизводства, контроля и работы с обращениями граждан организационно-контрольного управления аппарата Администрации.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства в органах исполнительной власти, в структурных подразделениях аппарата Администрации возлагается на их руководителей, а также на специалистов, на которых возложены функции по ведению делопроизводства.

II. Подготовка и оформление документов
Администрации, аппарата администрации и органов исполнительной власти

2.1. Бланки документов Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2010 г. N 53 в подпункт 2.1.1 пункта 2.1 настоящей инструкции внесены изменения

ГАРАНТ:

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.1. Подготовка и оформление документов осуществляется с использованием следующих бланков:

глава Администрации Ненецкого автономного округа" - с продольным расположением реквизитов, в цветном изображении" (приложение N 1);

с угловым штампом "Администрация Ненецкого автономного округа" (приложение N 2);

с угловым штампом "Аппарат Администрации Ненецкого автономного округа" (приложение N 3);

с угловым штампом с наименованиями структурных подразделений аппарата Администрации (приложение N 4);

с угловым штампом с наименованиями органов исполнительной власти (приложение N 5);

постановления главы Администрации Ненецкого автономного округа (приложение N 6);

распоряжения главы Администрации Ненецкого автономного округа (приложение N 7);

постановления Администрации Ненецкого автономного округа (приложение N 8);

распоряжения Администрации Ненецкого автономного округа (приложение N 9);

приказа по аппарату Администрации Ненецкого автономного округа (приложение N 10);

распоряжения аппарата Администрации Ненецкого автономного округа (приложение N 11);

приказа по органу исполнительной власти (приложение N 12);

распоряжения органа исполнительной власти (приложение N 13).

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2010 г. N 53 подпункт 2.1.2 пункта 2.1 настоящей инструкции изложен в новой редакции

ГАРАНТ:

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.2. На продольных бланках "Глава Администрации Ненецкого автономного округа" в цветном изображении оформляются служебные письма за подписью главы Администрации.

На бланках с угловым штампом "Администрация Ненецкого автономного округа" - за подписью главы Администрации и заместителей главы Администрации.

На бланках с угловым штампом "Аппарат Администрации Ненецкого автономного округа" - за подписью руководителя аппарата, заместителя руководителя аппарата, советника главы Администрации, представителя главы Администрации Ненецкого автономного округа в окружном Собрании депутатов".

2.1.3. На бланках с угловым штампом с наименованием структурного подразделения аппарата Администрации оформляются письма за подписью начальников этих подразделений, а на бланках с наименованием органов исполнительной власти - за подписью руководителей этих органов.

2.1.4. Бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим лицам и организациям.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2010 г. N 53 в подпункт 2.1.5 пункта 2.1 настоящей инструкции внесены изменения

ГАРАНТ:

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.5. Бланки, перечисленные в пункте 2.1.1, изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А3 (297х420 мм) и А6 (105х148 мм) с применением как углового, так и продольного расположения. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

Левое поле на бланках должно быть от 30 до 35 мм, правое - от 10 до 15 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

На продольных бланках "Глава Администрации Ненецкого автономного округа" размещается полный герб Ненецкого автономного округа в многоцветном варианте.

На бланках Администрации Ненецкого автономного округа, органов исполнительной власти Ненецкого автономного округа, аппарата Администрации, их структурных подразделений помещается гербовый щит Ненецкого автономного округа в одноцветном варианте.

2.1.6. При двустороннем копировании документа его оборотная сторона имеет следующие поля: левое от 10 до 15 мм, правое от 30 до 35 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.1.7. Бланки, изготовленные на бумаге формата А3, как правило, применяются для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.

2.1.8. Бумага формата А6 используется для оформления резолюции (поручения) руководства.

2.1.9. Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения бланков устанавливается Администрацией.

2.2. Реквизиты документов.

Правовые акты, письма и другие документы органов исполнительной власти и аппарата Администрации оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст, с применением следующих реквизитов:

2.2.1. Код организации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.4. Код формы документа.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизиты, указанные в пунктах 2.2.1.-2.2.4., включаются при необходимости (например, в финансовых документах).

2.2.5. Наименование организации.

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть глава Администрации, Администрация, аппарат Администрации, структурные подразделения аппарата Администрации и органы исполнительной власти. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в положении об органе исполнительной власти. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

2.2.6. Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

2.2.7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено настоящей Инструкцией и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

2.2.8. Дата документа.

Дата документа является обязательным реквизитом для всех видов документов. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Документы, изданные двумя или более органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2004 г. следует оформлять 05.01.2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2004 г.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

2.2.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Данный реквизит располагается ниже реквизитов "дата" и "регистрационный номер".

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.2.11. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

2.2.12. Адресат.

Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                                 Аппарат Администрации

                                                 Ненецкого автономного

                                                 округа

                                                 Архивный отдел

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                                 ОАО "Северные регионы"

                                                 Начальнику отдела

                                                 прикладных систем

                                                 П.П. Петрову

При адресовании письма руководителю органа государственной власти, организации и т.п. его наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                 Генеральному директору

                                                 ООО "Возрождение"

                                                 И.И. Иванову

Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                 Аппарат Администрации Ненецкого

                                                 автономного округа

                                                 ул. Смидовича, д.20,

                                                 г. Нарьян-Мар, 166000

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                 Калинину И.П.

                                                 ул. Садовая, д.5, кв.12,

                                                 г. Липки, Киреевский р-н,

                                                 Тульская обл., 301264

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

                                              Председателю садового товарищества

                                                       "Можайские дали"

                                                         В.А. Бунееву

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.

При адресовании документов однородным учреждениям или организациям указывать обобщенное наименование должности без фамилий, например:

                                                Главам муниципальных образований

                                                    Ненецкого автономного округа

При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила).

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса в реквизите "адресат" (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"):

для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

2.2.13. Утверждение документа.

Утверждение - один из способов удостоверения документа, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

В утвержденный документ не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ.

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение документа правовым актом (постановление, приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова утверждаю (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, например:

                                                 Утверждаю

                                                 Глава Администрации

                                                 Ненецкого автономного округа

                                                 Личная подпись, инициалы, фамилия

                                                 17.01.2007

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                                 Утверждаю

                                             Глава Администрации

                                         Ненецкого автономного округа

                                       Личная подпись, инициалы, фамилия

                                                 22.01.2007

При утверждении документа правовым актом гриф утверждения состоит: из слова утвержден (утверждена, утверждены или утверждено - согласуется с утверждаемым документом), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:

                                                 Утверждено

                                                 Постановлением главы

                                                 Администрации Ненецкого

                                                 автономного округа

                                                 от 05.05.2000  N 555-пг

Гриф утверждения документа располагается в верхней части документа справа на уровне реквизита "Наименование организации" - автора документа после 40 печатных знаков от края левого поля документа.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

2.2.14. Резолюция.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

                                                 Морозовой Н.В.,

                                                 Федосеевой Н.А.

                                                 Прошу подготовить проект

                                                 Договора с Консалтинговой

                                                 группой "Термика" к 05.10.2008

                                                 личная подпись

                                                 дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение в резолюции считается лицо, указанное первым. Ответственный исполнитель готовит обобщающий ответ адресату, согласовывая его с другими исполнителями.

Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте либо на отдельном листе формата А6.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.2.15. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии;

чего? (кого?), например:

Должностной регламент ведущего специалиста.

Допускается отсутствие заголовка к тексту документов.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.2.16. Отметка о контроле.

Отметка о контроле за исполнением документа проставляется при необходимости и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.2.17. Текст документа.

Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле с соблюдением правил орфографии и пунктуации русского языка.

Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок (при необходимости). Например:

      В  соответствии  с  постановлением  Правительства  Российской  Федерации от

14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга

водных объектов"

В тексте документа инициалы располагаются после фамилии.

Во второй (распорядительной) части излагаются предписания: решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов и выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах слова "решили", "постановили" и т.п. употребляются в форме множественного числа.

В письмах используют следующие изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("Администрация Ненецкого автономного округа не возражает", "Комиссия считает возможным").

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множительного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.) Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2010 г. N 53 в подпункт 2.2.18 пункта 2.2 настоящей инструкции внесены изменения

ГАРАНТ:

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.18. Отметка о наличии приложения.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):

      Приложение: 1. Положение о комиссии на 2 л. в 1 экз.

                  2. Состав комиссии на 1 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

      Приложение: Договор от 31 марта 2004 г. N 17 и приложения к нему, всего на   25 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

      Приложение: в 3 экз.

или

      Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз.

Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только по одному адресу, отметка о приложении имеет следующий вид:

      Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагаются слова "Приложение N" и указываются наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер.

                                              Приложение N 2

                                              к распоряжению главы Администрации

                                              Ненецкого автономного округа

                                              от 14.01.2006 N 8-рг

Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

                                                       Приложение N 2

                                              к распоряжению главы Администрации

                                                 Ненецкого автономного округа

                                                     от 14.01.2006 N 8-рг

Приложения к правовым актам заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см. Длина черты 2 - 3 см.

В правовых актах приложения указываются только в тексте правового акта без отметки об их наличии.

2.2.19. Подпись.

В состав реквизита "Подпись" входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:

Начальник Управления образования     Личная подпись                  О.В.Иванова

При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется следующим образом:

Начальник Управления                 Личная подпись                  О.В.Иванова

Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Исполнительный директор              Личная подпись                    Д.В.Гордо

   ЗАО "Партнер"

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник Управления

документационного обеспечения        Личная подпись                    М.В.Ларин

Начальник организационного

отдела                               Личная подпись                Н.Г.Двигалева

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и, как правило, секретарем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                Личная подпись               Б.Д.Никольский

Заместитель

Председателя комиссии                Личная подпись              Т.Н.Кожевникова

Секретарь комиссии                   Личная подпись                 И.Е.Листвина

                                     Личная подпись                   Б.Д.Бочкин

                                     Личная подпись                  Л.И.Вербина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Председатель Комитета финансов Санкт-        Председатель Комитета

Петербурга                                   по управлению городским

                                             имуществом

Личная подпись    А.А. Никонов               Личная подпись    И.М.Метельский

При написании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "зам" или косую черту перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде, например:

Исполняющий обязанности

начальника Управления по культуре                                    А.А. Иванова

2.2.20. Гриф согласования документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования включает в себя слово Согласовано (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:

Согласовано

Начальник Управления образования

Личная подпись      А.А. Никонов

09.02.2007

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, реквизит "Гриф согласования документа" оформляется по следующей форме:

Согласовано

Письмо Управления образования

от 09.02.2007 N 4-56

Реквизит "Гриф согласования документа" может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Лист согласования оформляется следующим образом:

                               Лист согласования

                                Положение о ...

Согласовано                                       Согласовано

Начальник Управления финансов                     Начальник правового управления

Личная подпись    А.А.Никонов                     Личная подпись      Ю.А.Щербук

14.04.2007                                        14.04.2007

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2010 г. N 53 в подпункт 2.2.21 пункта 2.2 настоящей инструкции внесены изменения

ГАРАНТ:

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.2.21. Визы согласования документа.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза). Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты, например:

Начальник Управления финансов       Личная подпись                 М.Д.Щербакова

25.02.2007

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник Управления финансов       Личная подпись                 М.Д.Щербакова

25.02.2007

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

При оформлении виз на отдельном листе указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

В правовое управление аппарата Администрации проекты документов направляются после согласования со всеми заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями и должностными лицами.

2.2.22. Оттиск печати.

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (герба Ненецкого автономного округа) используется исключительно для подтверждения (удостоверения) подлинности управленческих документов, подписанных должностными лицами Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти.

Гербовой печатью заверяется только подписанный документ. Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на других документах, указанных в приложении N 14.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название органа власти или его структурного подразделения. В организациях таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках, пропусках, копиях документов, выходящих за пределы организации, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

2.2.23. Отметка о заверении копии.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия, созданная взамен утраченного или поврежденного документа, имеет юридическую силу подлинника и называется дубликатом. Дубликат, как правило, выдается по просьбе заинтересованных организаций, граждан.

На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставится гербовая печать.

Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.

При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Например:

Верно

Начальник протокольного сектора      Личная подпись                   Н.Г.Зорина

26.01.2007

На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в органе исполнительной власти, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии", например:

Подлинник документа находится

в Администрации Ненецкого автономного округа

или

Копия с копии.

Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5х6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например:

                          В данном документе прошито и

                          пронумеровано 6 (шесть) листов

                                             Верно

                          Начальник протокольного сектора

                          Личная подпись   Н.Г. Двигалева

                                      "24" апреля 2006 г.

Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеется текст или визы лиц, ответственных за его подготовку.

2.2.24. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны первого или последнего листа документа шрифтом размером N 8-10.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона, например:

Петров Алексей Александрович

276 45 67

На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого, например:

Семенова Галина Ивановна

943 33 46

Экз.N 1 - в адрес.

Экз.N 2 - в отдел N 1

Экз.N 3 - в отдел N 8

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.2.25. Отметка об исполнении и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.2.26. Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа.

В отметку о поступлении документа в организацию входит порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 3 августа 2010 г. N 147 настоящая Инструкция дополнена пунктом 2.3

2.3. Размещение проектов нормативных правовых актов главы Администрации Ненецкого автономного округа, Администрации Ненецкого автономного округа, иных органов исполнительной власти Ненецкого автономного округа в сети Интернет.

Для проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекты нормативных правовых актов главы Администрации Ненецкого автономного округа, Администрации Ненецкого автономного округа и иных органов исполнительной власти Ненецкого автономного округа направляются их разработчиками в течение рабочего дня, соответствующего дню направления указанных проектов на рассмотрение в правовое управление аппарата Администрации Ненецкого автономного округа, в Управление международных и межрегиональных связей, информации и массовых коммуникаций Ненецкого автономного округа, которое размещает их на официальном сайте Администрации Ненецкого автономного округа в сети Интернет, не позднее окончания указанного рабочего дня, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

III. Особенности подготовки и оформления правовых актов

3.1. Порядок подготовки правовых актов главы Администрации и Администрации.

3.1.1. Глава Администрации, Администрация издает правовые акты в форме постановлений и распоряжений.

Подготовка проектов правовых актов главы Администрации, Администрации производится по поручению главы Администрации и его заместителей, а также по инициативе руководителей органов исполнительной власти и структурных подразделений аппарата Администрации.

3.1.2. Текст правового акта главы Администрации, Администрации, как правило, состоит из двух частей: описательной (преамбулы) и распорядительной.

В преамбуле разъясняются цели и мотивы издания правового акта, перечисляются названия нормативных правовых актов Российской Федерации и Ненецкого автономного округа, на основании и во исполнение которых издан указанный акт. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

В распорядительной части излагаются предписания.

Постановления главы Администрации, Администрации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Распоряжения заголовка, как правило, не имеют.

3.1.3. Предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые обозначаются арабской цифрой с закрывающейся круглой скобкой.

Значительные по объему правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки.

Если в правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы и т.п., то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения.

3.1.4. Одновременно с разработкой проекта правового акта должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных актов или их частей включаются в текст правового акта с указанием изменяемых, дополняемых, отменяемых актов и их глав, пунктов, подпунктов и абзацев.

Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, то в целях их упорядочения разрабатывается новый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют свою силу.

3.1.5. Условия внесения проектов нормативных правовых актов установлены статьей 22 закона Ненецкого автономного округа от 03.02.2006 N 673-оз "О нормативных правовых актах Ненецкого автономного округа", Регламентом работы Администрации Ненецкого автономного округа, утвержденным постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 25.04.2006 N 74 (далее - Регламент работы Администрации).

К проекту ненормативного правового акта должна быть приложена пояснительная записка, в которой излагаются:

1) обоснование необходимости принятия правового акта, существо проблемы, требующей правового регулирования;

2) конкретные меры, направленные на решение проблемы, которые предполагается положить в основу нормативного правового акта;

3) финансово-экономическое и правовое обоснование, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений (если реализация проекта правового акта не требует материальных затрат, это также отражается в записке).

3.1.6. К проекту правового акта прилагается справка в соответствии с приложением N 15, где указывается название документа, исполнитель, с кем согласовывается документ, разногласия по проекту и список рассылки данного постановления (распоряжения) с указанием адресов предприятий, организаций, учреждений. Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым они направлялись ранее. Требования настоящего пункта не распространяются на порядок подготовки документов, вносимых на заседания Администрации.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2010 г. N 53 в подпункт 3.1.7 пункта 3.1 настоящей инструкции внесены изменения

ГАРАНТ:

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.1.7. Подготовленный проект правового акта должен быть согласован:

с исполнителем документа (полистно, включая приложение);

с руководителем органа исполнительной власти или структурного подразделения аппарата Администрации, специалистом которого является исполнитель-разработчик документа;

с руководителем органа исполнительной власти или структурного подразделения аппарата Администрации, к сфере ведения которого относятся затрагиваемые проектом вопросы (в том числе приложения);

с заместителем главы Администрации, осуществляющим координацию работы соответствующего структурного подразделения аппарата Администрации или органа исполнительной власти - исполнителя;

с начальником Управления финансов и экономического развития Ненецкого автономного округа или начальником отдела бухгалтерского учета и отчетности аппарата Администрации в случае, если реализация проекта предусматривает изменение доходов и (или) расходов окружного бюджета, а также сметы общих ассигнований аппарата Администрации соответственно;

со специалистом, осуществляющим правовое сопровождение деятельности соответствующего органа исполнительной власти (при его наличии в штате);

с начальником правового управления аппарата Администрации (далее - правовое управление) после получения всех вышеперечисленных согласований.

На согласование в правовое управление направляется подготовленный и согласованный в соответствии с установленными требованиями проект правового акта вместе с пояснительной запиской и иными обосновывающими документами.

Проект правового акта, вносимый для рассмотрения на плановом заседании Администрации, представляется в правовое управление для согласования не менее чем за 14 дней до проведения указанного заседания.

Правовое управление осуществляет контроль за исполнением п. 3.1.4. настоящей Инструкции.

Проекты правовых актов, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, не принимаются к рассмотрению правовым управлением, а принятые проекты подлежат возврату.

Ответственность за проведение согласований возлагается на разработчика проекта.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 3 августа 2010 г. N 147 в пункт 3.1.8 настоящей Инструкции внесены изменения

ГАРАНТ:

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.8. Согласование оформляется визой (личная подпись) с расшифровкой подписи в справке к проекту правового акта, с указанием даты, а при необходимости - должности визирующего.

Согласование правовых актов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Администрации, а также постановлений главы Администрации Ненецкого автономного округа удостоверяется соответствующими заключениями и визами на оборотной стороне первого листа документа.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, замечания оформляются на бланке органа, организации, подписываются соответствующим руководителем и прилагаются к согласуемому проекту. Разработчик проекта должен обеспечить его обсуждение с руководителями органов, организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения. При наличии возражений к проекту документ подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены изменения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Срок рассмотрения и согласования проектов правовых актов в структурных подразделениях аппарата Администрации и органах исполнительной власти составляет пять рабочих дней со дня поступления.

3.1.9. Проекты правовых актов, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются должностным лицам, внесшим проекты постановлений и распоряжений.

Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, их соответствие действующему законодательству, обязательное согласование (визирование) с заинтересованными сторонами, выбор вида правого акта несут руководители органов исполнительной власти и руководители структурных подразделений аппарата Администрации, которые их вносят.

Заместители главы Администрации, курирующие соответствующие направления деятельности, несут ответственность за целесообразность издания правовых актов.

Руководители, которым поручена подготовка проектов правовых актов, определяют из числа работников подразделений исполнителей этих документов, организуют согласование и подготовку на рассмотрение проектов правовых актов.

3.1.10. Подготовленные в соответствии с установленными требованиями проекты правовых актов на бумажных носителях и в электронном виде (на дискетах) вместе с обосновывающими документами передаются разработчиками в отдел делопроизводства, контроля и работы с обращениями граждан организационно-контрольного управления аппарата Администрации (далее - отдел делопроизводства) - для передачи на подписание главе Администрации либо лицу, его замещающему.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 27 января 2009 г. N 2 в пункт 3.1.11 настоящей инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1.11. Согласованным со всеми инстанциями и принятым в установленном порядке проектам в отделе делопроизводства присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала года и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений главы Администрации и Администрации.

К порядковому номеру распоряжений главы Администрации добавляются буквы - "рг", к распоряжениям главы Администрации по кадровым вопросам буквы - "рг/к", к распоряжениям Администрации - "р", к распоряжениям Администрации по кадровым вопросам - "р/к".

К порядковому номеру постановлений главы Администрации добавляются буквы - "пг", постановлений Администрации - "п".

3.1.12. Срок выпуска документов устанавливается не свыше трех дней после их подписания.

Постановление (распоряжение) вступает в силу с момента его подписания, если иной срок не оговорен в тексте документа.

Акты главы Администрации и Администрации направляются адресатам в соответствии с указателями рассылки, подписанными исполнителями, причем акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемникам.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2010 г. N 53 в подпункт 3.1.13 пункта 3.1 настоящей инструкции внесены изменения

ГАРАНТ:

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.1.13. Постановления, имеющие нормативный характер, подлежат официальному опубликованию. Обеспечение опубликования постановлений осуществляется Управление международных и межрегиональных связей, информации и массовых коммуникаций Ненецкого автономного округа.

Официальное опубликование документов производится в газете "Няръяна вындер" или в Сборнике нормативных правовых актов Ненецкого автономного округа.

3.2. Особенности подготовки документов, рассматриваемых на заседаниях Администрации.

Подготовка и принятие проектов правовых актов (постановлений и распоряжений), рассматриваемых на заседаниях Администрации, до получения копии выписки из протокола заседания Администрации осуществляется в соответствии с Регламентом работы Администрации.

После получения копии выписки из протокола заседания Администрации дальнейший порядок подготовки правовых актов Администрации осуществляется с учетом пунктов 3.1.10.-3.1.13. настоящей Инструкции.

3.3. Подготовка правовых актов аппарата Администрации и органов исполнительной власти.

3.3.1. Подготовка проектов правовых актов аппарата Администрации и органов исполнительной власти (распоряжения, приказы) осуществляется работниками аппарата Администрации и органов исполнительной власти соответственно на основании поручений (указаний) руководителя аппарата, либо руководителя органа исполнительной власти.

3.3.2. Ответственность за качество подготовки проектов, их согласование с заинтересованными органами несут работники аппарата Администрации и органов исполнительной власти, которые осуществляли их подготовку.

3.3.3. Проекты правовых актов, приложения к ним визируются исполнителем, его руководителями по подчиненности, а также другими заинтересованными лицами.

3.3.4. Согласование правовых актов оформляется визами на оборотной стороне первого листа документа, либо в справке (Приложение N 15).

Если в процессе согласования в проект распоряжения (приказа) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию.

3.4. Порядок работы с законопроектами.

Проекты законов Ненецкого автономного округа (далее - законопроекты) разрабатываются в порядке, установленном Уставом Ненецкого автономного округа, Законом Ненецкого автономного округа от 03.02.2006 N 673-оз "О нормативных правовых актах Ненецкого автономного округа", Регламентом Собрания депутатов Ненецкого автономного округа.

Координатором законопроектной деятельности является представитель главы Администрации в Собрании депутатов Ненецкого автономного округа.

Законопроекты, вносимые главой Администрации в Собрание депутатов Ненецкого автономного округа (далее - Собрание депутатов), рассматриваются на заседаниях Администрации. Порядок подготовки законопроектов для рассмотрения на заседаниях Администрации осуществляется в порядке, установленном регламентом работы Администрации.

Рассмотренный на заседании Администрации законопроект с приложениями в установленные сроки передается исполнителем представителю главы Администрации в Собрании депутатов для ознакомления, согласования и передачи на подпись главе Администрации.

После подписания главой Администрации сопроводительного письма к законопроекту, пакет документов, оформленный в соответствии с требованиями постановления Собрания депутатов от 20.12.2006 N 501-сд "О порядке оформления нормативных правовых актов, принимаемых Собранием депутатов Ненецкого автономного округа", передается через отдел делопроизводства в Собрание депутатов на бумажном и электронном носителях.

Исполнитель обеспечивает тиражирование необходимого количества экземпляров законопроекта и материалов к нему, из которых один экземпляр передается в Собрание депутатов, второй - представителю главы Администрации в Собрании депутатов, третий - остается в отделе делопроизводства вместе с приложениями и подшивается в дело согласно номенклатуре.

3.5. Порядок оформления правовых актов главы Администрации, Администрации, аппарата Администрации и органов исполнительной власти.

3.5.1. Постановления (распоряжения) главы Администрации, постановления (распоряжения) Администрации, приказы (распоряжения) аппарата Администрации и органов исполнительной власти имеют следующие реквизиты:

наименование органа или должностного лица, издающего акт (глава Администрации Ненецкого автономного округа, Администрация Ненецкого автономного округа, аппарат Администрации Ненецкого автономного округа или наименование органа исполнительной власти);

название вида акта (постановление, распоряжение или приказ);

дата и номер документа - указанные реквизиты печатаются центровым способом, отделяются от наименования вида акта двумя межстрочными интервалами. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера, например: от 15 июня 2007 г. N 125;

заголовок к тексту акта - печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, центрированным способом, с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом, с одинарным межстрочным интервалом, точка в конце заголовка не ставится.

текст - отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях и приказах - распорядительную).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Преамбула в постановлениях главы Администрации завершается словом "Постановляю", в постановлениях Администрации - словами "Администрация Ненецкого автономного округа постановляет", в приказах - "приказываю".

Слова "постановляет", "постановляю", "приказываю" печатаются прописными буквами, без кавычек.

Распорядительная часть в распоряжениях и приказах должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части текста может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какое-то его положение, то последний пункт распорядительной части текста должен содержать ссылку на отмененный документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу_".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

"Подпись" отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит должности лица, подписывающего документ, которая печатаются через один межстрочный интервал, и инициалов и фамилии. "Подпись" выравнивается с учетом требований пункта 2.2.19 настоящей Инструкции.

Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений, распоряжений. Листы приложений нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, на середине верхнего поля.

Образец расположения реквизитов на бланке правового акта приведен в приложении N 16.

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Положения, правила, инструкции.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) утверждаются главой Администрации, Администрацией, руководителем аппарата и руководителями органов исполнительной власти путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на бланке установленной формы или стандартных листах бумаги формата А4. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

4.2. Протокол

4.2.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

4.2.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4.2.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (образец - приложение N 17).

Во вводной части указываются:

Председатель или председательствующий - должность, инициалы и фамилия.

Секретарь - должность, инициалы и фамилия.

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек (указываются должности, инициалы и фамилии).

Слово "присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Допускается не указывать наименование должностей, обобщая их как участников мероприятия. Например: члены Администрации, члены рабочей групы, члены Совета и др.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которая печатается от границы левого поля.

Наименование раздела отделяется от текста сплошной чертой. Под чертой от границы левого поля в скобках указывается фамилия и инициалы докладчика.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Выступили - постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола перед словом "ВЫСТУПИЛИ" или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение), как правило, печатается в тексте протокола. Допускается оформление постановления (решения) в виде приложения; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.2.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей: вводной и основной (образец - приложение N 18).

Требования к оформлению полного протокола распространяются и на краткий, за исключением основной части протокола, которая включает только рассматриваемые вопросы, принятые по ним решения и результаты голосования (при необходимости). Содержание докладов и выступлений не фиксируется.

4.2.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, заседаний комиссий и др.

Допускается нумерация протоколов на все время их ведения.

4.2.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный секретарь.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, либо путем направления копий протоколов.

4.2.7. Текст протокола печатается размером N 13-14 шрифтом Times New Roman.

Наименование документа - слово протокол печатается от границы верхнего поля заглавными буквами, полужирным шрифтом, размером N 14 и выравнивается по центру.

Вид мероприятия отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается обычным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения мероприятие, у кого проводится мероприятие, указывается при необходимости, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола сплошной чертой.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 1 межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Допускается вместо должности лица указывать - Председатель заседания (совещания).

Подпись секретаря отделяется от подписи председательствующего 2-3 межстрочными интервалами и включает в себя аналогичные подписи председателя реквизиты.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, наименование должности может центририроваться относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.3. Акт.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Акт составляется коллегиально (не менее трех исполнителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

Акт оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman (размер N 13-14, через один интервал).

Обязательными реквизитами акта являются: наименование формы документа (АКТ), дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события или действия (передачи, проверки, обследования и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера и даты), должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При этом первой указывается фамилия председателя комиссии, далее в алфавитном порядке фамилии членов комиссии, а также указываются должности, фамилии и инициалы лиц, присутствие которых необходимо при составлении акта.

В основной части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых обследуется. Акт считается принятым и вступает в действие после подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В аппарате Администрации, органах исполнительной власти акты утверждаются соответственно руководителем аппарата и руководителями органов исполнительной власти, по распоряжению которых проводились действия, завершившиеся составлением акта.

4.4. Служебные письма.

Служебные письма готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как письма, связанные с исполнением поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации;

как сопроводительные письма;

как ответы на запросы;

как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Датой письма является дата его подписания.

4.5. Телеграмма.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер НР", "Ваш" или " На Ваш".

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКБ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: номер или НР, минус, плюс и т.д.

Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различных ее толкований.

Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации.

Текст печатается прописными буквами без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

В подписи должна быть указана фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму.

Полный почтовый адрес и наименование отправителя, исходящий номер и дата, место отправления указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы.

Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме.

4.6. Документы, передаваемые по факсимильной связи.

Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документы: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью так, чтобы текст легко читался.

При передаче и приеме документа по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документа с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

V. Организация документооборота и исполнения документов

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Доставка документов, как правило, осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

5.1. Порядок приема и первичной обработки поступающих документов.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела делопроизводства и работниками, отвечающими за делопроизводство в органах исполнительной власти.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, различных организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Не подлежат регистрации сводки и документы согласно перечню в приложении N 19.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Документы, поступающие на бумажных носителях, по электронной почте и по факсимильной связи, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка и (или) составляется акт. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа (письма из судебных инстанций). Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой "Лично" не вскрываются, передаются по принадлежности.

На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), в котором указывается дата регистрации документа, его входящий номер.

Документы, адресованные главе Администрации, а также без указания органа исполнительной власти, структурного подразделения аппарата Администрации или конкретного лица, направляются главе Администрации. Документы, адресованные органу исполнительной власти, структурному подразделению аппарата Администрации, конкретному должностному лицу, передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение поступивших документов проводится с целью распределения на документы: 1) требующие обязательного рассмотрения руководством; 2) направляемые непосредственно в структурные подразделения ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Федеральные законы, правительственные документы (Указы Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации) регистрируются в организационно-контрольном управлении аппарата Администрации.

Вся корреспонденция, поступающая из Собрания депутатов, регистрируется и в тот же день передается представителю главы Администрации в Собрании депутатов.

Договоры и соглашения, поступающие в адрес Администрации, до передачи их руководству на подпись согласовываются с заинтересованными структурными подразделениями и в обязательном порядке - с правовым управлением. Контроль согласования осуществляется через отдел делопроизводства.

Письменные обращения граждан регистрируются в отдельном журнале с применением Карточки регистрации писем, заявлений и жалоб граждан (образец - приложение N 20). Там же регистрируются письма из Управления по работе с обращениями граждан Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, министерств и ведомств Российской Федерации, Собрания депутатов Ненецкого автономного округа и других учреждений, касающиеся обращений граждан в эти органы.

Устные обращения граждан регистрируются в отдельном журнале и данные заносятся в Карточку регистрации личного приема граждан (образец - приложение N 21).

Письма граждан направляются на рассмотрение в органы исполнительной власти, в структурные подразделения аппарата Администрации или иные организации в соответствии с их компетенцией независимо от того, на чье имя эти письма поступили.

Переадресация писем из одного структурного подразделения в другое осуществляется через отдел делопроизводства.

Контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений граждан, направленных в органы исполнительной власти и структурные подразделения аппарата Администрации, осуществляют руководители этих подразделений.

Информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан ведет отдел делопроизводства.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Корреспонденция, поступившая в адрес Администрации после окончания рабочего времени (после 17-30), регистрируется с проставлением времени приема документа.

Вся поступившая корреспонденция в конце рабочего дня передается в приемную для последующей передачи главе Администрации или в его отсутствие лицу, его замещающему.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел делопроизводства с результатами рассмотрения и указаниями по исполнению документов в форме резолюций либо поручений.

Работники отдела делопроизводства вносят часть резолюции (Ф.И.О. исполнителя и дату поступления в отдел) в журнал регистрации входящей корреспонденции и передают на исполнение лицам, указанным в резолюции, под роспись. Заместителям главы Администрации документы передаются без росписи.

Подлинник документа, адресованный для исполнения нескольким структурным подразделениям аппарата Администрации либо органам исполнительной власти, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

В случае необходимости ознакомления с документом всех заместителей главы Администрации к данному документу оформляется "Карточка ознакомления с документом" согласно приложению N 22, в которой должностные лица ставят подпись и дату.

Поступившие телеграммы принимаются в приемной главы Администрации под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы регистрируется получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение - исполнитель.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

Документы, поступившие в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

5.2. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

Документы, отправляемые из аппарата Администрации, передаются почтовой, электрической (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), фельдъегерской связью или, в случае краткого срока исполнения документа (срочные), доставляются лично адресату работником отдела делопроизводства.

Документы, подписанные главой Администрации или первыми заместителями главы Администрации, передаются в отдел делопроизводства для отправки полностью оформленные, с указанием почтового адреса.

Подписанный документ регистрируется (присваивается исходящий номер, который состоит из номера соответствующего дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа).

При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений.

Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности аппарата Администрации и подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в этих подразделениях с присвоением исходящего номера, который состоит из порядкового номера согласно журналу регистрации и индекса, присвоенного структурному подразделению аппарата Администрации по сводной номенклатуре дел аппарата Администрации (например: 122-04 или 122/04, где 122 - порядковый исходящий номер, 04 - индекс структурного подразделения). Допускается в исходящем номере вместо индекса по номенклатуре дел проставлять сокращенное наименование структурного подразделения (например: N 122-ПУ, где 122 - исходящий номер, ПУ - правовое управление).

Аналогично оформляются исходящие документы в органах исполнительной власти.

Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку работнику отдела делопроизводства, отвечающему за это указанное деятельности.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Органы исполнительной власти, структурные подразделения аппарата Администрации, находящиеся вне основного административного здания Администрации (ул. Смидовича, д. 20), получают документы в отделе делопроизводства самостоятельно под роспись.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего дня.

Документы, отправляемые в муниципальные образования Ненецкого автономного округа и не имеющие сроков исполнения, накапливаются в отделе делопроизводства и отправляются в конце каждой недели (в пятницу).

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела делопроизводства.

Телеграммы для отправки принимаются работниками отдела делопроизводства завизированными, подписанными, регистрируются в отдельном журнале в отделе делопроизводства. Отправка телеграмм осуществляется в день поступления в отдел делопроизводства, срочных - немедленно.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2010 г. N 53 в пункт 5.3 настоящей инструкции внесены изменения

ГАРАНТ:

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.3. Порядок прохождения внутренних документов.

К внутренним документам относятся: докладные, объяснительные записки, акты, протоколы, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрация, отправление), а на этапе исполнения - входящих документов (прием, предварительно рассмотрение, регистрация рассмотрение руководством, передача на исполнение).

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Передача документов между структурными подразделениями аппарата Администрации и органами исполнительной власти осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении аппарата Администрации и органа исполнительной власти.

Заявления работников Администрации, аппарата Администрации, руководителей органов исполнительной власти, касающиеся предоставления отпуска, льготного проезда и т.д., регистрируются в отделе государственной службы и кадров аппарата Администрации.

Указанные заявления работников органов исполнительной власти регистрируются в соответствующих органах исполнительной власти.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2010 г. N 53 в пункт 5.4 настоящей инструкции внесены изменения

ГАРАНТ:

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.4. Работа исполнителей с документами.

Руководители структурных подразделений аппарата Администрации и органов исполнительной власти обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главой Администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений аппарата Администрации, органов исполнительной власти, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполненный документ вместе с ответом возвращается в отдел делопроизводства или работнику органа исполнительной власти, ответственному за ведение делопроизводства, для отметки об исполнении и подшивают оба документа в дело согласно номенклатуре дел.

VI. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступающие в Администрацию, требующие предоставления информации, и поручения Президента Российской Федерации.

Контроль исполнения документов обеспечивает работник отдела делопроизводства, который осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения (в том числе предупреждение - напоминание о сроке исполнения документа).

6.1. Сроки исполнения документов.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие указание "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание - в 3-дневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие указание "оперативно", "в возможно короткие сроки" или аналогичное указание - в 10-дневный срок;

- если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца);

- если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения (запроса);

- обращения граждан исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях, с момента их поступления в отдел делопроизводства.

В случае, если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, соответствующие руководители органов направляют промежуточный ответ с предложением о продлении срока, указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Если поручение дано нескольким лицам, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный словом "созыв", является головным исполнителем, несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнения поручения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 15 июля 2010 г. N 133 пункт 6.2 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

ГАРАНТ:

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.2. Особенности организации контроля исполнения поручений Президента Российской Федерации.

Порядок исполнения поручений Президента Российской Федерации утверждается постановлением главы Администрации Ненецкого автономного округа.

VII. Правила подготовки и изготовления документов
с помощью компьютерных средств и печатающих устройств

7.1. Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:

единый стиль оформления документа;

четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

соблюдение установленных размеров полей;

правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;

одинаковые абзацные отступы;

правильное построение таблиц.

7.2. Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.

7.3. Документы изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman Cyr размером N 13-14, через 1-2 межстрочных интервала.

7.4. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 межстрочный интервал, на одной стороне листа.

7.5. Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках.

7.6. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1-2 межстрочными интервалами, например:

Согласовано               (1 интервал)

Начальник

правового управления (межстрочный интервал)

А.В. Митянина             (1 интервал)

7.7. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

7.8. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (Перечень, список, состав и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом:

                                   Состав

                           Координационного совета ...

Председатель

Тарасов                         - заместитель ...

Сергей Борисович

Заместитель председателя

Иванова                         - начальник Управления ...

Ольга Владимировна

Члены совета:

Петрова                         - начальник Управления ...

Инна Сергеевна

(и далее алфавитном порядке)

7.9. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал.

Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1-1,5 межстрочного интервала, например:

Двигалева Нина Григорьевна      - начальник Секретариата ...

Емельянов                       - начальник протокольного сектора ...

Валентин Александрович

7.10. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков):

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

5 - для начала абзаца в тексте и "Отметки о наличии приложений";

32 - для реквизита "Адресат";

40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов;

48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

7.11. При печатании документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.

7.12. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 1,25 см. В строке между словами не допускается наличие больших пробелов.

7.13. Проекты документов, подготовленные с использованием средств электронно-вычислительной техники, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов. Проекты электронных документов могут передаваться по локальной сети, через диск общего пользования.

7.14. При печатании документов следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.

Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 рублей);

знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова;

слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург).

Не рекомендуется делать более четырех переносов подряд в конце расположенных одна под другой строк.

Не рекомендуется оставлять часть слова "не" в начале строки и отрицание "не" в конце строки, например:

                            ...гражда-          ...многие не

                            не хотят;           хотят... .

7.15. Количественные числительные не имеют падежных наращений,

Например:

      В 2 экземплярах;

      В течение 30 дней.

В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре. Например:

      1-я очередь;

      2-й этаж;

      на 1, 2 и 3-й линиях.

7.16. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например:

Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург

VIII. Составление номеклатуры дел, формирование дел,
подготовка документов к последующему хранению и использованию

8.1. Номенклатура дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти, аппарате Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел в аппарате Администрации, органах исполнительной власти составляется лицами, ответственным за ведение делопроизводства.

Вновь созданные структурные подразделения аппарата Администрации, органы исполнительной власти, обязаны в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее лицу, ответственному за ведение архива Администрации и аппарата Администрации, органа исполнительной власти, соответственно.

Сводная номенклатура дел в Администрации, аппарате Администрации составляется отделом делопроизводства, а в органах исполнительной власти - лицом, ответственным за ведение архива, при методической помощи территориального отдела архива, утверждается руководителем аппарата Администрации, руководителем органа исполнительной власти и согласовывается с Управлением по делам архивов Архангельской области не реже одного раза в 5 лет.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата Администрации, органов исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры аппарата Администрации, органов исполнительной власти.

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002

8.2. Формирование и оформление дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в архив для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел в аппарате Администрации осуществляется отделом делопроизводства, в органах исполнительной власти работником, ответственным за ведение архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре, группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; помещать в дела ксерокопии факсограмм, в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

В отдельные дела формируются постановления и распоряжения главы Администрации и Администрации, распоряжения аппарата Администрации и органов исполнительной власти, приказы по аппарату Администрации и органам исполнительной власти и документы к ним.

Постановления, распоряжения и приказы по основной деятельности группируются отдельно от документов по личному составу и документов административно-хозяйственной деятельности.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Оформление дел проводится работниками отдела делопроизводства, соответствующих структурных подразделений аппарата Администрации, органов исполнительной власти, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке, сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3. Хранение и передача дел в архив.

Руководители структурных подразделений аппарата Администрации и органов исполнительной власти и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования (в структурных подразделениях аппарата Администрации, органах исполнительной власти) в течение трех лет, а затем передаются в архив Администрации и аппарата Администрации и органов исполнительной власти соответственно.

Передача дел производится только по актам.

При передаче дел в архив работником, ответственным за ведение архива, проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения аппарата Администрации, органа исполнительной власти обязаны устранить.

Выдача дел работникам структурных подразделений аппарата Администрации, органов исполнительной власти производится с разрешения начальника отдела делопроизводства, работника, ответственного за ведение архива, под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой указывается структурное подразделение аппарата Администрации, орган исполнительной власти, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений аппарата Администрации, органов исполнительной власти на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя аппарата, либо руководителем соответствующего органа исполнительной власти.

Подготовка документов к передаче на государственное хранение включает в себя работу ответственного за ведение архива работника по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Все виды работ проводятся в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации Ненецкого автономного округа от 9 апреля 2010 г. N 53 приложение к настоящей Инструкции изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1

Глава администрации
Ненецкого автономного округа
___________________________________________________________________
ул. Смидовича, дом 20, г. Нарьян-Мар, Ненецкий автономный округ, 166000
тел.(81853) 4-21-13, тел/факс (81853) 4-22-69, E-mail nenadm@adm-nao.ru

от ______20___ N ________