Постановление Администрации МО "Рабочий поселок Искателей" от 3 июля 2012 г. N 269 "Об утверждении Положения об архиве Администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей"

В целях дальнейшего совершенствования работы по делопроизводству, обеспечения хранения, учета, научного и практического использования документов, их экспертизы, комплектования ими архива администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей", администрация МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей",

постановляет:

4. Утвердить Положение об архиве Администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" (приложение N 1).

5. Назначить ответственным за работу архива Администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" специалиста общего Онищенко Л.А.

6. Отделам Администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" неукоснительно руководствоваться и выполнять требования по работе с документами, правила работы архива Администрации.

7. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Главы администрации по общим вопросам Жданова Ю.П. и начальника общего отдела Фоменок М.В.

8. Ознакомить с настоящим Постановлением начальников отделов Администрации (отв. Богуцкая В.Н.).

И.о. главы администрации МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей"

Ю.П. Жданов

Положение
об архиве администрации муниципального образования
"Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" Ненецкого автономного округа
(утв. постановлением главы МО "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" НАО от 3 июля 2012 г.)

1. Общие положения

1.1. Документы Администрации муниципального образования "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей" Ненецкого автономного округа (далее по тексту - администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в муниципальном архиве Заполярного района.

До передачи на муниципальное хранение эти документы временно, в пределах установленных законодательными и нормативно-правовыми актами в сфере архивного дела, хранятся в администрации.

1.2. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми законодательными нормативно-правовыми актами в сфере архивного дела, обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов в муниципальный архив Заполярного района, производятся силами и за счет администрации.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, и отбора, учета, использования и подготовки к передаче на муниципальное хранение создаются архивы.

Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием\кадрами.

1.4. Архив администрации в зависимости от объема архивных документов может быть создан как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива (далее по тексту - архив).

1.5. В своей работе архив администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства организации, правилами и другими нормативно-методическими документами Агентства по делам архивов Архангельской области, методическими указаниями муниципального архива Заполярного района, настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве администрации утверждается постановлением главы муниципального образования "Городское поселение "Рабочий поселок Искателей) Ненецкого автономного округа после согласования муниципальным архивом Заполярного района и агентством по делам архивов Архангельской области.

1.7. Контроль за деятельностью архива, либо работника, ответственного за ведение архива администрации осуществляет Глава администрации МО "Городское поселение Рабочий поселок Искателей".

1.8. Организационно-методическое руководство деятельностью архива, либо работника, ответственного за ведение архива администрации осуществляет муниципальный архив Заполярного района, агентство по делам архивов Архангельской области.

2. Состав документов архива

В архив администрации поступают:

2.1. Законченные делопроизводством администрации документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации.

2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на муниципальное хранение с соблюдением требований, установленных в сфере архивного дела.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с муниципальным архивом Заполярного района графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии агентства по делам архивов Архангельской области и передачи документов Архивного фонда РФ на муниципальное хранение.

3.2.2. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии администрации, муниципальному архиву Заполярного района для последующего направления на утверждение/согласование экспертно-проверочной комиссии агентства по делам архивов Архангельской области.

3.2.3. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений организации, обработанные в соответствии с требованиями, установленными в сфере архивного дела.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего муниципального архива.

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии организации.

3.2.8. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив администрации.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства администрации.

3.2.10. Ежегодно представляет в муниципальный архив Заполярного района сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в муниципальный архив Заполярного района документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива администрации

Для выполнения возложенных задач и функций архив администрации имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях и работниками организации.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность заведующего архивом

5.1. Заведующий архивом, либо работник, ответственный за архив администрации несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.