Приложение. Административный регламент предоставления государственной услуги "Исполнение обращений и запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Данковского муниципального района"

Приложение

к постановлению

администрации Данковского

муниципального района

от 20 января 2012 г. N 61

Административный регламент
предоставления государственной услуги "Исполнение обращений и запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Данковского муниципального района"

I. Общие положения

1. Административный регламент предоставления государственной услуги "Исполнение обращений и запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Данковского муниципального района" (далее - Регламент) устанавливает порядок и стандарт предоставления государственной услуги по исполнению обращений российских граждан.

2. Заявителями государственной услуги являются физические лица, обращающиеся на законных основаниях за получением архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, в том числе в форме электронного документа.

3. Архивный отдел администрации Данковского муниципального района (далее - Отдел) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, взаимодействует с соответствующими органами исполнительной власти и иными организациями при предоставлении государственной услуги.

Требования к порядку информирования о порядке предоставления государственной услуги

4. Местонахождение и почтовый адрес Отдела: Володарского ул., д. 7, г. Данков, Липецкая область, Российская Федерация, 399850.

5. Контактный телефон: (8-474-65) 6-62-81.

6. Адрес электронной почты (e-mail): arhivdank@yandex.ru.

Адрес официального сайта в сети Интернет: Е-mail: dankov@admlr.lipetsk.ru.

7. График работы: понедельник-пятница - с 9.00 до 17.00, перерыв - с 13.00 до 14.00, выходные - суббота, воскресенье.

8. Информация по процедурам исполнения обращений и запросов предоставляется:

- по письменным обращениям;

- по телефону;

- при личном обращении граждан;

- по электронной почте.

9. Актуальная и исчерпывающая информация в текстовом виде представлена на информационном стенде и на сайте администрации Данковского муниципального района.

10. По телефону специалисты Отдела дают исчерпывающую информацию по вопросам исполнения обращений и запросов граждан.

11. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Отдела, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

12. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на начальника Отдела или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

13. Заявители, представившие в Отдел запрос, в обязательном порядке информируются специалистами:

- о приостановлении предоставления услуги;

- об отказе в предоставлении услуги;

- о сроке исполнения запроса и возможности получения ответа.

14. В любое время с момента приема заявления заявитель имеет право на получение сведений о прохождении процедур по предоставлению государственной услуги Отделом при помощи телефона, посредством личного обращения, по электронной почте. Заявителем указываются (называются) дата и входящий номер, указанные в полученном им втором экземпляре заявления. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения каждой административной процедуры) находится представленный им запрос.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

15. Наименование государственной услуги: "Исполнение обращений и запросов российских граждан, поступивших в архивный отдел администрации Данковского муниципального района".

16. Предоставление государственной услуги осуществляет архивный отдел администрации Данковского муниципального района при наличии у него соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

17. Результатом предоставления государственной услуги является выдача либо отказ в выдаче архивной справки, архивной выписки или копии архивного документа.

Сроки предоставления государственной услуги

18. Обращения граждан, не требующие специального изучения и проверки, рассматриваются в срок до 15 дней. Запросы граждан, поступившие в Отдел и требующие составления архивных справок, архивных выписок, архивных копий, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

19. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращениях, проведения специальной проверки и истребования дополнительных материалов, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены начальником Отдела либо уполномоченным на то лицом не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.

20. Обращения, поданные по информационным системам общего пользования (Интернет), рассматриваются в общем порядке.

21. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

Порядок получения консультаций о предоставлении государственной услуги

22. Консультации (справки) по вопросам предоставления услуги предоставляются специалистами Отдела.

23. Консультации предоставляются по:

- перечням документов и сведениям, необходимым для предоставления услуги;

- времени приема и выдачи документов;

- срокам предоставления услуги;

- порядку обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления услуги.

24. Консультации при личном (устном) обращении, посредством телефона, по письменным обращениям, по электронной почте.

Сроки ожидания при предоставлении государственной услуги

25. Максимальное ожидание в очереди при подаче заявления на предоставление государственной услуги не должно превышать 30 минут.

26. Время ожидания очереди на прием к начальнику или для получения консультации не должно превышать 20 минут.

27. Время приема начальником Отдела должно составлять не менее двух часов в неделю.

28. Консультации и справки предоставляются специалистами в течение всего срока предоставления государственной услуги.

Основание для предоставления государственной услуги

29. Основанием для предоставления государственной услуги является письменный запрос (заявление) в адрес Отдела, представленный заявителем лично или направленный почтой, электронной почтой.

30. В заявлении указываются:

- наименование Отдела, в который заявитель направляет заявление, а также должность, фамилия, имя и отчество должностного лица Отдела (при наличии информации);

- сведения о заявителе: фамилия, имя, отчество, домашний адрес, почтовый адрес, адрес электронной почты, контактные телефоны (при наличии);

- характеристики архивного документа, позволяющие его однозначно определить (дата и номер документа, наименование документа, наименование организации, предприятия);

- способ получения архивной справки, архивной выписки (при личном обращении, посредством почтового отправления, по электронной почте) или копии архивного документа (при личном обращении, посредством почтового отправления).

31. К заявлению прилагается:

- копия документа, подтверждающего личность заявителя (представителя заявителя);

- копия документа, подтверждающего полномочия представителя заявителя (если интересы заявителя представляет уполномоченный представитель);

- копии документов, подтверждающих родство с лицом, в отношении которого запрашивается копия архивного документа, а также копия документа, подтверждающего факт смерти этого лица.

32. По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные сведения, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления услуги.

33. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

34. Перечень, формы документов для заполнения, образцы заполнения документов представлены в комнате приема граждан на информационном стенде и на сайте администрации Данковского муниципального района.

Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

35. По запросам, поступившим в Отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 дней с момента регистрации гражданам направляется ответ с указанием о предоставлении необходимых данных.

36. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

37. Поступившие запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций, исполняются бесплатно.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

38. Ответственным за предоставление государственной услуги является начальник Отдела, осуществляющий оказание услуги.

39. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Отдела:

- прием, первичная проверка и регистрация запросов, передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление непрофильных запросов на исполнение в архивы по принадлежности;

- подготовка и направление ответов гражданам (заявителям).

Прием, первичная проверка и регистрация запросов, передача их на исполнение

40. Поступившие в Отдел письменные запросы (заявления), в том числе в форме электронного документа, регистрируются, непрофильные пересылаются в соответствующий государственный или муниципальный архив в установленном порядке.

41. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

42. При необходимости некоторые запросы докладываются начальнику Отдела.

43. Депутатские запросы, обращения федеральных органов государственной власти, Липецкого областного Совета депутатов, администрации Липецкой области, управления 3АГС и архивов Липецкой области рассматриваются начальником Отдела в день поступления.

Анализ тематики поступивших запросов

44. Специалист Отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить непрофильный запрос по принадлежности на исполнение.

Направление запросов на исполнение в организации по принадлежности

45. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 7 дней со дня регистрации Отдел направляет непрофильные запросы со своим письмом по принадлежности:

- в государственные или муниципальные архивы;

- в другие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

46. При необходимости Отдел направляет запросы на исполнение в соответствующие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

47. В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, Отдел направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

48. Межведомственное взаимодействие Отдела по обмену информацией может осуществляться в бумажном, электронном виде, с использованием факса.

Подготовка и направление ответов гражданам

49. Одновременно с направлением непрофильных запросов на исполнение в другой архив Отдел письменно уведомляет об этом граждан.

50. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.

51. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса лично либо посредством почтовой, электронной связи проинформирован о результатах рассмотрения.

52. При отсутствии в заявлении указания на способ получения заявителем архивной справки, архивной выписки или копии архивного документа ответ ему направляется по почте.

IV. Порядок и формы контроля над предоставлением государственной услуги

53. Порядок и формы контроля над совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей определены Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

54. Текущий контроль над соблюдением порядка и стандарта предоставления государственной услуги, последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений осуществляется начальником Отдела, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

55. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Отдела проверок соблюдения и исполнения специалистами Отдела положений настоящего Регламента.

56. Персональная ответственность сотрудников Отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

57. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается начальником Отдела.

58. Управление ЗАГС и архивов Липецкой области осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги Отделом.

59. Контроль над полнотой и качеством исполнения государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) работников Отдела.

60. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

61. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы управления ЗАГС и архивов Липецкой области) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

62. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги приказом начальника Липецкой области формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие управления.

63. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу

64. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе предоставления государственной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

65. Заявитель в своем обращении (жалобе) в письменной форме или в форме электронного письма указывает:

- фамилию, имя, отчество (при наличии);

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- изложение сути жалобы;

- личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

66. Начальник Отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения обращения (жалобы) документы и материалы, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения обращения (жалобы) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ или в форме электронного документа по существу поставленных в обращении (жалобе) вопросов.

67. Ответ на обращение (жалобу) подписывается начальником Отдела, направляется по почтовому, электронному адресу, указанному в обращении (жалобе).

68. Письменное обращение (жалоба), поступившее в Отдел, для рассмотрения которого требуется обращение к архивным документам, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

В исключительных случаях начальник Отдела либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя.

69. Если в письменном обращении (жалобе) не указаны фамилия инициатора обращения (жалобы) и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ не дается.

70. Отдел при получении письменного обращения (жалобы), в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью работников Отдела, а также членов их семей, вправе оставить обращение (жалобу) без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю о недопустимом злоупотреблении правом.

71. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый, электронный адрес поддаются прочтению.

72. Если в обращении (жалобе) заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями (жалобами), и при этом в обращении (жалобе) не приводятся новые обстоятельства, начальник Отдела вправе принять решение о безосновательности и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение (жалоба) и ранее направляемые обращения (жалобы) направлялись в Отдел. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение (жалобу).