Решение Совета депутатов Данковского муниципального района Липецкой области от 21 августа 2012 г. N 496 "О Положении об архивном отделе администрации Данковского муниципального района Липецкой области Российской Федерации"

Рассмотрев предложение главы Данковского муниципального района об утверждении Положения об архивном отделе администрации Данковского муниципального района Липецкой области Российской Федерации в новой редакции от 16.08.2012 N 1721-01/13, руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Липецкой области от 30.11.2000 N 117-ОЗ (ред. от 22.02.2006) "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела", статьей 30 Устава Данковского муниципального района Липецкой области Российской Федерации, учитывая рекомендации депутатской комиссии по вопросам местного самоуправления, работе с депутатами, соблюдению законодательства и правовым вопросам, Совет депутатов Данковского муниципального района решил:

1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации Данковского муниципального района Липецкой области Российской Федерации в новой редакции.

2. Признать утратившим силу пункт 2 решения Совета депутатов Данковского муниципального района N 445 от 30.12.2011 "Об учреждении архивного отдела администрации Данковского муниципального района Липецкой области и утверждении Положения о нем".

3. Направить указанный нормативный правовой акт главе Данковского муниципального района для подписания и официального опубликования.

4. Настоящее решение вступает в силу со дня его принятия.

Председатель Совета депутатов

М.Н. Зайцев

Положение
об архивном отделе администрации Данковского муниципального района Липецкой области Российской Федерации
(утв. решением Совета депутатов Данковского муниципального района от 21 августа 2012 г. N 496)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации Данковского муниципального района Липецкой области Российской Федерации (далее - Отдел) является структурным подразделением администрации Данковского муниципального района.

1.2. Учредителем Отдела является администрация Данковского муниципального района.

1.3. Отдел является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, печать, штампы, бланки со своим наименованием, необходимые для его деятельности, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22.10.2004 и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Липецкой области, нормативно-правовыми документами Федерального архивного агентства, управления ЗАГС и архивов Липецкой области, Уставом Данковского муниципального района, постановлениями и распоряжениями главы Данковского муниципального района.

1.5. Отдел взаимодействует с ведомственными архивами предприятий и организаций Данковского муниципального района независимо от их формы собственности.

1.6. Полномочия, структура и штатная численность Отдела утверждаются главой администрации Данковского муниципального района.

1.7. Положение об Отделе утверждается Советом депутатов Данковского муниципального района по представлению главы Данковского муниципального района.

1.8. Начальник Отдела и главный специалист являются муниципальными служащими.

1.9. Полное официальное наименование Отдела - Архивный отдел администрации Данковского муниципального района Липецкой области Российской Федерации; сокращенное - Архивный отдел администрации Данковского района.

1.10. Юридический адрес Отдела: 399850, Российская Федерация, Липецкая область, г. Данков, ул. Володарского, д. 7.

1.11. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется:

- за счет средств бюджета Данковского муниципального района и выделяется в нем отдельной строкой;

- за счет субвенции на реализацию переданных государственных полномочий в сфере архивного дела в соответствии с Законом Липецкой области от 30.11.2000 N 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями в сфере архивного дела".

1.12. Дополнительными источниками финансирования являются целевые средства из бюджета Липецкой области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в Данковском муниципальном районе).

2. Задачи и функции

2.1. В целях эффективной организации архивного дела на территории Данковского муниципального района Отдел осуществляет полномочия по:

- выполнению функции органа управления архивным делом в Данковском муниципальном районе;

- обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности Совета депутатов Данковского муниципального района Липецкой области Российской Федерации и администрации Данковского муниципального района, ее структурных подразделений, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

- решению вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Липецкой области, иных муниципальных образований (представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области);

- проведению мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, принятых в Отдел, и обеспечению их физической сохранности;

- подготовке, представлению в администрацию Данковского муниципального района предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе, и их реализация.

2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Липецкой области, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении администраций района и области;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.1.2. Документы, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственником документов и Отделом, действующим от имени администрации Данковского муниципального района.

2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значения для Данковского муниципального района, в том числе:

- составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых главой Данковского района и согласовываемых с ЭПК управления ЗАГС и архивов Липецкой области; систематическая работа по их уточнению;

- сбор и прием документов постоянного и долговременного хранения в Отдел;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального района;

- рассмотрение и представление на утверждение ЭПК поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования Отдела;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение семинаров, совещаний, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации; повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций района о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц по документам архива;

- организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью, уроков истории, экскурсий, публикаторская и исследовательская деятельности;

- организация музейно-выставочной работы для более полного удовлетворения возрастающего интереса граждан к историческому наследию;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача им архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан; в том числе оказание услуг через многофункциональный центр оказания услуг на основании принятого регламента;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных полномочий, переданных администрации Данковского муниципального района в сфере архивного дела в соответствии с Законом Липецкой области, в том числе: контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

3. Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию Данковского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение администрации Данковского муниципального района, Совета депутатов Данковского муниципального района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией Данковского муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Данковского муниципального района, независимо от их подчиненности и форм собственности, требований действующего архивного законодательства.

3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Данковского муниципального района, обязательные для их исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.8. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями Данковского муниципального района, управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, общественными организациями.

4. Имущество

4.1. Отдел пользуется на праве оперативного управления имуществом в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Отдел не вправе сдавать в аренду, передавать во временное пользование или иным способом распоряжаться имуществом, переданным в его оперативное управление, без согласия администрации Данковского муниципального района.

Собственник имущества вправе изъять полностью или частично неиспользуемое или используемое не по назначению имущество.

4.2. Источниками формирования имущества Отдела являются:

- имущество, закрепленное за Отделом учредителем на праве оперативного управления;

- средства, выделенные в установленном порядке по смете из бюджета Данковского муниципального района;

- иные источники, не противоречащие законодательству Российской Федерации и Липецкой области.

5. Учет. Планирование. Отчетность

5.1. На основе государственных программ развития архивного дела, отраслевых программ Отдел разрабатывает текущие и перспективные планы, представляет управлению ЗАГС и архивов Липецкой области отчеты о своей деятельности.

5.2. Должностные лица Отдела за искажение отчетности несут установленную законодательством ответственность.

5.3. Бухгалтерский учет и отчетность, предоставление различным органам информации, необходимой для налогообложения и ведения общегосударственной системы сбора и обработки экономической информации, статистическую отчетность Отдела ведет в установленном порядке Отдел по учету и отчетности администрации Данковского муниципального района.

5.4. Контроль за производственно-хозяйственной деятельностью и финансовой деятельностью Отдела осуществляет учредитель через уполномоченные организации в пределах их компетенции.

5.5. Ревизия деятельности Отдела осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.

6. Управление отделом и организация работы

6.1. Отдел возглавляет начальник Отдела, который осуществляет управление Отделом.

6.2. Начальник Отдела назначается и освобождается от должности главой администрации района.

6.3. Начальник Отдела без доверенности действует от имени Отдела, представляет его интересы в пределах, определенных законом и настоящим Положением, заключает договоры, в том числе трудовые, выдает доверенности, открывает в банке расчетные и другие счета, издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников Отдела, распоряжается кредитами и средствами, находящимися на счетах Отдела в пределах утвержденных смет и ассигнований, распоряжается имуществом Отдела в соответствии с настоящим Положением, реализует другие функции, предусмотренные Законом и настоящим Положением.

6.4. Начальник Отдела определяет структуру Отдела, представляет на утверждение главы администрации Данковского района штатное расписание, утверждает смету расходов в пределах, утвержденных на соответствующий период ассигнований.

6.5. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач, за использование имущества по назначению и его сохранность.

6.6. Начальник Отдела назначает и освобождает от должности работников Отдела. Трудовые соглашения с работниками Отдела регулируются законодательством о труде Российской Федерации.

6.7. Начальник Отдела отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в Данковском муниципальном районе в установленном порядке перед управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.

6.8. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства на основании целевых программ, планов работы Отдела, утверждаемых администрацией муниципального района с учетом рекомендаций управления ЗАГС и архивов Липецкой области.

6.9. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется в установленном законодательством порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственный архив Липецкой области.

7. Ответственность

7.1. Отдел несет ответственность за сохранность документов, поступивших в установленном порядке на хранение, их своевременный учет и использование, за достоверность и полноту информации, представляемой по архивным источникам.

7.2. Начальник Отдела руководит деятельностью Отдела, несет персональную ответственность за результаты этой деятельности и состояние дисциплины в соответствии с действующим законодательством и с учетом прав, предоставляемых настоящим Положением.

7.3. Специалисты Отдела несут ответственность за соблюдение должностных обязанностей и трудовой дисциплины.

Глава Данковского муниципального района

В.В. Осипов