Положение об архиве Управления Федерального казначейства по Липецкой области (утв. приказом Управления Федерального казначейства по Липецкой области от 27 января 2012 г. N 14 о/д)

1. Общие положения

1.1. Управление Федерального казначейства по Липецкой области формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе деятельности документов. Документы Управления Федерального казначейства по Липецкой области, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются федеральной собственностью и подлежат постоянному хранению в ОКУ "Государственный архив Липецкой области".

До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных законодательством об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, хранятся в Управлении Федерального казначейства по Липецкой области.

1.2. Управление Федерального казначейства по Липецкой области обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в ОКУ "Государственный архив Липецкой области".

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на постоянное хранение производятся силами Управления Федерального казначейства по Липецкой области.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Управления Федерального казначейства по Липецкой области несут ответственность в соответствии со статьей 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.3. В Управлении Федерального казначейства по Липецкой области для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации законченных делопроизводством документов практического назначения, документов по личному составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение создается Архив Управления Федерального казначейства по Липецкой области (далее - Архив).

1.4. Архив входит в состав административного отдела Управления. Назначается лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе Архив руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, нормативными актами Федерального казначейства, нормативными и методическими документами Росархива, методическими документами ОКУ "Государственный архив Липецкой области", настоящим Положением.

1.6. Архив работает по плану, утвержденному заместителем руководителя Управления, курирующим вопросы делопроизводства и архивного хранения документов, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.7. Контроль за деятельностью Архива осуществляет заместитель руководителя Управления, курирующий вопросы делопроизводства и архивного хранения документов.

1.8. Архив осуществляет взаимодействие с ОКУ "Государственный архив Липецкой области".

3. Основные задачи и функции

3.1. Основными задачами Архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно - справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архива на постоянное хранение с соблюдением установленных Правил;

3.1.4. методическая помощь, а также руководство по вопросам формирования дел, подготовки и передачи дел на архивное хранение в структурных подразделениях Управления Федерального казначейства по Липецкой области;

3.1.5. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений Управления Федерального казначейства по Липецкой области;

3.1.6. внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. разрабатывает совместно с ОКУ "Государственный архив Липецкой области" и согласовывает с ним графики представления описей на рассмотрение Экспертно - проверочной комиссии Управления записи актов гражданского состояния и архивов Липецкой области (далее - ЭПК Управления ЗАГС и архивов Липецкой области) и передачи документов на постоянное хранение;

3.2.2. в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений постоянного и временного срока хранения Управления Федерального казначейства по Липецкой области, обработанные в соответствии с установленными требованиями, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством;

3.2.3. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел, периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверку наличия дел в архиве;

3.2.4. осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов;

3.2.5. составляет и представляет не позднее чем через 4 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение Экспертной комиссии Управления Федерального казначейства по Липецкой области (далее - ЭК Управления Федерального казначейства по Липецкой области) и ЭПК Управления ЗАГС и архивов Липецкой области;

3.2.6. создает, совершенствует и пополняет научно - справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научно - справочным аппаратом ОКУ "Государственный архив Липецкой области";

3.2.7. организует использование документов:

по поручению руководства Управления Федерального казначейства по Липецкой области осуществляет выявление документов;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в рабочей комнате Архива;

в установленном порядке выдает архивные справки, консультирует по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;

3.2.8. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение ЭК Управления Федерального казначейства по Липецкой области описи на дела, подлежащие хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

3.2.9. оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Управления Федерального казначейства по Липецкой области;

3.2.10. готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение ЭК Управления Федерального казначейства по Липецкой области и ЭПК Управления ЗАГС и архивов Липецкой области;

3.2.11. оказывает структурным подразделениям Управления Федерального казначейства по Липецкой области методическую помощь в составлении номенклатур дел, составляет сводную номенклатуру дел Управления Федерального казначейства по Липецкой области; контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях Управления Федерального казначейства по Липецкой области, а также подготовку дел к передаче в ОКУ "Государственный архив Липецкой области";

3.2.12. участвует в разработке нормативных и методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве в системе Управления Федерального казначейства по Липецкой области;

3.2.13. принимает участие в проверках деятельности архивов территориальных отделов Управления Федерального казначейства по Липецкой области. Обобщает опыт работы архивной службы территориальных отделов Управления Федерального казначейства по Липецкой области;

3.2.14. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ОКУ "Государственный архив Липецкой области" документы Архивного фонда Российской Федерации;

3.2.15. ежегодно представляет в ОКУ "Государственный архив Липецкой области" сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

4. Права

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

4.1.1. представлять руководству Управления Федерального казначейства по Липецкой области в установленном порядке предложения к планам мероприятий по совершенствованию архивного дела в Управлении Федерального казначейства по Липецкой области;

4.1.2. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Управления Федерального казначейства по Липецкой области;

4.1.3. давать в установленном порядке указания структурным подразделениям Управления Федерального казначейства по Липецкой области по вопросам, компетенцию Архива;

4.1.3. запрашивать от структурных подразделений Управления Федерального казначейства по Липецкой области сведения, необходимые для работы Архива;

4.1.5. рассматривать и согласовывать нормативные и методические документы по вопросам организации архивного дела в Управлении Федерального казначейства по Липецкой области.

5. Ответственность

5.1. Начальник административного отдела Управления, лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и функций.

5.2. Обязанности и ответственность работников отдела, ответственных за ведение архива, определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.