Порядок получения и обработки информации о внешней оценке деятельности Управления Федерального казначейства по Липецкой области (утв. приказом УФК по Липецкой области от 13 декабря 2011 г. N 288 о/д)

Порядок
получения и обработки информации о внешней оценке деятельности Управления Федерального казначейства по Липецкой области
(утв. приказом УФК по Липецкой области от 13 декабря 2011 г. N 288 о/д)
(в ред. приказа УФК по Липецкой области от 24 мая 2013 г. N 116 о/д)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в целях создания системы внешней оценки деятельности Управления Федерального казначейства по Липецкой области (далее - Управление).

1.2. Настоящий Порядок устанавливает процедуры получения, обработки и анализа информации о внешней оценке деятельности Управления.

1.3. В настоящем Порядке применяются следующие понятия и сокращения:

1.3.1. Анкетирование - способ получения информации, в котором используется заранее подготовленная анкета;

1.3.2. Запрос - способ получения информации о внешней оценке от органов исполнительной власти муниципальных образований Липецкой области;

1.3.3. Опрос - способ получения информации о внешней оценке с использованием ресурсов официального Интернет сайта Федерального казначейства и Интернет сайта Управления;

1.3.4. ППО - прикладное программное обеспечение;

1.3.5. Респондент - лицо, от которого получены сведения в ходе Анкетирования;

1.3.6. Сайт Управления - официальный сайт Управления в сети Интернет;

1.3.7. Отдел Управления - структурное подразделение, территориальный отдел Управления.

1.3.8. Оценка взаимодействия - оценка эффективности взаимодействия отделов Управления. В целях настоящего Порядка под эффективностью взаимодействия понимается своевременность и полнота обмена служебной информацией, а также соблюдение этики делового общения (степень налаженности взаимоотношений между руководством и сотрудниками Управления, а также соблюдение этики делового общения при необходимости обмена информацией, включая возможность получения ряда сведений и квалифицированных разъяснений в рабочем порядке, в дополнение либо взамен использования механизмов официальных запросов).

1.4. Система внешней оценки призвана способствовать повышению прозрачности деятельности Управления.

1.5. Система внешней оценки включает механизмы проведения внешней оценки и методику оценки полученной информации.

1.6. Видами внешней оценки являются:

- проведение Опросов;

- проведение Анкетирования внешних Респондентов в ходе рабочих встреч и совещаний;

- направление Запросов;

- проведение Анкетирования в целях Оценки взаимодействия.

1.7. Анализ полученной информации позволяет получить внешнюю оценку деятельности Управления со стороны заинтересованных участников бюджетного процесса и других Управлений Федерального казначейства, использовать полученную информацию для совершенствования казначейской системы Российской Федерации, а также оценить эффективность взаимодействия отделов Управления. Использование полученных сведений будет способствовать повышению результативности деятельности как Управления в целом, так и его отделов.

1.8. Результаты анализа внешней оценки по решению руководителя Управления могут быть использованы для составления рейтингов отделов Управления.

2. Проведение Опросов

2.1. Механизм проведения Опросов:

2.1.1. В целях проведения Опроса на Сайте Управления в установленном порядке размещается ссылка на форму анкеты.

2.1.2. Перечень вопросов, включаемых в форму анкеты, готовится отделом внутреннего контроля и аудита Управления с учетом предложений отделов Управления и утверждается руководителем Управления.

2.1.3. Форма анкеты может размещаться на Сайте Управления на срочной либо постоянной основе по решению руководителя Управления.

2.1.4. Форма анкеты должна предусматривать возможность определить группу Респондентов, указать объект оценки (Управление, Отдел Управления), а также содержать вопросы по оценке качества исполнения Управлением (Отделом Управления) возложенных на него функций. Кроме того, анкета должна содержать заполняемые на добровольной основе свободное поле для формулировки пожеланий и предложений по совершенствованию работы Управления и поля для указания персональных данных Респондента.

2.1.5. Каждому вопросу анкеты должен соответствовать закрытый перечень возможных ответов. Предлагаемые варианты ответов на вопросы должны быть единообразными в целях облегчения процесса обработки информации.

2.1.6. Одними из главных принципов Анкетирования являются принципы добровольности и возможности соблюдения анонимности. Целевой группой Респондентов Опроса являются все посетители Сайта Управления, желающие заполнить предложенную анкету.

2.1.7. В целях упрощения дальнейшей обработки результатов Анкетирования Респонденту предлагается выбрать единственный из предложенных вариантов ответа. Анкета считается заполненной, если в ней заполнены все обязательные поля, кроме полей, помеченных как необязательные для заполнения (свободное поле и персональные данные). Анкета с одним и более пропущенными ответами считается незаполненной.

2.1.8. Результаты Опроса выводятся на страницах Сайта Управления (в виде таблицы, диаграммы или графика) и становятся доступны посетителю Сайта Управления после заполнения формы анкеты.

2.1.9. Результаты Опроса консолидируются на уровне Управления, формируются с использованием программных средств в виде отчета в табличной форме сотрудниками отдела информационных систем и до 10 числа каждого месяца представляются в отдел внутреннего контроля и аудита.

2.1.10. Анализ результатов Опроса проводится отделом внутреннего контроля и аудита, результаты анализа не реже 1 раза в квартал представляются на заседание Контрольного Совета Управления для рассмотрения и выработки предложений по принятию соответствующих управленческих решений, а также руководителю Управления и размещаются на Сайте Управления.

2.2. Методика оценки информации, полученной в результате Опросов:

2.2.1. Оценка результатов Опроса проводится отделом внутреннего контроля и аудита с соблюдением перечисленных ниже требований:

2.2.2. В зависимости от целей внешней оценки полученные результаты Опроса могут анализироваться как общей массой, так и раздельно по каждой группе Респондентов (решение о выделении групп Респондентов принимается при разработке формы анкеты).

2.2.3. При проведении общей оценки результатов Опроса анализируются все надлежащим образом заполненные анкеты. В целях подготовки аналитической отчетности используются все надлежащим образом заполненные анкеты, за исключением 10% наиболее и 10% наименее благоприятных отзывов.

2.2.4. При обработке результатов Опроса каждому ответу на вопросы по оценке качества выполнения Управлением возложенных на него функций присваивается балльная оценка (например, если предусмотрено 4 варианта ответа, то ответам присваивается от 1 до 4 баллов).

2.2.5. Результаты оценки по каждой анкете рассчитываются как средний балл по следующей формуле:

, где

- результаты оценки по каждой анкете;

- балльная оценка ответа;

- количество вопросов анкеты.

2.2.6. Результаты оценки по анкетам, заполненным каждой группой Респондентов, рассчитываются как средний балл по следующей формуле:

, где

- оценки по анкетам, заполненным каждой группой Респондентов;

- балльная оценка по каждой анкете;

- количество анкет, заполненных данной группой Респондентов (в случае, если утвержденная форма анкеты предусматривает выделение групп).

2.2.7. Результаты опроса рассчитываются по следующей формуле:

, где

- результаты Опроса;

- результаты оценки со стороны участников каждой из групп Респондентов;

- вес оценки группы Респондентов (вес оценки групп Респондентов определяются отделом внутреннего контроля и аудита и утверждаются решением руководителя Управления).

3. Проведение Анкетирования внешних Респондентов в ходе рабочих встреч и совещаний

3.1. Механизм Анкетирования:

3.1.1. В целях проведения Анкетирования во время рабочих встреч и совещаний по инициативе Отдела Управления (далее - Отдел-инициатор) внешним Респондентам может быть предложено заполнить форму анкеты о внешней оценке качества выполнения Управлением возложенных на него функций.

3.1.2. Перечень включаемых в форму Анкетирования вопросов разрабатывается отделом внутреннего контроля и аудита с учетом предложений Отдела - инициатора, утверждается заместителем руководителя Управления, курирующим деятельность Отдела - инициатора, а в случае когда деятельность Отдела - инициатора курирует руководитель Управления - руководителем Управления.

3.1.3. Форма анкеты должна предусматривать возможность определить объект оценки (Управление, Отдел Управления), а также содержать вопросы по оценке качества выполнения Управления (Отделом Управления) возложенных на него функций. Кроме того, анкета должна содержать заполняемые на добровольной основе свободное поле для формулировки пожеланий и предложений по совершенствованию работы Управления (Отдела Управления) и поля для указания персональных данных Респондента.

3.1.4. Каждому вопросу анкеты должен соответствовать закрытый перечень возможных ответов. Предлагаемые варианты ответов на вопросы по оценке качества выполнения Управлением (Отделом Управления) возложенных на него функций должны быть единообразными в целях облегчения процесса обработки информации.

3.1.5. Одними из главных принципов проведения Анкетирования являются принципы добровольности и возможности соблюдения анонимности. Целевой группой Респондентов Анкетирования являются все желающие заполнить предложенную анкету участники совещаний и рабочих встреч, не являющиеся сотрудниками Управления.

3.1.6. Заполненные анкеты Отдел - инициатор передает в отдел внутреннего контроля и аудита для дальнейшей обработки и анализа в течение 3 рабочих дней с даты завершения Анкетирования.

3.1.7. Заполненные анкеты подлежат сканированию и распознаванию с использованием соответствующего ППО. Результаты Анкетирования консолидируются (включая информацию из заполненного свободного поля анкеты с пожеланиями и предложениями по совершенствованию работы Управления), формируются в виде отчета в табличной форме и анализируются отделом внутреннего контроля и аудита.

3.1.8. Результаты анализа проведенного Анкетирования представляются отделом внутреннего контроля и аудита на заседания Контрольного Совета Управления для рассмотрения и выработки предложений по принятию соответствующих управленческих решений, а также руководителю Управления и размещаются на Сайте.

3.2. Методика оценки информации, полученной в результате проведения Анкетирования в ходе рабочих встреч и совещаний:

3.2.1. Оценка результатов Анкетирования проводится сотрудниками отдела внутреннего контроля и аудита с соблюдением перечисленных ниже требований в течение 10 рабочих дней с даты завершения Анкетирования.

3.2.2. При проведении общей оценки результатов Анкетирования анализируются все надлежащим образом заполненные анкеты.

3.2.3. При обработке результатов Анкетирования каждому ответу на вопросы присваивается балльная оценка.

3.2.4. В зависимости от целей внешней оценки при проведении Анкетирования во время рабочих встреч и совещаний полученные результаты Анкетирования могут анализироваться как в целом, так и раздельно по группам вопросов и (или) по объектам оценки.

3.2.5. Результаты оценки по каждой анкете и результаты Анкетирования, в том числе по каждой группе вопросов и (или) объектам оценки рассчитываются как средний балл по формулам, аналогичным приведенным в пунктах 2.2.5. - 2.2.7. настоящего Порядка.

4. Направление Запросов

4.1. Механизм направления Запросов:

4.1.1. Направление Запросов осуществляется Управлением 1 раз в год по форме, утверждаемой руководителем Управления.

Управление оценивается путем направления Запросов в адрес глав муниципальных образований.

4.1.2. По результатам обработки полученных ответов формируется отчет в формате табличных данных для дальнейшего анализа. Обработка ответов на Запросы и их анализ (включая пожелания и предложения по совершенствованию работы Управления) осуществляются отделом внутреннего контроля и аудита.

4.1.3. Результаты анализа полученных ответов на Запросы отдел внутреннего контроля и аудита представляет на заседания Контрольного Совета Управления для рассмотрения и выработки предложений по принятию соответствующих управленческих решений и руководителю Управления, а также размещает на Сайте Управления.

4.2. Методика оценки информации, полученной в результате направления Запросов:

4.2.1. Оценка результатов Запросов проводится отделом внутреннего контроля и аудита с соблюдением перечисленных ниже требований.

4.2.2. При обработке результатов Запросов ответам на вопросы присваивается балльная оценка.

4.2.3. Оценка результатов Запросов для Отделов Управления рассчитывается по следующей формуле:

, где

- оценка результатов Запросов для каждого Отдела Управления;

- результат оценки Отдела Управления со стороны муниципальных образований Липецкой области в баллах;

- количество полученных ответов.

4.2.4. В случае, если результат оценки Отдела поступил только со стороны одного органа исполнительной власти Липецкой области либо только со стороны одного муниципального образования Липецкой области, то данная поступившая оценка считается оценкой результатов Запросов для Отдела Управления.

4.2.5. В случае, если результат оценки Отдела Управления не поступил, то данный Отдел считается неоцененным и в дальнейших расчетах не учитывается.

4.2.6. Оценка результатов Запросов для Управления в целом рассчитывается как интегральная оценка отделов Управления по следующей формуле:

, где

- Оценка результатов Запросов для Управления в целом;

- оценка результатов Запросов для каждого Отдела Управления в баллах;

- количество отделов, оцененных со стороны органов исполнительной власти Липецкой области и (или) со стороны муниципальных образований Липецкой области

5. Проведение Анкетирования в целях Оценки взаимодействия

5.1. Механизм проведения Оценки взаимодействия:

5.1.1. Одним из главных принципов проведения и подведения итогов Оценки взаимодействия являются принципы объективности, обоснованности и гласности.

5.1.2. В целях соблюдения принципа объективности Оценка взаимодействия производится единовременно, что позволяет минимизировать влияние мнения коллег при выставлении оценки.

5.1.3. В целях обеспечения принципа обоснованности вводится практика письменного объяснения выставленной оценки, в случае если взаимодействие осуществлялось и выставленная оценка отличается от максимальной.

5.1.4. В целях соблюдения принципа гласности сводные данные об Оценке взаимодействия подлежат размещению на Сайте Управления.

5.1.5. Осуществление Оценки взаимодействия в обязательном порядке проводится отделом внутреннего контроля и аудита 1 раз в год по форме разрабатываемой отделом внутреннего контроля и аудита и утверждаемой руководителем Управления.

5.1.6. Кроме того, по решению руководителя Управления, в том числе по инициативе отделов Управления, отдел внутреннего контроля и аудита может провести Оценку взаимодействия отделов (как внутри каждой из групп, так и между группами) по форме, разрабатываемой отделом внутреннего контроля и аудита и утверждаемой руководителем Управления.

5.2. Методика оценки информации, полученной в результате проведения Оценки взаимодействия:

5.2.1. На основании собранных сведений отдел внутреннего контроля и аудита готовит таблицы оценки эффективности взаимодействия для каждого Отдела Управления и, в случае необходимости, для иных объектов оценки (если выделялись).

5.2.2. Результаты оценки взаимодействия в срок не позднее 10 рабочих дней с даты проведения Оценки взаимодействия представляются отделом внутреннего контроля и аудита на заседания Контрольного Совета Управления для рассмотрения и выработки предложений по принятию соответствующих управленческих решений и руководителю Управления, а также размещаются на Сайте Управления.

5.2.3. Методика анализа информации, полученной в результате проведения оценки взаимодействия, разрабатывается отделом внутреннего контроля и аудита и утверждается руководителем Управления.