Распоряжение Главы Республики Ингушетия от 17 июля 2013 г. N 282-рп "Об утверждении Регламента по делопроизводству и документообороту для ведомств, подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота Республики Ингушетия"

В целях обеспечения единства действий при внедрении механизма перехода на безбумажный документооборот:

1. Утвердить прилагаемый Регламент по делопроизводству и документообороту для исполнительных органов государственной власти Республики Ингушетия, подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота Республики Ингушетия.

2. Рекомендовать иным органам государственной власти Республики Ингушетия, органам местного самоуправления Республики Ингушетия, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти по Республике Ингушетия руководствоваться настоящим Распоряжением.

Врио Главы Республики Ингушетия

Ю. Евкуров

г. Магас

"17" июля 2013 г.

N 282-рп

Регламент
по делопроизводству и документообороту для ведомств, подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота Республики Ингушетия
(утв. Распоряжением Главы Республики Ингушетия от 17 июля 2013 г. N 282-рп)

Регламент по делопроизводству и документообороту для ведомств, подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота Республики Ингушетия (далее - Регламент), регулирует отношения, связанные с обработкой документов, а именно: процессов создания, согласования, утверждения, регистрации и рассылки документов, а также контроля исполнения, связанных с ними резолюций и поручений между органами государственной власти Республики Ингушетия, органами местного самоуправления, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти (далее - ведомства).

1. Общие положения

1.1. В Регламенте используются следующие сокращения:

Ведомства - исполнительные органы государственной власти Республики Ингушетия, иные органы государственной власти Республики Ингушетия (по согласованию), органы местного самоуправления Республики Ингушетия (по согласованию), территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Республике Ингушетия (по согласованию);

РКК - регистрационно-контрольная карточка;

МСЭД Республики Ингушетия - межведомственная система электронного документооборота Республики Ингушетия;

ЭЦП - Электронно-цифровая подпись.

1.2. Цели и задачи Регламента

1.2.1. Регламент устанавливает порядок деятельности сотрудников ведомств, подключаемых к МСЭД Республики Ингушетия, в рамках работы с МСЭД Республики Ингушетия.

1.2.2. Основной целью Регламента является регламентация процедур работы с документами ведомств, подключаемых к МСЭД Республики Ингушетия, с момента их создания или получения до направления в дело или отправки.

1.2.3. Регламент включает в себя:

1) описание работы с документами:

а) описание работы с входящими документами;

б) описание работы с исходящими документами;

в) описание работы с обращениями граждан;

г) описание работы с ответами на обращения граждан;

д) описание работы с внутренними документами;

е) описание работы с организационно-распорядительными документами;

2) описание обмена документами между ведомствами:

а) описание обмена документами между ведомствами, подключенными к МСЭД Республики Ингушетия;

б) описание обмена документами между ведомством, подключенным к МСЭД Республики Ингушетия, и ведомством, не подключенным к МСЭД Республики Ингушетия.

1.3. Условия и ограничения

1.3.1. Участники документооборота используют МСЭД Республики Ингушетия.

1.3.2. Движение документов между ведомствами, подключаемыми к МСЭД Республики Ингушетия, осуществляется с помощью МСЭД Республики Ингушетия в соответствии с требованиями Регламента.

1.3.3. Описание приводится в соответствии с функциями сотрудников, обрабатывающих документы, в МСЭД Республики Ингушетия.

1.3.4. Действия пользователя в МСЭД Республики Ингушетия по выполнению процедур Регламента определяются инструкцией по руководству пользователя.

2. Описание работы с документами в МСЭД Республики Ингушетия

2.1. Описание работы с входящими документами.

Жизненный цикл обработки входящих документов от сторонних организаций должен соответствовать описанию согласно приложению N 1 к Регламенту.

2.2. Описание работы с исходящими документами.

Жизненный цикл обработки исходящих документов в адрес сторонних организаций должен соответствовать описанию согласно приложению N 2 к Регламенту.

2.3. Описание работы с обращениями граждан.

Жизненный цикл обработки обращений граждан должен соответствовать описанию согласно приложению N 3 к Регламенту.

2.4. Описание работы с ответами на обращения граждан.

Жизненный цикл обработки ответов на обращения граждан должен соответствовать описанию согласно приложению N 4 к Регламенту.

2.5. Описание работы с внутренними документами.

Жизненный цикл обработки внутренних документов должен соответствовать описанию согласно приложению N 5 к Регламенту.

2.6. Описание работы с организационно-распорядительными документами.

Жизненный цикл обработки организационно-распорядительных документов должен соответствовать описанию согласно приложению N 6 к Регламенту.

3. Описание обмена документами между ведомствами

3.1. Описание обмена документами между ведомствами, подключенными к МСЭД Республики Ингушетия.

Обмен документами между ведомствами, подключенными к МСЭД Республики Ингушетия, должен соответствовать описанию согласно приложению N 7 к Регламенту.

3.2. Описание обмена документами между ведомством, подключенным к МСЭД Республики Ингушетия, и ведомством, не подключенным к МСЭД Республики Ингушетия.

Обмен документами между ведомством, подключенным к МСЭД Республики Ингушетия, и ведомством, не подключенным к МСЭД Республики Ингушетия, должен соответствовать описанию согласно приложению N 8 к Регламенту.

Приложение N 1
к Регламенту по делопроизводству и документообороту для ведомств,
подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота
Республики Ингушетия

Описание
жизненного цикла обработки входящих документов от сторонних организаций

Стадия / функция	Описание функции
Регистрация	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание регистрационно-контрольной карточки (РКК) с заполнением необходимых полей; 2) заполнение поля "Входящий N" выполняется вручную на основании номера, формируемого в действующей системе делопроизводства ведомства
Прикрепление файла с электронным образом документа к РКК	Выполняется по одному из вариантов: 1) копирование файла с электронным образом документа из действующей системы делопроизводства ведомства (при наличии электронной системы делопроизводства); 2) сканирование в МСЭД Республики Ингушетия документа и прикрепление файла к РКК
Передача на рассмотрение	1. Создание проекта резолюции в МСЭД Республики Ингушетия 2. Передача документа на рассмотрение в МСЭД Республики Ингушетия выполняется автоматически на основании проекта резолюции
Рассмотрение	Рассмотрение документа и проекта резолюции и утверждение проекта резолюции в МСЭД Республики Ингушетия
Передача на исполнение	Передача документа на исполнение в МСЭД Республики Ингушетия выполняется автоматически на основании утверждения проекта резолюции
Исполнение	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) выполнение работы с проектом ответа согласно приложению N 2 к Регламенту; 2) фиксирование отметки об исполнении документа
Контроль исполнения	Формирование в МСЭД Республики Ингушетия отчетов по статистике исполнения
Снятие с контроля	Снятие с контроля в МСЭД Республики Ингушетия контрольных документов после регистрации исходящего документа - ответа
В дело	Фиксирование в МСЭД Республики Ингушетия отметки о помещении документа в дело на хранение

Приложение N 2
к Регламенту по делопроизводству и документообороту для ведомств,
подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота
Республики Ингушетия

Описание
жизненного цикла обработки исходящих документов в адрес сторонних организаций

Стадия / функция	Описание функции
Создание проекта	Подготовка проекта в электронном виде
Регистрация проекта	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание РКК с заполнением необходимых полей, в т.ч. создание ссылки на документ-запрос; 2) заполнение поля "N документа" выполняется вручную на основании номера, формируемого в действующей системе делопроизводства ведомства
Прикрепление файла с электронным образом проекта к РКК	Прикрепление к РКК файла с электронным образом проекта
Передача на согласование / подписание	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание листа согласования; 2) отправка РКК проекта на согласование/подписание в электронном виде
Согласование / Подписание	В МСЭД Республики Ингушетия проставление отметки о согласовании/подписании, в т. ч. с использованием ЭЦП
Оформление документа на бумагоносителе	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) печать согласованного и подписанного проекта на бланке; 2) печать листа согласования
Передача на подпись	Передача проекта на бумагоносителе на подпись вместе с листом согласования
Подписание	Подписание проекта на бумагоносителе
Передача на регистрацию	Передача подписанного документа на бумагоносителе на регистрацию
Регистрация	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) перевод РКК проекта в РКК подписанного документа; 2) проверка заполненных полей РКК; 3) заполнение поля "Исходящий N" выполняется вручную на основании номера, формируемого в действующей системе делопроизводства ведомства
Прикрепление файла с электронным образом документа к РКК	Выполняется по одному из вариантов: 1) копирование файла с электронным образом подписанного документа из действующей системы делопроизводства ведомства (при наличии электронной системы делопроизводства); 2) сканирование в МСЭД Республики Ингушетия подписанного документа и прикрепление файла к РКК
Оформление почтовой отправки	Оформление в МСЭД Республики Ингушетия реестра почтового отправления и конверта
В дело	Фиксирование в МСЭД Республики Ингушетия отметки о помещении копии документа в дело на хранение

Приложение N 3
к Регламенту по делопроизводству и документообороту для ведомств,
подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота
Республики Ингушетия

Описание
жизненного цикла обработки обращений граждан

Стадия / функция	Описание функции
Регистрация	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание РКК с заполнением необходимых полей; 2) заполнение поля "Входящий N" выполняется вручную на основании номера, формируемого в действующей системе делопроизводства ведомства
Прикрепление файла с электронным образом документа к РКК	Выполняется по одному из вариантов: 1) копирование файла с электронным образом документа из действующей системы делопроизводства ведомства (при наличии электронной системы делопроизводства); 2) сканирование в МСЭД Республики Ингушетия документа и прикрепление файла к РКК
Передача на рассмотрение	1. Создание проекта резолюции в МСЭД Республики Ингушетия 2. Передача документа на рассмотрение в МСЭД Республики Ингушетия выполняется автоматически на основании проекта резолюции
Рассмотрение	Рассмотрение документа и проекта резолюции и утверждение проекта резолюции в МСЭД Республики Ингушетия
Передача на исполнение	Передача документа на исполнение в МСЭД Республики Ингушетия выполняется автоматически на основании утверждения проекта резолюции
Исполнение	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) выполнение работы с проектом ответа согласно приложению N 4 к Регламенту; 2) фиксирование отметки об исполнении документа
Контроль исполнения	Формирование в МСЭД Республики Ингушетия отчетов по статистике исполнения
Снятие с контроля	Снятие с контроля в МСЭД Республики Ингушетия контрольных документов после регистрации исходящего документа - ответа
В дело	Фиксирование в МСЭД Республики Ингушетия отметки о помещении документа в дело на хранение

Приложение N 4
к Регламенту по делопроизводству и документообороту для ведомств,
подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота
Республики Ингушетия

Описание
жизненного цикла обработки ответов на обращения граждан

Стадия/функция	Описание функции
Создание проекта	Подготовка проекта в электронном виде
Регистрация проекта	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание РКК с заполнением необходимых полей, в т.ч. создание ссылки на документ-запрос; 2) заполнение поля "N документа" выполняется вручную на основании номера, формируемого в действующей системе делопроизводства ведомства
Прикрепление файла с электронным образом проекта к РКК	Прикрепление к РКК файла с электронным образом проекта
Передача на согласование / подписание	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание листа согласования; 2) отправка РКК проекта на согласование/подписание в электронном виде
Согласование / Подписание	В МСЭД Республики Ингушетия проставление отметки о согласовании/подписании, в т.ч. с использованием ЭЦП
Оформление документа на бумагоносителе	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) печать согласованного и подписанного проекта на бланке; 2) печать листа согласования
Передача на подпись	Передача проекта на бумагоносителе на подпись вместе с листом согласования
Подписание	Подписание проекта на бумагоносителе
Передача на регистрацию	Передача подписанного документа на бумагоносителе на регистрацию
Регистрация	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) перевод РКК проекта в РКК подписанного документа; 2) проверка заполненных полей РКК; 3) заполнение поля "Исходящий N" выполняется вручную на основании номера, формируемого в действующей системе делопроизводства ведомства
Прикрепление файла с электронным образом документа к РКК	Выполняется по одному из вариантов: 1) копирование файла с электронным образом подписанного документа из действующей системы делопроизводства ведомства (при наличии электронной системы делопроизводства); 2) сканирование в МСЭД Республики Ингушетия подписанного документа и прикрепление файла к РКК
Оформление почтовой отправки	Оформление в МСЭД Республики Ингушетия реестра почтового отправления и конверта
В дело	Фиксирование в МСЭД Республики Ингушетия отметки о помещении копии документа в дело на хранение

Приложение N 5
к Регламенту по делопроизводству и документообороту для ведомств,
подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота
Республики Ингушетия

Описание
жизненного цикла обработки внутренних документов

Стадия / функция	Описание функции
Создание проекта	Подготовка проекта в электронном виде
Регистрация проекта	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание РКК с заполнением необходимых полей; 2) заполнение поля "N документа" выполняется вручную на основании номера, формируемого в действующей системе делопроизводства ведомства
Прикрепление файла с электронным образом проекта к РКК	Прикрепление к РКК файла с электронным образом проекта
Передача на согласование / подписание	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание листа согласования; 2) отправка РКК проекта на согласование/подписание в электронном виде
Согласование / Подписание	В МСЭД Республики Ингушетия проставление отметки о согласовании/подписании, в т.ч. с использованием ЭЦП
Регистрация	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) перевод РКК проекта в РКК подписанного документа; 2) проверка заполненных полей РКК; 3) заполнение поля "Исходящий N" выполняется вручную на основании номера, формируемого в действующей системе делопроизводства ведомства
Отправка	Выполняется в МСЭД Республики Ингушетия автоматически на основании обязательного для заполнения поля "Кому"
Рассмотрение	Рассмотрение документа и фиксирование резолюции в МСЭД Республики Ингушетия
Передача на исполнение	Передача документа на исполнение в МСЭД Республики Ингушетия выполняется автоматически на основании создания резолюции
Исполнение	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание ответа (выполнение работы с внутренним документом); 2) фиксирование отметки об исполнении документа
Контроль исполнения	Формирование в МСЭД Республики Ингушетия отчетов по статистике исполнения
Снятие с контроля	Снятие с контроля в МСЭД Республики Ингушетия контрольных документов после исполнения
В дело	Фиксирование в МСЭД Республики Ингушетия отметки о помещении документа в дело на хранение

Приложение N 6
к Регламенту по делопроизводству и документообороту для ведомств,
подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота
Республики Ингушетия

Описание
жизненного никла обработки организационно-распорядительных документов

Стадия / функция	Описание функции
Создание проекта	Подготовка проекта в электронном виде
Регистрация проекта	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание РКК с заполнением необходимых полей; 2) заполнение поля "N документа" выполняется вручную на основании номера, формируемого в действующей системе делопроизводства ведомства
Прикрепление файла с электронным образом проекта к РКК	Прикрепление к РКК файла с электронным образом проекта
Передача на согласование / подписание	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание листа согласования; 2) отправка РКК проекта на согласование/подписание в электронном виде
Согласование / Подписание	В МСЭД Республики Ингушетия проставление отметки о согласовании/подписании, в т.ч. с использованием ЭЦП
Оформление документа на бумагоносителе	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) печать согласованного и подписанного проекта на бланке; 2) печать листа согласования
Передача на подпись	Передача проекта на бумагоносителе на подпись вместе с листом согласования
Подписание	Подписание проекта на бумагоносителе
Передача на регистрацию	Передача подписанного документа на бумагоносителе на регистрацию
Регистрация	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) перевод РКК проекта в РКК подписанного документа; 2) проверка заполненных полей РКК; 3) заполнение поля "Исходящий N" выполняется вручную на основании номера, формируемого в действующей системе делопроизводства ведомства
Прикрепление файла с электронным образом документа к РКК	Выполняется по одному из вариантов: 1) копирование файла с электронным образом подписанного документа из действующей системы делопроизводства ведомства (при наличии электронной системы делопроизводства); 2) сканирование в МСЭД Республики Ингушетия подписанного документа и прикрепление файла к РКК
Фиксирование контрольных пунктов	Фиксирование контрольных пунктов в МСЭД Республики Ингушетия
Передача на исполнение	Передача документа на исполнение в МСЭД Республики Ингушетия выполняется автоматически на основании фиксирования контрольных пунктов
Рассылка	Выполняется в МСЭД Республики Ингушетия автоматически на основании обязательного для заполнения поля "Кому"
Исполнение	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) создание ответа (выполнение работы с внутренним документом); 2) фиксирование отметки об исполнении документа
Контроль исполнения	Формирование в МСЭД Республики Ингушетия отчетов по статистике исполнения
Снятие с контроля	Снятие с контроля в МСЭД Республики Ингушетия контрольных пунктов после исполнения
В дело	Фиксирование в МСЭД Республики Ингушетия отметки о помещении документа в дело на хранение

Приложение N 7
к Регламенту по делопроизводству и документообороту для ведомств,
подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота
Республики Ингушетия

Описание
обмена документами между ведомствами, подключенными к МСЭД Республики Ингушетия

Стадия / функция	Описание функции
Подготовка к отправке	В МСЭД Республики Ингушетия в РКК в поле "Кому", обязательном для заполнения, указывается ведомство - адресат
Отправка	Выполняется в МСЭД Республики Ингушетия автоматически на основании поля "Кому"
Регистрация	Выполнение следующих действий в МСЭД Республики Ингушетия: 1) поиск РКК документа, полученного в электронном виде; 2) проверка заполненных реквизитов РКК и прикрепленного файла с электронным образом документа; 3) присвоение номера входящему документу
Дальнейшая обработка документа выполняется в соответствии с описанием, приведенным в разделе 2.

Приложение N 8
к Регламенту по делопроизводству и документообороту для ведомств,
подключаемых к межведомственной системе электронного документооборота
Республики Ингушетия

Описание
обмена документами между ведомством, подключенным к МСЭД Республики Ингушетия, и ведомством, не подключенным к МСЭД Республики Ингушетия

Стадия / функция	Описание функции
Подготовка к отправке	1. Оформление документа на бумагоносителе (подписание, простановка N и даты) 2. Оформление почтовой отправки (реестра почтового отправления, конверта и т.п.)
Отправка	Отправка документов на бумагоносителе (почта, заказная почта, курьерская доставка, фельдсвязь и т.п.)
Дальнейшая обработка выполняется в соответствии: 1) с настоящим Регламентом по делопроизводству, если отправка осуществляется из ведомства, подключенного к МСЭД Республики Ингушетия, в ведомство, не подключенное к МСЭД Республики Ингушетия; 2) в соответствии с описанием, приведенным в разделе 2 Регламента, если отправка осуществляется из ведомства, не подключенного к МСЭД Республики Ингушетия, в ведомство, подключенное к МСЭД Республики Ингушетия