Приложение N 1. Стандарт качества муниципальной услуги "Формирование и содержание муниципального архива, предоставление по запросам информации, копий документов, хранящихся в архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска"

Приложение N 1

к Постановлению мэра г.Иркутска

от 21 июля 2009 г. N 031-06-2444/9

Стандарт качества
муниципальной услуги "Формирование и содержание муниципального архива,
предоставление по запросам информации, копий документов, хранящихся
в архивном отделе организационно-контрольного управления
аппарата администрации г.Иркутска"

С изменениями и дополнениями от:

29 сентября 2009 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Стандарт устанавливает требования к качеству предоставляемой муниципальной услуги по формированию и содержанию архивных фондов в целях информационного обеспечения граждан, организаций, органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее - Стандарт) архивным отделом организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска (далее - муниципальный архив).

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги "Формирование и содержание муниципального архива, предоставление по запросам информации, копий документов, хранящихся в архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска" (далее - муниципальная услуга):

1.2.1. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12.12.1993 г.);

1.2.2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" в редакции федеральных законов от 04.12.2006 N 202-ФЗ, от 01.12.2007 N 318-ФЗ, от 13.05.2008 N 68-ФЗ;

1.2.3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

1.2.4. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

1.2.5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 N 19);

1.2.6. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 11.03.1997 N 11);

1.2.7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом от 06.10.2000 в редакции решения Росархива от 27.10.2003);

1.2.8. Закон Иркутской области от 04.04.2008 N 4-оз "Об архивном деле в Иркутской области;#

1.2.9. Положение об архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (утв. распоряжением мэра г.Иркутска от 12.04.2006 N 031-10-455/6 с изменениями, внесенными распоряжением мэра г.Иркутска от 26.06.2008 N 031-10-738/8);

1.2.10. Положение о порядке комплектования архивных фондов муниципального архива администрации города Иркутска архивными документами постоянного хранения (утв. распоряжением мэра г.Иркутска от 13.09.2007 N 031-10-1046/7);

1.2.11. Иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Иркутской области, муниципальные правовые акты города Иркутска.

2. Порядок получения доступа к муниципальной услуге

2.1 Оказание муниципальной услуги предусматривает:

- предоставление информационных писем, архивных справок, архивных выписок, архивных копий, тематических перечней, и иной документальной информации на основе архивных документов, находящихся на государственном хранении в муниципальном архиве, за исключением документов, предоставление которых запрещено или ограничено действующим законодательством (далее документальная информация);

- комплектование архивных фондов муниципального архива, обеспечение их сохранности.

2.2. Виды информационных документов:

архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная справка - документ муниципального архива, составленный на бланке муниципального архива, имеющий юридическую силу и содержащий документальную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная выписка - документ муниципального архива, составленный на бланке муниципального архива дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по заявлению (запросу) потребителя;

информационное письмо - письмо, составленное на бланке муниципального архива по запросу потребителя, содержащее информацию о хранящихся в муниципальном архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.

2.3. Муниципальная услуга может быть оказана юридическим лицам независимо от места регистрации и гражданам независимо от гражданства, места жительства и места регистрации (далее - потребитель).

2.4. Оказание муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

2.5. При оказании муниципальной услуги не допускается ограничение доступа к документальной информации.

2.6. Муниципальная услуга оказывается по заявлению (запросу) потребителя на предоставление документальной информации. Заявление (запрос) может быть подано (подан) лично потребителем муниципальной услуги или доверенными лицами при наличии соответствующей доверенности, а также направлено (направлен) посредством почтового сообщения или электронной почты.

2.7. Заявления (запросы), поступающие в муниципальный архив, подразделяются на:

- запросы социально-правового характера, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации а также с их имущественными и другими охраняемыми законом интересами;

- тематические запросы - о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

2.8. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнении ими своих функций, муниципальный архив исполняет в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.#

2.9. Заявление (запрос) потребителя документальной информации рассматривается заместителем мэра - руководителем аппарата администрации г.Иркутска и направляется на исполнение в муниципальный архив по архивным документам, относящимся к предмету заявления (запроса).

2.10. Срок исполнения заявления (запроса) не должен превышать 30 дней с момента регистрации заявления (запроса).

2.11. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов муниципальный архив письменно извещает потребителя информационного документа о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого муниципальным архивом по заявлению (запросу) потребителя, согласовывается с ним, если об этом не указано в заявлении (запросе).

2.12. Заявление (запрос), не относящийся к составу хранящихся в муниципальном архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом потребителя муниципальной услуги, или потребителю дается соответствующая рекомендация.

2.13. Поиск и предоставление документальной информации осуществляется в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством в сфере архивного дела.

2.14. По требованию потребителя муниципальной услуги ему оказывается содействие в формировании заявления (запроса) на поиск документальной информации.

2.15. В оказании муниципальной услуги может быть отказано:

- при отсутствии у потребителя муниципальной услуги права доступа к запрашиваемой документальной информации;

- при отсутствии в заявлении (запросе) необходимых сведений для проведения поиска требуемой информации;

- при отсутствии у представителя потребителя муниципальной услуги доверенности, оформленной в установленном законом порядке.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г.Иркутска от 29 сентября 2009 г. N 031-06-3253/9 пункт 2.16 настоящего стандарта изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.16. При наличии оснований для отказа в оказании муниципальной услуги, предусмотренных п.2.15. настоящего Стандарта, муниципальный архив в срок, установленный п.2.10. настоящего Стандарта дает потребителю мотивированный письменный отказ в оказании муниципальной услуги.

2.17. Заявления (запросы) потребителя муниципальной услуги регистрируются и учитываются в установленном порядке.

3. Основные требования к качеству муниципальной услуги, закрепляемые Стандартом

3.1 Основными факторами, влияющими на качество муниципальной услуги, предоставляемой потребителям, являются:

- наличие документов, составляющих правовую основу деятельности муниципального архива;

- условия размещения муниципального архива;

- наличие свободных площадей архивохранилища для приема архивных документов;

- специальное техническое оснащение муниципального архива (оборудование, приборы, аппаратура и т.д.);

- укомплектованность муниципального архива специалистами и их квалификация;

- наличие информации о муниципальном архиве, порядке предоставления муниципальной услуги.

- наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля за качеством предоставления муниципальной услуги.

3.2. Документы, составляющие правовую основу деятельности муниципального архива:

3.2.1. Руководства, регламент, правила, перечни, методики, которые должны регламентировать процесс предоставления муниципальной услуги, определять методы (способы) ее предоставления и его контроля.

3.2.2. Отраслевой стандарт и настоящий Стандарт, которые регламентируют правила хранения документов.

3.2.3. Положение об архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска, утвержденное распоряжением мэра г.Иркутска от 12.04.2006 N 031-10-455/6 с изменениями, внесенными распоряжением мэра г.Иркутска от 26.06.2008 N 031-10-738/8;

3.2.4. Положение о порядке комплектования архивных фондов муниципального архива администрации города Иркутска архивными документами постоянного хранения, утвержденное распоряжением мэра г.Иркутска от 13.09.2007 N 031-10-1046/7.

3.3. Условия размещения муниципального архива:

3.3.1. Помещение, в котором размещается муниципальный архив, должно отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и правил противопожарной безопасности, безопасности труда и быть защищено от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемой муниципальной услуги (повышенной температуры воздуха, влажности воздуха, запыленности, загрязненности, шума, вибрации и т.д.).

3.4. Наличие в муниципальном архиве свободных площадей архивохранилища для приема архивных документов.

3.5. Специальное техническое оснащение муниципального архива оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, обеспечивающими надлежащее качество предоставляемой муниципальной услуги.

3.6. Укомплектованность муниципального архива специалистами и их квалификация:

3.6.1. Каждый специалист муниципального архива должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей. Квалификацию специалистов следует поддерживать на высоком уровне периодической учебой на курсах повышения квалификации или иными действенными способами.

3.6.2. У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права.

3.6.3. Все специалисты муниципального архива должны быть аттестованы в установленном порядке.

3.7. Наличие информации о муниципальном архиве, порядке и правилах предоставления муниципальной услуги потребителем:

3.7.1. Муниципальный архив должен довести до сведения потребителей муниципальной услуги свое наименование, местонахождение, часы приема.

3.7.2. Потребитель муниципальной услуги вправе потребовать представления необходимой и достоверной информации о предоставляемой муниципальной услуге, о наличии:

- состав муниципальной услуги, предоставляемой муниципальным архивом;

- характеристики муниципальной услуги и затрате времени на ее предоставление;

- стандартов и правил, требованиям которых должна соответствовать муниципальная услуга.

3.8. Наличие внутренней (собственной) и внешней системы контроля за качеством предоставления муниципальной услуги:

3.8.1. Муниципальный архив должен иметь документально оформленную, (собственную) систему контроля за деятельностью сотрудников с целью определения соответствия оказываемой муниципальной услуги отраслевому и настоящему Стандартам, другим нормативным документам в сфере архивного дела. Система контроля должна охватывать этапы планирования, работы с потребителями муниципальной услуги, оформления результатов контроля, выработки и реализации мероприятий по устранению выявленных недостатков.

3.8.2. Внешняя система контроля должна включать в себя контроль, который осуществляет уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и другие органы в пределах своей компетенции, на предмет соответствия качества фактически предоставляемой муниципальной услуги Стандарту.

3.8.3. Руководитель муниципального архива несет полную ответственность за качество предоставляемой муниципальной услуги.

3.9. Качество муниципальной услуги обеспечивается хранением, комплектованием, учетом и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся в муниципальной собственности и хранящихся в муниципальном архиве.

3.10. Организация хранения архивных документов должна предусматривать обеспечение нормативных требований к зданию, помещению муниципального архива по их оборудованию средствами пожаротушения, охраной и сигнализацией.

3.11. Оптимальные условия хранения архивных документов должны обеспечиваться применением технических средств для создания необходимых режимов хранения документов (температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, охранного) и средств перемещения документов (стеллажей, шкафов, коробок).

3.12. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов, направленное на предотвращение их от разрушений, восстановление их свойств, технических характеристик, должно осуществляться посредством контроля за состоянием документов в процессе их хранения, выявления и учета документов, требующих реставрации и технической обработки.

3.13. Сохранность документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов должна обеспечиваться созданием фонда страховых копий документов.

3.14. Создание и накопление информационных ресурсов муниципального архива должно обеспечиваться систематическим его комплектованием архивными документами, включенными в состав Архивного фонда Российской Федерации, и другими архивными документами.

3.15. Соблюдение единого порядка государственного учета документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должно обеспечиваться ведением учетных и информационных поисковых систем в муниципальном архиве.

3.16. Удовлетворение информационных потребностей потребителей муниципальной услуги должно осуществляться путем обеспечения их открытой документной информацией по документам муниципального архива.

3.17. Удовлетворение потребностей граждан в социально-значимой# документальной информации должно обеспечиваться исполнением муниципальным архивом заявлений (запросов) граждан, связанных с защитой их конституционных прав, в установленном порядке.

4. Порядок обжалования нарушений требований Стандарта

4.1. Общие положения

4.1.1. Потребитель муниципальной услуги, подающий жалобу на нарушение требований Стандарта (далее - заявитель) может обжаловать нарушение требований настоящего Стандарта следующими способами:

- указание на нарушение требований Стандарта сотруднику муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу;

- жалоба на нарушение требований Стандарта руководителю муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу;

- жалоба на нарушение требований Стандарта в администрацию города Иркутска на имя заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска;

- обращение в суд.

4.2. Указание на нарушение требований Стандарта сотруднику муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу.

4.2.1. При выявлении нарушений требований, установленных настоящим Стандартом, заявитель вправе указать на это сотруднику муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу, с целью незамедлительного устранения нарушения и (или) получения извинений в случае, когда нарушение требований Стандарта было допущено непосредственно по отношению к заявителю (лицу, которого он представляет).

4.2.2. При невозможности, отказе или неспособности сотрудника муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу, устранить допущенное нарушение требований Стандарта и (или) принести извинения заявитель может использовать иные способы обжалования.

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г.Иркутска от 29 сентября 2009 г. N 031-06-3253/9 в пункт 4.3 настоящего стандарта внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.3. Подача жалобы на нарушение требований Стандарта руководителю муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу.

4.3.1. При выявлении нарушений требований, установленных настоящим Стандартом, заявитель может обратиться с жалобой на допущенное нарушение к руководителю муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу.

4.3.2. Обращение заявителя к руководителю муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу, может быть осуществлено в письменной или устной форме. Руководитель муниципального архива не вправе требовать от заявителя подачи жалобы в письменной форме.

4.3.3. Руководитель муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу, при приеме жалобы заявителя может совершить одно из следующих действий:

- принять меры по установлению факта нарушения требований Стандарта и удовлетворению требований заявителя;

- аргументировано# отказать в удовлетворении его требований.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с изменяющим документом

4.3.5. В случае аргументированного отказа по просьбе заявителя муниципальный архив должен в течение 2-х дней со дня подачи жалобы представить отказ в письменной форме.

4.3.6. При личном обращении заявителя с жалобой с целью установления факта нарушения требованиям Стандарта и удовлетворения требований заявителя (полного или частичного), руководитель муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу, должен совершить следующие действия:

4.3.6.1. Совместно с заявителем и при его помощи удостовериться в наличии факта нарушения требований Стандарта (в случае возможности его фиксации на момент подачи жалобы заявителем).

4.3.6.2. Совместно с заявителем и при его помощи установить сотрудников, которые, по мнению заявителя, ответственны за нарушение требований Стандарта (в случае персонального нарушения требований Стандарта).

4.3.6.3. По возможности организовать устранение зафиксированного нарушения требований Стандарта.

4.3.6.4. Провести служебное расследование с целью установления фактов нарушения требований Стандарта, обозначенных заявителем, и ответственных за это сотрудников.

4.3.6.5. Устранить зафиксированные нарушения требований Стандарта.

4.3.6.6. Применить дисциплинарные взыскания к сотрудникам, ответственным за допущенные нарушения требований Стандарта, в соответствии внутренними документами муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу.#

4.3.6.7. Обеспечить в течение 10 дней после подачи жалобы уведомление заявителю в письменном виде о предпринятых мерах, в том числе:

- об устранении зафиксированных в жалобе нарушений (с перечислением устраненных нарушений);

- о применении дисциплинарных взысканий в отношении конкретных сотрудников (с указанием конкретных мер и сотрудников);

- об отказе в удовлетворении требований заявителя (в том числе в применении дисциплинарных взысканий в отношении конкретных сотрудников с аргументацией отказа).

Информация об изменениях:

Постановлением мэра г.Иркутска от 29 сентября 2009 г. N 031-06-3253/9 в пункт 4.4 настоящего стандарта внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4. Подача жалобы на нарушение требований в администрацию города Иркутска на имя заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска.

4.4.1. При выявлении нарушения требований, установленных настоящим Стандартом, заявитель может обратиться с жалобой на допущенное нарушение на имя заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска (далее - ответственное структурное подразделение администрации г.Иркутска).

4.4.2. При обращении к ответственному структурному подразделению администрации г.Иркутска заявитель может представить имеющиеся у него материалы, подтверждающие имевший место факт нарушения требований Стандарта.

В качестве материалов, подтверждающих факт нарушения требований Стандарта, могут быть представлены:

- жалоба в письменном виде с входящим номером и датой;

- официальное письмо руководителя муниципального архива, оказывающего услугу, о предпринятых мерах по факту получения жалобы,

- официальное письмо руководителя муниципального архива, оказывающего услугу, содержащее аргументированный отказ в удовлетворении требований,

- фото, и видеоматериалы, фиксирующие факт нарушения требований Стандарта оказывающим услугу муниципальным архивом;

- иные материалы, которые, могут помочь в установлении имевшего место факта нарушения требований Стандарта.

4.4.3. В течение пяти дней с момента регистрации жалобы ответственное структурное подразделение администрации г.Иркутска должно принять решение об осуществлении действий с целью установления факта нарушения отдельных требований Стандарта (далее - проверочных действий), либо об отказе в осуществлении таких действий.

4.4.4. Ответственное структурное подразделение администрации г.Иркутска может отказать в осуществлении проверочных действий в следующих случаях:

- предоставление заявителем заведомо ложных сведений;

- признание содержания жалобы не относящимся к требованиям настоящего Стандарта.

Отказ в осуществлении проверочных действий по иным основаниям не допускается.

4.4.5. В случае принятия решения об отказе в осуществлении проверочных действий, жалоба рассматривается в установленном порядке.

В ответе в обязательном порядке должны быть указаны причины отказа в осуществлении проверочных действий.

4.4.6. Ответственное структурное подразделение администрации г.Иркутска устанавливает наличие (отсутствие) факта нарушения отдельных требований Стандарта, на который было указано в жалобе в течение 1 месяца с момента регистрации жалобы.

4.4.7 Ответственное структурное подразделение администрации г.Иркутска может осуществить проверочные действия:

- посредством поручения руководителю муниципального архива, на который была подана жалоба, установить факт нарушения отдельных требований Стандарта и выявить виновных сотрудников;

- собственными силами ответственного структурного подразделения администрации г.Иркутска.

4.4.8. С целью установления факта нарушения требований Стандарта ответственное структурное подразделение администрации г.Иркутска вправе:

- использовать подтверждающие материалы, представленные заявителем;

- проводить опросы свидетелей факта нарушения отдельных требований Стандарта (при их согласии);

- проверить текущее выполнение требований настоящего Стандарта, на нарушение которых было указано в жалобе;

- осуществлять иные действия, способствующие установлению факта нарушения Стандарта.

Выявление в ходе проведения проверки текущего несоблюдения требований настоящего Стандарта, на нарушение которых было указано в жалобе, является достаточным основанием для установления факта нарушения.

4.4.9. По результатам осуществленных проверочных действий ответственное структурное подразделение администрации г.Иркутска:

- готовит соответствующий акт проверки муниципального архива, оказывающего услугу, допустившего нарушение Стандарта;

- не позднее 30 дней с момента регистрации жалобы направляет на имя заявителя официальное письмо, содержащее следующую информацию:

1) установленные факты нарушения требований Стандарта, о которых было сообщено;

2) неустановленные факты нарушения требований Стандарта, о которых было сообщено;

4.4.10. Заявитель в любой момент может отозвать свою жалобу до принятия решения по ней.

4.4.11. Заявитель вправе обжаловать действия ответственного структурного подразделения администрации г.Иркутска по рассмотрению жалобы в соответствии с настоящим Стандартом в судебном порядке.

5. Регулярная проверка соответствия оказания муниципальной услуги требованиям Стандарта

5.1. Регулярная проверка соответствия деятельности муниципального архива, оказывающего услугу, требованиям Стандарта (далее - регулярная проверка) проводится ответственным структурным подразделением администрации г.Иркутска не реже одного раза в год.

5.2. Регулярная проверка должна быть осуществлена ответственным структурным подразделением администрации г.Иркутска в течение не более одного рабочего дня.

5.3. Регулярная проверка проводится в присутствии руководителя муниципального архива, оказывающего муниципальную услугу.

5.4. По результатам регулярной проверки составляется акт проверки.

И.о. заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г.Иркутска

В.В.Карнюшин