Приложение N 1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

Приложение N 1

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи
представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства
и формированию ведомственного архива"
(утв. Постановлением администрации Ангарского муниципального образования
Иркутской области от 4.08.2011 г. N 1424-ПА)

С изменениями и дополнениями от:

29 марта 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - Регламент), определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации Ангарского муниципального образования при осуществлении предоставления муниципальной услуги.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Нормативно правовое регулирование предоставления муниципальной услуги

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Ангарского муниципального образования Иркутской области от 29 марта 2012 г. N 557-ПА в подпункт 2.1.1 пункта 2.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.1.1 Предоставление муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485 "О государственной тайне";

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

- Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями от 23.09.2005);

- Приказом Минкультуры России, МВД России и ФСБ России от 25.07. 2006 N 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел";

- Рекомендациями по доступу к документам государственных архивов, содержащим персональные данные. Росархив, ВНИИДАД, М., 2001;

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Положением об архивном отделе администрации Ангарского муниципального образования, утвержденным распоряжением администрации Ангарского муниципального образования от 27.10.2011 N 2140-к.

2.2. Наименование муниципальной услуги: "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - муниципальная услуга).

2.3. Органом, предоставляющим муниципальную услугу, является Архивный отдел администрации Ангарского муниципального образования (далее - Отдел).

2.4. Описание результата муниципальной услуги:

- Рассмотрение и согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций-источников комплектования;

- оказание методической (консультации) и практической помощи организациям-источникам комплектования:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций-источников комплектования;

- в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб;

проведение семинаров для представителей организаций по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги не более 30 календарных дней:

- Для организаций-источников комплектования - регулярно, по обоюдной договоренности.

- Для организаций, не входящих в список организаций-источников комплектования - согласно условиям договора.

Семинары - согласно утвержденному плану работы архивного отдела.

2.6. Основания для предоставления муниципальной услуги:

2.6.1. Утвержденный список организаций-источников комплектования муниципального архива.

2.6.2. Договор для организаций, не входящих в список организаций-источников комплектования муниципального архива.

2.7. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, является отсутствие документов, предусмотренных п. 2.6.2 настоящего административного регламента.

2.8. Информация о порядке исполнения муниципальной услуги предоставляется:

- непосредственно специалистами Отдела при личном обращении;

- с использованием средств почтовой, электронной и телефонной связи;

- посредством размещения на сайте Ангарского муниципального образования и публикации в средствах массовой информации;

2.9. Основными требованиями к информированию пользователей являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость изложения информации;

- полнота информирования;

- наглядность форм предоставляемой информации;

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность предоставления информации;

2.10. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.11. Помещения Отдела должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03" и "Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий. СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03".

2.12. Показателями доступности и качества предоставляемой заявителю муниципальной услуги являются:

2.12.1. Показатели доступности муниципальной услуги:

2.12.1.1. Наличие различных способов получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги.

2.12.1.2. Короткое время ожидания муниципальной услуги.

2.12.1.3. Удобное территориальное расположение Отдела.

2.12.2. Показатели качества муниципальной услуги:

2.12.2.1. Профессиональная подготовка специалистов, предоставляющих муниципальную услугу.

2.12.2.2. Высокая культура обслуживания заявителей.

2.12.2.3. Соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

2.13. Для работы с представителями предприятий и организаций отводится помещение, оборудованное стульями и столами для возможности оформления документов. В местах ожидания приема на столах должна быть писчая бумага и канцелярские принадлежности (пишущие ручки) в количестве, достаточном для оформления документов.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур,
требования к порядку их выполнения

3.1. Место расположения организации, исполняющей муниципальную услугу:

3.1.1. Местонахождение Отдела и его почтовый адрес: 665833 Иркутская область, город Ангарск , 9 микрорайон, дом 20, 2 этаж.

3.1.2. Сайт Ангарского муниципального образования (далее АМО): www.angarsk-adm.ru

E-mail Отдела: Archiv@angarsk-adm.ru

E-mail администрации АМО: mail@angarsk-adm.ru

3.1.3. Телефоны Отдела: (3955) 51-82-32, 51-82-35

3.2. Режим работы Отдела, порядок доступа и обращений в организацию, исполняющую муниципальную функцию. Ежедневно, кроме субботы и воскресенья, с 9-00 до 18-00, обед с 13 до 14-00. Время работы с представителями предприятий и организаций предварительно согласовывается со специалистом, ответственным за работу с организациями. Санитарный день - последняя пятница месяца.

3.3. Лица, непосредственно обеспечивающие исполнение муниципальной услуги:

- Начальник Отдела

- Главный специалист Отдела.

3.4. Порядок подачи, регистрации и рассмотрения жалоб на несоблюдение регламента исполнения муниципальной услуги осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.5. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги осуществляется начальником Отдела.

3.6. Перечень административных процедур:

3.6.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- рассмотрение и согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций-источников комплектования;

- оказание методической и практической помощи представителям организаций по вопросам делопроизводства и формированию ведомственного архива;

- проведение семинаров.

3.6.2. Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной отражена в блок - схеме, представленной в Приложении N 1 к настоящему Регламенту.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем предложении допущена опечатка. Слова "по предоставлению муниципальной" следует читать как "по предоставлению муниципальной услуги"

3.7. Рассмотрение и согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций-источников комплектования:

3.7.1. Отдел в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь представителям организаций в составлении положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел.

3.7.2. Составленные в организации положения об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел передается в Отдел.

3.7.3. Отдел рассматривает и согласовывает положения об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел в течение 30 дней с момента предоставления. После согласования вышеперечисленные документы утверждаются руководителем организации и используются в работе.

3.8. Оказание методической и практической помощи представителям организаций по вопросам делопроизводства и формированию ведомственного архива:

3.8.1. Отдел в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций-источников комплектовании. В этих целях Отдел оказывает указанным службам методическую и практическую помощь:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел (группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении.

3.9. Проведение семинара:

3.9.1. В целях повышения профессиональной квалификации работников архивов и совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций-источников комплектования, Отдел проводит семинары.

3.9.2. В ходе взаимодействия Отдела с работниками архивов организаций выявляются наиболее часто встречающиеся вопросы и проблемы, связанные с ведением делопроизводства и формированием ведомственных архивов. Такие вопросы и проблемы анализируются, изучаются и включаются архивным отделом в темы семинаров.

3.9.3. Семинары включаются в план работы архивного отдела на следующий год. При необходимости срочного ознакомления всех работников архивов организаций с изменениями в законодательстве, правилах и методических рекомендациях, используемых в работе ведомственных архивов, семинары могут проводиться вне плана.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Контроль за совершением действий и принятием решений по рассмотрению обращений (запросов) заявителей осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

4.2. Текущий контроль за исполнением административного регламента осуществляется начальником Отдела, ответственным за организацию работы по предоставлению данной услуги, путем проведения проверок соблюдения и исполнения специалистами Отдела положений настоящего Регламента (далее - проверок).

4.3. Архивное Агентство Иркутской области осуществляет контроль за предоставлением Отделом муниципальной услуги. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок на предмет выявления нарушений процедур предоставления муниципальной услуги, наличие жалоб заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) работников Отдела, а так же своевременного устранения нарушений прав заявителей.

4.4. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного агентства Иркутской области) и внеплановыми (на основании решения начальника Отдела, а также по обращению заявителя).

4.5. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.6. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации Ангарского муниципального образования Иркутской области от 29 марта 2012 г. N 557-ПА раздел 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст раздела в предыдущей редакции

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу,
а также должностных лиц или муниципальных служащих

5.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) и решения Отдела, а также его должностных лиц и муниципальных служащих в досудебном порядке.

5.2. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области, муниципальными правовыми актами Ангарского муниципального образования для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области, муниципальными правовыми актами Ангарского муниципального образования для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области, муниципальными правовыми актами Ангарского муниципального образования;

- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области, муниципальными правовыми актами Ангарского муниципального образования;

- отказ Отдела, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений

5.3. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалоба может быть направлена по почте, через муниципальное автономное учреждение Ангарского муниципального образования "Многофункциональный центр", с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Ангарского муниципального образования, единого портала государственных и муниципальных услуг, либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.4. Жалоба подается: на действия (бездействие) и решения должностных лиц и муниципальных служащих Отдела - начальнику Отдела, с понедельника по пятницу с 9.00 до 13.00 и 14.00 до 18.00, на действия (бездействие) и решения начальника Отдела - главе администрации Ангарского муниципального образования в общественную приемную отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации Ангарского муниципального образования, с понедельника по пятницу с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00, по адресу: город Ангарск, площадь Ленина, кабинет N 17, телефон (3955) 52-30.

5.5. Жалоба должна содержать:

- наименование Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица или муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Отдела, его должностного лица либо муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Отдела, его должностного лица или муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии;

- личную подпись и дату.

5.6. Жалоба, поступившая в Отдел, рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Отдела, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.7. Уполномоченное на рассмотрение жалобы должностное лицо, указанное в п.5.4 настоящего Административного регламента (далее - уполномоченное лицо) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя. Для принятия решения уполномоченное лицо вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы.

5.8. По результатам рассмотрения жалобы Отдел принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Иркутской области, муниципальными правовыми актами Ангарского муниципального образования, а также в иных формах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.9. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в 5.8 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.10. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления уполномоченное лицо, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Глава администрации АМО

А.А.Медко