Приложение 1. Порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле подписи в администрации города Усолье-Сибирское

Приложение 1

к Распоряжению администрации

г.Усолье-Сибирское Иркутской области

от 6 февраля 2015 г. N 50

Порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле подписи в администрации города Усолье-Сибирское

I. Общие положения

1. Порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле подписи в администрации города Усолье-Сибирское (далее - Порядок) разработан в соответствии Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации органов местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Усолье-Сибирское, решением Думы города Усолье-Сибирское от 24.04.2014 N 30/6 "О гербе муниципального образования "город Усолье-Сибирское Иркутской области".

2. Порядок разработан в целях обеспечения изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле подписи в администрации города Усолье-Сибирское, а также их выдачи и использования, исключающих их несанкционированное применение.

3. В настоящем Порядке применяются следующие основные понятия:

1) печать (штамп) - устройство, содержащее клише печати (штампа) для нанесения оттисков на бумагу;

2) факсимиле подписи - устройство, содержащее клише точного воспроизведения графического оригинала подписи конкретного лица для нанесения оттисков на бумажные носители;

3) клише печати (штампа, факсимиле подписи) - элемент печати (штампа, факсимиле подписи), содержащий зеркальное отображение оттиска печати (штампа, факсимиле подписи);

4) оттиск печати (штампа, факсимиле подписи) - изображение клише печати (штампа, факсимиле подписи) на бумаге;

5) печать администрации города Усолье-Сибирское - печать, содержащая следующую информацию:

- "Россия, Иркутская область, Муниципальное образование "город Усолье-Сибирское";

- "администрация города Усолье-Сибирское";

- реквизиты администрации (ОГРН, ИНН);

6) печать функционального (отраслевого) органа администрации города Усолье-Сибирское - печать, содержащая информацию, предусмотренную в подпункте 5 настоящего Порядка, и наименования функционального (отраслевого) органа администрации города Усолье-Сибирское (далее - Администрация города) в именительном падеже, соответствующее наименованию, установленному в положении о функциональном (отраслевом) органе;

7) штамп - разновидность печати, отличающаяся по форме и назначению. Он имеет, как правило, прямоугольную форму, проставляется в верхнем левом углу документа (на входящей документации - в нижнем правом углу) и содержит информацию о наименовании органа Администрации города, от которого исходит либо в который поступает документ, его номер и дату, а также может содержать иную вспомогательную информацию;

8) комиссия по изъятию и уничтожению печатей, штампов, факсимиле подписи - орган, создаваемый при Администрации города, в составе не менее трех человек для изъятия и уничтожения печатей, штампов, факсимиле подписи, не отвечающих требованиям настоящего Положения, а также проведения проверок наличия, порядка хранения печатей, штампов, факсимиле подписи (далее - Комиссия).

4. Правом иметь печати с отображением герба города Усолье-Сибирское обладают функциональные (отраслевые) органы Администрации города, которые наделены правами юридического лица.

II. Изготовление печатей, штампов

5. Изготовление печатей, штампов, факсимиле подписи (далее - печати (штампы) осуществляется полиграфической или штемпельно-граверной организацией, имеющей право на изготовление указанного вида продукции, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, факсимиле подписи - в соответствии с образцом оригинала подписи соответствующего должностного лица.

6. Печати (штампы) изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно для использования в служебных целях.

7. Заявки на изготовление необходимых печатей (штампов) с приложением эскизов готовятся руководителями функциональных (отраслевых) органов и направляются в административно-хозяйственный отдел аппарата администрации для исполнения (Приложение 7 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле подписи в администрации города Усолье-Сибирское).

8. Изготовление дубликата печати (штампа) допускается только в случае их утраты или износа по решению Комиссии.

9. В трехдневный срок с момента изготовления печати (штампы) передаются отделом учета и контроля документов и обращений граждан аппарата администрации в функциональные (отраслевые) органы, о чем делается соответствующая запись в журнале учета печатей (штампов).

III. Порядок использования печатей (штампов)

10. Оттиск печати Администрации города проставляется на следующих документах:

- на подписи главы администрации города;

- на подписи лица, замещающего главу администрации города;

- на подписи заместителей главы администрации города в соответствии с делегированными полномочиями;

- на документах, требующих на основании законодательства Российской Федерации наличия оттиска печати Администрации города.

11. Оттиск печатей функциональных (отраслевых) органов Администрации города проставляется только на документах данных подразделений, а также для удостоверения подписи их руководителей или заместителей руководителя.

12. Штампы проставляются на входящей, исходящей документации, конвертах, справках, иных информационных документах, а также в случае заверения копий документов, включения информации о внесении изменений, отмене и опубликовании муниципальных правовых актов администрации города Усолье-Сибирское.

13. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации города проставляется по указанию главы администрации города для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи не допускается использовать на муниципальных правовых актах администрации города Усолье-Сибирское, доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

14. Проставление печати Администрации города, печатей (штампов) функциональных (отраслевых) органов Администрации города допускается только ответственным лицом за их хранение и использование.

15. При удостоверении подписи должностного лица печатью ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности и подписи должностного лица, подписавшего документ.

16. Передача печатей (штампов) посторонним лицам, вынос печатей (штампов) за пределы здания Администрации города, ее функциональных (отраслевых) органов, расположенных вне здания Администрации города, не допускается.

17. В случае утраты или хищения печати (штампа) сотрудник функционального (отраслевого) органа Администрации города, ответственный за использование и хранение печатей (штампов), немедленно ставит в известность Комиссию.

18. По каждому факту утраты печатей (штампов) составляется акт (Приложение 4 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле подписи в администрации города Усолье-Сибирское), проводится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания с учета утраченных печатей (штампов).

IV. Лица, ответственные за хранение и использование печатей (штампов)

19. Учет печатей (штампов) ведут сотрудники отдела учета и контроля документов и обращений граждан аппарата администрации в журнале учета печатей (штампов) с обязательным проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей (штампов) нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью).

20. Выдача печатей (штампов) сотрудникам, ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей (штампов).

21. В целях обеспечения надлежащего хранения и использования печатей (штампов) назначаются лица, ответственные за их хранение и использование (далее - ответственные лица) в соответствии с Приложением 5 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле подписи в администрации города Усолье-Сибирское.

22. Ответственные лица за использование и сохранность печатей (штампов) при увольнении, уходе в отпуск или временной нетрудоспособности обязаны сдать печати, штампы другому сотруднику, назначенному в установленном порядке исполнять его обязанности, либо временно замещающему его должность по акту приема-передачи (Приложение 1 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле подписи в администрации города Усолье-Сибирское).

23. Ответственность за законность использования и надежность хранения печати Администрации города, содержащей в центре клише контурное изображение герба города Усолье-Сибирское возлагается на директора МКУ "Централизованная бухгалтерия учреждений культуры", начальника отдела учета и контроля документов и обращений граждан аппарата администрации города, в период их временного отсутствия (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и т.д.) ответственность возлагается на заместителя директора МКУ и лицо, назначаемое исполняющим обязанности начальника отдела в установленном порядке. Ответственность за законность использования и надежность хранения штампа с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации города возлагается на руководителя аппарата администрации города, в период его временного отсутствия (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и т.д.) ответственность возлагается на лицо, назначаемое исполняющим обязанности руководителя аппарата в установленном порядке.

24. Печати и штампы хранятся в помещениях, оснащенных сейфами и металлическими ящиками, исключающих доступ посторонних лиц.

25. Ключи от сейфов находятся у лиц, ответственных за хранение и использование печатей (штампов), и при необходимости также подлежат передаче иным ответственным лицам, определенным в установленном порядке, в соответствии с п. 22 настоящего Порядка.

26. Наличие печатей (штампов), правильность их хранения и использования проверяются Комиссией не реже одного раза в год, о чем составляется акт.

В акте проверки перечисляются все печати (штампы) с указанием их количества, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей (штампов), нарушения порядка их хранения и использования (Приложение 2 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле подписи в администрации города Усолье-Сибирское).

VI. Порядок уничтожения печатей

27. Пришедшие в негодность в ходе использования и утратившие практическое значение печати (штампы) подлежат сдаче в отдел учета и контроля документов и обращений граждан аппарата администрации для централизованного уничтожения и списания с учета.

28. Отбор и уничтожение печатей (штампов) производится Комиссией. Комиссия формируется в составе не менее трех человек с обязательным включением ответственного лица за учет и хранение печатей (штампов) в Администрации города.

29. На все отобранные к уничтожению печати (штампы) составляется акт (Приложение 3 к Порядку учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов, факсимиле подписи в администрации города Усолье-Сибирское). Акт с приложением оттисков уничтожаемых печатей (штампов) составляет секретарь Комиссии, ответственный за учет и хранение печатей (штампов), акт утверждается председателем Комиссии.

30. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются. Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов Комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или не были допущены расхождения между записями в акте, соответствие печатей (штампов) записям в журнале учета печатей (штампов). По окончании сверки все члены Комиссии подписывают акт.

31. Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их Комиссией хранятся до уничтожения в сейфе отдела учета и контроля документов и обращений граждан аппарата администрации.

32. Уничтожение печатей (штампов) производится после утверждения акта в присутствии всех членов Комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей (штампов).

33. Сотрудник, ответственный за учет и хранение печатей (штампов) в Администрации города, на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующем журнале учета печатей (штампов) и представляет копию акта в соответствующий функциональный (отраслевой) орган Администрации города.

34. Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 3 лет в отделе учета и контроля документов и обращений граждан аппарата администрации в соответствии с номенклатурой дел Администрации города.

VII. Ответственность за утрату печатей или нарушение в их использовании

35. Неправомерное использование печатей (штампов), равно как и использование печатей (штампов), не предусмотренных настоящим Порядком, при осуществлении Администрацией города или ее функциональных (отраслевых) органов юридически значимых действий, влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации и правовыми актами администрации города.

36. За нарушение правил учета, хранения и использования печатей (штампов), определяемых настоящим Порядком и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими такие правила, виновное лицо привлекается к дисциплинарной, административной, а также уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.