Приложение N 1. Положение об управлении делами администрации городского округа муниципального образования "город Саянск"

Приложение N 1

к Постановлению администрации

муниципального образования

"город Саянск" Иркутской области

от 12 марта 2015 г. N 110-37-263-15

Положение об управлении делами администрации городского округа муниципального образования "город Саянск"

1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации городского округа муниципального образования "город Саянск" (далее - Управление делами) входит в состав администрации городского округа муниципального образования "город Саянск" (далее - администрация городского округа).

1.2. Управление делами в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, Иркутской области, Уставом муниципального образования "город Саянск", решениями Думы городского округа муниципального образования "город Саянск" (далее - Думы городского округа), постановлениями и распоряжениями администрации городского округа, настоящим Положением.

1.3. Руководство Управлением делами осуществляет управляющий делами администрации городского округа (далее - управляющий делами).

1.4. Сотрудники Управления делами назначаются и освобождаются от должности мэром городского округа муниципального образования "город Саянск" (далее - мэр городского округа) по представлению управляющего делами.

1.5. Положение об Управлении делами утверждается постановлением администрации городского округа.

2. Задачи управления делами

Основными задачами Управления делами являются:

2.1. Документирование деятельности администрации городского округа.

2.2. Обеспечение организации делопроизводства в администрации городского округа.

2.3. Организация контроля за соблюдением сроков исполнения документов органов государственной власти Иркутской области и администрации городского округа.

2.4. Планирование работы администрации городского округа.

2.5. Обеспечение в администрации городского округа соблюдения, установленного порядка рассмотрения обращений граждан.

2.6. Обеспечение организационно-технической подготовки и проведения совещаний, проводимых мэром городского округа с руководителями отраслевых (функциональных) органов и функциональных отделов администрации городского округа, руководителями предприятий, учреждений, организаций.

2.7. Организация работы с муниципальными служащими и кадрами.

2.8. Организация работы по исполнению наградного законодательства.

2.9. Осуществление взаимодействия с Думой городского округа муниципального образования "город Саянск" (далее - Дума городского округа), средствами массовой информации.

2.10. Организация работы архива в соответствии с действующим законодательством.

2.11. Оказание методической помощи отраслевым (функциональным) органам и функциональным отделам администрации городского округа по вопросам документирования деятельности, исполнения наградного законодательства, рассмотрения обращений граждан, организации делопроизводства.

2.12. Участие в организации подготовки и проведения референдумов и выборов на территории муниципального образования.

2.13 Участие в реализации планов по противодействию коррупции в муниципальном образовании "город Саянск".

2.13. Материально-техническое, транспортное и хозяйственное обеспечение деятельности мэра городского округа, его заместителей, отраслевых (функциональных) органов и функциональных отделов администрации городского округа.

2.14. Автоматизация деятельности администрации городского округа за счет внедрения типовых программных продуктов, а также собственных инициативных разработок.

2.15. Обеспечение выполнения администрацией городского округа переданных отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности области и находящихся на территории соответствующих муниципальных образований.

3. Функции управления делами

3.1. По документированию деятельности администрации городского округа Управление делами:

3.1.1. Участвует в разработке основных требований к подготовке и оформлению проектов муниципальных правовых актов администрации городского округа.

3.1.2. Осуществляет согласование проектов муниципальных правовых актов администрации городского округа, осуществляет регистрацию муниципальных правовых актов администрации городского округа.

3.1.3. Доводит до сведения заинтересованных предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и граждан тексты муниципальных правовых актов администрации городского округа, выдает выписки и копии принятых постановлений и распоряжений, ведет учет высылаемых и выдаваемых документов.

3.1.4. Осуществляет справочно-информационную работу по муниципальным правовым актам администрации городского округа.

3.1.5. Направляет копии нормативных правовых актов администрации городского округа в прокуратуру города Саянска, информационно-правовые системы, уполномоченным органам государственной власти Иркутской области.

3.2. По обеспечению организации делопроизводства в администрации городского округа:

3.2.1. Разрабатывает инструкцию по делопроизводству в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления и ГОСТами и обеспечивает соблюдение норм инструкции работниками администрации городского округа.

3.2.2. Осуществляет разработку и проектирование бланков документов администрации городского округа.

3.2.3. Составляет проект сводной номенклатуры дел администрации городского округа и представляет ее на утверждение мэру городского округа.

3.2.4. Разрабатывает и внедряет нормативные и методические документы (порядок, инструкции, перечни и схемы прохождения документов), осуществляет другие мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения в администрации городского округа.

3.2.5. Принимает, регистрирует и направляет по назначению поступающую в администрацию городского округа корреспонденцию и исходящие документы.

3.2.6. Осуществляет справочно-информационную работу о движении документов.

3.2.7. Организует копирование и оперативное размножение документов.

3.2.8. Осуществляет учет объема документооборота, вносит предложения о мерах по его сокращению.

3.2.9. Осуществляет контроль организации ведения делопроизводства в администрации городского округа, отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа.

3.2.10. Оформляет заказы на изготовление печатей, штампов для администрации городского округа, осуществляет контроль их применения.

3.2.11. Осуществляет администрирование компьютерной сети в администрации городского округа.

3.2.12. Обеспечивает установку и внедрение программных комплексов в администрации городского округа.

3.2.13. Обеспечивает бесперебойную работу оргтехники администрации городского округа.

3.3. По организации контроля за соблюдением сроков исполнения документов органов власти Иркутской области и администрации городского округа:

3.3.1. Осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями администрации постановлений и распоряжений администрации городского округа, поручений, мэра городского округа, распорядительных документов, запросов органов государственной власти, а также контроль за рассмотрением обращений граждан, организаций, парламентских запросов, депутатских запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, депутатов Думы городского округа, обращений Председателя Думы городского округа, избирательных комиссий поступающих на имя мэра городского округа и в адрес администрации городского округа.

3.3.2. Организует сбор, подготовку и передачу муниципальных нормативных правовых актов в отдел по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике.

3.4. По планированию работы администрации городского округа:

3.4.1. Организует сбор планов работы отраслевых (функциональных) органов и функциональных отделов администрации городского округа.

3.4.2. Составляет месячные планы работы администрации городского округа, направляет их в Управление Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике, осуществляет контроль за их исполнением.

3.5. По обеспечению в администрации городского округа соблюдения, установленного порядка рассмотрения обращений граждан:

3.5.1. Организует прием граждан руководством администрации городского округа.

3.5.2. Организует выездные приемы руководства администрации городского округа.

3.5.3. Организует проведение встреч с населением мэра городского округа.

3.5.4. Регистрирует и ведет учет устных и письменных обращений граждан.

3.5.5. Обеспечивает своевременное и правильное рассмотрение и разрешение поставленных вопросов, извещение граждан о ходе и результатах рассмотрения обращений, организует при необходимости непосредственно на местах проверки приведенных в заявлениях и жалобах фактов с целью восстановления законных прав граждан.

3.5.6. Систематически изучает и анализирует поступившие обращения граждан, готовит для руководителей администрации городского округа обзоры и информации, вносит необходимые предложения, разрабатывает и осуществляет меры по улучшению работы с обращениями граждан.

3.5.7. Осуществляет контроль состояния работы по рассмотрению обращений граждан в отраслевых (функциональных) органах и отделах администрации городского округа, а также муниципальных предприятиях и учреждениях, разрабатывает и вносит предложения по результатам проверок.

3.6. По обеспечению организационно-технической подготовки и проведения совещаний, проводимых мэром городского округа с руководителями отраслевых (функциональных) органов подразделений администрации городского округа, руководителями предприятий, учреждений, организаций:

3.6.1. Осуществляет подготовку приема делегаций, должностных лиц Правительства Иркутской области.

3.6.2. Осуществляет подготовку проведения совещаний, информирует участников совещания о сроках его проведения.

3.6.3. Ведет протоколы совещаний, проводимых мэром городского округа.

3.6.4. При необходимости организует печатание, размножение и выдачу протоколов совещаний.

3.7. Организация работы с кадрами:

3.7.1. Формирует и ведет реестр должностей муниципальных служащих, вносит необходимые изменения в реестр муниципальных служащих.

3.7.2. Разрабатывает Положения по реализации Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Закона Иркутской области от 15.10.2007 N 88-оз "Об отдельных вопросах муниципальной службы в Иркутской области".

3.7.3. Участвует в формировании проекта структуры администрации городского округа.

3.7.4. Участвует в разработке Положений об отраслевых (функциональных) органах и функциональных отделах администрации городского округа, должностных инструкций муниципальных служащих.

3.7.5. Обеспечивает проведение конкурсов на замещение вакантных муниципальных должностей, аттестации, квалификационного экзамена.

3.7.6. Анализирует уровень профессиональной подготовки муниципальных служащих администрации городского округа.

3.7.7. Организует переподготовку, профессиональную переподготовку, повышение квалификации муниципальных служащих администрации городского округа.

3.7.8. Обеспечивает формирование кадрового резерва для замещения муниципальных должностей, содержащихся в реестре муниципальных служащих.

3.7.9. Организует мероприятия по представлению гражданами при поступлении на муниципальную службу, лицами, замещающими муниципальные должности и муниципальные должности муниципальной службы в администрации городского округа, сведений о доходах и имуществе.

3.7.10. Оказывает практическую и методическую помощь отраслевым (функциональным) органам администрации городского округа по вопросам муниципальной службы.

3.7.11. Обеспечивает учет, сохранность и ведение трудовых книжек.

3.7.12. Ведет личные дела муниципальных служащих и работников администрации городского округа, руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации городского округа, наделенных правами юридического лица, руководителей муниципальных предприятий и учреждений в соответствии с подведомственностью, составляет отчетность по установленной форме.

3.7.13. Готовит проекты распоряжений администрации городского округа по кадрам.

3.7.14. Оформляет протоколы об установлении стажа муниципальной службы.

3.7.15. Устанавливает непрерывный трудовой стаж для определения размера пособий по временной нетрудоспособности.

3.7.16. Осуществляет учет и оформление очередных и дополнительных отпусков муниципальных служащих и работников администрации городского округа, руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации городского округа, наделенных правами юридического лица, руководителей муниципальных предприятий и учреждений.

3.7.17. Организует ведение учета выдаваемых работникам командировочных удостоверений, ведет табель учета рабочего времени сотрудников администрации городского округа.

3.7.18. Организует прохождение профилактических осмотров, флюорографических обследований, прививок сотрудниками администрации городского округа.

3.7.19. Представляет сведения в Правительство Иркутской области о составе и сменяемости кадров, сведения о руководстве администрации городского округа.

3.7.20. Оформляет и выдает служебные удостоверения.

3.8. По организации работы по исполнению наградного законодательства:

3.8.1. Рассматривает ходатайства и оформляет документы для внесения представлений Губернатору Иркутской области о награждении государственными наградами.

3.8.2. Рассматривает ходатайства и готовит проекты муниципальных правовых актов администрации городского округа о награждении городскими наградами.

3.8.3. Проводит консультирование должностных лиц предприятий, учреждений и организаций о порядке оформления наградных материалов, учета и отчетности по наградам.

3.9. По взаимодействию с Думой городского округа:

Взаимодействует с Думой городского округа, осуществляет контроль за выполнением решений Думы городского округа в отношении администрации городского округа.

3.10. По организации деятельности архива:

3.10.1. Обеспечивает сохранность, учет, качество отбора и обработки документов, хранящихся в администрации городского округа, а также подготовку и передачу документов на постоянное хранение.

3.10.2. Подготавливает описи документов постоянного срока хранения.

3.10.3. Организует экспертизу ценности документов, контроль за их оформлением.

3.10.4. Обеспечивает выполнение администрацией городского округа переданных отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности области и находящихся на территории соответствующих муниципальных образований.

3.11. По оказанию методической помощи отраслевым (функциональным) органам и отделам администрации городского округа по вопросу документирования управленческой деятельности, исполнения наградного законодательства, рассмотрения обращений граждан:

3.11.1. Проводит семинары и индивидуальное консультирование по документационному обеспечению управления.

3.11.2. Изучает и анализирует состояние работы отраслевых (функциональных) органов и функциональных отделов администрации городского округа по вопросам, аналогичным направлениям работы Управления делами.

3.12. Организация подготовки и проведения референдумов и выборов на территории муниципального образования в пределах компетенции Управления делами:

Осуществляет проведение организационно-технических мероприятий при подготовке и проведении референдумов, проведении выборов Президента Российской Федерации, в федеральные и областные органы государственной власти, в органы местного самоуправления.

3.13. По взаимодействию со средствами массовой информации:

3.13.1. Осуществляет подготовку и контроль опубликования муниципальных правовых актов городского округа, подлежащих опубликованию.

3.13.2. Осуществляет подготовку проектов поздравлений с юбилейными датами предприятий, организаций и учреждений, с профессиональными праздниками.

3.13.3. Осуществляет информирование средств массовой информации о важнейших направлениях деятельности администрации городского округа, мероприятиях, проводимых администрацией городского округа.

3.13.4. Анализирует информацию и материалы, опубликованные в СМИ, обеспечивает оперативное информирование мэра городского округа о результатах анализа, публикацию необходимых разъяснительных материалов.

3.14. По материально-техническому, транспортному и хозяйственному обеспечению деятельности администрации городского округа:

3.14.1. Участвует в составлении сметы расходов администрации городского округа.

3.14.2. Принимает участие в инвентаризации материальных ценностей.

3.14.3.Обеспечивает канцелярскими принадлежностями сотрудников администрации городского округа, хозяйственным инвентарем технических работников.

3.14.4. Организует работу автотранспорта администрации городского округа.

3.14.5. Организует работу обслуживающего персонала администрации городского округа.

3.14.6. Отвечает за хозяйственное содержание здания, рабочих мест, противопожарное состояние администрации городского округа.

4. Структура и штаты

4.1. Возглавляет Управление делами управляющий делами.

4.2. В состав Управления делами входят:

4.2.1. Отдел организационной работы и материально-технического обеспечения.

4.2.2. Архивный отдел.

4.2.3. Главный специалист по связям с общественностью и средствами массовой информации.

4.2.4. Консультант по муниципальной службе и работе с персоналом.

4.3. Структура и штатное расписание Управления делами в составе штатного расписания администрации городского округа утверждаются мэром городского округа по представлению управляющего делами.

5. Права

Управлению делами для решения стоящих перед ним задач и исполнения возложенных обязанностей в пределах его компетенции предоставляется право:

5.1. Запрашивать у отраслевых (функциональных) органов и отделов администрации городского округа необходимую информацию, документы и материалы, требовать своевременного представления необходимых материалов к совещаниям при мэре городского округа и другим мероприятиям, проводимым администрацией городского округа.

5.2. Осуществлять проверки состояния дел в отраслевых (функциональных) органах администрации городского округа, наделенных правами юридического лица, муниципальных учреждениях и предприятиях в части документирования, работы с обращениями граждан, организации делопроизводства, давать рекомендации для принятия конкретных мер.

5.3. Проводить консультирование сотрудников администрации городского округа, отраслевых (функциональных) органов администрации городского округа, наделенных правами юридического лица, по вопросам, входящим в компетенцию Управления делами.

5.4. Готовить и визировать постановления и распоряжения администрации городского округа, мэра городского округа, издаваемые по вопросам, входящим в компетенцию Управления делами.

5.5. Не принимать к оформлению, отправке, печатанию, копированию и размножению документы, подготовленные с нарушением существующих требований, возвращать для доработки проекты документов, внесенных в администрацию городского округа с нарушением установленного порядка.

5.6. Направлять поступившие документы на рассмотрение по принадлежности в отраслевые (функциональные) органы и отделы администрации городского округа, конкретным исполнителям с учетом их компетенции.

5.7. Определять задачи информационного обеспечения деятельности администрации городского округа.

5.8. Вносить мэру городского округа предложения о применении мер воздействия в случаях нарушения органами местного самоуправления, должностными лицами установленных правил работы с документами.

5.9. Управление делами осуществляет контроль за правильным применением гербовой печати и штампов администрации городского округа.

6. Ответственность

6.1. За качественное и своевременное выполнение задач и функций Управления делами, возложенных настоящим Положением, ответственность несет управляющий делами в порядке, установленном законодательством.

6.2. Степень ответственности сотрудников Управления делами определяются должностными инструкциями и действующим законодательством.

Управляющий делами администрации городского округа

М.В.Павлова