Приложение N 1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации, копий архивных документов, хранящихся в отделе регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска, по заявлениям заявителей"

Приложение N 1

к Постановлению администрации г.Иркутска

от 9 июня 2015 г. N 031-06-546/5

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации, копий архивных документов, хранящихся в отделе регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска, по заявлениям заявителей"

С изменениями и дополнениями от:

14 сентября 2015 г.

1. Общие положения

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации, копий архивных документов, хранящихся в отделе регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска, по заявлениям заявителей" разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, создания комфортных условий для заявителей и определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также стандарт предоставления муниципальной услуги.

1. Основные понятия и термины, используемые в тексте административного регламента

1.1. Архивная выписка - документ отдела регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска (далее - отдел регистрации и архива), составленный на бланке отдела регистрации и архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

1.2. архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

1.3. архивная справка - документ отдела регистрации и архива, составленный на бланке отдела регистрации и архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

1.4. архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

1.5. заявитель - физическое или юридическое лицо, обратившееся в отдел регистрации и архива с заявлением о предоставлении документной информации;

1.6. запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;

1.7. тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

1.8. непрофильный запрос - запрос, не относящийся к составу хранящихся в отделе регистрации и архива документов;

1.9. информационное письмо - письмо, составленное на бланке отдела регистрации и архива по запросу заявителя, содержащее информацию о хранящихся в отделе регистрации и архива архивных документах по определенной проблеме, теме.

Понятия "заявление" и "запрос" в настоящем административном регламенте используются как равнозначные.

2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги

2.1. Конституция Российской Федерации.

Официальный текст с внесенными в нее поправками от 21.07.2014 опубликован: на Официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 01.08.2014; в "Собрании законодательства РФ", 04.08.2014, N 31, ст.4398.

2.2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Опубликован: "Парламентская газета", N 201, 27.10.2004; "Российская газета", N 237, 27.10.2004; "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст.4169.

2.3. Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Опубликован: "Российская газета", N 168, 30.07.2010; "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст.4179.

2.4. Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

Опубликован: "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007.

2.5. Устав города Иркутска, утвержденный решением городской Думы г.Иркутска от 20.05.2004 N 003-20-430537/4.

Опубликован: "Ведомости органов городского самоуправления г.Иркутска", 2004, II квартал, с.11; "Иркутск", N 28 - 29, 25.06.2004 (без приложений N 2, 3, 4 к Уставу).

2.6. Постановление администрации города Иркутска от 06.04.2011 N 031-06-642/11 "Об утверждении Реестра муниципальных услуг (функций) города Иркутска".

Опубликовано: "Ведомости органов местного самоуправления г.Иркутска", N 4 (том II), апрель 2011 г., с.48, "Иркутск официальный", N 19, 26.04.2011.

2.7. Иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Иркутской области, муниципальные правовые акты города Иркутска.

3. Категории заявителей

Заявителями являются физические и юридические лица.

4. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги

4.1. Сведения о месте нахождения и графике работы отдела регистрации и архива, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на WEB-портале органов местного самоуправления города Иркутска - www.admirk.ru.

4.2. Место нахождения отдела регистрации и архива и его почтовый адрес: 664007, г.Иркутск, ул. Поленова, 1.

Адрес электронной почты: ivsheva_l@admirk.ru

barkovskaya_d@admirk.ru

Телефон (факс): (83952) 52-00-72

График работы:

понедельник - пятница 9.00 - 18.00

перерыв 13.00 - 14.00

суббота - воскресенье выходные дни

Часы приема заявителей

понедельник, вторник 9.00 - 13.00

Часы приема заявителей:

понедельник, вторник 9.00 - 13.00

среда 14.00 - 18.00

4.3. Прием заявителей проводят специалисты отдела регистрации и архива в помещении, расположенном по адресу: г.Иркутск, ул. Поленова, д. 1.

4.4. Информирование физических и юридических лиц по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, производится:

- при устном обращении заявителя, в том числе по телефону;

- по обращениям в письменной форме и по электронной почте;

- посредством размещения информации на информационном стенде.

4.5. Информирование заявителей о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистами отдела регистрации и архива, ответственными за предоставление муниципальной услуги.

4.6. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании структурного подразделения администрации города Иркутска, в которое позвонил заявитель, а также содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

При невозможности специалиста отдела регистрации и архива, принявшего телефонный звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован на другое должностное лицо или же обратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

4.7. Специалисты отдела регистрации и архива предоставляют информацию по следующим вопросам:

- о порядке предоставления муниципальной услуги;

- о перечне документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- о ходе и сроках предоставления муниципальной услуги;

- о времени приема документов;

- о порядке обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципальных служащих.

4.8. Основными требованиями к информированию заявителей являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность предоставления информации;

- полнота информирования.

4.9. При письменном обращении заявителей, в том числе в случае направления заявителем обращения посредством электронной почты в адрес отдела регистрации и архива, оно подлежит регистрации в журнале учета запросов специалистом отдела регистрации и архива в течение 1 дня с момента поступления.

4.10. Ответ на обращение направляется посредством почтовой либо электронной связи, в зависимости от способа обращения, по адресу заявителя, указанному в поданном им обращении.

4.11. На информационном стенде у кабинета, где осуществляется прием заявителей, размещается следующая информация:

- извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие предоставление муниципальной услуги;

- блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги;

- место нахождения, режим работы, номер телефона, адрес WEB-портала органов местного самоуправления города Иркутска и адреса электронной почты отдела регистрации и архива;

- сроки предоставления муниципальной услуги;

- текст административного регламента с приложениями.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

1. Наименование муниципальной услуги

1.1. Наименование муниципальной услуги - "Предоставление информации, копий архивных документов, хранящихся в отделе регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска, по заявлениям заявителей".

1.2. Предоставление муниципальной услуги предусматривает предоставление архивных копий, архивных справок, архивных выписок, информационных писем и иной документной информации, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации (в том числе ликвидированных муниципальных организаций города Иркутска), а также по определенной проблеме, теме, событию, факту на основе архивных документов, находящихся на постоянном хранении в отделе регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска, за исключением документов, предоставление которых запрещено или ограничено действующим законодательством (далее - документная информация).

2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу

2.1. Органом, предоставляющим муниципальную услугу, является администрация города Иркутска.

Структурным подразделением администрации города Иркутска, ответственным за предоставление муниципальной услуги, является отдел регистрации и архива (далее также - уполномоченный орган).

2.2. При предоставлении муниципальной услуги специалисты отдела регистрации и архива взаимодействуют со структурными подразделениями администрации города Иркутска, государственными и муниципальными архивами Иркутской области, другими учреждениями и предприятиями.

3. Результат предоставления муниципальной услуги

3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача (направление) заявителю (представителю заявителя):

- архивных копий, архивных справок, архивных выписок, информационных писем и иной документной информации;

- уведомления о переадресации запроса в другие архивы, организации, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения заявления (далее - уведомление);

- отказа в предоставлении муниципальной услуги.

4. Сроки предоставления муниципальной услуги

4.1. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации заявления.

4.2. Непрофильный запрос в течение 5 дней с момента установления факта отсутствия оснований для отказа в приеме документов, необходимых для оказания муниципальной услуги, направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.

5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

5.1. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

- п.22. ч.1. ст.16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

6. Документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги

6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является подача заявителем либо представителем заявителя при наличии соответствующей доверенности заявления, оформленного согласно Приложениям NN 1, 2, 3 к настоящему административному регламенту, лично или направление заявления по почте в адрес отдела регистрации и архива.

6.2. В заявлении указываются следующие сведения:

6.2.1. полное наименование организации, место ее нахождения, фамилия, имя, отчество руководителя, почтовый адрес, контактный телефон, дата и подпись руководителя - для юридических лиц; фамилия, имя, отчество, дата рождения, место жительства, данные паспорта, контактный телефон - для физических лиц;

6.2.2. изложение существа заявления;

6.2.3. исчерпывающие сведения, позволяющие осуществить поиск архивных документов, необходимых для исполнения заявления.

6.3. В подтверждение информации, указанной в заявлении, заявитель вправе приложить к заявлению документы и материалы либо их копии (договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности, копию трудовой книжки и др.).

7. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

7.1. Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги являются:

- отсутствие у представителя заявителя доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке;

- несоблюдение требований, установленных пунктом 6.2.1. главы 6 раздела II настоящего административного регламента;

- текст заявления не поддается прочтению.

8. Основание для отказа в предоставлении муниципальной услуги

8.1. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

- доступ к запрашиваемой документной информации ограничен в соответствии с федеральным законодательством.

9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

9.1. Оказание муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги

10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги составляет не более 15 минут.

11. Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги

11.1. Заявление регистрируется в журнале учета запросов специалистом отдела регистрации и архива в день его поступления.

12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, залу ожидания, местам для заполнения заявления, информационным стендам

12.1. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях.

12.2. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудованы стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

12.3. Места для заполнения документов оборудуются столами, стульями и обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

12.4. Место информирования, предназначенное для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуется информационным стендом, с образцами заполнения заявления и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

12.5. Прием заявителей ведется в порядке живой очереди без предварительной записи.

12.6. Лица пожилого возраста и инвалиды, в случае личной явки на прием для получения муниципальной услуги, принимаются вне очереди.

12.7. Рабочее место специалиста, предоставляющего муниципальную услугу, оборудуется компьютером и оргтехникой, телефоном, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

12.8. Условия размещения отдела регистрации и архива:

- наличие свободных площадей архивохранилища для приема архивных документов;

- специальное техническое оснащение отдела (оборудование, приборы, аппаратура и т.д.);

- укомплектованность отдела регистрации и архива специалистами и их квалификация;

- вход в помещение должен быть оборудован вывеской, содержащей наименование отдела регистрации и архива, режим его работы и режим приема заявителей;

- на территории, прилегающей к месторасположению отдела регистрации и архива, должны быть предусмотрены места для парковки автотранспортных средств.

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г.Иркутска от 14 сентября 2015 г. N 031-06-848/5 пункт 12.9 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.9. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оборудовано противопожарной системой и средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой), охранно-пожарной сигнализацией, входом, обеспечивающим свободный доступ заявителей в помещение, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций, гардеробом, пандусом, туалетом.

13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

13.1. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются:

- наличие документов, составляющих правовую основу деятельности отдела регистрации и архива;

- наличие информации об отделе регистрации и архива, порядке предоставления муниципальной услуги;

- наличие внутренней (собственной) и внешней систем контроля за качеством предоставления муниципальной услуги;

- наличие обоснованных жалоб на решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципальных служащих.

III. Административные процедуры

1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и регистрация заявления;

2) анализ заявления;

3) подготовка и выдача (направление) заявителю (представителю заявителя) результата предоставления муниципальной услуги.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в Приложении N 4 к настоящему административному регламенту.

2. Прием и регистрация заявления

2.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления о предоставлении муниципальной услуги.

2.2. Ответственным за выполнение данной административной процедуры является специалист отдела регистрации и архива.

2.3. Специалист отдела регистрации и архива, ответственный за выполнение данной административной процедуры, в день поступления заявления в отдел регистрации и архива регистрирует его журнале учета запросов и выдает заявителю (представителю заявителя) расписку в приеме документов, которая содержит фамилию, инициалы специалиста, принявшего запрос, дату приема и подпись специалиста в случае подачи заявителем (представителем заявителя) заявления в отдел регистрации и архива лично. Каждому заявлению присваивается индивидуальный регистрационный номер.

2.4. В течение 1 рабочего дня с момента регистрации заявления, специалист отдела регистрации и архива устанавливает наличие или отсутствие оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, указанных в главе 7 раздела II настоящего административного регламента.

2.5. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, указанных в главе 7 раздела II настоящего административного регламента, специалист отдела регистрации и архива в течение 3 рабочих дней с момента регистрации заявления подготавливает отказ в приеме документов, который оформляется на бланке отдела регистрации и архива, обеспечивает его подписание заместителем начальника отдела - главным архивариусом отдела регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации г.Иркутска (далее - заместитель начальника отдела - главный архивариус), регистрацию в журнале учета исходящих документов и направление заявителю почтовым отправлением либо выдачу заявителю (представителю заявителя) лично.

2.6. Результатом административной процедуры является регистрация заявления в журнале учета запросов, с проставлением на заявлении регистрационного номера и даты регистрации и выдача заявителю (представителю заявителя) расписки в приеме документов или выдача лично (направление посредством почтового отправления) заявителю (представителю заявителя) отказа в приеме документов.

3. Анализ заявления

3.1. Основанием для начала административной процедуры является регистрация заявления в журнале учета запросов с проставлением на заявлении регистрационного номера, даты регистрации и установление факта отсутствия оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, указанных в главе 7 раздела II настоящего административного регламента.

3.2. Ответственным лицом за выполнение данной административной процедуры является специалист отдела регистрации и архива.

3.3. Специалист отдела регистрации и архива в течение 3 дней со дня установления факта отсутствия оснований для отказа в приеме документов, осуществляет рассмотрение запроса на предмет наличия (отсутствия) основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренного главой 8 раздела II настоящего административного регламента.

3.4. В случае отсутствия основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренного главой 8 раздела II настоящего административного регламента, специалист отдела регистрации и архива в день установления факта отсутствия основания для такого отказа принимает заявление к исполнению.

3.5. В случае наличия основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренного главой 8 раздела II настоящего административного регламента, в течение 7 дней со дня установления факта наличия основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, специалист отдела регистрации и архива подготавливает проект отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Проект отказа в предоставлении муниципальной услуги оформляется на бланке отдела регистрации и архива.

3.6. Результатом административной процедуры является прием заявления к исполнению либо подготовка проекта отказа в предоставлении муниципальной услуги, в случае наличия основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренного главой 8 раздела II настоящего административного регламента.

4. Подготовка и выдача (направление) заявителю (представителю заявителя) результата предоставления муниципальной услуги

4.1. Основанием для начала административной процедуры является принятие специалистом отдела регистрации и архива заявления к исполнению либо подготовка проекта отказа в предоставлении муниципальной услуги, в случае наличия основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренного главой 8 раздела II настоящего административного регламента.

4.2. Ответственным лицом за выполнение данной административной процедуры является специалист отдела регистрации и архива.

4.3. В случае наличия в отделе регистрации и архива запрашиваемой документной информации, специалист отдела регистрации и архива в течение 20 дней с момента принятия заявления к исполнению осуществляет поиск и подготовку запрашиваемых сведений, оформляет на бланке отдела регистрации и архива информационное письмо, иную документную информацию, архивную справку, архивную выписку, архивную копию.

4.4. В течение 3 дней со дня оформления информационного письма, иной документной информации, архивной справки, архивной выписки, архивной копии специалист отдела регистрации и архива обеспечивает их подписание заместителем начальника отдела - главным архивариусом, заверяет печатью отдела регистрации и архива, регистрирует их в журнале учета исходящих документов и выдает лично (направляет посредством почтового отправления) заявителю (представителю заявителя).

4.5. В случае отсутствия в отделе регистрации и архива запрашиваемой документной информации (непрофильный запрос), специалист отдела регистрации и архива в течение 5 дней с момента принятия заявления к исполнению осуществляет его переадресацию в другой архив или организацию, хранящие необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя (представителя заявителя).

Уведомление оформляется на бланке отдела регистрации и архива, подписывается заместителем начальника отдела - главным архивариусом в течение одного дня с момента поступления к нему на подпись, заверяется печатью отдела регистрации и архива, подлежит регистрации в журнале учета исходящих документов в день его подписания заместителем начальника отдела - главным архивариусом.

4.6. Уведомление направляется почтовым отправлением по адресу, указанному заявителем в заявлении, либо вручается лично заявителю (представителю заявителя) в день его подписания заместителем начальника отдела - главным архивариусом.

При получении заявителем (представителем заявителя) уведомления лично, заявитель (предс