Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Указ Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 г. N 199-УГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области"
С изменениями и дополнениями от:
30 декабря 2014 г., 12 мая 2015 г.
В целях совершенствования работы с документами, повышения качества их подготовки, установления единого порядка ведения делопроизводства в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, руководствуясь статьей 59 Устава Иркутской области, постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области.
2. Признать утратившими силу:
а) постановление Губернатора Иркутской области от 28 апреля 2007 года N 170-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области";
б) постановление Губернатора Иркутской области от 13 июля 2007 года N 300-п "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области".
|
|
С.В.Ерощенко |
Инструкция по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области
(утв. Указом Губернатора Иркутской области
от 5 июля 2012 г. N 199-УГ)
С изменениями и дополнениями от:
30 декабря 2014 г., 12 мая 2015 г.
Раздел 1
Общие положения
Глава I. Общие правила организации делопроизводства
1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Закон Иркутской области от 18 ноября 2009 года N 82/48-ОЗ "О Правительстве Иркутской области", Закон Иркутской области от 12 января 2010 года N 1-оз "О правовых актах Иркутской области и правотворческой деятельности в Иркутской области". Инструкция разработана с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также служебную информацию ограниченного распространения.
5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами осуществляются канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области возлагается на первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, министров Иркутской области, руководителей иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, увольнением государственный гражданский служащий Иркутской области или работник, замещающий должность, не являющуюся должностью государственной гражданской службы Иркутской области (далее при совместном упоминании - сотрудники), обязан передать находящиеся у него на исполнении (рассмотрении) документов по акту приема-передачи другому сотруднику, на которого возложено исполнение обязанностей, или делопроизводителю (если исполнение обязанностей не возлагается на другое должностное лицо).
В случае, если сотрудник физически не имеет возможности присутствовать при передаче находящихся у него на исполнении (рассмотрении) документом другому сотруднику (например, по причине болезни), документы передаются сотруднику по указанию руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области (самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
8. При утере документа сотрудник, ответственный за его сохранность, немедленно докладывает об этом руководителю исполнительного органа государственной власти Иркутской области (самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
9. Все подготовленные в исполнительном органе государственной власти Иркутской области (самостоятельном структурном подразделении аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) проекты документов, в том числе правовых актов, до их принятия (подписания), опубликования (в необходимых случаях) относятся к материалам, содержащим служебную информацию.
10. Служебная информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
11. Передача документов, содержащих служебную информацию сторонним органам и организациям, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, копий документов или материалов осуществляются в установленном порядке управлением пресс-службы и информации Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
13. Сотрудники исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) несут персональную ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность документов.
14. Организация работы с обращениями граждан регламентируется отдельным нормативным правовым актом Иркутской области.
15. Основные понятия, используемые в Инструкции:
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Иркутской области и иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
исходящая корреспонденция - это документы, поступающие Губернатору Иркутской области, иному лицу, замещающему государственную должность Иркутской области, в Правительство Иркутской области, иные исполнительные органы государственной власти Иркутской области (самостоятельные структурные подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области);
исходящая корреспонденция - это исходящие официальные документы, отправляемые из Правительства Иркутской области, иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированная форма документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших и организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
документальный фонд Правительства Иркутской области, иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности Правительства Иркутской области и иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области;
формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Раздел II
Создание документов в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области
Глава 3. Общие положения
16. Документы, создаваемые в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210*279 мм), А5 (148*210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный.
17. В Правительстве Иркутской области, иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области используются следующие виды бланков:
а) бланки правовых актов:
указа Губернатора Иркутской области;
распоряжения Губернатора Иркутской области;
постановления Правительства Иркутской области;
распоряжения Правительства Иркутской области;
распоряжения первого заместителя Председателя Правительства Иркутской области;
распоряжения заместителя Губернатора Иркутской области;
распоряжения заместителя Председателя Правительства Иркутской области;
приказа аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
распоряжения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
приказа иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области;
распоряжения иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области;
б) бланки писем:
Губернатора Иркутской области;
Правительства Иркутской области;
первого заместителя Председателя Правительства Иркутской области;
аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
полномочного представителя Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области;
иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области (продольный);
иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области (угловой);
помощника Губернатора Иркутской области;
советника Губернатора Иркутской области;
в) бланк полного протокола;
г) бланк краткого протокола;
д) бланк перечня поручений;
е) бланк служебной записки;
ж) бланк поручения;
з) бланк резолюции.
18. Образцы бланков приведены в приложениях 1 - 26, 34 к Инструкции.
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
19. Бланки правовых актов: указа Губернатора Иркутской области, распоряжения Губернатора Иркутской области, постановления Правительства Иркутской области, распоряжения Правительства Иркутской области; бланки писем: Правительства Иркутской области (для письма за подписью Губернатора Иркутской области), Губернатора Иркутской области изготавливаются типографским способом. Остальные бланки изготавливаются с помощью компьютерной техники.
20. Документы, создаваемые Правительством Иркутской области и иными исполнительными органами государственной власти Иркутской области, имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятого постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст, в порядке, установленном Инструкцией.
21. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером N 14, N 12 (используется для оформления табличных материалов).
22. Каждый лист документа должен иметь поля следующего размера:
левое - не менее 20 мм (как правило, используется 30 мм);
правое - не менее 10 мм;
верхнее - не менее 20 мм;
нижнее - не менее 20 мм.
23. Инструкцией установлен следующий состав реквизитов документов Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области:
Герб Иркутской области;
наименование органа исполнительной власти Иркутской области (далее - орган);
справочные данные об органе;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
заголовок к документу;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
гриф согласования документа;
виза согласования документа;
подпись;
гриф утверждения документа;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа (резолюция);
отметка о контроле;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
24. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.
25. Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 27 к Инструкции.
Подготовка и оформление проектов правовых актов осуществляются в соответствии с требованиями к составу, реквизитам проекта правового акта, основам юридической техники и в порядке, установленном законодательством, а также приложением 28 к Инструкции.
26. В деятельности Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области создается комплекс документов: правовые акты, протоколы, планы, акты, аналитические справки, служебные записки, договоры (контракты, соглашения), служебная переписка, исходящая корреспонденция, отчеты, прогнозы и другое.
27. В установленных законодательством случаях в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ.
Глава 4. Планы
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 28 настоящей Инструкции внесены изменения
28. Планы готовятся в соответствии с поручениями (указаниями) Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, по решению совещательных и координационных органов при Губернаторе Иркутской области, Правительстве Иркутской области, первых заместителях Председателя Правительства Иркутской области, заместителях Губернатора Иркутской области, заместителях Председателя Правительства Иркутской области, а также в соответствии с правовыми актами и оформляются в виде таблицы по форме, в соответствии с приложением 29 к Инструкции.
29. Планы должны быть утверждены либо должностным лицом, давшим соответствующее поручение (указание), либо решением соответствующего совещательного или координационного органа при Губернаторе Иркутской области, Правительстве Иркутской области, первых заместителях Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, либо правовым актом. Порядок подготовки, оформления, согласования, утверждения, рассылки и внесения изменений, установленный данной главой, не распространяется на планы, утверждаемые правовыми актами Иркутской области.
В случае утверждения плана Губернатором Иркутской области (а также совещательным или координационным органом, возглавляемым Губернатором Иркутской области) проект плана подписывается первым заместителем Председателя Правительства Иркутской области, заместителем Губернатора Иркутской области, заместителем Председателя Правительства Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей, руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
30. На оборотной стороне последнего листа плана оформляются согласования:
а) исполнителей и соисполнителей мероприятий плана;
б) министра финансов Иркутской области (если мероприятия плана финансируются из областного бюджета);
в) начальника управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике (если исполнителями и (или) соисполнителями мероприятий плана являются главы муниципальных образований Иркутской области).
31. Для утверждения Губернатором Иркутской области согласованный и подписанный в установленном порядке проект плана представляется в канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, к нему в обязательном порядке прилагается поручение (указание), на основании которого был подготовлен план, или протокол заседания совещательного или координационного органа, на котором был утвержден план. В случае утверждения плана на заседании совещательного или координационного органа в грифе утверждения сотрудником канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области проставляется соответствующая отметка, проект плана на утверждение Губернатору Иркутской области не передается.
32. После утверждения Губернатором Иркутской области (соответствующим решением совещательного или координационного органа) план подлежит регистрации в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с присвоением ему следующего регистрационного индекса:
06-71 -NNNNNN/Г,
где:
NNNNNN - порядковый номер в пределах календарного года;
Г - последняя цифра года;
33. Доведение плана до исполнителей и соисполнителей осуществляет канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области путем направления копий документа.
34. Внесение изменений в план осуществляется на основании служебной записки на имя Губернатора Иркутской области за подписью исполнителя пункта, согласованной с первым заместителем Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей. Изменения в план, утвержденный решением совещательного или координационного органа, должны быть рассмотрены на заседании соответствующего органа и отражены в протоколе.
35. В случае утверждения плана первым заместителем Председателя Правительства Иркутской области, заместителем Губернатора Иркутской области, заместителем Председателя Правительства Иркутской области (а также решениями совещательных или координационных органов, возглавляемых этими должностными лицами) проект плана подписывается руководителем соответствующего исполнительного органа государственной власти Иркутской области (самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
Для утверждения первым заместителем Председателя Правительства Иркутской области, заместителем Губернатора Иркутской области, заместителем Председателя Правительства Иркутской области согласованный и подписанный в установленном порядке проект плана представляется в секретариат руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, к нему в обязательном порядке прилагается поручение (указание), на основании которого был подготовлен план, или протокол заседания совещательного или координационного органа, на котором был утвержден план. В случае утверждения плана на заседании совещательного или координационного органа в грифе утверждения сотрудником секретариата проставляется соответствующая отметка, проект плана на утверждение соответствующему должностному лицу не передается.
36. После утверждения соответствующим должностным лицом (протоколом) план подлежит регистрации в секретариате руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с присвоением ему следующего регистрационного индекса:
ПП -71- NNNNNN/Г,
где:
ПП - код классификационной группы в соответствии с приложением 30 к Инструкции,
NNNNNN - порядковый номер в пределах календарного года,
Г - последняя цифра года.
37. Доведение плана до исполнителей и соисполнителей осуществляет помощник соответствующего должностного лица путем направления копий документа.
38. Внесение изменений в план осуществляется на основании служебной записки на имя соответствующего должностного лица, утвердившего план, за подписью исполнителя мероприятия плана. Изменения в план, утвержденный решением совещательного или координационного органа, должны быть рассмотрены на заседании соответствующего органа и отражены в протоколе.
Глава 5. Порядок подготовки и утверждения планов работы исполнительных органов государственной власти Иркутской области
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 39 настоящей Инструкции внесены изменения
39. Исполнительные органы государственной власти Иркутской области планируют свою работу на основе документов стратегического планирования Иркутской области, государственных программ Иркутской области, ведомственных целевых программ, плана заседаний Правительства Иркутской области на квартал, планов проведения областных и других мероприятий, поручений Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
40. Исполнительные органы государственной власти Иркутской области принимают правовые акты по организации планирования и контроля выполнения планов, которые подлежат согласованию с первыми заместителями Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей.
Данными правовыми актами устанавливаются единые требования к организации планирования и контроля выполнения планов:
а) виды планов (по периодам планирования, по исполнению директивных документов (поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Иркутской области, нормативных правовых актов и т.д.);
б) сроки подготовки планов (до 1 июня (1 декабря), до 20-го числа месяца, предшествующего периоду планирования, 3-я неделя месяца и т.д.);
в) сроки предоставления отчетов по исполнению планов.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 41 настоящей Инструкции внесены изменения
41. Критерием, по которому осуществляется включение мероприятий в план работы и оценивается эффективность их исполнения, является соответствии мероприятий плана задачам, стоящим перед органом государственной власти, его структурными подразделениями, в определенный период, с учетом перечня показателей для оценки эффективности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 21 августа 2012 года N 1199.
42. Планы работы исполнительных органов государственной власти Иркутской области подписываются их руководителями и утверждаются первыми заместителями Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей.
43. Контроль своевременной подготовки и исполнения планов работы исполнительных органов государственной власти Иркутской области осуществляется первыми заместителями Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области заместителями Председателя Правительства Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей.
Глава 6. Служебные записки
44. Служебные записки используются для доклада об исполнении поручений Губернатору Иркутской области, первым заместителям Председателя Правительства Иркутской области, заместителям Губернатора Иркутской области, заместителям Председателя Правительства Иркутской области, а также для информационного обмена между должностными лицами Правительства Иркутской области, исполнительными органами государственной власти Иркутской области, самостоятельными структурными подразделениями аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, их должностными лицами.
45. Для доклада Губернатору Иркутской области, первым заместителям Председателя Правительства Иркутской области, заместителям Губернатора Иркутской области, заместителям Председателя Правительства Иркутской области служебные записки оформляются на бумажном носителе. Информационный обмен между должностными лицами, исполнительными органами государственной власти Иркутской области, самостоятельными структурными подразделениями аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области может осуществляться в электронной форме.
46. Устанавливаются следующие обязательные реквизиты служебной записки:
а) адресат;
б) автор документа;
в) заголовок к тексту;
г) регистрационный номер (исходящий);
д) дата регистрации;
е) ссылка на регистрационный номер Правительства Иркутской области (коды классификационных групп - 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90, 99, АР);
ж) дата регистрации документа в Правительстве Иркутской области, на номер которого ссылаются;
з) текст;
и) подпись.
47. Служебные записки готовятся в одном экземпляре на бланке установленного образца в соответствии с приложением 24 к Инструкции.
48. Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер.
Служебная записка информационного или отчетного характера (например, доклад об исполнении поручения) в случае большого объема может готовиться в виде сопроводительного письма с приложением, в котором излагается информация по существу вопроса. Приложение подписывается тем же должностным лицом, что и служебная записка.
Служебная записка инициативного характера может содержать просьбу (например, запрос с целью получения информации для исполнения документа), предложения.
Запрос готовится в адрес соисполнителей документа, иных должностных лиц Правительства Иркутской области, исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области). Текст запроса должен содержать следующую информацию: в какие сроки, кому и в каком виде должен быть направлен ответ.
49. Текст служебной записки, содержащей предложение, обычно состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, по второй - делаются выводы и предлагаются управленческие решения.
50. Служебная записка в адрес Губернатора Иркутской области готовится, как правило, объемом не более двух страниц.
Глава 7. Исходящая корреспонденция
51. Исходящие письма в Правительстве Иркутской области, иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделениях аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) оформляются на бланках установленного образца (приложения 12-20 к Инструкции).
52. Проекты исходящих писем за подписью Губернатора Иркутской области подлежат архивированию в электронном виде в соответствии с порядком, указанным в приложении 31 к Инструкции.
53. Заголовок к тексту письма включает в себя краткое содержание документа. В письмах за подписью Губернатора Иркутской области заголовок не указывается.
54. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам и разделяется на абзацы. Переносы слов и инициалов от фамилии, а также знака "N " от цифры (цифр) в тексте не допускаются. Не допускается также перенос цифр, месяца и года при словесно-цифровом способе проставления даты.
Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим представить", "направляем проект соглашения");
от первого лица единственного числа ("прошу решить", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Правительство Иркутской области просит решить вопрос", "министерство социального развития, опеки и попечительства Иркутской области направляет на рассмотрение").
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа, например: "прошу...", "направляю...".
Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом, например:
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемый господин Кудрявцев!
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:
Уважаемые коллеги!
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, приводятся ссылки - на документы, являющиеся основанием для его подготовки. Если письмо направляется в дополнение к ранее отправленному, то в нем следует указать номер и дату этого письма.
Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.
55. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
56. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Если проект письма печатается на бланке должностного лица, то должность лица, его подписавшего, не указывается.
57. Исходящие письма подготавливаются в двух экземплярах.
Все согласования оформляются в виде виз на втором экземпляре документа, который остается в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области. Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи и даты, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), например:
|
Должность лица, |
Личная подпись |
|
|
подписавшего документ |
Дата |
И.О. Фамилия |
Не допускается при визировании документа проставление только одной подписи.
58. Срок визирования проекта исходящего письма каждым должностным лицом не должен превышать 2 рабочих дней, следующих за днем получения проекта исходящего письма, а в случае необходимости подготовки отдельного заключения, анализа большого объема документов - не более 3 рабочих дней, следующих за днем получения проекта исходящего письма.
На повторное визирование проекта исходящего письма отводится один рабочий день.
59. Отметку об исполнителе исходящего письма располагают в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа письма.
60. В письмах за подписью Губернатора Иркутской области инициалы имени, отчества и фамилия в реквизите "адресат", а также уважительное обращение к адресату выделяются жирным шрифтом, инициалы имени, отчества и фамилия печатаются прописными буквами.
61. Отправку исходящих писем за подписью Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области производит канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в соответствии с главой 16 раздела III Инструкции.
Глава 8. Телеграммы
62. Телеграмма оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222.
63. Телеграмма печатается прописными буквами в двух экземплярах и имеет следующие основные реквизиты:
категория срочности телеграммы;
вид телеграммы;
адресат;
текст;
дата;
регистрационный номер;
визы исполнителя и соответствующих должностных лиц;
подпись отправителя;
адрес отправителя.
64. Текст телеграммы излагается кратко, печатается без переносов слов, абзацев. Объем телеграммы не должен превышать один печатный лист. Регистрационный номер проставляется после текста, перед реквизитом "подпись". При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
65. На втором экземпляре телеграммы, в нижней ее части, проставляются визы исполнителя и соответствующих должностных лиц. Поздравительные телеграммы за подписью Губернатора Иркутской области дополнительно подлежат согласованию с начальником управления пресс-службы и информации Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области и руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
66. Подпись отправителя оформляется отдельной строкой и включает в себя: наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и отделяется от текста сплошной горизонтальной чертой. Фамилия, имя, отчество подписавшего телеграмму должны соответствовать фамилии, имени, отчеству лица, указанного в тексте телеграммы.
67. Адрес отправителя указывается под подписью и включает в себя: наименование, адрес, расчетный счет отправителя и дату отправления.
68. Отправку исходящих телеграмм за подписью Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области производит канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в соответствии с главой 16 раздела III Инструкции.
69. При оформлении международных телеграмм адрес и текст должны быть напечатаны на одном из языков: русском, английском, французском, немецком или на языке страны назначения. Телеграмма составляется в следующей последовательности:
категория телеграммы;
фамилия адресата (в именительном падеже);
адрес получателя или наименование учреждения;
город и страна;
текст;
подпись отправителя.
Изменения в последовательности изложения телеграммы не допускаются.
Раздел III
Организация документооборота
Глава 9. Принципы организации документооборота
70. Движение документов в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области, а также операции, производимые с ними, фиксируются в системе электронного управления документами (далее - СЭУД), информационной системе Кодекс (далее - ИС Кодекс).
71. Документооборот в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области осуществляется на принципах:
а) децентрализации операций по приему и отправке документов;
б) распределения документов на документопотоки;
в) организации предварительного рассмотрения поступающих документов.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 72 настоящей Инструкции внесены изменения
72. Система делопроизводства в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области децентрализованная:
прием, регистрация входящих документов (за исключением обращений граждан), поступивших в адрес Губернатора Иркутской области (высшего должностного лица субъекта Российской Федерации (руководителя высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации), Правительства Иркутской области (высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации), первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, регистрация, отправка и учет исходящих от них документов осуществляются канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, министерством юстиции Иркутской области, управлением Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам, управлением мобилизационной подготовки Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
прием, регистрация входящих документов, поступивших в адрес министерств и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, их должностных лиц, регистрация, отправка и учет исходящих от них документов осуществляются данными органами (подразделениями).
73. В документообороте Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области, в соответствии с особенностями технологической обработки, выделяются документопотоки: входящая корреспонденция; исходящая корреспонденция; внутренняя корреспонденция.
74. Доставка и отправка документов в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи, курьерами органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области, организаций.
75. В отдельных случаях доставка документов в Правительство Иркутской области и иные исполнительные органы государственной власти Иркутской области осуществляется средствами специальной документальной связи.
Глава 10. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции
76. Прием входящей корреспонденции, поступающей на почтовое отделение связи, находящееся по адресу: 664027, г.Иркутск, ул. Ленина, 1а, фельдъегерской почтой, курьерами осуществляется канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области. Документы, поступившие фельдъегерской почтой, регистрируются в специальном журнале учета пакетов. Не подлежащие регистрации в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области документы передаются адресатам под роспись.
Прием входящей корреспонденции, поступающей по почтовым адресам исполнительных органов государственной власти Иркутской области, осуществляется сотрудниками этих органов.
Прием входящей корреспонденции, поступающей с использованием факсимильной связи по номеру Правительства Иркутской области: (3952) 24-17-73, осуществляется управлением мобилизационной подготовки Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Прием входящей корреспонденции, поступающей на официальный электронный адрес Правительства Иркутской области: mail@gaovirk.ru, осуществляется управлением информационного и документационного обеспечения Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Прием входящей корреспонденции, поступающей с использованием средств специальной документальной связи, осуществляется управлением мобилизационной подготовки Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
77. Прием входящей корреспонденции, поступающей с использованием факсимильной связи по номеру Правительства Иркутской области: (3952) 24-17-73 или доставляемой курьерами в нерабочее время, выходные и праздничные дни, осуществляется управлением мобилизационной подготовки Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области. Поступившие документы передаются в канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области до 10 часов следующего рабочего дня. Срочные документы в копиях передаются должностным лицам Правительства Иркутской области незамедлительно, оригиналы направляются в канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 78 настоящей Инструкции внесены изменения
78. Поступившие в Правительство Иркутской области федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, проекты федеральных законов, поступивших из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, документы по помилованию граждан передаются канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области под роспись в министерство юстиции Иркутской области для регистрации, организации работы и хранения.
Также в министерство юстиции Иркутской области в обязательном порядке направляются копии всех актов прокурорского реагирования - для сведения.
Документы, поступившие в адрес Губернатора Иркутской области из Законодательного Собрания Иркутской области, передаются для сведения полномочному представителю Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области.
Документы по вопросам государственных наград и почетных званий Российской Федерации, наград и почетных званий Иркутской области передаются канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области под роспись в управление Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам для регистрации, организации работы и хранения.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 79 настоящей Инструкции внесены изменения
79. Все конверты (бандероли) вскрываются в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, за исключением:
а) поступивших от физических лиц;
б) поступивших в адрес исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, их должностных лиц;
в) с пометкой "лично".
Конверты (бандероли) от физических лиц вскрываются в управлении Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике, в адрес исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области), их должностных лиц - в этих органах (подразделениях). Конверты с пометкой "лично" учитываются в журнале учета личных писем и выдаются под роспись адресатам. Конверты с грифом ограничения доступа к документу "Для служебного пользования" передаются канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области под роспись в управление мобилизационной подготовки Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области для регистрации, организации работы и хранения.
При вскрытии конвертов проверяются правильность доставки, комплектность и целостность упаковки документов и приложений к ним, наличие подписей. В случае получения неправильно оформленных документов они возвращаются отправителю с сопроводительным письмом за подписью заведующего канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, в котором указываются причины возврата. Ошибочно доставленные документы возвращаются на почтовое отделение связи. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:
а) дата почтового штемпеля на конверте служит подтверждением даты отправки и получения документа;
б) только по конверту может быть установлен адрес отправителя.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 80 настоящей Инструкции внесены изменения
80. Заказные письма, поступающие с почтового отделения связи, адресованные исполнительным органам государственной власти Иркутской области (самостоятельным структурным подразделениям аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области), их должностным лицам, учитываются в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в журнале учета заказных писем и передаются под роспись должностным лицам данных органов (подразделений).
Заказные письма от физических лиц передаются в управление Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике под роспись.
81. Входящая корреспонденция, принятая канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую (приложение 32 к Инструкции). Нерегистрируемая входящая корреспонденция передается адресату.
82. Регистрация входящих документов производится в соответствии с главой 12 раздела III Инструкции.
Глава 11. Предварительное рассмотрение документов
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 83 настоящей Инструкции внесены изменения
83. Канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области проводится предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива входящей корреспонденции документов, требующих рассмотрения Губернатором Иркутской области, первыми заместителями Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области, руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, министрами и руководителями иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 84 настоящей Инструкции внесены изменения
84. Губернатору Иркутской области в обязательном порядке направляются на рассмотрение следующие документы:
а) поручения Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации;
б) письма и телеграммы за подписью Президента Российской Федерации, помощников Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации;
в) письма, телеграммы за подписью членов Правительства Российской Федерации;
г) обращения председателей Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, руководителей субъектов Российской Федерации, председателя Законодательного Собрания Иркутской области, председателя Избирательной комиссии Иркутской области, председателя Контрольно-счетной палаты Иркутской области, глав дипломатических представительств, председателя Общественной палаты Иркутской области, председателя Иркутского областного объединения организаций профсоюзов, руководителей религиозных конфессий, Уполномоченного по правам человека в Иркутской области, Уполномоченного по правам ребенка в Иркутской области, Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Иркутской области;
д) протесты, требования и представления прокурора Иркутской области;
е) документы, поступившие из Уставного Суда Иркутской области.
В случае временного отсутствия Губернатора Иркутской области (за исключением отпуска или болезни) входящие документы рассматривает руководитель аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
85. Первым заместителям Председателя Правительства Иркутской области, заместителям Губернатора Иркутской области, заместителям Председателя Правительства Иркутской области направляются на рассмотрение следующие документы:
а) поступившие в адрес Губернатора Иркутской области (высшего должностного лица субъекта Российской Федерации (руководителя высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации), Правительства Иркутской области (высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации), требующие принятия управленческих решений, в соответствии с распределением обязанностей (за исключением документов, перечисленных в пункте 81 Инструкции);
б) поступившие в их адрес.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 86 настоящей Инструкции внесены изменения
86. Министрам Иркутской области, руководителям иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) направляются на рассмотрение документы:
а) поступившие в адрес Губернатора Иркутской области (высшего должностного лица субъекта Российской Федерации (руководителя высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации), Правительства Иркутской области (высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации), содержащие запросы о предоставлении информации (за исключением документов, указанных в пунктах 84, 85 Инструкции);
б) поступившие в их адрес, адрес министерств и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
Глава 12. Регистрация входящей корреспонденции
87. В канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области подлежат регистрации в СЭУД следующие документы:
а) входящие документы, поступившие в адрес Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
б) поручения Президента Российской Федерации;
в) поручения Председателя Правительства Российской Федерации;
г) поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе;
д) иные документы, поступающие из федеральных органов государственной власти.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 88 настоящей Инструкции внесены изменения
88. В министерстве юстиции Иркутской области подлежат регистрации в СЭУД следующие документы:
а) правовые акты федеральных органов государственной власти;
б) иные документы, поступившие из Федерального Собрания Российской Федерации (за исключением обращений и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации).
89. В министерствах Иркутской области подлежат регистрации в СЭУД входящие документы, поступившие на имя соответствующего министра Иркутской области, его заместителей, иных должностных лиц министерства Иркутской области.
90. В службах Иркутской области подлежат регистрации в СЭУД входящие документы, поступившие на имя соответствующего руководителя, его заместителей, иных должностных лиц службы Иркутской области.
91. В агентствах Иркутской области подлежат регистрации в СЭУД входящие документы, поступившие на имя соответствующего руководителя, его заместителей, иных должностных лиц агентства Иркутской области.
92. В самостоятельных структурных подразделениях аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области подлежат регистрации в СЭУД входящие документы, поступившие на имя соответствующего руководителя.
93. Регистрация входящих документов, поступивших на имя помощников и советников Губернатора Иркутской области, осуществляется ими самостоятельно в СЭУД или в журнале регистрации входящих документов.
94. Регистрация входящих документов, поступивших на имя полномочного представителя Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, осуществляется им самостоятельно в СЭУД или в журнале регистрации входящих документов.
95. Регистрация документов, поступивших до 16.00 часов, производится в день поступления.
Регистрация документов, поступивших после 16.00 часов, производится на следующий рабочий день. Документы с пометкой "Срочно", "Оперативно" регистрируются незамедлительно.
Регистрация документов, поступивших в выходные и нерабочие праздничные дни, производится на следующий за ними рабочий день.
96. Регистрационный номер имеет следующую структуру:
ММ-ДД-НННННН/Г-П,
где:
ММ - код массива документов, в пределах которого осуществляется регистрация (приложение 30 Инструкции);
ДД - код вида регистрируемого документа (приложение 33 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер документа в течение календарного года;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
97. Сведения о документе, включаемые в СЭУД:
а) вид документа;
б) дата регистрации;
в) регистрационный индекс;
г) количество листов;
д) корреспондент;
е) в чей адрес поступил документ;
ж) кому на рассмотрение направлен документ.
98. Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.
99. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.
100. Регистрация документов производится в пределах выделенных в Правительстве Иркутской области документопотоков (кодов массивов документов).
101. На поступающих документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп о поступлении с указанием места регистрации, даты поступления и входящего регистрационного индекса документа, служащего уникальным идентификатором документа в СЭУД, количества листов, индекса руководителя, которому направляется документ.
Глава 13. Порядок рассмотрения входящей корреспонденции и доведение ее до исполнителей
102. Входящая корреспонденция после ее предварительного рассмотрения и регистрации передается канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области на первичное рассмотрение:
а) Губернатору Иркутской области - в секретариат Губернатора Иркутской области;
б) первым заместителям Председателя Правительства Иркутской области, заместителям Губернатора Иркутской области, заместителям Председателя Правительства Иркутской области, руководителю аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - в секретариат руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
в) министрам Иркутской области, руководителям иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - в соответствующие министерства Иркутской области, иные исполнительные органы государственной власти Иркутской области и самостоятельные структурные подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Члены Правительства Иркутской области и руководители исполнительных органов государственной власти Иркутской области в случае необходимости информируют Губернатора Иркутской области о направленной им входящей корреспонденции.
103. После первичного рассмотрения Губернатором Иркутской области, первыми заместителями Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области, руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области входящая корреспонденция с поручениями (указаниями) этих должностных лиц возвращается секретариатом Губернатора Иркутской области и секретариатом руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области до 16.00 часов.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 104 настоящей Инструкции внесены изменения
104. Канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области после первичного рассмотрения тиражирует и передает копии входящей корреспонденции с поручениями (указаниями) должностных лиц под роспись исполнителям. Входящая корреспонденция, возвращенная в канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области после 16.00 часов, передается на исполнение на следующий рабочий день. Входящая корреспонденция с поручениями (указаниями) с пометкой "Срочно" доводится до исполнителей незамедлительно.
105. Доведение входящей корреспонденции (за исключением первичного рассмотрения) до министров Иркутской области, руководителей иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) осуществляется секретариатом руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
106. Поручения (указания) могут быть адресованы:
а) первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области - заместителям Председателя Правительства Иркутской области, министрам Иркутской области, руководителям иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей;
б) руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - заместителям Губернатора Иркутской области, заместителям Председателя Правительства Иркутской области, министрам Иркутской области, руководителям иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области), иным должностным лицам в соответствии с распределением обязанностей;
в) заместителей Губернатора Иркутской области - министрам Иркутской области, руководителям иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей;
г) заместителей Председателя Правительства Иркутской области - министрам Иркутской области, руководителям иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей;
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в подпункт "д" пункта 106 настоящей Инструкции внесены изменения
д) министров Иркутской области - руководителям служб Иркутской области и агентств Иркутской области, находящимся в ведении соответствующих министерств Иркутской области, сотрудникам соответствующих министерств Иркутской области, если иное не предусмотрено Инструкцией;
е) руководителей иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - соответствующих иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
107. На рассмотрение документа отводится 2 рабочих дня. Первые заместители Председателя Правительства Иркутской области, заместители Губернатора Иркутской области, заместители Председателя Правительства Иркутской области, руководитель аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, министры Иркутской области, руководители иных исполнительных органов, государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) несут персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения документов.
108. Оригиналы входящих документов, зарегистрированных в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, хранятся в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
109. В случае резолюции "Ознакомить" для ознакомления с документом объемом не более 5 страниц каждому должностному лицу, указанному в резолюции, направляется копия документа, более 5 страниц - оригинал с листом ознакомления. На ознакомление с документом каждому должностному лицу отводится не более двух рабочих дней.
Глава 14. Организация работы с исходящей корреспонденцией
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 110 настоящей Инструкции внесены изменения
110. Исключительно Губернатором Иркутской области подписываются исходящие документы в адрес Президента Российской Федерации и Председателя Правительства Российской Федерации; помощников Президента Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации, членов Правительства Российской Федерации, министров Российской Федерации, руководителей федеральных служб и агентств, председателей Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Генерального прокурора Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, руководителей субъектов Российской Федерации, председателя Законодательного Собрания Иркутской области, глав дипломатических представительств государств.
111. Первыми заместителями Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области, руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области подписываются исходящие документы в соответствии с распределением обязанностей, поручениями (указаниями) Губернатора Иркутской области и ответы на поступившие в их адрес обращения.
112. Министрами Иркутской области и руководителями иных исполнительных, органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) подписываются исходящие документы в соответствии с положениями о соответствующем министерстве Иркутской области или органе (подразделении) и поручениями Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области и ответы на поступившие в их адрес обращения.
113. Советники и помощники Губернатора Иркутской области подписывают исходящие документы в соответствии с должностными обязанностями и поручениями (указаниями) Губернатора Иркутской области.
114. Исходящие документы оформляются на бланках и в соответствии с требованиями главы 7 раздела II Инструкции должны иметь все необходимые согласования и прилагаемые документы.
115. Проект исходящего письма за подписью Губернатора Иркутской области согласовывается в следующей последовательности с:
а) министром, руководителем иного исполнительного органа государственной власти Иркутской области (самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области), подготовившего проект;
б) заместителем Губернатора Иркутской области или заместителем Председателя Правительства Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей;
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в подпункт "в" пункта 115 настоящей Инструкции внесены изменения
в) должностными лицами Правительства Иркутской области, руководителями исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области), в компетенции которых находятся поставленные в проекте вопросы, а также соисполнителями.
Согласование с министром юстиции Иркутской области, являющегося соисполнителем, осуществляется до согласования с первым заместителем Председателя Правительства Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей и руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
г) полномочным представителем Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, если письмо направляется в Законодательное Собрание Иркутской области;
д) министром финансов Иркутской области - проект, затрагивающий вопросы областного бюджета;
е) начальником управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике - проект, содержащий вопросы деятельности органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области;
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в подпункт "ж" пункта 115 настоящей Инструкции внесены изменения
ж) министром юстиции Иркутской области согласовываются ответы на все акты прокурорского реагирования на правовые акты Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
з) первым заместителем Председателя Правительства Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей;
и) руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ пункт 116 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
116. Определять полноту визирования проектов исходящих документов и при необходимости принимать решение о дополнительном визировании вправе:
а) первый заместитель Председателя Правительства Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей;
б) министр юстиции Иркутской области;
в) руководитель аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
г) заведующий канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
117. B канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области представляются следующие проекты исходящих документов:
а) на подписание Губернатору Иркутской области;
б) за подписью Губернатора Иркутской области на согласование первому заместителю Председателя Правительства Иркутской области, руководителю аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
в) проекты ответов на контрольные документы на подпись первому заместителю Председателя Правительства Иркутской области, руководителю аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
118. Канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области проверяет правильность оформления исходящих документов и передает их:
а) на подписание Губернатору Иркутской области - в секретариат Губернатора Иркутской области;
б) на согласование и подписание первому заместителю Председателя Правительства Иркутской области, руководителю аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - в секретариат руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
119. Остальные исходящие документы на подписание и согласование первым заместителям Председателя Правительства Иркутской области, заместителям Губернатора Иркутской области, заместителем Председателя Правительства Иркутской области, руководителю аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области передаются через секретариат руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
120. Полномочным представителем Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области визируются ответы на все запросы, поступившие из Законодательного Собрания Иркутской области в адрес Губернатора Иркутской области.
121. Ответственность за подготовку, оформление и согласование исходящих документов возлагается на исполнителя документа.
Неправильно оформленные исходящие документы на подпись не передаются.
122. После подписания исходящие документы передаются на регистрацию. Регистрация исходящих документов производится в соответствии с главой 15 настоящего раздела.
123. В случае не подписания Губернатором Иркутской области представленного проекта исходящего документа данный проект направляется тому должностному лицу, которому адресована резолюция, либо исполнителю (если резолюции не имеется или в резолюции не указано конкретное должностное лицо).
Глава 15. Регистрация исходящей корреспонденции
124. В канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области подлежат регистрации в СЭУД исходящие документы за подписью (за исключением ответов, подготовленных на обращения граждан, и ответов на обращения по вопросам награждения государственными и областными наградами):
а) Губернатора Иркутской области;
б) первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области;
в) заместителей Губернатора Иркутской области;
г) заместителей Председателя Правительства Иркутской области;
д) руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
125. В управлении Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике подлежат регистрации в СЭУД исходящие документы, подготовленные по обращениям граждан, за подписью:
а) Губернатора Иркутской области;
б) первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области;
в) заместителей Губернатора Иркутской области;
г) заместителей Председателя Правительства Иркутской области;
д) руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 126 настоящей Инструкции внесены изменения
126. В управлении Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам подлежат регистрации в СЭУД исходящие документы, подготовленные по вопросам награждения государственными и областными наградами, за подписью:
а) Губернатора Иркутской области;
б) первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области;
в) заместителей Губернатора Иркутской области;
г) заместителей Председателя Правительства Иркутской области;
д) руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
127. В министерствах Иркутской области подлежат регистрации в СЭУД исходящие документы за подписью соответствующего министра Иркутской области, его заместителей, иных должностных лиц министерства Иркутской области.
128. В службах Иркутской области подлежат регистрации в СЭУД исходящие документы за подписью соответствующего руководителя, его заместителей, иных должностных лиц службы Иркутской области.
129. В агентствах Иркутской области подлежат регистрации в СЭУД исходящие документы за подписью соответствующего руководителя, его заместителей, иных должностных лиц агентства Иркутской области.
130. Регистрация исходящих документов за подписью полномочного представителя Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области осуществляется им самостоятельно в СЭУД или в журнале регистрации исходящих документов.
131. В самостоятельных структурных подразделениях аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области подлежат регистрации в СЭУД исходящие документы за подписью соответствующего руководителя, его заместителей.
132. Регистрация исходящих документов за подписью помощников и советников Губернатора Иркутской области осуществляется ими самостоятельно в СЭУД или в журнале регистрации исходящих документов.
133. До регистрации исходящей корреспонденции осуществляется проверка правильности оформления, комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
134. Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в день ее подписания. В рабочие дни после 18-00 часов, выходные и праздничные дни регистрация исходящей корреспонденции за подписью Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области осуществляется в управлении мобилизационной подготовки Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Регистрационный номер и дата регистрации проставляются на подлиннике документа. На втором экземпляре исходящего документа, который возвращается в канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с копией документа и со всеми приложениями, делается отметка о вручении оригинала письма должностному лицу с указанием его фамилии, инициалов и должности, даты и времени вручения, а также подписи лица, получившего оригинал документа.
135. Регистрационный номер имеет следующую структуру:
ММ -ДД-НННННН/Г -,
где:
ММ - код массива документов, в пределах которого осуществляется регистрация (приложение 30 к Инструкции);
ДД - код вида регистрируемого документа (приложение 33 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер документа в течение календарного года;
Г - последняя цифра года.
136. Сведения о документе, включаемые в СЭУД:
а) вид документа;
б) дата регистрации;
в) регистрационный индекс;
г) количество листов;
д) адресат;
е) кто подписал;
ж) кто подготовил.
Глава 16. Отправка исходящей корреспонденции
137. Отправка исходящей корреспонденции за подписью Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, руководителей самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, помощников и советников Губернатора Иркутской области осуществляется канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
138. Отправка исходящей корреспонденции за подписью министров Иркутской области и руководителей иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области осуществляется соответствующими министерствами Иркутской области и иными исполнительными органами государственной власти Иркутской области.
139. Отправка исходящей корреспонденции канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, нарочным.
140. Канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области проверяет правильность оформления исходящих документов. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются.
141. Документы подлежат отправке в день их регистрации. Зарегистрированные канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области после 15.00 часов исходящие документы отправляются на следующий рабочий день (за исключением срочных документов).
142. Решение о способе отправки документа принимает исполнитель. На втором экземпляре исходящего документа исполнитель указывает способ отправки документа, почтовый адрес, фамилию исполнителя и номер его контактного телефона.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 143 настоящей Инструкции внесены изменения
143. Канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области производит отправку фельдъегерской почтой исходящих документов:
а) за подписью Губернатора Иркутской области;
б) первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, помощников и советников Губернатора Иркутской области, руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области на основании соответствующей служебной записки.
144. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование в соответствии со списком рассылки, составленным исполнителем документа, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в почтовое отделение связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
Исходящие документы, адресованные органам местного самоуправления, направляются средствами почтовой связи 2 раза в неделю - среду и пятницу, а при необходимости - незамедлительно.
145. На заказную корреспонденцию и на корреспонденцию, направляемую фельдъегерской почтой, составляется реестр с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документа.
146. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.
147. Выдача оригинала исходящего документа должностным лицам Правительства Иркутской области, иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области или лично адресатам допускается в исключительных случаях под личную роспись получателя на втором экземпляре документа.
148. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, электронных сообщений, передаваемых по электронной почте.
149. В рабочие дни после 18.00 часов, в выходные и праздничные дни отправка телеграмм осуществляется управлением мобилизационной подготовки Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в установленном порядке.
Телеграммы за подписью руководителей исполнительных органов государственной власти Иркутской области отправляются этими органами.
150. Обработка документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222.
151. Передача документов с использованием средств факсимильной связи (факсограмм) предназначена для оперативной передачи текстов документов в виде копий. Средства факсимильной связи (телефаксы) установлены в приемной Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, в исполнительных органах государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделениях аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области). Факсимильный аппарат, имеющий номер Правительства Иркутской области - 8 (3952) 24-17-73, установлен в управлении мобилизационной подготовки Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Служебная информация, передаваемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.
Для передачи факсограмм необходимо указать номер телефона-факса.
Запрещается передавать по каналам факсимильной связи тексты документов с пометкой "Для служебного пользования", тексты секретных документов.
Ответственность за правильность передачи факсограмм возлагается на лицо, ответственное за использование факсимильных аппаратов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего исполнительного органа государственной власти Иркутской области (самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
152. Передача документов с использованием электронной почты предназначена для оперативной передачи текстов служебных документов. Электронная почта, имеющая официальный электронный адрес Правительства Иркутской области - mail@govirk.ru, установлена в управлении информационного и документационного обеспечения Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
Служебная информация, передаваемая по электронной почте, не является официальным документом. Поэтому последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным обязательна.
Запрещается передавать по электронной почте тексты документов с пометкой "Для служебного пользования", тексты секретных документов.
153. Передача документов с использованием средств специальной документальной связи осуществляется управлением мобилизационной подготовки Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, куда сдается оригинал документа и его электронная копия.
Последующая досылка оригинала (копии) документа по почте, нарочным или какими-либо другими средствами не производится.
Глава 17. Регистрация и прохождение внутренних документов
154. К внутренним документам относятся областные правовые акты, протоколы заседаний (совещаний) и перечни поручений, отдельные поручения, договоры, соглашения, контракты, служебные записки.
155. Областным правовым актам при регистрации помимо регистрационного номера присваивается регистрационный индекс.
156. Решения референдума Иркутской области, законы Иркутской области, указы и распоряжения Губернатора Иркутской области, постановления и распоряжения Правительства Иркутской области, распоряжения первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, приказы и распоряжения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области подлежат регистрации в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с присвоением регистрационного индекса:
03-ДД-НННННН/Г-П,
где:
ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением 33 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
157. Приказы и распоряжения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по кадровым вопросам подлежат регистрации в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области и управлении Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам с присвоением регистрационного индекса:
10-ДД-НННННН/Г - П,
где:
ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением 33 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
158. Приказы и распоряжения исполнительных органов государственной власти Иркутской области подлежат регистрации в соответствующем исполнительном органе государственной власти Иркутской области с присвоением регистрационного индекса:
ММ - ДД-НННННН/Г-П,
где:
ММ - код массива документов (заполняется в соответствии с приложением 30 к Инструкции);
ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением 33 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
159. Протоколы заседаний (совещаний) под председательством Губернатора Иркутской области, перечни поручений Губернатора Иркутской области, отдельные поручения Губернатора Иркутской области после подписания подлежат регистрации в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с присвоением регистрационного индекса:
06-ДД-НННННН/Г - П,
где:
ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением 33 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
160. Протоколы заседаний (совещаний) под председательством первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области; перечни поручений первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области; отдельные поручения первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области после подписания подлежат регистрации в секретариате руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с присвоением регистрационного индекса:
ММ-ДД- НННННН/Г - П,
где:
ММ - код массива документов (заполняется в соответствии с приложением 30 к Инструкции);
ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением 33 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
161. Протоколы заседаний (совещаний) под председательством руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области; перечни поручений руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области; отдельные поручения руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области после подписания подлежат регистрации в соответствующем исполнительном органе государственной власти Иркутской области, самостоятельном структурном подразделении аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с присвоением регистрационного индекса:
ММ-ДД-НННННН/Г - П,
где:
ММ - код массива документа (заполняется в соответствии с приложением 30 к Инструкции);
ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением 33 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 162 настоящей Инструкции внесены изменения
162. Подлинники протоколов заседаний (совещаний) под председательством Губернатора Иркутской области (за исключением заседаний совещательных и координационных органов), перечней поручений Губернатора Иркутской области, отдельных поручений Губернатора Иркутской области, поручений по реализации федеральных правовых актов и законов Иркутской области хранятся в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области. Подлинники протоколов заседаний (совещаний) под председательством первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области (за исключением заседаний совещательных и координационных органов); перечней поручений первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области; отдельных поручений первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области хранятся в секретариате руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
163. Подлинники протоколов заседаний (совещаний) под председательством руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области; перечни поручений руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области; отдельные поручения руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области хранятся в соответствующем исполнительном органе государственной власти Иркутской области, самостоятельном структурном подразделении аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
164. Подлинники протоколов заседаний совещательных и координационных органов хранятся у секретаря совещательного и координационного органа (в соответствующем исполнительном органе государственной власти Иркутской области, самостоятельном структурном подразделении аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
165. Договоры, соглашения, контракты, заключенные Иркутской областью, Правительством Иркутской области, аппаратом Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, подлежат регистрации в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с присвоением регистрационного индекса:
05-ДД-НННННН/Г - П,
где:
ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением 33 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
166. Договоры, соглашения, контракты, заключенные исполнительными органами государственной власти Иркутской области, подлежат регистрации в соответствующем исполнительном органе государственной власти Иркутской области с присвоением регистрационного индекса:
ММ-ДД- НННННН/Г - П,
где:
ММ - код массива документа (заполняется в соответствии с приложением 30 к Инструкции);
ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением 33 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
167. Подлинники договоров, соглашений, контрактов хранятся по месту регистрации.
168. Служебные записки после их подписания первыми заместителями Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области подлежат регистрации в секретариате руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, служебные записки после их подписания руководителями исполнительных органов государственной власти Иркутской области или самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области подлежат регистрации в соответствующем исполнительном органе государственной власти Иркутской области или самостоятельном структурном подразделении аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с присвоением регистрационного индекса:
ММ-ДД- НННННН/Г - П,
где:
ММ - код массива документа (заполняется в соответствии с приложением 30 к Инструкции);
ДД - код вида регистрируемого документа (заполняется в соответствии с приложением 33 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер,
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
169. Первичные служебные записки подписываются:
а) в адрес Губернатора Иркутской области - первыми заместителями Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области, иными должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей;
б) в адрес первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области - заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области, иными должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей;
в) в адрес заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области - заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области, иными должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей.
170. При поступлении адресату первичные служебные записки подлежат регистрации:
а) в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - на имя Губернатора Иркутской области с присвоением регистрационного индекса:
01-10-HHHHHH/Г,
где:
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
б) в секретариате руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - на имя первого заместителя Председателя Правительства Иркутской области, заместителя Губернатора Иркутской области, заместителя Председателя Правительства Иркутской области с присвоением регистрационного индекса:
ММ-10-НННННН/Г - П,
где:
ММ - код классификационной группы (заполняется в соответствии с приложением 30 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
в) в соответствующем исполнительном органе государственной власти Иркутской области, самостоятельном структурном подразделении аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - на имя руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с присвоением регистрационного индекса:
MМ-10- НННННН/Г - П,
где:
ММ - код классификационной группы (заполняется в соответствии с приложением 30 к Инструкции);
НННННН - порядковый номер;
Г - последняя цифра года;
П - номер повтора (проставляется у повторных документов).
171. Вторичные служебные записки не подлежат регистрации с присвоением регистрационного номера, они регистрируются датой поступления в переписке по документу в СЭУД.
Глава 18. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
172. Корреспонденция на иностранных языках после регистрации в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области направляется для перевода на русский язык в протокольно-организационный отдел Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, после чего с текстом перевода возвращается в канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области для дальнейшего направления на рассмотрение должностному лицу в соответствии с распределением обязанностей.
173. Письма, направляемые иностранным корреспондентам от имени Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, оформляются на бланках установленного образца в соответствии с требованиями главы 7 раздела II Инструкции.
174. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны, предусматриваются следующие реквизиты:
а) адресат;
Включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается название штата; При направлении писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Реквизит "адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. Составные части реквизита "адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство), учреждения (в виде почтового кода), осуществляющей, доставку, и страны назначения.
При оформлении письма должностному лицу зарубежного государства реквизит "адресат" включает титул, инициалы имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города.
Все составные части реквизита "адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами через 1 интервал.
Например:
|
|
Его Величеству |
|
|
Харальду V, |
|
|
королю Норвегии |
|
|
г.Осло |
Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:
|
|
American National Social Institute |
|
|
15 Noth 32nd Street |
|
|
New York, N.Y. 12148 |
|
|
USA |
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.
Например:
|
|
Mr.AWidmar, Chairman, |
|
|
D.Coke and Son Ltd |
|
|
London SWK 48C |
|
|
ENGLAND |
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Например:
|
|
Mr.Luis Serrano Correcher |
|
|
34 Calle Alcala 6a pl. |
|
|
(servicio de prenca) |
|
|
MADRID 28071 |
|
|
ESPANA |
б) дата;
Дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом;
в) регистрационный номер;
Регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
г) текст;
Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
"Уважаемые господа!" - к организации в целом;
"Уважаемый господин председатель (директор)!" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
Например:
"Уважаемый господин Блэк!", "Уважаемая госпожа Смит!".
Текст письма печатается с абзаца в установленных границах полей. Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
Текст документа печатается на русском языке.
В текстах писем, содержащих предложения о сотрудничестве, организации встреч, приеме делегаций и т.п., должна содержаться информация для адресата "об ответственном исполнителе с указанием наименования исполнительного органа государственной власти Иркутской области; должности, фамилии, имени, отчества; контактного телефона; адреса электронной почты.
д) отметка о наличии приложения;
Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма;
е) подпись;
Реквизит "подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Реквизит "подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.
ж) отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
175. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами.
Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности:
инициалы и фамилия адресата или название фирмы;
название улицы (площади, шоссе и т.п.);
номер дома;
номер квартиры;
название города;
название штата;
название страны;
почтовый индекс;
повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в Соединенные Штаты Америки).
Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Адрес на конверте печатается в той же последовательности, что и адрес над текстом письма. Возможно рукописное написание адреса на конверте.
Глава 19. Учет и анализ объемов документооборота
176. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
177. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Правительство Иркутской области, исполнительный орган государственной власти Иркутской области, самостоятельное структурное подразделение аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области и созданных ими за определенный период времени.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов в Правительстве Иркутской области ведется отдельно по учетным данным отдела технического обеспечения канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
178. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются и (с нарастающим итогом) представляются в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера:
а) канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - руководителю аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
б) службами делопроизводства исполнительных органов государственной власти Иркутской области - руководителям этих органов;
в) ответственными за делопроизводство самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - руководителям этих подразделений;
г) сотрудниками секретариата руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - первым заместителям Председателя Правительства Иркутской области, заместителям Губернатора Иркутской области, заместителям Председателя Правительства Иркутской области.
Раздел IV
Организация контрольной деятельности Правительства Иркутской области. Контроль исполнения федеральных и областных правовых актов, оформление и контроль иных документов, поручений и указаний
Глава 20. Организация контрольной деятельности Правительства Иркутской области
179. Организация контрольной деятельности Правительства Иркутской области направлена на обеспечение эффективного управления на основе принятия своевременных мер по безусловному исполнению документов, указаний и поручений (далее - поручения) Губернатора Иркутской области, членов Правительства Иркутской области, уполномоченных должностных лиц исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области (далее - уполномоченные должностные лица), повышение ответственности и исполнительской дисциплины государственных гражданских служащих Иркутской области.
180. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов, поручений возлагается на первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области в соответствии с распределением обязанностей, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, министров Иркутской области по соответствующим сферам деятельности, руководителей иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области, руководителей самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 181 настоящей Инструкции внесены изменения
181. Доведение поручений до исполнителей обеспечивается канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, секретариатом руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области в течение 2 рабочих дней, а срочных и оперативных поручений - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента их подписания уполномоченным должностным лицом.
182. По каждому контрольному документу уполномоченным должностным лицом при даче поручения (указания) назначается ответственный исполнитель, который несет ответственность за исполнение всего документа в целом и организует работу по его исполнению. Ответственным исполнителем является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный словом "созыв", "отв".
Соисполнители представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителями соответствующих исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, в течение первой половины срока (если иной срок не установлен ответственным исполнителем), отведенного на исполнение документа.
Замена ответственного исполнителя или передача документа на исполнение другому должностному лицу может быть осуществлена только по решению того должностного лица, которым# было дано поручение.
Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное, своевременное исполнение поручения и обязаны в сроки, установленные ответственным исполнителем, представить ему все необходимые материалы и сведения.
Соисполнители не вправе самостоятельно направлять давшему поручение уполномоченному должностному лицу информацию об исполнении документа, минуя ответственного исполнителя.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 183 настоящей Инструкции внесены изменения
183. В поручении, как правило, устанавливается срок исполнения с учетом сроков, установленных законодательством. Срок исполнения исчисляется в календарных днях со дня регистрации документа.
Срок исполнения может быть типовым и индивидуальным.
184. Индивидуальный срок исполнения указан либо в тексте документа, либо в резолюции к нему. Если истечение индивидуального срока исполнения выпадает на выходной (праздничный) день, в этом случае последним днем исполнения поручения считается предшествующий ему рабочий день.
185. Типовой срок исполнения поручения применяют тогда, когда невозможно установить индивидуальный срок исполнения. Если истечение типового срока исполнения выпадает на выходной (праздничный) день, в этом случае последним днем исполнения поручения считается следующий за ним рабочий день.
Типовые сроки исполнения документов:
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в подпункт "а" пункта 185 настоящей Инструкции внесены изменения
а) парламентский запрос Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запрос Законодательного Собрания Иркутской области о представлении информации об исполнении законов Иркутской области, депутатский запрос депутатов Законодательного Собрания Иркутской области - 15 календарных дней;
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в подпункт "б" пункта 185 настоящей Инструкции внесены изменения
б) запрос и обращение членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращение депутатов Законодательного Собрания Иркутской области, представление прокурора Иркутской области, поручение Губернатора Иркутской области, уполномоченных должностных лиц, законы Иркутской области (в случае наличия в них поручений в адрес исполнительных органов государственной власти Иркутской области), иные документы - 30 календарных дней;
в) протест, требование прокурора Иркутской области - 10 календарных дней;
г) телеграммы, требующие срочного решения - 3 календарных дня, остальные - 7 календарных дней;
д) документы с пометкой "срочно " - 3 рабочих дня;
е) документы с резолюцией Губернатора Иркутской области - 10 рабочих дней;
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ подпункт "ж" пункта 185 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
ж) федеральные правовые акты, содержащие рекомендации, поручения органам государственной власти субъектов Российской Федерации, федеральные правовые акты и законы Иркутской области, требующие приведения правовых актов Иркутской области в соответствие с законодательством - 3 месяца с момента принятия соответствующих федеральных правовых актов, законов Иркутской области;
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ подпункт "з" пункта 185 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
з) документы, возвращенные на доработку, - 10 рабочих дней (для проектов правовых актов), 3 рабочих дня (для иных документов).
186. В случае, если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель представляет на имя должностного лица, которое дало поручение, предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.
На основании рассмотрения предложения принимается решение о согласовании планируемой даты исполнения либо об установлении иного срока исполнения поручения, либо об отказе в продлении срока исполнения.
Не подлежат продлению сроки исполнения, установленные законодательством, а также срочных и оперативных поручений.
187. На основании рассмотрения доклада ответственного исполнителя выносится решение о снятии с контроля либо о продолжении контроля за исполнением поручения.
188. Снятию с контроля может подлежать поручение, полное или частичное выполнение которого невозможно. В этом случае ответственный исполнитель представляет на имя должностного лица, которое дало поручение, мотивированную служебную записку о невозможности исполнения поручения.
189. Предложения о переносе срока исполнения, доклады об исполнении поручений, служебные записки о невозможности исполнения отдельных поручений Губернатора Иркутской области, поручений, содержащихся в протоколах заседания Правительства Иркутской области, протоколах (перечне поручений) рабочих совещаний, встреч, поездок Губернатора Иркутской области, резолюций Губернатора Иркутской области на входящих и внутренних документах передаются на рассмотрение Губернатору Иркутской области через секретариат Губернатора Иркутской области.
190. В случае, если поручение Губернатора Иркутской области не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение 2 дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет руководителю аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием мер ответственности, принятых в отношении государственных гражданских служащих Иркутской области, виновных в неисполнений поручения.
При систематическом несоблюдении сроков исполнения поручений руководитель аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области представляет соответствующий доклад Губернатору Иркутской области.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 191 настоящей Инструкции внесены изменения
191. Организация контрольной деятельности Правительства Иркутской области по рассмотрению обращений граждан определяется отдельным нормативным правовым актом Иркутской области.
192. Организация контрольной деятельности исполнительных органов государственной власти Иркутской области определяется правовыми актами соответствующих исполнительных органов государственной власти Иркутской области.
Глава 21. Порядок осуществления упреждающего контроля за исполнением отдельных поручений
193. Система упреждающего контроля представляет собой совокупность мер по осуществлению поэтапных контрольных действий, направленных на обеспечение своевременного выполнения поручений, указаний, документов (далее в настоящей главе - поручения).
Поручения рассматриваются руководителями исполнительных органов государственной власти Иркутской области безотлагательно.
194. При организации исполнения поручений используются следующие меры упреждающего контроля:
определение средств и методов контроля за своевременным исполнением поручений, в том числе разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение поручений;
направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений. В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению своевременного выполнения поручений;
осуществление контрольных проверок хода исполнения поручений;
регулярное заслушивание на совещаниях (заседаниях рабочих групп) сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений;
проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений и внесение предложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц;
ведение автоматизированной системы контроля за своевременным исполнением поручений с целью регулярного представления руководителям исполнительных органов государственной власти Иркутской области соответствующей информации по данному вопросу.
195. Руководители (либо по их поручению соответствующие должностные лица) исполнительных органов государственной власти Иркутской области направляют в аппарат Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области промежуточную информацию о принятых мерах по исполнению поручений.
Промежуточная информация направляется в случаях, когда срок исполнения поручений определен в течение месяца и более, и представляется до истечения первой половины установленного срока. Указанная информация должна содержать подробные сведения о ходе выполнения поручений.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 196 настоящей Инструкции внесены изменения
196. Поручения исполняются в срок, указанный в них.
Срок исполнения поручений для соисполнителей составляет половину срока, отведенного на исполнение документа, соисполнители контрольных документов отвечают за качество подготовки и своевременность представления своих предложений.
197. При необходимости продления срока выполнения поручений должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имя Губернатора Иркутской области доклад с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения.
В докладе должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые должностным лицом для выполнения поручений.
198. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то его исполнение координирует должностное лицо, указанное в поручении первым. Доклад о выполнении такого поручения представляется этим должностным лицом по согласованию с соисполнителями, если в поручении не содержится иных указаний.
199. Доклад о выполнении поручений направляется на имя Губернатора Иркутской области и подписывается ответственным исполнителем или в его отсутствие лицом, его замещающим.
В докладе должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручений, решены все поставленные в нем вопросы, а также содержаться сведения о том, кем, когда и в какой форме (устной или письменной) дан ответ по существу автору обращения.
Указанные доклады до их представления Губернатору Иркутской области анализируются секретариатом Губернатора Иркутской области.
Анализ исполнения поручений может осуществляться экспертным управлением Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области. При этом рассматривается фактическое состояние выполнения поручений.
Доклады об исполнении поручений, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются должностным лицам - исполнителям поручений для доработки и повторного представления.
200. Решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений принимает Губернатор Иркутской области или по его поручению руководитель секретариата Губернатора Иркутской области.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ глава 22 настоящей Инструкции изложена в новой редакции
Глава 22. Контроль исполнения федеральных правовых актов и законов Иркутской области
201. Министерством юстиции Иркутской области осуществляется анализ федеральных правовых актов, поступивших в министерство юстиции Иркутской области, а также содержащихся в справочной правовой системе "Консультант Плюс", и законов Иркутской области на предмет необходимости исполнения рекомендаций, поручений органам государственной власти субъектов Российской Федерации, а также реализации иных положений указанных правовых актов.
В целях реализации федерального правового акта, закона Иркутской области готовится поручение, в котором указываются:
а) проекты правовых актов Иркутской области, которые необходимо разработать во исполнение федерального правового акта, закона Иркутской области;
б) правовые акты Иркутской области, которые необходимо привести в соответствие с федеральным правовым актом, законом Иркутской области;
в) ответственные исполнители;
г) сроки исполнения.
202. Поручения по исполнению федеральных правовых актов, законов Иркутской области доводятся до исполнителей путем направления копий поручений канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
203. Контроль исполнения федеральных правовых актов, законов Иркутской области, требующих приведения правовых актов Иркутской области в соответствие с федеральными правовыми актами, законами Иркутской области и принятия новых правовых актов Иркутской области, обеспечивает канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Контроль исполнения иных федеральных правовых актов, законов Иркутской области обеспечивают исполнительные органы государственной власти Иркутской области.
204. Доклады об исполнении поручений представляются исполнителями в канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Снятие с контроля, продление срока исполнения поручений по реализации федеральных правовых актов, законов Иркутской области осуществляется канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по предложениям министерства юстиции Иркутской области.
Глава 23. Контроль исполнения правовых актов Губернатора Иркутской области, правовых актов Правительства Иркутской области
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 205 настоящей Инструкции внесены изменения
205. Поручения в адрес исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, их должностных лиц, содержащиеся в правовых актах Губернатора Иркутской области, правовых актах Правительства Иркутской области, доводятся до соответствующих исполнителей путем направления им канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области копий соответствующих правовых актов Губернатора Иркутской области, правовых актов Правительства Иркутской области.
206. Контроль исполнения правовых актов Губернатора Иркутской области, правовых актов Правительства Иркутской области в случае наличия в них норм, содержащих поручения, обеспечивает канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
207. Ответственным исполнителем правовых актов Губернатора Иркутской области, правовых актов Правительства Иркутской области является должностное лицо, на которое возложен контроль исполнения правового акта в целом, или должностное лицо, подготовившее правовой акт.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 208 настоящей Инструкции внесены изменения
208. Изменение срока исполнения, указанного в тексте правового акта Губернатора Иркутской области, правового акта Правительства Иркутской области, ответственного исполнителя, на которого возложен контроль исполнения правового акта в целом, осуществляется путем внесения изменений в указанные правовые акты.
В случае отсутствия в тексте правового акта конкретных сроков исполнения поручений они устанавливаются в резолюции ответственного исполнителя.
209. Исполнители по каждому контрольному пункту направляют доклад об исполнении поручений ответственному исполнителю, а также предложения о продлении сроков исполнения (в случае, если сроки исполнения не указаны в тексте правового акта).
210. Снятие с контроля правовых актов Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области оформляется распоряжением аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Глава 24. Контроль исполнения поручений Президента Российской Федерации
211. Действие настоящей главы распространяется на:
поручения Президента Российской Федерации органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, содержащиеся в указах, распоряжениях, директивах Президента Российской Федерации;
поручения или перечни поручений Президента Российской Федерации, поступившие в Правительство Иркутской области;
указания Президента Российской Федерации органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, содержащиеся в резолюциях Президента Российской Федерации к документам, поступившим в Правительство Иркутской области;
поручения Правительства Российской Федерации, данные органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации во исполнение поручений, перечней поручений указаний Президента Российской Федерации (далее в настоящей главе - поручения Президента Российской Федерации).
212. Канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области:
а) в день поступления поручений Президента Российской Федерации регистрирует их и передает на рассмотрение Губернатору Иркутской области или лицу, его замещающему (в случае отсутствия Губернатора Иркутской области в связи со служебной командировкой - руководителю аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области);
б) в течение одного рабочего дня после рассмотрения поручений Президента Российской Федерации Губернатором Иркутской области или руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства направляет поручения Президента Российской Федерации исполнителям, указанным в поручении (указании) Губернатора Иркутской области или руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области (далее в настоящей главе - поручение (указание);
в) осуществляет учет поручений Президента Российской Федерации;
г) осуществляет контроль исполнения поручений (указаний) по исполнению поручений Президента Российской Федерации;
д) направляет напоминания за 15 дней до истечения половины срока, установленного в поручениях Президента Российской Федерации;
е) направляет напоминания за 10 дней до истечения срока, установленного в поручениях Президента Российской Федерации.
213. Подготовка проектов поручений (указаний) осуществляется секретариатом Губернатора Иркутской области либо секретариатом руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области. В поручении (указании) должны быть указаны фамилия (фамилии) и инициалы должностного лица (должностных лиц), которому (которым) надлежит обеспечить исполнение поручений Президента Российской Федерации, а также срок, необходимый для их надлежащего исполнения.
214. Исполнитель, указанный в поручении (указании) первым, является ответственным исполнителем.
Ответственный исполнитель:
а) организует исполнение поручений Президента Российской Федерации в установленные сроки;
б) в течение 2 календарных дней с даты получения поручения (указания) письменно сообщает в канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области о назначении непосредственного исполнителя (не ниже начальника структурного подразделения соответствующего исполнительного органа государственной власти Иркутской области) с указанием его должности, фамилии, имени, отчества, контактного телефона, сроков промежуточного контроля; при наличии в поручениях Президента Российской Федерации пунктов с поручениями в адрес высшего должностного лица (органов исполнительной власти) субъектов Российской Федерации непосредственный исполнитель назначается по каждому пункту;
в) осуществляет постоянный контроль за своевременным и надлежащим исполнением поручений Президента Российской Федерации;
г) в случае нарушения срока исполнения поручений Президента Российской Федерации, срока направления доклада об исполнении поручений Президента Российской Федерации ответственный исполнитель не позднее 3 рабочих дней после истечения срока представляет Губернатору Иркутской области объяснение причин нарушения срока исполнения поручений Президента Российской Федерации или несвоевременного направления доклада об исполнении поручений Президента Российской Федерации и вносит предложения о привлечении виновных должностных лиц к ответственности.
215. Непосредственный исполнитель:
а) обеспечивает исполнение поручений Президента Российской Федерации
б) в случае необходимости обеспечивает подготовку в установленном порядке правового акта по реализации поручений Президента Российской Федерации;
в) в случае наличия в поручениях Президента Российской Федерации прямых указаний и рекомендаций органам местного самоуправления доводит до органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области соответствующие поручения Президента Российской Федерации, осуществляет анализ и свод поступившей от органов местного самоуправления муниципальных образований Иркутской области информации;
г) информирует ответственного исполнителя в установленные им сроки промежуточного контроля;
д) готовит доклады об исполнении поручений Президента Российской Федерации;
е) при необходимости готовит проект письма о продлении срока исполнения поручений Президента Российской Федерации.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 12 мая 2015 г. N 113-УГ пункт 216 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
216. В случае, если поручения Президента Российской Федерации адресованы высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации (руководителям высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), высшим исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации (далее в настоящей главе - прямые поручения Президента Российской Федерации), доклады о принятых мерах и результатах исполнения прямых поручений Президента Российской Федерации направляются на имя Президента Российской Федерации за подписью Губернатора Иркутской области в установленные сроки.
Непосредственный исполнитель не позднее чем за 5 рабочих дней:
до истечения половины срока, установленного в прямых поручениях Президента Российской Федерации, обеспечивает представление Губернатору Иркутской области промежуточного доклада о степени завершенности работы по исполнению прямых поручений Президента Российской Федерации, об отсутствии (наличии) обстоятельств, препятствующих исполнению прямых поручений Президента Российской Федерации в установленный срок. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению прямых поручений Президента Российской Федерации в установленный срок, к промежуточному докладу прилагается проект письма в адрес Президента Российской Федерации за подписью Губернатора Иркутской области с обоснованными предложениями по корректировке срока исполнения с указанием причин, препятствующих своевременному исполнению прямых поручений Президента Российской Федерации, конкретных мер, принимаемых для обеспечения их исполнения;
до истечения срока, установленного в прямых поручениях Президента Российской Федерации, обеспечивает представление на подпись Губернатору Иркутской области проекта письма на имя Президента Российской Федерации.
217. По поручениям Президента Российской Федерации, в которых органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации являются соисполнителями:
а) информация об исполнении поручений Президента Российской Федерации направляется в порядке и сроки, установленные ответственным исполнителем, определенным Президентом Российской Федерации;
б) в случаях, если сроки и порядок направления информации не установлен ответственным исполнителем, определенным Президентом Российской Федерации, информация об исполнении поручений Президента Российской Федерации направляется ответственному исполнителю, определенному Президентом Российской Федерации, за 15 дней до истечения срока исполнения поручения Президента Российской Федерации.
При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручений Президента Российской Федерации в установленный срок, предложения по корректировке срока исполнения с указанием причин, препятствующих своевременному исполнению поручений Президента Российской Федерации, конкретных мер, принимаемых для обеспечения их исполнения, направляются за подписью Губернатора Иркутской области ответственному исполнителю, определенному Президентом Российской Федерации, за 10 дней до истечения половины установленного в поручении Президента Российской Федерации срока.
Ответственный исполнитель не позднее чем за 15 дней до истечения половины срока, установленного в поручениях Президента Российской Федерации, обеспечивает представление проекта письма на подпись Губернатору Иркутской области.
218. Руководитель аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области:
а) ежемесячно информирует Губернатора Иркутской области о ходе исполнения поручений Президента Российской Федерации и, в случае несвоевременного или ненадлежащего их исполнения, вносит предложения о привлечении виновных должностных лиц к ответственности;
б) вносит предложения Губернатору Иркутской области о рассмотрении на заседании Правительства Иркутской области вопросов организации исполнения поручений Президента Российской Федерации;
Глава 25. Оформление и контроль исполнения отдельных поручений
219. Поручения членов Правительства Иркутской области и Губернатора Иркутской области оформляются на специальных бланках (приложения 25, 34 к Инструкции).
220. Поручения Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области могут быть оформлены ими собственноручно либо подготовлены исполнительными органами государственной власти Иркутской области или самостоятельными структурными подразделениями аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
221. Протоколы (перечни поручений) составляются на основании записей, произведенных во время мероприятия, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов руководителями исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области), отвечающими за организацию мероприятия. Соответствующие руководители должны обеспечить оформление протокола (в соответствии с приложениями 21, 22 к Инструкции) или перечня поручений (в соответствии с приложением 23 к Инструкции), согласование его со всеми заинтересованными лицами и представление его на подпись или утверждение в установленном порядке.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
222. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются должность и фамилия, имя, отчество председательствующего на заседании (совещании), присутствовавших на заседании (совещании) и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Если на заседании (совещании) рассматривается один вопрос, его наименование может выноситься в заголовок протокола, повестка в этом случае не оформляется.
Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали:
Выступили:
Решили:
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании); при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - .., воздержалось - ...". Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса, список выступивших при обсуждении данного вопроса, затем указываются принятые по вопросу решения.
223. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. После подписания протокол передается на регистрацию в установленном порядке.
224. Перечень поручений утверждается должностным лицом, которым даны поручения. После утверждения перечень поручений передается на регистрацию в установленном порядке.
225. Датой протокола, перечня поручений является дата проведения заседания (совещания), встречи, поездки.
226. Оформление протоколов заседаний Правительства Иркутской области и его Президиума, протоколов (перечня поручений) рабочих совещаний, встреч, поездок Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, координационных и совещательных органов при Правительстве Иркутской области осуществляется в установленном порядке и в трехдневный срок передается на подпись Губернатору Иркутской области или соответствующему должностному лицу.
Оформление протоколов заседаний Правительства Иркутской области и его Президиума обеспечивает канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
227. Оформление протоколов (перечней поручений) совещаний, встреч, поездок Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области обеспечивает исполнительный орган государственной власти Иркутской области или самостоятельное структурное подразделение аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, отвечающее за проведение совещания, встречи, поездки.
Оформление протоколов (перечней поручений) координационных и совещательных органов при Правительстве Иркутской области обеспечивает секретарь соответствующего координационного или совещательного органа.
228. До передачи на подпись проект протокола (перечня поручений) должен быть согласован всеми ответственными исполнителями, указанными в поручениях.
229. Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Иркутской области и его Президиума, протоколах (перечнях поручений) рабочих совещаний, встреч, поездок Губернатора Иркутской области, отдельные поручения Губернатора Иркутской области доводятся до исполнителей путем направления им копии протокола (перечня поручений) канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Поручения, содержащиеся в протоколах (перечнях поручений) координационных и совещательных органов при Правительстве Иркутской области, доводятся до исполнителей путем направления им копии протокола (перечня поручений) секретарем соответствующего координационного или совещательного органа.
Поручения, содержащиеся в протоколах (перечнях поручений) рабочих совещаний, встреч, поездок первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, отдельные поручения указанных должностных лиц доводятся до исполнителей путем направления им копии протокола (перечня поручений) секретариатом руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительств Иркутской области.
230. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Иркутской области и его Президиума, протоколах, (перечнях поручений) рабочих совещаний, встреч, поездок Губернатора Иркутской области, отдельных поручений Губернатора Иркутской области, обеспечивает канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах (перечнях поручений) координационных и совещательных органов при Правительстве Иркутской области, обеспечивает секретарь соответствующего координационного или совещательного органа.
Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколах (перечнях поручений) рабочих совещаний, встреч, поездок первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, отдельных поручений указанных должностных лиц обеспечивает секретариат руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
231. Ответственным исполнителем поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Иркутской области и его Президиума, протоколах (перечнях поручений) рабочих совещаний, встреч, поездок Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, является должностное лицо, указанное в тексте поручения первым.
232. Доклады об исполнении, предложения о переносе срока исполнения, служебные записки о невозможности исполнения поручений, содержащихся в протоколах (перечнях поручений) Губернатора Иркутской области по итогам рабочих поездок, совещаний, встреч с главами муниципальных образований Иркутской области, передаются на рассмотрение в установленном настоящей Инструкцией порядке после согласования с начальником управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике.
Глава 26. Оформление и контроль исполнения указаний на входящую корреспонденцию и внутреннюю переписку
233. Указания Губернатора Иркутской области могут быть оформлены им собственноручно либо подготовлены секретариатом Губернатора Иркутской области на специальном бланке (приложение 26 к Инструкции).
Указания первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области могут быть оформлены ими собственноручно либо подготовлены секретариатом руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области на специальном бланке (приложение 26 к Инструкции).
Каждое последующее указание должно быть оформлено с учетом конечного срока исполнения, установленного предыдущим указанием.
234. Указание по рассмотренным Губернатором Иркутской области документам; первичные указания по рассмотренным первыми заместителями Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области, руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области входящим документам; указания по рассмотренным первыми заместителями Председателя Правительства Иркутской области, руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области докладам об исполнении поручений на контрольные документы и предложениям о продлении срока исполнения доводятся до исполнителей путем направления им копий указаний и документа канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Указания по рассмотренным первыми заместителями Председателя Правительства Иркутской области, заместителями Губернатора Иркутской области, заместителями Председателя Правительства Иркутской области, руководителем аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области внутренним документам и последующие указания по входящим документам доводятся до исполнителей путем направления им копий резолюции и документа секретариатом руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
235. Контроль исполнения указаний Губернатора Иркутской области на входящих и внутренних документах; контроль исполнения указаний первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области на входящих документах в адрес Губернатора Иркутской области (высшего должностного лица субъекта Российской Федерации), Правительства Иркутской области (высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации), поступивших из федеральных органов государственной власти, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Законодательного Собрания Иркутской области, Контрольно-счетной палаты Иркутской области, Избирательной комиссии Иркутской области, прокуратуры Иркутской области; контроль исполнения указаний первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области на протестах, представлениях и требованиях прокуратуры Иркутской области в адрес первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области обеспечивает канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
Контроль исполнения указаний первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области на иных входящих и внутренних документах обеспечивает секретариат руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
236. Предложения о продлении срока исполнения входящих документов, поступивших из федеральных органов государственной власти, их территориальных органов, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, должны содержать информацию о согласовании продления срока исполнения документа с соответствующим органом.
При необходимости к предложению о продлении срока исполнения прилагается промежуточный ответ заявителю.
Раздел V
Документальный фонд Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области
Глава 27. Разработка и ведение номенклатуры дел
237. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Иркутской области (далее - номенклатура дел) - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительном органе государственной власти Иркутской области (далее - орган), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
238. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
239. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда исполнительного органа государственной власти Иркутской области. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти Иркутской области - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд исполнительного органа государственной власти Иркутской области составляют документы, созданные в исполнительном органе государственной власти Иркутской области и полученные им в результате взаимодействия с другими органами, организациями и гражданами.
240. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе, подразделениях органа, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности органа, их виды, состав и содержание.
241. В органе составляются номенклатуры дел подразделений органа (далее в данном разделе - подразделения) (приложение 35 к Инструкции) и сводная номенклатура дел органа (приложение 36 к Инструкции).
242. Номенклатура дел подразделения составляется не позднее 1 октября сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с подразделением органа, отвечающим за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения и представляется в подразделение органа, отвечающее за делопроизводство.
243. Вновь созданное подразделение органа в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в подразделение органа, отвечающее за делопроизводство.
244. Сводная номенклатура дел составляется подразделением органа, отвечающим за делопроизводство, на основе номенклатур дел подразделений при методической помощи областного государственного казенного учреждения "Государственный архив Иркутской области" (далее - государственный архив).
245. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем подразделения органа, отвечающего за делопроизводство, рассматривается экспертной комиссией органа, согласовывается экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК архивного агентства Иркутской области), утверждается правовым актом органа. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК архивного агентства Иркутской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре органа.
246. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
247. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в 5-ти экземплярах. Первый экземпляр помещается в дело подразделения органа, отвечающего за делопроизводство, как документ постоянного срока хранения. Второй экземпляр используется подразделением органа, отвечающим за делопроизводство, как рабочий экземпляр. Третий экземпляр находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве. Четвертый экземпляр передается в государственный архив. Пятый экземпляр - в структурные подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области. Рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел может вестись в подразделении органа, отвечающего за делопроизводство, в электронном виде.
248. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается в установленном порядке и вводится в действие с 1 января следующего года.
249. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа, в том числе образованных комиссий, советов и т.п.
250. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел подразделения, отвечающего за делопроизводство, последний - заголовки дел органов, действующих на общественных началах.
251. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:
12-05, где 12 - цифровое обозначение (код) подразделения,
05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индексы сохраняются.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Распоряжения министерства по основной деятельности.
Не рекомендуется употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Иркутской области, иных государственных органов, организаций при наличии приложения к номенклатуре дел в виде списка сокращенных слов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, соглашения и т.д.);
название органа или подразделения (автор документа);
название органа (организации), которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа).
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, справки и т.д.), например:
Документы о представлении к награждению государственными
наградами и почетными званиями Российской Федерации
(указы, характеристики, протоколы собраний)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании архивного фонда Иркутской области научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Управлением Президента Российской Федерации по государственным наградам о подготовке документов
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц указывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами муниципальных образований Иркутской области о социальной защите населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Обзоры, информация, переписка по Усть-Ордынскому
Бурятскому округу
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовой отчет службы за 2011 год.
Квартальные планы работы агентства на 2012 год.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел об организационно-распорядительной деятельности органа, далее - плановые и отчетные документы, переписка и т.д.
Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
При составлении заголовков дел используются формулировки Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре или согласованный с ЭПК архивного агентства Иркутской области.
В графе 5 номенклатуры дел "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходяшее# с прошлого года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган (организацию) для продолжения и др.
Если в течение года в органе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
По окончании календарного года руководителем подразделения, отвечающего за делопроизводство, в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов).
Подразделение органа, отвечающее за делопроизводство, осуществляет контроль за внедрением номенклатуры дел в делопроизводство подразделений органа.
Глава 28. Формирование дел
252. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в органе формируются децентрализованно, то есть в подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в подразделениях.
Контроль за правильным формированием дел в органе осуществляет подразделение, ответственное за делопроизводство.
253. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру документа;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов.
При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т.1", "Т.2" и т.д.
254. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя подразделения.
255. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Правовые акты Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области, аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области группируются в дела раздельно по видам, в хронологическом порядке за календарный год, с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.
Все документы отчетного периода группируются в дела по видам контролируемых документов.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы совещательных органов группируются в два дела протоколы и решения совещательных органов, документы к заседаниям совещательных органов.
Положения, правила, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу.
Правовые акты по личному составу формируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Правовые акты по отпускам и командировкам группируются в самостоятельные дела, отдельно от правовых актов по личному составу, по приему, увольнению, перемещению и т.д.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке, по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Обращения граждан и переписка по ним формируются в дела за календарный год по районам, городам Иркутской области, внутри дела - по номерам в соответствии с регистрацией.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
256. Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий; фамилии, начинающиеся с одной буквы, систематизируются по первым трем буквам алфавита.
Глава 29. Оформление дел
257. Дела в органе подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформлением дела является подготовка дела к хранению. Оформление дела предусматривает комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке или переплету дела, нумерации листов и оформлению листа-заверителя. Оформление дел производится сотрудниками подразделения, ответственного за делопроизводство, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ведомственного архива, а при необходимости и государственного архива, источником комплектования которого орган является.
258. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 37 к Инструкции);
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (приложение 38 к Инструкции);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 39 к Инструкции);
подшивку или переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
259. На обложке дела указываются следующие реквизиты:
полное наименование исполнительного органа государственной власти Иркутской области, например:
Аппарат Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
наименование подразделения органа;
номер (индекс) дела по номенклатуре дел (он проставляется и на корешке дела);
заголовок дела;
дата дела (тома, части) (год или крайние даты начала и окончания дела);
срок хранения дела;
количество листов в деле;
архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела по описи).
Все эти данные, кроме двух последних пунктов, указываются на обложках при заведении дел.
На обложке дел постоянного хранения проставляется наименование государственного архива, в который дела будут передаваться.
260. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
261. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы документов нумеруются. Листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты нумеруются: сначала конверт, а затем, очередным номером, каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплет, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
262. Лист-заверитель составляется на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной Инструкцией форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается составителем. Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело прошито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть задней обложки дела.
263. Для учета документов определенных категорией постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
При наличии в деле внутренней описи ее листы нумеруются отдельно от документов и к общему количеству листов не прибавляются.
264. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.
265. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Глава 30. Экспертиза ценности документов
266. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия органа, состав которой утверждается правовым актом органа.
267. Функции и права постоянно действующей экспертной комиссии органа, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым правовым актом органа.
268. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства. Результаты этой работы рассматриваются на заседаниях ЭПК архивного агентства Иркутской области.
269. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только по заголовкам дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК архивного агентства Иркутской области.
Дела с отметкой "ЭПК"* подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК" (далее - экспертная комиссия), содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовому перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел.
270. При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел органа, подразделения, как "До минования надобности", "При условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.
271. По результатам экспертизы ценности документов ежегодно составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения 40, 41 к Инструкции), а также акты о выделении дел к уничтожению.
272. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранении, дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи не составляются.
Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа, которую готовит подразделение, ответственное за делопроизводство, и по которой оно сдает дела на государственное хранение.
Описи дел подразделений составляются по установленной форме (приложение 42 к Инструкции) и представляются в подразделение, ответственное за делопроизводство, не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья описи дел подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи, индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела.
273. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (части), и том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;
порядок нумерации дел в описи - сквозной;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется) полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи, вслед за последней описательной статьей, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
274. Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), согласовывается с руководителем подразделения, ответственным за делопроизводство, и утверждается руководителем подразделения.
Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.
275. Сводная опись дел органа составляется по установленной Инструкцией форме в четырех экземплярах и представляется вместе с научно-справочным аппаратом к ней на рассмотрение ЭК органа, затем на согласование ЭПК архивного агентства Иркутской области.
276. К описям дел постоянного срока хранения должен составляться научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия к описям, титульные листы, указатели и др.).
На особо ценные дела создается страховой фонд, который затем поступает на государственное хранение.
277. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 43 к Инструкции) производится после составления сводной описи дел постоянного хранения за лот же период.
278. Сводная опись и акты рассматриваются на заседании постоянно действующей экспертной комиссии органа, подписываются ее председателем и членами, утверждаются руководителем органа.
279. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела временного срока хранения всего органа.
280. Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи на дела постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период времени будут утверждены ЭПК архивного агентства Иркутской области.
281. Отобранные к уничтожению документы измельчаются и передаются на переработку или уничтожаются путем сожжения.
Глава 31. Оперативное хранение документов и дел
282. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив органа (далее - архив) дела хранятся по месту их формирования.
283. Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут персональную ответственность за сохранность документов и дел.
284. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
В целях повышения оперативности поиска документов дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Глава 32. Передача дел в архив
285. Архив хранит документы подразделений, а также упраздненных и реорганизованных структурных подразделений органа.
286. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) через год после завершения их делопроизводством в подразделениях передаются в архив.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями подразделений и утвержденному руководителем подразделения, ответственного за делопроизводство.
287. Прием каждого дела производится сотрудником, ответственным за архив, в присутствии сотрудника подразделения. При этом на обоих экземплярах описи, против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
В случае отсутствия в описи документов и дел, предусмотренных номенклатурой дел, одновременно представляется письменное объяснение руководителя подразделения о причинах неполноты состава документов.
Сотрудник, ответственный за архив, расписывается в приеме 2-х экземпляров описей с указанием даты приема и количества принятых дел. Один экземпляр описей возвращается в подразделение, другой хранится в архиве.
288. В случае ликвидации или реорганизации подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
289. До передачи в государственный архив документы постоянного хранения в течение 10 лет находятся в архиве. Документы по личному составу хранятся в архиве 75 лет.
Глава 33. Выдача дел из архива
290. Дела из архива могут выдаваться для служебного пользования или снятия копий с документов.
291. Выдача дел производится на основании письменного запроса с разрешения руководителя подразделения, ответственного за делопроизводство. Выдача дел регистрируется в книге выдачи дел (приложение 44 к Инструкции). На выданное дело ответственным за архив заполняется карта-заместитель дела (приложение 45 к Инструкции), в которой указывается подразделение (исполнительный орган государственной власти Иркутской области), индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возращения#, предусматриваются графы для расписки в получении и приеме дела.
292. Сторонним органам, организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа.
293. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Раздел VI
Работа с документами
Глава 34. Особенности работы с электронными документами
294. Прием электронных документов из федеральных органов государственной власти и организаций в адрес Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, исполнительных органов государственной власти Иркутской области осуществляется управлением информационного и документационного обеспечения Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области на адрес электронной почты: mail@govirk.ru. Поступающие электронные документы учитываются в журнале.
295. Поступившие электронные документы в адрес Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области выводятся на бумажный носитель и передаются в канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области для регистрации.
Поступившие электронные документы в адрес исполнительных органов государственной власти Иркутской области пересылаются на официальный адрес электронной почты соответствующих органов.
296. Отправку электронных документов за подписью Губернатора Иркутской области осуществляет управление информационного и документационного обеспечения Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с адреса электронной почты: mail@govirk.ru.
Отправку электронных документов за подписью первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Иркутской области осуществляет служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти Иркутской области, подготовившего документ с официального адреса электронной почты. Отправляемые электронные документы учитываются в журнале.
Исполнитель документа обеспечивает представление подписанного и зарегистрированного в установленном порядке документа, его электронной версии в соответствующее подразделение, осуществляющее отправку электронных документов.
297. В СЭУД хранятся следующие электронные документы:
а) исходящие документы за подписью Губернатора Иркутской области;
б) протоколы совещаний, заседаний под председательством Губернатора Иркутской области, перечни поручений по итогам рабочих встреч и поездок Губернатора Иркутской области, отдельные поручения Губернатора Иркутской области.
В ИС Кодекс хранятся областные правовые акты.
298. Внутренняя переписка между исполнительными органами государственной власти Иркутской области, самостоятельными структурными подразделениями аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области может осуществляться в электронном виде.
Глава 35. Работа исполнителя с документами
299. Организация работы с документами в подразделениях исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделениях аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области осуществляется на основании письменных указаний по исполнению поручений Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Иркутской области или самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, их заместителей, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц.
Документы, поступившие в исполнительный орган государственной власти Иркутской области, самостоятельное структурное подразделение аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с поручениями (указаниями) должностных лиц Правительства Иркутской области передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем соответствующего исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
300. Исполнители в подразделениях исполнительного органа государственной власти Иркутской области, самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, в соответствии с указанием руководителя, в процессе исполнения документа осуществляют:
а) сбор и обработку необходимой информации;
б) подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил, установленных Инструкцией;
в) согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;
г) доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;
д) в необходимых случаях - подготовку списка рассылки документа;
е) представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству.
Исполнители обязаны незамедлительно информировать руководителя в случае возникновения осложнений при выполнении документа.
Раздел VII
Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов
Глава 36. Учет печатей и штампов
301. В исполнительных органах государственной власти Иркутской области применяются следующие печати и штампы:
а) гербовые печати исполнительных органов государственной власти Иркутской области (далее - гербовые печати);
б) факсимиле подписи Губернатора Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, руководителей исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области (далее - факсимиле);
в) простые печати и штампы исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области) (далее - простые печати и штампы).
302. Гербовые печати используются для заверения подлинности подписи должностных лиц. Примерный перечень документов, на которых ставится оттиск гербовой печати, приведен в приложении 46 к Инструкции.
Гербовые печати должны иметь реквизиты в соответствии с требованиями ГОСТ Р 5151 1-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденного постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25 декабря 2001 года N 573-ст.
303. Факсимиле используется для воспроизведения подписи должностных лиц.
Не допускается использовать факсимиле на законах Иркутской области, правовых актах Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области, иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области, доверенностях, платежных документах.
304. Простые печати используются для заверения подлинности подписи должностных лиц на копиях служебных документов исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
На простых печатях должна содержаться дополнительная надпись (например: "отдел по работе с правовыми актами", "канцелярия", "отдел кадров", "для пакетов", "для справок", "для командировочных удостоверений" и др.).
305. Штампы используются для отражения на документе информации об операции с документом (например: регистрация, постановка на контроль, списание в дело и др.).
306. Изготовление гербовых печатей, факсимиле, простых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области, аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, производится с разрешения руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области управлением делами Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
307. Канцелярия Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области ведет реестр печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области, аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
308. Сотрудники, назначенные ответственными в иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области за использование и сохранность гербовых печатей, факсимиле, простых печатей и штампов, ведут реестр печатей, факсимиле и штампов.
309. Сотрудники, назначенные ответственными за использование и сохранность гербовых печатей, факсимиле, простых печатей и штампов, при увольнении, уходе в отпуск или временной нетрудоспособности обязаны сдать гербовые печати, факсимиле, простые печати и штампы другому сотруднику, назначенному в установленном порядке исполнять его обязанности, либо временно замещающему его должность.
310. Об утере гербовой печати, факсимиле, простой печати или штампа незамедлительно ставится в известность заведующий канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области или руководитель исполнительного органа государственной власти Иркутской области.
311. Гербовые печати, факсимиле, простые печати и штампы хранятся в помещениях, оснащенных сейфами, исключающими доступ посторонних лиц.
312. Пришедшие в негодность или утратившие значение гербовые печати, факсимиле, простые печати и штампы уничтожаются по акту.
313. Контроль за использованием гербовых печатей, факсимиле, простых печатей и штампов возлагается на руководителей исполнительных органов государственной власти Иркутской области (самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области).
Глава 37. Учет бланков документов
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 314 настоящей Инструкции внесены изменения
314. Организация работы по изготовлению бланков возлагается:
а) на исполнительные органы государственной власти Иркутской области - изготовление типографским способом бланков правовых актов за подписью Губернатора Иркутской области (указы Губернатора Иркутской области, распоряжения Губернатора Иркутской области, постановления и распоряжения Правительства Иркутской области);
б) на управление делами Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской - изготовление типографским способом бланков писем за подписью Губернатора Иркутской области (бланки писем Правительства Иркутской области, Губернатора Иркутской области), а также для аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области бланков правовых актов за подписью Губернатора Иркутской области (указы Губернатора Иркутской области, распоряжения Губернатора Иркутской области, постановления и распоряжения Правительства Иркутской области).
Управление делами Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области осуществляет соответствующие закупки на основании заявок канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области с приложением образцов бланков.
315. Бланки, изготовленные исполнительными органами государственной власти Иркутской области, учитываются и хранятся в этих органах.
316. Бланки, изготовленные управлением делами Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, учитываются и хранятся в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
317. Бланки в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах. Передача бланков сторонним организациям и лицам не допускается.
* Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документа со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное и историческое значение.
|
Заместитель Губернатора Иркутской области - руководитель |
В.Ю.Дорофеев |
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Указ
Губернатора Иркутской области
|
|
______________________________ |
N __________ |
Иркутск
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Распоряжение
Губернатора Иркутской области
|
|
______________________________ |
N __________ |
Иркутск
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Правительство Иркутской области
Постановление
|
|
______________________________ |
N __________ |
Иркутск
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Правительство Иркутской области
Распоряжение
|
|
______________________________ |
N __________ |
Иркутск
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Первый заместитель
Председателя Правительства Иркутской области
Распоряжение
|
|
______________________________ |
N __________ |
Иркутск
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Заместитель Губернатора Иркутской области
Распоряжение
|
|
______________________________ |
N __________ |
Иркутск
Приложение 7
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Заместитель Председателя
Правительства Иркутской области
Распоряжение
|
|
______________________________ |
N __________ |
Иркутск
Приложение 8
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Аппарат Губернатора Иркутской области
и Правительства Иркутской области
Приказ
|
|
___________ |
N __________ |
Иркутск
Приложение 9
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Аппарат Губернатора Иркутской области и
Правительства Иркутской области
Распоряжение
|
|
______________________________ |
N __________ |
Иркутск
Приложение 10
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Наименование исполнительного органа
государственной власти Иркутской области
Приказ
|
|
______________________________ |
N __________ |
Иркутск
Приложение 11
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Наименование исполнительного органа
государственной власти Иркутской области
Распоряжение
|
|
______________________________ |
N __________ |
Иркутск
Приложение 12
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Губернатор Иркутской области
|
|
664027, Иркутск, ул. Ленина, 1а |
Факс (3952) 241-773 |
|
|
Телефон (3952) 200-600, 200-015 |
E-mail: mail@govirk.ru |
_________________________________________________________________________
____________________N ______________
на N _______________ от ________________
Приложение 13
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Правительство Иркутской области
|
|
664027, Иркутск, ул. Ленина, 1а |
Факс (3952) 241-773 |
|
|
Телефон (3952) 200-600, 200-015 |
E-mail: mail@govirk.ru |
_________________________________________________________________________
____________________N ______________
на N _______________ от ________________
Приложение 14
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Первый заместитель Председателя Правительства
Иркутской области
|
|
664027, Иркутск, ул. Ленина, 1а |
Факс (3952) 241-773 |
|
|
Телефон (3952) 256-569, 200-015 |
E-mail: mail@govirk.ru |
_________________________________________________________________________
____________________N ______________
на N _______________ от ________________
Приложение 15
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Аппарат Губернатора Иркутской области и
Правительства иркутской области
|
|
664027, Иркутск, ул. Ленина, 1а |
Факс (3952) 211-773 |
|
|
Телефон (3952) 256-255, 200-015 |
E-mail: mail@govirk.ru |
_________________________________________________________________________
____________________N ______________
на N _______________ от ________________
Приложение 16
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Полномочный представитель Губернатора Иркутской области
в Законодательном Собрании Иркутской области
|
|
Ленина ул., д. 1а, Иркутск, 664027 |
Факс (3952) 241-773 |
|
|
Тел. (3952) 256-103 |
E-mail: mail@govirk.ru |
_________________________________________________________________________
____________________N ______________
на N _______________ от ________________
|
|
И.О. Фамилия |
Приложение 17
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Наименование исполнительного органа государственной
власти Иркутской области
Справочные данные об исполнительном органе
государственной власти
_________________________________________________________________________
____________________N ______________
на N _______________ от ________________
Приложение 18
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Наименование
исполнительного органа
государственной власти Иркутской области
Справочные данные
об исполнительном органе государственной власти Иркутской области
____________________N ______________
на N _______________от ________________
Приложение 19
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Помощник Губернатора Иркутской области
|
|
Ленина ул., д. 1а, Иркутск, 664027 |
Факс (3952) 24-17-73 |
|
|
Тел. (3952) 20-00-15 |
E-mail: mail@govirk.ru |
_________________________________________________________________________
____________________N ______________
на N _______________ от ________________
Приложение 20
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Советник Губернатора Иркутской области
|
|
Ленина ул., д. 1а, Иркутск, 664027 |
Факс (3952) 24-17-73 |
|
|
Тел. (3952) 20-00-15 |
E-mail: mail@govirk.ru |
_________________________________________________________________________
____________________N ______________
на N _______________ от ________________
Приложение 21
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Бланк
полного протокола заседания (совещания)
Протокол
(наименование заседания (совещания)
_________________________________________________________________________
Место проведения Дата проведения
Председательствовал:
Должность |
И.О. Фамилия |
Присутствовали:
Должность |
И.О. Фамилия |
Повестка заседания (совещания):
1. Наименование вопроса должность Фамилия И.О. докладчика
_________________________________________________________________________
Наименование вопроса 1.
_________________________________________________________________________
(Ф.И.О лиц, выступивших по вопросу)
Слушали: Основное содержание доклада включается в текст протокола или
прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в
тексте протокола делается отметка "Текст доклада прилагается".
Выступили: Основное содержание выступлений включается в текст протокола
или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в
тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".
Решили:
1.
2.
_________________________________________________________________________
Наименование вопроса 2.
_________________________________________________________________________
(Ф.И.О лиц, выступивших по вопросу)
Слушали:
Выступили:
Решили:
1.
2.
Наименование должности |
|
председательствующего на заседании (совещании) |
И.О. Фамилия |
|
|
|
Наименование должности секретаря |
|
заседания (совещания) (при необходимости) |
И.О. Фамилия |
Приложение 22
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Бланк
краткого протокола заседания (совещания)
Протокол
(наименование заседания (совещания)
_________________________________________________________________________
Место проведения Дата проведения
Председательствовал:
Должность |
И.О. Фамилия |
Присутствовали:
Должность |
И.О. Фамилия |
Наименование вопроса 1.
(Фамилии должностных лиц, выступивших
при обсуждении данного вопроса)
_________________________________________________________________________
1.
2.
_________________________________________________________________________
Наименование вопроса 2.
(Фамилии должностных лиц, выступивших
при обсуждении данного вопроса)
_________________________________________________________________________
1.
2.
Наименование должности |
|
|
председательствующего на заседании (совещании) |
|
И.О. Фамилия |
|
|
|
|
Наименование должности секретаря |
|
|
заседания (совещания) (при необходимости) |
|
И.О. Фамилия |
Приложение 23
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Бланк
перечня поручений
Утверждаю
Наименование должности
__________И.О. Фамилия
"___" 20____ г.
Регистрационный номер
Перечень поручений
(наименование мероприятия, по итогам которого даны поручения)
Место проведения Дата проведения
1. Поручение (кому и о чем).
Срок - дата исполнения (например: 1 августа 2012 года).
2. Поручение (кому и о чем).
Срок - дата исполнения.
_________________________________________________________________________
На обороте листа:
Подготовил: |
|
|
Должность |
|
И.О. Фамилия |
Согласовано: |
|
|
Должность |
|
И.О. Фамилия |
Приложение 24
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Служебная записка
Кому:
От:
О чем:
N ____________________ от _______________
на N _______________ от ___________________
_________________________________________________________________________
Приложение 25
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Наименование должности
Поручение
_________________________________________________________________________
____________________ N __________________
на N _______________ от ___________________
Кому:
Содержание поручения:
Срок исполнения:
И.О. Фамилия
Приложение 26
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма резолюции
|
Наименование должности |
|
И.О. Фамилия |
|
Исполнитель (ли)
|
|
Текст резолюции
|
|
Срок исполнения
|
|
Контроль исполнения
|
|
Ознакомить (направить копии):
|
|
_______________ И.О. Фамилия Дата резолюции
|
|
К N документа __________________от________________________
|
Приложение 27
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Правила оформления реквизитов документов
Герб Иркутской области
Изображение Герба Иркутской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Иркутской области от 8 июня 2011 года N 36-ОЗ "О Гербе Иркутской области"
Наименование органа исполнительной власти Иркутской области
(далее - орган)
Наименование органа - автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в правовом акте, устанавливающем это наименование.
Сокращенное наименование органа приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах органа. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Справочные данные об органе
Справочные данные об органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа.
Наименование вида документа
Наименование вида документа (указ, распоряжение, протокол и другое) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документов.
Наименование вида и разновидности документа не указываются в письмах.
Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документов указывается в бланках документов, за исключением писем.
Дата документа
Датой документа является:
дата его подписания (правовые акты, письма);
дата события, зафиксированного в документе (акт);
дата заседания (протокол);
дата утверждения - для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет).
Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо сотрудником, осуществляющим его регистрацию, или непосредственным составителем при подготовке документа.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например:
25.09.2012, но 07.09.2012.
Также возможно оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (в основном в международной переписке), например:
2012.09.25.
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например:
25 июля 2012 года, но 7 сентября 2012 года.
Даты правовых актов оформляются только словесно-цифровым способом.
При подготовке особо важных документов все элементы даты можно писать буквами.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если место для даты на документе не отмечено, дата проставляется ниже подписи.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
Адресат
Документы адресуют органам, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.
При адресовании документа органу или структурным подразделениям без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:
|
|
Министерство юстиции Российской Федерации |
или
|
|
Правительство Российской Федерации |
|
|
Департамент делопроизводства и архива |
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование органа и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, при этом инициалы от фамилии отделяются пробелом, например:
|
|
Министерство образования Российской Федерации |
|
|
Управление делами |
|
|
Ведущему специалисту А.И.Петрову |
При адресовании документа руководителю органа (организации) его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
|
|
Генеральному директору объединения "Агропром" |
|
|
В.Д.Иванову |
При направлении письма лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, перед фамилией адресата может указываться его звание или степень, например:
|
|
Ректору Иркутского государственного университета |
|
|
Профессору С.П.Сидорову |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
|
|
Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 |
Если документ отправляется в несколько однородных органов или в несколько структурных подразделений одного органа, то их следует указывать обобщенно, например:
|
|
Руководителям исполнительных органов государственной власти Иркутской области |
Каждая из составных частей адресата размещается с новой строки.
Строки реквизита "Адресат" центрируются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. В этом случае на каждом экземпляре указывается только один адресат.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221:
наименование адресата (наименование органа (организации) или фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта;
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти, постоянным корреспондентам.
Заголовок к документу
Заголовок к документу - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк). Также заголовок не указывается к письмам за подписью Губернатора Иркутской области, документам, оформленным на бланках формата А5.
Заголовок включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?") или "чего?" ("кого?").
Заголовок составляется исполнителем, готовящим документ.
Заголовок оформляется под реквизитами бланка и может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Заголовок печатается от левой границы текстового поля. Допускается центрировать каждую строку заголовка по отношению к самой длинной строке. В правовых актах Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок нужно формулировать обобщенно.
Текст документа
Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, или в виде соединения этих структур.
Текст документа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Переносы слов и инициалов от фамилии, а также знака "N " от цифры (цифр) в тексте не допускаются. Не допускается также перенос цифр, месяца и года при словесно-цифровом способе проставления даты.
Текст документа может разбиваться на разделы, пункты, которые начинаются с абзаца.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Пункты в тексте документа нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Следующее за цифрой с точкой слово пишется с прописной буквы, а в конце предложения ставится точка. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой. Следующее за цифрой или буквой с круглой скобкой слово пишется со строчной буквы, а в конце подпункта ставится точка с запятой.
При печатании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Отметка о наличии приложения
Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений к правовым актам, планам, отчетам, договорам и другим документам.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание и т.п.)
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 8 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Под словом "Приложение" ничего не пишут, номера приложений помещаются друг под другом. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 1 экз.
2. Заключение на проект постановления Правительства
Иркутской области "О..." на 8 л. в 3 экз.
Если при направлении документа нескольким адресатам приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения направляются, например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. Только в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: Проект постановления Правительства Иркутской области
на 2 л. в 1 экз. и приложение к нему на 5 л. в 1 экз.
Приложения к правовым актам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием вида основного документа, его даты и номера, например:
Приложение
к Распоряжению Губернатора
Иркутской области
от______________N ________
Если приложение одно, оно не нумеруется. Если приложений несколько, они нумеруются (приложение 1, приложение 2).
Гриф согласования документа
Гриф согласования состоит из слова согласовано (пишется прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:
Согласовано
Заместитель Губернатора Иркутской
области
Личная подпись
_______________________ И.О. Фамилия
дата
Если согласование осуществляется письмом, протоколом, иным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:
Согласовано
Письмо Росархива
от 30.09.2007 N 01 -15/155-К
Виза согласования документа
Согласование проекта документа с должностными лицами оформляется визой на документе. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:
|
Заместитель Губернатора |
|
|
|
Иркутской области |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
дата |
|
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется следующим образом:
|
Заместитель Губернатора |
|
|
|
Иркутской области |
Замечания прилагаются |
И.О. Фамилия |
|
|
Личная подпись и дата |
|
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, содержащем вид и наименование согласуемого документа, например:
Лист согласования к распоряжению Губернатора Иркутской области
"О создании рабочей группы"
Подпись
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), инициалы располагаются перед фамилией и отделяются от нее пробелом, например:
|
Заместитель Председателя |
|
|
|
Правительства Иркутской области |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно замещающее его должность, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия, например:
|
Временно замещающий |
|
|
|
должность руководителя |
|
|
|
архивного агентства Иркутской |
|
|
|
области |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
|
|
|
Заместитель министра финансов |
|
|
|
Иркутской области |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, например:
|
Заместитель |
Заместитель |
|
Председателя Правительства |
Министра финансов |
|
Иркутской области |
Российской Федерации |
|
Личная подпись |
Личная подпись |
|
______________И.О. Фамилия |
______________И.О. Фамилия |
При подписании совместного документа первый лист оформляют на стандартном листе бумаги (не на бланке).
В документах, составленных комиссией (советом и т.п.), указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии (совете и т.п.) в соответствии с распределением, например:
|
Председатель комиссии |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
Секретарь комиссии |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии: |
|
|
|
|
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Гриф утверждения документа
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Утверждаемый документ должен быть подписан исполнителем документа (кроме проектов правовых актов).
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова утверждаю (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
|
|
Утверждаю Заместитель Губернатора Иркутский области
Личная подпись _____________________И.О. Фамилия
дата |
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова утвержден (утверждена, утверждены или утверждено), наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Слово "утверждено" согласуется в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа, например:
|
|
Утверждено Указом Губернатора Иркутской области от______________ N_____________ |
Положение о министерстве...
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
Оттиск печати
Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Отметка о заверении копии
Для свидетельства верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на свободном месте под текстом, ниже реквизита "Подпись", проставляют заверительную надпись "Копия верна", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:
Копия верна
|
Заведующий канцелярией |
|
|
Губернатора Иркутской области |
|
|
и Правительства Иркутской области |
|
|
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению органа.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
В.А.Жуков
(код города) 34-88-14
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
Указания по исполнению документа (резолюция)
Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.
В состав резолюции (поручения) входят следующие элементы: инициалы, фамилия (фамилии) исполнителя (исполнителей), текст резолюции, срок исполнения, контроль исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, дата.
Резолюция (поручение) может оформляться на отдельном листе или на бланке установленной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
Отметка о контроле
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, как правило, на верхнем поле документа справа.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем исполнительного органа государственной власти Иркутской области (самостоятельного структурного подразделения аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области), в котором исполнен документ.
Приложение 28
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Правила
оформления проектов правовых актов
С изменениями и дополнениями от:
30 декабря 2014 г.
1. Проекты правовых актов Иркутской области печатаются на бланках установленной формы в одном экземпляре. Если документ оформляется на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля листа.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 2 настоящего приложения внесены изменения
2. Индивидуализированный заголовок размещается ниже реквизитов "дата" и "регистрационный номер" и должен кратко и точно отражать содержание проекта правового акта. Индивидуализированный заголовок печатается от левой границы текста с прописной буквы, отвечает на вопрос "о чем?" ("о ком?"), оформляется без кавычек (в указах, распоряжениях Губернатора Иркутской области, постановлениях, распоряжениях Правительства Иркутской области индивидуализированный заголовок печатается центрированным способом без отступов полужирным шрифтом). Строка индивидуализированного заголовка должна занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. Если объем индивидуализированного заголовка превышает 5 строк текста с длиной строки 28-30 печатных знаков, то его допускается продлевать до границы правого поля текста. Точка в конце индивидуализированного заголовка не ставится.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 3 настоящего приложения внесены изменения
3. Текст отделяется от индивидуализированного заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам (по ширине печатной страницы). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть правового акта, как правило, состоит из двух частей: преамбулы и постановляющей (для указов, постановлений), распорядительной (для распоряжений).
Преамбула в проекте указа Губернатора Иркутской области завершается словом "постановляю", после которого ставится двоеточие. Это слово располагается на отдельной строке сразу от левой границы текста и печатается прописными буквами через пробел. Ниже, на следующей строке, оформляется постановляющая часть указа Губернатора Иркутской области.
Преамбула проекта постановления Правительства Иркутской области завершается словами с двоеточием:
"Правительство Иркутской области постановляет:", причем слово "постановляет:" располагается на отдельной строке сразу от левой границы текста и печатается прописными буквами через пробел. Ниже, на следующей строке, оформляется постановляющая часть постановления Правительства Иркутской области.
В распоряжениях Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области, первых заместителей Председателя Правительства Иркутской области, заместителей Губернатора Иркутской области, заместителей Председателя Правительства Иркутской области, приказах аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, распоряжениях аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области преамбула (если она имеется) заканчивается двоеточием. Ниже, на следующей строке, оформляется распорядительная часть акта.
Постановляющая (распорядительная) часть акта оформляется в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Следующее за цифрой с точкой слово пишется с прописной буквы, а в конце предложения ставится точка, например:
"1. Утвердить прилагаемое Положение о министерстве финансов Иркутской области.".
Пункты могут разделятся на подпункты, которые нумеруются буквами (цифрами) с закрывающейся круглой скобкой. Следующее за буквой (цифрой) с круглой скобкой слово пишется со строчной буквы, а в конце подпункта ставится точка с запятой, например:
"а) представить в министерство финансов Иркутской области отчет о целевом использовании выделенных средств;".
или
"1) представить в министерство финансов Иркутской области отчет о целевом использовании выделенных средств;".
Пункты, подпункты правового акта могут подразделяться на абзацы.
При ссылке в тексте правового акта на нормативный правовой акт его реквизиты указываются в следующей последовательности: дата принятия, номер, наименование, например:
"В соответствии с Законом Иркутской области от 18 ноября 2009 года N 82/48-оз "О Правительстве Иркутской области".
В тексте правовых актов не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований органов (организаций), не употребляются сокращенные наименования должностей (нельзя писать зам., зав. и т.д.), наименования муниципальных образований пишутся полностью, не допускается сокращенное написание слов "Российская Федерация" (нельзя писать "РФ") и т.п..
Если в тексте правового акта содержатся предписания, рекомендации исполнительным органам государственной власти Иркутской области, самостоятельным структурным подразделениям аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, иным органам (организациям), их наименования пишутся полностью, а в скобках в именительном падеже указываются фамилия и инициалы руководителя, например:
1. Министерству здравоохранения Иркутской области (Фамилия И.О.) в срок до 20 января 20___года разработать...
Если в тексте правового акта содержатся предписания, рекомендации руководителям исполнительных органов государственной власти Иркутской области, самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, иных органов (организаций), то фамилия руководителя указывается в дательном падеже без круглых скобок, например:
1. Министру здравоохранения Иркутской области Фамилия И.О. представить...
При написании фамилии и инициалов не допускается перенос инициалов от фамилии, то есть размещение их на разных строках. Не допускается при написании регистрационного номера отрывать знак N от цифры, размещая их на разных строках, не допускается также разрывать написание даты.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в пункт 4 настоящего приложения внесены изменения
4. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и состоит из должности лица, подписывающего правовой акт, инициалов и фамилии, например:
|
Губернатор |
|
|
|
Иркутской области |
Подпись |
И.О. Фамилия |
В период временного отсутствия Губернатора Иркутской области указы, распоряжения Губернатора Иркутской области, постановления, распоряжения Правительства Иркутской области подписывает должностное лицо, исполняющее обязанности Губернатора Иркутской области. Подпись оформляется следующим образом:
|
Исполняющий обязанности |
|
|
|
Губернатора Иркутской области |
Подпись |
И.О. Фамилия |
В период исполнения обязанностей иного должностного лица подпись оформляется следующим образом:
|
Временно замещающий |
|
|
|
должность руководителя |
|
|
|
архивного агентства Иркутской области |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если проект правового акта печатается на бланке должностного лица (указ, распоряжение Губернатора Иркутской области, распоряжение первого заместителя Председателя Правительства Иркутской области, распоряжение заместителя Губернатора Иркутской области, распоряжение заместителя Председателя Правительства Иркутской области), то должность лица, его подписавшего, не указывается.
5. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текстов приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и т.п.
Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", "прилагается", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже делается ссылка на вид правового акта, его дату и номер. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (знак "N " перед цифрой не ставится), например:
Приложение 2
к Распоряжению Губернатора
Иркутской области от_______________ N
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" ("Одобрить") прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д. на самом приложении в правом верхнем углу пишется слово "утверждено" ("одобрено") со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер.
Слово "утверждено" ("одобрено") согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например:
положение - утверждено, состав комиссии - утвержден, мероприятия - утверждены и т.д.
Пример оформления:
Утверждено
Указом Губернатора
Иркутской области
от ________ N
Положение о комисии#....
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом прописными буквами полужирным шрифтом (положение, перечень, состав). Заголовок к приложению, указанный в тексте правового акта, должен полностью соответствовать заголовку, указанному в приложении.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатают центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второй страницы. Номер страницы ставится по центру верхнего поля арабскими цифрами. Каждое приложение имеет свою нумерацию.
Приложения к правовым актам подписываются должностным лицом, курирующим орган, подразделение, подготовившее проект правового акта.
Если приложения к правовым актам также содержат приложения, то они оформляются следующим образом:
Приложение
к Положению о комиссии...
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, в конце заголовка графы точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф и строк не допускается.
Если таблица печатается более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф или пронумерованные графы без заголовков) повторяется на каждой странице. Также не допускается переноса на другую страницу текста строки таблицы.
Состав рабочей группы оформляется следующим образом:
|
Фамилия Имя Отчество (И.О.) |
наименование должности, председатель рабочей группы |
|
Фамилия Имя Отчество (И.О.) |
наименование должности, заместитель председателя рабочей группы (при необходимости); |
|
Фамилия Имя Отчество (И.О.) |
наименование должности, секретарь рабочей группы (при необходимости). |
|
Члены комиссии: |
|
|
Фамилия Имя Отчество (И.О.) |
наименование должности; |
|
Фамилия Имя Отчество (И.О.) |
наименование должности. |
Члены рабочей группы располагаются строго по алфавиту независимо от занимаемых должностей и подчиненности).
Приложение 29
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма плана
Гриф утверждения
|
N |
Содержание мероприятия |
Финансовая составляющая |
Сроки выполнения мероприятия |
Исполнитель и соисполнители мероприятия |
Сроки предоставления отчетов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Должность |
Подпись |
Расшифровка подписи (И.О. Фамилия) |
Графы 3, 6 и 7 не обязательны.
Информация об изменениях:
Указом Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ в настоящее приложение внесены изменения
Приложение 30
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Коды классификационных групп документов
С изменениями и дополнениями от:
30 декабря 2014 г.
Приложение 31
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Порядок
подготовки, оформления и архивирования в электронном виде исходящих писем за подписью Губернатора Иркутской области
1. Под архивированием в электронном виде исходящих писем за подписью Губернатора Иркутской области (далее - письма) подразумевается порядок подготовки, оформления, приема, хранения и использования электронных версий писем и приложений к ним.
2. Проекты исходящих писем за подписью Губернатора Иркутской области печатаются в одном экземпляре строго на шаблоне бланка письма, находящегося в корпоративной информационно-вычислительной сети (далее - КИВС) в каталоге dc\\f\ARCHIV.ADM\#Titul\Шаблон письма Губернатора.doc.
Первый лист письма распечатывается на бланке письма в черно-белом изображении, который находится в КИВС в каталоге dc\\f\ARCHIV.ADM\#Titul\Бланк письма Губернатора dос.
3. После согласования исполнитель представляет проект письма, распечатанный на бланке в черно-белом изображении:
если это ответ на контрольный документ - в отдел контроля исполнения канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
если это ответ на неконтрольный документ - в отдел по работе со служебной корреспонденцией канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
если это инициативное письмо - в отдел по работе с правовыми актами канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
4. Сотрудник соответствующего отдела проверяет полноту представленных документов (наличие приложений, справок и других необходимых материалов), правильность их оформления и проставляет визу на листе согласования. Затем совместно с исполнителем формируется пакет документов на подпись Губернатору Иркутской области.
5. Сформированный пакет документов вместе с электронной версией проекта письма и приложений к нему представляется исполнителем в отдел технического обеспечения канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области (далее - отдел).
Электронные версии проектов писем представляются по КИВС (\dc\F\_For_All\Type) или по электронной почте (k.ivankina@govirk.ru, s.alaguyeva@govirk.ru, m3341@govirk.ru)
6. Сотрудник отдела осуществляет проверку на соответствие электронной версии проекта письма бумажному носителю.
Если проверка на соответствие пройдена успешно, сотрудник отдела осуществляет копирование электронных версий проектов писем и приложений к ним в директорию "Проекты исходящих писем" и присваивает файлам соответствующие имена* с проставлением их в штампе о включении в электронную базу на оборотной стороне каждого листа письма и приложений к нему, а затем распечатывает текст на бланке письма, изготовленного типографским способом.
Если письмо содержит приложения, не имеющие электронные версии, они, в случае необходимости, сканируются сотрудником отдела.
Если электронная версия проекта письма не соответствует его тексту на бумажном носителе, то документ возвращается исполнителю для доработки.
7. Ответственность за соответствие электронной версии бумажному носителю несет исполнитель, подготовивший письмо. Об этом на листе согласования делается соответствующая запись: "Электронная версия письма и приложений к нему (если они имеются) соответствует бумажному носителю" с указанием должности, фамилии, инициалов, телефона, подписи лица, ответственного за его подготовку.
8. После внесения в электронную базу проект письма в двух экземплярах исполнителем передается на подписание Губернатору Иркутской области через канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
9. После подписания и регистрации сотрудник канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области сохраняет текст письма и приложений к нему в директории "Письма за подписью Губернатора" с присвоением ему соответствующего имени**", а затем прикрепляет его к регистрационной карточке.
* Имя файла в директории "Проекты исходящих писем" имеет следующую структуру: XPRG_MM_DD_NN,
где
XPRG - проект письма за подписью Губернатора (где X - это А или I или L); .
MM_DD - месяц и число;
NN - порядковый номер в течение рабочего дня.
** Имя файла в директории "Письма за подписью Губернатора" имеет следующую структуру: (XG_MM_DD_NN,
где
XG - письмо за подписью Губернатора (где X - это А или I или L);
MM_DD - месяц и число;
NN - порядковый номер в течение рабочего дня.
Приложение 32
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Перечень документов,
не подлежащих регистрации в канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области
1. Письма, сводки, информация, присланные для сведения (копии).
2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
3. Учебные планы, программы.
4. Рекламные извещения, плакаты, и т.п.
5. Прейскуранты.
6. Поздравительные письма.
7. Пригласительные билеты.
8. Бухгалтерские документы.
9. Формы статистической отчетности.
10. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты).
Приложение 33
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Коды вида регистрируемого документа
|
Виды регистрируемых документов |
Код |
|
Исходящая корреспонденция за подписью Губернатора Иркутской области |
01 |
|
Исходящая корреспонденция за подписью заместителя Губернатора Иркутской области |
04 |
|
Исходящая корреспонденция за подписью первого заместителя руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области |
05 |
|
Исходящая корреспонденция за подписью заместителя руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области |
06 |
|
Исходящая корреспонденция за подписью помощника (советника) Губернатора Иркутской области |
08 |
|
Исходящая корреспонденция |
09 |
|
Служебная записка |
10 |
|
Исходящая корреспонденция за подписью первого заместителя Председателя Правительства Иркутской области |
11 |
|
Запрос депутата |
12 |
|
Исходящая корреспонденция за подписью заместителя Председателя Правительства Иркутской области |
13 |
|
Информация |
14 |
|
Обращение главы муниципального образования Иркутской области |
15 |
|
Обращение депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации |
16 |
|
Обращение депутата Законодательного Собрания Иркутской области |
17 |
|
Соглашение, заключаемое Губернатором Иркутской области |
18 |
|
Входящая корреспонденция |
19 |
|
Ответ на исходящий |
20 |
|
Письмо |
21 |
|
Служебная корреспонденция |
22 |
|
Постановление Законодательного Собрания Иркутской области |
23 |
|
Представление прокурора |
24 |
|
Протест прокурора |
25 |
|
Телеграмма |
26 |
|
Уведомление |
27 |
|
Судебные документы |
28 |
|
Заявление |
29 |
|
Наградные документы |
30 |
|
Постановление Правительства Иркутской области |
31 |
|
Распоряжение Правительства Иркутской области |
32 |
Приложение 34
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Губернатор Иркутской области
_________________________________________________________________________
Поручение
Ответственный - ФИО
Текст - полуторный интервал
Срок - (пример: 23 декабря 2012 года)
|
|
И.О. Фамилия |
Приложение 35
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма номенклатуры дел
подразделения исполнительного органа государственной
власти Иркутской области
Наименование исполнительного
органа государственной власти
Иркутской области
Наименование подразделения
исполнительного органа
государственной власти
Иркутской области
Номенклатура дел
_____________N _______
г.Иркутск
на _____________ год
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Количество дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Наименование должности |
|
|
руководителя подразделения |
личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
|
|
Дата |
|
|
|
|
|
|
Согласовано |
|
|
|
|
|
|
Сотрудник, ответственный за архив |
|
|
личная |
И.О. Фамилия |
подпись |
|
Дата |
|
Формат А4
Продолжение к Приложению 35
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма итоговой записи номенклатуры дел
подразделения исполнительного органа государственной власти
Иркутской области
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в______ году в_________________________________
(название подразделения)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
постоянного |
|
|
|
|
временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого: |
- |
|
|
Наименование должности сотрудника, ответственного за архив |
личная подпись |
И.О. Фамилия |
Дата
Итоговые сведения переданы в подразделение исполнительного органа
государственной власти Иркутской области, ответственного за
делопроизводство.
Наименование должности, передавшего сведения |
личная подпись |
И.О. Фамилия |
Дата
Формат А4
Приложение 36
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма сводной номенклатуры дел
исполнительного органа государственной власти
Иркутской области
|
|
Наименование исполнительного органа государственной власти Иркутской области |
Утверждаю |
|
|
Номенклатура дел |
Наименование должности руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области |
|
|
______________N__________ |
Личная подпись, И.О. Фамилия, дата |
|
|
г.Иркутск |
|
|
|
на _____________ год |
|
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Руководитель подразделения |
|
|
исполнительного органа |
|
|
государственной власти Иркутской области, отвечающего за |
|
|
делопроизводство |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
|
|
Дата |
|
|
|
|
|
|
Сотрудник, ответственный за архив |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
|
|
Дата |
|
|
|
|
|
|
Согласовано |
|
|
|
|
|
|
Протокол ЭПК архивного |
|
|
агентства Иркутской области |
|
|
|
|
|
|
от _________N_________ |
|
|
Продолжение к Приложению 36
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма итоговой записи к сводной номенклатуре дел
исполнительного органа государственной власти
Иркутской области
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в______ году в
(наименование исполнительного органа государственной власти
Иркутской области)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
постоянного |
|
|
|
|
временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
Руководитель подразделения |
|
|
исполнительного органа |
|
|
государственной власти иркутской# области, отвечающего за |
|
|
делопроизводство |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
|
|
Дата |
|
|
Итоговые сведения переданы в архив исполнительного органа государственной
власти Иркутской области
Наименование должности, |
|
|
передавшего сведения |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Дата |
|
|
Формат А4
Приложение 37
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
|
ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (полное наименование исполнительного органа государственной власти Иркутской области и наименование подразделения исполнительного органа государственной власти Иркутской области)
Дело N _________________________ том N _________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ (заголовок дела) |
|
|
|
________________ |
|
|
|
(дата) |
|
|
|
|
|
|
|
на _______ листе(ах) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
хранить ____________ |
Ф. N__________ |
Оп. N_________ |
Д. N __________ |
Приложение 38
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма листа-заверителя дела
Лист-заверитель дела N ________ фонд N ._________ Опись N________
В деле подшито и пронумеровано___________________________________________
__________________________________________________________________ листов
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов___________________________________________________
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи________________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
Наименование должности лица, |
|
|
сделавшего заверительную надпись |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Формат А4
Приложение 39
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма внутренней описи документов дела
Внутренняя опись
документов дела N _______________________
|
NN п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номер листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого__________________________________________________________документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, |
|
|
составившего внутреннюю опись |
|
|
документов дела |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
|
|
Дата |
|
|
Приложение 40
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма годового раздела описи дел постоянного хранения
исполнительного органа государственной власти Иркутской области
Утверждено
Протоколом ЭПК архивного
агентства Иркутской области
_____________N _______________
Полное наименование исполнительного органа
государственной власти Иркутской области
Опись N _____________________
дел постоянного хранения
(название описи)
за___ год
|
NN п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома части) |
Кол-во листов в деле (томе, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
В данный раздел описи внесено ____________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _____________ по N _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Опись составил:
Сотрудник, ответственный за архив |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Итоговую запись к разделу описи за ____ год заверяю:
Председатель ЭК, руководитель |
|
|
подразделения исполнительного |
|
|
органа государственной власти |
|
|
Иркутской области, ответственного |
|
|
за делопроизводство |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Согласовано
Руководитель исполнительного
органа государственной власти
Иркутской области
Личная |
И.О. Фамилия |
подпись |
|
Дата |
|
Формат А4
Приложение 41
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма описи дел исполнительного органа
государственной власти Иркутской области по личному составу
Утверждаю
Наименование должности
руководителя исполнительного
органа государственной власти Иркутской области
Личная подпись, И.О. Фамилия, дата
Полное наименование исполнительного органа
государственной власти Иркутской области
Опись N _____- л
Дела по личному составу
(распоряжения, лицевые счета)
за______ год
|
NN п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Дата дела |
Кол-во листов |
Срок хранения дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данный раздел описи внесено _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _____________ по N _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Опись составил:
Сотрудник, ответственный за архив |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Итоговую запись к разделу описи за_________ год заверяю:
Председатель ЭК, руководитель |
|
|
подразделения исполнительного |
|
|
органа государственной власти |
|
|
Иркутской области, ответственного |
|
|
за делопроизводство |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
|
|
Согласовано |
|
|
Протокол ЭПК архивного |
|
|
агентства Иркутской области |
|
|
_________________N ___________ |
|
|
Формат А4
Приложение 42
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Иркутской области
и иных исполнительных органах
государственной власти Иркутской области
Форма годового раздела описи дел постоянного хранения
подразделения исполнительного органа
государственной власти Иркутской области
Утверждаю
Наименование должности руководителя
подразделения исполнительного органа
государственной власти Иркутской области,
ответственного за делопроизводство
личная подпись, И.О. Фамилия, дата
Наименование подразделения
исполнительного органа государственной власти
Иркутской области
Опись N
дел постоянного хранения
за__________ год
|
NN п/п |
Индекс дела (тома) |
Заголовок дела (тома) |
Дата дела (тома) |
Кол-во листов в деле (томе) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
В данный раздел описи внесено_______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
с N _______________ по N _______, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности |
|
|
сотрудника, составившего опись |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Дата
|
|
|
|
Сотрудник, ответственный за архив |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Дата
Согласовано
Протокол ЭК исполнительного
органа государственной власти
Иркутской области
_________________N ___________
Формат А4
Приложение 43
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и
иных исполнительных органах
государственной власти Иркутской области
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
|
|
Наименование исполнительного органа государственной власти Иркутской области |
Утверждаю
|
|
|
Акт _____________ N______________ |
Наименование должности руководителя исполнительного органа государственной власти Иркутской области |
|
|
г.Иркутск |
Личная подпись, И.О. Фамилия, дата |
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании_____________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ______________________
_________________________________________________________________________
(название фонда)
|
N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за год (ы) |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи |
Кол-во дел (томов частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого___________________________________ дел за _________________ годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК архивного агентства Иркутской области
(протокол от________________ N __________).
Наименование должности лица, |
|
|
проводившего экспертизу |
|
|
ценности документов |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Дата
Согласовано
Протокол ЭК
исполнительного органа
государственной власти Иркутской
области
____ от _______N _________
Продолжение к Приложению 43
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области
и иных исполнительных
органах государственной власти
Иркутской области
Документы в количестве__________________ дел, весом __________________ кг
(цифрами и прописью)
сданы в__________________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________N __________
Наименование должности |
|
|
сотрудника, сдавшего документы |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности |
|
|
работника архива, внесшего |
|
|
изменения в учетные документы |
Личная подпись |
И.О. Фамилия |
|
|
|
|
Дата |
|
|
Формат А4
Приложение 44
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
Форма книги выдачи дел из хранилища
Наименование исполнительного органа
государственной власти Иркутской области
Архив
Книга выдачи дел из хранилища
Начата _____________________________
Окончена___________________________
Форма титульного листа книги выдачи дел из хранилища
Продолжение к Приложению 44
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных
органах государственной власти Иркутской области
|
NN п/п |
Дата выдачи дел |
Фонд |
Опись N |
Дело |
Кому выдано |
Расписка в получении |
Дата возврата дела |
Расписка в возвращении дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого в _______ году выдано из хранилища N __________________________ дел
(цифрами и прописью)
Приложение 45
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и
иных исполнительных органах
государственной власти Иркутской области
Форма карты-заместителя дела
Наименование исполнительного органа
государственной власти Иркутской области
Архив
Карта-заместитель дела
Фонд N __________________________________________________________________
(название)
Опись N _________________________________________________________________
(название)
Дело N __________________________________________________________________
(заголовок)
Выдано___________________________________________________________________
(дата) (кому)
Во временное пользование до______________________________________________
(дата возврата)
Наименование должности
сотрудника, выдавшего дело Личная подпись И.О. Фамилия
Формат А4
Приложение 46
к Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Иркутской области и иных
исполнительных органах государственной власти
Иркутской области
Примерный перечень документов,
на которых ставится оттиск гербовой печати
1. Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ и т.д.).
2. Доверенности.
3. Договоры, контракты, соглашения.
4. Оригиналы правовых актов Иркутской области.
5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).
6. Образцы оттисков печатей и подписей должностных лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
7. Переписка с иностранными государствами.
8. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
9. Поручения (платежные и т.д.).
10. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями и т.д.).
11. Реестры, представляемые в банк.
12. Сметы расходов.
13. Справки.
14. Спецификации.
15. Титульные списки.
16. Удостоверения.
17. Штатные расписания.
18. Заключения, разрешения, лицензии.
19. Дипломы, благодарности и иные поощрения, оформленные документом.
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Указ Губернатора Иркутской области от 5 июля 2012 г. N 199-УГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Иркутской области и иных исполнительных органах государственной власти Иркутской области"
Текст Указа официально опубликован не был
Указом Губернатора Иркутской области от 10 августа 2016 г. N 179-УГ настоящий Указ признан утратившим силу
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Указ Губернатора Иркутской области от 25 февраля 2016 г. N 43-УГ
Указ Губернатора Иркутской области от 12 мая 2015 г. N 113-УГ
Указ Губернатора Иркутской области от 27 марта 2015 г. N 52-уг
Изменения вступают в силу с 27 марта 2015 г.
Указ Губернатора Иркутской области от 30 декабря 2014 г. N 394-УГ
Указ Губернатора Иркутской области от 22 января 2014 г. N 11-уг
Изменения вступают в силу с 22 января 2014 г.