Вопрос: Разъясните порядок списания в состав расходов при УСНО запчастей к автомобилю и ГСМ. Что выгоднее для организации, арендовать автомобиль у работника или заключить соглашение об использовании личного автомобиля для служебных поездок? (Журнал "Налоговый Навигатор", N 17, сентябрь 2010 г.)

Вопрос: Разъясните порядок списания в состав расходов при УСНО запчастей к автомобилю и ГСМ. Что выгоднее для организации, арендовать автомобиль у работника или заключить соглашение об использовании личного автомобиля для служебных поездок?

По мнению Минфина России (письмо от 23.12.2009 N 03-11-09/413), затраты на приобретение запасных частей для автомобиля должны учитываться в составе расходов на ремонт основных средств. В качестве подтверждения затрат могут быть представлены документы об оплате ремонтных работ, акт приемки-передачи выполненных работ, а при осуществлении ремонта собственными силами - документы, подтверждающие оплату использованных деталей.

Расходы на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и принимаются в порядке, установленном подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ. При применении УСНО, начиная с 2009 года, расходы по сырью и материалам, в том числе расходы на топливо, признаются после оплаты независимо от даты списания их в производство (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Подтверждением того, что топливо потрачено в производственных целях, является оформленный путевой лист.

В целях признания расходов наиболее выгодный способ заключить с работником договор аренды автомобиля. Если документ составлен соответствующим образом, в расходах можно учесть не только арендную плату, но и другие затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (стоимость ГСМ, обслуживания, ремонта и т.д.).

Если же выбрано соглашение об использовании имущества и компенсации расходов, то организация обязана выплачивать работнику сумму, указанную в соглашении, но в этом случае можно списать в расходы только компенсацию в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включить в расходы какие-то дополнительные выплаты (в том числе за ГСМ) не получится.

Однако рекомендуем все же оформлять путевые листы, поскольку учитываются только обоснованные и документально подтвержденные расходы, и именно путевой лист подтвердит, что машина использовалась в рабочих поездках.

Сентябрь 2010 г.

Управление ФНС России
по Свердловской области

Журнал "Налоговый Навигатор", N 17