Приложение. Положение о порядке ведения личных дел работников Администрации города Нижний Тагил

Приложение

Положение
о порядке ведения личных дел работников Администрации города Нижний Тагил
(утв. распоряжением Администрации города от 14 июля 2009 г. N 248)

С изменениями и дополнениями от:

13 мая 2010 г.

Общие положения

1. Настоящее Положение регулирует порядок ведения личных дел муниципальных служащих, работников, замещающих должности, не относящиеся к должностям муниципальной службы Администрации города Нижний Тагил.

Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

На руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений, назначаемых на должность непосредственно Главой города Нижний Тагил, ведутся личные дела в порядке установленном настоящим Положением.

2. Личное дело работника - это совокупность документов, содержащих персональные данные работника, сведения о его служебно-трудовой деятельности.

3. Персональные данные, внесенные в личное дело работника, иные сведения, содержащиеся в личном деле работника, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключение сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 13 мая 2010 г. N 111 в пункт 4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4. Отдел муниципальной службы и кадров Администрации города Нижний Тагил (далее - отдел муниципальной службы и кадров) ведет личные дела:

1) муниципальных служащих, замещающих должности в аппарате Администрации города и территориальных администрациях сельских населенных пунктов;

2) работников, замещающих должности, не относящиеся к должностям муниципальной службы;

3) руководителей органов и структурных подразделений Администрации города, являющихся юридическими лицами;

4) руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений, назначаемых на должность непосредственно Главой города Нижний Тагил и подведомственным структурным подразделениям аппарата Администрации города;

5. Подразделение (специалист) по вопросам кадров органа (структурного подразделения) Администрации города, являющегося юридическим лицом, ведет личные дела:

1) муниципальных служащих, замещающих должности в данном органе (структурном подразделении);

2) работников, замещающих должности в данном органе (структурном подразделении), не относящиеся к должностям муниципальной службы;

3) руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений, подведомственных данному органу (структурному подразделению).

6. Личное дело работника оформляется после издания правового акта о назначении на должность, приеме на работу.

Состав документов, включаемых в личное дело

7. К личному делу муниципального служащего приобщаются:

1) собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;

2) сведения об изменениях в учетных признаках после заполнения анкеты - дополнение к анкете;

3) письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы;

4) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

5) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

6) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

7) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

8) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

9) копия распоряжения (приказа) о назначении лица на должность муниципальной службы;

10) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

11) экземпляр должностной инструкции;

12) копии распоряжений (приказов) о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы;

13) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

14) копия распоряжения (приказа) об освобождении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы или о прекращении трудового договора;

15) аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

16) экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина;

17) копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина;

18) копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

19) копии решений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

20) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;

21) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

22) сведения муниципального служащего о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а в случаях, предусмотренных законодательством, также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;

23) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

24) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

25) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

26) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;

27) справка о результатах проверки достоверности и полноты, представленных муниципальным служащих сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении муниципальным служащим ограничений, установленных федеральным законом.

28) данные об ознакомлении муниципального служащего с документами его личного дела;

29) иные документы, предусмотренные федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

8. К личным делам работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности в Администрации города, а также к личным делам руководителей муниципальных предприятий и учреждений, назначаемых на должность непосредственно Главой города Нижний Тагил, приобщаются следующие документы:

1) сведения, сообщенные работником о себе при назначении на должность, приеме на работу, а руководители муниципальных предприятий и учреждений представляют также собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы с приложением фотографии;

2) сведения об изменениях в учетных признаках после заполнения анкеты - дополнение к анкете;

3) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

4) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

5) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

6) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

7) копия распоряжения (приказа) о назначении на должность, приеме на работу;

8) экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

9) экземпляр должностной инструкции;

10) копии распоряжений (приказов) о переводе работника на иную должность, о временном замещении им иной должности в организации;

11) копия распоряжения (приказа) об освобождении от замещаемой должности или прекращении трудового договора;

12) копии решений о поощрении работника;

13) данные об ознакомлении работника с документами его личного дела.

9. В личное дело вносятся также письменные объяснения работника, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Нижний Тагил Свердловской области от 13 мая 2010 г. N 111 в пункт 10 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

10. Работник обязан в течение 5 дней информировать отдел муниципальной службы и кадров, подразделение (специалиста) по вопросам кадров органа (структурного подразделения) Администрации города, являющегося юридическим лицом, об изменениях в своих анкетных данных (далее - кадровая служба).

11. Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке.

В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства о жилищных условиях, дублетные экземпляры и черновики документов).

Документы, приобщенные к личному делу работника, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Порядок заполнения документов и оформления личного дела работника

12. Гражданином (муниципальным служащим), руководителем муниципального предприятия (учреждения) собственноручно заполняется анкета, по форме, установленной Правительством Российской Федерации для граждан Российской Федерации, поступающих на муниципальную службу в Российской Федерации. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом и аттестат), другие имеющиеся документы.

13. Дополнение в анкете имеет табличную форму (Приложение N 1). Обязательными реквизитами "Дополнения к анкете" являются отметки: о проведении проверок наличия и состояния личных дел, проводимых кадровой службой, и об ознакомлении работника с документами его личного дела.

Отметки помещаются на оборотной стороне после всех других сведений и состоят из надписей: "С личным делом ознакомлен. Дата, подпись", "Личное дело проверено. Дата, подпись".

14. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение N 2).

При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней.

15. Все документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер, установленный номенклатурой личных дел. Номер личного дела проставляется карандашом на карточке Т-2 (Т-2ГМ (МС)).

16. После увольнения, освобождения от должности работника его личное дело извлекается из данной папки, а в освободившуюся под тем же номером папку помещается личное дело вновь принятого, назначенного на должность работника. Личное дело уволенного работника включается в установленном порядке в опись и передается в архив организации или хранится в кадровой службе.

17. В обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел работников, входит: