Постановление главы Городского округа Верхняя Тура Свердловской области от 16 декабря 2010 г. N 243 "Об утверждении Положения об организационно-архивном отделе администрации Городского округа Верхняя Тура"

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, решением Думы Городского округа Верхняя Тура от 22 сентября 2010 г. N 76 "О внесении изменений в структуру администрации Городского округа Верхняя Тура", Уставом городского округа постановляю:

1. Утвердить Положение об организационно-архивном отделе администрации Городского округа Верхняя Тура (прилагается).

2. Считать утратившим силу постановление и.о. главы городского округа от 08.06.2006 г. N 100 "Об утверждении Положения об организационном отделе администрации Городского округа Верхняя Тура".

3. Контроль за выполнением данного постановления возложить на начальника организационно-архивного отдела Андрианову Г.М.

Глава городского округа

В.А.Тарасов

Положение
Об организационно-архивном отделе администрации Городского округа Верхняя Тура
(утв. постановлением главы Городского округа Верхняя Тура от 16 декабря 2010 г. N 243)

1. Общие положения

1.1. Организационно-архивный отдел администрации Городского округа Верхняя Тура (далее по тексту - отдел) является структурным подразделением администрации Городского округа Верхняя Тура.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется законодательством РФ, федеральными и областными законами, Указами Губернатора, постановлениями и распоряжениями Правительства Свердловской области, главы городского округа.

1.3. Руководство отделом осуществляется начальником организационно-архивного отдела, назначенным на должность главой городского округа.

1.4. В организационно-архивный отдел входят: начальник отдела, ведущий специалист по кадрам, ведущий специалист по формированию архива, делопроизводитель.

1.5. Деятельность отдела организуется на основе годового и квартального планов администрации, утвержденного главой городского округа.

2. Задачи и функции организационно-архивного отдела

Основными задачами отдела является организация работы с документами и обращениями граждан в администрации, ее отделах; осуществление совместно с другими подразделениями контроля за подготовкой и исполнением распоряжений и постановлений главы городского округа, служебных документов, письменных и устных обращений граждан по срокам и существу содержащихся в них вопросов; обобщение итогов работы с ними, хозяйственное обслуживание работы аппарата, отделов администрации, а также ведение делопроизводства и учет кадров в администрации городского округа.

Организационно-архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

2.1. Организует делопроизводства в администрации, разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной постановке делопроизводства.

2.2. В соответствии с установленными правилами и инструкциями по делопроизводству принимает, регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию администрации, отправляет исходящую корреспонденцию.

2.3. Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины.

2.4. Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности администрации городского округа, передачу их на архивное хранение.

2.5. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Свердловской области, хранящийся в архиве организационно-архивного отдела.

2.6. Осуществление организационных мероприятий по подготовке планов работы администрации и контроль за ходом их выполнения.

2.7. В пределах своей компетенции ведет делопроизводство и учет кадров (оформление, ведение и хранение личных дел).

2.8. Подготовка аналитической информации о результатах деятельности администрации и ее структурных подразделений.

2.9. Осуществляет контроль за соблюдением правил ведения делопроизводства в отделах администрации.

2.10. Осуществляет организационно-техническую подготовку заседаний, совещаний.

2.11. Доводит до сведения предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц распоряжения и постановления главы городского округа; выдает копии, выписки и справки по принятым распоряжениям.

2.12. Принимает и регистрирует поступившие в администрацию предложения, заявления, жалобы граждан, ведет учет и передает их на рассмотрение руководителям администрации, организует прием граждан.

2.13. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан, обобщает и анализирует состояние этой работы.

2.14. Координирует деятельность автотранспортного хозяйства, принимает меры по обеспечению рабочих мест необходимым оборудованием.

2.15. Разрабатывает и осуществляет мероприятия по повышению квалификации работников аппарата администрации.

2.16. Разрабатывает нормативные правовые акты главы городского округа в части, касающейся компетенции отдела.

2.17. Разрабатывает номенклатуру дел администрации городского округа.

2.18. По представлению организаций города готовит "Почетные грамоты" главы Городского округа Верхняя Тура для поощрения особо отличившихся работников организаций и предприятий города.

2.19. Осуществляет хранение и государственный учет и представляет в Управление архивами Свердловской области по установленным формам сведения о хранящихся фондах: принимает меры по созданию оптимальных условий для хранения документов обеспечению их физической сохранности.

2.20. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве.

3. Права

Отдел имеет право:

4.1. запрашивать у руководителей структурных подразделений, физических и юридических лиц, органов государственной власти необходимую для исполнения своих функций и обязанностей информацию;

4.2. вносить предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в администрации городского округа;

4.3. возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

4.4. привлекать специалистов других отделов к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;

4.5. принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией по вопросам работы организации архива, делопроизводства администрации;

4. Ответственность

5.1. Сотрудники отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей настоящим Положением и служебными обязанностями в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность работников отдела определяются должностными инструкциями.

5. Организационная структура

6.1. Структура, штатное расписание, Положение об отделе, внесение изменений и дополнений в Положение утверждаются постановлением главы Городского округа Верхняя Тура.

6.2. Руководство отделом осуществляет начальник организационно-архивного отдела:

- руководит деятельностью отдела и обеспечивает выполнение возложенных на организационно-архивный отдел функций;

- разрабатывает положение о структурном подразделении отдела, должностные инструкции;

- вносит предложения по подбору и расстановке кадров организационно-архивного отдела, предложения о поощрении сотрудников за успешную работу и о наложении взысканий за нарушение трудовой дисциплины.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.2. Организационно-архивный отдел находится во взаимодействии:

1) со всеми структурными подразделениями по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами, подготовки и предоставления необходимых документов, использования служебной информации;

2) с юридическим отделом по вопросам, связанным с подготовкой инструкций, положений, служебных документов.

6. Порядок создания, реорганизации и ликвидации

7.1. Решение об организации, реорганизации и ликвидации отдела принимает глава Городского округа Верхняя Тура в соответствии с действующим законодательством.