Приложение. Административный регламент исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции по ведению государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации

Приложение

Административный регламент
исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной
функции по ведению государственного учета документов архивного фонда
Российской Федерации
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области
от 25 декабря 2008 г. N 14)

1. Общие положения

1. В соответствии с частью 1 статьи 19 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Административный регламент исполнения государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - административный регламент) разработан в целях централизации, унификации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственном учреждении "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (ГУ ЛОГАВ), муниципальных архивах Ленинградской области, государственных и муниципальных музеях и библиотеках Ленинградской области, государственных органах, органах местного самоуправления и организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов Ленинградской области (далее - источники комплектования).

Административный регламент устанавливает организацию государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архивном комитете Ленинградской области, определяет состав и формы документов государственного учета Архивного фонда Российской Федерации (далее - документы государственного учета), периодичность и сроки их представления.

2. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденных# приказом Министерства культуры России от 18 января 2007 года N 19 (далее - Правила);

- законом Ленинградской области от 29 декабря 2005 года N 124-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в сфере архивного дела";

- положением об архивном комитете Ленинградской области, утвержденным постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166.

3. Исполнение государственной функции осуществляется архивным комитетом Ленинградской области. Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется отделом формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов архивного комитета Ленинградской области.

Местонахождение архивного комитета Ленинградской области: 191311, Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3, тел. (812)274-93-62, факс (812)710-00-81, e-mail: aklo_18@mail.ru.

4. В процессе исполнения государственной функции осуществляется взаимодействие со следующими государственными органами, органами местного самоуправления и организациями:

- Федеральным архивным агентством;

- государственным учреждением "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГУ ЛОГАВ);

- архивными отделами (архивными секторами) администраций муниципальных образований и муниципальными архивами Ленинградской области (далее - муниципальные архивы);

- государственными и муниципальными музеями и библиотеками, хранящими документы Архивного фонда Российской Федерации;

- источниками комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов.

5. Процедура взаимодействия с вышеуказанными органами и организациями определяется настоящим регламентом, а также иными нормативными актами Российской Федерации.

II. Порядок исполнения государственной функции

Ведение государственного учета архивных документов

6. Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся:

- в ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивах, государственных и муниципальных музеях и библиотеках - постоянно;

- в органах и организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов - временно, в течение установленных сроков.

7. ГУ ЛОГАВ и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, а также источники комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов (далее - органы и организации, осуществляющие постоянное или временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) в порядке, установленном Правилами, ведут основные и вспомогательные учетные документы, на основании которых составляют документы государственного учета и в установленные сроки представляют их в архивный комитет Ленинградской области.

8. Архивный комитет Ленинградской области на основании полученной от органов и организаций, осуществляющих постоянное или временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, информации об объеме, составе и условиях хранения документов Архивного фонда Российской Федерации составляет сводные документы государственного учета и в установленные сроки представляет их в Федеральное архивное агентство.

9. Документы государственного учета и сводные документы государственного учета составляются в традиционной (на бумажных носителях) и электронной (в виде учетных баз данных) формах.

Состав документов государственного учета, представляемых
в архивный комитет Ленинградской области

10. Для ведения государственного учета в архивный комитет Ленинградской области представляются следующие документы государственного учета:

ГУ ЛОГАВ:

- паспорт государственного архива на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 200__ года (приложение 2);

- карточки фондов (приложение 3);

- копию учетной базы данных "Архивный фонд" на 1 января 200_ года (перечень реквизитов, обязательных для заполнения - приложение 4).

Муниципальными архивами:

- паспорт муниципального архива на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 200__ года (приложение 2);

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов на 1 декабря 200_ года (приложение 5) и пояснительную записку к ним;

- карточки фондов (приложение 3);

- копию учетной базы данных "Архивный фонд" на 1 января 200_ года (перечень реквизитов, обязательных для заполнения - приложение 4).

Государственными и муниципальными музеями и библиотеками:

- паспорт государственного, муниципального музея, библиотеки на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему.

Источниками комплектования ГУ ЛОГАВ:

паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 200__ года (приложение 6).

Сроки представления в архивный комитет Ленинградской
области документов государственного учета

11. ГУ ЛОГАВ и муниципальные архивы представляют документы государственного учета ежегодно до 15 января следующего за отчетным года вместе с годовым отчетом. Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов и пояснительная записка к ним представляются 1 раз в три года.

Государственные и муниципальные музеи и библиотеки представляют документы государственного учета ежегодно до 15 января следующего за отчетным года.

Источники комплектования ГУ ЛОГАВ представляют документы государственного учета ежегодно до 25 декабря текущего года.

Состав сводных документов государственного учета архивного
комитета Ленинградской области

12. Для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации архивный комитет Ленинградской области составляет:

- сводный паспорт муниципальных архивов Ленинградской области на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ на 1 декабря 200_ года (приложение 5) и пояснительную записку к ним;

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования муниципальных архивов Ленинградской области на 1 декабря 200_ года (приложение 5) и пояснительную записку к ним;

- сводный паспорт государственных музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

- сводный паспорт муниципальных музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации на 1 января 200_ года (приложение 1) и пояснительную записку к нему;

- копию учетной базы данных "Фондовый каталог" на 1 января 200_ года.

13. Формы сводных документов государственного учета идентичны формам документов государственного учета.

Сроки составления архивным комитетом Ленинградской
области сводных документов государственного учета

14. Архивный комитет Ленинградской области ежегодно до 15 февраля следующего за отчетным года составляет сводные документы государственного учета и 1 раз в 3 года до 15 февраля следующего за отчетным года вместе с годовым отчетом о работе представляет сводные документы государственного учета в Федеральное архивное агентство.

Результаты исполнения государственной функции

15. Конечным результатом исполнения государственной функции является определение количества и состава архивных документов в установленных единицах учета, хранящихся в ГУ ЛОГАВ, муниципальных архивах Ленинградской области, государственных и муниципальных музеях и библиотеках Ленинградской области, органах и организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ и муниципальных архивов Ленинградской области и отражение этого количества и состава в сводных документах государственного учета для обеспечения организационной упорядоченности и возможности адресного поиска документов.

Административные процедуры
Последовательность административных действий (процедур)

16. Исполнение государственной функции включает следующие административные действия (процедуры):

- прием и регистрация документов государственного учета, учетных баз данных и передача их на исполнение;

- анализ документов государственного учета и составление сводных документов государственного учета;

- анализ показателей учетных баз данных "Архивный фонд" и обновление сводной базы данных "Фондовый каталог";

- регистрация и отправка сводных документов государственного учета и сводной базы данных "Фондовый каталог".

Прием и регистрация документов государственного учета,
учетных баз данных и передача их на исполнение

17. Прием и регистрацию документов государственного учета и учетных баз данных осуществляет работник архивного комитета Ленинградской области, обеспечивающий прием и регистрацию почтовой корреспонденции.

18. После регистрации документы государственного учета и учетные базы данных поступают на исполнение в отдел формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов (далее - отдел).

Анализ документов государственного учета и составление
сводных документов государственного учета

19. Руководитель отдела передает поступившие документы исполнителю, ответственному за проведение анализа документов государственного учета и подготовку сводных документов государственного учета (далее - ответственный исполнитель).

20. Ответственный исполнитель проверяет их комплектность и правильность оформления.

21. При выявлении в ходе проверки некомплектности или неправильного оформления документов государственного учета ответственный исполнитель информирует об этом исполнителя государственного органа, органа местного самоуправления или организации (далее - органа или организации), представивших документ государственного учета, с целью устранения выявленных недостатков.

22. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в архивный комитет Ленинградской области исправленный документ государственного учета по факсу или электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от ответственного исполнителя с последующим направлением оригинала исправленного документа в адрес архивного комитета.

23. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учета.

24. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов государственного учета ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 24 настоящего регламента.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка: вместо "в соответствии с пунктом 24" следует читать "в соответствии с пунктом 21"

25. После проведенного анализа ответственный исполнитель составляет сводные документы государственного учета.

26. Сводные документы государственного учета визируются ответственным исполнителем и представляются руководителю отдела для визирования.

27. Руководитель отдела представляет завизированные сводные документы государственного учета председателю архивного комитета Ленинградской области для подписания.

28. После подписания председателем архивного комитета Ленинградской области сводных документов государственного учета один экземпляр сводных документов государственного учета подшивается в дело согласно номенклатуре дел, а второй экземпляр отправляется в Федеральное архивное агентство.

Анализ показателей учетных баз данных "архивный фонд"
и обновление сводной базы данных "фондовый каталог"

29. Руководитель отдела передает поступившие учетные базы данных "Архивный фонд" (далее - учетные базы данных) исполнителю, ответственному за проведение анализа учетных баз данных и обновление сводной учетной базы данных (далее - ответственный исполнитель).

30. Ответственный исполнитель проверяет структуру и правильность заполнения поступивших учетных баз данных.

31. При выявлении в ходе проверки нарушения структуры, неправильного заполнения полей баз данных ответственный исполнитель информирует об этом по телефону исполнителя органа или организации, представивших учетную базу данных, с целью устранения выявленных недостатков.

32. Орган или организация должны устранить выявленные недостатки и представить в архивный комитет Ленинградской области исправленную учетную базу данных по электронной почте не позднее 7 дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.

33. Ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей учетной базы данных.

34. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях учетной базы данных ответственный исполнитель действует в соответствии с пунктом 34 настоящего административного регламента.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка: вместо "в соответствии с пунктом 34" следует читать "в соответствии с пунктом 31"

35. После проведенного анализа учетной базы данных ответственный исполнитель вносит ее информационный массив в сводную учетную базу данных "Фондовый каталог" (далее - сводная учетная база данных).

36. После внесения информационных массивов учетных баз данных в сводную учетную базу данных копии массивов данных сводной учетной базы данных, предварительно заархивированные, передаются в Федеральное архивное агентство.

Регистрация и отправка сводных документов государственного
учета и сводной базы данных "Фондовый каталог"

37. Регистрацию и отправку сводных документов государственного учета и копии массивов данных сводной учетной базы данных в Федеральное архивное агентство осуществляет работник архивного комитета Ленинградской области, обеспечивающий регистрацию и отправку почтовой корреспонденции.

Порядок и формы контроля за исполнением
государственной функции

38. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе выездных проверок), анализ и проверку документов государственного учета, а также отчетной документации, выявление и устранение ошибок и неточностей, принятие соответствующих решений.

39. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению государственной функции, и принятием решений осуществляет руководитель отдела.

Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
государственной функции

40. Физические и юридические лица (далее - заявители) могут обратиться с жалобой на действия (бездействия#) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, на основании настоящего административного регламента (далее - жалоба), устно или письменно в отдел или непосредственно к председателю архивного комитета Ленинградской области или его заместителю.

41. В письменной жалобе указываются:

- полное наименование организации (фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя организации);

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись и дата.

42. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.

43. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

44. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

45. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

46. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана в Федеральное архивное агентство и Федеральную службу по надзору в сфере массовых коммуникаций, связи и охраны культурного наследия.