Приложение N 1. Регламент работы Комитета по делам записи актов гражданского состояния

Приложение N 1
к приказу
Комитета по делам записи актов
гражданского состояния
от 5 февраля 2007 года N 28

Регламент
работы Комитета по делам записи актов гражданского состояния

С изменениями и дополнениями от:

6, 23 марта 2009 г., 17 января 2012 г., 1 марта 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Комитет по делам записи актов гражданского состояния (далее - Комитет) является исполнительным органом государственной власти Санкт-Петербурга, уполномоченным проводить государственную политику и осуществлять государственное управление в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния и совершении# других юридически значимых действий, связанных с регистрацией актов гражданского состояния, на территории Санкт-Петербурга, а также координировать деятельность исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга в этой сфере.

1.2. Настоящий регламент определяет порядок организации работы Комитета; порядок подготовки и оформления в Комитете проектов правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга, а также распоряжений и приказов Комитета: порядок организации в Комитете контроля за исполнением правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, правовых актов Комитета; порядок организации работы с письменными и устными обращениями граждан и организаций, с парламентскими запросами, запросами и обращениями членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, а также порядок организации и проведения совещаний, представления интересов Санкт-Петербурга в судебных инстанциях и иные вопросы организации деятельности Комитета.

1.3. Структурные подразделения Комитета (далее - структурные подразделения) в организации своей работы руководствуются настоящим регламентом, положением о Комитете по делам записи актов гражданского состояния, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 01.11.2006 N 1342, а также положениями о соответствующих структурных подразделениях, утвержденными председателем Комитета.

1.4. Порядок работы со служебной документацией в Комитете определяется Инструкцией по делопроизводству, утвержденной председателем Комитета.

1.5. Взаимодействие Комитета с курирующим вице-губернатором Санкт-Петербурга осуществляется в соответствии с Положением о вице-губернаторе Санкт-Петербурга, утвержденным распоряжением Губернатора Санкт-Петербурга от 02.04.2004 N 5-рг, и Положением об аппарате вице-губернатора Санкт-Петербурга, утвержденным приказом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 15.03.2004 N 12-пв.

1.6. В случае временного отсутствия председателя Комитета его обязанности исполняет заместитель председателя Комитета в соответствии с распределением обязанностей.

2. Планирование работы Комитета

2.1. Организующей основой деятельности Комитета является квартальный план работы Комитета, разрабатываемый заместителем председателя Комитета и утверждаемый председателем Комитета.

2.2. Предложения структурных подразделений Комитета в квартальный план работы представляются заместителю председателя Комитета не позднее 15-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду.

2.3. Проект плана работы Комитета разрабатывается заместителем председателя Комитета и не позднее 25-го числа месяца, предшествующего планируемому периоду, представляется на утверждение председателю Комитета.

2.4. До начала планируемого периода утвержденные председателем Комитета планы работы Комитета направляются заместителем председателя Комитета в структурные подразделения Комитета.

2.5. Планы, утвержденные председателем Комитета, обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями Комитета.

2.6. В квартальном плане работы Комитета предусматриваются отчеты структурных подразделений о выполнении ими запланированных мероприятий, реализуемых Комитетом.

2.7. Отчеты о выполнении мероприятий, предусмотренных планами работы Комитета, формируются начальниками структурных подразделений Комитета и направляются заместителю председателя Комитета.

2.8. Контроль за выполнением планов работы Комитета, утвержденных председателем Комитета, осуществляет заместитель председателя Комитета.

3. Порядок подготовки и согласования в Комитете нормативных правовых
актов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга
и Правительства Санкт-Петербурга

3.1. Комитет в пределах своей компетенции готовит и согласовывает проекты нормативных правовых актов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга (далее - правовые акты Санкт-Петербурга).

3.2. Порядок подготовки, оформления и согласования Комитетом проектов правовых актов Санкт-Петербурга определяется в соответствии с Регламентом Правительства Санкт-Петербурга, утвержденным постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 N 100 (далее - Регламент Правительства Санкт-Петербурга), настоящим регламентом.

3.3. Подготовка и согласование проекта правового акта Санкт-Петербурга осуществляется структурным подразделением Комитета, отвечающим за соответствующее направление работы.

В случае разработки проекта правового акта Санкт-Петербурга, имеющего комплексный характер, на основании приказа Комитета могут создаваться рабочие группы с включением в их состав сотрудников структурных подразделений Комитета.

3.4. Проект правового акта Санкт-Петербурга, поступивший в Комитет на согласование, до его представления на рассмотрение и подпись председателю Комитета должен быть предварительно рассмотрен сотрудниками соответствующего структурного подразделения Комитета.

При наличии значительных по объему замечаний согласование оформляется в виде отдельного письма Комитета с изложением замечаний, предложений, текста изменений, дополнений либо предложений об исключении отдельных положений проекта, о чем делается отметка в Справке о согласовании проекта.

3.5. Согласование проекта правового акта Санкт-Петербурга, поступившего в Комитет, осуществляется путем его визирования председателем Комитета или заместителем председателя Комитета в Справке согласования проекта, а также на оборотной стороне каждого листа текста проекта с обязательным указанием даты визирования и расшифровкой фамилии, имени, отчества.

Проект правового акта Санкт-Петербурга визируется также юрисконсультом Комитета на оборотной стороне каждого листа текста проекта либо оборотной стороне последнего листа проекта (в случае если проект с приложениями прошит) с обязательным указанием должности, даты визирования и расшифровкой фамилии, имени, отчества.

Виза согласования должна быть удостоверена печатью Комитета.

3.6. Проект правового акта Санкт-Петербурга, подготовленный Комитетом, до его представления на рассмотрение и подпись председателю Комитета должен быть предварительно согласован и завизирован в следующей последовательности:

- должностным лицом, ответственным за подготовку и согласование проекта правового акта Санкт-Петербурга, в соответствующей графе Справки согласования;

- руководителем структурного подразделения, к компетенции которого относится подготовка и согласование данного правового акта Санкт-Петербурга;

- заместителем председателя Комитета, координирующим работу соответствующего структурного подразделения;

- юрисконсультом.

После визирования документов юрисконсультом внесение в них изменений и дополнений без повторного согласования не допускается.

3.7. После согласования и визирования проекта правового акта Санкт-Петербурга один из его экземпляров остается в структурном подразделении, разработавшем проект, для хранения, а второй направляется для визирования председателю Комитета.

3.8. Ответственность за соблюдение требований Регламента Правительства Санкт-Петербурга и настоящего регламента при подготовке проекта правового акта Санкт-Петербурга несет начальник структурного подразделения, которому поручены разработка и согласование проекта правового акта Санкт-Петербурга.

4. Порядок подготовки правовых актов Комитета

4.1. Комитет издает следующие правовые акты (далее - правовые акты Комитета):

- распоряжения - нормативные правовые акты по вопросам, отнесенным законодательством к компетенции Комитета, издаваемые в случаях, установленных федеральными законами, законами Санкт-Петербурга, правовыми актами Президента Российском Федерации, Правительства Российской Федерации, правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга, или индивидуальные правовые акты по вопросам, отнесенным законодательством к компетенции Комитета;

- приказы - нормативные или индивидуальные правовые акты по вопросам внутренней организации работы Комитета.

4.2. Проект правового акта Комитета разрабатывается структурными подразделениями по направлениям деятельности во исполнение требований правовых актов Российской Федерации и Санкт-Петербурга, по поручению Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, курирующего вице-губернатора Санкт-Петербурга на основании поручений и указаний председателя Комитета и его заместителей, а также по собственной инициативе.

4.3. Проект правового акта Комитета разрабатывается в одном экземпляре, каждый лист проекта правового акта Комитета, включая приложения, на оборотной стороне должен быть завизирован с указанием должности, фамилии, инициалов и даты визирования в следующей последовательности:

- исполнителем, подготовившим проект правового акта Комитета;

- начальником структурного подразделения, подготовившего проект правового акта Комитета;

- заместителем председателя Комитета, координирующим работу соответствующего структурного подразделения;

- юрисконсультом.

В случае если проект правового акта Комитета с приложениями составляет пять и более листов, проект правового акта Комитета с приложениями должен быть прошит и пронумерован. Визирование такого проекта осуществляется на оборотной стороне последнего листа.

4.4. Проект правового акта Комитета, кроме проекта приказа по личному составу, должен отвечать следующим требованиям:

4.4.1. Объем проекта правового акта Комитета, как правило, не должен превышать трех страниц текста без приложения. Проект правового акта Комитета может сопровождаться пояснительной запиской объемом до трех страниц.

4.4.2. Проект правового акта Комитета должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты, санкции и т.п.), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации.

4.4.3. В проекте правового акта Комитета должны правильно использоваться официально установленные наименования и термины. Проект правового акта Комитета не должен быть перегружен специальными, узкопрофильными терминами, а также иностранной терминологией.

4.4.4. Содержание издаваемых правовых актов Комитета не должно противоречить изданным ранее правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный правовой акт.

4.4.5. Тексты правовых актов Комитета обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:

- задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения. При указании срока используется цифровой способ оформления даты;

- точное наименование организаций - исполнителей задания (должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается лично на него);

- поручение о контроле исполнения правового акта Комитета или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;

- указание о снятии с контроля ранее принятого правового акта Комитета в случае его выполнения или принятия нового правового акта Комитета взамен принятого;

- указание о сроке введения правового акта Комитета в действие, если такое указание необходимо;

- указание об изменении, отмене, дополнении действующих правовых актов Комитета, если издаваемый правовой акт Комитета отменяет действующий или принимается в развитие действующего правового акта Комитета.

4.4.6. Проект правового акта Комитета должен быть оформлен надлежащим образом и удовлетворять требованиям действующих государственных стандартов.

4.4.7. Если правовые акты Комитета принимаются на основании, в развитие или во исполнение правовых актов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Санкт-Петербурга, то вводная часть правового акта Комитета должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием его наименования, даты принятия и номера.

4.4.8. Если правовой акт Комитета затрагивает права и обязанности организаций, не являющихся органами государственной власти Санкт-Петербурга, к проекту должны прилагаться копии их учредительных документов, а в случае необходимости - иные документы, подтверждающие точное наименование и правовой статус организации.

4.5. Проекты правовых актов Комитета, кроме проектов приказов по личному составу, подлежат согласованию:

- с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга, должностными лицами, к компетенции которых относятся регулируемые в проекте правового акта Комитета вопросы;

- с территориальными органами федеральных органов государственной власти в установленных законодательством случаях;

- с организациями, не являющимися органами государственной власти Санкт-Петербурга, в случаях, когда правовой акт Комитета содержит упоминание о них;

- с органами местного самоуправления муниципальных образований Санкт-Петербурга в случаях, когда правовой акт Комитета содержит упоминание о них (далее - согласующие органы и организации).

4.6. Обязанность по согласованию проекта правового акта Комитета, кроме проекта приказа по личному составу, возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект правового акта Комитета.

4.7. Согласование проекта правового акта Комитета осуществляется путем его визирования руководителем или заместителем руководителя согласующего органа или организации либо на оборотной стороне каждого листа проекта правового акта Комитета, либо в порядке, предусмотренном абз.2 п.4.3 настоящего Регламента, с обязательным указанием фамилии, инициалов и даты визирования. Виза согласования согласующего органа или организации должна быть удостоверена печатью.

4.8. Согласование проекта правового акта Комитета может осуществляться в процессе совещания с участием руководителей или уполномоченных представителей структурных подразделений, участвующих в разработке проекта, а также согласующих органов или организаций. Протокол совещания, подписанный всеми лицами, участвующими в совещании, или его копия, заверенная руководителем структурного подразделения, подготовившего проект правового акта Комитета, приобщается к проекту.

4.9. Срок согласования проекта правового акта Комитета в структурных подразделениях не должен превышать трех рабочих дней.

4.10. Полученные при согласовании проекта правового акта Комитета замечания и предложения учитываются структурным подразделением, подготовившим проект правового акта Комитета.

В случае внесения изменений в проект правового акта Комитета измененный текст проекта подлежит повторному согласованию с теми структурными подразделениями, согласующими органами и организациями, чью компетенцию затрагивают соответствующие изменения.

4.11. После выполнения указанных выше требований проект правового акта Комитета вместе с необходимыми документами представляется на согласование юрисконсульту.

4.11.1. Юрисконсульт осуществляет правовую экспертизу представленного на согласование проекта документа на предмет его соответствия законодательству и требованиям юридической техники, лингвистическую экспертизу на предмет соответствия текста проекта документа нормам современного русского языка.

4.11.2. Если в результате правовой экспертизы в проекте документа не выявлено противоречий действующему законодательству, а также нормам современного русского языка, юрисконсульт визирует проект документа, который затем передает лицу, ответственному за подготовку проекта.

4.11.3. Проект документа, несоответствующий требованиям законодательства, юридической техники, имеющий значительные замечания по соблюдению норм современного русского языка, а также представленный с нарушением установленного настоящим Регламентом порядка, с заключением юрисконсульта возвращается структурному подразделению, подготовившему проект, для доработки и устранения замечаний.

4.11.4. Срок рассмотрения юрисконсультом проектов документов составляет 3 дня.

4.11.5. После визирования документов юрисконсультом внесение в них изменений и дополнений без повторного согласования не допускается.

4.12. Завизированный юрисконсультом проект правового акта Комитета направляется председателю Комитета.

4.13. После подписания председателем Комитета отдел по вопросам государственной службы и кадров Комитета всем правовым актам присваивает номера, проставляет даты, правовые акты тиражируются и рассылаются согласно списку рассылки, определяемым# начальником структурного подразделения, подготовившего проект правового акта Комитета.

4.14. После подписания и регистрации правовой акт Комитета в течение двух дней с момента издания направляется в Юридический комитет Администрации Губернатора Санкт-Петербурга для внесения в Реестр нормативных правовых актов Санкт-Петербурга.

5. Организация контроля и проверки исполнения правовых
актов и организационных документов Комитета

5.1. Контролю подлежит исполнение правовых актов Комитета и организационных актов Комитета (письменных поручений председателя Комитета, его заместителей, поручений, содержащихся в протоколах совещаний с участием председателя Комитета, его заместителей).

5.2. Контроль и организацию исполнения правового акта Комитета осуществляет должностное лицо, указанное в правовом акте.

Контроль за исполнением и организацию исполнения отдельных поручений, содержащихся в правовом и организационном акте Комитета, осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения Комитета или должностное лицо, которым дано поручение.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или определенное должностным лицом, давшим поручение.

5.3. В Комитете обеспечивается необходимый учет находящихся на контроле документов, в том числе в компьютерных базах данных.

5.4. Поручения, содержащиеся в правовых и организационных актах Комитета, с конкретными сроками исполнения должны исполняться точно в установленные сроки, без указания конкретных сроков - в течение одного месяца.

Поручения с грифом "Срочно" должны исполняться - в течение трех дней, с грифом "Весьма срочно" - в течение 24 часов.

5.5. В исключительных случаях при невыполнении или неполном выполнении по объективным причинам поручений, содержащихся в правовых и организационных актах Комитета, решение о переносе сроков (с учетом предложений должностных лиц, на которых в порядке, установленном пунктом 5.2 настоящего Регламента, возложен контроль за исполнением соответствующих актов) принимает председатель Комитета или по его поручению заместители председателя Комитета.

5.6. Лица, на которых возложено исполнение правовых и организационных актов Комитета, несут ответственность за их неисполнение или ненадлежащее исполнение в соответствии с действующим законодательством.

6. Подготовка и проведение совещаний в Комитете

6.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности структурных подразделений Комитета и других организаций председатель и заместитель председателя Комитета проводят:

- совещания с заместителями председателя Комитета и начальниками Отдела правового и методического обеспечения, Отдела по обеспечению регистрации актов гражданского состояния в АИС "ЗАГС Санкт-Петербурга", Отдела по вопросам государственной службы и кадров, финансово-бухгалтерского Отдела, Отдела государственного заказа и договорного обеспечения, Отдела регистрации актов гражданского состояния о смерти, Отдела по обслуживанию зданий Комитета - еженедельно по понедельникам;

- совещания с руководителями всех структурных подразделений Комитета - ежемесячно в первую среду;

- совещания с руководителями всех структурных подразделений Комитета и представителями других организаций - ежемесячно в третью среду;

- выездные совещания с участием руководителей всех структурных подразделений Комитета - по мере необходимости.

6.2. Руководители Отдела правового и методического обеспечения, Отдела по обеспечению регистрации актов гражданского состояния в АИС "ЗАГС Санкт-Петербурга", Отдела по вопросам государственной службы и кадров, финансово-бухгалтерского Отдела, Отдела государственного заказа и договорного обеспечения Комитета проводят совещания с руководителями и специалистами районных Отделов ЗАГС, Отделов регистрации актов гражданского состояния о браке - дворцов бракосочетания N 1 и N 2, Отдела регистрации актов гражданского состояния о рождении - дворца "Малютка", Отдела формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния, Отдела регистрации актов гражданского состояния о смерти - по мере необходимости.

6.3. Оповещение участников совещания, направление при необходимости в их адрес материалов для проработки, и регистрацию приглашенных обеспечивает структурное подразделение Комитета, ответственное за подготовку совещания.

6.4. Протоколы совещаний с руководителями всех структурных подразделений, выездных совещаний, совещаний с руководителями всех структурных подразделений Комитета и представителей других организаций ведет сотрудник, определенный председателем Комитета. Протокол должен быть оформлен в течение пяти рабочих дней. Протокол подписывается должностным лицом, председательствующим на соответствующем совещании, и сотрудником, составлявшим протокол.

7. Порядок подготовки и проведения заседаний методического совета

7.1. Порядок подготовки и проведения заседаний методического совета определяется положением о методическом совете, утверждаемым приказом председателя Комитета.

8. Организация приема граждан в Комитете

8.1. Прием граждан и представителей организаций председателем Комитета, заместителем председателя Комитета, руководителями и сотрудниками структурных подразделений Комитета осуществляется в соответствии с графиком приема граждан согласно приложению N 2.

8.2. Специалисты соответствующих структурных подразделений Комитета осуществляют:

- регистрацию актов гражданского состояния и совершение других юридически значимых действий;

- оказание консультационно-правовой помощи по обращениям.

8.3. Регистрацию актов гражданского состояния и совершение других юридически значимых действий осуществляют Отделы записи актов гражданского состояния районов, отдел правового и методического обеспечения, Отделы регистрации актов гражданского состояния о браке - дворцы бракосочетания N 1 и N 2, Отдел регистрации актов гражданского состояния о рождении - дворец "Малютка", Отдел формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния, Отдел регистрации актов гражданского состояния о смерти - в соответствии с действующим семейным законодательством.

8.4. При личном приеме граждан по консультационно-правовым вопросам должностное лицо, уполномоченное на осуществление приема граждан, проверяет документы, удостоверяющие личность гражданина.

8.5. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

8.6. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комитета, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

8.7. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

8.8. Ответственность за организацию приема и выполнение принятых решений в структурных подразделениях Комитета возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

9. Организация работы с обращениями
граждан и организаций в Комитете

9.1. Работа с обращениями граждан в Комитете осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", иных федеральных законов и нормативных правовых актов Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Санкт-Петербурга, регулирующих правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, и настоящего Регламента.

9.2. Все поступившие в Комитет (по адресу: ул.Таврическая, д.39) обращения граждан и организаций направляются в приемную председателя Комитета и регистрируются специалистом приемной в Единой системе электронного документооборота (ЕСЭД) в день поступления.

9.3. Зарегистрированные обращения передаются для рассмотрения председателю или, в случае его отсутствия, заместителю председателя Комитета.

9.4. Председатель Комитета по результатам рассмотрения обращения налагает резолюцию о рассмотрении обращения структурным подразделением Комитета в соответствии с компетенцией.

9.5. Все письма граждан, на которых имеется резолюция председателя, ставятся на контроль.

9.6. Обращения граждан подлежат рассмотрению в течение 30 дней со дня регистрации обращения, если более короткий срок не указан в резолюции. Срок рассмотрения обращения может быть продлен, в порядке исключения, руководителем Комитета не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя. Промежуточный ответ готовит структурное подразделение, которое рассматривает обращение.

Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет председатель Комитета.

9.7. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

9.8. Письменные ответы подписываются председателем Комитета или его заместителем. В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и его служебный телефон.

9.9. Обращения граждан и организаций, поступившие непосредственно в Отделы записи актов гражданского состояния районов, в Отделы регистрации актов гражданского состояния о браке - дворцы бракосочетания N 1 и N 2, в Отдел регистрации актов гражданского состояния о рождении - дворец "Малютка", в Отдел формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния регистрируются в журналах входящей корреспонденции (в АИС ЗАГС "Санкт-Петербурга") соответствующего структурного подразделения. Зарегистрированные обращения передаются на рассмотрение руководителя структурного подразделения, который налагает резолюцию о рассмотрении обращения специалистом отдела. Письменные ответы подписываются руководителем структурного подразделения.

9.10. Руководители структурных подразделений Комитета несут персональную ответственность за правильность, полноту и надлежащее оформление ответов в соответствии с законодательством и настоящим регламентом.

9.11. Заместитель председателя Комитета осуществляет анализ деятельности структурных подразделений Комитета по работе с обращениями и жалобами, готовит отчеты и направляет их в Управление по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по делам записи актов гражданского состояния Санкт-Петербурга от 23 марта 2009 г. N 24 раздел 9 настоящего приложения дополнен пунктом 9.12

9.12. Копии обращений граждан, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня регистрации указанных обращений направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности. Обращения, поступившие по электронной почте, направляются в Комитет в распечатанном и электронном виде.

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по делам записи актов гражданского состояния Санкт-Петербурга от 23 марта 2009 г. N 24 раздел 9 настоящего приложения дополнен пунктом 9.13

9.13. Копии письменных ответов на обращения, содержащие сведения о коррупции, направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности одновременно с направлением ответа заявителю. Приказ довести до сведения руководителей всех структурных подразделений Комитета.

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по делам записи актов гражданского состояния Санкт-Петербурга от 17 января 2012 г. N 9 раздел 9 настоящего приложения дополнен пунктом 9.14

9.14. Срок подготовки и направления ответа на межведомственный запрос не может превышать пяти рабочих дней после поступления межведомственного запроса в Комитет. Иные сроки подготовки и направления ответа на межведомственный запрос могут быть установлены федеральными законами, правовыми актами Правительства Российской Федерации и принимаемыми в соответствии с федеральными законами нормативными правовыми актами Санкт-Петербурга. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения межведомственных запросов осуществляет заместитель председателя Комитета.

10. Порядок и сроки предоставления
сведений, информации и отчетов

10.1. Структурные подразделения Комитета предоставляют сведения, информацию и отчеты внутри Комитета и другим организациям в соответствии с действующим законодательством.

10.2. Отделы записи актов гражданского состояния районов, Отделы регистрации актов гражданского состояния о браке - дворцы бракосочетания N 1 и N 2, Отдел регистрации актов гражданского состояния о рождении - дворец "Малютка", Отдел формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния, Отдел регистрации актов гражданского состояния о смерти предоставляют

Заместителю председателя Комитета:

- квартальную информационно-аналитическую справку по работе с письменными обращениями граждан до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

В Отдел правового и методического обеспечения Комитета:

- ежемесячные отчеты о регистрации актов гражданского состояния до 5 числа месяца, следующего за отчетным;

- ежемесячные сведения о государственной пошлине за регистрацию актов гражданского состояния и совершение других юридически значимых действий до 5 числа месяца, следующего за отчетным;

- вторые экземпляры записей актов гражданского состояния об установлении отцовства, усыновлении и перемене имени до 5 числа месяца, следующего за отчетным;

- квартальный отчет и регистрации актов гражданского состояния до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом;

- квартальный отчет по судебным делам до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом;

- ежегодный анализ работы с судебными органами до 20 января года, следующего за отчетным.

10.3. Структурные подразделения Комитета представляют

В Отдел по вопросам государственной службы и кадров:

- график отпусков на следующий год до 15 ноября текущего года;

- заявление о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска не позднее трех недель до начала отпуска.

В финансово-бухгалтерский Отдел:

- квартальный отчет о движении бланков гербовых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом;

- годовой отчет о движении бланков гербовых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния до 10 января года, следующего за отчетным;

- табель учета использования рабочего времени ежемесячно 15 и 25 числа (за исключением структурных подразделений, находящихся по адресу: ул.Таврическая д.39).

В Отдел по обеспечению регистрации актов гражданского состояния в АИС "ЗАГС Санкт-Петербурга" (представляют структурные подразделения, работающие в АИС ЗАГС "Санкт-Петербурга"):

- служебные записки о передаче права подписи руководителя структурного подразделения лицу, замещающему должность руководителя, в АИС "ЗАГС Санкт- Петербурга" за З дня до даты замещения (в экстренных случаях - по мере поступления информации);

- служебные записки об изменении установочных данных гражданских служащих - в день издания приказа;

- служебные записки о приеме на государственную гражданскую службу, переводе в другое структурное подразделение, изменении должности, освобождении от должности государственных гражданских служащих - в день издания приказа;

- служебные записки о внесении исправлений или изменений в электронную базу записей актов гражданского состояния не позднее трех дней со дня внесения соответствующих исправлений или изменений в первый и второй (с отметкой о произведенных исправлениях начальника отдела формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния) экземпляры записей актов гражданского состояния;

- служебные записки о перемещении техники и сетевого оборудования в связи с началом работ по ремонту, перепланировке помещений и др. не позднее трех дней до начала работ;

- служебные записки о приобретении компьютерной техники на следующий год не позднее 15 апреля текущего года.

В Отдел по обслуживанию зданий

- ежеквартально заявки на канцелярские принадлежности за месяц до начала следующего квартала.

10.4. Заместитель председателя Комитета готовит и направляет квартальную информационно-аналитическую справку о работе с письменными обращениями граждан в Управление по обращениям и жалобам Администрации Губернатора Санкт-Петербурга до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

10.5. Отдел правового и методического обеспечения Комитета готовит и направляет отчеты по установленным формам:

- ежемесячно в территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Санкт-Петербургу и Ленинградской области до 10 числа месяца, следующего за отчетным;

- ежемесячно в главное управление федеральной регистрационной службы по Санкт-Петербургу и Ленинградской области сведения о государственной пошлине за регистрацию актов гражданского состояния и совершение других юридически значимых действий до 10 числа месяца, следующего за отчетным;

- ежемесячно в главное управление федеральной регистрационной службы по Санкт-Петербургу и Ленинградской области заявления об уточнении вида и принадлежности платежа до 10 числа месяца, следующего за отчетным;

- в главное управление федеральной регистрационной службы по Санкт-Петербургу и Ленинградской области решения о возврате излишне уплаченной суммы государственной пошлины в течение 5 дней после приема заявления от гражданина;

- ежемесячно сведения о регистрации актов гражданского состояния в информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга до 10 числа месяца, следующего за отчетным;

- ежегодно сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния в Министерство юстиции РФ до 15 февраля года, следующего за отчетным;

- ежегодно в территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Санкт-Петербургу и Ленинградской области до 10 января года, следующего за отчетным;

- квартальный отчет о результатах рассмотрения судебных дел, переданных юридическим Комитетом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга для представления интересов Губернатора Санкт-Петербурга и (или) Правительства Санкт-Петербурга в юридический Комитет Администрации Губернатора Санкт-Петербурга до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом;

- ежеквартально сведения о количестве зарегистрированных актов гражданского состояния и других юридически значимых действий в финансово-бухгалтерский отдел Комитета до 8 числа месяца, следующего за отчетным периодом;

- ежегодно сведения о количестве зарегистрированных актов гражданского состояния и других юридически значимых действий в финансово-бухгалтерский отдел Комитета до 8 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

10.6. Отделы, осуществляющие первичную регистрацию актов гражданского состояния (кроме отдела регистрации актов гражданского состояния о смерти), готовят и направляют:

- вторые экземпляры актовых записей о рождении и ежемесячный отчет о регистрации брака и расторжении брака в территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Санкт-Петербургу и Ленинградской области соответствующего района до 10 числа месяца, следующего за отчетным;

- ежемесячно в отдел формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния вторые экземпляры актовых записей о браке и расторжении брака до 5 числа месяца, следующего за отчетным;

- квартальный отчет в отдел формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния о внесении изменений в акты гражданского состояния до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом;

- ежемесячно в главное управление федеральной регистрационной службы по Санкт-Петербургу и Ленинградской области заявления об уточнении вида и принадлежности платежа до 10 числа месяца, следующего за отчетным;

- в главное управление федеральной регистрационной службы по Санкт-Петербургу и Ленинградской области решения о возврате излишне уплаченной суммы государственной пошлины в течение 5 дней после приема заявления от гражданина;

- ежегодно в Центральную экспертную комиссию Комитета опись дел по перемене имени за истекший год в I квартале следующего года;

- ежегодно в Центральную экспертную комиссию Комитета акты о списании документов с истекшим сроком хранения в соответствии с номенклатурой дел в I квартале следующего года;

- ежегодно в Центральную экспертную комиссию Комитета описи дел постоянного хранения первых экземпляров книг записей актов гражданского состояния во II квартале следующего года;

- сведения о внесении изменений в акты гражданского состояния и об изменении установочных данных в связи с регистрацией брака, расторжением брака, переменой имени в районные военные комиссариаты 2 раза в месяц;

- сведения о внесении изменений в акты гражданского состояния (ст.69 и 70 ФЗ "Об актах гражданского состояния") и об изменении установочных данных в связи с регистрацией брака, расторжением брака, переменой имени в территориальные пункты Управления федеральной миграционной службы по Санкт-Петербургу и Ленинградской области - в сроки, установленные действующим законодательством.

10.7. Отдел регистрации актов гражданского состояния о смерти и отделы ЗАГС Кронштадтского, Колпинского, Курортного, Петродворцового и Пушкинского районов готовят и направляют:

- ежемесячно первые экземпляры записей актов о смерти в Отдел формирования, хранения, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния (для последующей передачи Отделам ЗАГС районов) до 3 числа месяца, следующего за отчетным (пункт относится только к отделу регистрации актов гражданского состояния о смерти);

- ежемесячно вторые экземпляры записей актов о смерти и отчет о регистрации актов гражданского состояния о смерти в территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Санкт-Петербургу и Ленинградской области (пункт относится только к отделу регистрации актов гражданского состояния о смерти);

- ежеквартально отчет о регистрации смерти с неполными сведениями в отдел правового и методического обеспечения до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом;

- сообщения о детях, оставшихся без попечения родителей, в органы опеки и попечительства в 3-х дневный срок с момента регистрации акта о смерти родителя (родителей);

- сведения о регистрации смерти в районные военные комиссариаты 2 раза в месяц;

- ежемесячно паспорта умерших и реестры паспортов в территориальные пункты Управления федеральной миграционной службы по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

10.8. Отдел по обеспечению регистрации актов гражданского состояния в АИС "ЗАГС Санкт-Петербурга" направляет:

- ежемесячно сведения о регистрации смерти по городу в Администрации районов Санкт-Петербурга до 5 числа месяца, следующего за отчетным;

- еженедельно сведения о регистрации рождения и смерти по городу в Управление федеральной налоговой службы по Санкт-Петербургу ФНС России не позднее среды недели, следующей за отчетной;

- ежедекадно сведения о регистрации смерти по городу в отделение Пенсионного фонда РФ (государственное учреждение) по Санкт-Петербургу и Ленинградской области Пенсионного фонда РФ в первый рабочий день после отчетной декады;

- ежемесячно сведения о регистрации смерти по городу в Санкт-Петербургское ГУ "Городской центр по начислению и выплате пенсий и пособий" Комитета по труду и социальной защиты населения Санкт-Петербурга в первый рабочий день месяца, следующего за отчетным;

- ежемесячно сведения о регистрации смерти по городу в ГУ "Санкт-Петербургское региональное отделение Фонда социального страхования РФ" Фонда социального страхования РФ в первый рабочий день месяца, следующего за отчетным.

10.9. Отдел по вопросам государственной службы и кадров направляет:

- ежегодно "Сведения (форма N 2-ГС) о дополнительном профессиональном образовании работников, замещавших государственные должности и должности государственной службы" в территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Санкт-Петербургу и Ленинградской области до 10 февраля следующего года;

- ежегодно отчет (форма N 6) "О численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе" (ДСП) в мобилизационный отдел Администрации Губернатора Санкт-Петербурга до 20 декабря текущего года;

- отчет о наличии работающих и забронированных военнообязанных в военный комиссариат Центрального района Санкт-Петербурга каждый четный год до 1 декабря (по состоянию на 1 января текущего года);

- ежемесячно справку о наличии вакантных должностей государственной гражданской службы в управление кадров и государственной службы Администрации Санкт-Петербурга до 5 числа месяца, следующего за отчетным;

- ежемесячно базу данных "Управление персоналом государственных органов" (обновленную) в управление кадров и государственной службы Администрации Санкт-Петербурга до 3 числа месяца, следующего за отчетным;

- ежеквартально и ежегодно сведения об "Использовании рабочего времени" и "Движение работников" в финансово-бухгалтерский отдел Комитета до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

10.10.Финансово-бухгалтерский Отдел готовит и направляет:

- ежегодно "Отчет о выполнении плана по сети, штатам и контингентам в бюджетных учреждениях в Комитет финансов", "О расходах бюджета", "Сводный отчет по кредиторской и дебиторской задолженности Комитета по делам ЗАГС в разрезе бюджетных учреждений, финансируемых за счет средств бюджета Санкт-Петербурга", "О расходах и численности работников федеральных государственных, государственных органов субъектов РФ и органов местного самоуправления", "Отчет о фактических объемах потребления теплоэнергии и воды главными распорядителями средств бюджета Санкт-Петербурга за 12 месяцев, а также о расходах, направленных на оплату коммунальных услуг за текущий период и погашение кредиторской задолженности перед поставщиком энергоресурсов" в Комитет финансов;

- ежеквартально и ежегодно "Баланс исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета; справка к балансу по заключению счетов бюджетного учета отчетного финансового года; отчет о финансовых результатах деятельности; отчет об исполнении бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета; сведения о количестве подведомственных учреждений и направлении их деятельности; сведения о результатах деятельности; сведения об изменениях бюджетной росписи главного распорядителя средств бюджета; сведения о кассовом исполнении бюджета; сведения об эффективности бюджетных расходов; сведения о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей в бюджетных учреждениях; сведения о движении нефинансовых активов; сведения об использовании информационных технологий в деятельности бюджетного учреждения, отчет о расходовании субвенций на выполнение федеральных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния (до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом) в Комитет финансов.

Сроки сдачи отчетов и сведений в Комитет финансов устанавливаются ежегодно соответствующими письмами Комитета финансов;

- ежеквартально "Отчет о фактических объемах потребления теплоэнергии и воды главными распорядителями средств бюджета Санкт-Петербурга за 12 месяцев, а также о расходах, направленных на оплату коммунальных услуг за текущий период и погашение кредиторской задолженности перед поставщиком энергоресурсов" в Комитет по энергетике;

- ежемесячно сведения о численности, заработной плате и движении работников в территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Санкт-Петербургу и Ленинградской области до 15 числа месяца, следующего за отчетным;

- ежеквартально расчет авансовых платежей по единому социальному налогу для лиц, производящих выплаты физическим лицам; расчет авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам; налоговая декларация по налогу на добавленную стоимость; налоговая декларация по налогу на имущество организаций (налоговый расчет по авансовому платежу); налоговая декларация по налогу на прибыль организаций в межрайонную инспекцию федеральной налоговой службы N 11 по Санкт-Петербургу до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом;

- ежегодно сведения о доходах физических лиц в межрайонную инспекцию федеральной налоговой службы N 11 по Санкт-Петербургу до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом;

- ежегодно индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица в Пенсионный фонд по Санкт-Петербургу до 6 февраля года, следующего за отчетным;

- ежеквартально расчетную ведомость по средствам Фонда социального страхования РФ в Фонд социального страхования по Санкт-Петербургу до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом;

- ежемесячно отчет о кассовых поступлениях и убытиях в Отдел федерального казначейства Центрального района до 4 числа месяца, следующего за отчетным;

- ежегодно справки о доходах физического лица - до 31 марта следующего года.

11. Организация работы с парламентскими запросами, запросами
и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной
Думы и депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга

11.1. Депутатские запросы и обращения регистрируются в день поступления, затем передаются председателю Комитета и не позднее следующего дня направляются в структурные подразделения по принадлежности решаемых вопросов.

11.2. Все поручения председателя Комитета по депутатским запросам и обращениям ставятся на контроль.

11.3. Депутатские запросы и обращения подлежат рассмотрению в соответствии с федеральными законами, Уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга в следующие сроки:

- парламентский запрос - в течение 15 дней со дня получения запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

- запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы - в течение 30 дней со дня получения запроса или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

- обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы - безотлагательно, при необходимости получения дополнительных материалов - в течение 30 дней со дня получения обращения;

- запрос депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга - в течение 7 дней со дня получения запроса;

- обращение депутата Законодательного Собрания Санкт-Петербурга - в течение 15 дней со дня получения обращения; в случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения поставленных вопросов в течение 30 дней со дня получения обращения, при условии уведомления обратившегося с обращением депутата Законодательного Собрания в пятидневный срок со дня получения обращения;

- обращения депутатов иных выборных органов - в течение 30 дней со дня получения обращения.

11.4 Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением депутатских запросов и обращений, поступивших председателю, осуществляет руководитель структурного подразделения, которому депутатский запрос и обращение направлен для рассмотрения.

11.5. Рассмотрение депутатского запроса и обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и обратившемуся депутату дан письменный ответ.

11.6. Ответы на парламентские запросы, запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы подписывает председатель или заместитель председателя в соответствии с распределением обязанностей.

11.7. Ответы на депутатские запросы и обращения к структурным подразделениям и должностным лицам Комитета подписываются руководителями соответствующих структурных подразделений (должностными лицами) Комитета. Проект ответа обязательно согласовывается с заместителем председателя.

В ответе указываются фамилия исполнителя и его служебный телефон.

12. Организация встреч в Комитете с делегациями из регионов
Российской Федерации и зарубежных стран

12.1. Заявки на встречи от иностранных организаций с необходимой информацией направляются председателю Комитета, который определяет целесообразность проведения встречи с той или иной делегацией и привлечения к участию во встрече специалистов структурных подразделений Комитета и представителей иных исполнительных органов власти.

12.2. Встречи председателя Комитета с делегациями из регионов Российской Федерации и зарубежных стран организуются заместителем председателя Комитета.

Информация об изменениях:

Приказом Комитета по делам записи актов гражданского состояния Санкт-Петербурга от 6 марта 2009 г. N 19 настоящее приложение дополнено разделом 13

13. Порядок согласования проектов договоров
(государственных контрактов), заключаемых Комитетом

13.1. Порядок согласования договоров (государственных контрактов), поступающих в Комитет из других организаций, учреждений

13.1.1. Проект договора (государственного контракта) (далее по тексту договор) при поступлении в любое структурное подразделение Комитета проходит обязательную процедуру регистрации в Юридическом отделе Комитета.

13.1.2. При регистрации договора начальник Юридического отдела (в случае его отсутствия - специалист Юридического отдела) заполняет лист согласования проекта договора, указывает дату поступления договора, присваивает внутренний порядковый номер, определяет лицо, ответственное за согласование проекта договора из руководителей структурных подразделений Комитета, список руководителей структурных подразделений, которые в обязательном порядке должны быть ознакомлены с представленным проектом с целью согласования пунктов договора в пределах своей компетенции, а также сроки возврата проекта договора в Юридический отдел после прохождения процедуры согласования для составления заключения о возможности передачи его на подпись председателю Комитета либо оформления протокола разногласий.

13.1.3. Лицо, ответственное за согласование проекта договора, визирует его у руководителей структурных подразделений, определенных в листке согласования. В случае наличия предложений, замечаний руководителей структурных подразделений, они оформляются в письменном виде и передаются в Юридический отдел вместе с проектом договора.

13.1.4. Специалисты Юридического отдела в 3-дневный срок осуществляют правовую экспертизу представленного проекта договора на предмет соответствия его законодательству, требованиям юридической техники, лингвистическую экспертизу на предмет соответствия текста проекта договора нормам современного русского языка.

13.1.5. В случае отсутствия замечаний по тексту договора, проект договора визируется начальником Юридического отдела на листе согласования и на одном из экземпляров проекта и передается лицу, ответственному за согласование проекта договора с целью передачи его на подпись председателю Комитета.

13.1.6. При наличии замечаний руководителей структурных подразделений по условиям проекта договора, оформленных в письменном виде, замечания рассматриваются и по ним дается заключение Юридического отдела о необходимости оформления протокола разногласий по проекту договора.

13.1.7. Подготовленный протокол разногласий по договору, а также завизированный проект договора с отметкой "подписан с протоколом разногласий" возвращается лицу, ответственному за согласование проекта договора для передачи его на подпись председателю Комитета.

13.1.8. Проекты договоров, предоставленные с нарушением установленного порядка, руководителем не подписываются.

13.1.9. Ответственность за несоблюдение сроков заключения договора возлагается на лицо, ответственное за согласование проекта.

13.2. Порядок согласования договоров, разработанных Комитетом и направляемых в иные организации для их заключения

13.2.1. Руководитель структурного подразделения Комитета, являющийся автором подготовленного проекта договора, передает его в Юридический отдел Комитета с целью оформления листа согласования, а также регистрации, определения лиц, осуществляющих согласование отдельных пунктов договора в пределах своей компетенции.

13.2.2. После процедуры регистрации и оформления листа согласования договор возвращается ответственному руководителю структурного подразделения для согласования его отдельных пунктов с иными руководителями в пределах их компетенции и формирования своих замечаний, предложений.

13.2.3. После получения всех необходимых виз руководителей подразделений, определенных в листе согласования, при наличии замечаний, предложений по тексту договора, оформленных в письменном виде, проект договора вместе с листом согласования, письменными замечаниями поступает в Юридический отдел.

13.2.4. В срок не более 3 рабочих дней специалистами Юридического отдела проводятся правовая и лингвистические экспертизы проекта договора, анализируются оформленные замечания и предложения руководителей структурных подразделений.

13.2.5. В случае наличия замечаний со стороны Юридического отдела проект договора с оформленным в письменном виде заключением возвращается руководителю структурного подразделения, представившему проект, на доработку.

13.2.6. После устранения замечаний Юридического отдела проект вновь проходит процедуру согласования и повторно поступает в Юридический отдел.

13.2.7. В случае отсутствия замечаний со стороны Юридического отдела проект договора визируется начальником Юридического отдела и передается руководителю структурного подразделения, ответственному за подготовку проекта договора, для передачи его на подпись председателю Комитета.

ГАРАНТ:

Нумерация приложений приводится в соответствии с внесенными изменениями