Приложение. Административный регламент исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции проведения проверок соблюдения архивного законодательства Российской Федерации на территории Ленинградской области

Приложение

Административный регламент
исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной
функции проведения проверок соблюдения архивного законодательства
Российской Федерации на территории Ленинградской области
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области
от 26 октября 2009 г. N 23)

I. Общие положения

1. Наименование государственной функции

Административный регламент исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции проведения проверок соблюдения архивного законодательства Российской Федерации на территории Ленинградской области (далее - административный регламент) разработан в целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах и Плана мероприятий по проведению административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах, одобренных распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 года N 1789-р, Программы проведения административной реформы в Ленинградской области в 2006 - 2010 годах, утверждённой распоряжением Губернатора Ленинградской области от 7 июля 2006 года N 345-рг, Планом мероприятий по проведению административной реформы в Ленинградской области в 2009 году, утверждённым распоряжением Губернатора Ленинградской области от 26 мая 2009 года N 289-рг, а также усиления государственного контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела, определения сроков, последовательности административных процедур и административных действий архивного комитета Ленинградской области (далее - комитет) при проведении проверок соблюдения архивного законодательства Российской Федерации на территории Ленинградской области (далее - архивное законодательство).

2. Нормативные правовые акты, регулирующие исполнение
государственной функции

Исполнение государственной функции проведения проверок соблюдения архивного законодательства Российской Федерации на территории Ленинградской области (далее - государственная функция) осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации ("Собрание законодательства Российской Федерации", 26 января 2009 года, N 4, ст. 445);

- Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях ("Собрание законодательства Российской Федерации", 7 января 2002 года, N 1 (ч. 1), ст. 1);

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 25 октября 2004 года, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 26 декабря 2008 года N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 29 декабря 2008 года, N 52 (ч. 1), ст. 6249);

- Федеральным законом от 6 октября 1999 года N 184-ФЗ "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 18 октября 1999 года, N 42, ст. 5005);

- Федеральным законом от 14 ноября 2002 года N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2 декабря 2002 года, N 48, ст. 4746);

- приказом Федеральной архивной службы России от 18 февраля 2002 года N 18 "Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона "О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 4 марта 2002 года, N 9);

- Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждёнными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 14 мая 2007 года, N 20);

- Основными правилами работы ведомственных архивов, утверждёнными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263 (документ опубликован не был);

- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (документ опубликован не был);

- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года N 536 ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 6 марта 2006 года, N 10);

- Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 ("Собрание законодательства Российской Федерации", 22 июня 2009 года, N 25, ст. 3060);

- Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области, утверждённой постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года N 253-пг ("Вестник Правительства Ленинградской области", 27 июня 2006 года, N 31);

- Постановлением Правительства Ленинградской области от 1 апреля 2005 года N 83 "Об обеспечении сохранности архивных документов" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 13 мая 2005 года, N 16);

- Положением об архивном комитете Ленинградской области, утверждённым постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 ("Вести", 25 июня 2008 года, N 115).

3. Исполнитель государственной функции

3.1. Исполнение государственной функции осуществляется комитетом. Технологическое обеспечение государственной функции осуществляется специалистами комитета.

3.2. Местонахождение комитета: 191311, г. Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3, тел. (812) 274-93-62, факс (812) 710-00-81, электронный адрес: aklo_18@mail.ru, Интернет-сайт: http://lenobl.ru/gov/committee/archive.

Режим работы комитета:

понедельник - четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00;

выходные дни - суббота и воскресенье.

4. Исполнение государственной функции

4.1. Государственная функция реализуется в отношении государственных архивов, музеев, библиотек Ленинградской области; органов государственной власти и иных государственных органов Ленинградской области; государственных унитарных предприятий, включая казённые предприятия, и государственных учреждений Ленинградской области (далее - юридические лица).

4.2. Государственная функция исполняется в форме плановых проверок соблюдения архивного законодательства и внеплановых проверок.

4.3. В случае необходимости в процессе исполнения государственной функции осуществляется взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти, в том числе территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти Ленинградской области, органами местного самоуправления и иными юридическими лицами.

5. Результат исполнения государственной функции

Результатом исполнения государственной функции является:

- справка о соблюдении архивного законодательства (далее - справка) органом государственной власти, государственным органом Ленинградской области, при отсутствии нарушений архивного законодательства;

- акт проверки соблюдения архивного законодательства (далее - акт);

- предписание об устранении нарушений архивного законодательства (далее - предписание);

- протокол об административном правонарушении (далее - протокол);

- представление о нарушении архивного законодательства в управление Росохранкультуры по Северо-Западному федеральному округу и(или) в прокуратуру (далее - представление).

II. Порядок исполнения государственной функции

6. Порядок информирования об исполнении государственной функции

Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется комитетом по устным или письменным обращениям, в том числе по электронной почте, а также размещается на странице комитета официального Интернет-сайта Правительства Ленинградской области.

Информирование осуществляется ежедневно в рабочее время с использованием средств телефонной, факсимильной и почтовой связи, электронной почты, а также средств Интернета.

7. Административные процедуры

Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

- планирование проверки;

- подготовка и проведение проверки;

- оформление документов по результатам проверки;

- применение мер в отношении нарушений архивного законодательства, выявленных при проведении проверки.

Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении N 1 к административному регламенту.

7.1. Планирование проверки

7.1.1. Проверка осуществляется комитетом на основании тематического плана основных мероприятий Правительства Ленинградской области, а также ежемесячного плана работы комитета, в котором приводится перечень проверяемых юридических лиц, сроков, фамилий и инициалов специалистов комитета, ответственных за проведение проверки.

Плановые проверки проводятся не чаще чем 1 раз в 3 года.

Предметом плановой проверки является соблюдение юридическим лицом в своей деятельности архивного законодательства.

7.1.2. Основанием для проведения внеплановой проверки является истечение срока исполнения юридическим лицом ранее выданного предписания об устранении нарушений архивного законодательства, поступление в комитет обращений и заявлений граждан, юридических лиц, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации о фактах нарушения прав потребителей в сфере архивного законодательства (в случае обращения граждан, права которых нарушены).

Предметом внеплановой проверки является выполнение юридическим лицом предписания комитета и соблюдение в процессе осуществления своей деятельности архивного законодательства.

7.2. Подготовка и проведение проверки

7.2.1. Плановая и внеплановая проверка (далее - проверка) проводится в форме выездной проверки.

7.2.2. Проверка проводится специалистами комитета на основании распоряжения председателя комитета, его заместителя (далее - распоряжение).

При необходимости к проведению проверки могут привлекаться работники государственного учреждения "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" или муниципальных архивов Ленинградской области на основании распоряжения, согласованного с их руководителями.

7.2.3. О проведении плановой проверки юридическое лицо уведомляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом посредством направления копии распоряжения, заверенной печатью комитета, в течение 3-х рабочих дней до начала её проведения.

О проведении внеплановой проверки юридическое лицо уведомляется комитетом не менее чем за двадцать четыре часа до начала её проведения любым доступным способом.

7.2.4. План проверки, содержащий перечень вопросов, обязательных для изучения при осуществлении контроля за соблюдением архивного законодательства, утверждается председателем комитета.

7.2.5. Сроки проведения проверки определяются председателем комитета с учётом объёма предстоящих работ, но не могут составлять более 20-ти рабочих дней.

7.2.6. Проверка проводится по месту нахождения юридического лица и(или) по месту фактического осуществления его деятельности и в соответствии с режимом работы проверяемого юридического лица.

7.2.7. При проведении проверки юридическое лицо обязано обеспечить присутствие руководителя, иных должностных лиц или уполномоченных представителей юридического лица, ответственных за организацию и проведение мероприятий по выполнению требований архивного законодательства.

7.2.8. Проверка начинается с предъявления служебного удостоверения специалистами, проводящими проверку, обязательного ознакомления руководителя или иного должностного лица# юридического лица, его уполномоченного представителя с распоряжением о назначении проверки и с полномочиями проводящих проверку лиц, а также с целями, задачами, основаниями проведения проверки, видами и объёмом мероприятий по контролю, со сроками и с условиями её проведения.

7.2.9. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица обязаны предоставить специалистам, проводящим проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом проверки, а также обеспечить доступ проводящих проверку лиц на территорию, в используемые юридическим лицом при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, а также к оборудованию.

Юридические лица, их руководители, иные должностные лица или уполномоченные представители юридических лиц, необоснованно препятствующие проведению проверок, уклоняющиеся от проведения проверок и(или) не исполняющие в установленный срок предписаний комитета несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.3. Порядок оформления документов по результатам проверки

7.3.1. По результатам проверки органа государственной власти, государственного органа Ленинградской области при отсутствии нарушений архивного законодательства специалистами, проводящими проверку, составляется справка (приложение N 2).

В справке проверки указываются:

- дата, время и место составления;

- наименование комитета;

- дата и номер распоряжения;

- фамилии, имена, отчества и должности специалистов, проводивших проверку;

- наименование проверяемого юридического лица, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, лиц, присутствовавших при проведении проверки;

- дата, время, продолжительность и место проведения проверки;

- сведения о результатах проверки;

подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.

7.3.2. По результатам проверки юридического лица вне зависимости от выявления или не выявления# нарушений архивного законодательства, а также в случае выявления нарушений архивного законодательства органом государственной власти, государственным органом Ленинградской области специалистами, проводящими проверку, составляется акт (приложение N 3). В акте указываются:

- дата, время и место составления;

- наименование комитета;

- дата и номер распоряжения;

- фамилии, имена, отчества и должности специалистов, проводивших проверку;

- наименование проверяемого юридического лица, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, лиц, присутствовавших при проведении проверки;

- дата, время, продолжительность и место проведения проверки;

- сведения о результатах проверки;

- данные о нарушениях архивного законодательства, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;

- сведения об ознакомлении или отказе от ознакомления с актом проверки руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, присутствовавших при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи;

- сведения о внесении в журнал учёта проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием у юридического лица указанного журнала;

- подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.

7.3.3. Справка оформляется в течение 10-ти рабочих дней после завершения проверки в 2-х экземплярах, один из которых направляется в адрес проверяемого юридического лица заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении либо иным доступным способом, второй - остаётся в комитете и помещается в наблюдательное дело юридического лица.

7.3.4. Акт проверки оформляется непосредственно после её завершения в 2-х экземплярах, один из которых с копиями приложений вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, второй - остаётся в комитете и помещается в наблюдательное дело юридического лица.

В случае отсутствия руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, акт направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в наблюдательном деле юридического лица.

К акту проверки прилагаются протоколы или заключения проведённых исследований и экспертиз, объяснения работников юридического лица, на которых возлагается ответственность за нарушение архивного законодательства, предписание и иные связанные с результатами проверки документы или их копии.

7.3.5. В случае, если для составления акта проверки необходимо получить заключения по результатам проведённых исследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после её завершения# и вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица под расписку либо направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в наблюдательном деле юридического лица.

7.3.6. В случае, если для проведения внеплановой проверки требуется согласование её проведения с органом прокуратуры, копия акта проверки направляется в орган прокуратуры, которым принято решение о согласовании проведения проверки, в течение 5-ти рабочих дней со дня составления акта проверки.

7.3.7. Результаты проверки, содержащие информацию, составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную тайну, оформляются с соблюдением требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.4. Применение мер при выявлении нарушений архивного законодательства

7.4.1. В случае выявления при проведении проверки нарушений юридическим лицом архивного законодательства должностные лица комитета в пределах полномочий, предусмотренных законодательством Российской Федерации, обязаны:

- выдать юридическому лицу предписание с указанием сроков устранения нарушений (приложение N 4);

- принять меры по контролю за устранением нарушений, их предупреждению, а также меры по привлечению лиц, допустивших нарушения, к ответственности.

7.4.2. Предписание составляется в 2-х экземплярах в течение 10-ти календарных дней со дня окончания проверки и подписывается председателем комитета.

Один экземпляр предписания вручается руководителю или представителю проверяемого юридического лица под расписку. Второй экземпляр предписания остаётся в комитете и помещается в наблюдательное дело юридического лица.

7.4.3. При наличии состава административного правонарушения составляется протокол (приложение N 5).

Протокол составляется немедленно после выявления административного правонарушения.

В случае, если требуется дополнительное выяснение обстоятельств правонарушения либо данных о должностном лице или сведений о юридическом лице, в отношении которых составляется протокол, протокол составляется в течение 2-х суток с момента выявления административного правонарушения.

В протоколе указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого он составлен, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей и потерпевших, если имеются свидетели и потерпевшие, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, предусматривающая административную ответственность за выявленное административное правонарушение, объяснение должностного лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых составлен протокол# и иные необходимые сведения.

При составлении протокола должностному лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых он составлен, разъясняются их права и обязанности, предусмотренные Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, о чём делается запись в протоколе.

Должностному лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых составлен протокол, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом. Указанные лица вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу.

В случае неявки должностного лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых составлен протокол, если они извещены в установленном порядке, протокол составляется в их отсутствие. Копия протокола направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение 3-х дней со дня составления указанного протокола.

Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, должностным лицом или законным представителем юридического лица, в отношении которых составлен протокол. В случае отказа указанных лиц от подписания протокола, а также в случае неявки, в нём делается соответствующая запись.

Должностному лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых составлен протокол, вручается под расписку копия протокола.

Протокол направляется мировому судье по месту совершения правонарушения в течение 3-х суток с момента составления протокола.

7.4.4. Об устранении нарушений архивного законодательства юридическое лицо, в отношении которого проводилась проверка, информирует комитет в письменной форме в срок, установленный предписанием.

7.4.5. В случае непредставления или несвоевременного представления информации о выполнении предписания составляется акт установленной формы (приложение N 6) и протокол в порядке, предусмотренном пунктом 7.4.3 настоящего административного регламента.

7.4.6. По результатам внеплановой проверки исполнения предписания по устранению нарушений архивного законодательства составляются следующие документы:

- в случае выполнения предписания составляется справка (приложение N 7), акт установленной формы, в соответствии с пунктами 7.3.2, 7.3.4 и 7.3.5 настоящего административного регламента;

- в случае невыполнения предписания составляется акт установленной формы и протокол, в соответствии с пунктами 7.3.2, 7.3.4, 7.3.5 и 7.4.3 настоящего административного регламента.

7.4.7. При необходимости по результатам внеплановой проверки исполнения предписания председатель комитета принимает решение о подготовке и направлении представления.

III. Контроль исполнения государственной функции

Текущий контроль за соблюдением последовательности административных процедур по исполнению государственной функции осуществляет# председатель комитета, заместитель председателя комитета, начальник отдела формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов комитета.

Специалисты комитета, ответственные за технологическое обеспечение государственной функции несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка исполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем административном регламенте.

Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями действующего законодательства.

IV. Порядок обжалования действий (бездействия), осуществляемых в ходе
исполнения государственной функции

Юридическое лицо, в отношении которого проводилась проверка, в случае несогласия с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте проверки, либо с выданным предписанием об устранении нарушений архивного законодательства в течение 15-ти календарных дней с даты получения акта проверки вправе представить в комитет в письменной форме возражения в отношении акта проверки и(или) выданного предписания об устранении нарушений в целом или его отдельных положений. При этом юридическое лицо вправе приложить к таким возражениям документы, подтверждающие обоснованность таких возражений, или их заверенные копии либо в согласованный срок передать их в комитет.

Юридическое лицо (либо его представитель) или должностное лицо, чьи интересы были затронуты в ходе исполнения государственной функции, могут обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) специалистов, проводивших проверку, осуществляемые в ходе проведения проверки на основании административного регламента (далее - жалоба).

В жалобе указываются:

- полное наименование юридического лица (либо фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя) или фамилия, имя, отчество должностного лица с указанием занимаемой им должности;

- почтовый адрес;

- предмет жалобы;

- подпись;

- дата.

Жалоба направляется на имя председателя комитета.

В подтверждение доводов к жалобе могут прилагаться необходимые документы, либо их заверенные копии.

Жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации в комитете.

Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета жалобы и привлечении к ответственности специалиста, допустившего нарушения в ходе исполнения государственной функции, которые повлекли за собой жалобу.

Подателю жалобы направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

Жалоба считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

В исключительных случаях, а также в случае направления запросов для получения необходимых для рассмотрения жалобы документов, председатель комитета вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя в письменной форме.

При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, жалоба может быть оставлена без ответа по существу поставленных в ней вопросов.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю или уполномоченному лицу, направившему жалобу, если его почтовый адрес поддается прочтению, в письменном виде на бланке комитета за подписью председателя комитета, заместителя председателя комитета.

Решение председателя комитета может быть обжаловано в Администрацию Ленинградской области, а также в суд общей юрисдикции в порядке и сроки, установленные Гражданско-процессуальным кодексом Российской Федерации.