Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов физических и юридических лиц в части осуществления органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела

Приложение

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов
физических и юридических лиц в части осуществления органами
местного самоуправления отдельных государственных полномочий
Ленинградской области в области архивного дела
(утв. постановлением администрации МО Кировский район
Ленинградской области от 9 марта 2011 г. N 527)

I. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов физических и юридических лиц в части осуществления органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги и обеспечения ее доступности.

1.2. Административный регламент включает стандарт предоставления муниципальной услуги, состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, устанавливает формы контроля за исполнением административного регламента, досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу.

1.3. Виды запросов, исполнение которых осуществляется в порядке предоставления муниципальной услуги.

1.3.1 Запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

1.3.2. Тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

1.4. В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают:

- граждане Российской Федерации;

- граждане иностранных государств;

- лица без гражданства;

- государственные органы и органы местного самоуправления;

- организации.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги по исполнению
запросов физических и юридических лиц

2.1. Наименование муниципальной услуги: предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов физических и юридических лиц.

2.2. Муниципальную услугу предоставляет архивный сектор отдела делопроизводства и архивной деятельности администрации муниципального образования Кировский муниципальный район Ленинградской области (далее - архивный сектор).

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

- письмо с разъяснением причин отказа, в случае если запрос не может быть исполнен.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса.

2.5. Срок рассмотрения и направления запросов на исполнение по принадлежности в иные органы и организации составляет 5 рабочих дней.

2.6 Запросы, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5-ти рабочих дней с момента регистрации возвращаются заявителям с предложением об уточнении или дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.7 Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19;

- Областным законом от 29 декабря 2005 года N 124-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в области архивного дела" с изменениями;

- Положением об архивном секторе отдела делопроизводства и архивной деятельности (далее - Отдел) администрации муниципального образования Кировский муниципальный район Ленинградской области (далее - Администрация), утвержденным главой администрации 05 июля 2010 г.

2.8. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос на русском языке в адрес Администрации либо архивного сектора, в том числе переданный по электронной почте, или заявление, составленное заявителем лично (далее - запрос).

2.8.1. Образец бланка для оформления запроса физического лица для получения архивной справки об образовании, о стаже работы (службы), о размере заработной платы приведен в приложении 1 к Административному регламенту.

2.8.2. Образец бланка для оформления тематического запроса физического лица приведен в приложении 2 к Административному регламенту.

2.8.3. Юридические лица направляют запрос на русском языке, подписанный руководителем (заместителем руководителя) юридического лица. Запрос должен быть оформлен на официальном бланке юридического лица, при его отсутствии - подпись руководителя (заместителя руководителя) заверяется печатью юридического лица.

2.8.4. В запросе указываются следующие сведения:

- полное наименование органа, оказывающего муниципальную услугу;

- для граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;

- номер контактного телефона заявителя;

- дата составления запроса;

- для получения архивной информации:

о стаже работы (службы), размере заработной платы - название, ведомственная подчинённость и адрес организации, время работы, профессия, должность;

для исполнения тематического запроса - указание тематики запроса, события, факта, его хронологических рамок;

Запрос подписывается заявителем лично, за исключением обращений по электронной почте.

К запросу по желанию заявителя могут быть приложены дополнительные документы либо их копии, связанные с темой запроса.

2.8.5. Запросы, переданные по электронной почте, должны содержать:

- наименование органа, оказывающего муниципальную услугу и которому они адресованы;

- изложение сути обращения;

- фамилию, имя, отчество заявителя;

- почтовый адрес места жительства заявителя;

- дату отправления запроса.

2.9. Для истребования архивной информации о третьих лицах, содержащей сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения срока 75 лет со дня создания указанных документов, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.10. Основаниями для отказа в предоставлении услуги являются:

- отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), почтового адреса заявителя;

- не поддающийся прочтению текст, в том числе текст на иностранном языке;

- отсутствие сведений, перечисленных в пунктах 2.8.4, 2.8.5, необходимых для исполнения запроса;

- отсутствие у заявителя соответствующих полномочий на получение архивной информации о третьих лицах, содержащей сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности.

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с разъяснением причин отказа.

В случае документально подтверждённых фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, заявителю выдается соответствующая справка, заверенная печатью архивного сектора.

2.11. Запросы исполняются бесплатно.

2.12. Срок ожидания очереди при подаче запроса и получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.

2.13. В местах предоставления муниципальной услуги должны быть размещены следующие информационные материалы:

- сведения о режиме работы архивного сектора;

- перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

- образцы заполнения заявлений;

- информация о сроках предоставления услуги.

2.14. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками заявлений, письменными принадлежностями.

2.15. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями или кресельными секциями.

2.16. В местах предоставления муниципальной услуги должны быть предусмотрены доступные места общественного пользования.

2.17. Почтовый адрес архивного сектора: 187342, Ленинградская обл., г. Кировск, ул. Новая, д. 1.

Место нахождения архивного сектора: администрация МО Кировский район Ленинградской области, каб. 90.

Режим работы архивного сектора: понедельник - четверг, с 9-00 до 18-00 час., пятница: с 9-00 до 17-00, перерыв с 13-00 до 14-00 час., выходные дни: суббота, воскресенье.

Приемный день - вторник, с 9-00 до 18-00 час., перерыв с 13-00 до 14-00 час.

2.18. Электронный адрес архивного сектора: kskarch@mail.ru

2.19. Телефон архивного сектора: 8 (81362) 22-296.

2.20. Информация о процедуре исполнения запросов предоставляется:

- по телефону;

- почтовой связью;

- по электронной почте;

- при личном обращении.

2.20.1. По телефону работники архивного сектора дают информацию о процедуре исполнения запросов, в том числе о местонахождении документов.

2.20.2. При обращении почтовой связью ответ направляется в срок, не превышающий 5-ти рабочих дней со дня регистрации заявления. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5-ти рабочих дней со дня поступления заявления.

III. Административные процедуры

3.1. Административные процедуры архивного сектора по предоставлению муниципальной услуги:

- регистрация запросов;

- анализ тематики поступивших запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов и подготовка ответов заявителям;

- оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- отправка ответов заявителям;

- направление запросов в государственные, муниципальные архивы, государственные органы, органы местного самоуправления или организации на исполнение по принадлежности, в случае отсутствия документов в архиве сектора.

Порядок регистрации запросов и передача их на исполнение

3.2. Запросы, поступившие в архивный сектор, регистрируются в день поступления.

3.3. Поступившие запросы принимаются к исполнению в течение 3-х рабочих дней со дня поступления.

3.4. В случае если заявитель обращается лично, ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить заявление в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа. В случае отказа разъясняются причины отказа (при личном обращении причины отказа могут быть сообщены в устной форме).

3.5. При поступлении запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса в ответ направляется уведомление о его приеме к рассмотрению. Запрос, переданный по электронной почте, распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.6. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Анализ тематики поступивших запросов

3.7. Работники архивного сектора осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учётом имеющегося научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:

- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;

- наличие информации, необходимой для его исполнения в соответствии с п.п. 2.8.4, 2.8.5 Административного регламента;

- возможное местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

- местонахождение, адрес государственных и муниципальных органов, организаций, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности, в случае отсутствия документов в архиве сектора.

3.8. Срок проведения анализа тематики поступивших запросов составляет не более 3-х дней.

Направление запросов на исполнение по принадлежности

3.9. По итогам анализа тематики поступивших запросов в течение 5-ти рабочих дней со дня регистрации архивный сектор направляет запрос в государственные и муниципальные органы, организации на исполнение по принадлежности при наличии у них документов для исполнения запросов.

3.10. Одновременно с направлением запроса на исполнение по принадлежности архивный сектор письменно уведомляет об этом заявителя.

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов,
и подготовка ответов заявителям

3.11. Поиск архивных документов осуществляется работниками архивного сектора с использованием имеющегося научно-справочного аппарата к архивным документам.

3.12. После выявления необходимых архивных документов на их основе работниками сектора составляется архивная справка, архивная выписка или готовятся копии архивных документов.

3.13. Срок поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов и подготовки ответов заявителям, составляет не более 16-ти дней.

Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий

3.14. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

3.14.1. Текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного сектора.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

Архивные справки подписываются руководителем архивного сектора или начальником Отдела и заверяются соответствующей печатью.

3.14.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется подписью руководителя архивного сектора или начальника Отдела и заверяется соответствующей печатью.

3.14.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии прошиваются, скрепляются печатью архивного сектора и подписываются руководителем архивного сектора или начальником Отдела и заверяются соответствующей печатью.

Срок оформления архивных справок, архивных выписок, архивных копий составляет не более 5-ти дней после выявления архивных документов.

Отправка ответов заявителям

3.15. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.16. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простым письмом.

3.17. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения заявителя в архивный сектор выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

3.18. Срок отправки ответов заявителям по почте составляет не более 3-х дней с момента подготовки ответа.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, является руководитель архивного сектора.

4.2. Руководитель архивного сектора осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги в соответствии с настоящим Административным регламентом.

4.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги архивным сектором осуществляет начальник Отдела, заместитель главы администрации, глава администрации и архивный комитет Ленинградской области.

4.4. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) руководителя и работников архивного сектора.

4.5. Проверки могут быть плановыми (осуществляются на основании тематического плана основных мероприятий Правительства Ленинградской области, а также ежемесячного плана работы комитета) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.6. В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам применяются меры ответственности, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования решений и действий (бездействия)
органа, осуществляющего муниципальную услугу,
а также его должностных лиц

5.1. Заявитель может обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие), осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента.

5.2. Действия (бездействие) руководителя и работников архивного сектора могут быть обжалованы:

- начальнику Отдела;

- заместителю главы администрации;

- главе администрации муниципального образования;

- в архивный комитет;

- в судебном порядке.

5.3. В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- наименование организации;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы;

- дата составления жалобы.

5.4. Жалоба должна быть подписана заявителем. В подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе необходимые документы либо их копии.

5.5. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимается решение об осуществлении действий по устранению обстоятельств, явившихся причиной жалобы, и привлечении к ответственности работника, допустившего нарушения в ходе исполнения муниципальной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

5.6. Жалоба считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

5.7. Письменная жалоба рассматривается в течение 30-ти дней со дня регистрации жалобы.

5.8. Заявителю жалобы направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

5.9. При получении жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, сотрудников архивного сектора, Отдела, а также членов их семей, жалоба может быть оставлена без ответа по существу поставленных в ней вопросов.

5.10. Если в письменной жалобе не указаны фамилия заявителя жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не даётся.

5.11. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю или уполномоченному лицу, направившему жалобу, если поддается прочтению его почтовый адрес, в письменном виде на бланке отдела или администрации за соответствующей подписью руководителя.