Приказ Архивного комитета Санкт-Петербурга от 6 апреля 2009 г. N 44 "Об утверждении положения и Регламента работы Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга"

В связи с поэтапным проведением работы по перераспределению полномочий между ЦЭПМК Комитета и экспертно-проверочными методическими комиссиями государственных архивов Санкт-Петербурга

приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие Положение о ЦЭПМК Комитета в новой редакции.

2. Утвердить и ввести в действие Регламент работы ЦЭПМК Комитета в новой редакции.

3. Считать утратившим силу приказ Комитета от 22.04.2003 N 21.

4. Контроль за выполнением приказа возложить на Захарову Е.Ю., заместителя председателя Комитета.

Председатель Комитета

А.Д. Яшков

Положение
о Центральной экспертно-проверочной методической комиссии
Архивного комитета Санкт-Петербурга
(утв. приказом Архивного комитета Санкт-Петербурга
от 6 апреля 2009 г. N 44)

1. Общие положения

1.1. Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (далее - ЦЭПМК) является постоянно действующим совещательным органом, созданным при Архивном комитете Санкт-Петербурга (далее - Архивный комитет) и осуществляющим: рассмотрение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Санкт-Петербурга, а также с определением в его составе особо ценных (в том числе уникальных) документов; рассмотрение основных направлений и итогов научно-методической деятельности государственных архивов, разработки и совершенствования методов ведения архивных работ по всем направлениям, внедрения их в практику работы; осуществление научно-методического руководства и контроля за деятельностью экспертно-проверочных методических комиссий (ЭПМК) государственных архивов и центральных экспертных комиссий - экспертных комиссий (ЦЭК - ЭК) организаций.

1.2. В своей деятельности ЦЭПМК руководствуется Конституцией и законодательством Российской Федерации, законодательством Санкт-Петербурга, нормативными и правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства (Росархива), распоряжениями Архивного комитета, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии (далее - ЦЭПК) при Росархиве, настоящим положением.

1.3. Решения ЦЭПМК утверждаются председателем Архивного комитета и являются обязательными для исполнения соответствующими государственными архивами и другими организациями.

Решения и предложения комиссии, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел и внесением изменений в федеральные нормативные документы подлежат рассмотрению ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.

1.4. В состав ЦЭПМК, утверждаемый председателем Архивного комитета, входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии из числа специалистов Архивного комитета и государственных архивов Санкт-Петербурга, а также представители научных, учебных и других организаций.

1.5. Председатель ЦЭПМК назначается из числа заместителей председателя Архивного комитета. Председатель ЦЭПМК осуществляет общее руководство деятельностью ЦЭПМК, председательствует на заседаниях ЦЭПМК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПМК задач.

Председатель ЦЭПМК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЦЭПМК специалистов архивных и других организаций.

1.6. Заместитель председателя ЦЭПМК назначается из числа заместителей председателя Архивного комитета или из числа руководителей структурных подразделений Архивного комитета. Заместитель председателя ЦЭПМК исполняет обязанности председателя ЦЭПМК в его отсутствие.

1.7. Секретарь ЦЭПМК назначается из числа специалистов отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Архивного комитета и обеспечивает подготовку вопросов для рассмотрения ЦЭПМК, а также подготовку проектов повестки дня заседаний ЦЭПМК, своевременное представление документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЦЭПМК, и обеспечение членов ЦЭПМК документами, подготовленными к рассмотрению ЦЭПМК; по указанию председателя приглашает на заседания ЦЭПМК не входящих в состав ЦЭПМК представителей архивных, научных и иных организаций, направляет копии решений ЦЭПМК ее членам и заинтересованным лицам, выполняет иные обязанности по поручению председателя ЦЭПМК.

1.8. В составе ЦЭПМК образуется группа из числа специалистов Архивного комитета и государственных архивов Санкт-Петербурга, имеющих соответствующую форму допуска, для рассмотрения и принятия решений по вопросам утверждения (согласования) документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Положение о группе и её состав утверждаются приказом председателя Архивного комитета.

2. Основные задачи и функции ЦЭПМК

2.1. Основными задачами ЦЭПМК являются:

2.1.1. определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Санкт-Петербурга; определение видов и состава источников комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга и состава документов Архивного фонда Санкт-Петербурга, подлежащих хранению в этих архивах;

2.1.2. рассмотрение вопросов оптимизации состава Архивного фонда Санкт-Петербурга;

2.1.3. рассмотрение и принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов;

2.1.4. рассмотрение вопросов совершенствования научно-справочного аппарата и создания автоматизированных поисковых систем, состояния учета документов и обеспечения их сохранности в государственных и ведомственных архивах;

2.1.5. осуществление научно-методического руководства деятельностью ЭПМК государственных архивов и ЦЭК - ЭК организаций.

2.2. Основными функциями ЦЭПМК являются:

2.2.1. Рассмотрение и вынесение решений об утверждении:

2.2.1.1. описей дел постоянного хранения, составленных в государственных архивах после проведения научно-технической обработки документов, и в организациях - источниках комплектования этих архивов после упорядочения документов;

2.2.1.2. заключений архивов на первичный прием в государственные архивы документов и фондов личного происхождения;

2.2.1.3. перечней особо ценных документов, хранящихся в государственных архивах;

2.2.1.4. предложений государственных архивов о включении хранящихся у них уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Санкт-Петербурга;

2.2.1.5. перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение.

2.2.2. Рассмотрение и вынесение решений о согласовании:

2.2.2.1. проектов списков организаций - источников комплектования государственных архивов, изменений и дополнений к ним;

2.2.2.2. номенклатур дел организаций-источников комплектования государственных архивов и иных организаций; инструкций по делопроизводству, представленных исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга - источниками комплектования государственных архивов Санкт-Петербурга и иных организаций;

2.2.2.3. описей дел по личному составу, представленных к рассмотрению отделом научно-технической обработки документов (ОНТОД) Санкт- Петербургского государственного учреждения "Лаборатория обеспечения сохранности документов государственных архивных учреждений Санкт- Петербурга";

2.2.2.4. актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, из фондов государственных архивов; актов о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения, находящихся в государственных и ведомственных архивах; актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, организаций - источников комплектования государственных архивов и иных организаций.

2.2.3. Рассмотрение и вынесение решений об одобрении:

2.2.3.1.проектов методических пособий, инструкций, рекомендаций, программ и результатов научных исследований, обзоров и докладов.

2.2.4. Вынесение рекомендаций по результатам обсуждения:

2.2.4.1. предложений Архивного комитета, государственных архивов и иных организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий;

2.2.4.2. предложений по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения и сроков временного хранения документов.

Предложения по изменению сроков хранения документов представляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.

2.2.4.3. спорных вопросов, возникающих при отборе документов на государственное хранение.

2.2.4.4. работы ЭПМК государственных архивов и ЦЭК - ЭК организаций.

2.2.4.5. предложений Архивного комитета и государственных архивов по совершенствованию делопроизводства и архивной работы в организациях - источниках комплектования государственных архивов.

3. ЦЭПМК имеет право:

3.1. определять состав документов, относящихся к Архивному фонду Санкт-Петербурга, по итогам экспертизы ценности документов;

3.2. запрашивать предложения и заключения архивных и других организаций по методическим и практическим вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, а также протоколы заседаний ЭПМК государственных архивов и ЦЭК - ЭК организаций по рассмотрению указанных проблем и документы к ним;

3.3. информировать руководителей государственных архивов и других организаций по вопросам деятельности ЭПМК и ЦЭК - ЭК;

3.4. требовать от ЦЭК - ЭК организаций - источников комплектования государственных архивов соблюдения норм по оформлению и представлению документов на ЦЭПМК;

3.5. возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЦЭПМК имеет право выносить соответствующие решения (п. 2.2.1.-2.2.4.).

3.6. секретарь ЦЭПМК имеет право запрашивать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях комиссии.

4. ЦЭПМК осуществляет свою деятельность в соответствии с Регламентом работы ЦЭПМК.

Регламент работы
Центральной экспертно-проверочной методической комиссии
Архивного комитета Санкт-Петербурга
(утв. приказом Архивного комитета Санкт-Петербурга
от 6 апреля 2009 г. N 44)

Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (далее - ЦЭПМК) Архивного комитета Санкт-Петербурга (далее - Архивный комитет) осуществляет свою деятельность на основании Положения о ЦЭПМК, утвержденного приказом председателя Архивного комитета от 06.04.2009 N 44.

1. Планирование работы ЦЭПМК

1.1. ЦЭПМК организует свою работу в соответствии с планом основных мероприятий Архивного комитета.

1.2. Секретарь ЦЭПМК составляет план работы ЦЭПМК на год до конца декабря года, предшествующего планируемому.

1.3. При разработке плана работы ЦЭПМК учитываются планы работы Архивного комитета, государственных архивов Санкт-Петербурга, предложения Экспертно-проверочных методических комиссий (далее - ЭПМК) государственных архивов, членов ЦЭПМК.

1.4. План работы ЦЭПМК на год рассматривается на первом заседании комиссии планируемого года и утверждается председателем ЦЭПМК. При рассмотрении плана работы ЦЭПМК секретарь комиссии информирует ее членов о выполнении плана предыдущего года.

2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЦЭПМК

2.1. Организация подготовки всех вопросов, поступивших на рассмотрение ЦЭПМК, осуществляется секретарем и членами ЦЭПМК.

2.2. Вся поступающая документация представляется на рассмотрение ЦЭПМК не позднее последнего понедельника перед проведением заседания (приложение к Регламенту работы ЦЭПМК). Документы, поступившие позже указанного срока, рассматриваются на следующем заседании ЦЭПМК.

2.3. Секретарь ЦЭПМК проводит ознакомление с документами членов ЦЭПМК.

2.4. Члены ЦЭПМК рассматривают документы до последнего дня, предшествующего заседанию, при необходимости срок рассмотрения продлевается. Имеющиеся замечания излагаются письменно в заключении (рецензии) и вместе с представленными документами передаются секретарю ЦЭПМК за день до заседания комиссии.

2.5. Поступающие на рассмотрение ЦЭПМК документы, подготовленные государственными архивами, другими организациями, должны быть оформлены с учетом действующих нормативных требований, иметь необходимое количество экземпляров и приложений. Содержащиеся в документах предложения должны быть аргументированы.

3. Подготовка и проведение заседаний ЦЭПМК

3.1. Заседания ЦЭПМК проводятся один раз в месяц (последняя пятница месяца), в 11 часов, а также по мере необходимости.

3.2. Проекты решений ЦЭПМК представляются секретарю комиссии не позднее, чем за 5 дней до заседания. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку дня в порядке исключения только с разрешения председателя ЦЭПМК.

3.3. Председатель ЦЭПМК принимает решение о внеплановом рассмотрении вопроса на ЦЭПМК. В этом случае сроки представления материалов и проекта решения устанавливаются председателем.

3.4. Специалисты Архивного комитета и государственных архивов, представляющие проекты решений ЦЭПМК, обязаны согласовать их со всеми заинтересованными лицами и организациями.

3.5. Проекты совместных решений ЦЭПМК и ЦЭК - ЭК организаций готовятся кураторами соответствующих организаций совместно с их представителями. Совместные решения оформляются датой их принятия на ЦЭПМК.

3.6. Ответственность за качество представляемых проектов решений и документов к ним, а также их обоснованность возлагается на исполнителей, внесших проект решения.

3.7. Повестка дня очередного заседания ЦЭПМК составляется секретарем ЦЭПМК и передается вместе с документами к заседанию председателю ЦЭПМК и членам комиссии не позднее, чем за 2 дня до заседания.

3.8. Время для докладов на заседаниях комиссии предоставляется в пределах 20 минут, для содокладов до 10 мин.

3.9. Заседания ЦЭПМК протоколируются секретарем комиссии. Протокол должен быть подписан председателем и секретарем комиссии и представлен на утверждение председателю Архивного комитета в течение 30 дней после заседания.

3.10. Проекты решений ЦЭПМК доводятся до сведения присутствующих на заседании членов комиссии и обсуждаются, после чего проходит голосование по принимаемому решению.

3.11. Проекты решений ЦЭПМК в течение трех дней после принятия должны быть доработаны, отредактированы с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании. Решения ЦЭПМК подписываются председателем и секретарем комиссии и после этого вступают в силу. Принятые решения рассылаются заинтересованным лицам и организациям.

4. Организация контроля и проверка исполнения решений

4.1. Вид контроля и сроки представления информации о выполнении решений ЦЭПМК (при необходимости) определены в тексте решения; в случае их отсутствия - устанавливаются председателем ЦЭПМК.

4.2. Снятие с контроля решений ЦЭПМК осуществляется председателем ЦЭПМК.

4.3. Поставленные на контроль решения концентрируются в контрольно-справочной картотеке ЦЭПМК.

4.4. Секретарь ЦЭПМК организует оперативный контроль за выполнением решений, рассмотрением поступивших документов в установленные сроки, принимает необходимые меры по предупреждению нарушения сроков выполнения решений, систематически информирует ЦЭПМК о ходе их выполнения.

Приложение
к Регламенту работы ЦЭПМК
Архивного комитета

Примерный перечень основных документов,
представляемых на рассмотрение ЦЭПМК Архивного комитета

NN п/п	Виды основных документов и количество представляемых экземпляров	Приложения к основному документу и количество экземпляров	Примечание
1	2	3	4
1.	Методические пособия, инструкции, рекомендации, памятки Архивного комитета и государственных архивов 1 экз.	1.Рецензии членов ЦЭПМК, ЭПМК 2 экз.
2.	Списки организаций - источников комплектования государственных архивов. 2 экз.	1. Предисловие с обоснованием схемы систематизации. 2 экз. 2. Указатели (при необходимости) 2 экз. 3. Переводные таблицы (реестры) 2 экз.
3.	Заключения о введении (выведении) организаций из списков организаций - источников комплектования государственных архивов. 3 экз.		Основные сведения, которые необходимо вносить в заключение при выведении организации, отражены в информации, подготовленной отделом комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Архивного комитета и одобренной ЦЭПМК (пр.N 1 п. 1а от 01.02.2002). При введении организации в список источников комплектования Архивным комитетом готовится письмо за подписью председателя ЦЭПМК, в котором руководитель организации информируется о принятом решении.
4.	Заключения на первичный прием в государственные архивы документов и фондов личного происхождения. 3 экз.	Сдаточные описи 1экз.
5. Описи дел:
5.1.	постоянного хранения, подготовленные государственными архивами после проведения научно-технической обработки документов. 4 экз.	Заключения членов ЦЭПМК, ЭПМК 2 экз.
5.2.	постоянного хранения и по личному составу, подготовленные организациями - источниками комплектования государственных архивов. 4 экз. (пост. хранения) 3 экз. (по личному составу)	Заключения членов ЦЭПМК, ЭПМК 3 экз.
6.	Перечни особо ценных документов, хранящихся в государственных архивах. 1 экз.	Заключения членов ЦЭПМК., ЭПМК 2 экз.
7.	Перечни проектов, проблем, тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение. 2 экз.	Заключения членов ЦЭПМК, ЭПМК 3 экз.
8. Акты:
8.1.	О выделении к уничтожению документов и дел из фондов государственных архивов 3 экз.	1. Выписка из протокола заседания ЭПМК государственного архива. 1 экз. 2. Заключения членов ЦЭПМК, ЭПМК 3 экз.
8.2.	О выделении к уничтожению документов (фотодокументов) и дел из фондов государственных архивов 2 экз.	Заключения членов ЦЭПМК, ЭПМК 2 экз.
8.3.	О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представленные организациями - источниками комплектования государственных архивов. 1 экз.		Представляют ЦГАЛИ СПб и ОНТОД ЛОСД вместе с описями дел после проведения работы по упорядочению документов.
8.4.	О необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, представленные организациями - источниками комплектования государственных архивов и иными организациями 2 экз.	1. Письмо или справка с мотивированным обоснованием причин утраты документов. 1 экз. 2. Заключения членов ЦЭПМК, ЭПМК 2 экз.
8.5.	О неисправимых повреждениях дел (документов), представленных государственными архивами. 2 экз.	Заключения членов ЦЭПМК, ЭПМК 2 экз.
9.	Решения ЦЭПМК об обеспечении сохранности документов в организациях - источниках комплектования государственных архивов. 3 экз.		В организацию решение направляется с сопроводительным письмом за подписью председателя ЦЭПМК.
10.	Предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, представляемые заинтересованными организациями. 2 экз.	1. Инициативный документ с мотивированным обоснованием предлагаемых изменений сроков хранения. 2. Решение ЦЭК - ЭК организации по этому вопросу. 1 экз.
11.	Номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архиве и экспертной комиссии.	Заключения членов ЦЭПМК, ЭПМК 3 экз.