Приложение N 1. Административный регламент Комитета по делам записи актов гражданского состояния по предоставлению государственной услуги по истребованию документов, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния из стран - бывших республик СССР в соответствии с Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной 22.01.1993 в Минске (в редакции протокола от 28.03.1997), международными договорами Российской Федерации

Приложение N 1
к распоряжению
от 20 июня 2011 г. N 4

Административный регламент
Комитета по делам записи актов гражданского состояния по предоставлению
государственной услуги по истребованию документов, выдаваемых органами
записи актов гражданского состояния из стран - бывших республик СССР
в соответствии с Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях
по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной 22.01.1993 в Минске
(в редакции протокола от 28.03.1997), международными договорами
Российской Федерации

I. Общие положения

1.1. Предметом регулирования настоящего административного регламента являются отношения, возникающие между Комитетом по делам записи актов гражданского состояния (далее - Комитет) и заявителями, юридическими и физическими лицами, при предоставлении государственной услуги по истребованию документов, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния из стран - бывших республик СССР в соответствии с Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной 22.01.1993 в Минске (в редакции протокола от 28.03.1997), международными договорами Российской Федерации. Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности результатов предоставления государственной услуги по истребованию документов (далее - государственная услуга по истребованию документов), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги по истребованию документов, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению государственной услуги по истребованию документов.

1.2. Государственная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам (далее - заявители).

Заявителями являются:

граждане Российской Федерации, иностранные граждане, лица без гражданства, лица, гражданство которых не определено, а именно:

лицо, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния;

родственник умершего или другое заинтересованное лицо в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло;

родители (лица, их заменяющие) или представитель органа опеки и попечительства в случае, если лицо, в отношении которого была составлена запись акта о рождении, не достигло ко дню выдачи повторного свидетельства совершеннолетия;

иное лицо, в случае предоставления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния;

юридические лица, не уполномоченные на истребование документов о государственной регистрации актов гражданского состояния.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги.

1.3.1. В предоставлении государственной услуги участвуют:

- структурные подразделения Комитета;

- Санкт-Петербургское государственное учреждение "Многофункциональный центр предоставления государственных услуг" (далее - МФЦ);

- Санкт-Петербургское государственное унитарное предприятие "Санкт-Петербургский информационно-аналитический центр" (далее - СПб ГУП "СПб ИАЦ").

Сведения о месте нахождения и графике работы структурных подразделений Комитета, предоставляющих государственную услугу, приводятся в приложении N 1 к административному регламенту.

1.3.2. Справочные телефоны структурных подразделений Комитета, предоставляющих государственную услугу, для консультаций приводятся в приложении N 2 к административному регламенту.

Справочные телефоны и адреса структурных подразделений МФЦ, участвующих в предоставлении государственной услуги, для консультаций приводятся в приложении N 3 к административному регламенту.

1.3.3. Раздел Комитета на официальном сайте Администрации Санкт-Петербурга в сети Интернет (далее - в сети Интернет) располагается по электронному адресу: http://www/gov.spb.ru/gov/admin/otrasl/zags, адреса электронной почты для направления обращений заявителей приводятся в приложении N 2 к административному регламенту.

1.3.4. Информация о государственной услуге предоставляется заявителям:

по телефону;

по письменному обращению или обращению в электронном виде;

при личном обращении заявителей в структурные подразделения Комитета или в МФЦ (в дни и часы приема, указанные в приложении);

на Интернет-портале "Государственные услуги в Санкт-Петербурге" (http://gu.spb.ru) (далее - Портал);

на сайтах органов (организаций), указанных в приложении;

на стендах в органах и организациях, участвующих в предоставлении услуги.

1.3.5. Информация предоставляется по следующим вопросам:

о месте предоставления государственной услуги;

о порядке и размере уплаты государственной пошлины;

о документах, которые необходимо представить для истребования документов;

о сроках предоставления государственной услуги;

об основаниях для отказа в предоставлении государственной услуги;

о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления государственной услуги по истребованию документов.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. Наименование услуги - государственная услуга по истребованию документов, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния из стран - бывших республик СССР в соответствии с Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной 22.01.1993 в Минске (в редакции протокола от 28.03.1997), международными договорами Российской Федерации.

Краткое наименование услуги - истребование документов.

2.2. Услуга предоставляется структурными подразделениями Комитета.

2.3. Результатом предоставления услуги является:

выдача (высылка) заявителю истребованного документа или информации об отсутствии сведений; получение копии записи акта гражданского состояния; отказ в предоставлении государственной услуги.

2.4. Срок предоставления услуги по истребованию документов не должен превышать 6 месяцев со дня регистрации в структурном подразделении Комитета.

2.5. Предоставление услуги по истребованию документов осуществляется в соответствии с:

Конвенцией о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22.01.1993 (Собрание законодательства Российской Федерации от 24.04.1995 N 17);

Протоколом от 06.03.1998 к Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22.01.1993 (Собрание законодательства Российской Федерации от 28.01.2008 N 4, ст. 224);

Договором между Российской Федерацией и Азербайджанской Республикой о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22.12.1992 (Собрание законодательства Российской Федерации от 01.05.1995 N 18);

Договором между Российской Федерацией и Республикой Кыргызстан о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 14.09.1992 (Бюллетень международных договоров, N 3, 1995);

Договором между Российской Федерацией и Латвийской Республикой о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 03.02.1993 (Сборник законодательства Российской Федерации, 1994, N 34, ст. 3546; 1995, N 21, ст. 1932);

Договором между Российской Федерацией и Литовской Республикой о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 21.07.1992 (Бюллетень международных договоров, 1995, N 6);

Договором между Российской Федерацией и Республикой Молдова о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 25.02.1993 (Бюллетень международных договоров, 1995, N 20);

Договором между Российской Федерацией и Эстонской Республикой о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 26.01.1993 (Собрание законодательства Российской Федерации, N 15, 1994, ст. 1688; 1998, N 2, ст. 229);

Конституцией Российской Федерации (Российская газета от 25.12.1993 N 237);

Гражданским кодексом Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (Российская газета от 08.12.1994 N 238-239);

Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации от 14.11.2002 N 138-ФЗ (Российская газета от 20.11.2002 N 220);

Семейным кодексом Российской Федерации от 29.12.1995 N 223-ФЗ (Российская газета, 27.01.1996, N 17);

Налоговым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2004, N 45, ст. 4377; 2005, N 1 (ч.I), ст. 29, 30; N 30 (ч.I), ст. 3117; N 50, ст. 5246);

Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (Российская газета от 31.07.2004 N 162);

Федеральным законом от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (Российская газета от 20.11.1997 N 224);

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (Российская газета от 05.05.2006 N 95);

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Российская газета от 29.07.2006 N 165);

Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Российская газета от 08.04.2011 N 75);

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", N 168, 30.07.2010; "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4179; "Парламентская газета", N 17, 08-14.04.2011; "Российская газета", N 75, 08.04.2011, "Собрание законодательства РФ", 11.04.2011, N 15, ст. 2038);

Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" ("Российская газета", N 165, 29.07.2006; "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451; "Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006; "Собрание законодательства РФ", 28.12.2009, N 52 (1 ч.), ст. 6439; "Российская газета", N 252, 29.12.2009; "Российская газета", N 226, 27.11.2009; "Собрание законодательства РФ", 30.11.2009, N 48, ст. 5716; "Парламентская газета", N 64, 01.12.2009; "Российская газета", N 142, 01.07.2010; "Парламентская газета", N 35, 02-08.07.2010; "Собрание законодательства РФ", 05.07.2010, N 27, ст. 3407; "Российская газета", N 168, 30.07.2010; "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4173; "Российская газета", N 169, 02.08.2010; "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, N 31, ст. 4196; "Российская газета", N 274, 03.12.2010; "Собрание законодательства РФ", 06.12.2010, N 49, ст. 6409; "Парламентская газета", N 64, 10-16.12.2010; "Российская газета", N 293, 27.12.2010; "Собрание законодательства РФ", 27.12.2010, N 52 (ч. 1), ст. 6974, "Парламентская газета", N 1-2, 14-20.01.2011);

Законом СССР от 24.06.1991 N 2261-1 "О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан, лиц без гражданства из СССР за границу" (Ведомости Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 27, ст. 784);

постановлением Правительства Российской Федерации от 06.07.1998 N 709 "О мерах по реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния" (Российская газета от 28.08.1998 N 165);

постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 17.02.2009 N 156 "Об особенностях рассмотрения исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга обращений граждан о коррупции" (Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга от 09.03.2009 N 8);

постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 01.11.2006 N 1342 "О Комитете по делам записи актов гражданского состояния" (Вестник Администрации Санкт-Петербурга, 20.12.2006, N 12);

распоряжением Правительства РФ от 17.12.2009 N 1993-р "Об утверждении сводного перечня первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронном виде" ("Российская газета", N 247, 23.12.2009; "Собрание законодательства РФ", 28.12.2009, N 52 (2 ч.), ст. 6626; "Собрание законодательства РФ", 13.09.2010, N 37, ст. 4777);

распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 22.03.2011 N 8-рп "О мероприятиях по переходу на предоставление исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга государственных услуг в электронном виде" ("Вестник Администрации Санкт-Петербурга" N 4 от 27.04.2011).

2.6. Для предоставления государственной услуги должны быть представлены следующие документы:

2.6.1. Письменное заявление.

Заявление об истребовании документов о государственной регистрации актов гражданского состояния составляется в произвольной форме при помощи средств компьютерной или машинописной техники или от руки разборчиво чернилами черного или синего цвета (приложение N 6 к административному регламенту).

Заявление подписывается заявителем или его доверенным лицом с указанием даты его составления. В заявлении не допускается исправление ошибок путем зачеркивания и (или) с помощью корректирующих средств.

Заявление и анкеты об истребовании документов могут быть направлены в электронном виде после подписания их заявителем простой электронной подписью, которая признается равнозначной запросу и иным документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе. Порядок получения согласия субъекта персональных данных в форме электронного документа на обработку его персональных данных в целях предоставления государственных и муниципальных услуг определяется Правительством Российской Федерации.

2.6.2. Анкета по истребованию документа с территории иностранного государства.

Бланки анкет для предоставления государственной услуги представлены в приложении N 7 к административному регламенту. Анкета по истребованию документов о государственной регистрации актов гражданского состояния заполняется на каждый документ отдельно в двух экземплярах. Заполнение анкеты осуществляется с использованием компьютерной, машинописной техники или от руки разборчивым почерком. В анкете не допускается исправление ошибок путем зачеркивания и (или) с помощью корректирующих средств.

Анкета подписывается заявителем, указывается дата ее составления. Адреса места жительства и органа записи актов гражданского состояния указываются полностью, включая почтовый индекс. При отсутствии данных указывается причина, а в графе "дополнительные сведения" приводится уточняющая информация.

По усмотрению заявителя анкета может быть дополнена копиями иных документов, облегчающих и ускоряющих поиск необходимой записи акта гражданского состояния.

При направлении запроса об оказании правовой помощи в истребовании документов о регистрации актов гражданского состояния по заявлениям юридических лиц, не уполномоченных на истребование документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, по инициативе органов записи актов гражданского состояния (для получения документов о регистрации актов гражданского состояния в дело о перемене имени или о внесении изменений, исправлений и дополнений в запись акта гражданского состояния) анкета не заполняется.

2.6.3. Документ об уплате государственной пошлины.

Документом, подтверждающим факт уплаты государственной пошлины плательщиком в безналичной форме, является платежное поручение с отметкой банка о его исполнении.

Документом, подтверждающим факт уплаты государственной пошлины плательщиком в наличной форме, является квитанция установленной формы, выдаваемая плательщику банком, либо квитанция, выдаваемая плательщику должностным лицом или кассой органа, в который производилась оплата.

Документ об уплате государственной пошлины предоставляется в единственном подлинном экземпляре.

Реквизиты для уплаты государственной пошлины за истребование документов приведены в приложении N 4 к административному регламенту.

2.6.4. Документ, удостоверяющий личность заявителя.

Для граждан Российской Федерации документом, удостоверяющим личность, является паспорт гражданина Российской Федерации (в случае утраты паспорта может быть предъявлено временное удостоверение личности).

Для граждан Российской Федерации, постоянно проживающих за границей, документом, удостоверяющим личность, является паспорт гражданина Российской Федерации для выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию с отметкой о постановке на консульский учет.

Для иностранных граждан документом, удостоверяющим личность, является паспорт иностранного гражданина, для лица без гражданства - документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, вид на жительство лица без гражданства, разрешение на временное проживание, для беженцев - удостоверение беженца.

Документы иностранных граждан и лиц без гражданства, выданные компетентными органами иностранных государств и предъявленные для истребования документов, должны быть легализованы, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации, и переведены на государственный язык Российской Федерации. Верность перевода должна быть нотариально удостоверена.

2.6.5. Документ, подтверждающий полномочия заявителя, в случае истребования документов на другое лицо, а именно:

свидетельство о смерти в случае, если лицо, в отношении которого была ранее составлена запись акта гражданского состояния, умерло;

нотариально удостоверенная доверенность от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства (справки) о государственной регистрации акта гражданского состояния;

удостоверение опекуна (попечителя) несовершеннолетнего лица;

удостоверение опекуна недееспособного лица.

2.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

отсутствие в соответствии с международными договорами Российской Федерации полномочий Министерства иностранных дел Российской Федерации, Министерства юстиции Российской Федерации, органов записи актов гражданского состояния на истребование данного документа;

документы, представленные для истребования документов, не соответствуют требованиям, предъявляемым к ним законодательством Российской Федерации;

предоставление государственной услуги противоречит законодательству Российской Федерации;

документы, представленные для истребования документов, не соответствуют требованиям пункта 2.6 административного регламента.

2.8. Основания для отказа и приостановления предоставления государственной услуги по истребованию документов отсутствуют.

2.9. В соответствии с подпунктом 52 пункта 1 статьи 333_33 Налогового кодекса Российской Федерации за истребование документов с территории иностранных государств уплачивается государственная пошлина в размере 200 рублей за каждый документ.

В соответствии с подпунктами 11 и 12 пункта 1 статьи 333_35 и пункта 2 статьи 333_39 Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины освобождены:

Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы;

участники и инвалиды Великой Отечественной войны;

органы управления образованием, опеки и попечительства и комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав:

за выдачу повторных свидетельств о рождении детей, оставшихся без попечения родителей, повторных свидетельств (справок) о смерти их родителей, о перемене имени, заключении и расторжении брака умершими родителями, а также за истребование указанных документов с территории иностранных государств.

Основанием для предоставления льгот физическим лицам, перечисленным выше, является удостоверение установленного образца (пункт 2 статьи 333_35 Налогового кодекса Российской Федерации).

При обращении с заявлением об истребовании документов с территории иностранных государств заявители уплачивают государственную пошлину до подачи указанного заявления.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди:

- в Комитете: при подаче документов не должен превышать 30 минут; при получении документов не должен превышать 30 минут; продолжительность приема у должностного лица не должна превышать 15 минут;

- в МФЦ: при подаче документов - не более 45 минут; при получении результата - не более 15 минут;

- через Портал - ожидание очереди не предусмотрено.

2.11. Срок регистрации заявления о предоставлении государственной услуги:

- в Комитете: заявление об истребовании документов регистрируется в автоматизированной информационной системе "ЗАГС Санкт-Петербурга" (далее - АИС ЗАГС) в день обращения заявителя;

- в МФЦ: продолжительность приема у инженера - инспектора - не более 40 минут;

- на Портале: один день.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляются государственные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения заявлений о предоставлении государственной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги:

2.12.1. Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, зал ожидания должны иметь площади, предусмотренные санитарными нормами и требованиями к рабочим (офисным) помещениям, где оборудованы рабочие места с наличием персональных компьютеров, копировальной техники, иной оргтехники. Места для заполнения заявлений о предоставлении государственной услуги, которые должны быть оборудованы стульями и столами, иметь писчие принадлежности (карандаши, авторучки, бумагу) для заполнения запросов о предоставлении государственной услуги и производства вспомогательных записей (памяток, пояснений).

2.12.2. Информационные стенды должны располагаться по месту нахождения структурного подразделения Комитета и содержать следующую информацию:

реквизиты нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие предоставление государственной услуги, и их отдельные положения;

образцы заполнения платежных поручений для уплаты государственной пошлины;

образцы заполнения заявления;

перечень необходимых документов для получения государственной услуги, указанный в пункте 6 раздела II настоящего административного регламента;

настоящий административный регламент;

место нахождения, график работы, номера контактных телефонов Комитета.

2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги:

- услуга может быть получена заявителями тремя способами: путем непосредственного обращения в Комитет, посредством МФЦ или в электронном виде;

- срок ожидания в очереди при подаче документов, срок регистрации заявления указаны в пунктах 2.10, 2.11 административного регламента;

- документы, необходимые для предоставления государственной услуги, указаны в пункте 2.6 административного регламента;

- наличие полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственной услуги;

- информирование заявителя о ходе и результатах предоставления государственной услуги осуществляется:

- по телефонам, указанным в пункте 1.3.2 административного регламента;

- в письменном виде в случаях, предусмотренных административным регламентом.

2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления услуги в МФЦ, и особенности предоставления услуги в электронном виде.

Устное консультирование осуществляется специалистами Комитета при обращении заявителя за консультацией лично или по телефону.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты Комитета подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин. По просьбе гражданина специалист, принявший звонок, обязан сообщить свою фамилию, имя, отчество и должность.

Время разговора не должно превышать 10 минут.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

Письменное консультирование осуществляется при обращении заявителя в Комитет или его структурное подразделение путем личного вручения обращения или направления его почтовым отправлением.

Председатель Комитета или руководитель структурного подразделения Комитета или МФЦ определяет исполнителя для подготовки ответа. Ответ на письменное обращение дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона исполнителя. Ответ подписывается председателем Комитета, руководителем структурного подразделения Комитета или МФЦ. По письменным обращениям по вопросам предоставления государственной услуги ответ направляется в течение 30 дней со дня регистрации обращения почтовым отправлением в адрес заявителя.

2.14.1. Прием заявлений об истребовании документов может быть осуществлен посредством МФЦ.

При предоставлении услуги МФЦ осуществляют:

- взаимодействие с Комитетом;

- информирование заявителей по вопросам предоставления услуги;

- обработку персональных данных, связанных с предоставлением услуги.

В случае истребования документов посредством МФЦ специалист МФЦ выполняет следующие действия:

- определяет предмет обращения;

- осуществляет прием и проверку документов, указанных в пункте 2.6 административного регламента. При обнаружении несоответствия представленных документов пункту 2.6 административного регламента, специалист МФЦ, осуществляющий прием заявлений, возвращает их заявителю для устранения выявленных недостатков.

По окончании приема специалист МФЦ выдает заявителю уведомление о приеме документов.

Специалист МФЦ отвозит принятые документы в структурное подразделение Комитета для направления запроса об истребовании документов.

2.14.2. Особенности предоставления услуги в электронном виде.

Предоставление государственной услуги об истребовании документов в электронном виде осуществляется путем составления электронной заявки для подачи заявления об истребовании документов в структурные подразделения Комитета через Портал.

Этапы и сроки перехода на предоставление услуг в электронном виде указаны в приложении 8 к административному регламенту.

III. Административные процедуры (действия)

Предоставление государственной услуги включает в себя последовательность следующих административных процедур (действий):

прием, проверка правильности оформления документов и их регистрация;

составление запроса об оказании правовой помощи;

выдача (высылка) заявителю истребованного документа или информации об отсутствии сведений;

истребование копии записи акта гражданского состояния.

3.1. Прием, проверка правильности оформления документов и их регистрация.

3.1.1. Основанием для приема, проверки правильности оформления документов и их регистрации является обращение заявителя либо специалиста МФЦ в структурное подразделение Комитета лично, посредством почтового отправления документов или в электронной форме, с одновременным представлением всех надлежащим образом оформленных документов.

3.1.2. Ответственным за прием документов является специалист, осуществляющий прием заявлений на истребование документов.

3.1.3. Специалист, ответственный за прием документов, устанавливает цель обращения заявителей, проверяет наличие всех необходимых документов и правильность заполнения заявления и анкеты.

Максимальный срок проверки одного запроса - 20 минут.

Максимальный срок регистрации запроса - 3 рабочих дня.

3.1.4. В случае соответствия представленных документов пункту 2.6 административного регламента при принятии заявления специалист регистрирует представленные документы в АИС ЗАГС.

В случае несоответствия представленных документов пункту 2.6 административного регламента специалист разъясняет порядок приведения представленных документов в соответствие с требованиями пункта 2.6 административного регламента.

Заявления граждан и документы об уплате государственной пошлины за истребование документов подшиваются в папку "Заявления граждан и документы об уплате государственной пошлины за истребование документов (свидетельств, справок о регистрации актов гражданского состояния) из стран - бывших республик СССР".

3.1.5. Результатом административной процедуры (действия) могут являться:

регистрация заявления об истребовании документов для дальнейшего составления запроса об оказании правовой помощи;

отказ в приеме документов, предоставлении государственной услуги.

3.1.6. Способ фиксации результата.

Отказ в приеме документов осуществляется в устной или письменной форме.

3.2. Составление запроса об оказании правовой помощи.

3.2.1. Основанием для составления запроса об оказании правовой помощи является регистрация заявления об истребовании документов.

3.2.2. Ответственным за составление запроса об оказании правовой помощи является руководитель структурного подразделения Комитета.

3.2.3. Специалист структурного подразделения Комитета составляет запрос об оказании правовой помощи. В зависимости от того, через какой компетентный орган страны - бывшей республики СССР, из которой необходимо истребовать документ, осуществляется взаимодействие сторон, запрос об оказании правовой помощи направляется в консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации, Главное Управление Министерства юстиции по Санкт-Петербургу и Ленинградской области или в компетентный орган иностранного государства.

В случае направления запроса об оказании правовой помощи в Главное Управление Министерства юстиции по Санкт-Петербургу и Ленинградской области к нему прикладывается копия документа, подтверждающего уплату государственной пошлины.

Запрос об оказании правовой помощи подписывается руководителем структурного подразделения Комитета и скрепляется гербовой печатью.

В случае если заявление об истребовании документов поступило по почте от юридического лица, не уполномоченного на истребование документов, специалист, направивший запрос об оказании правовой помощи, извещает заявителя о направлении запроса с указанием исходящего номера и даты направления запроса, а также наименования и полного адреса компетентного органа, в который он направлен.

При непосредственной подаче заявления на истребование документа заявитель или специалист МФЦ расписывается за получение информации о направлении запроса об оказании правовой помощи на заявлении.

Сообщение о направлении запроса юридическому лицу, не уполномоченному на истребование документов, регистрируется в АИС ЗАГС и запечатывается в конверт для последующей отправки заявителю.

Максимальный срок подготовки одного запроса - 30 минут.

Максимальный срок направления запроса - 3 рабочих дня с момента регистрации.

3.2.4. Запрос об оказании правовой помощи регистрируется в АИС ЗАГС и вместе с двумя экземплярами анкеты запечатывается в конверт для последующего отправления.

3.2.5. Результатом исполнения административной процедуры (действия) является направление запроса об оказании правовой помощи.

3.3. Выдача (высылка) заявителю или специалисту МФЦ истребованного документа или сообщения о наличии или отсутствии записи акта гражданского состояния, о пересылке документа по принадлежности вопроса в другой орган или о необходимости предоставления дополнительных сведений.

3.3.1. Основанием для выдачи (высылки) заявителю истребованного документа или сообщения о наличии или отсутствии записи акта гражданского состояния, о пересылке документа по принадлежности вопроса в другой орган или о необходимости предоставления дополнительных сведений является поступление истребованного документа или информации об отсутствии сведений.

3.3.2. Ответственным за выдачу (высылку) заявителю или представителю МФЦ истребованного документа или сообщения о наличии или отсутствии записи акта гражданского состояния, о пересылке документа по принадлежности вопроса в другой орган или о необходимости предоставления дополнительных сведений является специалист структурного подразделения Комитета.

3.3.3. Поступивший ответ на запрос об оказании правовой помощи в истребовании документа подлежит регистрации.

В случае поступления свидетельства или справки о регистрации актов гражданского состояния данный документ регистрируется в книге регистрации и выдачи свидетельств и справок, поступивших из других органов записи актов гражданского состояния, а в АИС ЗАГС делается отметка об исполнении запроса с указанием даты его поступления.

В случае поступления сведений о наличии записи акта гражданского состояния, сообщения об отсутствии запрашиваемых сведений, о пересылке документа по принадлежности вопроса в другой орган или о необходимости предоставления дополнительных сведений для истребования документа делается отметка о данной информации с указанием даты поступления в книге регистрации документов (заявлений граждан, анкет, поручений) о высылке свидетельств и справок о регистрации актов гражданского состояния) из стран - бывших республик СССР и в АИС ЗАГС.

Сопроводительные сообщения к свидетельствам, поступившим в ответ на запрос об оказании правовой помощи в истребовании документов, подшиваются в папку "Сопроводительные сообщения к свидетельствам, поступившим из других органов ЗАГС, и документы об уплате государственной пошлины".

При получении ответа на запрос об оказании правовой помощи в течение 3 рабочих дней с момента его регистрации специалист в установленном порядке направляет почтовым отправлением заявителю сообщение о поступлении истребованного документа, об отсутствии запрашиваемых сведений или о необходимости предоставления дополнительных сведений для истребования документа.

Максимальный срок исполнения - 3 рабочих дня с момента регистрации ответа.

Истребованное свидетельство или справка о регистрации актов гражданского состояния выдаются заявителю или представителю МФЦ при личном обращении в структурное подразделение Комитета, получившее ответ на запрос об оказании правовой помощи. Заявитель или представитель МФЦ расписывается за получение свидетельства или справки в книге учета поступивших свидетельств или справок.

Сообщения о наличии или отсутствии записи акта гражданского состояния, о пересылке документа по принадлежности вопроса в другой орган или о необходимости предоставления дополнительных сведений могут быть вручены заявителю или специалисту МФЦ лично или посредством почтового отправления.

Максимальный срок выдачи истребованного документа при личном обращении в структурное подразделение Комитета, в которое поступил истребуемый документ, - 10 минут.

Максимальный срок направления ответа на запрос почтовым отправлением - 3 рабочих дня с момента его регистрации.

3.3.4. В книге регистрации документов (заявлений граждан, анкет, поручений) о высылке свидетельств и справок о регистрации актов гражданского состояния из стран - бывших республик СССР делается отметка о направлении ответа по почте либо ставится подпись заявителя или специалиста МФЦ за получение истребуемого документа при его личном обращении в структурное подразделение Комитета.

3.3.5. Результатом исполнения административной процедуры (действия) является выдача (высылка) заявителю или специалисту МФЦ истребованного документа или сообщения о наличии или отсутствии записи акта гражданского состояния, о пересылке документа по принадлежности вопроса в другой орган или о необходимости предоставления дополнительных сведений.

3.4. Истребование копии записи акта гражданского состояния.

3.4.1. Основанием для начала истребования копии записи акта гражданского состояния является регистрация заявления об истребовании копии записи акта гражданского состояния для последующего обращения с заявлением о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния.

3.4.2. Ответственным за истребование копии записи акта гражданского состояния является руководитель структурного подразделения Комитета.

3.4.3. В случае если лицо намерено обратиться в структурное подразделение Комитета с заявлением о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, а запись акта гражданского состояния, в которую вносятся исправления или изменения, или которая является основанием для принятия решения о внесении данного исправления или изменения находится на хранении в компетентном органе страны - бывшей республики СССР, заинтересованное лицо обращается в структурное подразделение Комитета по месту своего жительства или по месту хранения записи акта гражданского состояния, подлежащей исправлению или изменению, с заявлением об истребовании копии записи акта гражданского состояния, которая является основанием для принятия решения о внесении исправления или изменения.

Максимальный срок исполнения - 6 месяцев.

3.4.4. При поступления копии записи акта гражданского состояния руководитель структурного подразделения Комитета информирует заинтересованное лицо о необходимости обращения с заявлением о внесении изменения или исправления в запись акта гражданского состояния.

3.4.5. Результатом исполнения административной процедуры (действия) является поступление копии записи о регистрации акта гражданского состояния в структурное подразделение Комитета.

IV. Порядок и формы контроля за совершением
действий и принятием решений

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги по истребованию документов, осуществляется председателем Комитета, руководителями структурных подразделений Комитета.

4.1.1. Начальник подразделения МФЦ осуществляет контроль за:

- приемом и оформлением документов сотрудниками МФЦ;

- своевременностью информирования специалистами МФЦ заявителей о результатах предоставления услуги.

4.1.2. Оператор Портала (специалисты СПб ГУП "СПб ИАЦ") осуществляет контроль за прохождением документов через Портал;

- своевременностью получения электронных заявок специалистами структурных подразделений Комитета.

4.2. Руководитель структурного подразделения Комитета и специалисты несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема документов, правильности внесения записи в журнал учета входящих документов, соответствие результатов рассмотрения документов требованиям законодательства Российской Федерации, принятие мер по проверке представленных документов, соблюдение сроков, порядка предоставления государственной услуги по истребованию документов, подготовки отказа в предоставлении государственной услуги по истребованию документов, за соблюдение сроков и порядка выдачи документов.

Персональная ответственность руководителя структурного подразделения Комитета и специалистов закрепляется в должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

4.2.1. Специалисты МФЦ несут ответственность за:

- качество приема комплекта документов у заявителя, в случае если несоответствие представленных документов пункту 2.6 административного регламента явилось основанием для отказа заявителю в предоставлении услуги;

- своевременность информирования заявителя о результате предоставления услуги.

4.2.2. Специалисты Портала несут ответственность за:

- технологическое обеспечение работы Портала;

- выгрузку электронных заявок в Комитет.

4.3. Контроль за предоставлением государственной услуги по истребованию документов в рамках действующего законодательства также осуществляется путем проведения проверок.

Периодичность осуществления контроля устанавливается руководителем Комитета в порядке, установленном действующим законодательством.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

Порядок и периодичность осуществления плановых проверок качества предоставления государственной услуги по истребованию документов устанавливается планом работы Комитета и утверждается председателем Комитета. Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Для проведения проверки формируется комиссия, в состав которой включаются специалисты Комитета.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений соблюдения положений административного регламента, виновные должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.3.1. Контроль за предоставлением государственной услуги по истребованию документов и надзор за соблюдением законодательства Российской Федерации при предоставлении государственной услуги по истребованию документов, включая проверки деятельности Комитета, осуществляет Главное Управление Министерства юстиции по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

4.3.2. Начальник подразделения МФЦ ежедневно проверяет деятельность своего структурного подразделения по работе с обращениями заявителей, передаче принятых документов в структурные подразделения Комитета, информировании заявителей о результате предоставления услуги.

4.3.3. Специалисты Портала ежедневно проверяют прохождение электронных заявок через Портал, выгрузку данных в Комитет.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица
при предоставлении государственной услуги по истребованию документов

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий и (или) бездействия должностных лиц Комитета в досудебном и судебном порядке.

5.2. Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги по истребованию документов, действия или бездействие должностных лиц Комитета, председателя Комитета, в том числе в связи с непринятием основанных на законодательстве Российской Федерации мер в отношении действий или бездействия должностных лиц Комитета.

5.3. Заявитель вправе обратиться с жалобой лично, в письменной или электронной форме.

5.4. Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает наименование органа, в который направляет письменное обращение, фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

суть обжалуемого действия (бездействия);

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

В случае отсутствия в письменном обращении фамилии заявителя, направившего обращение, и его почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Письменные обращения заявителей, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в них вопросов. При этом заявителю, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное на то должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.

Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.5. Заявитель вправе обжаловать действия или бездействия должностных лиц:

специалистов Комитета - председателю Комитета, в Главное Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Санкт-Петербургу и Ленинградской области;

председателя Комитета, в том числе в связи с непринятием основанных на законодательстве Российской Федерации мер в отношении действий или бездействия должностных лиц Комитета - в Главное Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Санкт-Петербургу и Ленинградской области;

специалистов МФЦ - начальнику подразделения МФЦ;

специалистов Портала - руководителю СПб ГУП "СПб ИАЦ".

Заявитель вправе обжаловать действия или бездействие должностных лиц в досудебном порядке в вышестоящие органы государственной власти Санкт-Петербурга (Правительство Санкт-Петербурга), вышестоящему должностному лицу (Губернатору Санкт-Петербурга).

5.6. Все поступившие обращения граждан и организаций подлежат обязательной регистрации в день поступления.

Зарегистрированные обращения передаются для рассмотрения руководителю органа, участвующего в предоставлении государственной услуги или, в случае его отсутствия, заместителю руководителя.

Обращения граждан подлежат рассмотрению в течение 30 дней со дня регистрации обращения, если более короткий срок не указан в резолюции. Срок рассмотрения обращения может быть продлен, в порядке исключения, руководителем органа, участвующего в предоставлении услуги, не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя. Промежуточный ответ готовит структурное подразделение, которое рассматривает обращение.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет председатель Комитета.

Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

Письменные ответы подписываются руководителем Комитета или его заместителем. В ответе обязательно указывается фамилия исполнителя и его служебный телефон.

Копии обращений граждан, содержащих сведения о коррупции, в течение двух рабочих дней со дня регистрации указанных обращений направляются в Комитет по вопросам законности, правопорядка и безопасности.

Прием заявителей и представителей организаций председателем Комитета, а также заместителем председателя Комитета осуществляется в соответствии с графиком приема граждан согласно приложению N 1 к административному регламенту.

5.7. По результатам рассмотрения обращения руководителем органа, принимающего участие в предоставлении услуги, принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в удовлетворении обращения.

Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.

5.8. Заявитель может сообщить о нарушении положений настоящего административного регламента по телефону 271-76-80 или по электронной почте pravo@uzags.gov.spb.ru.