Приказ Архивного комитета Ленинградской области от 22 марта 2011 г. N 9 "Об утверждении Административного регламента архивного комитета Ленинградской области по исполнению государственной функции "Учет архивных документов и архивных фондов"

Приказ Архивного комитета Ленинградской области
от 22 марта 2011 г. N 9
"Об утверждении Административного регламента архивного комитета
Ленинградской области по исполнению государственной функции
"Учёт архивных документов и архивных фондов"

В целях совершенствования исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции по государственному учёту архивных документов в соответствии с пунктом 2 части 2 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

приказываю:

1. Утвердить Административный регламент архивного комитета Ленинградской области по исполнению государственной функции "Учёт архивных документов и архивных фондов" согласно приложению к настоящему приказу.

2. Признать утратившим силу приказ архивного комитета Ленинградской области от 25 декабря 2008 года N 14 "Об утверждении Административного регламента исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции по ведению государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации".

3. Отделу формирования государственного архивного фонда методического обеспечения и контроля деятельности архивов организовать внедрение Административного регламента архивного комитета Ленинградской области по исполнению государственной функции "Учёт архивных документов и архивных фондов" в практику работы комитета.

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Председатель архивного комитета Ленинградской области

В. Малинко

Административный регламент
архивного комитета Ленинградской области по исполнению государственной
функции "Учёт архивных документов и архивных фондов"
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области
от 22 марта 2011 г. N 9)

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент исполнения государственной функции "Учёт архивных документов и архивных фондов".

1.1. Административный регламент архивного комитета Ленинградской области по исполнению государственной функции "Учёт архивных документов и архивных фондов" (далее - Административный регламент) разработан в целях централизации, полноты и достоверности ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственном учреждении "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГУ ЛОГАВ), государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, государственных органах и организациях - источниках комплектования ГУ ЛОГАВ (далее - источники комплектования).

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области
(организации), непосредственно исполняющего государственную функцию

2. Исполнение государственной функции осуществляется архивным комитетом Ленинградской области (далее - Архивный комитет).

3. Технологическое обеспечение исполнения государственной функции осуществляется отделом формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета.

Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих
исполнение государственной функции

4. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:

4.1. Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 год, N 43, ст. 4169);

4.2. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14 мая 2007 года);

4.3. Приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11 "Об утверждении Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации". Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 июля 1997 года, регистрационный N 1344 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 17, 1997 год);

4.4. Приказом Федеральной архивной службы от 23 октября 2000 года N 64 "Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах";

4.5. Постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 "Об утверждении положения об архивном комитете Ленинградской области и штатного расписания архивного комитета Ленинградской области" (Вести, N 115, 25 июня 2008 года).

Результат исполнения государственной функции

5. Конечным результатом исполнения государственной функции является определение в установленных единицах учёта количества и состава архивных документов, хранящихся в ГУ ЛОГАВ, государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, источниках комплектования ГУ ЛОГАВ.

6. Юридическим фактом, которым оканчивается исполнение государственной функции, является фиксация изменений количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ГУ ЛОГАВ, государственных музеях и библиотеках Ленинградской области, источниках комплектования в сводных документах государственного учёта.

Физические и юридические лица и(или) их представители, имеющие право
в соответствии с законодательством Российской Федерации
взаимодействовать с соответствующими органами исполнительной власти
(организациями) при исполнении государственной функции

7. Учёт архивных документов осуществляется в отношении следующих субъектов:

7.1. ГУ ЛОГАВ;

7.2. Государственных музеев и библиотек, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

7.4. Источников комплектования.

Взимание платы за исполнение государственной функции

8. Государственная функция исполняется бесплатно.

II. Порядок исполнения государственной функции

Информирование о правилах исполнения государственной функции

9. Местонахождение Архивного комитета Ленинградской области: 191311, Санкт-Петербург, ул. Смольного, д. 3, тел. (812) 274-93-62, факс (812) 710-00-81, e-mail: aklo_18@mail.ru.

10. График работы Архивного комитета:

День недели	Время работы	Приёмные дни
Понедельник	с. 9.00 до 18.00	приёмный день
Вторник	с 9.00 до 18.00	приёмный день
Среда	с 9.00 до 18.00	приёмный день
Четверг	с 9.00 до 18.00	приёмный день
Пятница	с 9.00 до 17.00	приёмный день

11. Сведения о местонахождении Архивного комитета, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальном сайте Ленинградской области по адресу http://lenobl.ru/gov/committee/archive.

12. Информирование по процедуре исполнения государственной функции производится:

- по телефону;

- при личном обращении;

- по письменным обращениям;

- в электронном виде;

- на сайте Архивного комитета по адресу http://www.lenobl.ru/gov/committee/archive.

13. При ответах на телефонные звонки специалисты Архивного комитета подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

14. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок.

15. При личном обращении работник Архивного комитета обязан принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы Архивного комитета и предоставить информацию в соответствии с настоящим Административным регламентом.

16. При информировании по письменным обращениям работники Архивного комитета обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения; ответ в чёткой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица.

17. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.

18. Письменные обращения и обращения, поступившие по электронной почте, рассматриваются в течение 30 дней.

19. Информация об исполнении государственной функции предоставляется бесплатно.

20. На информационных стендах, размещаемых в здании по месту нахождения Архивного комитета, содержится следующая информация об исполнении государственной функции:

- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов и электронной почты Архивного комитета;

- блок-схема исполнения государственной функции;

- порядок обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц Архивного комитета;

- перечень документов, необходимых для исполнения государственной функции;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- основания отказа в исполнении государственной функции;

- выписка из текста настоящего Административного регламента.

21. Перечисленная в пункте 20 настоящего Административного регламента информация располагается также на портале государственных услуг Ленинградской области по адресу http://www.gu.lenobl.ru и Интернет-странице Архивного комитета Ленинградской области по адресу http://lenobl.ru/gov/committee/archive.

Сроки исполнения государственной функции

22. ГУ ЛОГАВ представляет документы государственного учёта в Архивный комитет ежегодно не позднее 15 января следующего за отчётным года вместе с годовым отчётом.

23. Государственные музеи и библиотеки представляют документы государственного учёта раз в три года до 15 января следующего за отчётным года.

24. Источники комплектования представляют документы государственного учёта ежегодно до 25 декабря текущего года.

25. Архивный комитет Ленинградской области ежегодно:

- до 15 февраля следующего за отчётным года составляет сводные документы государственного учёта;

- до 1 февраля следующего за отчётным года включает копию массива данных, введённых ГУ ЛОГАВ в Программный комплекс (ПК) "Архивный фонд" (далее - учётная база данных) в ПК "Фондовый каталог".

Документы, необходимые для исполнения государственной функции

26. В целях исполнения государственной функции ГУ ЛОГАВ представляет в Архивный комитет следующие документы:

26.1. паспорт государственного архива на 1 января 20___года (Приложение 1) и пояснительную записку к нему;

26.2. сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января 20___года (Приложение 2);

26.3. карточки фондов (Приложение 3);

26.4. копию массива данных учётной базы данных на 1 января 20___ года на электронном носителе в 1-м экземпляре или по электронной почте (перечень реквизитов, обязательных для заполнения в учётной базе данных, представлен в Приложении 4).

27. В целях исполнения государственной функции государственные музеи, государственные библиотеки представляют в Архивный комитет следующие документы:

27.1. паспорт государственного музея на 1 января 20___года (Приложение 1) и пояснительную записку к нему;

28. паспорт государственной библиотеки на 1 января 20___ года (Приложение 1) и пояснительную записку к нему;

29. В целях исполнения государственной функции источники комплектования ГУ ЛОГАВ представляют в Архивный комитет следующие документы:

29.1. паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, на 1 декабря 20___ года (Приложение 6).

Основания для приостановления исполнения государственной функции

30. Исполнение государственной функции приостанавливается в случае:

30.1. непредоставления (несвоевременного предоставления) учётных документов в Архивный комитет субъектами, указанными в пункте 7 настоящего Административного регламента;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

30.1. необходимости устранения недостатков в поступивших документах государственного учёта.

Основания для прекращения исполнения государственной функции

31. Исполнение государственной функции прекращается в случае снятия с учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, либо в случае невозможности устранения недостатков в поступивших документах.

Требования к местам исполнения государственной функции

32. Исполнение государственной функции осуществляется в здании Архивного комитета.

33. Местами для приема посетителей в Архивном комитете являются кабинеты.

34. Внутри здания размещаются указатели нахождения соответствующих кабинетов.

35. Места ожидания приёма в Архивном комитете обеспечиваются стульями или скамьями.

36. Кабинеты должны быть оборудованы средствами охранно-пожарной сигнализации, соответствовать санитарным правилам и нормам.

37. В здании, где осуществляется приём посетителей, на информационных стендах размещается информация о порядке исполнения государственной функции.

38. Рабочее место работника Архивного комитета, осуществляющего приём посетителей, должно быть обеспечено телефонной связью (в том числе междугородней и внутренней) и компьютером.

III. Административные процедуры

39. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные действия (процедуры):

- приём и регистрацию документов государственного учёта, копии массива учётной баз# данных и передача их на исполнение;

- анализ документов государственного учёта и составление сводных документов государственного учёта;

- обновление ПК "Фондовый каталог" и анализ массива данных учётной базы данных ГУ ЛОГАВ;

40. Блок-схема административных процедур представлена в Приложении 7 к настоящему Административному регламенту.

Приём и регистрация документов государственного учёта,
учётных баз данных и передача их на исполнение

41. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документа государственного учёта, учётной базы данных (далее - документы) к работнику Архивного комитета, уполномоченному осуществлять приём и регистрацию почтовой корреспонденции (далее - уполномоченный специалист).

42. При приёме документов уполномоченный специалист осуществляет их регистрацию.

43. После регистрации уполномоченный специалист передает документы на исполнение в отдел формирования государственного архивного фонда, методического обеспечения и контроля деятельности архивов Архивного комитета (далее - отдел).

44. Срок выполнения административной процедуры составляет два календарных дня.

45. Результатом выполнения административной процедуры является передача документов на исполнение в отдел.

Анализ документов государственного учёта и составление сводных
документов государственного учёта

46. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление документов в отдел.

47. После поступления документов в отдел они передаются начальнику отдела.

48. Начальник отдела определяет исполнителя, ответственного за проведение анализа документов и подготовку сводных документов государственного учёта (далее - ответственный исполнитель), и передаёт поступившие документы ответственному исполнителю.

49. Ответственный исполнитель проверяет документы на предмет комплектности и правильности оформления.

50. При выявлении в ходе проверки некомплектности или неправильного оформления документов ответственный исполнитель информирует об этом уполномоченного представителя органа или организации из числа субъектов, указанных в пункте 7 настоящего Административного регламента (далее - представитель органа или организации), направившего документ государственного учёта, с целью устранения выявленных недостатков.

51. Представитель органа или организации обязан устранить выявленные недостатки и представить в Архивный комитет копию исправленного документа по факсу или по электронной почте не позднее семи дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.

52. Представитель органа или организации не позднее десяти дней с момента направления копии исправленного документа по факсу или электронной почте обязан направить (представить) оригинал исправленного документа в адрес Архивного комитета.

53. При установлении правильности оформления и комплектности документов ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей документов государственного учёта.

54. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях документов производятся действия, предусмотренные пунктами 50 - 52 настоящего Административного регламента.

55. При невозможности исправления недостатков исполнение государственной функции в отношении поступивших документов прекращается.

56. После проведенного анализа ответственный исполнитель составляет сводные документы государственного учёта и пояснительную записку к ним.

57. Сводные документы государственного учёта визируются ответственным исполнителем и представляются начальнику отдела для визирования.

58. Начальник отдела визирует документы и представляет завизированные сводные документы государственного учёта председателю Архивного комитета для подписания.

59. После подписания председателем Архивного комитета сводных документов государственного учёта один экземпляр сводных документов государственного учёта подшивается в дело согласно номенклатуре дел, а второй экземпляр направляется в Федеральное архивное агентство.

60. Срок выполнения административной процедуры составляет тридцать календарных дней с момента поступления документов в отдел.

61. Результатом исполнения административной процедуры является подписание председателем Архивного комитета сводных документов государственного учёта.

Обновление ПК "Фондовый каталог" и анализ массивов данных
учётной базы данных

62. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление копии массивов данных учётной базы данных ГУ ЛОГАВ в отдел.

63. После поступления документов в отдел копия массивов данных учётной базы данных передаётся начальнику отдела.

64. Начальник отдела определяет исполнителя, ответственного за обновление ПК "Фондовый каталог" и проведение анализа массивов данных учётной базы данных ГУ ЛОГАВ (далее - ответственный исполнитель), и передает поступившие документы исполнителю.

65. Ответственный исполнитель проверяет представленные массивы учётной базы на предмет комплектности файлов.

66. При выявлении неполного состава файлов в представленном массиве данных ответственный исполнитель информирует об этом по телефону ответственного исполнителя ГУ ЛОГАВ с целью устранения выявленных недостатков.

67. Представитель ГУ ЛОГАВ обязан устранить выявленные недостатки и представить в Архивный комитет исправленную базу данных по электронной почте не позднее семи дней с момента получения информации от ответственного исполнителя.

68. При невозможности исправления недостатков исполнение государственной функции в отношении поступивших документов прекращается.

69. При отсутствии недостатков ответственный исполнитель вносит её информационный массив в ПК "Фондовый каталог".

70. После включения массива учётной базы данных в ПК "Фондовый каталог" ответственный исполнитель проводит анализ полноты и сбалансированности показателей представленной базы данных.

71. При выявлении в ходе анализа ошибок в показателях базы данных производятся действия, предусмотренные пунктами 50 - 52 настоящего Административного регламента.

72. Срок исполнения административной процедуры составляет 12 календарных дней с момента поступления копии массива учётной базы данных в отдел.

IV. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

73. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, осуществляется начальником отдела, а в случае обращения с жалобой на неправомерные действия или нарушение сроков исполнения - председателем Архивного комитета или его заместителем.

74. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок (в том числе выездных проверок), анализ и проверку документов государственного учёта, а также отчётной документации, выявление и устранение ошибок и неточностей, принятие соответствующих решений.

75. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы) и внеплановыми.

76. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

77. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

78. По итогам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

79. Действия (бездействие) и решения должностных лиц, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы заявителями во внесудебном порядке и(или) в суде.

80. В досудебном (внесудебном) порядке действия (бездействие) должностных лиц Архивного комитета, участвующих в исполнении государственной функции, могут быть обжалованы в том случае, если, по мнению заявителя, имели место принятие противоправных решений, нарушение прав и законных интересов заявителя, положений настоящего регламента, делового этикета.

81. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является обращение (жалоба) заявителя.

82. Жалоба может быть подана в устной или письменной форме.

83. Письменная жалоба может быть подана в ходе личного приема в соответствии с графиком личного приёма либо направлена по почте.

84. В письменной жалобе указываются:

- наименование государственного органа, в который направляется письменная жалоба;

- наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), от которого поступила жалоба;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы, т. е. требования подающего жалобу, и основания, по которым заявитель считает решение или действия (бездействие) должностного лица по соответствующему вопросу неправильным;

- должность, подпись заявителя, дата.

85. Жалоба не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- если в ней не указаны наименование организации (фамилия гражданина), обратившегося с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в ней содержится вопрос, на который организации (гражданину) неоднократно давались письменные ответы по существу вопроса и новые доводы или обстоятельства по данному вопросу не приводятся;

- если в ней отсутствует наименование исполнительного органа государственной власти, решение, действия (бездействие) которого обжалуются;

- если в ней отсутствует существо обжалуемого решения, действий (бездействия) должностных лиц;

- если предметом указанной жалобы являются решения, действия (бездействие) должностных лиц государственного органа, не являющегося уполномоченным на исполнение государственной функции;

- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;

- если текст жалобы не поддается прочтению.

86. Заявитель имеет право на получение в Архивном комитете информации и документов, необходимых для обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемого ими решения при исполнении государственной функции.

87. Жалоба на действия (бездействие) должностных лиц Архивного комитета в порядке досудебного (внесудебного) обжалования подается руководителю Архивного комитета.

88. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято, жалоба может быть подана вице-губернатору, курирующему деятельность Архивного комитета.

89. Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня ее регистрации.

90. Жалобы, поданные в устной форме, рассматриваются по общему правилу в ходе личного приёма.

91. По результатам рассмотрения обращения (жалобы) руководитель Архивного комитета, заместитель руководителя Архивного комитета, принимают решения об удовлетворении или об отказе в удовлетворении требований.

92. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных нарушений, повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности должностных лиц, допустивших в ходе исполнения государственной функции на основании настоящего Административного регламента нарушения, которые повлекли за собой жалобу.

93. Заявителю направляется сообщение о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.

94. Жалоба считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.

95. О нарушении должностным лицом Архивного комитета положений настоящего Административного регламента заявитель может сообщить по телефонам и адресу электронной почты Архивного комитета, приведённым в настоящем Административном регламенте.

96. Заявитель вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействия должностных лиц Архивного комитета в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сроки обжалования, юрисдикция суда и оформление соответствующих заявлений устанавливаются процессуальным законодательством Российской Федерации.

Приложение 1

Форма паспорта

(наименование и адрес получателя)
Кем представляется
		(наименование
и адрес отчитывающейся организации)
Паспорт
			архива на 1 января			г.
(название архива)

1. Состав и объём архивных документов

Показатели	Код строки	Количество фондов	Количество единиц хранения				Кол-во ед. хр., принятых на временное хранение
			всего	в том числе
				внесённых в описи	секретных*	учтённых особо ценных
А	Б	1	2	3	4	5	6
Документы на бум. основе. Всего:	101
в т.ч. Управленческая документация	102
Документы личного происхождения	103				X
НТД	104
Документы по личному составу	105					X
Кинодокументы	106
Фотодокументы	107
Фонодокументы	108
Видеофонограммы	109
МЧД	110
Микроформы на правах подлинников	111				X
Итого:	112

_______________

*Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

Примечания:

Показатели	Код	Количество ед. учёта
	стр.	всего	в том числе внесённых в описи
А	Б	2	3
Кинодокументы	106
Фонодокументы	108
Видеофонограммы	109
МЧД	110
Микроформы на правах подлинников (кадров)	111
Документы л/п, не внесенные в описи (документов)	103

2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Показатели	Код стр.	Количество единиц хранения		Объём страхового фонда
		скопированных для страхового фонда	имеющих фонд пользования	количество кадров негатива	количество ед. хр. страхового фонда
А	Б	1	2	3	4
Документы на бум. основе. Всего:	201
в т. ч. Управленческая документация	202
Документы личного происхождения	203
НТД	204
Документы по личному составу	205	X		X	X
Кинодокументы	206			X
Фотодокументы	207			X
Фонодокументы	208			X
Видеофонограммы	209			X
МЧД	210			X
Микроформы на правах подлинников	211
Итого:	212

3. Состав и объём научно-справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

Показатели	Код стр.	Количество описей (книг учёта и описания)		Закаталогизировано				Создано баз данных о составе и содержании документов
				количество фондов	количество ед. хр. ед. уч.	Количество составленных карточек
		всего	из них в полном комплекте			всего	из них включенных в каталоги	кол-во БД	информ. объём (в Мбайт)
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Документы на бум. основе. Всего:	301
в т. ч. Управленческая документация	302
Документы личного происхождения	303
НТД	304
Документы по личному составу	305
Кинодокументы	306
Фотодокументы	307
Фонодокументы	308
Видеофонограммы	309
МЧД	310
Микроформы на правах подлинников	311
Итого:	312

3.2. Справочно-информационные издания

Показатели	Код строки	Количество
А	Б	1
Изданные справочники. Всего:	314
в т. ч.: Путеводители, краткие справочники по фондам	315
Других типов	316
По административно-территориальному делению	317
По истории учреждений	318

_____________

* Только для кинодокументов, фотодокументов, видеограмм, МЧД

4. Состав и объём научно-справочной библиотеки

Показатели	Код строки	Количество
А	Б	1
Книги и брошюры	401
Газеты	402
Журналы	403
Другие виды печатной продукции	404

5. Условия хранения документов

Показатели	Код строки	Количество
А	Б	1
Зданий (помещения) архива. Всего:	501
в т. ч. специальные	502
приспособленные	503
Протяженность стеллажных полок (в пог. м.) Всего:	504
в т. ч. металлических	505
деревянных	506
смешанных	507
Степень загруженности (в %)	508
Оснащенность зданий сигнализацией в %: охранная	509
пожарная	510
Закартонировано ед. хр.	511

Руководитель
				(подпись)					(расшифровка подписи)
"		"			20			года
фамилия и телефон исполнителя

Приложение 2

Название государственного, муниципального архива

Сведения
об изменениях в составе и объёме фондов
на 1 января 20___ года

N п/п	N фонда	Название фонда	Название, N и дата документа, на основании которого произошли изменения	Поступило		Выбыло		Общее кол-во ед. хр. в фонде		Имеющих страховые копии	Примечание
				название описи, аннотация документов	кол-во ед. хр./ крайние даты	название описи, аннотация документов	кол-во ед. хр./ крайние даты	внесенных в описи ед. хр.	неописанных ед. хр. / документов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Итого: за

поступило

фондов

ед. хр. (документов, листов)

выбыло

фондов

ед. хр. (документов, листов)

созданы страховые копии на

ед. хр.

На 01.01.200

г.

в архиве по списку фондов числятся с N

по N

номеров фондов,

в том числе: номеров, числящихся в наличии

фондов

ед. хр. (документов, листов):

номеров фондов, переданных и объединенных (документы которых использовались и номер

занимать нельзя)

утраченных

фондов

свободных номеров

Руководитель

Подпись

Расшифровка подписи

Приложение 3

Карточка фонда

Форма карточки фонда (лицевая сторона)

Дата первого поступления фонда	Дата получения карточки фонда в фондовый каталог	Архивный орган		Место хранения фонда			N фонда
							Форма собственности
							Срок хранения
Крайние даты каждого названия фонда		Название фонда
Объем фонда на 1 января	годы
	количество ед. хр. (документов)
	в т. ч. неописанных ед. хр. (документов), имеющих страховые копии

Форма карточки фонда (оборотная сторона)

Название описи, аннотация документов		Нач. годы		Кон. годы		Название описи, аннотация документов			Нач. годы	Кон. годы
1		2		3		4			5	6
Прежний номер фонда
Примечание
Наименование должности работника						Подпись		Расшифровка подписи
Дата

Приложение 4

Перечень
реквизитов, обязательных для заполнения учётной базы данных
"Архивный фонд"

Обязательному заполнению подлежат следующие поля базы данных "Архивный фонд":

1. в режиме Архивист:

поля экранов 1-3 раздела Фонд;

поля раздела Переименования;

поля раздела Фондовые включения;

поля раздела Задокументированные периоды;

поля раздела Движения документов.

2. в режиме Администратор:

поля раздела Паспорт архива.

Приложение 5

Кому представляется
	(наименование
и адрес получателя)
Кем представляется
	(наименование
и адрес отчитывающейся организации)

Сведения
о состоянии хранения документов в организациях - источниках
комплектования государственных, районных, городских архивов
на 1 декабря 20___ года

I. Сведения об организациях, передающих в государственные, районные,
городские архивы управленческую документацию

Показатели		Код строки	Всего	Из них имеют
				согласованные с архивными учреждениями		помещения для хранения документов	штатных работников	полностью подготовили документы к передаче на постоянное хранение (утвердили описи на ЭПК арх. учреждения)
				номенклатуры дел	инструкции по делопроизводству
А		Б	1	2	3	4	5	6
Общее количество организаций		101
Количество негосударственных организаций		102
Количество организаций профиля комплектования госархивов (всего)		103
Количество негосударственных организаций профиля комплектования госархивов		104
Количество организаций профиля комплектования районных, городских архивов (всего)		105
Количество негосударственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов		106
Количество объединенных ведомственных архивов		107		X	X			X
Количество архивов по личному составу при администрациях		108		X	X
Примечание:	1. Сведения строк 107, 207 не включаются в сведения строк 101 - 106, 201 - 206.
	2. В сведения строк 108, 208 не включаются сведения об архивах документов по личному составу при администрациях, вошедших в систему ГАС.

2. Сведения об управленческой деятельности

Показатели	Код строки	Документы постоянного хранения							Документы по личному составу		Образуется в год дел постоянного хранения
		всего единиц хранения	крайние даты		из них внесены в описи, утвержденные ЭПК архивного учреждения	крайние даты		хранится сверх установленного срока
			начальная	конечная		начальная	конечная		всего единиц хранения	из них внесены в описи, согласованные ЭПК
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Во всех организациях	201
В негосударственных организациях	202
В организациях профиля комплектования госархивов (всего)	203
В негосударственных организациях профиля комплектования госархивов	204
В организациях профиля комплектования районных, городских архивов (всего)	205
В негосударственных организациях профиля комплектования районных, городских архивов	206
В объединенных ведомственных архивах	207
В архивах документов по личному составу при администрациях	208	Х	Х	Х	Х	Х	Х	Х			Х

3. Сведения об организациях - источниках комплектования государственных,
районных, городских архивов научно-технической документацией

Показатели	Код строки	Количество организаций			Количество единиц хранения (томов, папок)*
		всего	имеющих помещения для хранения документов	имеющих штатных работников архива	всего единиц хранения	крайние даты		из них внесено	крайние даты		хранится сверх установленного срока
						начальная	конечная	в описи, утвержденные ЭПК архивного учреждения	начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Организации	301
В том числе негосударственные организации	302

____________________

* Объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата А4=1 папке.

4. Сведения о кинофотофонодокументах

Виды организаций	Код строки	Количество организаций, состоящих на учете архивных учреждений			Количество единиц хранения
		всего	из них имеют		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные ЭПК архивного учреждения			хранится сверх установленного срока
			помещения для хранения документов	штатных работников		начальная	конечная
								всего	крайние даты
									начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Организации, хранящие кинодокументы (всего)	401
Негосударственные организации, хранящие кинодокументы	402
Организации, хранящие фотодокументы (всего)	403
Негосударственные организации, хранящие фотодокументы	404
Организации, хранящие фонодокументы (всего)	405
Негосударственные организации, хранящие фонодокументы	406
Организации, хранящие видеозаписи (всего)	407
Негосударственные организации, хранящие видеозаписи	408

5. Сведения об организациях, хранящих документы отраслевых фондов*

Код строки	Количество организаций
	всего	из них имеют
		помещения для хранения документов	штатных работников
А	1	2	3
501

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения				Крайние даты
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, книги учета и описания
			начальная	конечная		начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6
Научно-техническая документация	502
Кинодокументы	503
Фотодокументы	504
Фонодокументы	505
Видеозаписи	506
Документы на машинных носителях	507

"		"			20		г.
Руководитель
(фамилия и телефон исполнителя)

_______________

* Заполняется только Росархивом

Приложение 6

Кому представляется
	(наименование и адрес получателя)
Кем представляется
	(наименование и адрес отчитывающейся организации)
(форма собственности отчитывающейся организации)

Паспорт
архива организации, хранящей управленческую документацию
на 1 декабря 20___ года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (в кв. метрах)	Загруженность архивохранилища (в процентах)
А	1	2	3
101

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			хранится сверх установленного срока	образуется в год дел
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения	201
По личному составу	202							X

3. Кадры

Код строки	Количество штатных работников	Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
301		- Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное. - Отопление: центральное, печное, отсутствует. - Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет. - Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет. - Читальный зал: есть, нет. - Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

"		"		20		г.
Руководитель предприятия, организации
								(подпись)
(фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 6а

Кому представляется
	(наименование и адрес получателя)
Кем представляется
	(наименование и адрес отчитывающейся организации)
(форма собственности отчитывающейся организации)

Паспорт
архива организации, хранящей кинофотофонодокументы
на 1 декабря 20___ года

1. Кинодокументы

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			хранится сверх установленного срока
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7
На 35-мм пленке	101
На 16-мм пленке	102

2. Фотодокументы

Показатели		Код строки	Количество единиц хранения
			всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			хранится сверх установленного срока
				начальная	конечная	всего	крайние даты
							начальная	конечная
А		Б	1	2	3	4	5	6	7
Негативы	черно-белые	201
	цветные	202
Позитивы на пленке, диапозитивы (слайды)	черно-белые	203
	цветные	204
Фотоотпечатки		205
Фотоальбомы	количество альбомов	206
	количество снимков	207

3. Фонодокументы

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			хранится сверх установленного срока
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7
Магнитные записи	301
Граммофонные записи	302
Записи на других носителях	303

4. Видеозаписи

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные ЭПК архивного учреждения			хранится сверх установленного срока
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7
Видеозаписи	401

5. Кадры

Код строки	Количество штатных работников	Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
301		- Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное. - Отопление: центральное, печное, отсутствует. - Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет. - Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет. - Читальный зал: есть, нет. - Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

"		"		20		г.
Руководитель предприятия, организации
								(подпись)
(фамилия и телефон исполнителя)

Кому представляется
	(наименование и адрес получателя)
Кем представляется
	(наименование и адрес отчитывающейся организации)
(форма собственности отчитывающейся организации)

Паспорт
архива организации, хранящей научно-техническую документацию
на 1 декабря___ 20 года

1. Научно-техническая документация. Общие сведения

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты
			начальная	конечная
А	Б	1	2	3
Научно-исследовательская	101
Конструкторская	102
Технологическая	103
Проектная	104
Прочие виды	105
Всего	106

2. Научно-техническая документация, отнесенная к составу
Архивного фонда Российской Федерации

Показатели	Код строки	Количество проектов, проблем (тем), утвержденных ЭПК архивного учреждения	Крайние даты		Количество единиц хранения
			начальная	конечная	внесено в описи, утвержденные ЭПК архивного учреждения, всего	крайние даты		хранится сверх установленного срока
						начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7
Научно-исследовательская	201
Конструкторская	202
Технологическая	203
Проектная	204
Прочие виды	205
Всего	206

3. Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)

Показатели	Код строки	Количество баз данных	Объем записанной информации (Мбайт)	Сведения о документах на машинных носителях
				количество ед. хр. (дМН)	объем записанной информации (Мбайт)	крайние даты
						начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6
Документы на машинных носителях информации	301

4. Управленческая документация

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		всего	крайние даты		из них внесено в описи, утвержденные, (согласованные) ЭПК архивного учреждения			хранится сверх установленного срока
			начальная	конечная	всего	крайние даты
						начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7
Постоянного хранения	401
По личному составу	402

5. Кадры

Код строки	Количество штатных работников	Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
301		- Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное. - Отопление: центральное, печное, отсутствует. - Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет. - Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет. - Читальный зал: есть, нет. - Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

"		"		20		г.
Руководитель предприятия, организации
								(подпись)
(фамилия и телефон исполнителя)