Приложение. Административный регламент предоставления государственной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим и генеалогическим запросам" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела

Приложение

Административный регламент
предоставления государственной услуги "Выдача архивных справок,
архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме,
теме, событию, факту, по биографическим и генеалогическим запросам"
при осуществлении органами местного самоуправления отдельных
государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела
(утв. приказом архивного комитета Ленинградской области от 28 мая 2012 г. N 4)

I. Общие положения

1. Наименование государственной услуги: "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим и генеалогическим запросам" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела (далее - государственная услуга).

2. Наименование органов местного самоуправления, предоставляющих государственную услугу, и их структурных подразделений, ответственных за предоставление государственной услуги.

2.1. Государственную услугу предоставляют администрации муниципальных районов, городского округа Ленинградской области (далее - Администрации).

2.2. Структурными подразделениями, ответственными за предоставление государственной услуги, являются архивные отделы (сектора) Администраций (далее - муниципальные архивы).

3. Информация о местах нахождения и графике работы органов местного самоуправления, предоставляющих государственную услугу.

3.1. Местонахождение, номера телефонов, почтовые и электронные адреса муниципальных архивов указаны в Приложении 1.

3.2. Графики работы муниципальных архивов указаны в Приложении 2.

3.3. Сведения о местонахождении муниципальных архивов, номерах телефонов, графике (режиме) работы размещены на официальных сайтах Администраций муниципальных образований.

4. Адрес портала государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области: http://www.gu.lenobl.ru/.

5. Информация по вопросам исполнения запросов предоставляется:

- по телефону;

- почтовой связью;

- по электронной почте;

- при личном обращении;

- на официальном сайте Администрации Ленинградской области;

- на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области.

5.1. По телефону работники муниципальных архивов дают информацию о порядке и о ходе предоставления государственной услуги.

5.2. Письменный запрос о порядке и ходе предоставления государственной услуги, поступивший при личном обращении, по электронной почте или почтовой связью регистрируется в день поступления.

5.3. Почтовой связью информация по вопросам исполнения запросов направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса. По электронной почте ответ направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.

6. Порядок, форма и место размещения информации по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе на стендах в местах предоставления государственной услуги, а также на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области и официальных сайтах Администраций в сети Интернет.

На портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области, официальном сайте Администрации, на стендах в муниципальных архивах размещается следующая информация:

- сведения о режиме работы, номерах телефонов и электронной почты муниципальных архивов;

- перечень необходимых для получения государственной услуги документов;

- образцы заполнения бланка запроса;

- информация о сроках предоставления государственной услуги;

- блок-схема предоставления государственной услуги;

- порядок обжалования решения, действия или бездействия должностных лиц и работников муниципальных архивов;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги.

7. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают:

- граждане Российской Федерации;

- граждане иностранных государств;

- лица без гражданства;

- организации.

Заявителями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации выступать от имени заявителей, перечисленных в пункте 7 Административного регламента предоставления государственной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим и генеалогическим запросам" при осуществлении органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела (далее - Административный регламент).

II. Стандарт предоставления в электронном виде государственной услуги

8. Наименование государственной услуги: "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов по определённой проблеме, теме, событию, факту, по биографическим и генеалогическим запросам".

9. Наименование органов местного самоуправления, предоставляющих государственную услугу, и их структурных подразделений, ответственных за предоставление государственной услуги.

9.1. Государственную услугу предоставляют Администрации.

9.2. Структурными подразделениями, ответственными за предоставление государственной услуги, являются муниципальные архивы.

10. Государственная услуга предоставляется по документам, относящимся к собственности Ленинградской области и находящимся на хранении в муниципальных архивах.

Результатом предоставления государственной услуги является:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- копия архивного документа;

- справка о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;

- письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа в предоставлении государственной услуги либо об отсутствии запрашиваемых сведений.

11. Юридическим фактом, которым завершается исполнение государственной услуги, является направление почтовой связью, по электронной почте или вручение лично в руки адресатам документов, предусмотренных пунктом 10 Административного регламента.

12. Срок предоставления государственной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса в муниципальном архиве.

12.1. В исключительных случаях руководитель муниципального архива либо иное уполномоченное на это лицо продлевает срок рассмотрения запроса не более, чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

12.2. Срок рассмотрения и направления поступивших в муниципальный архив запросов на исполнение по принадлежности составляет 5 рабочих дней со дня их регистрации.

12.3. Отправка почтовой связью в адрес заявителя документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, указанных в пункте 10 Административного регламента, осуществляется в 30-дневный срок с момента регистрации запроса.

12.4. Срок выдачи документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, указанных в пункте 10 Административного регламента, в случае личного обращения заявителя за ответом также не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.

13. Правовыми основаниями для предоставления государственной услуги являются:

- Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 26 января 2009 года, N 4, ст. 445);

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25 октября 2004 года, N 43, ст. 4169);

- Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 8 мая 2006 года, N 19, ст. 2060);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31 июля 2006 года, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2 августа 2010 года, N 31, ст. 4179);

- Закон Ленинградской области от 29 декабря 2005 года N 124-оз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельными государственными полномочиями Ленинградской области в сфере архивного дела" (Вестник Правительства Ленинградской области, 30 декабря 2005 года, N 69);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14 мая 2007 года, N 20);

- Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 21 мая 2009 года N 271 "Об утверждении административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 5 октября 2009 года, N 40);

- Постановление Правительства Ленинградской области от 5 марта 2011 года N 42 "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) в Ленинградской области, внесении изменений в постановление Правительства Ленинградской области от 12 ноября 2004 года N 260 и признании утратившими силу постановлений Правительства Ленинградской области от 25 августа 2008 года N 249, от 4 декабря 2008 года N 381 и пункта 5 постановления Правительства Ленинградской области от 11 декабря 2009 года N 367" (Вестник Правительства Ленинградской области, 13 апреля 2011 года, N 17);

- Постановление Правительства Ленинградской области от 8 июня 2009 года N 163 "Об утверждении показателей для оценки эффективности выполнения органами местного самоуправления муниципальных образований переданных отдельных государственных полномочий Ленинградской области" (Вестник Правительства Ленинградской области, 3 июля 2009 года, N 37);

- Положение об архивном комитете Ленинградской области, утверждённое постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 ( "Вести", 25 июня 2008 года, N 115);

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства Ленинградской области от 31 января 2014 г. N 12 постановление Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 г. N 166 признано утратившим силу с 1 января 2014 г.

См. Положение об Архивном управлении Ленинградской области, утвержденное постановлением Правительства Ленинградской области от 31 января 2014 г. N 12

- Приказ архивного комитета Ленинградской области от 30 октября 2009 года N 24 "Об утверждении Административного регламента исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции проведения проверок осуществления органами местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельных государственных полномочий Ленинградской области в сфере архивного дела" (Вестник Правительства Ленинградской области, 18 декабря 2009 года, N 69).

14. Документами, необходимыми для предоставления государственной услуги, являются:

- письменный запрос на русском языке в адрес муниципального архива, в том числе переданный по электронной почте, или заявление, составленное заявителем лично (далее - запрос);

- для истребования архивной информации о третьих лицах, содержащей сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения срока 75 лет со дня создания указанных документов, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации (письменное разрешение гражданина, а после его смерти - наследников, и документ, удостоверяющий личность заявителя).

14.1. Бланк запроса физического лица приведён в приложении 3 к Административному регламенту.

14.2. Юридические лица направляют запрос на русском языке, оформленный на официальном бланке организации и подписанный руководителем (заместителем руководителя) юридического лица. Бланк запроса юридического лица приведён в приложении 4 к Административному регламенту.

14.3. В запросе указываются следующие сведения:

- наименование муниципального архива, в который направляется запрос;

- для граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя или лица, на которое запрашивается документ (с указанием смены фамилии);

- для граждан - паспортные данные - для получения архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подтверждающих право на землю и иные имущественные права;

- адрес заявителя (почтовый адрес, по которому должны быть направлен ответ или уведомление о переадресации запроса);

- номер контактного телефона заявителя или его доверенного лица;

- для исполнения биографического запроса - известные биографические сведения о лице, о котором запрашивается информация;

- для получения сведений генеалогического характера - фамилия, имя, отчество, место проживания, место работы лиц(а), о которых(ом) запрашивается информация;

- для исполнения запроса по определённой проблеме, теме, событию, факту - указание тематики запроса, события, факта, его хронологических рамок, в том числе для получения архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, подтверждающих право на землю и иные имущественные права:

- реквизиты запрашиваемого документа (наименование документа, дата, регистрационный номер распорядительного акта, каким органом издан документ, название населенного пункта, где находится (находился) земельный участок, дом (квартира);

- дополнительная информация (реквизиты договора о предоставлении земельного участка, договора купли-продажи, выписки из протокола органа власти, свидетельства о праве постоянного (бессрочного) пользования землёй, акта о выделении земельного участка, свидетельства о государственной регистрации права на недвижимое имущество);

- для какой цели требуется документ;

- дата составления запроса.

Запрос подписывается заявителем лично за исключением обращений по электронной почте.

15. Приём документов от заявителей осуществляется следующими способами:

- почтовой связью;

- по электронной почте;

- при личном обращении.

16. Порядок предоставления документов заявителями:

- почтовой связью запрос направляется заявителем в адрес муниципального архива;

- по электронной почте запрос направляется на электронный адрес муниципального архива в сети Интернет;

- при личном обращении в муниципальный архив запрос составляется заявителем и передаётся работнику муниципального архива, ответственному за ведение приёма граждан.

17. При предоставлении государственной услуги муниципальный архив обязан принять для рассмотрения документы заявителя, отказ в приёме документов не допускается.

При подаче документов на личном приёме заявителю устно разъясняются основания для отказа в предоставлении государственной услуги.

18. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги, в том числе исполнения запроса, поступившего по электронной почте, являются:

- отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии), почтового адреса заявителя;

- неподдающийся прочтению текст, в том числе текст на иностранном языке;

- отсутствие у заявителя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет.

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с разъяснением причин отказа, если адрес заявителя поддаётся прочтению.

19. Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

20. Срок ожидания в очереди на получение документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, не должен превышать 30 минут.

21. Запрос, поступивший в муниципальный архив, регистрируется в день поступления.

22. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, информационным стендам:

22.1. Места ожидания в очереди на получение документов должны быть оборудованы стульями или кресельными секциями.

22.2. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования.

22.3. Места предоставления государственной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

23. На стендах в местах предоставления государственной услуги размещаются следующие информационные материалы:

- сведения о режиме работы, номерах телефонов и электронной почты муниципального архива;

- перечень необходимых для получения государственной услуги документов;

- образцы заполнения бланка запроса;

- информация о сроках предоставления государственной услуги;

- блок-схема предоставления государственной услуги;

- порядок обжалования решения, действия или бездействия работников и должностных лиц муниципального архива;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- основания отказа в предоставлении государственной услуги.

24. Показатели доступности и качества государственной услуги:

24.1. Доля случаев предоставления государственной услуги в установленные сроки.

Показатель определяется по формуле:

D ЗАП ср. = ЗАП ср. /ЗАП общ. х 100 процентов, где

ЗАП общ. - общее количество запросов, исполненных в течение года;

ЗАП ср. - количество запросов, исполненных в течение года в установленные сроки;

D ЗАП ср. - доля запросов юридических и физических лиц, исполненных в установленные сроки.

Целевое значение показателя - 100%.

24.2. Доля обоснованных жалоб к общему количеству заявлений о получении государственной услуги.

Показатель определяется по формуле:

DЖ об. = Ж об. /ЗАП общ. х 100 процентов, где

ЗАП общ. - общее количество запросов, исполненных в течение года;

Ж об. - количество обоснованных жалоб на предоставление государственной услуги, поступивших в течение года;

DЖ об. - доля обоснованных жалоб.

Целевое значение показателя - 0%.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных
процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности
выполнения административных процедур в электронном виде

25. Административные процедуры по предоставлению государственной услуги:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов по принадлежности;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов и подготовка ответов заявителям;

- направление и выдача ответов заявителям.

26. Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении N 5 к Административному регламенту.

27. Муниципальный архив не вправе требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг;

- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органа (организации), предоставляющего государственную услугу, иных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и подведомственных им организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ленинградской области, (за исключением документов, включённых в определённый частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ перечень документов, а также документов, выдаваемых по результатам оказания необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги). Заявитель имеет право представить указанные документы и информацию в орган (организацию), предоставляющую государственную услугу, по собственной инициативе;

- осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включённых в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги.

Порядок регистрации запросов и передача их на исполнение

28. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление запроса в муниципальный архив, в том числе по электронной почте, или составленного заявителем лично.

29. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является руководитель муниципального архива.

30. Запрос, переданный по электронной почте, распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведётся в установленном порядке.

31. В случае принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги заявителю направляется уведомление с разъяснением причины отказа, если адрес заявителя поддаётся прочтению. Критериями принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги являются основания, указанные в пункте 18 Административного регламента.

32. Запрос регистрируется работником муниципального архива, уполномоченным осуществлять приём и регистрацию почтовой корреспонденции.

33. Срок выполнения административной процедуры составляет 2 рабочих дня с даты поступления запроса в муниципальный архив, в том числе по электронной почте, или составленного заявителем лично.

34. Результатом выполнения административной процедуры является присвоение входящего номера и даты поступления запроса в муниципальный архив и передача его на исполнение работнику, ответственному за исполнение запросов муниципальный архив, в том числе по электронной почте, или составленного заявителем лично.

35. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является запись от руки чёрными или синими чернилами входящего номера и даты поступления запроса в журнал регистрации, проставление на запросе штампа регистрации и его заполнение, а также внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).

Анализ тематики поступивших запросов

36. Основанием для начала выполнения административной процедуры является факт передачи запроса на исполнение работнику, ответственному за исполнение запросов.

37. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры является руководитель муниципального архива.

38. Работники муниципального архива, ответственные за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступивших запросов с помощью справочно-поисковых средств.

39. Срок проведения анализа тематики поступившего запроса с момента поступления его на исполнение составляет не более 3 рабочих дней.

40. Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения:

- о возможности исполнения запроса;

- о направлении запроса по принадлежности;

- об отказе в предоставлении государственной услуги;

- о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений;

- о подготовке справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

Критерием принятия решения о возможности исполнения запроса является наличие на хранении в муниципальном архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

Критерием принятия решения о направлении запроса по принадлежности является наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на хранении в органах или организациях.

Критериями принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги являются основания указанные в пункте 18 Административного регламента.

Критерием принятия решения о невозможности исполнения запроса и подготовки в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений является отсутствие в муниципальном архиве на хранении архивных документов, а также отсутствие информации об их местонахождении.

Критерием принятия решения о подготовке справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, является наличие актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, о неисправимых повреждениях архивных документов.

Направление запросов по принадлежности

41. Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение о направлении запроса по принадлежности.

42. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является руководитель муниципального архива.

43. По итогам анализа тематики поступившего запроса работник, ответственный за исполнение запроса, готовит сопроводительное письмо о направлении запроса в органы и организации по принадлежности.

44. Одновременно с направлением запроса на исполнение в органы и организации работник, ответственный за исполнение запросов, уведомляет заявителя о направлении запроса по принадлежности.

45. Срок исполнения административной процедуры составляет 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.

46. Результатом выполнения административной процедуры является факт регистрации (присвоение исходящего номера и даты) сопроводительного письма муниципального архива о направлении запроса для исполнения, а также письма - уведомления в адрес заявителя.

47. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является внесение от руки чёрными или синими чернилами номера и даты отправки письма муниципального архива о направлении запроса для исполнения, а также письма - уведомления в адрес заявителя в журнал регистрации, а также внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).

Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовка ответов заявителям

48. Основанием для начала выполнения административной процедуры является решение работника муниципального архива о возможности исполнения запроса.

49. Должностным лицом, ответственными за исполнение административной процедуры, является руководитель муниципального архива.

50. Поиск архивных документов осуществляется работниками, ответственными за исполнение запросов, с помощью справочно-поисковых средств.

51. После выявления необходимых архивных документов на их основе составляется архивная справка, архивная выписка или готовятся архивные копии.

52. Оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии осуществляется с соблюдением следующих требований.

52.1. Текст в архивной справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью муниципального архива.

Архивные справки подписываются руководителем муниципального архива, исполнителем и заверяются печатью органа местного самоуправления.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

52.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т. д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Соответствие содержания выданных по запросам архивных выписок содержанию подлинных документов удостоверяется подписью руководителя муниципального архива или уполномоченного должностного лица и печатью органа местного самоуправления.

52.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются, и на месте скрепления заверяются печатью муниципального архива и подписью руководителя муниципального архива.

53. Сроки поиска архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовки ответов заявителям, не должны превышать 12 рабочих дней с момента завершения проведения анализа тематики поступивших запросов.

54. Результатом выполнения административной процедуры является подготовка архивной справки, архивной выписки, архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения.

55. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является составление архивной справки, архивной выписки, сопроводительного письма к архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в программе Microsoft Office Word в соответствии со следующими требованиями: шрифт - Times New Roman; размер шрифта - 13-14; цвет шрифта - чёрный, распечатка на бумажном носителе формата А4.

Направление и выдача ответов заявителям

56. Основанием для начала административной процедуры является завершение подготовки документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, указанных в пункте 10 Административного регламента.

57. Должностным лицом, ответственным за исполнение административной процедуры, является руководитель муниципального архива.

58. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия направляются в адрес заявителя заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или простым письмом. В случае личного обращения, выдаются заявителю на руки.

59. Справка о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, направляются в адрес заявителя по почте простым письмом или, в случае личного обращения, выдаются заявителю на руки.

60. Письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений направляется в адрес заявителя по электронной почте, по почте простым письмом или, в случае личного обращения, выдаётся заявителю на руки.

61. Срок отправки ответов заявителям составляет не более 3 рабочих дней с момента завершения подготовки архивной справки, архивной выписки, архивной копии, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений.

62. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, справка о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменный ответ об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений, в случае личного обращения заявителя в муниципальный архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу - при предъявлении письменного разрешения гражданина. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, письменного ответа об отсутствии в архиве запрашиваемых сведений расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, или в журнале регистрации, указывая дату их получения.

63. Результатами выполнения административной процедуры являются:

- регистрация в журнале и отправка в адрес заявителя архивной справки, архивной выписки или архивной копии простым письмом или заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении;

- регистрация в журнале и выдача заявителю при личном обращении под расписку архивной справки, архивной выписки, архивной копии, письма об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;

- регистрация в журнале и отправка в адрес заявителя письма об отсутствии запрашиваемых сведений или справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, по почте простым письмом.

64. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является запись от руки чёрными или синими чернилами номера и даты подготовленной архивной справки, архивной выписки, сопроводительного письма к архивной копии либо письма в адрес заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений, справки о документально подтверждённом факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в журнал регистрации исходящей корреспонденции, а также внесение сведений в электронную базу данных (при наличии).

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

65. Руководитель муниципального архива осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определённых административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений.

Текущий контроль осуществляется путём проведения проверок соблюдения работниками муниципального архива настоящего Административного регламента.

66. Архивный комитет Ленинградской области (далее - Архивный комитет) осуществляет контроль полноты и качества предоставления государственной услуги муниципальными архивами.

67. Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги включает в себя проведение Архивным комитетом проверок осуществления органами местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела.

68. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок определены Административным регламентом исполнения архивным комитетом Ленинградской области государственной функции "Проведение проверок осуществления органами местного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области отдельных государственных полномочий Ленинградской области в области архивного дела", утверждённым приказом архивного комитета Ленинградской области от 30 октября 2009 года N 24.

69. По результатам проведенных проверок в случае выявления фактов неосуществления и(или) ненадлежащего осуществления государственных полномочий виновные лица привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

70. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций.

Контроль со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется посредством направления предложений и замечаний в Администрацию и муниципальных архив по почте, в том числе электронной. Предложения и замечания также высказываются на личном приёме у руководителя муниципального архива.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий
(бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу,
а также должностных лиц, государственных служащих

71. Заявитель имеет право обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента.

72. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе предоставления государственной услуги.

73. Ответ на жалобу не даётся в следующих случаях:

- если в ней не указаны фамилия гражданина, наименование организации, обратившихся с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;

- если текст жалобы не поддается прочтению.

74. Основание для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в адрес Администрации, Архивного комитета жалобы.

В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- наименование государственного органа, органа местного самоуправления, в который направляется жалоба, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы;

- дата составления жалобы.

Жалоба должна быть подписана заявителем.

75. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы в рамках действующего законодательства Российской Федерации.

76. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников муниципального архива могут быть обжалованы:

- в Администрацию;

- в Архивный комитет.

77. Письменная жалоба регистрируется в течение 3 (трёх) дней с момента поступления и рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы продлевается не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

78. Председатель Архивного комитета, глава Администрации обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя.

79. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то председателем Архивного комитета, главой Администрации принимается решение об осуществлении действий по устранению обстоятельств, явившихся причиной жалобы, и привлечении к ответственности должностного лица, работника, допустившего нарушения в ходе исполнения государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

80. Жалоба считается разрешённой, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

81. Заявителю жалобы направляется письменный ответ о принятом решении и действиях, осуществлённых в соответствии с принятым решением.