Об инструкции по заполнению трудовых книжек (И. Шкловец, "Финансовая газета", N 49, декабрь 2003 г.)

Об инструкции по заполнению трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовых книжек разработана Министерством труда и социального развития Российской Федерации в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.03 г. N 225 "О трудовых книжках" и утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.03 г. N 69.

В связи с тем, что Инструкция является нормативным правовым актом, носящим межведомственный характер и являющимся обязательным для исполнения всеми организациями и должностными лицами, она прошла государственную регистрацию в Минюсте России (зарегистрирована в Минюсте 8520 России 11 ноября 2003 г., регистрационный N 5219) и вступает в силу по истечении 10 дней после дня ее официального опубликования (опубликована в "Российской газете" 19 ноября 2003 г.), т.е. с 30 ноября 2003 г.

Если прежняя Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 г. N 162, регулировала все вопросы, включая правила ведения, учета, заполнения, хранения трудовых книжек, а также контроля за соблюдением порядка их ведения, то новая Инструкция устанавливает лишь порядок заполнения трудовых книжек, а также их дубликатов. Все иные вопросы регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением N 225.

Принятие Инструкции объясняется необходимостью приведения процедуры заполнения трудовых книжек в соответствие с положениями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), а также учета изменений действующего законодательства.

Принимая во внимание интересы работодателей и работников кадровых служб (служб персонала), новая Инструкция не вносит каких-либо радикальных изменений, что могло бы привести к многочисленным ошибкам при заполнении трудовых книжек, однако ряд новшеств она все же содержит.

Прежде всего Инструкция устанавливает единые правила заполнения как действующих трудовых книжек, так и вводимых с 1 января 2004 г. трудовых книжек новой формы. Заметим, что обмен действующих книжек на новые законодательством не предусмотрен.

С учетом технического прогресса записи в книжке разрешено производить помимо перьевой и шариковой ручки также гелевой ручкой и ручкой-роллером. При этом используемые чернила должны быть световодостойкими.

Не допускается никаких сокращений, в частности, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

При оформлении трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, его фамилия, имя, отчество указываются на основании не только паспорта или свидетельства о рождении, как это было ранее, но и других документов, например военного билета, загранпаспорта, водительского удостоверения и др.

При заполнении сведений о работе указывается полное наименование организации и ее сокращенное наименование (при его наличии).

Записи о наименовании должности, (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии со штатным расписанием организации. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Если условие о работе в конкретном структурном подразделении организации включено в трудовой договор в качестве существенного, то в трудовую книжку вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования.

В соответствии с ТК РФ работодатель обязан выдавать работнику документы, связанные с работой, по его письменному заявлению. Инструкция по-прежнему предусматривает важное положение, согласно которому при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. Однако, если ранее работодатель это делал "по просьбе" работника, то теперь по его письменному заявлению.

В связи с необходимостью приведения новой формы трудовой книжки в соответствие со ст.66 ТК РФ она не содержит раздела "Сведения о поощрениях". Разделом 4 Инструкции предусмотрен порядок внесения в книжку сведений о награждении.

Вместе с тем графа 3 раздела "Сведения о награждении" предусматривает внесение сведений о поощрениях. Пунктом 24 Правил предусмотрено, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) предусмотренном законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине. Однако при этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Прежняя Инструкция однозначно определяла, что днем увольнения считается последний день работы. ТК РФ предусматривает случаи, когда днем увольнения может быть не только последний день работы. Так, согласно ст.127 ТК РФ по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

В связи с этим п.5.1 Инструкции определено, что датой увольнения (прекращения трудового договора) наряду с последним днем работы может быть и другой день, если это установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

В связи с реформой пенсионного и трудового законодательства отпала необходимость внесения в трудовую книжку сведений о назначаемых пенсиях. Новая форма книжки, таким образом, не содержит раздела "Сведения о назначении пенсии".

Новая Инструкция более четко регулирует порядок внесения в трудовую книжку записей при прекращении трудового договора. Статья 77 ТК РФ содержит общие основания прекращения трудового договора. Так, по общему правилу при прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Исключение составляют случаи расторжения трудового договора по инициативе работодателя (ссылка делается на соответствующий пункт ст.81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством), а также расторжения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ссылка делается на соответствующий пункт ст.83 ТК РФ).

Несколько изменилась формулировка записи в случае смерти работника (соответствующее основание расторжения трудового договора предусмотрено ст.83 ТК РФ). В трудовую книжку вносится запись: "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п.6 ст.83 ТК РФ".

Несмотря на то, что ТК РФ в настоящее время не содержит причин расторжения трудового договора по инициативе работника, такие причины содержатся в других нормативных правовых актах (например, в Законе Российской Федерации "О занятости населения в Российской Федерации") (в ред. от 20.04.96 г. N 36-ФЗ с изм. на 10.01.03 г.). В связи с этим Инструкция содержит положение, согласно которому при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, п.3 ст.77 ТК РФ"). При увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю в трудовой книжке следует указывать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам заполнения трудовой книжки. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в нее вносятся сведения не только об общем трудовом стаже, как это было предусмотрено прежней Инструкцией, но и о непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами.

Инструкция устанавливает, что с оригиналов документов, на основании которых в дубликате трудовой книжки производятся соответствующие записи, работодатель снимает копии и заверяет их надлежащим образом. После этого оригиналы документов возвращаются их владельцу.

И. Шкловец,

руководитель Правового департамента Минтруда России

"Финансовая газета", N 49, декабрь 2003 г.