Приложение. Административный регламент государственной услуги "Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале"

(приложение)

Административный регламент
государственной услуги "Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале"
(далее - Административный регламент)
(утв. приказом Архивного комитета Ленинградской области
от 27 сентября 2011 г. N 23)

С изменениями и дополнениями от:

15 декабря 2011 г., 24 апреля 2012 г.

I. Общие положения

1. Наименование государственной услуги: "Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале".

2. Наименование организации Ленинградской области, непосредственно предоставляющей государственную услугу, и ее структурных подразделений, ответственных за предоставление государственной услуги.

Государственную услугу предоставляет государственное казенное учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ). Структурным подразделением, ответственным за предоставление государственной услуги в ГКУ ЛОГАВ, является сектор отдела использования и публикации документов (далее - читальный зал).

3. Информация о местах нахождения и графике работы организации Ленинградской области, предоставляющей государственную услугу, и ее структурных подразделений.

Место нахождения и почтовый адрес: 188800, Ленинградская область, г. Выборг, ул. Штурма, д. 1.

Режим работы - с 8.00 до 17.00 часов. Обеденный перерыв с 12.00 до 13.00 часов.

Режим работы читального зала ГКУ ЛОГАВ - понедельник, среда, четверг: с 9.00 до 16.45 часов.

Вход в читальный зал прекращается за 1 час до конца рабочего дня.

Выходные дни - суббота и воскресенье.

4. Справочные телефоны и адрес электронной почты структурного подразделения ГКУ ЛОГАВ, предоставляющего государственную услугу.

4.1. Телефон читального зала ГКУ ЛОГАВ: 8 (813-78) 224-75.

4.2. Электронный адрес ГКУ ЛОГАВ: obl.arhiv@mail.ru

5. Адрес портала государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области: www.gu.lenobl.ru/.

6. Адрес раздела ГКУ ЛОГАВ на сайте Администрации Ленинградской области, содержащего информацию о предоставлении государственной услуги: http://www.lenobl.ru, раздел "Власть", раздел "Исполнительная власть Ленинградской области", раздел "Комитеты, управления и комиссии", раздел "Архивный комитет Ленинградской области", раздел "Подведомственная организация - Государственный архив (ГКУ ЛОГАВ)".

7. Информирование по вопросам предоставления государственной услуги производится:

по телефону;

почтовой связью;

по электронной почте;

при личном обращении;

на сайте Администрации Ленинградской области по адресу:

http//www.lenobl.ru/gov/committee/archive.

на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области: www.gu.lenobl.ru/.

По телефону заведующий сектором отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ (далее - заведующий читальным залом) дает информацию о порядке и о ходе предоставления государственной услуги.

Почтовой связью ответ направляется в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня регистрации запроса. По электронной почте ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.

Прием заявителей осуществляется по рабочим дням (понедельник, среда, четверг: с 9.00 до 16.00 часов):

- директором ГКУ ЛОГАВ;

- заведующим читальным залом ГКУ ЛОГАВ.

8. Порядок, форма и место размещения информации по вопросам предоставления государственной услуги.

8.1. На стендах в местах предоставления государственной услуги размещаются следующие информационные материалы:

- сведения о режиме работы, номерах телефонов и электронной почты ГКУ ЛОГАВ;

- перечень необходимых для получения государственной услуги документов;

- образцы заполнения бланка заявления, анкеты пользователя и требования;

- информация о сроках предоставления государственной услуги;

- блок-схема предоставления государственной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц ГКУ ЛОГАВ;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги (в том числе из "Правил работы пользователей в читальном зале ГКУ ЛОГАВ");

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги.

8.2. Вся перечисленная в п. 8.1 информация располагается также на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области.

9. В качестве пользователей государственной услуги выступают:

- граждане Российской Федерации;

- граждане иностранных государств;

- лица без гражданства;

- государственные органы и органы местного самоуправления;

- организации.

II. Стандарт предоставления государственной услуги по предоставлению архивных документов пользователям в читальном зале

10. Наименование государственной услуги: "Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале".

11. Наименование организации Ленинградской области, предоставляющей государственную услугу:

Государственную услугу предоставляет ГКУ ЛОГАВ.

12. Результатом предоставления государственной услуги является выдача для работы в читальном зале ГКУ ЛОГАВ:

архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (описей дел, путеводителей, каталогов, указателей, автоматизированного научно-справочного аппарата);

копий фонда пользования;

изданий справочно-информационного фонда.

13. Юридическим фактом, которым заканчивается предоставление государственной услуги, является отметка (подпись) заведующего читальным залом в бланке требования на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, справочно-поисковых средств, изданий справочно-информационного фонда (далее - требование), подтверждающая прием архивных документов от пользователя.

14. Срок предоставления государственной услуги.

14.1. Срок допуска пользователя для работы в читальном зале ГКУ ЛОГАВ составляет не более 1 года со дня его оформления.

По истечении срока допуска в читальный зал, а также в случае изменения темы или данных, содержащихся в анкете пользователя (приложения 3, 4 к Административному регламенту), пользователь представляет новое личное заявление или официальное письмо организации.

14.2. Лицам, сопровождающим пользователя в читальном зале (переводчики, помощники, представители направившей организации), предоставляется доступ в читальный зал на тот же срок, что и самому пользователю.

15. Сроки выдачи документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги.

15.1. Выдача справочно-информационных изданий и справочно-поисковых средств к архивным документам осуществляется в день оформления пользователем требования (приложение 6 к Административному регламенту).

15.2. Выдача архивных документов, копий фонда пользования осуществляется не позднее, чем через 3 рабочих дня после оформления пользователем требования.

15.3. Архивные документы, копии фонда пользования, издания справочно-информационного фонда выдаются в читальный зал на срок - 1 месяц.

15.4. Справочно-поисковые средства к архивным документам и особо ценные архивные документы выдаются в читальный зал на срок - 5 дней.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного комитета Ленинградской области от 24 апреля 2012 г. N 2 в пункт 16 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

16. Правовыми основаниями для предоставления государственной услуги являются:

- Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральный закон от 29 июля 2004 года N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, 1 ч., ст. 3451);

- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года N 5485-I "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 13 октября 1997 года, N 41, ст. 4673);

- Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 года, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14 мая 2007 года) (в редакции приказа Минкультуры России от 16 февраля 2009 года N 68, зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 5 мая 2009 года, регистрационный N 13893, Российская газета, N 89, 20 мая 2009 года);

- Приказ Федеральной архивной службы России от 6 июля 1998 года N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 37-38, 28 декабря 1998 года);

- Постановление Правительства Ленинградской области от 5 марта 2011 года N 42 "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) в Ленинградской области, внесении изменений в постановление Правительства Ленинградской области от 12 ноября 2004 года N 260 и признании утратившими силу постановлений Правительства Ленинградской области от 25 августа 2008 года N 249, от 4 декабря 2008 года N 381 и пункта 5 постановления Правительства Ленинградской области от 11 декабря 2009 года N 367" ( "Вестник Правительства Ленинградской области, N 17, 13 апреля 2011 года);

- Положение об архивном комитете Ленинградской области, утвержденное постановлением Правительства Ленинградской области от 6 июня 2008 года N 166 (Газета "Вести", N 115, 25 июня 2008 года).

17. Документы, необходимые для предоставления государственной услуги:

официальное письмо в адрес ГКУ ЛОГАВ организации, направившей пользователя для работы в читальном зале, или личное заявление пользователя на русском языке (в том числе для иностранных пользователей);

официальное письмо учебного заведения с обоснованием необходимости работы с архивными документами или личное заявление (для студентов высшего учебного заведения). Учащийся, не достигший совершеннолетия, допускается в читальный зал в сопровождении представителя учреждения, направившего его в архив.

17.1. Бланк личного заявления для оформления допуска для работы в читальном зале приведен в приложении 1 к Административному регламенту.

В личном заявлении указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

ученое звание и/или ученая степень (при наличии);

серия и номер документа, удостоверяющего личность;

домашний адрес;

номер контактного телефона;

тема исследования;

хронологические рамки исследования;

цель исследования;

дата составления заявления. Заявление подписывается пользователем лично.

17.2. Юридические лица направляют письмо на русском языке, оформленное на официальном бланке организации и подписанное руководителем (заместителем руководителя) юридического лица. Образец письма юридического лица приведен в приложении 2 к Административному регламенту.

В официальном письме указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) пользователя, направляемого для работы в читальном зале;

должность пользователя;

тема исследования;

хронологические рамки исследования;

цель исследования.

17.3. Временный пропуск на право посещения читального зала ГКУ ЛОГАВ оформляется на основании документа, удостоверяющего личность пользователя.

17.4. Лица, сопровождающие пользователя в читальном зале (переводчики, помощники, представители направившей организации), оформляются на основании документа, удостоверяющего личность, и заявления пользователя. Указанные лица не имеют права самостоятельно оформлять бланк требования и работать с архивными документами.

17.5. Для получения архивных документов с информацией о третьих лицах, содержащих сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения срока 75 лет со дня создания указанных документов, пользователь дополнительно представляет документы, подтверждающие его полномочия, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации (письменное разрешение гражданина, а после его смерти - наследников и документ, удостоверяющий личность пользователя).

Информация об изменениях:

Приказом Архивного комитета Ленинградской области от 15 декабря 2011 г. N 31 в пункт 18 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

18. Основания для приостановления предоставления государственной услуги с указанием допустимых сроков приостановления.

ГКУ ЛОГАВ имеет право временно отсрочить выдачу архивных документов пользователю в следующих случаях:

- отсутствия научного описания и технического оформления архивных дел - до окончания работ по их описанию и оформлению;

- необходимости выполнения служебных заданий работниками ГКУ ЛОГАВ, связанных с выдачей им архивных документов (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, оформление рассекреченных архивных дел, проведения проверки наличия и состояния архивных документов - до возвращения архивных дел на место их постоянного хранения в архивохранилище (срок выдачи архивных дел работникам ГКУ ЛОГАВ для служебных целей не превышает одного месяца, кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель, срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда и фонда пользования, копирования определяется планами работы ГКУ ЛОГАВ);

- выдачи архивных дел во временное пользование организациям и физическим лицам - фондообразователям - до возвращения архивных дел на место их постоянного хранения в архивохранилище (срок выдачи архивных дел организациям и физическим лицам - фондообразователям не превышает трех месяцев);

- выдачи архивных дел по запросам судебных и правоохранительных органов - до возвращения архивных дел на место их постоянного хранения в архивохранилище (срок выдачи архивных дел судебным и правоохранительным органам не превышает шести месяцев);

- экспонирования архивных документов на выставке - до их возвращения на место постоянного хранения в архивохранилище (срок определяется договором о проведении выставки);

- выдачи архивных дел другому пользователю в читальный зал - до возвращения архивных дел на место их постоянного хранения в архивохранилище.

19. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

19.1. При оформлении пользователя в читальный зал:

- отсутствие в ГКУ ЛОГАВ архивных документов по заявленной теме исследования и соответствующих периоду исследования;

- отсутствие у пользователя полномочий на работу с архивными документами, содержащими сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

- отсутствие у пользователя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет;

- отсутствие у пользователя полномочий на работу с архивными документами, переданными собственником на особых условиях доступа к ним.

19.2. При подаче требования на выдачу архивных документов в читальном зале:

- несоответствие темы и периода исследования теме и периоду архивных документов, указанных пользователем в требовании;

- отсутствие у пользователя полномочий на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

- отсутствие у пользователя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет;

- отсутствие у пользователя полномочий на работу с архивными документами, переданными собственником на особых условиях доступа к ним;

- при заказе пользователем подлинников особо ценных дел при наличии фонда пользования, а также заказе уникальных документов;

- неудовлетворительное физическое состояние архивных документов.

20. Архивные документы и справочно-поисковые средства к ним предоставляются пользователю для работы в читальном зале ГКУ ЛОГАВ бесплатно.

21. После получения разрешения директора ГКУ ЛОГАВ на использование архивных документов в читальном зале ГКУ ЛОГАВ пользователь должен быть проконсультирован в течение 30 минут заведующим читальным залом по вопросу заполнения анкеты пользователя, бланка требования и размещен в читальном зале.

22. Срок ожидания в очереди для подачи требования на выдачу и в очереди на получение документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, не должен превышать 30 минут.

23. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения бланков требований о предоставлении государственной услуги, информационным стендам.

23.1. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями.

23.2. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками требований, письменными принадлежностями.

23.3. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования и хранения верхней одежды пользователей.

23.4. Места предоставления государственной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

23.5. На стендах в местах предоставления государственной услуги размещаются следующие информационные материалы:

- сведения о режиме работы, номерах телефонов и электронной почты ГКУ ЛОГАВ;

- перечень необходимых для получения государственной услуги документов;

- образцы заполнения бланка заявления, анкеты пользователя и требования;

- информация о сроках предоставления государственной услуги;

- блок-схема предоставления государственной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия ГКУ ЛОГАВ;

- извлечение из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по исполнению государственной функции;

- основания для отказа в предоставлении государственной услуги.

24. Показателем доступности и качества государственной услуги является доля обоснованных жалоб к общему количеству заявлений о получении государственной услуги.

Показатель определяется по формуле:

,

где

- общее количество заявителей на получение государственной услуги;

- количество обоснованных жалоб на предоставление государственной услуги, поступивших в течение года;

- доля обоснованных жалоб.

Целевое значение показателя - 0%.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

25. Административные процедуры по предоставлению государственной услуги:

- оформление разрешения на допуск пользователя в читальный зал;

- выдача пользователю документов, являющихся результатом оказания государственной услуги;

- обеспечение условий для работы пользователя в читальном зале;

- возврат архивных документов в архивохранилище.

26. Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении 8 к Административному регламенту.

27. ГКУ ЛОГАВ не вправе требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг;

- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органа (организации), предоставляющего государственную услугу, иных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и подведомственных им организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ленинградской области (за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ перечень документов, а также документов, выдаваемых по результатам оказания необходимых и обязательных услуг для предоставления государственной услуги). Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в орган (организацию), предоставляющую государственную услугу, по собственной инициативе;

- осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги.

Оформление разрешения на допуск пользователя в читальный зал

28. Основанием для начала исполнения административной процедуры является подача пользователем личного заявления или предоставление официального письма направившей его организации в адрес ГКУ ЛОГАВ.

29. Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются директор ГКУ ЛОГАВ, начальник отдела использования и публикации документов.

30. Разрешение на допуск в читальный зал предоставляется директором ГКУ ЛОГАВ или уполномоченным им лицом в форме резолюции на личном заявлении пользователя или официальном письме направившей его организации.

Критерием принятия директором или уполномоченным им лицом решения о допуске пользователя в читальный зал или об отказе в предоставлении государственной услуги является наличие оснований для отказа в предоставлении государственной услуги в соответствии с п. 19.1. Административного регламента.

30.1. Разрешение на допуск в читальный зал оформляется пользователю до конца календарного года.

30.2. В случае изменения темы исследования, хронологических рамок работы или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо организации, составляет личное заявление.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного комитета Ленинградской области от 15 декабря 2011 г. N 31 пункт 31 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

31. Заведующий читальным залом обязан ознакомить пользователя с Правилами работы пользователей в читальном зале ГКУ ЛОГАВ (далее - Правила).

32. Пользователь и сопровождающие его лица (переводчики, помощники, представители направившей организации) заполняют анкету по форме согласно приложениям 3, 4 к Административному регламенту.

33. Заведующий читальным залом формирует личное дело пользователя и вносит информацию о пользователе в базу данных "Читальный зал".

34. Секретарь ГКУ ЛОГАВ в соответствии с резолюцией директора осуществляет оформление временного пропуска в читальный зал на основании документа, удостоверяющего личность пользователя.

В случае утраты пользователем временного пропуска ему в день обращения выдается дубликат.

35. Срок выдачи временного пропуска составляет не более 1 часа с момента предоставления пользователем в ГКУ ЛОГАВ личного заявления или официального письма направившей его организации.

36. Результатами выполнения административной процедуры является выдача пользователю временного пропуска для работы в читальном зале ГКУ ЛОГАВ.

37. Способом фиксации административного действия является внесение в бланк пропуска для работы в читальном зале ГКУ ЛОГАВ инициалов, фамилии пользователя и крайних дат действия временного пропуска, заверение его печатью для справок.

Выдача пользователю документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги

38. Основанием для начала выполнения административной процедуры является оформление пользователем требования на получение архивных документов в читальном зале ГКУ ЛОГАВ.

39. Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются директор ГКУ ЛОГАВ, начальник отдела использования и публикации документов и начальник отдела обеспечения сохранности и учета документов и фондов.

40. При посещении читального зала пользователь заполняет бланк требования по установленной форме и подает его заведующему читальным залом, который направляет требование директору ГКУ ЛОГАВ для проставления резолюции.

41. Директор ГКУ ЛОГАВ принимает решение о выдаче или отказе в выдаче пользователю архивных документов и проставляет соответствующую резолюцию на требовании.

Критериями принятия директором ГКУ ЛОГАВ решения о выдаче или Отказе в выдаче архивных документов пользователю является наличие одного или нескольких оснований для отказа в предоставлении государственной услуги, предусмотренных п. 19.2. Административного регламента, или наличие оснований для приостановления предоставления государственной услуги, предусмотренных п. 18 Административного регламента.

42. После получения требования с резолюцией директора ГКУ ЛОГАВ о разрешении в выдаче архивных документов заведующий читальным залом передает требование в архивохранилище или в справочно-информационный фонд ГКУ ЛОГАВ для исполнения.

43. После получения требования с резолюцией директора ГКУ ЛОГАВ об отказе в выдаче архивных документов заведующий читальным залом знакомит пользователя с резолюцией и объясняет причины отказа в предоставлении или приостановлении государственной услуги.

44. Перед выдачей архивных документов из архивохранилища хранитель фондов проверяет нумерацию листов, а также правильность сведений, указанных в листе-заверителе каждого заказанного архивного дела.

45. Требование регистрируется работником архивохранилища, ответственным за выдачу дел в читальный зал, в день выдачи архивных документов из архивохранилища в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования, справочно-информационного фонда.

46. Архивные документы направляются в читальный зал вместе с исполненным требованием, которое помещается в личное дело пользователя.

47. Результатом выполнения административной процедуры является предоставление пользователю указанных им в требовании архивных документов для работы в читальном зале ГКУ ЛОГАВ.

48. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является проставление подписи пользователя в бланке требования за каждую предоставленную единицу хранения.

Обеспечение условий для работы пользователя в читальном зале

49. Основанием для начала выполнения административной процедуры является предоставление пользователю указанных им в требовании архивных документов для работы в читальном зале ГКУ ЛОГАВ.

50. Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является начальник отдела использования и публикации документов.

51. Единовременно пользователю может быть выдано 15 архивных дел или копий фонда пользования, 15 изданий справочно-информационного фонда сроком на 1 месяц, особо ценных документов - сроком на 5 рабочих дней. Продление сроков использования архивных документов осуществляется директором ГКУ ЛОГАВ и оформляется его резолюцией на оформленном пользователем новом бланке требования.

52. Справочно-поисковые средства к архивным документам предоставляются на срок не более 5 рабочих дней с момента выдачи их пользователю. Описи дел предоставляются единовременно в количестве 5 единиц.

53. При обнаружении повреждений или дефектов архивных документов, недостатков в описании, неправильной датировки, отсутствия листов, неправильной нумерации, посторонних вложений в архивном деле, архивном документе пользователь незамедлительно сообщает о них заведующему читальным залом.

54. Продление сроков нахождения в читальном зале архивных дел согласуется с заведующим читальным залом ГКУ ЛОГАВ.

54.1. Невостребованные пользователем в течение 1 месяца архивные документы (в течение 5 рабочих дней - подлинники особо ценных дел), подготовленные для него в читальном зале, возвращаются в архивохранилище.

55. Очередной заказ на выдачу архивных дел принимается от пользователя при условии сдачи им ранее полученных архивных дел.

56. Пользователь имеет право делать выписки из предоставленных ему архивных документов, которые выносятся из ГКУ ЛОГАВ без пропуска.

57. ГКУ ЛОГАВ предоставляет пользователю (при наличии) техническое оборудование для работы с копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными архивными документами, автоматизированным научно-справочным аппаратом архива; компьютеры и программное обеспечение читального зала, предназначенные для пользователей, а также оказывает консультационную помощь при работе с ними.

58. Пользователь при работе в читальном зале может использовать (при наличии технических возможностей) по специальному разрешению директора ГКУ ЛОГАВ (приложение 5 к Административному регламенту) собственные технические средства, имеющие автономное питание, без звуковых сигналов и без права подключения к локальной сети ГКУ ЛОГАВ (персональный компьютер, магнитофон, диктофон, аудио-плееры (кроме CD- и DVD-плееров). Использование собственных технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей.

59. После окончания работы при каждом посещении пользователь сдает предоставленные ему архивные документы заведующему читальным залом для временного хранения в помещении читального зала в период их использования.

60. Результатом выполнения административной процедуры является обеспечение условий для текущей работы пользователя в читальном зале.

61. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является внесение в журнал посещений на бумажном носителе при каждом посещении пользователем читального зала даты посещения, инициалов и фамилии, подписи.

Возврат архивных документов в архивохранилище

62. Основанием для начала выполнения административной процедуры является заполнение пользователем листов использования просмотренных архивных дел с указанием даты использования, фамилии, инициалов, характера произведенной работы, номеров использованных листов (приложение 7 к Административному регламенту).

63. Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются начальник отдела использования и публикации документов, начальник отдела обеспечения сохранности и учета документов и фондов.

64. После завершения использования архивных документов пользователь передает архивные документы заведующему читальным залом.

65. Заведующий читальным залом в присутствии пользователя проводит проверку состояния сдаваемых документов, ставит отметку (подпись) в требовании, подтверждающую прием архивных документов.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

65. В случае обнаружения отсутствия листов в архивных делах, а также повреждений архивных документов, не зафиксированных в листах-заверителях, заведующий читальным залом составляет в присутствии пользователя акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и заведующим читальным залом и представляется на рассмотрение директору ГКУ ЛОГАВ.

66. Директор принимает решение о направлении информации в правоохранительные органы по принадлежности для решения вопроса о привлечении пользователя к административной, уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

67. Когда пользователь заканчивает работу в читальном зале до окончания действия временного пропуска, он сдает временный пропуск заведующему читальным залом, который выдает пользователю единовременный пропуск на выход из здания ГКУ ЛОГАВ.

68. При возврате архивных документов в архивохранилище из читального зала хранитель проводит их полистную проверку, а также проверку их физического состояния.

69. После возврата всех архивных дел в архивохранилище заведующий читальным залом оформляет личное дело пользователя, в которое подшивает заявление, анкету, требование пользователя, а также вносит в базу данных "Читальный зал" информацию об использовании документов.

70. Срок выполнения административной процедуры составляет не более 2 рабочих дней с момента проставления подписи заведующего читальным залом в требовании, подтверждающей прием архивных документов от пользователя.

71. Результатом выполнения административной процедуры является прием архивных документов из читального зала на место их постоянного хранения в архивохранилище.

72. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка (подпись) работника архивохранилища в бланке требования, подтверждающая прием архивных документов из читального зала, и заверение подписью пропуска пользователю на выход из здания ГКУ ЛОГАВ.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

Информация об изменениях:

Приказом Архивного комитета Ленинградской области от 15 декабря 2011 г. N 31 пункт 73 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

73. Директор ГКУ ЛОГАВ, начальник отдела использования и публикации документов ГКУ ЛОГАВ, начальник отдела обеспечения сохранности и учета документов и фондов осуществляют текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и за принятием решений.

Текущий контроль осуществляется путем проведения директором ГКУ ЛОГАВ, начальником отдела использования и публикации документов, начальником отдела обеспечения сохранности и учета документов и фондов ГКУ ЛОГАВ проверок соблюдения работниками ГКУ ЛОГАВ, участвующими в предоставлении государственной услуги, настоящего Административного регламента.

74. Архивный комитет Ленинградской области (далее - Архивный комитет) осуществляет контроль полноты и качества предоставления государственной услуги ГКУ ЛОГАВ.

Контроль полноты и качества предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовка ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц, работников ГКУ ЛОГАВ.

Проверки могут быть плановыми (осуществляются на основании годового плана работы Архивного комитета с периодичностью не чаще, чем один раз в три года) и внеплановыми (проводится по конкретному обращению заявителя). О проведении проверки издается распоряжение Архивного комитета.

В случае выявления нарушений прав пользователей при принятии решений, при совершении действий (бездействии) должностными лицами, работниками ГКУ ЛОГАВ дисциплинарные взыскания, в том числе по представлению Архивного комитета, в соответствии с действующим трудовым законодательством применяет директор ГКУ ЛОГАВ.

В случае выявления нарушений прав пользователей при принятии решений, совершении действий (бездействии) директором ГКУ ЛОГАВ дисциплинарные взыскания в соответствии с действующим трудовым законодательством и заключенным трудовым договором применяет Архивный комитет.

75. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги со стороны граждан, их объединений и организаций.

Контроль со стороны граждан, их объединений и организаций осуществляется посредством направления предложений и замечаний в ГКУ ЛОГАВ, Архивный комитет по почте, в том числе электронной. Предложения и замечания также высказываются на личном приеме у директора ГКУ ЛОГАВ, председателя Архивного комитета.

Для замечаний и предложений, поступающих в ходе предоставлении# государственной услуги, в читальном зале размещается "Книга отзывов и предложений".

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также должностных лиц, государственных служащих

76. Заявитель имеет право обратиться с письменной жалобой на действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе предоставления государственной услуги на основании настоящего Административного регламента.

77. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе предоставления государственной услуги.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного комитета Ленинградской области от 24 апреля 2012 г. N 2 пункт 78 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

78. Ответ на жалобу не даётся в следующих случаях:

- если в ней не указаны фамилия гражданина, наименование организации, обратившихся с жалобой, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если в ней содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы;

- если текст жалобы не поддаётся прочтению.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного комитета Ленинградской области от 24 апреля 2012 г. N 2 пункт 79 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

79. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление в адрес Архивного комитета, ГКУ ЛОГАВ жалобы.

В жалобе заявителя в обязательном порядке указываются:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- наименование государственного органа, организации, в который(ую) направляется жалоба, либо фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы;

- дата составления жалобы.

Жалоба должна быть подписана заявителем.

80. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы в рамках действующего законодательства Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Приказом Архивного комитета Ленинградской области от 24 апреля 2012 г. N 2 пункт 81 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

81. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников ГКУ ЛОГАВ могут быть обжалованы:

- директору ГКУ ЛОГАВ;

- председателю Архивного комитета.

82. Письменная жалоба регистрируется в течение трех дней с момента поступления и рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы продлевается председателем Архивного комитета, директором ГКУ ЛОГАВ, но не более, чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения жалобы заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

83. Председатель Архивного комитета, директор ГКУ ЛОГАВ обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя.

84. Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то председателем Архивного комитета, директором ГКУ ЛОГАВ принимается решение об осуществлении действий по устранению обстоятельств, явившихся причиной жалобы, и привлечении к ответственности должностного лица, работника, допустившего нарушения в ходе предоставления государственной услуги, которые повлекли за собой жалобу.

85. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

86. Заявителю жалобы направляется письменный ответ о принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.