Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
- Главная
- Распоряжение Администрации города Омска от 30 декабря 2014 г. N 440-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска"
- Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска
Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска
Приложение
к распоряжению
Администрации города Омска
от 30 декабря 2014 года N 440-р
Инструкция
по делопроизводству в Администрации города Омска
С изменениями и дополнениями от:
26 июля, 8 ноября 2016 г., 10 апреля, 27 декабря 2017 г., 20 марта, 13 декабря 2018 г., 7 октября 2019 г., 8 апреля 2020 г.
1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер, в Администрации города Омска.
2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
3. Основным инструментом документационного взаимодействия структурных подразделений Администрации города Омска (далее - структурные подразделения), а также межведомственного взаимодействия, при осуществлении делопроизводства и организации документооборота, является муниципальная информационная система "Система электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска" (далее - СЭДД).
4. В качестве достаточного и легитимного способа подтверждения действий руководителей при подготовке, рассмотрении, согласовании и подписании документов в СЭДД признаются отметки СЭДД, сохраняемые в соответствующих базах, отражаемые в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) и иных визуальных формах СЭДД и содержащие специальный идентификатор должностного лица (Lotus-имени), дату и время произведенных действий.
5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
6. Особенности работы с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной, служебную информацию, персональные данные, документами с пометкой "Для служебного пользования", регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
7. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
8. Методическое руководство по ведению делопроизводства и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка ведения делопроизводства осуществляет управление делами Администрации города Омска (далее - управление делами).
Информация об изменениях:
Пункт 9 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
9. Ответственность за организацию и ведение документационного обеспечения в структурных подразделениях, соблюдение установленных в Администрации города Омска правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей структурных подразделений.
Структурные подразделения, наделенные правами юридического лица, вправе принимать правовые акты, не противоречащие настоящей Инструкции, определяющие порядок работы с документами в соответствующем структурном подразделении.
10. Правила и порядок работы с документами в Администрации города Омска, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Администрации города Омска (далее по тексту настоящего раздела - работники).
11. Работники несут персональную ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов, соблюдение конфиденциальности изложенной в документах информации.
В случае утраты документов работники немедленно докладывают об этом непосредственному руководителю.
12. Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку работник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. Непереданные документы считаются неисполненными.
2. Основные понятия
13. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
- автор документа - государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, создавшее документ;
- бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
- вид документ - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
- внутренний документ - переписка между структурными подразделениями, работниками Администрации города Омска (письмо, служебная записка, заявление, заявка), иное документационное взаимодействие внутри Администрации города Омска;
- входящий документ (входящая корреспонденция) - официальный документ, поступивший от органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - сторонняя организация);
- дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности;
- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
- документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;
- документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
- заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
- исходящий документ - официальный документ, созданный для отправки в стороннюю организацию;
- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения;
- оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
- письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату;
- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
- регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя содержание документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и отражающие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;
- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
- сканирование документа - получение электронного образа документа;
- служба документационного обеспечения - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства;
- СЭДД - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
- формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
- электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, заверенный электронной подписью;
- электронный документооборот - документооборот с применением СЭДД;
- электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
- электронный шаблон бланка документа - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
- юридическая сила документа - свойство официального документа, в соответствии с законодательством Российской Федерации позволяющее использовать документ отдельно или в сочетании с другими документами для совершения юридически значимых действий.
3. Технические требования к оформлению документов
14. Текст документов печатается шрифтом черного цвета с применением компьютерной техники. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше, шрифт "Times New Roman Cyr" размером 14.
Допускается при большом объеме текста применение в таблицах, оформленных приложениями к документу, формата Exel, шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".
4. Бланки документов
15. Документы, создаваемые в Администрации города Омска, оформляются на бланках, установленной формы (далее - бланки документов), на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Информация об изменениях:
Пункт 16 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 13 декабря 2018 г. N 444-р
16. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов в цветном изображении с полноцветным воспроизведением герба города Омска. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. На оборотной стороне бланков документов типографским способом проставляются порядковые номера.
Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках - русском и английском языке.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р пункт 17 настоящего приложения изложен в новой редакции
17. При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов в цветном или черно-белом изображении.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 18 настоящего приложения внесены изменения
18. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
- левое - от 2 до 3,5 см;
- правое - от 1 до 2,25 см;
- верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
Информация об изменениях:
Пункт 19 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 13 декабря 2018 г. N 444-р
19. В Администрации города Омска устанавливаются следующие виды бланков документов:
- бланк письма Мэра города Омска - подписывает Мэр города Омска, печатаются инициалы и фамилия Мэра города Омска (приложения NN 1, 2);
- бланк письма Мэра города Омска на английском языке - подписывает Мэр города Омска, печатаются инициалы и фамилия Мэра города Омска (приложение N 2-1);
- бланк письма первого заместителя Мэра города Омска - подписывает первый заместитель Мэра города Омска, печатаются инициалы и фамилия первого заместителя Мэра города Омска (приложения NN 3, 4);
- бланк письма Администрации города Омска - подписывают заместители Мэра города Омска, печатаются должность, инициалы и фамилия заместителя Мэра города Омска (приложения NN 5, 6);
- бланк постановления Администрации города Омска (приложение N 7);
- бланк распоряжения Администрации города Омска (приложение N 8);
- бланк постановления Мэра города Омска (приложение N 9);
- бланк распоряжения Мэра города Омска (приложение N 10);
- бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений;
- бланки писем структурных подразделений.
20. Бланки постановлений и распоряжений Мэра города Омска, Администрации города Омска хранятся в секторе по работе с распорядительными документами общего отдела управления делами (далее - сектор по работе с распорядительными документами).
21. Бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска хранятся в секторе по работе со служебной документацией общего отдела управления делами (далее - сектор по работе со служебной документацией).
22. Бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений используются на основании соответствующих положений о структурных подразделениях, изготавливаются структурными подразделениями самостоятельно на основании образца, утверждаемого заместителем Мэра города Омска, управляющим делами Администрации города Омска (далее - управляющий делами), и хранятся непосредственно в структурных подразделениях.
23. Бланки документов должны использоваться строго по назначению. Учет бланков документов ведется раздельно по видам бланков.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 24 настоящего приложения внесены изменения
24. Бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска выдаются под роспись советникам Мэра города Омска, работникам Аппарата Мэра города Омска, советникам первого заместителя Мэра города Омска, советникам заместителей Мэра города Омска, советникам руководителей структурных подразделений (далее - советники руководителей) или лицам, ответственным за документационное обеспечение в структурных подразделениях, в количестве до 10 штук, в исключительных случаях до 20 штук, после отчета об использовании ранее выданных бланков.
25. За использованные бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска советники руководителей или лица, ответственные за документационное обеспечение в структурных подразделениях, отчитываются в сектор по работе со служебной документацией ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным.
26. Учет бланков приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений осуществляется службами документационного обеспечения структурных подразделений или лицами, ответственными за документационное обеспечение в структурных подразделениях.
27. Испорченные бланки постановлений и распоряжений Мэра города Омска, Администрации города Омска сдаются в сектор по работе с распорядительными документами, а испорченные бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска - в сектор по работе со служебной документацией, после чего уничтожаются постоянно действующей комиссией по уничтожению бланков.
28. Испорченные бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений погашаются и уничтожаются комиссиями соответствующих структурных подразделений.
Информация об изменениях:
Пункт 29 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 13 декабря 2018 г. N 444-р
29. При переписке в Администрации города Омска бланки писем не используются. Переписка осуществляется в СЭДД. Документы подписываются электронной подписью.
5. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
30. Наименование структурного подразделения, используемое на бланках приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений, должно соответствовать наименованию данного структурного подразделения, указанному в положении о нем.
31. Справочные данные о структурном подразделении включают почтовый адрес и номер телефона структурного подразделения.
32. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 30 декабря 1993 года N 299.
33. Датой документа является дата его подписания (правовые акты, служебные письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ, и должна соответствовать дате передачи документа в службу документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.
Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от вида документа:
- на правовых актах Администрации города Омска, Мэра города Омска, приказах (распоряжениях) руководителей структурных подразделений, а также на документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 25 марта 2015 года);
- в остальных случаях используется цифровой способ оформления даты в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: 25.03.2015).
34. Обязательным элементом оформления документа является его регистрационный номер.
Регистрационный номер документа присваивается службой документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения, если иное не определено настоящей Инструкцией. Регистрационный номер документов за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, входящих в аппарат управления Администрации города Омска, а также документов управления делами присваивается сектором по работе со служебной документацией.
Регистрационный номер документа формируется следующим образом:
- входящие документы: Вх-ХХХ/N;
- входящие нормативно-правовые акты (НПА): Вх-НПА-XXX/N;
- исходящие документы: Исх-ХХХ/индекс номенклатурного дела - N;
- внутренние документы (переписка между структурными подразделениями): Вн-XXX/N;
- внутренние документы (переписка внутри структурного подразделения): СЗ-ХХХ/N (XXX - буквенное обозначение структурного подразделения; N - порядковый номер документа).
35. Ссылка на регистрационный исходящий номер и дату документа, поступившего из сторонней организации, проставляется при регистрации исходящего документа службой документационного обеспечения.
Информация об изменениях:
Пункт 36 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 13 декабря 2018 г. N 444-р
36. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа конкретному должностному лицу указывается фамилия, инициалы должностного лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например:
|
|
УФПС Омской области - филиал ФГУП "Почта России" |
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:
|
|
УФПС Омской области - филиал ФГУП "Почта России"
Начальнику отдела Петрову А.И. |
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:
|
|
Генеральному директору объединения "Агропром"
Иванову В.Д. |
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
|
|
Администрация города Омска Гагарина ул., д. 34, Омск, 644099 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
|
|
Калинину И.П.
ул. Гусарова, д. 5, кв. 12, г. Омск, 644099 |
Во внутренних служебных письмах, направляемых руководителям структурных подразделений, в реквизите "Адресат" допускается указывать обобщенное сокращенное наименование получателей. Например:
|
|
Руководителям структурных подразделений |
На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. В случае направления документа большему числу адресатов исполнителем оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается указатель рассылки. Указатель рассылки готовится и визируется исполнителем.
37. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (выравнивается по левому краю). При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
|
|
УТВЕРЖДАЮ Заместитель Мэра города Омска _____________ _________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) 01.05.2014 |
При утверждении документа приказом (распоряжением) руководителя структурного подразделения, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕН") без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
|
|
УТВЕРЖДЕНО приказом заместителя Мэра города Омска, управляющего делами Администрации города Омска от 01.05.2014 N 270 |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
38. К тексту документа может составляться заголовок. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок к тексту документа должен отвечать на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Например: "Об изменении...", "О выделении..." и т.д. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа, располагается в левой части листа.
Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом размером 12, возможно полужирного начертания, в 2 - 4 строки.
от 12.10.2013 N Вн-ДО/333
/----- ----\
| Запрос по обращению |
В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Заголовок начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 39 настоящего приложения внесены изменения
39. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа. Во второй части (заключительной), начинающейся с нового абзаца, указываются решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.
Текст документа должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.
В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
В документах используют следующие формы изложения текста:
- от первого лица множественного числа (например: "просим представить", "направляем в Ваш адрес");
- от первого лица единственного числа (например: "прошу представить", "считаю необходимым");
- от третьего лица единственного числа (например: "управление не возражает").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (например: "выступили", "решили").
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (например: "постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (например: "решили", "приказываем").
Текст служебного письма излагается, как правило, от третьего лица единственного числа, например: "управление рассмотрело_".
Текст служебного письма, оформленного на бланке письма Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, излагается от первого лица единственного числа, например: "прошу_", "направляю...".
Документы на двух и более листах должны иметь нумерацию листов. Номер проставляется арабскими цифрами по центру или в правом углу верхнего поля листа. На первом листе нумерация не ставится.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы.
Графы и строки таблицы должны иметь названия, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Названия граф и строк указываются с прописной буквы. Точка в конце граф и строк не ставится.
Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Названия последующих граф и строк грамматически должны быть согласованы с основным названием.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименование граф или их цифровое обозначение повторяется вверху на каждой странице.
Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.
Информация об изменениях:
Пункт 40 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 13 декабря 2018 г. N 444-р
40. Часть содержания документа может быть оформлена приложением к документу. Приложениями к документу оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Ответственность за подготовку приложения к документу возлагается на исполнителя документа.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа и отделяется от текста документа 1 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" (без кавычек) выравнивается по левому краю без отступа абзаца следующим образом:
|
Приложение: на 3 л. в 1 экз. |
Приложения, не названные в тексте документа, перечисляются с указанием их наименования, количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
|
Приложение: |
1. |
Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. |
|
|
2. |
Смета расходов... на 3 л. в 1 экз. |
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них не указывают.
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
|
Приложение: |
письмо департамента транспорта Администрации города Омска от 01.05.2012 N 02-06/251 и приложение к нему, всего на 3 л. |
В случае отправления электронного образа документа на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом делается отметка:
|
Приложение: |
на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес otvet@gov.yamal.ru |
В этом случае приложение в электронном виде или его электронная копия размещаются в соответствующих полях РКК СЭДД данного документа.
Необходимо указывать вид электронного носителя в реквизите "Приложение", если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.).
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 41 настоящего приложения внесены изменения
41. Подпись - обязательный реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись лица, подписавшего документ.
Документы подписываются Мэром города Омска, первым заместителем Мэра города Омска, заместителями Мэра города Омска, руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа, с которого могут быть сняты копии.
При получении обращений Омского городского Совета, направленных на имя Мэра города Омска либо в адрес Администрации города Омска, ответы в адрес Омского городского Совета направляются за подписью Мэра города Омска либо по поручению Мэра города Омска за подписью первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений.
При получении обращений комитетов Омского городского Совета, направленных на имя первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений, ответы в адрес Омского городского Совета направляются указанными лицами самостоятельно.
При получении обращений депутатов Омского городского Совета, направленных на имя первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений, к компетенции которых отнесено рассмотрение представленных в обращении вопросов, ответы в адрес депутатов Омского городского Совета направляются указанными лицами самостоятельно.
Подпись состоит из полного наименования должности лица, подписавшего документ (если документ оформлен не на бланке письма должностного лица), личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Например:
Заместитель управляющего делами
Администрации города Омска (личная подпись) И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке письма должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Например:
Бланк "Первый заместитель Мэра города Омска"
(личная подпись) И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Директор департамента (личная подпись) И.О. Фамилия
Главный бухгалтер (личная подпись) И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, подписи располагают на одном уровне. Например:
Директор департамента Директор департамента
культуры городского хозяйства
(личная подпись) И.О. Фамилия (личная подпись) И.О. Фамилия
Если лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (и.о., заместитель), и его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты (/) перед наименованием должности.
В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
Председатель комиссии (личная подпись) И.О. Фамилия
Члены комиссии: (личная подпись) И.О. Фамилия
(личная подпись) И.О. Фамилия
Данный реквизит располагается под текстом документа (через три межстрочных интервала).
Информация об изменениях:
Пункт 42 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 13 декабря 2018 г. N 444-р
42. Согласование проекта документа производится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его законодательству Российской Федерации и муниципальным правовым актам города Омска и ранее принятым решениям. Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Ответственность за качество подготовки документа возлагается на исполнителя, подготовившего документ. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем.
Виза включает в себя должность лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Оформляется исполнителем, подготовившим документ.
При подготовке проекта документа на электронном шаблоне бланка письма Мэра города Омска виза первого заместителя Мэра города Омска, заместителя Мэра города Омска, руководителя структурного подразделения, осуществляющего подготовку данного проекта документа, проставляется с оборотной стороны бумажного дубликата проекта документа с отметкой об исполнителе.
Замечания, дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела (личная подпись) И.О. Фамилия
01.05.2014
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" документа, в левом нижнем углу документа на лицевой стороне и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование структурного подразделения), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Мэра города Омска ________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
01.05.2014
или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
(наименование коллегиального органа)
от 01.05.2014 N 1
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких структурных подразделений. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
43. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) его подлиннику на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется в виде текста или оттиска штампа реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, оттиск печати.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Многостраничные копии (выписки из документов) при необходимости также заверяются в следующем порядке: страницы нумеруются, листы прошиваются на два - четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесенные в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист размером не более чем 74х105 мм, на котором указывают (проставляют):
- текст (оттиск) штампа по формату и содержанию реквизита "Отметка о заверении копии";
- текст (оттиск) штампа "Прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью" с указанием структурного подразделения, осуществившего заверение, должности и Ф.И.О. заверяющего должностного лица, даты и количества листов (цифрами и прописью);
- оттиск печати проставляется так, чтобы он захватил оба текста (оттиска) штампов.
В СЭДД электронные копии документов должны быть заверены электронной подписью руководителя или уполномоченного лица.
44. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника и копии документа. Отметка включает инициалы, фамилию или фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона, например:
Фамилия
78 77 17
Или
Фамилия Имя Отчество
78 77 17
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы, фамилия или фамилия, имя, отчество основного исполнителя и номер его служебного телефона.
При распечатывании документа из СЭДД на бумагу выводится информация о реквизитах РКК электронного документа.
45. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова "В дело"; визу руководителя, закрывшего документ в дело; номер дела, в котором будет храниться документ.
Основанием для закрытия документа в СЭДД является отчет об исполнении документа в целом, созданный руководителем, контролирующим ход исполнения документа. Текст отчета об исполнении документа в целом включает слова "В дело".
46. Отметка о поступлении документа в Администрацию города Омска или ее структурное подразделение располагается в нижней части первого листа документа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
47. Реквизиты РКК документа в СЭДД должны полностью соответствовать реквизитам и тексту документов - оригиналов, оформленных на бумажном носителе.
6. Подготовка и оформление правовых актов Администрации города Омска
48. Требования к составлению, оформлению, согласованию проектов постановлений и распоряжений Мэра города Омска, постановлений и распоряжений Администрации города Омска определены Порядком подготовки и согласования проектов правовых актов в Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 15 мая 2009 года N 151-р "Об утверждении Порядка подготовки и согласования проектов правовых актов в Администрации города Омска" (далее - Порядок).
Информация об изменениях:
Пункт 49 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 7 октября 2019 г. N 303-р
49. Правовые акты Мэра города Омска, Администрации города Омска (далее - правовые акты) печатаются на бланках постановлений и распоряжений Мэра города Омска, постановлений и распоряжений Администрации города Омска и должны содержать подлинные подписи и визы согласования.
Проекты правовых актов в печатном виде передаются департаментом правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска в сектор по работе с распорядительными документами по реестру поступлений проектов правовых актов Мэра города Омска, Администрации города Омска (далее - реестр). Реестр составляется сотрудником департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска по утвержденной в настоящей Инструкции форме (приложение N 11).
На каждый правовой акт в СЭДД структурные подразделения (разработчики проектов правовых актов) создают РКК, которая содержит все необходимые реквизиты документа, текст правового акта в электронном виде в WORD файле. Средствами СЭДД присваивается регистрационный номер проекту правового акта, который дублируется на представлении на проект правового акта на лицевой стороне в правом нижнем углу. Разработчики проектов правовых актов несут персональную ответственность за соответствие текста на бумажном носителе тексту в электронной форме.
Оформление проекта правового акта на соответствующем бланке обеспечивает сектор по работе с распорядительными документами.
50. Проекты правовых актов, вносимые на рассмотрение Мэру города Омска, отпечатанные на номерном бланке, визируются в обязательном порядке заместителем Мэра города Омска, директором департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска либо лицом, исполняющим обязанности директора департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска, управляющим делами.
Визы проставляются на оборотной стороне бланка (первого листа) проекта правового акта в нижней его части.
51. Полностью подготовленные проекты правовых актов передаются сектором по работе с распорядительными документами в Аппарат Мэра города Омска. Аппарат Мэра города Омска передает проекты правовых актов на подпись Мэру города Омска.
52. Подписанные правовые акты возвращаются Аппаратом Мэра города Омска в сектор по работе с распорядительными документами для регистрации и тиражирования.
53. Исключен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
Информация об изменениях:
Пункт 54 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 8 апреля 2020 г. N 62-р
54. Правовым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года в журналах и в базе данных "Правовые акты" СЭДД раздельно для постановлений и распоряжений Мэра города Омска, постановлений и распоряжений Администрации города Омска. Распоряжения Администрации города Омска по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
Дата, оформленная словесно-цифровым способом, и номер проставляются после подписания правового акта. Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера постановления Мэра города Омска, Администрации города Омска или распоряжения Мэра города Омска, Администрации города Омска.
К порядковому номеру постановлений Мэра города Омска добавляются буквы "пм", распоряжений Мэра города Омска - буквы "рм", постановлений Администрации города Омска - буква "п", распоряжений по основной деятельности - "р", распоряжений по личному составу (прием, увольнение, перемещение, премирование муниципальных служащих, замещающих должности муниципальной службы, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, и награждение) - "к", распоряжений по личному составу (отпуска, командировки, возложение исполнения обязанностей, взыскания на муниципальных служащих, замещающих должности муниципальной службы, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска) - "рк".
Сектором по работе с распорядительными документами в СЭДД к РКК правового акта прикрепляется электронный образ правового акта в формате PDF.
РКК правового акта после регистрации содержит следующие файлы:
- текст правового акта в электронном виде в WORD файле;
- текст пояснительной записки в электронном виде в WORD файле;
- электронный образ подписанного правового акта в формате PDF.
55. Копии правовых актов заверяются печатью сектора по работе с распорядительными документами и в течение трех рабочих дней направляются адресатам через сектор по работе со служебной документацией согласно указателю рассылки, составленному и подписанному ответственным исполнителем правового акта.
Структурные подразделения и Омский городской Совет получают копии правовых актов в электронном виде посредством СЭДД.
56. Правовые акты вместе с приложенными к ним документами, хранящиеся в секторе по работе с распорядительными документами, предоставляются сотрудникам Администрации города Омска для работы только в помещении сектора по работе с распорядительными документами, а сотрудникам департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска - во временное пользование под роспись в журнале выдачи правовых актов Администрации города Омска.
57. Заверенные копии правовых актов выдаются сектором по работе с распорядительными документами только по письменной заявке на имя управляющего делами.
Информация об изменениях:
Пункт 58 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 8 апреля 2020 г. N 62-р
58. Подлинники правовых актов и документы, предусмотренные пунктом 110 Порядка, хранятся в течении календарного года в секторе по работе с распорядительными документами, а затем передаются в архив управления делами.
Иные документы, послужившие основанием для принятия правового акта хранятся в течении календарного года в секторе по работе с распорядительными документами, по истечении календарного года уничтожаются в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласованным экспертной комиссией управления делами Администрации города Омска.
Информация об изменениях:
Приложение дополнено разделом 6.1. - Распоряжение Администрации города Омска от 7 октября 2019 г. N 303-р
6.1. Подготовка и оформление договоров и соглашений
58.1. Проекты договоров и соглашений, заключаемых от имени муниципального образования городской округ город Омск Омской области (далее по тексту настоящего раздела - договоры), подлежат согласованию со структурными подразделениями Администрации города Омска, должностными и иными лицами, в компетенцию (функции) которых входит рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагиваются проектами договоров (далее по тексту настоящего раздела - заинтересованные структурные подразделения), организациями.
Подготовка и согласование проектов договоров осуществляется структурным подразделением Администрации города Омска, в компетенцию которого входит рассмотрение соответствующих вопросов (далее по тексту настоящего раздела - ответственный исполнитель).
Согласование проектов договоров с заинтересованными структурными подразделениями Администрации города Омска осуществляется в электронной форме с использованием СЭДД и на бумажном носителе путем визирования на оборотной стороне первого листа проекта договора.
Все договоры за подписью Мэра города Омска и заместителей Мэра города Омска регистрируются в секторе по работе со служебной документацией общего отдела управления делами.
На подпись Мэра города Омска или его заместителей ставится гербовая печать.
Договору присваивается регистрационный номер.
Ответственный исполнитель получает оригиналы договора под роспись.
Один экземпляр договора с подлинной подписью и печатью, завизированный ответственным исполнителем и заинтересованными структурными подразделениями Администрации города Омска, в обязательном порядке передается ответственным исполнителем в сектор по работе со служебной документацией общего отдела управления делами для хранения.
Заверенные копии договоров, хранящихся в секторе по работе со служебной документацией общего отдела управления делами, представляются для работы по письменной заявке на имя управляющего делами или его заместителей.
Информация об изменениях:
Приложение дополнено разделом 6.2. - Распоряжение Администрации города Омска от 7 октября 2019 г. N 303-р
6.2 Порядок работы с проектами соглашений о предоставлении межбюджетных трансфертов бюджету города Омска
58.2. Ответственным исполнителем по согласованию проектов соглашений о предоставлении межбюджетных трансфертов бюджету города Омска из других бюджетов, поступающих на согласование в Администрацию города Омска (далее по тексту настоящего раздела - проект соглашения), выступает структурное подразделение Администрации города Омска, являющееся главным администратором доходов соответствующего межбюджетного трансферта (далее по тексту настоящего раздела - ответственный исполнитель).
Согласование проектов соглашений осуществляется в сервисной подсистеме государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами "Электронный бюджет".
Проекты соглашений подлежат согласованию с департаментом финансов и контроля Администрации города Омска и департаментом правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска.
Ответственный исполнитель в течение одного рабочего дня обеспечивает рассмотрение и согласование проекта соглашения со всеми заинтересованными структурными подразделениями Администрации города Омска. На следующий рабочий день после согласования ответственным исполнителем проект соглашения направляется на рассмотрение в департамент финансов и контроля Администрации города Омска и департамент правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска.
Согласование проекта соглашения департаментом финансов и контроля Администрации города Омска и департаментом правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска осуществляется в течение двух рабочих дней после поступления.
Ответственный исполнитель в течение одного рабочего дня направляет согласованный проект соглашения на подпись Мэру города Омска с приложением заключения к проекту соглашения (приложение N 11-1).
7. Планирование
59. Организующей основой деятельности Администрации города Омска и структурных подразделений являются план работы Администрации города Омска на год, план работы Администрации города Омска на квартал, план работы Администрации города Омска на месяц (далее - планы работы), планы мероприятий Администрации города Омска, посвященных дням воинской славы, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам (далее - планы мероприятий).
Планы работы, планы мероприятий формируются на основе предложений структурных подразделений.
60. План работы Администрации города Омска на год включает основные мероприятия структурных подразделений (заседания координационно-совещательных органов, совещания, проверки, семинары, конференции, круглые столы, спортивные, культурно-досуговые мероприятия, мероприятия, посвященные дням воинской славы, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам).
61. В соответствии со структурой плана работы Администрации города Омска на год все структурные подразделения направляют в управление делами в срок до первого числа месяца, предшествующего планируемому году, предложения в план работы Администрации города Омска на год, согласованные с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, регулирующим деятельность данного структурного подразделения.
62. Управление делами на основе поступивших предложений формирует и представляет для рассмотрения в срок до двадцать пятого числа месяца, предшествующего планируемому году, проект плана работы Администрации города Омска на год управляющему делами.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 63 настоящего приложения внесены изменения
63. Управление делами обеспечивает рассылку плана работы Администрации города Омска на год в трехдневный срок после утверждения первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, структурным подразделениям и иным заинтересованным организациям посредством СЭДД и иными способами.
64. Структура плана работы Администрации города Омска на квартал включает следующие разделы:
1) "Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегии при Мэре города Омска";
2) "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у Мэра города Омска";
3) "Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегий при главах администраций административных округов города Омска";
4) "Мероприятия с участием Мэра города Омска";
5) "Мероприятия, посвященные дням воинской славы, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам".
65. В соответствии со структурой плана работы Администрации города Омска на квартал все структурные подразделения направляют в управление делами в срок до пятнадцатого числа второго месяца квартала, предшествующего планируемому, предложения в план работы Администрации города Омска на квартал, согласованные с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, регулирующим деятельность данного структурного подразделения.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 66 настоящего приложения внесены изменения
66. Управление делами на основе плана работы Администрации города Омска на год и поступивших предложений формирует и направляет посредством СЭДД и на бумажном носителе в срок до десятого числа месяца, предшествующего планируемому кварталу, проект плана работы Администрации города Омска на квартал первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, руководителям структурных подразделений на согласование.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 67 настоящего приложения внесены изменения
67. С учетом замечаний первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений управление делами осуществляет подготовку проекта распоряжения Администрации города Омска о плане работы Администрации города Омска на квартал.
68. Согласованный в установленном порядке проект распоряжения Администрации города Омска о плане работы Администрации города Омска на квартал представляется на рассмотрение Мэру города Омска не позднее двадцать пятого числа месяца, предшествующего планируемому кварталу.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 69 настоящего приложения внесены изменения
69. Управление делами обеспечивает рассылку плана работы Администрации города Омска на квартал до конца месяца, предшествующего очередному кварталу, Аппарату Мэра города Омска, первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, структурным подразделениям, Правительству Омской области, Омскому городскому Совету, прокуратуре города Омска и иным заинтересованным организациям посредством СЭДД, электронной почтой.
70. Структура плана работы Администрации города Омска на месяц включает следующие разделы:
1) "Вопросы для рассмотрения на заседании коллегии при Мэре города Омска";
2) "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у Мэра города Омска";
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в подпункт 3 пункта 70 настоящего приложения внесены изменения
3) "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска";
4) "Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегий при главах администраций административных округов города Омска" (при проведении заседания в планируемом месяце);
5) "Мероприятия с участием Мэра города Омска";
6) "Основные мероприятия структурных подразделений" (заседания координационно-совещательных органов, совещания, проверки, семинары, конференции, круглые столы, спортивные, культурно-досуговые мероприятия, мероприятия, посвященные дням воинской славы, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам), а также приложение "Юбилейные даты государственных и муниципальных учреждений, организаций иных форм собственности, расположенных на территории города Омска".
71. В соответствии со структурой плана работы Администрации города Омска на месяц все структурные подразделения направляют в управление делами в срок до десятого числа месяца, предшествующего планируемому, предложения в план работы Администрации города Омска на месяц, согласованные с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, регулирующим деятельность данного структурного подразделения.
72. Если мероприятия, проведение которых согласно плану работы Администрации города Омска на квартал предусмотрено в планируемом месяце, по каким-либо причинам не могут быть выполнены, запланированные вопросы не могут быть вынесены на рассмотрение коллегии при Мэре города Омска или на аппаратные совещания у Мэра города Омска, руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку мероприятия, вопроса, по согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно информирует об этом Мэра города Омска. О принятом Мэром города Омска решении ответственные исполнители уведомляют управление делами не позднее пятнадцатого числа месяца, предшествующего планируемому.
73. Управление делами на основе плана работы Администрации города Омска на квартал и поступивших предложений формирует и представляет для рассмотрения в срок до двадцать пятого числа месяца, предшествующего планируемому, проект плана работы Администрации города Омска на месяц управляющему делами.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 74 настоящего приложения внесены изменения
74. Управление делами обеспечивает рассылку плана работы Администрации города Омска на месяц в трехдневный срок после утверждения управляющим делами первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, структурным подразделениям, Правительству Омской области, Омскому городскому Совету, прокуратуре города Омска и иным заинтересованным организациям посредством СЭДД, электронной почтой.
75. Если по каким-либо причинам предусмотренные планом работы Администрации города Омска на месяц мероприятия с участием Мэра города Омска не могут быть выполнены в установленные сроки, вопросы не могут быть вынесены на рассмотрение коллегии при Мэре города Омска или на аппаратные совещания у Мэра города Омска, руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку мероприятия или вопроса, по согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно информирует об этом Мэра города Омска не позднее, чем за семь рабочих дней до намеченного срока.
О принятом Мэром города Омска решении ответственные исполнители уведомляют управление делами в день получения информации о данном решении.
Если мероприятия, предусмотренные разделом "Основные мероприятия структурных подразделений" плана работы Администрации города Омска на месяц, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в установленные сроки, руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку мероприятия, по согласованию с первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, курирующим данное направление работы, письменно информирует об этом управляющего делами не позднее чем за семь дней до намеченного срока.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 76 настоящего приложения внесены изменения
76. При внесении предложений в разделы "Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегии при Мэре города Омска", "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у Мэра города Омска", "Вопросы для рассмотрения на аппаратных совещаниях у первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска", "Вопросы для рассмотрения на заседаниях коллегий при главах администраций административных округов города Омска" структурными подразделениями указываются:
1) в плане работы Администрации города Омска на квартал - месяц, в котором планируется рассмотреть данный вопрос, в плане работы Администрации города Омска на месяц - дата и время проведения заседания коллегии при Мэре города Омска, аппаратного совещания у Мэра города Омска, аппаратного совещания у первого заместителя Мэра города Омска, заместителя Мэра города Омска, заседания коллегии при главе администрации административного округа города Омска;
2) ответственный за подготовку вопроса первый заместитель Мэра города Омска, либо заместитель Мэра города Омска, либо руководитель структурного подразделения.
77. При внесении предложений в иные разделы планов работы структурными подразделениями указываются:
1) в плане работы Администрации города Омска на год - квартал, месяц, в котором планируется провести мероприятие; в плане работы Администрации города Омска на квартал - месяц, в котором планируется провести мероприятие; в плане работы Администрации города Омска на месяц - дата, время и место проведения мероприятия;
2) форма проводимого мероприятия (заседание координационно-совещательного органа, совещание, семинар, конференция, круглый стол, торжественное собрание, концерт, встреча и т.д.);
3) структурное подразделение, ответственное за подготовку и проведение мероприятия.
78. Планы мероприятий разрабатываются структурными подразделениями в соответствии с перечнем структурных подразделений, разрабатывающих планы мероприятий (далее - структурное подразделение, разрабатывающее план мероприятий) (приложение N 12).
79. В соответствии с формой плана мероприятий, посвященных дням воинской славы России, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам (приложение N 13), все структурные подразделения направляют структурному подразделению, разрабатывающему план мероприятий, в срок до десятого числа месяца, предшествующего планируемому, предложения в план мероприятий.
80. Структурное подразделение, разрабатывающее план мероприятий, на основе поступивших предложений формирует и представляет в срок до двадцать пятого числа месяца, предшествующего планируемому, проект плана мероприятий на подпись заместителю Мэра города Омска, регулирующему деятельность структурного подразделения, разрабатывающего план мероприятий.
81. Подписанный заместителем Мэра города Омска, регулирующим деятельность структурного подразделения, разрабатывающего план мероприятий, проект плана мероприятий направляется на утверждение Мэру города Омска.
82. Структурное подразделение, разрабатывающее план мероприятий, утвержденный план мероприятий представляет в управление делами и в департамент информационной политики Администрации города Омска в течение одного дня после утверждения на бумажном и электронном носителях.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 83 настоящего приложения внесены изменения
83. Управление делами обеспечивает рассылку плана мероприятий в трехдневный срок после утверждения Мэром города Омска первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, структурным подразделениям и иным заинтересованным организациям.
84. Если мероприятия, предусмотренные планом мероприятий, по каким-либо причинам не могут быть проведены в установленные сроки, структурное подразделение, ответственное за подготовку мероприятия, в оперативном порядке информирует об этом структурное подразделение, разрабатывающее план мероприятий.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 85 настоящего приложения внесены изменения
85. Ответственность за своевременную и качественную подготовку предложений в планы работы, планы мероприятий несут первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска, руководители структурных подразделений.
86. Ответственность за оформление и своевременное представление предложений в планы работы, планы мероприятий несут советники руководителей структурных подразделений либо работники, на которых возложена эта обязанность.
87. Предложения, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, в проекты планов работы, планов мероприятий не включаются.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 88 настоящего приложения внесены изменения
88. Контроль выполнения планов работы, планов мероприятий осуществляют Мэр города Омска, первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Администрации города Омска.
9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
114. Распорядительная деятельность структурных подразделений документируется посредством издания приказов, распоряжений должностных лиц Администрации города Омска (далее в настоящем разделе - приказы, распоряжения).
115. Проекты приказов, распоряжений готовят подразделения (управления, отделы, секторы) структурных подразделений либо работники структурного подразделения на основании поручения руководителя структурного подразделения, его заместителя, либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя структурного подразделения либо работника структурного подразделения, который готовит и вносит проект.
116. Подготовка и оформление проектов приказов, распоряжений осуществляется в соответствии с Порядком.
117. Бланки приказа, распоряжения должны иметь следующие реквизиты:
- Герб города Омска;
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа;
- дату и номер документа.
118. На каждый правовой акт в СЭДД создается РКК, которая содержит все необходимые реквизиты документа, электронный вид в WORD файле, а также электронный образ правового акта в формате PDF.
119. Проекты приказов, распоряжений подлежат обязательному согласованию. Согласование проектов приказов, распоряжений может быть внутренним и внешним посредством СЭДД.
Виза внутреннего согласования проекта приказа, распоряжения помещается на оборотной стороне первого листа проекта приказа, распоряжения в нижней части листа и включает должность, инициалы и фамилию, личную подпись согласующего, дату визирования. Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним в обязательном порядке визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект, а также руководителем юридической службы (специалистом по правовым вопросам). В случае совпадения должностного лица, визирующего проект приказа, распоряжения, и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа, распоряжения оформляются на отдельном листе. При этом реквизит "виза" дополняется словами "с прилагаемыми замечаниями", помещаемыми перед личной подписью визирующего.
Внешнее согласование проекта приказа, распоряжения (с иными структурными подразделениями, организациями) осуществляется на отдельном для каждого структурного подразделения, организации листе согласования.
Допускается внешнее согласование проекта приказа, распоряжения грифом "СОГЛАСОВАНО" с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписью, ее расшифровкой и датой согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" либо ниже последней строки текста приложения, от левой границы текстового поля.
120. При внесении на стадии согласования в проект приказа, распоряжения существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию, в том числе согласование проекта приказа, распоряжения осуществляется посредством СЭДД.
121. Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа, распоряжения, учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса подразделение либо работник структурного подразделения, который осуществляет подготовку проекта приказа, распоряжения проводит совещание, решение которого оформляется протоколом, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа, распоряжения при его представлении на подпись руководителю, который принимает окончательное решение по урегулированию разногласий, подписывает приказ, распоряжение или возвращает проект для доработки в подразделение либо работнику, которым он подготовлен.
Информация об изменениях:
Пункт 122 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 8 апреля 2020 г. N 62-р
122. Приказам, распоряжениям присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года в базе данных "Правовые акты" СЭДД раздельно для приказов и распоряжений.
Дата, оформленная словесно-цифровым способом, и номер проставляются в день подписания приказа, распоряжения. Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, распоряжения.
Приказы, распоряжения по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
Порядковая нумерация приказов, распоряжений по личному составу осуществляется при помощи буквенных обозначений "лс", "к" в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, утвержденной с учетом сроков хранения документов, установленных приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".
123. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
124. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и должны содержать следующие реквизиты: наименование документа; вид заседания, совещания; место проведения заседания, совещания; дата и номер протокола; гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); текст; подписи.
Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, шрифтом полужирного начертания и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания, кто проводит заседание, совещание выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер".
Дата и номер протокола - дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
125. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество более пятнадцати человек. Фамилии присутствовавших располагаются в алфавитном порядке в именительном падеже.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
"СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Эти слова печатаются прописными буквами.
Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже, после фамилии ставится тире и с прописной буквы пишется содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишется: "Текст выступления прилагается".
Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатается прописными буквами, затем ставится двоеточие. Инициалы и фамилия выступающего пишется в именительном падеже, после этого ставится тире и с прописной буквы печатается содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности.
Слова "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатаются прописными буквами, затем ставится двоеточие. Принятые решения (поручения) печатаются полностью. Каждое решение (поручение) нумеруется арабской цифрой.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
В протоколе может быть указан пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на номер и дату протокола.
126. Протоколы могут издаваться в краткой и сокращенной формах, при которых ход обсуждения вопроса не излагается, фиксируются только принятые решения.
В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
В протоколе сокращенной формы после списка присутствующих указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Затем указывается протокольное решение (постановление).
127. Протокол утверждается председательствующим на заседании, совещании и подписывается заместителем председателя или секретарем.
Датой протокола является дата проведения заседания, совещания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.
128. Протоколы создаются, утверждаются и рассылаются для сведения и исполнения заинтересованным лицам и структурным подразделениям в Базе данных "Протоколы заседаний" в СЭДД.
129. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов.
Выписка из протокола должна содержать следующие реквизиты: наименование документа; вид заседания, совещания; место проведения заседания, совещания; дата и номер протокола; гриф утверждения; подписи. Из содержательной части протокола берется та информация, которую необходимо довести до сведения заинтересованных лиц и структурных подразделений.
130. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам проверок (ревизий), при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению и в других необходимых случаях, предусмотренных действующим законодательством. В акте должны содержаться следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и место составления или издания, гриф утверждения (если акт подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должности, а распределение обязанностей между членами комиссии (группы): председатель, члены комиссии (группы). Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.
131. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
В вводной части акта указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия (группа), его номер и дата или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится проверка (ревизия) или событие, факт, послужившие основанием для составления акта; перечисляется состав комиссии (группы): председатель (фамилия, инициалы, должность), члены комиссии (группы) (фамилии, инициалы, должности). Фамилии членов комиссии (группы) приводятся, как правило, в алфавитном порядке. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии (группы), но присутствовавшие при проведении проверки.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией (группой) работы, указываются документы, на основании которых проводилась работа, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 132 настоящего приложения внесены изменения
132. Служебные письма в Администрации города Омска готовятся в следующих формах:
- информация о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска (оформляются в виде отчета об исполнении поручения (резолюции) в СЭДД и не подлежат регистрации);
- сопроводительное письмо;
- ответ на запросы различных организаций и физических лиц;
- инициативное письмо;
- письмо-подтверждение;
- гарантийное письмо.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 133 настоящего приложения внесены изменения
133. Информация о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска должна содержать ссылку на дату и номер документа, в котором было дано поручение.
Сроки подготовки информации о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска устанавливаются соответствующей резолюцией на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Текст информации о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска должен точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции.
134. Сопроводительное письмо составляется в случае отправления адресату документов, требующих дополнительного пояснения по исполнению. В нем указывается, для чего направлен основной документ, что нужно делать и в какие сроки.
135. Ответ на запросы различных организаций и физических лиц должен содержать запрашиваемую информацию либо мотивированный отказ в предоставлении такой информации.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 136 настоящего приложения внесены изменения
136. Инициативное письмо готовится за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений.
Подготовленные структурными подразделениями проекты инициативных писем проверяются советником руководителя структурного подразделения и передаются в Аппарат Мэра города Омска через сектор по работе со служебной документацией.
Служебная документация в части подготовки инициативных писем за подписью Мэра города Омска передается структурными подразделениями в Аппарат Мэра города Омска в срок не позднее чем за один рабочий день:
- до дня проведения встречи Губернатора Омской области с Мэром города Омска;
- до наступления срока представления документов в Правительство Омской области;
- до наступления срока, установленного Мэром города Омска.
Представленные документы проверяются Аппаратом Мэра города Омска на их соответствие установленным требованиям.
При наличии замечаний по подготовленным инициативным письмам в течение одного рабочего дня инициативные письма возвращаются Аппаратом Мэра города Омска ответственному исполнителю через сектор по работе со служебной документацией с указанием в СЭДД замечаний и предложений.
Ответственный исполнитель незамедлительно с момента возврата инициативного письма обеспечивает его доработку и представление в Аппарат Мэра города Омска.
137. Письмо-подтверждение используется для сообщения, что принятые решения остаются в силе, а также для подтверждения получения документов.
138. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных намерений или условий и адресуется организации или физическому лицу.
139. Служебные исходящие письма готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату, второй экземпляр, завизированный ответственным исполнителем и (или) первым заместителем Мэра города Омска, заместителем Мэра города Омска, регулирующим данное направление, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Проект служебного письма, адресованного в стороннюю организацию, создается исполнителем в базе данных "Исходящие документы", адресованного в структурное подразделение - в базе данных "Внутренние документы".
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 140 настоящего приложения внесены изменения
140. Подписанные служебные письма вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации в СЭДД в базе данных "Исходящие документы" и рассылки в службу документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения, а служебные письма за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, входящих в аппарат управления Администрации города Омска, руководителей структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, - в сектор по работе со служебной документацией.
141. При получении ответа на исходящий документ информация об ответе заносится в базу данных "Входящие документы" со ссылкой на исходящий документ.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 142 настоящего приложения внесены изменения
142. Служебные письма для отправления простой и заказной почтой передаются полностью оформленными, с указанием адресата (почтового адреса) в службу документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения, а служебные письма за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, входящих в аппарат управления Администрации города Омска, управляющего делами и его заместителей, руководителей структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, - в сектор по работе со служебной документацией.
Законвертованный исходящий документ в зависимости от значимости исходящего документа отправляется в течение трех рабочих дней почтовой связью простым письмом, заказным письмом или письмом с объявленной ценностью.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
143. Телеграммы в Администрации города Омска составляются по следующей форме: телеграфный адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер, подпись; в нижней части телеграммы, под чертой, пишется адрес отправителя, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата, внизу слева - фамилия и телефон исполнителя.
144. Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без предлогов, союзов и местоимений, слова должны быть написаны прописными буквами на одной стороне листа бумаги. Знаки препинания сокращаются следующими буквами:
"тчк" - точка;
"зпт" - запятая;
"двтч" - двоеточие;
"квч" - кавычки.
Цифровые данные рекомендуется печатать словами.
145. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещается в конце текста.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 146 настоящего приложения внесены изменения
146. Телеграммы для отправления передаются в службу документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения, а телеграммы за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска - в сектор по работе со служебной документацией.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 147 настоящего приложения внесены изменения
147. Телефонограмма - документ, содержащий служебную информацию, используемую для оперативного решения вопросов, передаваемую по телефону и записываемую получателем. Телефонограммы применяются для срочного запроса представления информации, оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных мероприятиях и передачи другой информации.
Телефонограммы могут направляться из Администрации города Омска только за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска и руководителей структурных подразделений (далее по тексту настоящего раздела - руководители).
Телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре и подписывается руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций или лиц, которым адресована телефонограмма, с указанием их номеров телефонов.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 148 настоящего приложения внесены изменения
148. Входящая телефонограмма - телефонограмма, поступившая из сторонней организации:
- на каждую входящую телефонограмму создается РКК в базе данных "Входящие документы", представление - Телефонограммы, вид документа - Телефонограмма, с указанием ее порядкового номера, даты приема, наименования отправителя и номера его телефона, времени приема, должности и фамилии передавшего и принявшего текст телефонограммы, присоединяется электронный вид в WORD файле;
- зарегистрированная телефонограмма направляется на рассмотрение руководителю;
- в соответствии с поручениями и визой руководителя телефонограмма направляется работникам на исполнение.
Телефонограммы, поступившие в приемную Мэра города Омска, регистрируются в СЭДД сотрудником Аппарата Мэра города Омска, обеспечивающим работу приемной Мэра города Омска, и незамедлительно передаются в Аппарат Мэра города Омска для подготовки и оформления поручения Мэра города Омска.
Телефонограммы, поступившие в приемную первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, регистрируются в СЭДД сотрудниками, обеспечивающими работу приемных первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, и незамедлительно передаются советникам первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска для подготовки и оформления поручений.
Телефонограммы, поступившие в структурные подразделения, регистрируются сотрудниками структурных подразделений, обеспечивающих работу приемных руководителей Администрации города Омска.
По истечении рабочего дня прием телефонограмм, факсограмм по телефонам, телефону-факсу приемной Мэра города Омска осуществляется управлением единой дежурно-диспетчерской службы города Омска департамента общественной безопасности Администрации города Омска. Принятые телефонограммы и факсограммы регистрируются в СЭДД и передаются в Аппарат Мэра города Омска для подготовки и оформления поручения Мэра города Омска.
149. Исходящая телефонограмма - телефонограмма, отправляемая в сторонние организации:
- на каждую телефонограмму исполнителем структурного подразделения создается РКК в базе данных "Исходящие документы", вид документа - Телефонограмма, которая содержит все необходимые реквизиты документа, электронный вид в WORD файле;
- проект телефонограммы направляется на подпись руководителю;
- регистрируется в СЭДД с указанием порядкового номера, даты передачи, краткого содержания, наименования отправителя и получателя;
- передается адресату.
В РКК в закладке "Дополнительно" делается отметка о времени передачи, должности и фамилии принявшего и передавшего текст, номере телефона принявшего телефонограмму.
150. Внутренняя телефонограмма - телефонограмма, отправляемая в структурные подразделения:
- регистрируется единожды в СЭДД в базе данных "Внутренние документы" по месту создания, вид документа - Телефонограмма;
- передается адресату.
В РКК телефонограммы на закладке "Дополнительно" вносится информация о времени передачи, должности и фамилии принявшего текст.
151. Текст телефонограммы должен быть лаконичным, с указанием фактов, даты, времени, места проведения мероприятия, вопросов, подлежащих обсуждению, поручений и сроков их исполнения.
152. Регистрация входящих и исходящих телефонограмм производится в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р пункт 153 настоящего приложения изложен в новой редакции
153. Прием, регистрацию и отправку телефонограмм осуществляет сотрудник структурного подразделения, обеспечивающий работу приемной руководителя Администрации города Омска.
154. Факсограммы - документы, поступающие по каналу факсимильной связи без дальнейшей досылки служебного письма.
155. Регистрация факсограмм, поступивших от сторонних организаций, осуществляется в базе данных "Входящие документы", вид документа - Факсограмма.
156. Порядок работы с факсограммами аналогичен порядку работы со служебными документами.
157. Входящие факсограммы, которые не имеют данных о регистрации и подписи должностного лица, рассмотрению не подлежат.
158. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.
Информация об изменениях:
Пункт 159 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 13 декабря 2018 г. N 444-р
159. Проект доверенности от имени Мэра города Омска на осуществление представительства и совершение иных юридически значимых действий перед третьими лицами готовится заинтересованным структурным подразделением Администрации города Омска в базе данных "Исходящие документы". К проекту доверенности, основанием для выдачи которой послужили другие документы, прилагаются копии этих документов.
Информация об изменениях:
Пункт 160 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 13 декабря 2018 г. N 444-р
160. Проект доверенности должен быть согласован руководителем заинтересованного структурного подразделения Администрации города Омска посредством оформления листа согласования в СЭДД.
Проект доверенности от имени Администрации города Омска и муниципального образования городской округ город Омск Омской области, Мэра города Омска на представление интересов в судах подлежит согласованию с департаментом правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска. В данном случае в листе согласования кроме руководителя исполнителя указывается заместитель Мэра города Омска, директор департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска.
161. Срок рассмотрения проектов доверенностей не должен превышать трех дней.
162. Доверенность оформляется на бланке письма Мэра города Омска.
163. Подписанная доверенность передается в сектор по работе со служебной документацией для регистрации.
164. Оригинал доверенности выдается лично под роспись лицу, указанному в доверенности.
165. Резолюция (поручение) руководителя.
По результатам рассмотрения на документ накладывается резолюция, в которой указывается состав исполнителей (фамилия, инициалы в именительном падеже), краткая характеристика их дальнейших действий с документом с указанием сроков исполнения.
Проект резолюции готовится советником, утверждается руководителем только средствами СЭДД. Руководители структурных подразделений осуществляют направление документов на исполнение исключительно средствами СЭДД без оформления резолюции на бумажном носителе.
В состав резолюции входят следующие реквизиты:
- фамилия, инициалы автора резолюции;
- фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей);
- содержание резолюции (поручения);
- срок исполнения резолюции в целом;
- индивидуальные сроки исполнения для каждого исполнения;
- подпись, дата.
Резолюция должна содержать четкое однозначное поручение, конкретную дату его исполнения для каждого исполнителя. Двусмысленность, неопределенность в резолюции не допускаются.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 166 настоящего приложения внесены изменения
166. Резолюция может содержать следующие поручения:
- "для рассмотрения и подготовки проекта ответа" - исполнитель подготавливает проект ответа за подписью руководителя, давшего поручение;
- "для рассмотрения и ответа" - исполнитель направляет ответ автору обращения от своего имени на соответствующем бланке письма;
- "для сведения" - исполнитель принимает документ в работу, ответ автору обращения не готовится. В данном случае срок исполнения не указывается. Резолюция считается исполненной при поступлении в СЭДД отчета об исполнении хотя бы от одного из исполнителей либо закрывается автоматически по истечении 14 дней;
- "на рабочий контроль", "для участия" - исполнитель принимает документ в работу, информация автору резолюции не готовится, общий контроль документа снимается. Если контроль делегируется первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, то контроль за общим сроком исполнения документа осуществляется советниками указанных руководителей;
- "для работы", "для исполнения" - исполнитель принимает документ в работу, информация автору резолюции готовится в сроки, указанные в резолюции; если в резолюции срок не указан, то информация автору резолюции готовится по истечении месяца с даты наложения резолюции, либо в срок, указанный в документе;
- "для работы и информирования" - исполнитель принимает документ в работу, информация автору резолюции и автору обращения готовится в срок, указанный в резолюции.
Если в резолюции указаны два и более исполнителя, каждому из которых даны отдельные (индивидуальные) поручения, то такие резолюции в СЭДД оформляются разными РКК резолюций с указанием руководителя, которому во исполнение поручения должна быть представлена информация (автор резолюции или ответственный исполнитель). В РКК резолюции ответственный исполнитель указывается в списке исполнителей первым или отмечается специальным символом ("<" или "!!!") и имеет максимальный срок исполнения.
Срок согласования документа должен быть на 1 день раньше, чем срок, установленный ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель должен представить документ на согласование на 1 день раньше срока, указанного в резолюции для согласующего. Контроль за сроками согласования документов осуществляется советниками ответственного исполнителя, определенного Мэром города Омска.
Не допускаются правки, изменения и добавления в тексте после регистрации резолюции в СЭДД. В случае необходимости изменения содержания резолюции или состава исполнителей резолюция снимается с контроля и создается новая резолюция требуемого содержания с указанием даты изменения и пометкой "Взамен ранее направленного".
При наложении нескольких резолюций в течение установленного срока исполнения документа в содержании резолюции следует учитывать необходимость направления ответа заявителю в течение месяца с даты регистрации документа.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 167 настоящего приложения внесены изменения
167. Информация о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска оформляется в СЭДД в виде отчета об исполнении резолюции (поручения), в котором в поле "Информационные материалы" прикрепляется ссылка на подготовленный документ.
Сроки подготовки информации о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска устанавливаются соответствующей резолюцией на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Текст информации о выполнении поручений Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска должен точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции.
10. Организация документооборота в Администрации города Омска
168. Движение документов в Администрации города Омска с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
169. Порядок прохождения документов в Администрации города Омска регламентируется настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях.
170. Доставка документов в Администрацию города Омска осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Администрацию города Омска доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей, посылок, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные документы.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 171 настоящего приложения внесены изменения
171. Поступающая корреспонденция в адрес Администрации города Омска (далее - входящие документы) на имя Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска вне зависимости от вида и способа доставки принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием баз данных СЭДД в секторе по работе со служебной документацией.
Входящая корреспонденция, поступающая на имя Мэра города Омска, содержащая сведения для регистрации (учета) избирателей, участников референдума, регистрируется в отделе организационного обеспечения департамента общественных отношений и социальной политики Администрации города Омска.
Информация об изменениях:
Пункт 172 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 8 апреля 2020 г. N 62-р
172. Входящие документы подлежат первичной обработке, при которой проверяется правильность доставки, целостность упаковки входящих документов.
Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело. Также не уничтожаются конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и с обращениями граждан.
Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Конверты с пометкой "Конфиденциально", "Лично" не вскрываются.
В случае наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу "Секретно", "Для служебного пользования" эти конверты (упаковка) не вскрываются, а передаются сотрудникам, имеющим доступ к сведениям, составляющим государственную тайну.
173. Входящие документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, подлежат регистрации в день поступления.
174. Перечень документов, не подлежащих регистрации, указан в приложении N 14 к настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 175 настоящего приложения внесены изменения
175. Все зарегистрированные входящие документы подаются для предварительного рассмотрения заместителю Мэра города Омска, управляющему делами с целью их распределения на рассмотрение Мэром города Омска, первым заместителем Мэра города Омска, заместителями Мэра города Омска, руководителями структурных подразделений посредством СЭДД.
176. Прием телеграмм, факсограмм в адрес Администрации города Омска осуществляется сектором по работе со служебной документацией. Прием телефонограмм в адрес Администрации города Омска осуществляют сотрудники, обеспечивающие работу приемных руководителей. Дальнейшая обработка производится в установленном для входящей корреспонденции порядке. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.
177. Прием электронных документов в адрес Администрации города Омска (официальный адрес: mail@admomsk.ru) осуществляется сектором по работе со служебной документацией.
Электронные документы, содержащие обращения граждан, пересылаются сектором по работе со служебной документацией в управление по работе с обращениями граждан Администрации города Омска.
178. Регистрация и рассмотрение обращений граждан, а также корреспонденция органов государственной власти, органов местного самоуправления и должностных лиц указанных органов с приложениями письменных обращений граждан осуществляется в соответствии с Порядком организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска, утвержденным постановлением Администрации города Омска от 7 февраля 2013 года N 121-п.
179. Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов, а также контроль за прохождением и сроками исполнения служебных документов, подготовка сводных отчетов производятся путем применения СЭДД.
Информация об изменениях:
Пункт 180 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
180. Подлинники документов находятся по месту регистрации до завершения работы с документами, помещаются в дело, по месту регистрации осуществляется их текущее хранение с последующей передачей в установленном настоящей Инструкцией порядке на архивное хранение.
181. Поступившая корреспонденция, подлежащая регистрации вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируется в день поступления. Документы, поступившие после 17 часов 45 минут, регистрируются на следующий рабочий день. Документы, поступившие в пятницу после 16 часов 30 минут, регистрируются в первый рабочий день после выходных.
182. РКК СЭДД включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.
183. Регистрационный номер формируется автоматически средствами СЭДД.
184. РКК поступившего ответа на ранее направленные запросы должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного запроса. Аналогичным способом регистрируются повторные, дублирующие документы.
185. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации (приложения отдельно не регистрируются).
186. Документы, не отнесенные к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронной копии в состав реквизитов РКК СЭДД.
Информация об изменениях:
Постановлением Администрации города Омска от 10 апреля 2017 г. N 309-п в пункт 187 настоящего приложения внесены изменения
187. Регистрация производится в пределах групп, с указанием соответствующего вида документа. Отдельно регистрируются:
- служебные письма (база данных "Входящие документы");
- телеграммы (база данных "Входящие документы");
- телефонограммы, факсограммы (база данных "Входящие документы");
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, федеральные законы, законы Омской области, правовые акты Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области, постановления Законодательного Собрания Омской области, правовые акты Правительства Омской области и органов исполнительной власти Омской области (база данных "Входящие документы НПА");
- Решения и Постановления Омского городского Совета регистрируются единожды в СЭДД по месту создания;
- документы для служебного пользования (ДСП) регистрируются непосредственно в отделе обеспечения режима секретности Администрации города Омска.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 188 настоящего приложения внесены изменения
188. Поступающие телеграммы и факсограммы регистрируются как входящие документы, а затем передаются на рассмотрение Мэру города Омска, первому заместителю Мэра города Омска, заместителям Мэра города Омска, руководителям структурных подразделений.
189. Организация работы с документами Администрации города Омска осуществляется в соответствии с видом и содержанием документа, распределением обязанностей между руководителями Администрации города Омска, утвержденными полномочиями структурных подразделений, а также на основании поручений и резолюций вышестоящего должностного лица.
190. Доведение документов, в том числе средствами СЭДД, до исполнителей осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.
Информация об изменениях:
Пункт 191 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 8 апреля 2020 г. N 62-р
191. При направлении корреспонденции по подведомственности данный факт отражается в РКК документа в СЭДД. Документы, направляемые в структурные подразделения, передаются только в электронном виде.
При поступлении на имя руководителя структурного подразделения входящего документа, в котором указаны вопросы, не относящиеся к компетенции данного структурного подразделения, в течении семи дней со дня регистрации структурным подразделением в СЭДД готовится внутренний документ, в РКК указывается вид документа "Переадресация", вкладывается файл входящего документа и направляется в структурное подразделение, в компетенции которого находится решение данного вопроса. Входящий документ закрывается в дело.
Если структурное подразделение не направило входящий документ в течение семи дней со дня регистрации, входящий документ должен быть исполнен структурным подразделением, в которое он поступил.
Структурное подразделение, получившее на исполнение внутренний документ по переадресации, исполняет входящий документ в установленный срок.
Запросы судов и прокуратуры переадресации не подлежат.
192. Срок наложения резолюции не должен превышать трех рабочих дней. Если срок исполнения документа составляет 1 - 2 дня, резолюция накладывается незамедлительно.
193. При поступлении зарегистрированного входящего документа руководители дают указания по исполнению документов исключительно средствами СЭДД, осуществляя формирование РКК резолюции.
194. Подготовка проектов исходящих писем за подписью руководителя осуществляется в инициативном порядке либо по поручению руководителя.
195. В СЭДД исполнитель вводит РКК проекта исходящего документа, который включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его подготовки. Если исходящий документ готовится в ответ на ранее поступившее служебное письмо, эта информация отражается в РКК исходящего документа.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 196 настоящего приложения внесены изменения
196. Ответные письма на документы, поступившие на имя Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, а также инициативные письма за подписью указанных руководителей готовятся в двух экземплярах, оформляются на бланках, регистрируются и направляются адресату специалистами сектора по работе со служебной документацией.
197. Исполнитель представляет на подпись проект письма в электронном виде с завершенным процессом согласования и на бумажном носителе с визами согласования уполномоченных должностных лиц и указанием их фамилий и инициалов.
198. При наличии фактографических, орфографических и грамматических ошибок в тексте проект документа возвращается исполнителю.
199. При направлении письма в несколько адресов исполнителем прилагается заверенный лист рассылки.
200. Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно"), обрабатываются незамедлительно.
201. Подписанные служебные письма вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации и рассылки в сектор по работе со служебной документацией.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 202 настоящего приложения внесены изменения
202. На регистрацию принимаются правильно оформленные, в том числе и в СЭДД, и подписанные письма. Наличие второго экземпляра с визами согласования проекта является обязательным. Полный комплект приложений в случае их указания размещается в РКК СЭДД.
Ответственность за подготовку документов несут советники первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, руководителей структурных подразделений, либо сотрудники, ответственные за документационное обеспечение в структурных подразделениях.
Не регистрируются неправильно оформленные, без приложений и виз согласования, в том числе и в СЭДД, служебные письма. Документ считается неисполненным.
203. Второй экземпляр письма с подписью исполнителя и визами согласования помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Омска.
204. Место регистрации определяется наименованием должности должностного лица, подписавшего документ.
205. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в базе "Исходящие документы" только при наличии проекта РКК с правильно заполненными реквизитами (вид документа, заголовок, адресат, подпись, исполнитель, тема, номер использованного бланка), а также электронный вариант письма и при наличии приложений к нему, подписанные электронной подписью руководителя.
Если при подготовке исходящих писем используются несколько бланков писем строгой отчетности, то в РКК исходящего документа в СЭДД указывается номер каждого бланка отдельно.
206. Регистрационный номер исходящих писем формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с утвержденным порядком.
207. После присвоения средствами СЭДД регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа".
Электронная копия полностью заполненного документа, не содержащего сведения конфиденциального характера, размещается (сканируется) в РКК СЭДД.
208. Отправка копий документов средствами факсимильной связи осуществляется исполнителями самостоятельно.
Информация об изменениях:
Пункт 209 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 27 декабря 2017 г. N 419-р
209. Снять документ с контроля может руководитель, который давал поручение, или уполномоченное лицо.
Для этого руководитель или уполномоченное лицо направляет резолюцию "В дело", на основании которой документ снимается с контроля.
Основанием для закрытия документа в СЭДД является отчет об исполнении документа в целом, созданный руководителем или уполномоченным лицом, контролирующим ход исполнения документа. Текст отчета об исполнении документа в целом включает слова "В дело".
210. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
211. Работа с внутренними документами Администрации города Омска осуществляется с использованием базы данных СЭДД "Внутренние документы".
212. Переписка внутри утвержденной структуры Администрации города Омска осуществляется в электронном виде средствами СЭДД. Служебные письма, содержащие информацию об исполнении резолюции (поручения) руководителя, оформляются только отчетами об исполнении в СЭДД.
213. Регистрация внутренних документов осуществляется в день их подписания в базе данных "Внутренние документы" только при наличии проекта РКК с правильно заполненными реквизитами (вид документа, заголовок, адресат, подпись, исполнитель, тема), а также электронного оригинала письма, приложений к нему и при наличии электронной подписи руководителя.
214. Регистрационный номер внутренних документов формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с утвержденным порядком.
215. Внутренние документы не подлежат повторной регистрации в процессе движения документа. Отметки о движении документов вносятся в РКК.
11. Организация работы с документами
216. Исполнители посредством СЭДД получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним.
217. Поступившие на исполнение резолюции (поручения) и иные документы рассматриваются должностными лицами в следующем порядке:
- поручения и документы, поступившие до 17 часов 45 минут текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
- поручения и документы, поступившие после 17 часов 45 минут текущего рабочего дня, рассматриваются до 12 часов 00 минут следующего рабочего дня;
- поручения, содержащие указание "срочно", и оперативные поручения рассматриваются в течение часа с момента их получения.
218. В случае если поручение выходит за пределы компетенции исполнителя, определенного резолюцией, то исполнитель представляет руководителю, давшему поручение, предложения об изменении исполнителя в течение трех дней с даты оформления резолюции, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно, и оформляет как отчет об исполнении в СЭДД. По решению руководителя резолюция снимается с контроля и создается новая резолюция с новым списком исполнителей с пометкой "Взамен ранее направленной".
219. Руководитель структурного подразделения, указанный в документе (поручении, резолюции) как единственный исполнитель, или указанный в поручении первым, или обозначенный словом "отв." ("ответственный"), является главным исполнителем документа (поручения, резолюции).
220. Исполнители, не определенные в качестве ответственного исполнителя, являются соисполнителями.
221. Ответственный исполнитель организует работу и несет персональную ответственность по исполнению резолюции (поручения). Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
222. Соисполнители обязаны направить свои предложения (замечания) ответственному исполнителю в следующие сроки:
- не позднее, чем за один день до срока исполнения документа - по поручению сроком менее десяти дней;
- не позднее, чем за три дня до срока исполнения документа - по поручению сроком исполнения десять и более дней;
- в иной срок, согласованный с лицом, ответственным за исполнение документа.
223. Соисполнители направляют информацию ответственному исполнителю, создав в СЭДД соответствующий внутренний документ, связанный с исполняемым документом.
224. Ответственный исполнитель обеспечивает сбор, обработку и обобщение информации, готовит при необходимости проекты документов. Ответственный исполнитель может подготовить один ответ с визами соисполнителей (в СЭДД - лист согласования).
225. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное и своевременное исполнение поручения. Если соисполнителем в указанный срок предложения (замечания) не направлены, лицо, ответственное за исполнение документа, исполняет документ самостоятельно. При этом на имя руководителя, давшего поручение, направляется докладная записка (отчет об исполнении в СЭДД) о неисполнении поручения соисполнителями. Соисполнитель, нарушивший срок представления информации ответственному исполнителю, направляет на имя руководителя, давшего поручение:
- информацию по исполнению поручения;
- письменное объяснение о ходе исполнения поручения с указанием лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, принятых в отношении виновных в неисполнении поручения.
226. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение трех дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, предоставляет должностному лицу, давшему поручение, объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения сотрудников.
227. Если поручение не может быть исполнено в установленные сроки, по нему представляется промежуточный ответ.
Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.
228. От имени Администрации города Омска направляется единый ответ. Не допускается самостоятельное направление исполнителями несогласованных ответов. Документ в этом случае считается неисполненным.
229. При необходимости изменения срока исполнения документа Администрации города Омска на имя руководителя, давшего поручение, представляется мотивированная просьба о его продлении не позднее чем за три дня до истечения ранее установленного срока. Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок.
230. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
231. В ходе исполнения документа работники структурного подразделения могут запрашивать информацию по служебной необходимости в другом структурном подразделении только за подписью руководителя своего структурного подразделения.
232. В случае если подготовленную информацию необходимо согласовать, ответственный исполнитель запускает в СЭДД процесс согласования:
- незамедлительно, если документ подлежит исполнению в срочном порядке менее десяти дней;
- не позднее, чем за два дня до срока, установленного для ответственного исполнителя в резолюции, если документ подлежит исполнению в срок десять дней и более.
233. В листе согласования в СЭДД ответственный исполнитель определяет список согласующих и персональные сроки согласования в пределах сроков исполнения поручений, указанных в резолюции.
234. По окончанию процесса согласования текст проекта документа, при необходимости, выводится на бланк ответственным исполнителем либо советником руководителя, ответственного за исполнение, и передается на подпись.
12. Контроль за исполнением документов
235. Контроль за исполнением документов устанавливается для обеспечения своевременного и качественного решения содержащихся в них вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению, а также в целях повышения ответственности должностных лиц Администрации города Омска за безусловное и своевременное исполнение документов.
236. Централизованный контроль за исполнением документов в Администрации города Омска осуществляет сектор по работе со служебной документацией.
237. Постановке на контроль подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р пункт 238 настоящего приложения изложен в новой редакции
238. Контроль за исполнением осуществляется по документам, содержащим указание необходимости исполнения и (или) сроки исполнения:
- деловых (служебных) писем, поступивших в Администрацию города Омска на имя Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска - сектором по работе со служебной документацией;
- поручений Мэра города Омска по исполнению нормативных правовых актов государственных органов - Аппаратом Мэра города Омска;
- других документов, целесообразность постановки на контроль которых определяет Мэр города Омска, первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска - советниками Мэра города Омска, советниками первого заместителя Мэра города Омска, советниками заместителей Мэра города Омска.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 239 настоящего приложения внесены изменения
239. Данные о ходе и сроках исполнения документов, поступивших в Администрацию города Омска (далее - документы Администрации города Омска), еженедельно обобщаются сектором по работе со служебной документацией и рассылаются в виде перечня входящих служебных документов с приближающимися сроками исполнения на предстоящие десять дней посредством СЭДД.
Контроль за исполнением поручений (резолюций), данных Мэром города Омска, первым заместителем Мэра города Омска, заместителями Мэра города Омска, а также исполнением внутренних служебных документов осуществляется советниками указанных руководителей.
240. Контроль за исполнением документов, поступивших в структурное подразделение, наделенное правами юридического лица, а также внутренних документов структурного подразделения, наделенного правами юридического лица, осуществляется соответствующим структурным подразделением самостоятельно.
241. Срок исполнения документа определяется руководителем, которым дано поручение по его исполнению, и исчисляется в календарных днях с даты его поступления в Администрацию города Омска.
Информация об изменениях:
Пункт 242 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 8 апреля 2020 г. N 62-р
242. Порядок определения срока исполнения документа:
- срок исполнения документов, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц с даты регистрации документа в Администрации города Омска, в течение которого заявителю должен быть направлен ответ если иное не установлено законодательством;
- документы Администрации города Омска с пометкой в поручении "Весьма срочно" исполняются в течении одного - двух дней, "Срочно" или "Незамедлительно" исполняются в течении трех рабочих дней, с пометкой "Оперативно" или "В кратчайшие сроки" в течении десяти рабочих дней. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа;
- документы, содержащие в тексте конкретную дату исполнения, исполняются в соответствии с указанным сроком. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.
Информация об изменениях:
Пункт 243 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 13 декабря 2018 г. N 444-р
243. Рассмотрение актов прокурорского реагирования, подготовка и представление ответов, информации осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом "О прокуратуре Российской Федерации".
Протест прокурора подлежит обязательному рассмотрению не позднее, чем в десятидневный или в иной установленный прокурором сокращенный срок с момента поступления протеста. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.
Представление прокурора подлежит безотлагательному рассмотрению. В течение месяца со дня внесения представления должны быть приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.
Статистическая и иная информация, документы (в том числе электронные документы, подписанные электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации), справки и другие материалы или их копии, необходимые при осуществлении возложенных на органы прокуратуры функций, представляются по требованию прокурора безвозмездно в течение пяти рабочих дней с момента поступления требования, а в ходе проведения проверок исполнения законов - в течение двух рабочих дней с момента предъявления требования прокурора. В требовании прокурора могут быть установлены более длительные сроки.
244. Рассмотрение, подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов осуществляются в соответствии с действующим законодательством.
Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса.
Должностное лицо, которому направлен запрос члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос), должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок.
Структурное подразделение или должностное лицо, к которым обращен запрос депутата (группы депутатов) Законодательного Собрания Омской области по вопросам, входящим в компетенцию структурного подразделения или должностного лица, должны дать ответ на него в устной (на заседании Законодательного Собрания Омской области) или письменной форме не позднее, чем через пятнадцать дней со дня его получения или в иной, установленный Законодательным Собранием Омской области, срок.
Структурное подразделение или должностное лицо, к которым обратился депутат Законодательного Собрания Омской области по вопросам, связанным с его деятельностью, должны дать ответ на это обращение и представить запрашиваемые документы или сведения в течение пятнадцати дней со дня получения обращения.
Структурное подразделение или должностное лицо, к которым обратились депутаты Омского городского Совета с предложением предоставить имеющуюся информацию, связанную с выполнением их функций, должны представить информацию в письменной форме в течение месяца после получения обращения.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р пункт 245 настоящего приложения изложен в новой редакции
245. Сроком исполнения поручения считается не дата представления руководителю проекта ответа заявителю, а дата регистрации документа.
Ответственность за своевременное исполнение документа на каждом этапе его прохождения до момента регистрации несут:
- ответственный исполнитель, определенный руководителем;
- советники Мэра города Омска, советники первого заместителя Мэра города Омска, советники заместителей Мэра города Омска, советники руководителей структурных подразделений, сотрудники, назначенные осуществлять контроль в структурных подразделениях;
- сотрудники, обеспечивающие учет и прохождение документов в установленные сроки.
Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа.
246. Приостановить исполнение документа имеет право Мэр города Омска или автор документа.
Информация об изменениях:
Пункт 247 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 27 декабря 2017 г. N 419-р
247. Снять документ Администрации города Омска с контроля может руководитель, который давал первое поручение, или уполномоченное лицо.
248. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения исполнителями всех пунктов поручения, запросов и сообщения результатов заинтересованным, контролирующим лицам или другого документированного подтверждения исполнения. В РКК СЭДД документа делается отметка об исполнении документа с указанием даты, отнесением документа в дело.
249. Для возобновления работы по документу в СЭДД в РКК документа необходимо изъять документ из дела, снять отметку об исполнении документа и указать при необходимости новый контрольный срок исполнения.
250. С момента заведения дела и до передачи в архив (в отношении документов постоянного срока хранения) документы хранятся по месту формирования дела. В СЭДД заполняется закладка "Отношение к делу".
251. С целью повышения объективности контроля за сроками исполнения документов управление делами осуществляет выборочные расширенные проверки исполнения документов в соответствии с текущими планами работы управления делами, а также проводит семинары-совещания по делопроизводству с приглашением советников руководителей структурных подразделений и работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, не реже одного раза в полгода.
252. Контроль за качеством и сроками исполнения поручений Мэра города Омска осуществляется Аппаратом Мэра города Омска.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 253 настоящего приложения внесены изменения
253. Контроль за исполнением поручений, в том числе и по внутренним служебным документам, осуществляют советники Мэра города Омска, советники первого заместителя Мэра города Омска, советники заместителей Мэра города Омска, советники руководителей структурных подразделений, сотрудники, назначенные осуществлять контроль в структурных подразделениях.
Указанные сотрудники обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководителя о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
254. Текущий контроль за исполнением поручений осуществляется в специализированном модуле СЭДД "Контроль заданий" либо в специализированных представлениях соответствующих баз данных.
255. Ответственность за качество, полноту и своевременность внесения в СЭДД информации о ходе исполнения поручений возлагается на исполнителей.
256. При поступлении резолюции (поручения) на исполнение, исполнитель должен пользоваться следующими правилами:
- если в тексте резолюции (поручения) указана конкретная дата исполнения поручения, то поручение подлежит исполнению в указанный в резолюции срок.
Например:
"Для рассмотрения. Представить заключение. Срок 20.03.2015" - срок исполнения данного поручения для ответственного исполнителя не позднее 20 марта 2015 года;
- если в тексте резолюции (поручения) указана конкретная дата исполнения поручения в контексте "исполнить до ...", то поручение подлежит исполнению не позднее дня, предшествующего дате, указанной в резолюции. Например:
"Для рассмотрения. Представить заключение в срок до 20.03.2015" - срок исполнения данного поручения для ответственного исполнителя не позднее 19 марта 2015 года.
257. Информация о положении дел с исполнением поручения, об изменении сроков, исполнителей, об исполнении и снятии с контроля резолюций (поручений) своевременно вводится в СЭДД посредством заполнения необходимых полей РКК резолюции (поручения) руководителем или лицом, осуществляющим контроль за исполнением поручения.
258. Поручение считается исполненным после выполнения исполнителями всех пунктов поручения и сообщения результатов контролирующим лицам посредством создания в СЭДД отчета об исполнении резолюции (поручения). По исполнению резолюции, поставленной на контроль, в РКК СЭДД необходимо проставить отметку "Полностью исполнено" и указать дату исполнения.
259. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
В случае если документ не исполнен в установленный срок, ответственный исполнитель в день регистрации документа представляет автору первой резолюции объяснение о причине не исполнения поручения (документа) и предложения о применении дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника, допустившего нарушение контрольного срока исполнения документа.
Соисполнители несут ответственность за качество предоставляемой информации и своевременность исполнения поручения.
Если нарушение срока по документу связано с несвоевременным представлением информации соисполнителем, соисполнитель несет солидарную ответственность с ответственным исполнителем.
13. Контроль за исполнением правовых актов
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р в пункт 260 настоящего приложения внесены изменения
260. Целью контроля за исполнением правовых актов Администрации города Омска (далее по тексту настоящего раздела - правовые акты) является обеспечение оперативного и качественного исполнения поручений, содержащихся в правовых актах.
Контроль за исполнением правовых актов осуществляется Мэром города Омска, первым заместителем Мэра города Омска, заместителями Мэра города Омска, руководителями структурных подразделений (далее по тексту раздела - руководители), указанными в тексте правового акта.
261. Оперативная работа по контролю за исполнением правовых актов в целом и поручений по ним осуществляется советниками руководителей или работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях (далее по тексту настоящего раздела - советники).
Информация об изменениях:
Пункт 262 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
262. Структурные подразделения получают копии правовых актов в электронном виде посредством СЭДД.
Советники при работе с правовыми актами:
- знакомят руководителя с правовыми актами, поставленными на контроль, в день их получения. В базе данных "Правовые акты" готовится резолюция руководителя непосредственным исполнителям (структурным подразделениям или отдельным лицам), назначенным руководителем;
- готовят и передают информацию о ходе исполнения правового акта или о полном исполнении правового акта в виде листа контроля в Аппарат Мэра города Омска для анализа и подготовки итогового документа Администрации города Омска об исполнении и снятии с контроля правовых актов за квартал.
Информация об изменениях:
Пункт 263 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 7 октября 2019 г. N 303-р
263. Координацию работ по исполнению правовых актов обеспечивает Аппарат Мэра города Омска, используя базу данных "Правовые акты" СЭДД.
Координация работ по исполнению правовых актов предусматривает:
- определение объема постановки правового акта на контроль;
- постановку правового акта на контроль (внесение информации о правовом акте в базу данных "Правовые акты" СЭДД);
- анализ и обобщение результатов исполнения правовых актов и пунктов правовых актов;
- актуализацию базы данных СЭДД в соответствии с представляемой информацией об исполнении правовых актов;
- подготовку проекта постановления Администрации города Омска о снятии с контроля исполненных правовых актов.
Информация об изменениях:
Пункт 264 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
264. На контроль может быть поставлен весь правовой акт или его отдельные пункты.
Ответственность за полноту и достаточность постановки на контроль поручений, содержащихся в правовом акте, несут руководители, контролирующие исполнение правового акта.
265. Контрольный срок исполнения правового акта, пункта правового акта, внесенный в базу данных "Правовые акты" СЭДД при постановке правового акта на контроль, должен соответствовать сроку исполнения правового акта, пункта правового акта, указанному в тексте правового акта.
Контрольный срок исполнения правового акта, пункта правового акта, если он не определен в правовом акте, устанавливается в один месяц со дня подписания правового акта.
Контрольный срок исполнения правового акта в целом должен соответствовать максимальному сроку исполнения пунктов правового акта, если этот срок не превышает трех месяцев со дня подписания правового акта.
По правовым актам длительного действия первый контрольный срок исполнения правового акта в целом устанавливается в три месяца со дня подписания правового акта. Последующие контрольные сроки определяются руководителем по результатам промежуточного анализа информации исполнителей о ходе исполнения пункта правового акта или правового акта в целом, но не могут превышать шести месяцев.
Контрольные сроки по правовым актам длительного действия, контроль за исполнением которых осуществляется Мэром города Омска, определяются Мэром города Омска по результатам промежуточного анализа, проведенного Аппаратом Мэра города Омска, на основании информаций, представляемых исполнителями.
Контрольный срок исполнения правового акта, пунктов правового акта, связанных с проведением конференций, совещаний, праздничных и других массовых мероприятий, устанавливается на пятнадцать дней позднее даты проведения мероприятий.
Информация об изменениях:
Пункт 266 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
266. При необходимости изменения срока исполнения пункта правового акта или правового акта в целом исполнитель не позднее чем за пять дней до истечения контрольного срока представляет на имя руководителя служебную записку с просьбой об изменении срока исполнения с указанием объективных причин. Решение об изменении срока исполнения пункта правового акта или правового акта в целом принимает руководитель, контролирующий исполнение правового акта.
Информация об изменениях:
Пункт 267 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
267. Допускается не ставить на контроль исполнение правовых актов, которыми вносятся изменения или дополнения в ранее принятые правовые акты.
268. Исключен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
Информация об изменениях:
269. Исключен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
Информация об изменениях:
270. Исключен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
Информация об изменениях:
Информация об изменениях:
Пункт 271 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 7 октября 2019 г. N 303-р
271. Правовые акты считаются исполненными и снимаются с контроля в том случае, когда решены все поставленные в них вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.
В РКК СЭДД Аппаратом Мэра города Омска делается отметка об исполнении правового акта или пункта правового акта с указанием даты, отнесением документа в дело.
Информация об изменениях:
Пункт 272 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
272. Основанием для снятия с контроля правовых актов является лист контроля, который подписывается руководителем, контролирующим исполнение правового акта (приложение N 15).
Основанием для снятия с контроля правовых актов, контроль за исполнением которых осуществляется Мэром города Омска, является лист контроля, подписанный руководителем Аппарата Мэра города Омска.
Лист контроля должен содержать исчерпывающие сведения по исполнению правового акта, а также перечень дополнительных материалов (информация от исполнителей), прилагаемых к листу контроля.
Снятие правового акта с контроля не означает прекращение его действия.
Информация об изменениях:
Пункт 273 изменен. - Распоряжение Администрации города Омска от 20 марта 2018 г. N 92-р
273. В случае изменения структуры Администрации города Омска или перераспределения обязанностей и полномочий между руководителями производится передача функции контроля исполнения правового акта руководителю, к компетенции которого по новой структуре Администрации города Омска или распределению обязанностей относится тематика контролируемого правового акта.
274. Руководители несут ответственность за невыполнение правовых актов, нарушение сроков их исполнения.
14. Порядок выполнения печатных работ. Копировально-множительные, полиграфические и дизайнерские работы
275. Печатание документов для обеспечения деятельности Мэра города Омска, аппарата управления Администрации города Омска, управления делами и структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица (далее - для
-
8. Подготовка совещаний и других мероприятий с участием Мэра города Омска, его первого заместителя, заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации города Омска (п.п. 89 - 113)
-
Приложение N 1. Бланк письма Мэра города Омска
-
Приложение N 2. Бланк письма Мэра города Омска
-
Приложение N 2-1. Бланк письма Мэра города Омска на английском языке
-
Приложение N 3. Бланк письма первого заместителя Мэра города Омска
-
Приложение N 4. Бланк письма первого заместителя Мэра города Омска
-
Приложение N 5. Бланк письма Администрации города Омска
-
Приложение N 6. Бланк письма Администрации города Омска
-
Приложение N 7. Бланк постановления Администрации города Омска
-
Приложение N 8. Бланк распоряжения Администрации города Омска
-
Приложение N 9. Бланк постановления Мэра города Омска
-
Приложение N 10. Бланк распоряжения Мэра города Омска
-
Приложение N 11. Реестр поступлений проектов правовых актов Мэра города Омска, Администрации города Омска
-
Приложение N 11-1. Заключение к проекту соглашения о предоставлении межбюджетных трансфертов бюджету города Омск
-
Приложение N 12. Перечень структурных подразделений Администрации города Омска, разрабатывающих планы мероприятий Администрации города Омска, посвященные дням воинской славы России, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам
-
Приложение N 13. Форма плана мероприятий Администрации города Омска, посвященных дням воинской славы России, памятным датам России, праздничным дням, профессиональным праздникам
-
Приложение N 14. Перечень документов, не подлежащих регистрации в секторе по работе со служебной документацией общего отдела управления делами Администрации города Омска
-
Приложение N 15. Лист контроля (для снятия с контроля правовых актов)
-
Приложение N 16. Сводная номенклатура дел Администрации города Омска
-
Приложение N 17. Номенклатура дел структурных подразделений
-
Приложение N 18. Лист-заверитель дела
-
Приложение N 19. Внутренняя опись документов дела
-
Приложение N 20. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
-
Приложение N 21. Опись дел постоянного хранения
-
Приложение N 22. Опись дел по личному составу
-
Приложение N 23. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению