Постановление Администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области от 21 апреля 2010 г. N 152 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район"

В соответствии с Федеральным законом N 125 от 22.10.2004 "Об архивном деле в Российской Федерации", Уставом муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области постановляю:

1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области

С.В.Бердников

Положение
об архивном отделе
администрации муниципального образования -
Милославский муниципальный район Рязанской области
(утв. постановлением главы Милославского муниципального района
от 21.04.2010 г. N 152)

Настоящее Положение определяет задачи, функции, права и ответственность архивного отдела, его место в системе администрации Милославского муниципального района, его внутреннюю организацию, а также права и ответственность начальника архивного отдела.

1. Общие положения

1.1. Руководствуясь ст. 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", администрация муниципального образования - Милославский муниципальный район (далее по тексту - администрация Милославского муниципального района) осуществляет следующие полномочия в области архивного дела на территории муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области (далее по тексту Милославский муниципальный район):

- хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления, муниципального архива; муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (далее по тексту - муниципальные организации);

- решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Рязанской области, иных муниципальных образований.

1.2. Администрация Милославского муниципального района осуществляет деятельность согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным ФЗ от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

1.3. Законодательством Рязанской области администрация Милославского муниципального района может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории Милославского муниципального района, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.

1.4. В целях реализации полномочий в сфере архивного дела, установленных Федеральным законодательством, администрация Милославского муниципального района образует в своем составе архивный отдел администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области (далее по тексту архивный отдел Милославского муниципального района или архивный отдел), выполняющий функции муниципального архива.

1.5. Архивный отдел является самостоятельным структурным подразделением администрации Милославского муниципального района без права юридического лица, пользуется в установленном порядке печатью администрации Милославского муниципального района, имеет бланки со своим наименованием. Подчиняется управляющему делами администрации, курирующему вопросы организации деятельности администрации.

1.6. В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов архивный отдел в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти - Федеральным архивным агентством), законодательством Рязанской области и муниципальными правовыми актами, методическими рекомендациями архивного управления Рязанской области, настоящим Положением.

1.7. Положение об архивном отделе утверждается главой Милославского муниципального района по согласованию с архивным управлением Рязанской области. В Положении закрепляются организационно-правовой статус архивного отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, совершенствование и развитие архивного дела в Милославском муниципальном районе.

1.8. Штатная численность архивного отдела устанавливается главой Милославского муниципального района и составляет - 2 человека.

1.9. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств местного бюджета.

1.10. В соответствии со статьей 15 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" архивный отдел не вправе осуществлять приносящую доход деятельность.

1.11. Дополнительными источниками финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Рязанской области при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в Милославском муниципальном районе, реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

1.12. Администрация Милославского муниципального района обязана обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения и учета, использования архивных документов, предоставлять архивному отделу здания или помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивного отдела.

1.13. Администрация Милославского муниципального района, принимающая решение о реконструкции, сносе или передаче здания, обязана предоставить архивному отделу помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

1.14. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу учреждений, предприятий и организаций района и для более полного удовлетворения социально-правовых интересов граждан при архивном отделе создан межведомственный архив документов по личному составу.

1.15. Официальное название архивного отдела - архивный отдел администрации муниципального образования - Милославский муниципальный район Рязанской области.

1.16. Место нахождения архивного отдела - ул. Ленина, д. 6 р.п. Милославское Рязанская область, 391770

2. Задачи и функции архивного отдела

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:

2.1. Управление архивным делом от лица администрации на территории Милославского муниципального района.

2.2. Обеспечение сохранности, комплектование и учет документов Архивного фонда Рязанской области, находящихся на хранении в архивном отделе; предоставление в архивное управление Рязанской области необходимых учетных данных для ведения единого государственного централизованного учета документов Архивного фонда Рязанской области.

2.3. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов путем подготовки и предоставления администрации Милославского муниципального района и реализации предложений по обеспечению сохранности архивных документов.

2.4. Архивный отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на бумажных носителях, являющийся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Рязанской области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их создания, в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении Милославского муниципального района и Рязанской области;

- архивных фондов и архивных документов на бумажных носителях юридических и физических лиц, переданных ранее на законных основаниях в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Рязанской области;

- печатных и других материалов, дополняющих фонды архивного фонда;

- научно-технической документации на бумажных носителях;

- учетных документов, архивных справочников, других материалов, необходимых для работы архивного фонда.

2.5. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, политическое или культурное значение для Милославского муниципального района, в т.ч.:

- составление списков учреждений-источников комплектования архивным отделом, утверждаемых главой Милославского муниципального района, и одобряемых архивным управлением Рязанской области, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного срока хранения в архивный отдел;

- проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.

2.6. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве, подписанных между Главным архивным управлением Рязанской области и федеральными организациями, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования архивного отдела и находящихся на территории Милославского муниципального района;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и представление в Главное архивное управление Рязанской области описей дел постоянного срока хранения;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций- входящих в список учреждений предполагаемых источников комплектования межведомственного архива документов по личному составу;

- изучение и обобщение практики работы с документами в организациях района, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи работникам учреждений, организаций, предприятий по вопросам постановки делопроизводства;

- организация и участие в семинарах, совещаниях по делопроизводству;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственных стандартов; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.7. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

- информирование органов местного самоуправления, иных организаций Милославского муниципального района о составе и содержании документов архивного отдела, исполнение запросов граждан и учреждений на документальной основе;

- организация работы пользователей с архивными документами, создание для них условий, необходимых для поиска и изучения архивных документов, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок документов, материалов для СМИ, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, жалоб граждан, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных.

В соответствии со статьей 15 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" вся работа по информационному обеспечению органов местного самоуправления и удовлетворению прав граждан на архивную информацию проводится на бесплатной основе. Использование документов в архивном отделе ведется в соответствии с правилами, разработанными Росархивом - специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительской власти.

2.8. Осуществление контроля за деятельностью межведомственного архива документов по личному составу, входящего в состав архивного отдела.

2.9. Составление годовых, перспективных планов работы архивного отдела, утверждение их в установленном порядке в администрации Милославского муниципального района.

3. Права Архивного отдела

Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию Милославского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение администрации Милославского района и архивного управления Рязанской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию архивных документов, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией Милославского муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Милославского муниципального района, обязательные для исполнения указания в целях улучшения состояния делопроизводства.

3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проводимых администрацией Милославского муниципального района, других мероприятиях, а также осуществлять проверки учреждений.

3.6. Принимать участие в работе ЭК учреждений, организаций, предприятий.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, предприятий для решения вопросов сохранности документов.

3.8. Ставить перед администрацией Милославского муниципального района вопросы о привлечении к ответственности за нарушение ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в организациях с различными формами собственности, а также физических лиц.

3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными и государственными организациями, архивным управлением Рязанской области, общественными организациями для рассмотрения и решений, различных организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

3.10. Принимать участие в конкурсах на выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, организуемых Росархивом и Главным архивным управлением Рязанской области.

4. Организация работы архивного отдела

4.1. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности главой Милославского муниципального района.

4.1.1. На должность начальника архивного отдела назначается лицо, удовлетворяющее квалификационным требованиям, предусмотренным статьей 9 Закона Рязанской области от 17.10.2007 N 136-ОЗ "О муниципальной службе в Рязанской области."

4.1.2. Начальник и специалист отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.

4.1.3. При смене начальника архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, в состав которой входят представители администрации Милославского муниципального района, Главного архивного управления Рязанской области. Акт приема-передачи утверждается главой Милославского муниципального района и может предоставляться для сведения в Главное архивное управление Рязанской области.

4.2. Начальник архивного отдела:

- организует деятельность архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций;

- визирует документы, подписывает служебную документацию, архивные справки, архивные копии, архивные выписки из документов в пределах своей компетенции;

- обеспечивает соблюдение специалистом архивного отдела Правил внутреннего трудового распорядка, должностных регламентов, порядка работы со служебными документами;

- отчитывается о работе архивного отдела перед администрацией Милославского района и в установленном порядке - перед Главным архивным управлением Рязанской области.

4.3. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе планов работы, утверждаемых администрацией Милославского района, с учетом методических рекомендаций архивного управления Рязанской области.

4.4. Реорганизация, ликвидация отдела осуществляется главой Милославского муниципального района в установленном порядке. При его реорганизации архивные документы и архивные фонды передаются учреждению - правопреемнику.

При ликвидации архивного отдела место хранения архивных документов и архивных фондов определяется главой Милославского муниципального района по согласованию с Главным архивным управлением Рязанской области.