Постановление Администрации муниципального образования - Ряжское городское поселение Ряжского муниципального района Рязанской области от 16 февраля 2009 г. N 34 "Об утверждении Регламента администрации муниципального образования - Ряжское городское поселение Ряжского муниципального района Рязанской области"

В целях более четкой организации деятельности администрации муниципального образования - Ряжское городское поселение и приведения нормативно-правовых документов, Регламента работы администрации, согласно Устава муниципального образования - Ряжское городское поселение Ряжского муниципального района Рязанской области, и в соответствии с Федеральным Законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ, Законом Рязанской области от 25.07.1997 г. "О муниципальной службе в Рязанской области", постановляю:

1. Утвердить Регламент администрации муниципального образования - Ряжское городское поселение Ряжского муниципального района Рязанской области.

2. Заместителю главы администрации муниципального образования - Ряжское городское поселение Сизовой Т.И. довести Регламент до всех работников администрации.

Глава муниципального образования - Ряжское городское поселение

В.К.Кулаков

Регламент
Администрации муниципального образования -
Ряжское городское поселение

1. Общие положения

1.1. Настоящий документ определяет порядок организационного и документационного обеспечения деятельности администрации муниципального образования - Ряжское городское поселение.

1.2. Исполнительно-распорядительные функции местного самоуправления в муниципальном образовании - Ряжское городское поселение осуществляет администрация муниципального образования - Ряжское городское поселение, возглавляемая главой администрации.

1.3. Полномочия главы администрации и порядок его избрания, полномочия органов местного самоуправления определяются Конституцией, Федеральным законодательством, законами Рязанской области, Уставом муниципального образования - Ряжское городское поселение Ряжского муниципального района Рязанской области.

1.4. Исполнительные функции глава администрации осуществляет путем издания постановлений и распоряжений, обязательных для исполнения на территории Ряжского городского поселения. Порядок подготовки постановлений и распоряжений и их исполнение определяется настоящим Регламентом.

1.5. Администрация муниципального образования - Ряжское городское поселение состоит из:

- главы Ряжского городского поселения /главы администрации/;

- заместителя главы администрации;

- специалистов:

- главных;

- ведущих

- I категории.

1.6. Структура, порядок формирования, полномочия должностных лиц определятся Уставом муниципального образования, положения о них и должностными инструкциями, утвержденными главой администрации.

1.7. Информация о работе администрации Ряжского городского поселения /далее - администрация/, организационно-распорядительные документы при необходимости доводятся до сведения населения через печать.

1.8. Ответственность за правильную организацию делопроизводства в аппарате администрации возлагается на заместителя главы администрации.

1.9. В администрации установлена следующая система делопроизводства:

Управляющий делами осуществляет регистрацию постановлений и распоряжений главы района, доведение их до исполнителей:

- Подготовку заседаний коллегии и подготовку протоколов и проектов решений коллегии;

- юридический отдел проводит правовую экспертизу распорядительных актов администрации;

- ведущий специалист по работе с заявлениями и жалобами граждан осуществляет регистрацию обращений граждан и контроль за рассмотрением;

- специалист I категории приемной главы администрации осуществляет регистрацию нормативно-правовых документов Губернатора, Правительства Рязанской области, первоначальное рассмотрение корреспонденции, отправку исходящей корреспонденции.

1.10. Требования данного Регламента распространяются на все служебные документы администрации несекретного характера и обязательные для всех сотрудников администрации.

1.11. Нарушение требований данного документа влечет дисциплинарную ответственность сотрудника администрации.

2. Планирование работы Администрации
муниципального образования - Ряжское городское поселение

2.1. План-программа администрации на год включает в себя приоритетные направления деятельности администрации по социально-экономическому развитию Ряжского городского поселения.

2.2. Подготовка плана-программы администрации на предстоящий год осуществляется на основании специально издаваемого распоряжения, которым устанавливается необходимый порядок, этапы, сроки, ответственные лица за их исполнение.

2.3. Ответственность за формирование и реализацию плана на год возлагается на заместителя главы администрации и управляющего делами.

2.4. План на год утверждается главой администрации до 15 декабря текущего года.

2.5. В семидневный срок план после утверждения доводится до сведения заинтересованных органов, организаций, лиц.

3. Порядок подготовки и оформления
распорядительных документов администрации
Ряжского городского поселения

3.1. Виды распорядительных документов

3.1.1. Распорядительными документами администрации являются постановления и распоряжения.

Постановление - правовой акт, издаваемый главой Ряжского городского поселения в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности Ряжского городского поселения

Распоряжение - правовой акт, издаваемый главой Ряжского городского поселения в пределах компетенции и полномочий, определенных правовыми документами.

3.1.2. Возможно также принятие (издание) совместных распорядительных документов.

3.2. Порядок подготовки

3.2.1. Ответственность за подготовку распределительных документов несут заместитель главы администрации и главные специалисты (юрист, бухгалтер), в соответствии с их компетенцией.

3.2.2. Целесообразность подготовки и внесения на рассмотрения главы администрации проектов постановлений и распоряжений по оперативным и внеплановым вопросам предварительно согласовывается с главой администрации.

3.2.3. Не допускается принятие повторных постановлений и распоряжений, если не выполнены ранее принятые (кроме случаев, когда необходимость принятия нового постановления и распоряжения продиктована изменением обстоятельств).

3.3. Правила оформления

3.3.1. В распорядительных документах должны быть указаны:

- точные наименования организаций - исполнителей или фамилии их руководителей и сори выполнения задания;

- поручения о контроле;

- указание о признании утратившими силу распорядительных документов, либо по отдельным пунктам, если вновь принимаемый документ исключает действие принятых;

- указание о снятии с контроля распорядительного документа в случае его выполнения, либо, ели новый документ принят (издан) взамен ранее принятого;

- ссылку на документы, во исполнение которых разработан новый документ, если таковые имеются.

3.3.2. Оформляются распорядительные документы на специальных бланках установленного образца.

Совместные распорядительные документы могут оформляться на чистом листе бумаги с указанием от имени каких органов (должностных лиц) принимается (издается) распорядительный документ.

3.3.3. Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа; заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем постановление или решение).

3.3.4. Текст постановления, распоряжения содержит, как правило, констатирующую и распорядительную части. Если содержание документа не нуждается в пояснениях, то констатирующая часть отсутствует. Это характерно, как правило, для распоряжений.

Текст постановления и распоряжения как документов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: "В целях_", "В связи_", "В соответствии_", "На основании_" и т.д. Затем в повелительной форме указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.

Распорядительная часть указанных документов может состоять из пунктов. Каждый пункт начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, выделить и т.д.). Затем указывается исполнитель.

Пункты постановления (распоряжения) группируются по их значимости, от наиболее существенных вопросов к более второстепенным.

3.4. Порядок согласования

3.4.1. Проекты распорядительных документов должны быть согласованы ответственными исполнителями.

Согласование осуществляется путем визирования: лицом, подготовившим проект документа, главным специалистом (юристом).

3.4.2. Обеспечение качества составления и оформления проектов распорядительных документов, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие их законодательству возлагается на лиц, представивших проект на утверждение.

3.5. Порядок представления для рассмотрения и подписания (создания) распорядительных документов

3.5.1. Контроль за качеством проектов распорядительных документов администрации осуществляет заместитель главы администрации.

3.5.2. Если по проекту распорядительного документа имеются замечания, то документ возвращается на доработку исполнителю.

3.6. Подписание

3.6.1. Постановления и распоряжения подписывает глава Ряжского городского поселения или лицо, его замещающее.

3.6.2. Совместные распорядительные документы должны быть подписаны всеми должностными лицами, издавшими постановление. При этом подписи располагаются на одном уровне. Подлинники распорядительных документов, принятых совместно несколькими должностными лицами, оформляются в количестве, равном числу должностных лиц, подписавших документ.

3.6.3. Решение коллегии подписывается главой Ряжского городского поселения или председательствующим на заседании коллегии одним из заместителей.

Документ подготавливается на основании протокола заседания и отработанного решения членами коллегии при обсуждении рассматриваемых вопросов.

3.7. Регистрация и рассылка

3.7.1. Постановления и распоряжения после их подписания сдаются ведущему специалисту, который оформляет их, регистрирует в специальном журнале и готовит к рассылке.

3.7.2. Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещено.

3.7.3. Регистрация постановлений и распоряжений производится в течение всего года в порядке возрастания номеров.

3.7.4. Датой указанных видов документов являются дата их подписания. На совместных документах указывается единая дата и проставляется регистрационный номер, присвоенный каждой организацией, от имени которой издается документ.

3.7.5. Подписанные документы тиражируются в соответствии со списком рассылки. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен печатью.

3.7.6. Замена разосланных экземпляров распределительных документов или отдельных частей (при обнаружении орфографических или технических ошибок) может быть произведен только с разрешения управляющего делами.

4. Правовые акты структурных подразделений
Администрации муниципального образования -
Ряжское городское поселение Ряжского муниципального района

4.1. В целях осуществления функций, возложенных на них, руководители структурных подразделений в пределах их компетенции издают правовые акты:

- постановления;

- распоряжения.

4.2. Постановления и распоряжения издаются главой администрации Ряжского городского поселения

4.3. Подготовку, оформление и выпуск правовых документов могут осуществлять специалисты, назначенные руководителем.

5. Организация работы со служебными
документами и письмами граждан

5.1. Прием, отправка и регистрация корреспонденции

5.1.1. Прием, отправку и регистрацию корреспонденции осуществляет специалист I категории приемной главы администрации Ряжского городского поселения.

5.1.2. Специалист I категории приемной передает полученную почту главе администрации или лицу, его замещающему.

5.1.3. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется специалистом I категории приемной лично или по его вызову лицами заинтересованных организаций, учреждений, предприятий, а также рассылаются по почте.

5.1.4. Прием (передача) телефонограмм, адресованных в администрацию, производится специалистом I категории приемной с обязательной регистрацией в специальном журнале.

5.2. Исполнение документов

5.2.1. Все документы (с резолюциями), зарегистрированные в соответствии с требованиями единой системы делопроизводства, направляются на исполнение лицам, указанным в резолюции.

5.2.2. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения).

Если в установленный срок исполнение документа невозможно, исполнителем по согласованию с руководителями администрации, давшими поручение об исполнении, или с вышестоящей организацией, установившей срок исполнения, готовится справка с обоснованием необходимости срока и не позднее, чем за 2 дня до истечения срока исполнения, представляется заинтересованным лицам.

Для служебных документов срок исполнения продлевается в зависимости от сложности и хода решения вопроса.

5.2.3. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

5.2.4. Соисполнители не позднее, чем за пять дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета, либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. Подлинники документов, направленные исполнителем, должны возвращаться в администрацию вместе со справками.

5.2.5. Информация в адрес вышестоящих органов власти должна оформляться на бланках администрации не менее двух экземпляров, при этом на втором экземпляре должны быть визы руководителей, подготовивших проект ответа.

5.2.6. Ответы на обращения, заявления и жалобы граждан, поступавшие в администрацию, могут быть даны как в письменной, так и в устной форме (если такая форма ответа устраивает заявителя).

Ответы на служебные документы даются, как правило, в письменной форме.

5.3. Оформление исходящих документов

5.3.1. Исходящие документы администрации оформляются на утвержденных бланках для писем и подписываются соответствующими должностными лицами, либо лицами их официально замещающими. В последнем случае в реквизите "Подпись" указывается точное название должности (Исполняющий обязанности главы администрации Ряжского городского поселения) и далее фамилия лица, подписавшего документ. Использование в таких случаях предлога "за" или косой черты перед наименованием должности запрещено.

5.3.2. Исходящие документы принимаются к отправке:

в случае направления в один адрес - в двух экземплярах;

в случае направления нескольким адресатам - в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе плюс один.

Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле, должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, подготовившего документ

5.4. Формирование дел, их хранение, справочная работа

5.4.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется специалистом, на которого были зарегистрированы данные документы.

5.4.2. Завершенные дела в течение 2-х лет остаются в администрации для справочной работы, а затем сдаются в архив администрации.

6. Контроль исполнения документов и писем граждан

6.1. Виды контролируемых документов

6.1.1. Распорядительные документы администрации области (постановления, распоряжения);

Распорядительные документы главы района;

Поручения главы района, резолюции;

Распорядительные документы главы администрации Ряжского городского поселения;

Поручения главы администрации Ряжского городского поселения, резолюции;

Письма граждан.

6.1.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (срок исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнения документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства.

6.1.3. Ответственность за своевременное и качественное исполнение распорядительных документов возлагается на заместителя главы администрации и специалистов администрации в соответствии с распределением обязанностей.

6.1.4. Контроль исполнения распорядительных документов администрации, как правило, возлагается на должностное лицо, которому это поручено, что зафиксировано в самом документе.

6.2. Сроки исполнения распорядительных документов

6.2.1. Сроки исполнения распорядительных документов администрации, указываются в тексте самих документов.

6.2.2. Продление органов исполнения и снятия с контроля распорядительных документов администрации осуществляется главой администрации указываются в тексте самих документов.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.2.2. Продление органов исполнения и снятия с контроля распорядительных документов администрации осуществляется главой администрации на основании справки специалиста администрации, на которого возложен контроль исполнения документа в целом.

6.3. Контроль за исполнением документов и писем

6.3.1. Документы считаются исполненными, если даны ответы на все постановленные в них вопросы.

6.3.2. Документы снимаются с контроля главой администрации.

6.4. Информирование руководства

6.4.1. Заместитель главы администрации имеет право вносить главе администрации предложения о привлечении и дисциплинарной ответственности и депремировании сотрудников, не обеспечивающих своевременное выполнение распорядительных документов администрации.

7. Порядок подготовки и проведения
заседаний коллегии и совещаний администрации
Ряжского городского поселения

7.1. Проведение совещаний в администрации
Ряжского городского поселения

7.1.1. Совещания с руководителями предприятий, организаций, учреждений, а также представителями общественных организаций проводятся специалистом администрации по мере необходимости

7.1.2. После проведения совещания специалист администрации составляет протокол. Выписки из протокола с конктретными поручениями и сроками исполнения направляются исполнителям на следующий день после его подписания.

7.1.3. Контроль за исполнением поручений осуществляет специалист I категории приемной главы администрации.

8. Организация приема граждан

8.1.1. Прием граждан осуществляется главой администрации, заместителем главы, специалистами общего отдела, согласно утвержденному графику.

8.1.2. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием проводятся специалистом I категории приемной главы администрации.

8.1.3. Контроль за выполнением указаний, данных во время приема граждан осуществляется специалистом I категории приемной главы администрации.

9. Аппарат администрации Ряжского городского поселения

9.1.1. Организационное, правовое, материально-техническое и информационное обеспечение деятельности администрации осуществляет аппарат администрации Ряжского городского поселения.

9.1.2. Аппарат администрации Ряжского городского поселения организует подготовку заседаний коллегий, совещание руководителей администрации, подготовку проектов распорядительных документов, контроль за выполнением постановлений, распоряжений, разработку планов социально-экономического района, документационное и информационное обеспечение деятельности администрации, оказывает методическую помощь подведомственным организациям.

9.1.3. Аппарат администрации действует на основании положений, утвержденных главой администрации.

9.1.4. Штат и условия оплаты труда аппарата администрации определяются главой администрации в пределах ассигнований, выделенных на содержание органов управления.