Раздел III. Административные процедуры

Раздел III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной функции

3.1.1. Прием запросов (заявлений) пользователей для предоставления муниципальной услуги.

Начальник и главный специалист архивного отдела проводит прием пользователей по вопросам выдачи информации. Если пользователь обратился лично, то начальник и главный специалист отдела, ведущие прием, беседуют индивидуально с каждым посетителем. Все пользователи регистрируются в журнале регистрации заявлений граждан, где каждому пользователю присваивается входящий номер.

Если пользователю требуются сведения по документам, которые на хранение в архивный отдел не поступали, то ему дается рекомендация, в какой архив или архив какого учреждения необходимо обратиться.

Если запрос содержит не все сведения, необходимые для наведения справки, в адрес пользователя в течение 5 дней направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения или они уточняются по телефону.

Запрос и переписка по одному и тому же вопросу, поступившая в отдел от различных организаций, учитываются под редакционным индексом первого запроса. Повторным запросам пользователей при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс.

3.1.2. Рассмотрение заявлений

Запрос пользователя рассматривается начальником или главным специалистом архивного отдела в однодневный срок и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса. Срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней с момента его регистрации.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

3.1.3. Результат исполнения муниципальной услуги

При составлении архивных справок исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в архивном отделе данные, и изложить текст архивной справки четко и грамотно. Сведения, не относящиеся к вопросу запроса, в справку не включаются.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями изложенными, в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного их них оговаривается в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается начальником архивного отдела, главным специалистом архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

При отсутствии в отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначается многоточием.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы по просьбе Пользователей высылаются по почте простыми письмами.

3.1.4. Направление запросов архивного отдела на исполнение по принадлежности и информирование Пользователей о результатах рассмотрения их запросов (заявлений).

По итогам анализа тематики поступившего запроса (заявления) пользователя архивный отдел направляет запросы со своим письмом по принадлежности на исполнение:

- в государственные архивные учреждения Рязанской области;

- в иные организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.

В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, отдел направляет в соответствующие организации копию запроса (заявления) с указанием информации о направлении ответа в адрес пользователя или архивного отдела.

Архивный отдел письменно уведомляет автора запроса (заявления) о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.