Приложение N 1. Административный регламент исполнения муниципальной функции архива по личному составу администрации муниципального образования - городской округ город Сасово "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"

Приложение N 1

к постановлению

главы администрации

от 4 июня 2012 г. N 378

Административный регламент
исполнения муниципальной функции архива по личному составу администрации муниципального образования - городской округ город Сасово "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов"

1. Общие положения

1.1. Наименование муниципальной функции: хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов.

- предусматривается комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению охранного, пожарного, светового, санитарно-гигиенического, температурно-влажностного режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение, утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов.

- Архив по личному составу комплектуется:

а) документами по личному составу от ликвидированных организаций (не источников комплектования архива)

- учету подлежат все поступающие и хранящиеся в архиве документы по личному составу. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения) учетных номеров, ведутся основные и вспомогательные учетные документы, которые определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ;

- основные формы использования архивных документов:

а) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами для практического использования документов;

б) предоставление архивных документов пользователям по их письменным запросам;

г) использование архивных документов в средствах массовой информации;

Административный регламент архива по личному составу администрации муниципального образования - городской округ город Сасово исполнения муниципальной функции по архивному фонду (далее - административный регламент), определяет сроки и последовательность действий (далее административных процедур) при исполнении муниципальной функции.

1.2. Предоставление муниципальных услуг осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.11.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ;

1.3. Исполнение муниципальной функции осуществляется архивом по личному составу администрации муниципального образования - городской округ город Сасово (далее - архив по личному составу). Ответственным исполнителем муниципальной функции является специалист архива по личному составу, далее должностное лицо архива по личному составу.

2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции

2.1. Порядок информирования об исполнении муниципальной функции.

2.1.1. Информация о местонахождении и графике работы архива по личному составу:

Адрес: Гагарина улица, дом 16, г. Сасово, Рязанской области, 391430 телефон (49133) 5-00-97

График работы: понедельник - среда, пятница с 8.00 до 17.00, перерыв на обед с 12.00 до 13.00

Суббота, Воскресенье - выходные дни

Четверг - не приемный день

Прием заявлений от граждан понедельник - среда, пятница с 8.00 до 17.00

2.1.2. Информацию по процедуре исполнения муниципальной функции можно получить у ответственного за предоставление муниципальной услуги:

- при личном обращении в архив;

- по письменным обращениям;

- по каналам телефонной связи;

2.1.3. Информирование об исполнении муниципальной функции осуществляется в форме:

- непосредственного общения должностного лица архива по личному составу с заявителями (при личном обращении либо по телефону);

- по письменным обращениям заявителей об исполнении муниципальной функции;

2.1.4. На информационных стендах в помещение архива по личному составу размещаются следующие информационные материалы:

- образец заполнения заявления

- адрес, номер телефона, график работы и график приема заявителей архива по личному составу;

- административный регламент;

- положение о порядке оказания услуг и выполнения работ;

2.1.5. Для удобства предоставлении муниципальной функции пользователи муниципальной функции обеспечиваются:

- местами для предоставления муниципальной функции оборудованные стульями, столами, обеспечиваются ручками, бланками документов;

- сведениями о часах приема, нормативно- правовыми актами, регулирующими правоотношения при предоставлении муниципальной функции.

2.2. Перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной функции:

2.2.1. в части комплектования (приема документов) письменное обращение (запрос) или заявление заявителя в адрес главы администрации муниципального образования - городской округ город Сасово о приеме документов на хранение.

2.2.2 в части использования документов Архивного фонда письменный запрос в адрес архива по личному составу;

2.3. Общие требования к оформлению документов для исполнения муниципальной функции.

2.3.1. Заявление должно содержать:

- наименование организации, печать - для юридических лиц;

- фамилия, имя, отчество заявителя - физических лиц

- суть обращения (запроса);

- почтовый адрес заявителя, при наличии контактный телефон;

- подпись заявителя, дата.

2.4. Сроки исполнения муниципальной функции:

2.4.1. Общий срок исполнения муниципальной функции составляет не более 30 дней со дня регистрации обращения; при приеме документов, включая проверку описей дел, оформление акта приема документов.

2.4.2. Срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги составляет не более 20 минут.

2.4.3. Акт приема документов составляется при наличии документов.

2.5. Основания для отказа в исполнении муниципальной функции:

2.5.1. В обращении (запросе) не содержатся наименование юридического лица, почтовый адрес;

2.5.2. Отсутствие свободных площадей в архивохранилище;

2.6. Требования по исполнению муниципальной функции:

Муниципальная функция выполняется бесплатно.

3. Административные процедуры

3.1 Исполнение муниципальной функции включает в себя выполнение следующих процедур:

- прием и регистрация запроса

- проверка наличия описей на принимаемые в архив по личному составу документов.

- составление Исторической справки на фонд

- прием документов по описям, составление акта приема- передачи

- внесение записей в учетные документы архива по личному составу

- внесение архивных шифров на принятые дела (единицы хранения)

- определение принятого фонда в архивохранилище по стеллажам

- обеспечение сохранности архивного фонда

- использование документов

Результатом исполнения муниципальной функции является прием документов в архив по личному составу, обеспечение их сохранности, учет и использование документов Архивного фонда

4. Контроль за исполнением муниципальной функции

4.1. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностным лицом архива по личному составу положений настоящего административного регламента.

Ответственность должностного лица архива по личному составу закрепляется в должностных инструкциях.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляет главой администрации муниципального образования - городской округ город Сасово и руководителем аппарата администрации муниципального образования - городской округ город Сасово и включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) должностных лиц.

По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной услуги

5.1. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений должностного лица архива по личному составу, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции.

5.2. Жалоба на действия (бездействия) и решения должностного лица архива по личному составу (далее - жалоба) может быть подана как в форме устного обращения, так и письменно по адресу: Садовая улица, дом 22, г. Сасово, Рязанской области, 391430 или по телефону: тел. 8(49133)5-12-20

5.3. Заявитель в письменной жалобе, в обязательном порядке, указывает либо наименование органа местного самоуправления, в которое направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждении своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.

Жалоба может быть подана в форме устного обращения на личном приеме заявителей.

Личный прием заявителей осуществляет глава администрации муниципального образования - городской округ город Сасово.

Личный прием заявителей главой администрации муниципального образования - городской округ город Сасово проводится по предварительной записи, которая осуществляется в соответствии с графиком работы администрации.

При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Для юридических лиц - документ, удостоверяющий полномочия представителя юридического лица.

Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ.

В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.4. Письменная жалоба должна быть рассмотрена администрацией.

5.5. Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и Арбитражные суды, определяются законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

5.6. Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные и устные с согласия заявителя ответы.