Решение Коллегии Департамента здравоохранения г. Москвы от 13 мая 2010 г. N 7-2 "О работе с документами в Департаменте здравоохранения города Москвы по итогам 2009 года и мерах по улучшению этой работы"

Заслушав и обсудив доклад начальника отдела руководителя Департамента здравоохранения Соловьевой Н.А. об итогах работы с документами в 2009 г., коллегия отмечает, что уровень исполнительской дисциплины сотрудников департамента по выполнению поручений руководства, связанных с рассмотрением служебных документов и обращений граждан, остается недостаточным.

Вопросы улучшения исполнительской дисциплины при работе с документами, контроль исполнения поручений Мэра Москвы и Правительства Москвы, обеспечения реализации принятых решений находятся в числе приоритетных задач, стоящих перед Департаментом здравоохранения города Москвы.

В поручении Мэра Москвы Ю.М. Лужкова руководителям органов исполнительной власти по докладу начальника Контрольного управления Мэра и Правительства Москвы А.Д. Букина "Об итогах выполнения поручений, содержащихся в правовых актах, протоколах совещаний, служебной корреспонденции и письмах граждан, за 2009 год" подчеркнута необходимость неукоснительного соблюдения требований Регламента Правительства Москвы, принятия конкретных мер по укреплению исполнительской дисциплины, усиления контроля за своевременным выполнением поручений. Также обращено особое внимание на качество подготовки проектов правовых актов Правительства Москвы, строгое соблюдение регламентных сроков подготовки и оформления инвестиционных документов, организацию безусловного исполнения принятых решений в установленные сроки.

Относительные показатели исполнительской дисциплины Департамента здравоохранения, представленные в докладе начальника Контрольного управления Мэра и Правительства Москвы А.Д. Букина по итогам 2009 г., в целом не ниже аналогичных показателей иных органов исполнительной власти, входящих в Комплекс социальной сферы, а также среднегородского уровня исполнения поручений, а по некоторым позициям превышают его.

Из поручений, содержащихся в распорядительных документах Правительства Москвы (47 поручений), не исполнено 3 поручения, из них 2 поручения выполнены некачественно, 1 - с низким качеством проработки вопроса на стадии подготовки документа. Среднегородской уровень исполнения таких поручений составляет 86,6%, по департаменту - 93,6%.

По выполнению поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Мэра Москвы, отмечено, что всего департаменту направлено 5 поручений, исполнено 5 (100%) при среднегородском уровне исполнения - 98,3%. В то же время один документ представлен с опозданием на срок до 15 дней, из-за чего своевременность представления составляет 78,5%.

За 2009 г. в департамент направлено 34 поручения Мэра Москвы и руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы по служебной корреспонденции. Исполнено 34 (100%) при среднегородском уровне исполнения данных поручений 98,5%. Из них 6 документов находились на особом контроле, ответы на 5 документов представлены с опозданием, из них на 2 - со сроком задержки до 5 дней, на 1 - с опозданием до 10 дней, из-за чего своевременность представления ответов составляет 94,5%.

По выполнению поручений Правительства Москвы по рассмотрению писем граждан уровень исполнения составляет 100%, при среднегородском показателе 99,9%.

Анализ показывает, что, несмотря на усиление в 2009 г. контроля своевременности и качества исполнения поручений руководства, профилактический контроль (особенно при работе с письменными обращениями граждан) в подразделениях осуществляется слабо.

Всего в 2009 г. по департаменту издано 9 приказов с вынесением взысканий 16 сотрудникам, допустившим нарушения исполнительской дисциплины. В 2008 г. наказаны 26 сотрудников аппарата, в 2007 г. - 18.

С учетом требований регламентов Правительства Москвы и Департамента здравоохранения отделом руководителя департамента проведен анализ выполнения поручений по рассмотрению служебных документов и письменных обращений граждан в 2009 г.

В 2009 г. в департамент поступило всего 60820 служебных документов и писем граждан, в 2008 г. - 57863, т.е. количество за год возросло на 2957. Также значительно увеличилось число обращений по электронной почте департамента: в 2009 г. количество обращений составило 3248, что на 1248 обращений больше, чем в 2008 г. (2008 г. - 2000).

В 2009 г. поступило 29547 служебных документов, что на 1075 меньше, чем в 2008 г. (30649 поручений), поставлено на централизованный контроль 3763 документа (2008 г. - 5332 документа), исполнено в срок 3314 (88%). В 2008 г. исполнено в срок 4878 контрольных поручений (91,4%). Несмотря на меньшее количество поставленных на контроль документов, уровень исполнения снизился с 91,4% до 88%. Снижение показателя выполнения служебных документов в установленные сроки свидетельствует, в первую очередь, о снижении уровня исполнительской дисциплины сотрудников и соответственно ослаблении контроля непосредственных руководителей подразделений.

В 2009 г. в Департаменте здравоохранения рассмотрено 31273 письменных обращений граждан (на 4059 или 9,9% больше, чем в 2008 г.), при этом исполнено в срок - 28783 поручения, что составляет 92% (в 2008 г. исполнено в срок 86,3%).

Наибольшее количество обращений граждан направлено в департамент по вопросам оказания медицинской помощи, лекарственного обеспечения, по недостаткам в деятельности лечебных учреждений. Соответственно все обращения, в части, касающейся оказания медицинской помощи, направлялись в Управление организации медицинской помощи и Управление организации медицинской помощи детям и матерям.

В 2009 г. Управлению организации медицинской помощи направлено на рассмотрение 14684 обращений граждан, исполнено в срок 12656 (86,2%). В Управление организации медицинской помощи детям и матерям направлено 14808 поручений, исполнено в срок 14544 (98,2%).

Таким образом, в целом в управления медицинской помощи направлено 29228 обращений, на 7062 поручения больше, чем в 2008 г. (22166). В другие структурные подразделения департамента направлено 1677 обращений, что составляет 5,7% от общего количество поступивших обращений граждан.

Со второго полугодия 2009 г. департаментом осуществляется статистический учет личного приема руководителей. На личном приеме руководством Департамента здравоохранения и начальниками подразделений принято 514 человек, чаще всего обращения граждан по личным вопросам связаны с неудовлетворенностью полученными письменными и устными разъяснениями. При этом контроль за исполнением принятых на личном приеме решений является недостаточным.

Несмотря на усиление в 2009 г. контроля за своевременностью и качеством исполнения поручений руководства, анализ показывает, что контрольные функции, осуществляемые непосредственно в структурных подразделениях (особенно при работе с письменными обращениями граждан), по-прежнему недостаточны. На практике превышение законного срока рассмотрения обращения заявителя без санкции руководства становится фактом обыденным, особенно при рассмотрении жалоб на клинико-экспертной комиссии департамента. Небрежность исполнения, отсутствие должного контроля со стороны начальников структурных подразделений ведут к многократным возвратам материалов на доработку, срывают сроки исполнения поручений. Существенных изменений не претерпели причины некачественного или несвоевременного исполнения поручений (подготовка документов без учета предыдущей проработки вопросов; нечеткость и небрежность при подготовке проектов распорядительных документов и писем; поручения выполняются в последний день отпущенного срока, причем независимо от количества дней, отпущенных на проработку, и сложности поставленных вопросов или после истечения установленного срока; формальное отношение к выполнению поручений со стороны соисполнителей; отсутствие преемственности в работе с документами внутри структурных подразделений).

За период 2008-2009 гг. департаментом приняты меры по совершенствованию служебной деятельности: увеличен штат сотрудников, дополнительно создан отдел по контролю за использованием медицинской техники. В результате организационных мероприятий созданы: Управление организации медицинской помощи детям и матерям с отделами организации медицинской помощи детям, медицинской помощи матерям; Управление лицензирования и аккредитации с отделами лицензирования медицинской деятельности, лицензирования фармацевтической деятельности, лицензирования деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, контроля оказания медицинской помощи; при Финансово-экономическом управлении - контрольно-ревизионный отдел; при отделе государственной службы и кадров - сектор правового обеспечения.

В связи с приостановкой проведения конкурсов на замещение вакантных должностей в Москве в 2009 г. вакантные должности не были укомплектованы полностью. В 2010 г. по согласованию с Правительством проведен конкурс на замещение вакантных должностей, и приняты на работу сотрудники. По состоянию на 01.04.2010 при штатном расписании в 212 единиц работают 194 сотрудника.

Руководством Департамента здравоохранения предъявляются требования к сотрудникам департамента по контролю за своевременной и качественной подготовкой документов, в первую очередь - материалов, рассматриваемых на заседании Правительства Москвы, четкостью и своевременностью исполнения поручений Мэра и Правительства Москвы, подготовкой правовых актов, а также соблюдением сроков рассмотрения служебных документов и письменных обращений граждан.

В 2009 г. Департаментом здравоохранения утвержден Административный регламент по рассмотрению устных и письменных обращений граждан (приказ Департамента здравоохранения от 16.06.2009 N 698 "О мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан в Департаменте здравоохранения города Москвы"), утвержден Регламент Департамента здравоохранения города Москвы (приказ Департамента здравоохранения от 03.12.2009 N 1590 "О Регламенте Департамента здравоохранения города Москвы"), в 2010 г. - приказ по делопроизводству от 16.04.2010 N 600 "О регламентации делопроизводства Департамента здравоохранения города Москвы".

В части, касающейся программного обеспечения делопроизводства, отмечено значительное улучшение оперативного решения ГУП города Москвы "РИСТ-М" возникающих задач. В то же время уровень современных информационных технологий позволяет не только поддерживать существующую информационную систему, но и рассматривать вопрос о переходе департамента на систему электронного документооборота.

На основании изложенного и в целях улучшения работы с документами Коллегия решила:

1. Принять к сведению доклад начальника отдела руководителя департамента Соловьевой Н.А. о состоянии работы с документами и признать необходимым дальнейшее совершенствование данной работы.

2. Обратить особое внимание сотрудников департамента на персональную ответственность за соблюдение требований Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", регламентов Правительства Москвы и департамента.

3. Заместителям руководителя департамента (Галкин В.Н., Лешкевич И.А., Соболев В.А., Зыков В.И., Караваев А.Л.), начальникам подразделений департамента:

3.1. обеспечить необходимый контроль за безусловным выполнением требований Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", регламентов Правительства Москвы и департамента;

3.2 обязать исполнителей выполнять установленный регламентами порядок подготовки проектов распорядительных документов, в том числе в части качественной правовой экспертизы и экономической обоснованности вносимых проектов, а также назначения ответственных исполнителей и установления четких сроков исполнения поручений;

3.3. обязать сотрудников, ответственных за делопроизводство, ежедневно информировать отдел руководителя департамента об итогах рассмотрения писем и служебных документов;

3.4 представлять для размещения на официальном сайте Департамента здравоохранения в сети Интернет разъясняющую информацию по наиболее часто встречающимся вопросам в обращениях граждан.

4. Заместителям руководителя департамента (Галкин В.Н., Лешкевич И.А., Соболев В.А., Зыков В.И., Караваев А.Л.), начальнику отдела руководителя департамента (Соловьева Н.А.), начальникам управлений и самостоятельных отделов департамента:

4.1. принять меры к сокращению сроков прохождения документов в департаменте и установлению действенного контроля за их исполнением;

4.2. обеспечить качественную подготовку рассматриваемых документов, обратив особое внимание на сроки исполнения документов, поступающих из вышестоящих органов власти;

4.3. обеспечить контроль за выполнением поручений по личному приему граждан с заполнением карточек учета;

4.4. обеспечить контроль за своевременным выполнением решений коллегии и приказов Департамента здравоохранения;

4.5. вносить предложения о применении мер дисциплинарного воздействия к сотрудникам в случае нарушения ими сроков исполнения и качества подготовки документов.

5. Начальнику отдела руководителя департамента (Соловьева Н.А.), и.о. генерального директора ГУП города Москвы "РИСТ-М" (Серпиков В.Ш.):

5.1. подготовить предложения по вопросу введения в 2011 году электронного документооборота. Срок: III квартал 2010 года;

5.2. разработать программу электронного контроля за исполнением поручений коллегии Департамента здравоохранения. Срок: сентябрь 2010 года;

5.3. разработать программу электронного учета поручений по личному приему граждан с введением карточки учета. Срок: сентябрь 2010 года;

5.4. разработать систему электронного контроля за исполнением распорядительных документов Департамента здравоохранения. Срок: IV квартал 2010 года.

6. Начальнику отдела руководителя департамента (Соловьева Н.А.):

6.1. обеспечить систематический анализ исполнения поручений по служебным документам и письменным обращениям граждан с подведением итогов и письменным докладом руководителю Департамента здравоохранения. Срок: ежемесячно;

6.2. переработать и представить на утверждение Положение о размещении информации на официальном сайте Департамента здравоохранения. Срок: июнь 2010 года.

7. Начальнику отдела государственной службы и кадров департамента (Шаталова Л.М.) совместно с начальниками управлений и самостоятельных отделов департамента переработать Положение о структурных подразделениях департамента с учетом требований действующего законодательства и представить на утверждение в рабочем порядке. Срок: III квартал 2010 года.

8. Решение коллегии от 23.04.2009, протокол N 6-1 "О работе с документами в Департаменте здравоохранения города Москвы по итогам 2008 года и мерах по улучшению этой работы" с контроля снять.

9. Контроль исполнения решения коллегии возложить на заместителя председателя коллегии, первого заместителя руководителя Департамента здравоохранения Полякова С.В.

Заместитель председателя коллегии, первый заместитель руководителя Департамента здравоохранения

С.В. Поляков