Распоряжение администрации города Нижнего Новгорода от 6 декабря 2012 г. N 571-р "Об утверждении инструкции о порядке согласования проектов правовых актов в автоматизированной системе "Система согласования проектов правовых актов"

Во исполнение распоряжения администрации города Нижнего Новгорода от 01.08.2012 N 345-р "Об утверждении Положения о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Нижнего Новгорода" и в целях совершенствования порядка подготовки правовых актов администрации города Нижнего Новгорода:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке согласования проектов правовых актов в автоматизированной системе "Система согласования проектов правовых актов" (далее - Инструкция).

2. Департаменту организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации города Нижнего Новгорода (Гусева О.Ю.) разместить Инструкцию на служебном информационном сервере администрации города Нижнего Новгорода.

3. Руководителям отраслевых (функциональных) структурных подразделений и территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода организовать работу в соответствии с Инструкцией.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации города Нижнего Новгорода Холкину М.М.

Исполняющий обязанности главы администрации города

В.В. Привалов

Инструкция
о порядке согласования проектов правовых актов в автоматизированной системе "Система согласования проектов правовых актов"
(далее - Инструкция)
(утв. распоряжением администрации города от 6 декабря 2012 г. N 571-р)

1. Общие положения

1.1. Инструкция разработана в соответствии с распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 01.08.2012 N 345-р "Об утверждении Положения о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Нижнего Новгорода" (далее - Распоряжение N 345-р).

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к порядку работы в автоматизированной системе "Система согласования проектов правовых актов".

2. Основные определения, используемые в данной инструкции

Единая система электронного документооборота и делопроизводства администрации города Нижнего Новгорода (далее - ЕСЭДД НН) - программно-технический комплекс, объединяющий рабочие места, автоматизирующие документооборот в отраслевых (функциональных) структурных подразделениях администрации города Нижнего Новгорода.

Автоматизированная система "Система согласования проектов правовых актов" (далее - ССППА) - система, позволяющая автоматизировать работы с проектами правовых актов (далее - Проект), запускающаяся программным модулем ЕСЭДД НН "Система согласования нормативных документов". Данный модуль является одной из подсистем автоматизированной информационной системы управления ЕСЭДД НН, но может быть использован автономно.

Автоматизированное рабочее место (далее - АРМ) - персональный компьютер с установленным программным обеспечением по автоматизации документооборота.

Электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Система подготовки документов (далее - СПД) - подсистема ЕСЭДД НН, позволяющая помещать электронные тексты документов в полнотекстовую базу данных - хранилище текстово-графической информации и обеспечивающая возможность однозначно идентифицировать электронную версию документа и его бумажный вариант с помощью идентификационного уникального номера.

Контролер - управление организационной работы департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации города Нижнего Новгорода, осуществляющее контроль за соблюдением сроков согласования Проектов.

Разработчик Проекта - отраслевые (функциональные) структурные подразделения и территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода (далее - структурные подразделения администрации города), муниципальные предприятия и учреждения города Нижнего Новгорода, разработавшие Проект.

Согласующая инстанция - структурные подразделения администрации города, муниципальные предприятия и учреждения города Нижнего Новгорода, сторонние организации, которым Проект направлен на согласование.

Пользователь ССППА - структурные подразделения администрации города, муниципальные предприятия и учреждения города Нижнего Новгорода, осуществляющие деятельность по эксплуатации ССППА, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базе данных, и использующие результаты ее функционирования.

Оператор АРМ ССППА - сотрудник структурного подразделения администрации города, муниципального предприятия и учреждения города Нижнего Новгорода, осуществляющий текущие процедуры работы в ССППА на своем АРМ.

Лист согласования - форма согласования Проекта с руководителями согласующих инстанций на бумажном носителе, утвержденная распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 19.10.2011 N 478-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода".

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

2. Обязанности оператора АРМ ССППА

2.1. Оператор АРМ ССППА запускает ССППА при включении компьютера в начале рабочего дня.

2.2. Оператор АРМ ССППА в течение рабочего дня контролирует поступление новых Проектов на согласование.

2.3. Оператор АРМ ССППА департамента правового обеспечения администрации города Нижнего Новгорода (далее - ДПО) выполняет обязанности, предусмотренные пунктом 2.1, копирует текст Проекта из ССППА при сдаче проекта в протокольный отдел ДПО, выполняет иные обязанности, установленные Распоряжением N 345-р.

3. Действия разработчика проекта

3.1. Сотрудник, ответственный за разработку Проекта:

3.1.1. Сохраняет в СПД электронные версии документов по Проекту (Проект, приложения к Проекту, лист согласования и т.д.).

3.1.2. Распечатывает пакет документов с идентификаторами СПД, направляет его на визирование в соответствии с Распоряжением N 345-р и передает его на бумажном носителе оператору АРМ ССППА.

3.2. Оператор АРМ ССППА:

3.2.1. Удостоверяется в соответствии электронных документов бумажным, заверяет ключом ЭП электронные образы документов по Проекту.

3.2.2. Регистрирует Проект в ССППА с помощью функции "Ввод нового проекта", т.е. заводит его электронную карточку:

3.2.2.1. Заполняет обязательные поля:

дата регистрации;

разработчик;

куратор (в поле заносится Ф.И.О. заместителя главы администрации города, в подчинении которого находится разработчик Проекта);

исполнитель (указывается Ф.И.О. и телефон исполнителя Проекта);

вид проекта;

наименование проекта (при заполнении электронной карточки вводится наименование Проекта - не более 1000 символов, позволяющее точно определить суть Проекта);

контрольный срок (указывается конечный срок согласования Проекта, установленный в соответствии с Распоряжением N 345-р). При переносе контрольного срока заместителем главы администрации города в данном поле указывается новая дата. В случае принятия решения о снятии Проекта с разработки дата в поле "Контрольный срок" удаляется.

3.2.2.2. Сохраняет электронную карточку нажатием на кнопку "Сохранить".

3.2.2.3. В закладке "Вложения" прикрепляет подписанные файлы нажатием на кнопку "Добавить" и прикреплением ссылки на подписанные ЭП файлы-вложения в СПД через опцию "Ссылка на документ СПД" или "Файл".

Нажатием на кнопку "Сделать основным" определяет, какое из вложений имеет статус основного.

3.2.2.4. Заполняет информацию по сопутствующим документам при их наличии (письмо главе администрации города с резолюцией о целесообразности проекта, документы от сторонних организаций, переписка по вопросу, письмо о переносе срока с резолюцией и т.д.) по следующей схеме:

раскрывает закладку "Сопутствующие";

открывает окно для ввода информации о документе нажатием на кнопку "Добавить";

сохраняет добавленную информацию нажатием на кнопку "Сохранить";

прикрепляет электронный вариант сопутствующего документа, для чего в закладке "Сопутствующие" выделяет строку с документом, для которого необходимо прикрепить электронный вариант, нажатием кнопок "Раскрыть", "Добавить" и прикреплением вложения.

3.2.2.5. В закладке "Согласование" добавляет согласующие инстанции. Данную закладку рекомендуется заполнять в последнюю очередь, поскольку после добавления согласующих инстанций и закрытия электронной карточки Проект автоматически рассылается согласующим инстанциям.

Добавлять согласующие инстанции необходимо поэтапно.

1-й этап - добавить Ф.И.О. руководителя разработчика Проекта и Ф.И.О. заместителя главы администрации города, в подчинении которого находится разработчик Проекта, и проставить для них отметку о согласовании и дату согласования.

Добавить одновременно все согласующие инстанции, кроме ДПО, выбрав Ф.И.О. руководителя согласующей инстанции из справочника исполнителей.

2-й этап - добавить ДПО после согласования Проекта всеми согласующими инстанциями. Одновременно в ДПО в установленном Распоряжением N 345-р порядке направляется пакет документов по Проекту на бумажном носителе с подписями руководителей всех согласующих инстанций.

Корректирует значение поля "Срок согласования" для каждой согласующей инстанции в соответствии с Распоряжением N 345-р.

При направлении Проекта на согласование в стороннюю организацию направляет бумажные оригиналы пакета документов по Проекту или электронные документы посредством электронной почты.

При возвращении сторонней организацией листа согласования оператором АРМ ССППА делается отметка в ССППА о согласовании Проекта сторонней организацией.

В случае выбора согласующей инстанцией в поле "Результат" значения "Возврат на доработку" оператор АРМ ССППА после доработки Проекта повторно добавляет согласующую инстанцию в закладку "Согласование", предварительно внеся изменения в текст документа в СПД и сохранив Проект в новой версии СПД.

Выбирает способ передачи документов из справочника "Способ передачи": "только через ССППА", "почта", "курьер", "через канцелярию", "электронная почта".

3.2.2.6. Закрывает электронную карточку нажатием на кнопку "Выход". После закрытия электронной карточки Проект автоматически рассылается всем согласующим инстанциям, указанным в закладке "Согласование".

3.2.3. К пакету документов на бумажном носителе присоединяет оригинал листа согласования с подписью руководителя согласующей инстанции, а в ССППА в поле "Дата возврата" закладки "Согласование" в строке данной согласующей инстанции проставляет дату получения бумажного оригинала листа согласования.

3.2.4. При снятии Проекта с разработки выбирает в поле "Вид проекта" значение "Снят с разработки".

3.2.5. При переносе сроков согласования Проекта и при снятии Проекта с разработки добавляет в закладке "Сопутствующие" письма, обосновывающие данные действия, а также отражает это в поле "Примечание".

3.2.6. Удаляет ошибочно внесенные проекты. Не подлежат удалению из ССППА согласованные, отклоненные или снятые с разработки Проекты.

3.2.7. Заверяет электронную карточку ЭП после согласования Проекта всеми согласующими инстанциями и передачи сотрудником, ответственным за разработку Проекта, пакета документов в ДПО.

4. Действия оператора АРМ ССППА согласующей инстанции

Оператор АРМ ССППА:

4.1. При получении Проекта на согласование в ССППА нажимает кнопку "Согласовать" в меню ССППА, в результате чего отображаются только те Проекты, которые на данный момент не согласованы структурным подразделением администрации города. Для того, чтобы просмотреть все Проекты, направленные на согласование в данное структурное подразделение администрации города, нажимает кнопку "Быстрый поиск", затем кнопку "Найти".

4.2. В открывшемся окне выбирает Проект и нажимает кнопку "Раскрыть".

В закладке "Согласование" содержится информация о согласующих инстанциях по Проекту и результатах их согласования. Данная информация доступна только тем структурным подразделениям администрации города, на согласование которым направлен Проект.

В закладке "Вложения" находятся электронные версии документов по Проекту, заверенные ЭП.

В закладке "Движение" отображается информация о движении Проекта внутри структурного подразделения администрации города.

4.3. Проверяет достоверность ЭП поступившего пакета документов, распечатывает Проект и все необходимые приложения и передает руководителю согласующей инстанции с пометкой "Заверено ЭП. Подпись. Дата".

4.4. Регистрирует, при необходимости, движение документа внутри подразделения:

нажимает вкладку "Движение";

нажимает кнопку "Добавить";

выбирает из классификатора исполнителя;

вводит дату передачи документа;

вводит срок возврата;

нажимает кнопку "Сохранить";

выделяет строку с исполнителем, от которого вернулся документ;

нажимает кнопку "Раскрыть";

вводит "Дату возврата";

вводит резолюцию (если есть);

вводит "Кто подписал резолюцию" (если есть);

нажимает кнопку "Сохранить".

4.5. В закладке "Согласование", сразу после согласования Проекта руководителем структурного подразделения администрации города на бумажном носителе, заносит информацию о результате согласования в ССППА:

4.5.1. Выбирает строку с наименованием своего структурного подразделения, нажимает кнопку "Раскрыть" и заполняет поля:

"Результат" - согласно приложению к Инструкции (далее - Приложение);

"Дата согласования";

"Примечание" - при наличии какой-либо дополнительной информации согласно Приложению.

4.5.2. Если Проект согласован с замечаниями, прикрепляет файл с замечаниями, заверенный ЭП, по следующему алгоритму:

нажимает кнопку "Добавить";

вводит "Рег. номер" (регистрационный номер замечания должен состоять из трех частей, например: 15101000-1/12-07-1, где первая часть (15101000-1/12) - номер проекта, вторая часть (07) - код согласующей инстанции, третья часть (1) - порядковый номер замечания, который в каждом Проекте у каждой согласующей инстанции начинается с единицы);

вводит дату замечания;

вводит содержание замечания;

выбирает из классификатора Ф.И.О. руководителя согласующей инстанции, подписавшего замечания;

сохраняет;

прикрепляет электронную версию замечания:

нажимает кнопку "Раскрыть";

нажимает кнопку "Добавить";

указывает место нахождения файла, прикрепляет файл;

нажимает кнопку "Ok";

нажимает кнопку "Сохранить", затем "Выход".

4.5.3. Заверяет заполненные поля ЭП.

4.5.4. Нажимает кнопку "Выход".

4.5.5. При необходимости вносит изменения в результат согласования:

удаляет ЭП нажатием на кнопку "Информация. Удалить ЭП" (удалить ЭП может только ее владелец);

заверяет ЭП.

4.5.6. Закрывает электронную карточку по кнопке "Выход". После закрытия электронной карточки в ССППА автоматически происходит обновление информации по Проекту, которое отображается у всех участников процедуры согласования Проекта.

4.5.7. Направляет разработчику лист согласования и замечания по Проекту (при их наличии) на бумажном носителе с подписью руководителя согласующей инстанции в порядке, установленном Распоряжением N 345-р.

Приложение
к Инструкции о порядке
согласования проектов
правовых актов в
автоматизированной системе
"Система согласования проектов
правовых актов"

Заполнение полей закладки "Согласование"

Ситуация	Согласующие инстанции	Значение поля "Результат"	Значение поля "Примечание"	Вложения в закладке "Замечания"
Проект согласован	Все, кроме ДПО	Согласовано	Не обязательно к заполнению	Нет вложений
	ДПО			Если проект был доработан ДПО, то доработанный проект
Проект согласован с небольшими по объему замечаниями и требует доработки проекта	Все, кроме ДПО	Согласовано с замечаниями	Обязательно к заполнению	Нет вложений
Проект согласован со значительными по объему замечаниями или замечаниями, требующими пояснений	Все, кроме ДПО	Согласовано с замечаниями	Не обязательно к заполнению	Есть вложения
Согласующей инстанцией не получен необходимый ей пакет документов для согласования (после прикрепления необходимых документов требуется повторное направление на согласование)	Все, кроме ДПО	Возврат на доработку	Не получены документы (перечислить)	Нет вложений
Проект не согласован и требуется доработка проекта	Все, кроме ДПО	Возврат на доработку	Кратко указать причину	Вложение
Снят с разработки	Все, кроме ДПО	Отклонено	Кратко указать причину	Обоснование причины несогласования