Постановление администрации г. Дзержинска Нижегородской области от 5 марта 2012 г. N 827 "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"

В соответствии с постановлением Администрации города Дзержинска от 26.09.2008 N 3548 "Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг", руководствуясь ст. 57 Устава городского округа город Дзержинска, постановляю:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей".

2. Информационно-аналитическому управлению Администрации города (И.Ю. Соловьев) опубликовать постановление в средствах массовой информации.

3. Постановление вступает в силу с момента его опубликования.

4. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя главы Администрации городского округа по социальной политике (Т.А. Нестерова).

Мэр города

В.Ф. Сопин

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей"
(утв. постановлением Администрации города Дзержинска
от 5 марта 2012 г. N 827)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - муниципальная услуга, Регламент) разработан в целях повышения качества работы с пользователями муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на архивном хранении в МБУ "Городской архив" (далее - архив).

Пользователями муниципальной услуги являются юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).

1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

1.2.1. Конституция Российской Федерации.

1.2.2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.2.3. Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.2.4. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

1.2.5. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

1.2.6. Закон Нижегородской области от 22.12.2005 N 209-З "Об архивном деле в Нижегородской области".

1.2.7. Закон Нижегородской области от 07.09.2007 N 124-З "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской области".

1.2.8. Устав МБУ "Городской архив".

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге

2.1.1. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги являются: копии документов, выписки из документов, справки по документам, находящимся на архивном хранении в архиве, уведомление о переадресации непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении запрашиваемых документов и письмо об отсутствии запрашиваемой информации.

2.1.2. Местонахождение и почтовый адрес архива: г. Дзержинск Нижегородской области, ул. Октябрьская д. 72а, 606016

Режим работы учреждения:

понедельник - четверг - 8.00 - 17.00,

пятница - 8.00 - 16.00,

суббота, воскресенье - выходные дни,

обед - 12.00 - 13.00.

Телефон (факс) учреждения: (8313) 29-36-21, 29-24-62.

2.1.3. Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется:

в электронном виде,

по письменным обращениям заявителей,

по каналам телефонной связи,

при личном обращении граждан.

2.1.4. По письменным обращениям ответ направляется в сроки, предусмотренные пунктами 2.3.1 - 2.3.3 настоящего Регламента.

2.1.5. По каналам телефонной связи должностные лица архива обязаны предоставить достоверную информацию о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги при ответе на телефонный звонок.

2.1.6. Прием граждан осуществляется архивистами приемной архива.

Время приема: понедельник, вторник, четверг - с 09.00 до 12.00 и с 13.00 до 16.00.

2.1.7. Место ожидания заявителей в архиве оборудовано стульями и столами для оформления письменных заявлений (запросов), информационными стендами.

На стендах размещается следующая информация:

информация о порядке предоставления муниципальной услуги,

адрес и режим работы архива,

образцы заполнения запросов,

бланки заявлений,

реестр фондов,

адреса и телефоны архива.

2.2. Основание для предоставления муниципальной услуги

2.2.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является заявление (запрос) в адрес архива.

2.2.2. В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для его исполнения:

изложение существа запроса, обращения;

фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);

адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовый адрес, для физических лиц - адрес регистрации по месту жительства), контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (для юридических лиц);

дата отправления запроса, подпись заявителя;

иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

2.2.3. Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.3. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Срок исполнения социально-правовых запросов составляет не более 30 календарных дней со дня их регистрации в архиве. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.

2.3.2. Запрос, по которому в архиве отсутствуют документы (непрофильный запрос), направляется в соответствии с п. 3.4.6 настоящего Регламента по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации запроса с уведомлением заявителя о переадресации запроса.

2.4. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

2.4.1. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

отсутствие документов в архиве по запрашиваемой тематике;

неудовлетворительное физическое состояние документов, не имеющих копии в фонде пользования (для использования в читальном зале);

ограничение доступа к документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные;

в случае если текст запроса не поддается прочтению.

2.4.2. По запросам, поступившим в архив, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.

2.4.3. Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии (наименования организации) и / или почтового адреса заявителя.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности административных действий при предоставлении муниципальной услуги

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

прием и первичная обработка запросов;

регистрация запросов;

исполнение запросов;

предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса;

выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в архиве;

контроль исполнения запросов.

3.2. Прием и первичная обработка запросов

3.2.1. Доставка в архив запросов осуществляется следующими способами:

по электронной связи;

через почтовое отделение;

нарочными;

лично гражданами;

юридическими лицами;

с использованием факсимильной связи.

3.2.2. Прием корреспонденции в архиве производится централизованно архивистами приемной архива.

При приеме запросов от нарочных на копии документа заявителя ставятся штамп, дата и подпись сотрудника архива, принявшего документ.

При приеме запросов от физических лиц на копии запроса, при ее наличии, по просьбе физического лица ставятся штамп, дата и подпись сотрудника архив, принявшего документ.

3.3. Регистрация запросов

3.3.1. Поступившие в архив запросы регистрируются архивистами приемной в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в архиве является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3.2. Регистрация запросов ведется в специальных журналах:

Журнал учета социально-правовых запросов,

Журнал учета тематических запросов.

В журналы заносится следующая информация:

фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации),

почтовый адрес, по которому следует направить ответ, контактный телефон заявителя,

суть обращения (в краткой форме),

результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный).

При выполнении запроса вносится исходящий номер, дата исполнения и фамилия, имя, отчество исполнителя.

3.4. Исполнение запросов

3.4.1. Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, находящимся на архивном хранении в архиве. Исполнение запросов производится сотрудниками архива, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям.

3.4.2. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

3.4.3. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шрифты и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается директором архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Для подтверждения данных к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.4.4. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе", "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора архива.

3.4.5. На обороте листа архивной копии проставляются архивные шрифты и номера листов единиц хранения архивного документа, удостоверяются подписью директора и печатью архива. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью директора.

3.4.6. Если в архиве отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, архивист архива пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.

Если в архиве отсутствуют документы, сведения по теме запроса, и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется письмо об отсутствии запрашиваемой информации.

Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.

3.5. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса

Справочная информация предоставляется архивистами приемной архива по следующим вопросам:

о получении запроса и присвоении ему регистрационного номера;

о сроках исполнения запроса;

о результатах рассмотрения запроса (положительный/отрицательный ответ).

3.6. Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на архивном хранении в архиве

3.6.1. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом.

3.6.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя, в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архиве, выдаются под расписку заявителю - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; доверенному лицу заявителя - при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату получения документа.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется директором архива, ответственным за организацию работы по оказанию муниципальной услуги.

4.2. Контроль осуществляется путем проведения директором архива проверок соблюдения и исполнения работниками архива положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.

4.3. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архива.

4.4. Должностные лица архива несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента при предоставлении муниципальной услуги.

4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушения прав заявителей к виновным должностным лицам архива применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Нижегородской области, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления города Дзержинска.

5. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) должностными лицами архива при предоставлении муниципальной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу.

5.2. Информацию о нарушении должностными лицами архива положений настоящего Регламента можно сообщать по телефону (8313) 29-36-21 или направлять письменно в произвольной форме в адрес Отдела культуры Администрации города Дзержинска, МБУ "Городской архив".